Sub-evenementen & Speciale extra’s

Echte evenementen vinden zelden in één moment plaats. Een bruiloft heeft een ceremonie, een receptie, soms een welkomstdiner de avond ervoor en een brunch de ochtend erna. Een meerdaagse conferentie heeft een hoofdevenement, een VIP-netwerkdiner en een workshoptraject waar slechts een deel van de aanwezigen toegang toe heeft. Een mijlpaalverjaardag heeft een besloten familieborrel en een open afterparty.

Met sub-evenementen en speciale extra’s kunt u die werkelijkheid modelleren binnen één Fotify-uitnodiging. Elke gast ziet alleen wat op hem of haar van toepassing is — de ceremonie waarvoor ze zijn uitgenodigd, de afterparty waarvoor ze in aanmerking komen, en de voordelen die u voor hun gezelschap hebt geregeld (hotelkorting, tegoed voor vervoer, welkomstcadeau).

Beta: Deze functie wordt in bèta uitgerold. We itereren snel op basis van feedback van organisatoren — als iets niet klopt, neem contact op met support en we geven het prioriteit.

Wat sub-evenementen en speciale extra’s oplossen

Sub-evenementen zijn deelervaringen binnen uw hoofdevenement. Elk sub-evenement heeft zijn eigen:

Naam, beschrijving, foto, dresscode, accentkleur
Datum, tijd, locatie met kaartlink
RSVP-regels: deadline, plus-ones, capaciteit, wachtlijst
Toegangsregels: openbaar, op tags gebaseerd, of expliciet per gast
Optionele toegangscode voor "geheime" sub-evenementen
Optionele afhankelijkheid van een ander sub-evenement (bijv. "moet eerst ceremonie accepteren")

Speciale extra’s zijn voordelen die u voor sommige of alle gasten hebt geregeld. Zie ze als het VIP-traject van uw evenement:

Hotelblok met een groepskortingscode
$40 Uber-tegoed voor familie van buiten de stad
Welkomstdiner inbegrepen (geen extra RSVP nodig)
Toegang tot de VIP-lounge voor het bruidspaar en de wedding party
Spapas voor de eerste 20 gasten die deze claimen

Extra’s verschijnen privé op de uitnodiging van elke gast — gasten zien alleen wat aan hen is toegewezen.

Waar u dit vindt in uw dashboard

Open uw evenement op dashboard.fotify.app
Ga naar RSVP in de zijbalk
Klik op het tabblad Sub-events & VIP (let op de Beta-badge)

U ziet twee panelen: Sub-events bovenaan en Special treatments daaronder. Ze worden onafhankelijk beheerd — een gast kan worden uitgenodigd voor een sub-evenement zonder extra’s te ontvangen, of een extra ontvangen zonder voor sub-evenementen te zijn uitgenodigd.

Let op: Sub-evenementen en speciale extra’s maken deel uit van de premium functies. Ze zijn beschikbaar voor evenementen die op een betaald (credit) niveau staan of een actief abonnement hebben. Als uw evenement nog geen recht heeft, toont het tabblad een upgradekaart in plaats van de editor.

Stap 1: Maak uw eerste sub-evenement

Klik op Add sub-event in het paneel Sub-events. Er opent een zijpaneel met de editor.

Basis

Name — wat gasten zien ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
Description — een korte alinea die wordt getoond op de kaart en in de detailsmodal
Photo URL — een omslagafbeelding voor de kaart (elke openbare afbeeldings-URL werkt; we raden een verhouding van 3:2 of 16:9 aan)
Accent color — gebruikt voor de headerstrip van de kaart en de knop Accept

Wanneer & waar

Starts at / Ends at — het tijdvenster voor dit sub-evenement
Location name + Address — wat u wilt tonen; als u ook een Google Maps-link in het veld map URL plakt, wordt de naam een klikbare link
Dress code — wordt als label op de kaart getoond

RSVP-regels

Requires RSVP — wanneer ingeschakeld moeten gasten accepteren of weigeren. Wanneer uitgeschakeld is de kaart alleen informatief (geen knoppen).
RSVP deadline — na deze datum verdwijnen de knoppen Accept/Decline.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — begrenst hoeveel personen uit één gezelschap kunnen komen. Laat leeg voor "onbeperkt (tot de grootte van het gezelschap)".
Capacity — totaal aantal plekken over alle gezelschappen. Laat leeg voor onbeperkt.
Enable waitlist — wanneer de capaciteit is bereikt, komen nieuwe RSVPs op een genummerde wachtlijst in plaats van te worden geweigerd.

Toegangsregels

Dit maakt sub-evenementen zo krachtig — u bepaalt wie kan RSVP’en:

Anyone with an RSVP (public) — elke gast van het hoofdevenement ziet dit sub-evenement.
Guests with specific tags (tag-gated) — alleen gasten met ten minste één van de geselecteerde tags kunnen dit zien en RSVP’en. Combineer met gasttags zoals family, wedding-party of out-of-town om netjes te segmenteren.
Only specific guests (explicit) — standaard volledig verborgen. U verleent individueel toegang via het tabblad Guests.

Toegangscodes — voor verrassingssub-evenementen

Voor sub-evenementen met tag-toegang kunt u optioneel een Access code instellen. Zelfs als een gast op basis van tags in aanmerking komt, ziet hij of zij de sub-evenementkaart pas nadat de code is ingevoerd in het veld "Have a code?" onderaan de uitnodiging. Gebruik dit voor verrassingsfeestjes, geheime after-hours-ruimtes of gewoon speelse onthullingen.

Afhankelijkheid

Als uw evenement een logische volgorde heeft — bijvoorbeeld: de receptie is alleen logisch voor gasten die naar de ceremonie komen — stel dan bij de receptie het veld "Requires acceptance of" in op de ceremonie. De server blokkeert receptie-RSVPs totdat het bovenliggende onderdeel is geaccepteerd.

Opslaan

Klik op Save. Het sub-evenement verschijnt in het paneel met een voortgangsbalk voor capaciteit en een statuslabel. Klik erop om het op elk moment opnieuw te bewerken.

Hoe groepsgrootte en plus-ones samenwerken

Op elke RSVP voor een sub-evenement zijn tegelijkertijd twee limieten van toepassing:

De Max plus-ones van het sub-evenement — de per-RSVP-limiet die u instelt (bijv. "max 1 plus-one naar de afterparty").
De bevestigde groepsgrootte van de gast — hoeveel personen ze hebben bevestigd in de hoofd-RSVP.

De effectieve limiet is de kleinste van de twee. Dus als in de hoofd-RSVP 2 van 3 uitgenodigden zijn bevestigd, en het sub-evenement tot 3 plus-ones toestaat, kan de gast nog steeds maar 2 personen meenemen naar het sub-evenement. Als de hoofd-RSVP wordt geweigerd, worden sub-evenementen volledig verborgen — er is geen variant van "de ceremonie overslaan maar wel naar het feest komen".

Namen van aanwezigen invullen

Wanneer een gast een sub-evenement accepteert, wordt gevraagd de namen in te vullen van elke aanwezige uit het gezelschap. Als u op de hoofd-RSVP Collect guest names hebt ingeschakeld, zijn die namen vooraf ingevuld — gasten kunnen ze behouden, bewerken of vervangen.

Hetzelfde geldt voor speciale extra’s: wanneer een extra een unieke code per gast gebruikt, kiest de gast voor welke leden van het gezelschap het voordeel geldt. Een $40 Uber-tegoed voor 2 van 4 familieleden werkt precies zoals u verwacht.

Stap 2: Maak een speciale extra

Klik in het paneel Special treatments op Add treatment. Kies een type — het formulier herschikt zichzelf op basis van uw keuze:

Type — wat voor voordeel is dit?

Type	Wanneer gebruikt u het
Badge	Alleen erkenning ("VIP Guest", "Wedding party") — geen inwisseling, alleen tonen
Discount code	Hotelblok, restaurant 20% korting, winkelcoupon
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	Welkomstdiner, fotografenuur, spabehandeling — door u al betaald
Lodging / hotel	Een hotelblok met een boekingslink
Transportation	Shuttle-ophaalpunt, details voor luchthaventransfer
Gift	Welkomsttas, cadeaubon, persoonlijk cadeau
Ticket / pass	VIP-pas, backstage-toegang, all-access polsbandje
Concierge contact	Een WhatsApp-nummer of contactpersoon voor alle vragen
Custom	Alles wat niet in bovenstaande past

Category — hoe het op de uitnodiging wordt gegroepeerd

Elke extra hoort ook bij een categorie — Stay, Travel, Experience, Gift, Service of Recognition. Op de uitnodiging van de gast worden extra’s visueel per categorie gegroepeerd, zodat "Where to stay" uw hotelopties bij elkaar toont en "Getting there" vervoersvoordelen bundelt.

Aanbieder, waarde, geldigheid

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — getoond als subtitel op de kaart
Value + Currency — optioneel, bijv. "$40 USD" getoond als prijsbadge
Valid from / Valid until — indien ingesteld, wordt de inwisselperiode server-side afgedwongen
Limited quantity — laat leeg voor onbeperkt; stel een aantal in voor wie-het-eerst-komt-het-eerst-maalt (bijv. "Eerste 20 gasten krijgen een spapas")

Hoe gasten het inwisselen

Kies een Redemption mode:

No redemption (display only) — puur informatief, geen claim-flow
Shared code for all guests — één code die iedereen ziet ("WEDDING2026") met een optionele boekings-URL
Unique code per guest — per gast één code uit uw pool (ideaal voor gepersonaliseerde Uber/Lyft-promocodes)
Redemption URL — een knop die linkt naar een boekingspagina
Contact someone — instructies om contact op te nemen
QR voucher — een eenmalige QR-code voor inwisseling ter plekke

Wanneer u Unique code per guest kiest, verschijnt onderaan het zijpaneel een beheerder voor de codepool. Plak codes (één per regel of kommagescheiden) en klik op Import codes, of klik op Generate 25 codes om Fotify ze voor u te laten genereren. Elke gast die claimt, krijgt één unieke code uit de pool — wie het eerst komt, wie het eerst maalt.

Wie het krijgt

Assign to tags — elke gast met één van de geselecteerde tags ontvangt deze extra automatisch.
Private — wanneer ingeschakeld is de extra onzichtbaar tenzij expliciet toegewezen (gebruik dit voor VIP-voordelen die u niet wilt laten zien aan gasten met algemene tags).
Assign to specific guests — via het tabblad Guests kunt u extra’s individueel toekennen.

Wat de gast ziet

Sub-evenementen en speciale extra’s zijn verborgen totdat de gast de hoofd-RSVP accepteert. Dit is bewust: zo blijft de eerste indruk gericht op het hoofdevenement en worden extra’s niet getoond aan gasten die weigeren.

Zodra de gast op Accept tikt bij de hoofd-RSVP:

Ze zien de gebruikelijke toast "Thanks for confirming!".
Ongeveer 2 seconden later, als er sub-evenementen of extra’s beschikbaar zijn, verschijnt een vervolgmelding: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
De sectie Other moments for you toont de sub-evenementkaarten, in de volgorde die u hebt ingesteld.
De sectie Just for you toont hun toegewezen extra’s, gegroepeerd per categorie, met knoppen om codes en redemption-URL’s te kopiëren.

Gasten zonder toegewezen extra’s zien geen van beide secties en zien ook nooit de vervolgmelding.

Sub-evenement RSVP-flow

Elke sub-evenementkaart toont de foto, datum, locatie, dresscode en capaciteitsstatus (met een hint "spots left" wanneer het bijna vol is). Daaronder doet de gast het volgende:

Kiest hoeveel personen uit het gezelschap komen (begrensd door hun bevestigde groepsgrootte en de plus-one-limiet van het sub-evenement)
Bevestigt de namen van elke aanwezige (vooraf ingevuld vanuit de hoofd-RSVP als u gastnamen hebt verzameld)
Tikt op Accept of Decline

Na het verzenden toont de kaart een statuslabel — Going, Not going of Waitlisted #3 als de capaciteit is bereikt en de wachtlijst is ingeschakeld.

Extra claim-flow

Extra’s die alleen worden getoond en extra’s met een gedeelde code hoeven niet geclaimd te worden — ze verschijnen direct met een Copy-knop voor de code. Bij extra’s met beperkte beschikbaarheid of unieke codes tikt de gast op Claim om hun plek vast te leggen. Als bij de extra kan worden opgegeven voor wie deze geldt, vinkt de gast eerst aan voor welke leden van het gezelschap het voordeel van toepassing is.

Reacties bijhouden & CSV exporteren

Open een sub-evenement of extra vanuit het dashboardpaneel om live statistieken in de editorlade te zien:

Sub-events: aantallen geaccepteerd, geweigerd, op de wachtlijst en in afwachting — plus een knop Export CSV die alle reacties downloadt met contactgegevens van gasten, namen van aanwezigen en tijdstempels.
Special treatments: aantallen toegewezen, geclaimd en ingewisseld — met een Export CSV die unieke codes bevat, op wie de extra van toepassing is en de inwisselstatus.

CSV’s gebruiken puntkomma’s als scheidingsteken (net als de export van de hoofdgastenlijst) en openen netjes in Excel, Numbers en Google Sheets.

Tips & patronen

Meerdaagse flow voor een bruiloft

Een goede standaard voor bruiloften:

Welcome dinner (vrijdag) — op tags gebaseerd voor out-of-town-family. Capaciteit 30.
Ceremony (zaterdagmiddag) — openbaar, geen plus-ones bovenop de groepsgrootte.
Reception (zaterdagavond) — openbaar, afhankelijk van de ceremonie.
Sunday brunch (zondagochtend) — op tags gebaseerd voor wedding-party + immediate-family.

Combineer met extra’s:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"$40 Uber credit (unique per guest)" → tag out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → tag wedding-party
"VIP lounge access" → tag wedding-party, privé

VIP-traject voor een conferentie

Main conference — openbaar
VIP networking dinner (donderdagavond) — alleen expliciete toegang, capaciteit 50, afhankelijk van geaccepteerde hoofd-RSVP
Speaker breakfast (vrijdag) — op tags gebaseerd voor speakers

Extra’s:

"Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → tag out-of-town
"Backstage pass" (limited quantity 25) → wie het eerst komt, wie het eerst maalt, geen tag

Verrassingsevenement

Beperk de verrassing via tags tot een kleine lijst met goede vrienden + stel een Access code in. De vrienden moeten de code alsnog op hun uitnodiging invoeren om de kaart te zien. De rest van de gasten is zich er totaal niet van bewust dat het bestaat.

Veelgestelde vragen

V: Kan een gast RSVP’en voor een sub-evenement zonder de hoofd-RSVP te accepteren? A: Nee. Sub-evenementen verschijnen pas nadat de hoofd-RSVP is geaccepteerd. Als de hoofd-RSVP wordt geweigerd, worden alle extra’s verborgen.

V: Wat gebeurt er als ik de capaciteit van een sub-evenement wijzig nadat mensen hebben ge-RSVP’t? A: Bestaande geaccepteerde reacties blijven geldig. Nieuwe RSVPs worden getoetst aan de nieuwe capaciteit. Als u de capaciteit verlaagt tot onder het huidige aantal, wordt niemand verwijderd — maar de volgende persoon die RSVP’t wordt geblokkeerd of op de wachtlijst gezet (afhankelijk van uw instellingen).

V: Kan ik een extra aan één specifieke gast toekennen zonder tags te gebruiken? A: Ja. Via het tabblad Guests kunt u extra’s individueel toewijzen. Dit is ook hoe de schakelaar "Private" bedoeld is — privé-extra’s worden niet automatisch toegewezen op basis van tags; ze vereisen expliciete toewijzing per gast.

V: Krijgen gasten een e-mail- of sms-herinnering voor sub-evenementen? A: In de huidige bèta worden sub-evenementen op de uitnodiging zelf getoond. Herinneringen per sub-evenement staan op de roadmap — we koppelen die aan de bestaande sms/e-mailplanning.

V: Kunnen gasten van gedachten veranderen nadat ze een sub-evenement hebben geaccepteerd? A: Ja, tot de RSVP-deadline van het sub-evenement. Weigeren verandert simpelweg de status — de plek komt weer vrij binnen de capaciteit en de volgende RSVP op de wachtlijst kan worden doorgeschoven.

V: Hoe zit het met vertalingen? Ik organiseer evenementen in meerdere talen. A: De UI-teksten worden vertaald samen met de rest van het dashboard en de uitnodiging. Namen, beschrijvingen, dresscodes en inhoud van extra’s worden in de database opgeslagen in de taal waarin u ze invoert — we vertalen gebruikersinhoud niet automatisch.

V: Hoe zijn exports opgemaakt? A: Puntkomma-gescheiden CSV, UTF-8 gecodeerd, hetzelfde formaat als de export van de hoofdgastenlijst. Kolommen bevatten contactgegevens, status, namen van aanwezigen, tags en tijdstempels. Exports van extra’s bevatten ook unieke codes en inwisselstatus.

Volgende stappen

Pas uw RSVP-uitnodiging aan om het ontwerpsjabloon en de kernsecties in te stellen
Beheer uw gastenlijst en tags — tags vormen de basis van toegangsregels voor sub-evenementen
Verzamel gastnamen op de hoofd-RSVP zodat ze automatisch worden ingevuld bij reacties op sub-evenementen
Feedback op de bèta? Neem contact op via de chatwidget in het dashboard — we lezen elk bericht.