Sub-evenementen & Speciale extra’s

Echte evenementen vinden zelden in één moment plaats. Een bruiloft heeft een ceremonie, een receptie, soms een welkomstdiner de avond ervoor en een brunch de ochtend erna. Een meerdaagse conferentie heeft een hoofdevenement, een VIP-netwerkdiner en een workshoptraject waar slechts een deel van de aanwezigen toegang toe heeft. Een mijlpaalverjaardag heeft een besloten familieborrel en een open afterparty.

Met sub-evenementen en speciale extra’s kunt u die werkelijkheid modelleren binnen één Fotify-uitnodiging. Elke gast ziet alleen wat op hem of haar van toepassing is — de ceremonie waarvoor ze zijn uitgenodigd, de afterparty waarvoor ze in aanmerking komen, en de voordelen die u voor hun gezelschap hebt geregeld (hotelkorting, tegoed voor vervoer, welkomstcadeau).

Beta: Deze functie wordt in bèta uitgerold. We itereren snel op basis van feedback van organisatoren — als iets niet klopt, neem contact op met support en we geven het prioriteit.

Wat sub-events en speciale behandelingen oplossen

Sub-events zijn deelervaringen binnen je hoofdevenement. Elk sub-event heeft een eigen:

Naam, beschrijving, foto, dresscode, accentkleur
Datum, tijd, locatie met kaartlink
RSVP-regels: deadline, +1’s, capaciteit, wachtlijst
Toegangsregels: openbaar of op tags afgeschermd
Optionele toegangscode voor “geheime” sub-events
Optionele afhankelijkheid van een ander sub-event (bijv. “moet eerst de ceremonie accepteren”)

Speciale behandelingen zijn extra’s die je hebt geregeld voor sommige of alle gasten. Zie ze als het VIP-traject van je evenement:

Hotelblok met een groepskortingscode
$40 Uber-tegoed voor familie van buiten de stad
Welkomstdiner inbegrepen (geen extra RSVP nodig)
Toegang tot de VIP-lounge voor het bruidsgezelschap
Spapas voor de eerste 20 gasten die deze claimen

Behandelingen verschijnen privé op de uitnodiging van elke gast — gasten zien alleen wat aan hen is toegewezen.

Waar u dit vindt in uw dashboard

Open uw evenement op dashboard.fotify.app
Ga naar RSVP in de zijbalk
Klik op het tabblad Sub-events & VIP (let op de Beta-badge)

U ziet twee panelen: Sub-events bovenaan en Special treatments daaronder. Ze worden onafhankelijk beheerd — een gast kan worden uitgenodigd voor een sub-evenement zonder extra’s te ontvangen, of een extra ontvangen zonder voor sub-evenementen te zijn uitgenodigd.

Let op: Sub-evenementen en speciale extra’s maken deel uit van de premium functies. Ze zijn beschikbaar voor evenementen die op een betaald (credit) niveau staan of een actief abonnement hebben. Als uw evenement nog geen recht heeft, toont het tabblad een upgradekaart in plaats van de editor.

Stap 1: Maak je eerste sub-event aan

Klik op Add sub-event in het paneel Sub-events. Er opent een zijpaneel met de editor.

Basis

Name — wat gasten zien ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
Description — een korte alinea die op de kaart en in de detailsmodal wordt getoond
Photo URL — een omslagafbeelding voor de kaart (elke openbare afbeeldings-URL werkt; we raden een verhouding van 3:2 of 16:9 aan)
Accent color — gebruikt voor de kopstrook van de kaart en de knop Accept

Wanneer & waar

Starts at / Ends at — het tijdvenster voor dit sub-event
Location name + Address — wat er wordt getoond; als je ook een Google Maps-link plakt in het veld map URL, wordt de naam een klikbare link
Dress code — getoond als een label op de kaart

RSVP-regels

Requires RSVP — als dit aan staat, moeten gasten accepteren of weigeren. Als dit uit staat, is de kaart alleen informatief (geen knoppen).
RSVP deadline — na deze datum verdwijnen de knoppen Accept/Decline.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — beperkt hoeveel mensen uit één gezelschap kunnen komen. Laat leeg voor "onbeperkt (tot de grootte van het gezelschap)".
Capacity — totaal aantal plaatsen over alle gezelschappen. Laat leeg voor onbeperkt.
Enable waitlist — wanneer de capaciteit is bereikt, komen nieuwe RSVPs op een genummerde wachtlijst in plaats van te worden geweigerd.

Toegangsregels

Dit is wat sub-events krachtig maakt — jij bepaalt wie kan RSVP’en:

Anyone with an RSVP (public) — elke gast van het hoofdevenement ziet dit sub-event.
Guests with specific tags (tag-gated) — alleen gasten met ten minste één van de geselecteerde tags kunnen dit zien en RSVP’en. Combineer met gasttags zoals family, wedding-party of out-of-town om duidelijk te segmenteren. Om een sub-event tot één enkele gast te beperken, geef je die persoon een eigen tag (bijv. vip) en scherm je daarop af.

Toegangscodes — voor verrassings-sub-events

Voor sub-events die op tags zijn afgeschermd, kun je optioneel een Access code instellen. Zelfs nadat een gast op basis van tags in aanmerking komt, ziet diegene de sub-event-kaart pas nadat de code is ingevoerd in het veld "Have a code?" onderaan de uitnodiging. Gebruik dit voor verrassingsfeesten, geheime after-hours-ruimtes of gewoon leuke onthullingen.

Afhankelijkheid

Als je evenement een logische volgorde heeft — bijvoorbeeld: de receptie is alleen relevant voor gasten die naar de ceremonie komen — stel dan bij de receptie het veld "Requires acceptance of" in op de ceremonie. De server blokkeert dan receptie-RSVPs totdat het bovenliggende sub-event is geaccepteerd.

Opslaan

Klik op Save. Het sub-event verschijnt in het paneel met een voortgangsbalk voor capaciteit en een statuslabel. Klik erop om het op elk moment opnieuw te bewerken.

Hoe groepsgrootte en plus-ones samenwerken

Op elke RSVP voor een sub-evenement zijn tegelijkertijd twee limieten van toepassing:

De Max plus-ones van het sub-evenement — de per-RSVP-limiet die u instelt (bijv. "max 1 plus-one naar de afterparty").
De bevestigde groepsgrootte van de gast — hoeveel personen ze hebben bevestigd in de hoofd-RSVP.

De effectieve limiet is de kleinste van de twee. Dus als in de hoofd-RSVP 2 van 3 uitgenodigden zijn bevestigd, en het sub-evenement tot 3 plus-ones toestaat, kan de gast nog steeds maar 2 personen meenemen naar het sub-evenement. Als de hoofd-RSVP wordt geweigerd, worden sub-evenementen volledig verborgen — er is geen variant van "de ceremonie overslaan maar wel naar het feest komen".

Namen van aanwezigen invullen

Wanneer een gast een sub-evenement accepteert, wordt gevraagd de namen in te vullen van elke aanwezige uit het gezelschap. Als u op de hoofd-RSVP Collect guest names hebt ingeschakeld, zijn die namen vooraf ingevuld — gasten kunnen ze behouden, bewerken of vervangen.

Hetzelfde geldt voor speciale extra’s: wanneer een extra een unieke code per gast gebruikt, kiest de gast voor welke leden van het gezelschap het voordeel geldt. Een $40 Uber-tegoed voor 2 van 4 familieleden werkt precies zoals u verwacht.

Stap 2: Maak een speciale behandeling aan

Klik in het paneel Special treatments op Add treatment. Kies een type — het formulier past zich aan op basis van je keuze:

Type — wat voor extra is dit?

Type	Wanneer gebruik je dit
Badge	Alleen erkenning ("VIP Guest", "Wedding party") — geen inwisseling, alleen tonen
Discount code	Hotelblok, 20% korting bij restaurant, winkelcoupon
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	Welkomstdiner, fotograaf-uur, spasessie — al door jou betaald
Lodging / hotel	Een hotelblok met een boekingslink
Transportation	Shuttleschema, details voor luchthaventransfer
Gift	Welkomsttas, cadeaukaart, persoonlijk cadeau
Ticket / pass	VIP-pass, backstage-toegang, all-access-bandje
Concierge contact	Een WhatsApp-nummer of contactpersoon voor elke vraag
Custom	Alles wat niet hierboven past

Category — hoe het op de uitnodiging wordt gegroepeerd

Elke behandeling hoort ook bij een categorie — Stay, Travel, Experience, Gift, Service of Recognition. Op de uitnodiging van de gast worden behandelingen visueel per categorie gegroepeerd, zodat "Where to stay" je hotelopties bij elkaar toont en "Getting there" vervoersvoordelen groepeert.

Aanbieder, waarde, geldigheid

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — wordt als subtitel op de kaart getoond
Value + Currency — optioneel, bijv. "$40 USD" wordt als prijsbadge weergegeven
Valid from / Valid until — indien ingesteld, wordt het inwisselvenster server-side afgedwongen
Limited quantity — laat leeg voor onbeperkt; stel een aantal in voor wie-het-eerst-komt (bijv. "Eerste 20 gasten krijgen een spapas")

Hoe gasten inwisselen

Kies een Redemption mode:

No redemption (display only) — puur informatie, geen claimproces
Shared code for all guests — één code die iedereen ziet ("WEDDING2026") met een optionele boekings-URL
Unique code per guest — per gast één code uit je pool (ideaal voor gepersonaliseerde Uber/Lyft-promocodes)
Redemption URL — een knop die naar een boekingspagina linkt
Contact someone — instructies om contact op te nemen
QR voucher — een eenmalige QR-code voor inwisseling ter plaatse

Wanneer je Unique code per guest kiest, verschijnt onderaan het zijpaneel een beheerder voor de codepool. Plak codes (één per regel of komma-gescheiden) en klik op Import codes, of klik op Generate 25 codes om Fotify ze voor je te laten maken. Elke gast die claimt krijgt één unieke code uit de pool — wie het eerst komt, wie het eerst maalt.

Wie krijgt het

Assign to tags — elke gast met één van de geselecteerde tags ontvangt deze behandeling automatisch.
Targeting one or a few guests — maak een speciale tag (bijv. vip), pas die toe op alleen die gasten in de gastenlijst, en koppel de behandeling aan die tag.

Wat de gast ziet

Sub-evenementen en speciale extra’s zijn verborgen totdat de gast de hoofd-RSVP accepteert. Dit is bewust: zo blijft de eerste indruk gericht op het hoofdevenement en worden extra’s niet getoond aan gasten die weigeren.

Zodra de gast op Accept tikt bij de hoofd-RSVP:

Ze zien de gebruikelijke toast "Thanks for confirming!".
Ongeveer 2 seconden later, als er sub-evenementen of extra’s beschikbaar zijn, verschijnt een vervolgmelding: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
De sectie Other moments for you toont de sub-evenementkaarten, in de volgorde die u hebt ingesteld.
De sectie Just for you toont hun toegewezen extra’s, gegroepeerd per categorie, met knoppen om codes en redemption-URL’s te kopiëren.

Gasten zonder toegewezen extra’s zien geen van beide secties en zien ook nooit de vervolgmelding.

Sub-evenement RSVP-flow

Elke sub-evenementkaart toont de foto, datum, locatie, dresscode en capaciteitsstatus (met een hint "spots left" wanneer het bijna vol is). Daaronder doet de gast het volgende:

Kiest hoeveel personen uit het gezelschap komen (begrensd door hun bevestigde groepsgrootte en de plus-one-limiet van het sub-evenement)
Bevestigt de namen van elke aanwezige (vooraf ingevuld vanuit de hoofd-RSVP als u gastnamen hebt verzameld)
Tikt op Accept of Decline

Na het verzenden toont de kaart een statuslabel — Going, Not going of Waitlisted #3 als de capaciteit is bereikt en de wachtlijst is ingeschakeld.

Extra claim-flow

Extra’s die alleen worden getoond en extra’s met een gedeelde code hoeven niet geclaimd te worden — ze verschijnen direct met een Copy-knop voor de code. Bij extra’s met beperkte beschikbaarheid of unieke codes tikt de gast op Claim om hun plek vast te leggen. Als bij de extra kan worden opgegeven voor wie deze geldt, vinkt de gast eerst aan voor welke leden van het gezelschap het voordeel van toepassing is.

Reacties bijhouden & CSV exporteren

Open een sub-evenement of extra vanuit het dashboardpaneel om live statistieken in de editorlade te zien:

Sub-events: aantallen geaccepteerd, geweigerd, op de wachtlijst en in afwachting — plus een knop Export CSV die alle reacties downloadt met contactgegevens van gasten, namen van aanwezigen en tijdstempels.
Special treatments: aantallen toegewezen, geclaimd en ingewisseld — met een Export CSV die unieke codes bevat, op wie de extra van toepassing is en de inwisselstatus.

CSV’s gebruiken puntkomma’s als scheidingsteken (net als de export van de hoofdgastenlijst) en openen netjes in Excel, Numbers en Google Sheets.

Tips & patronen

Meerdaagse flow voor een bruiloft

Een uitstekende standaard voor bruiloften:

Welcome dinner (vrijdag) — op tags afgeschermd voor out-of-town-family. Capaciteit 30.
Ceremony (zaterdagmiddag) — openbaar, geen +1’s bovenop de gezelschapsgrootte.
Reception (zaterdagavond) — openbaar, afhankelijk van de ceremonie.
Sunday brunch (zondagochtend) — op tags afgeschermd voor wedding-party + immediate-family.

Combineer met behandelingen:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"$40 Uber credit (unique per guest)" → tag out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → tag wedding-party
"VIP lounge access" → tag wedding-party

VIP-traject voor een conferentie

Main conference — openbaar
VIP networking dinner (donderdagavond) — op tags afgeschermd voor vip, capaciteit 50, afhankelijk van hoofd-RSVP geaccepteerd
Speaker breakfast (vrijdag) — op tags afgeschermd voor speakers

Behandelingen:

"Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → tag out-of-town
"Backstage pass" (limited quantity 25) → wie het eerst komt, wie het eerst maalt, geen tag

Verrassingsevenement

Scherm de verrassing met tags af voor een kleine lijst met goede vrienden + stel een Access code in. De vrienden moeten de code nog steeds invoeren op hun uitnodiging om de kaart te zien. De rest van de gasten merkt helemaal niet dat het bestaat.

Veelgestelde vragen

V: Kan een gast RSVP’en voor een sub-event zonder het hoofdevenement te accepteren? A: Nee. Sub-events verschijnen pas nadat de hoofd-RSVP is geaccepteerd. Als je de hoofd-RSVP weigert, worden alle extra’s verborgen.

V: Wat gebeurt er als ik de capaciteit van een sub-event wijzig nadat mensen al hebben ge-RSVP’d? A: Bestaande geaccepteerde reacties blijven geldig. Nieuwe RSVPs worden getoetst aan de nieuwe capaciteit. Als je deze verlaagt tot onder het huidige aantal, wordt niemand verwijderd — maar de volgende persoon die RSVP’t wordt óf geblokkeerd óf op de wachtlijst gezet (afhankelijk van je instellingen).

V: Kan ik een behandeling aan slechts één specifieke gast geven? A: Behandelingen worden toegewezen op basis van tags. Om één gast te targeten, maak je een speciale tag (bijvoorbeeld vip), pas je die toe op die gast in de gastenlijst en wijs je de behandeling toe aan die tag. Dezelfde aanpak werkt om een sub-event te beperken tot specifieke gasten.

V: Krijgen gasten een e-mail- of sms-herinnering voor sub-events? A: In de huidige bèta worden sub-events op de uitnodiging zelf getoond. Herinneringen per sub-event staan op de roadmap — we koppelen die aan de bestaande SMS/e-mailplanning.

V: Kunnen gasten van gedachten veranderen nadat ze een sub-event hebben geaccepteerd? A: Ja, tot aan de RSVP-deadline van het sub-event. Weigeren wisselt simpelweg de status — de plek komt weer vrij binnen de capaciteit, en de eerstvolgende op de wachtlijst kan worden doorgeschoven.

V: Hoe zit het met vertalingen? Ik organiseer events in meerdere talen. A: De UI-teksten worden vertaald samen met de rest van het dashboard en de uitnodiging. Sub-eventnamen, beschrijvingen, dresscodes en behandelingsinhoud staan in de database in de taal waarin jij ze invoert — we vertalen gebruikerscontent niet automatisch.

V: Hoe zijn exports opgemaakt? A: Puntkomma-gescheiden CSV, UTF-8-gecodeerd, hetzelfde formaat als de export van de hoofdgastenlijst. Kolommen bevatten onder meer contactgegevens van gasten, status, namen van aanwezigen, tags en tijdstempels. Exports van behandelingen bevatten ook unieke codes en de inwisselstatus.

Volgende stappen

Pas uw RSVP-uitnodiging aan om het ontwerpsjabloon en de kernsecties in te stellen
Beheer uw gastenlijst en tags — tags vormen de basis van toegangsregels voor sub-evenementen
Verzamel gastnamen op de hoofd-RSVP zodat ze automatisch worden ingevuld bij reacties op sub-evenementen
Feedback op de bèta? Neem contact op via de chatwidget in het dashboard — we lezen elk bericht.