Gastnamen verzamelen tijdens RSVP

Met Gastnamen verzamelen kun je de individuele naam vastleggen van elke persoon die een genodigde meebrengt — niet alleen het aantal. Dit is ideaal wanneer je een volledige aanwezigenlijst nodig hebt (naamkaartjes, catering-aantallen, badges, check-in op de gastenlijst), maar geen volledig zitplan nodig hebt.

Als je later besluit dat je mensen wel wilt plaatsen, open je gewoon de Seating-pagina — elke naam die je al hebt verzameld wordt dan een niet-toegewezen gast die je naar een tafel kunt slepen. Geen opnieuw verzamelen, geen dataverlies.

Gastnamen vastleggen inschakelen

Gastnamen verzamelen staat standaard AAN voor nieuwe uitnodigingen. Om dit te controleren of te wijzigen:

1. Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer je evenement en klik "Invitation" in de zijbalk
3. Open het tabblad "Details"
4. Zoek "Gastnamen verzamelen" in de sectie Evenementinstellingen
5. Zet de schakelaar AAN of UIT

Zolang dit is ingeschakeld, wordt elke gast die RSVP’t (via de uitnodigingslink of het openbare registratieformulier) gevraagd de voor- en achternaam in te voeren van elke persoon in hun gezelschap.

Wat gasten zien

Zodra dit is ingeschakeld, past het RSVP-formulier zich aan op basis van het aantal personen dat de gast meebrengt:

• Alleen aanwezig — ze vullen hun eigen naam in, zoals gebruikelijk
• Plus-ones meenemen — er verschijnt een nieuwe sectie met een naamregel voor elke extra aanwezige
• Afmelden — er worden geen naamvelden getoond

Voor- en achternaam zijn verplicht voor elke invoer, zodat je altijd uitkomt op een complete aanwezigenlijst.

Als je al namen had ingevoerd voor het gezelschap (via de Guests-pagina of de Seating-pagina), toont het formulier deze vooraf ingevuld. De namen die de gast laat staan zijn de mensen die komen; iedereen die de gast verwijdert — of weglaat door het aantal personen te verlagen — blijft in je gastenlijst staan, gemarkeerd als komt niet, zodat een toegewezen stoel nooit stilzwijgend wordt herverdeeld en niets van wat je hebt ingevoerd verloren gaat. Verhoogt de gast het aantal personen later weer, dan komen diezelfde mensen met naam terug.

Waar de verzamelde namen verschijnen

Alle vastgelegde namen zijn overal in het dashboard beschikbaar:

• Guests-pagina — uitklapbare subrijen — elke groep van 2 of meer krijgt een chevron naast de hoofdnaam. Klik erop om de rij uit te klappen en elke plus-one eronder te zien, met een "+1"-badge per persoon, en een "Komt niet"-badge voor iedereen die de gast buiten hun bevestiging heeft gelaten. Een klein potloodje bij elke subrij brengt je direct naar het bewerken van die naam
• Guests-pagina — zoeken — de zoekbalk vindt ook plus-one-namen, dus als je "Jane" typt, vind je de uitnodiging waar zij aan gekoppeld is, zelfs als de hoofdgast "Sarah Smith" is. Overeenkomende rijen klappen automatisch uit en de overeenkomstige naam wordt gemarkeerd
• Excel/CSV-export van gastenlijst — wanneer naamvastlegging aanstaat, krijgen beide spreadsheet-exports een kolom Plus Ones met elke niet-hoofdgast, gescheiden door een pipe (bijv. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Werkt probleemloos heen-en-weer met spreadsheets
• PDF-export van gastenlijst — elke plus-one verschijnt als een ingesprongen subrij onder de hoofduitnodiging
• Aanwezigheidsverificatie-pagina — wanneer een groep bij de deur wordt gescand, tikken beveiligingsmedewerkers elke persoon afzonderlijk aan zodra die arriveert, met tijdstempels per persoon
• Seating-pagina — elke benoemde persoon verschijnt als een niet-toegewezen chip, klaar om te plaatsen

Je kunt namen ook zelf vooraf invullen via de Guests-pagina als je al weet wie er met elke genodigde meekomt.

Relatie met Seating

Gastnamen verzamelen en de Seating-pagina werken met dezelfde onderliggende gegevens — het zijn alleen twee verschillende manieren om die te gebruiken.

Instelling	Namen AAN (standaard)	Namen UIT
Gasten voeren namen in tijdens RSVP	Ja	Nee — alleen hun groepsgrootte
Zitplan / slepen-en-neerzetten	Elke persoon wordt met naam weergegeven	Plus-ones verschijnen als genummerde plaatshouders (bijv. "Maria G. x2")
Mensen hernoemen op de Seating-pagina	Op elk moment	Op elk moment — je kunt zelf namen invullen

Belangrijk gedrag:

• Gastnamen verzamelen is onafhankelijk van seating — het is een vrije keuze, standaard aan, en we raden alleen aan om dit aan te laten staan als je van plan bent tafels te gebruiken (het dashboard toont een kleine herinnering wanneer het uit staat).
• Je kunt simpel beginnen met alleen Gastnamen verzamelen en later met seating beginnen — elke bestaande naam blijft behouden en verschijnt als een niet-toegewezen chip.
• Of gasten hun tafel zien in de uitnodiging is een aparte schakelaar — Table Assignments in het tabblad Details van de sectie Invitation.

Wanneer je welke optie gebruikt

Gebruik alleen Gastnamen verzamelen als je wilt:

• Een volledige aanwezigenlijst voor catering, badges of check-in
• Gepersonaliseerde naamkaartjes zonder een formeel zitplan
• De seating informeel plannen (bijv. op papier) met behulp van de geëxporteerde gastenlijst

Gebruik de Seating-pagina (idealiter samen met Gastnamen) als je wilt:

• Een visueel zitplan met slepen-en-neerzetten
• Capaciteiten per tafel en kleurgecodeerde RSVP-status
• Dat gasten hun toegewezen tafel in de uitnodiging kunnen zien

Veelgestelde vragen

V: Ik heb Gastnamen verzamelen ingeschakeld nadat sommige gasten al hadden gereageerd. Krijg ik dan ook de namen van hun plus-ones? A: Bestaande RSVPs behouden de namen die ze hebben ingediend (de naam van de hoofdgast is er altijd). Nieuwe RSVPs en RSVP-wijzigingen door bestaande gasten zullen voortaan ook de plus-one-namen bevatten. Je kunt ontbrekende namen ook zelf vooraf invullen via de Guests-pagina.

V: Kan ik Gastnamen verzamelen uitschakelen nadat ik het heb ingeschakeld? A: Ja, op elk moment — zelfs terwijl je seating gebruikt. Al verzamelde namen blijven behouden; nieuwe RSVPs vragen er gewoon niet meer om. Met namen uit verschijnen plus-ones op het zitplan als genummerde plaatshouders die je zelf kunt hernoemen.

V: Worden de verzamelde namen gewist als ik de tafelindeling voor gasten verberg? A: Nee. Je gastnamen en zitindelingen blijven altijd behouden. De schakelaar Table Assignments bepaalt alleen wat gasten op de uitnodiging zien — de namen blijven gekoppeld aan de RSVP.

V: Zijn gastnamen zichtbaar voor andere gasten? A: Nee. Individuele namen zijn alleen zichtbaar in je organisatordashboard en in de uitnodiging van de gast zelf (waar ze hun eigen gezelschap kunnen bewerken).

V: Vervangt Gastnamen verzamelen de plus-one-teller? A: Nee, ze werken samen. Gasten kiezen nog steeds met hoeveel personen ze komen, en daarna worden ze gevraagd iedereen te benoemen.

V: Werkt dit met het openbare registratieformulier? A: Ja. Wanneer Gastnamen verzamelen aan staat, vraagt het openbare registratieformulier om de naam van elke plus-one.