Gastnamen verzamelen tijdens RSVP

Met Gastnamen verzamelen kun je de individuele naam vastleggen van elke persoon die een genodigde meebrengt — niet alleen het aantal. Dit is ideaal wanneer je een volledige aanwezigenlijst nodig hebt (naamkaartjes, catering-aantallen, badges, check-in op de gastenlijst), maar geen volledig zitplan nodig hebt.

Als je later besluit dat je mensen wel wilt plaatsen, schakel je simpelweg Tafelbeheer in — elke naam die je al hebt verzameld wordt dan een niet-toegewezen gast die je naar een tafel kunt slepen. Geen opnieuw verzamelen, geen dataverlies.

Gastnamen vastleggen inschakelen

1. Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer je evenement en klik "RSVP" in de zijbalk
3. Open het tabblad "Details"
4. Zoek "Gastnamen verzamelen" in de sectie Evenementinstellingen
5. Zet de schakelaar AAN

Dat is alles. De volgende keer dat een gast RSVP’t (via de uitnodigingslink of het openbare registratieformulier), wordt gevraagd de voor- en achternaam in te voeren van elke persoon in hun gezelschap.

Wat gasten zien

Zodra dit is ingeschakeld, past het RSVP-formulier zich aan op basis van het aantal personen dat de gast meebrengt:

• Alleen aanwezig — ze vullen hun eigen naam in, zoals gebruikelijk
• Plus-ones meenemen — er verschijnt een nieuwe sectie met een naamregel voor elke extra aanwezige
• Afmelden — er worden geen naamvelden getoond

Voor- en achternaam zijn verplicht voor elke invoer, zodat je altijd uitkomt op een complete aanwezigenlijst.

Waar de verzamelde namen zichtbaar zijn

Alle vastgelegde namen zijn beschikbaar in het hele dashboard:

• Tabblad Gasten — klik op het pictogram Users naast een RSVP om iedereen in dat gezelschap te bekijken of te bewerken
• Gastenlijst PDF-export — elke plus-one verschijnt als een ingesprongen subregel onder de hoofduitnodiging
• Pagina Aanwezigheidsverificatie — wanneer een gezelschap bij de ingang wordt gescand, tikt het beveiligingspersoneel elke persoon afzonderlijk aan bij aankomst, met tijdstempels per persoon
• Tabblad Tafels (als je later Tafelbeheer inschakelt) — elke genoemde persoon verschijnt als een niet-toegewezen chip, klaar om te plaatsen

Je kunt namen ook zelf vooraf invullen via het tabblad Gasten als je al weet wie er met elke genodigde meekomt.

Relatie met Tafelbeheer

Gastnamen verzamelen en Tafelbeheer werken met dezelfde onderliggende gegevens — het zijn alleen twee verschillende manieren om die te gebruiken.

Instelling	Tafels uit	Tafels aan
Schakelaar Gastnamen verzamelen	Optioneel	Vereist — automatisch AAN en vergrendeld
Gasten voeren namen in tijdens RSVP	Ja, als de schakelaar aan staat	Altijd ja
Dashboard toont tabblad Tafels	Nee	Ja
Zitplan / slepen-en-neerzetten	Nee	Ja

Belangrijk gedrag:

• Tafelbeheer AAN zetten schakelt automatisch Gastnamen verzamelen AAN en vergrendelt dit (tafels hebben namen per persoon nodig om te werken).
• Tafelbeheer UIT zetten laat de schakelaar voor gastnamen staan zoals jij hem hebt ingesteld. Je kunt namen blijven verzamelen zonder tafels, of beide uitschakelen.
• Je kunt simpel beginnen met alleen Gastnamen verzamelen en later tafels inschakelen — alle bestaande namen blijven behouden.

Wanneer je welke optie gebruikt

Gebruik alleen Gastnamen verzamelen als je wilt:

• Een volledige aanwezigenlijst voor catering, badges of check-in
• Gepersonaliseerde naamkaartjes zonder een formeel zitplan
• De seating informeel plannen (bijv. op papier) met behulp van de geëxporteerde gastenlijst

Gebruik Tafelbeheer (inclusief Gastnamen) als je wilt:

• Een visueel zitplan met slepen-en-neerzetten
• Capaciteiten per tafel en kleurgecodeerde RSVP-status
• Dat gasten hun toegewezen tafel in de uitnodiging kunnen zien

Veelgestelde vragen

V: Ik heb Gastnamen verzamelen ingeschakeld nadat sommige gasten al hadden gereageerd. Krijg ik dan ook de namen van hun plus-ones? A: Bestaande RSVPs behouden de namen die ze hebben ingediend (de naam van de hoofdgast is er altijd). Nieuwe RSVPs en RSVP-wijzigingen door bestaande gasten zullen voortaan ook de plus-one-namen bevatten. Je kunt ontbrekende namen ook zelf vooraf invullen via het tabblad Gasten.

V: Kan ik Gastnamen verzamelen uitschakelen nadat ik het heb ingeschakeld? A: Ja — zolang Tafelbeheer uit staat. Zolang Tafelbeheer is ingeschakeld, is Gastnamen verzamelen verplicht en is de schakelaar uitgeschakeld. Schakel eerst tafels uit als je wilt stoppen met het verzamelen van namen.

V: Worden de verzamelde namen gewist als ik Tafelbeheer uitschakel? A: Nee. Gastnamen blijven behouden, ongeacht de stand van de Tafels-schakelaar. Tafels uitschakelen verbergt alleen de seating-interface — de namen blijven gekoppeld aan de RSVP.

V: Zijn gastnamen zichtbaar voor andere gasten? A: Nee. Individuele namen zijn alleen zichtbaar in je organisatordashboard en in de uitnodiging van de gast zelf (waar ze hun eigen gezelschap kunnen bewerken).

V: Vervangt Gastnamen verzamelen de plus-one-teller? A: Nee, ze werken samen. Gasten kiezen nog steeds met hoeveel personen ze komen, en daarna worden ze gevraagd iedereen te benoemen.

V: Werkt dit met het openbare registratieformulier? A: Ja. Wanneer Gastnamen verzamelen (of Tafelbeheer) aan staat, vraagt het openbare registratieformulier ook om de naam van elke plus-one.