Jak wysyłać zaproszenia e-mail

Wysyłaj pięknie zaprojektowane zaproszenia e-mail, wiadomości save-the-date, przypomnienia, aktualizacje wydarzenia i podziękowania do swoich gości bezpośrednio z panelu Fotify. Dostosuj wygląd i treść każdej wiadomości za pomocą własnych obrazów, komunikatów, kolorów i czcionek — a następnie zaplanuj wysyłkę, zautomatyzuj przypomnienia oraz śledź otwarcia, kliknięcia i odpowiedzi w czasie rzeczywistym.

Pierwsze kroki

1. Przejdź do panelu wydarzenia pod adresem dashboard.fotify.app
2. Wybierz swoje wydarzenie i kliknij „Wiadomości” na pasku bocznym
3. Kliknij kartę „E-mail”

Strona Wiadomości zawiera wszystko, co otrzymują Twoi goście: e-maile i SMS-y od Fotify oraz krótki tekst na WhatsApp i do kopiowania, który wysyłasz samodzielnie. To, co goście widzą po otwarciu zaproszenia, edytujesz na stronie Zaproszenie. Dopóki nie utworzysz zaproszenia, strona Wiadomości najpierw poprosi Cię o jego utworzenie: każdy e-mail, SMS i tekst na WhatsApp prowadzi gości właśnie do niego.

Przegląd

Strona Wiadomości otwiera się na karcie Przegląd. Zaczyna się od dwóch sposobów, w jakie goście dostają Twoje zaproszenie:

• Osobiste linki do zaproszenia: jeden dla każdego gościa z Twojej listy, wysyłany e-mailem, SMS-em lub Twoim tekstem na WhatsApp. Zaproszenie zwraca się do gościa po imieniu i zapisuje jego odpowiedź.
• Formularz rejestracyjny: jeden publiczny link, który może otworzyć każdy, aby się zapisać. Pokazuje to samo zaproszenie z formularzem zapisu zamiast RSVP i ostrzega Cię, dopóki nie ma własnej wiadomości.

Poniżej znajduje się każdy moment, w którym goście dostają od Ciebie wiadomość, po kolei: zarezerwuj datę, zaproszenie, przypomnienia, po odpowiedzi, aktualizacje i po wydarzeniu, razem z liczbą wysłanych e-maili i linkami do edycji e-maila, SMS-a lub tekstu na WhatsApp. Przycisk każdego e-maila otwiera osobiste zaproszenie gościa, z wyjątkiem e-maila Zarezerwuj datę (Twoja strona „Zapisz datę”, tylko gdy jest włączona) oraz e-maila z podziękowaniem (Twoja strona przesyłania zdjęć).

Przed wysłaniem wiadomości upewnij się, że dodano gości do listy z prawidłowymi adresami e-mail.

Zakup kredytów e-mail

Zaproszenia e-mail korzystają z kredytów e-mail: jeden kredyt za każdą wysłaną wiadomość. Skąd pochodzą, zależy od wydarzenia:

• Plany Professional Event zawierają 500 kredytów e-mail na wydarzenie, więc większość wydarzeń nigdy nie potrzebuje dodatkowego pakietu.
• Wydarzenia subskrypcyjne korzystają ze wspólnej puli zespołu wynoszącej 1000 kredytów e-mail w każdym miesiącu kalendarzowym (niewykorzystane kredyty nie przechodzą na kolejny miesiąc); właściciele i administratorzy mogą dokupić pakiety w Ustawieniach zespołu.
• Każde inne wydarzenie kupuje pakiety: na karcie E-mail wybierz rozmiar pakietu (USD 4.99 za 200, 9.99 za 500, 14.99 za 1000 wiadomości), kliknij „Kup kredyty”, dokończ płatność przez Stripe, a kredyty zostaną natychmiast dodane do Twojego wydarzenia.

Zakupione kredyty nigdy nie wygasają i nie można przenosić ich między wydarzeniami. Możesz dokupić więcej w dowolnym momencie. Automatyczne wiadomości z potwierdzeniem RSVP są bezpłatne i nigdy nie zużywają kredytów.

Typy szablonów e-mail

Fotify udostępnia sześć typów wiadomości e-mail, które możesz wysyłać, oraz dwie wiadomości automatyczne — każdy z nich jest przeznaczony na inny etap wydarzenia:

Zarezerwuj datę

Wstępna zapowiedź wysyłana z wyprzedzeniem, aby poinformować gości, że wydarzenie się zbliża. Na razie nie ma na co odpowiadać — tylko komunikat „oficjalne zaproszenie już wkrótce” oraz linki do dodania do kalendarza, aby goście mogli od razu zarezerwować termin. Gdy Twoja strona „Zapisz datę” jest włączona, e-mail zawiera także przycisk, który ją otwiera. Idealne do wysłania na kilka tygodni lub miesięcy przed wydarzeniem.

Zaproszenie

Główna wiadomość e-mail z pełnymi szczegółami wydarzenia, linkami do dodania do kalendarza oraz przyciskiem RSVP prowadzącym bezpośrednio do spersonalizowanej strony RSVP danego gościa. To podstawowa wiadomość, którą wyślesz, aby zbierać odpowiedzi. Każdy gość może otrzymać zaproszenie maksymalnie dwa razy, dzięki czemu możesz wysłać późniejsze przypomnienie — na przykład kierując je tylko do gości, którzy nie otworzyli pierwszej wiadomości.

Przypomnienie

Wiadomość uzupełniająca dla gości, którzy jeszcze nie odpowiedzieli. Zawiera odznakę odliczającą liczbę dni do wydarzenia oraz informację, że odpowiedź nie została jeszcze udzielona. Wysyłana wyłącznie do gości ze statusem RSVP „Brak odpowiedzi”. Przypomnienia mogą być również wysyłane automatycznie, gdy zbliża się termin odpowiedzi RSVP — zobacz Planowanie i automatyzacja.

Aktualizacja wydarzenia

Do użycia, gdy zmienią się szczegóły — nowe miejsce, inna godzina, zaktualizowane informacje organizacyjne — albo ostatnie słowo dzień przed wydarzeniem. Wysyła Twoją własną wiadomość wraz z aktualnymi szczegółami wydarzenia i odświeżonymi linkami do dodania do kalendarza. Może zostać wysłana maksymalnie trzy razy do jednego gościa.

Jeśli korzystasz z check-in przy wejściu, aktualizacja wydarzenia osadza również osobisty kod QR na wejście każdego gościa, który zaakceptował zaproszenie, oraz jego krótki kod zapasowy, dzięki czemu możesz dzień wcześniej wysłać kod wszystkim przychodzącym. Goście, którzy nie zaakceptowali zaproszenia, dostają ten sam e-mail bez kodu. Jeśli nie zbierasz RSVP (zwykła lista gości), kod dostaje każdy gość niezaznaczony jako odrzucający, tak samo jak wpuszcza go wejście. Jest to włączone zawsze, gdy check-in jest aktywny; aby to pominąć, otwórz edytor Konfiguruj aktualizacji wydarzenia i odznacz Dołącz kod QR na wejście każdego gościa.

Odwołanie

Jeśli wydarzenie zostanie odwołane, poinformuj wszystkich gości naraz jasnym komunikatem o odwołaniu. Jedna wysyłka na gościa.

Podziękowanie i zdjęcia

Wiadomość po wydarzeniu z podziękowaniem dla gości za udział — przycisk prowadzi bezpośrednio do galerii zdjęć wydarzenia, aby goście mogli ponownie przeżyć ten dzień i przesłać własne zdjęcia. Najlepiej wysłać ją do grupy „goście, którzy uczestniczyli” lub „goście, którzy zaakceptowali” dzień lub dwa po wydarzeniu. Jedna wysyłka na gościa.

Potwierdzenie RSVP (automatyczne)

Gdy gość odpowie na zaproszenie, Fotify automatycznie wyśle mu wiadomość e-mail z potwierdzeniem jego odpowiedzi (udział lub brak udziału oraz liczba osób), szczegółami wydarzenia i linkami do dodania do kalendarza. Możesz dostosować jej treść tak jak w przypadku innych szablonów, ale nigdy nie wysyłasz jej ręcznie — i jest całkowicie bezpłatna, nigdy nie zużywa Twoich kredytów.

Przypomnienie przed wydarzeniem (automatyczne)

Trzy dni przed wydarzeniem Fotify wysyła wszystkim gościom, którzy zaakceptowali zaproszenie, krótkie przypomnienie w stylu „to już prawie” z datą, godziną, miejscem oraz zaproszeniem do kalendarza w załączniku. Podobnie jak potwierdzenie RSVP jest ono bezpłatne i nigdy nie zużywa Twoich kredytów, a jego treść, kolory i temat wiadomości możesz dostosować przyciskiem „Konfiguruj” na jego karcie szablonu.

Trafia ono wyłącznie do gości, którzy zaakceptowali zaproszenie i otrzymali już od Ciebie wiadomość e-mail dotyczącą tego wydarzenia — goście, których dodałeś do listy samodzielnie i do których nigdy nie wysłano wiadomości przez Fotify, zostają pominięci.

To przypomnienie jest domyślnie włączone. Jeśli wolisz, aby Twoi goście go nie otrzymali, otwórz kartę „E-mail” i kliknij „Wyłącz” na karcie szablonu Przypomnienie przed wydarzeniem.

Jeśli korzystasz z check-in przy wejściu (kontrola dostępu QR), przypomnienie osadza również osobisty kod QR na wejście każdego gościa oraz jego krótki kod zapasowy, dzięki czemu ma go w skrzynce odbiorczej w dniu wydarzenia. Jest to włączone zawsze, gdy check-in jest aktywny; aby to pominąć, otwórz edytor Konfiguruj przypomnienia i odznacz Dołącz kod QR na wejście każdego gościa.

Dostosowywanie wiadomości e-mail

Kliknij „Konfiguruj” na dowolnej karcie szablonu, aby otworzyć edytor. Podgląd na żywo obok formularza aktualizuje się podczas pisania, dzięki czemu zawsze widzisz dokładnie to, co otrzymają goście. Możesz dostosować:

Treść

Pole	Opis
Nazwa nadawcy	Nazwa nadawcy, którą goście widzą w skrzynce odbiorczej (np. „Sarah & John”). Sam adres e-mail pozostaje w zweryfikowanej domenie Fotify ze względu na dostarczalność — dostosowywana jest tylko nazwa wyświetlana. Pozostaw puste, aby użyć „Fotify” jako nazwy nadawcy.
Nazwa organizatora	Od kogo pochodzi zaproszenie — wyświetlane w treści wiadomości; wiersz brzmi „[Gość], [Nazwa organizatora] zaprasza Cię na [Nazwa wydarzenia]”. Użyj nazwy rodziny lub grupy („Rodzina Millerów”, „Sarah & John”), gdy wydarzenie organizuje kilka osób, a nie jedna. Pozostaw puste, aby użyć nazwy Twojego konta.
Nazwa wydarzenia	Nazwa Twojego wydarzenia
Temat	Własny temat wiadomości e-mail (pozostaw puste, aby użyć domyślnego). Obsługuje symbole zastępcze personalizacji
Tytuł / Nagłówek	Główny tekst nagłówka (np. „Serdecznie zapraszamy!”). Obsługuje symbole zastępcze personalizacji
Tekst wprowadzający	Zdanie pod nagłówkiem. Pozostawione puste, jest generowane przez nas jako „[Gość], [Nazwa organizatora] zaprasza Cię na [Nazwa wydarzenia]”. Wpisz własne, gdy takie sformułowanie nie pasuje — na przykład gdy wydarzenie organizuje kilka osób i powinno brzmieć „Dzieci Amary zapraszają Cię na…” zamiast „zaprasza”. Obsługuje symbole zastępcze personalizacji
Wiadomość niestandardowa	Osobista wiadomość do gości. Adresy URL są automatycznie konwertowane na klikalne linki. Obsługuje symbole zastępcze personalizacji
Tekst przycisku	Własny tekst przycisku CTA. W e-mailu Zarezerwuj datę opisuje przycisk prowadzący do Twojej strony „Zapisz datę”, który pojawia się tylko wtedy, gdy ta strona jest włączona
E-mail do odpowiedzi	Miejsce, do którego trafiają odpowiedzi gości (domyślnie adres e-mail Twojego konta)

Personalizacja za pomocą symboli zastępczych

Pola Temat, Tytuł / Nagłówek, Tekst wprowadzający i Wiadomość niestandardowa obsługują symbole zastępcze personalizacji — te same, które są używane w szablonie wiadomości zaproszenia. Podczas wysyłki każdy symbol zastępczy jest zastępowany danymi danego odbiorcy, dzięki czemu jedna wiadomość wita każdego po imieniu.

Symbol zastępczy	Zastępowany przez
{{FIRSTNAME}}	Imię gościa (lub jego alias wyświetlany, jeśli ustawiono)
{{LASTNAME}}	Nazwisko gościa
{{FULLNAME}}	Pełne imię i nazwisko gościa
{{EMAIL}}	Adres e-mail gościa
{{RSVP_LINK}}	Osobisty link RSVP gościa

W edytorze dostępne symbole zastępcze są wyświetlane jako klikalne etykiety pod polem wiadomości — kliknij jedną, aby ją skopiować, a następnie wklej do dowolnego z obsługiwanych pól. Na przykład temat {{FIRSTNAME}}, zapraszamy Cię! zostanie dostarczony jako „Maria, zapraszamy Cię!”. Jeśli gość nie ma wartości dla danego symbolu zastępczego (np. brak nazwiska), zostanie on po prostu zastąpiony pustą wartością.

Obrazy

• Obraz okładki — Główny obraz wyświetlany na pełną szerokość u góry wiadomości. Kliknij obszar przesyłania lub przeciągnij plik, aby go dodać. Bez przesłanego pliku e-maile z zaproszeniem, powiadomieniem „zarezerwuj datę” i przypomnieniem mogą zamiast tego użyć pocztówki Twojego wydarzenia: w sekcji Pocztówka w zakładce Wygląd włącz Okładka e-maili z zaproszeniem (domyślnie jest wyłączona).
• Dodatkowe obrazy — Dodatkowe obrazy wyświetlane w treści wiadomości. Kliknij przycisk +, aby dodać więcej.

Obrazy są przesyłane do bezpiecznej pamięci w chmurze i osadzane za pomocą długotrwałych adresów URL, aby wyświetlały się niezawodnie we wszystkich klientach poczty.

Styl wiadomości e-mail (motyw)

Wybierz spośród 8 motywów wizualnych, aby dopasować styl wiadomości do wydarzenia:

Motyw	Najlepszy dla
Fotify Dark	Domyślny ciemny motyw z akcentami magenty i złota
Elegant Ivory	Wesela i wydarzenia formalne — kremowe odcienie z szeryfowymi czcionkami
Modern Slate	Wydarzenia firmowe — ciemny granat z akcentami indygo
Romantic Rose	Wesela i romantyczne wydarzenia — delikatne różowe odcienie z szeryfowymi czcionkami
Garden Green	Wydarzenia plenerowe — świeża zieleń ze szmaragdowymi akcentami
Midnight Blue	Gale i wydarzenia wieczorne — głęboki fiolet z akcentami fiołkowymi
Warm Sunset	Nieformalne uroczystości — ciepłe odcienie z pomarańczowymi akcentami
Minimal White	Czysty i profesjonalny — biel z czarnymi akcentami

Podgląd na żywo aktualizuje się natychmiast po zmianie motywu.

Podgląd i testowanie

Podgląd

Edytor pokazuje podgląd na żywo, który aktualizuje się podczas pisania — obejmuje także niezapisane zmiany, obrazy i wybrany motyw. Możesz również kliknąć "Podgląd" na dowolnej karcie szablonu, aby zobaczyć podgląd w pełnym rozmiarze. Użyj listy rozwijanej języka, aby wyświetlić podgląd w różnych językach.

Wyślij wiadomość testową

Kliknij "Wyślij test", aby wysłać wiadomość testową na własny adres e-mail. Wiadomości testowe:

• Są bezpłatne i nie zużywają kredytów
• Zawierają prefiks [TEST] w temacie
• Używają przykładowych danych gościa (np. „Test Guest” jako imienia i nazwiska), więc wszystkie symbole zastępcze personalizacji zostaną zastąpione tymi przykładowymi danymi oraz linkiem podglądu w teście

Zawsze wyślij test przed pierwszą wysyłką zbiorczą, aby sprawdzić, czy wiadomość wygląda poprawnie w Twojej skrzynce odbiorczej.

Wysyłanie wiadomości e-mail

Wysyłka do grupy gości

1. W sekcji "Wyślij wiadomości e-mail" kliknij przycisk typu wiadomości, którą chcesz wysłać
2. Wybierz odbiorców — kto ma otrzymać tę wiadomość:
   • Wszyscy goście — każdy gość z adresem e-mail
   • Goście, którzy jeszcze nie odpowiedzieli — tylko oczekujące RSVP
   • Goście, którzy zaakceptowali / odmówili / uczestniczyli — filtruj według odpowiedzi
   • Goście, którzy nie otworzyli poprzedniej wiadomości — ponownie dotrzyj do niezaangażowanych gości (świetne przy drugiej wysyłce zaproszenia)
3. Opcjonalnie zaznacz "Wyślij tylko do gości, którzy jeszcze nie otrzymali tego e-maila" — patrz niżej
4. Okno dialogowe pokazuje dokładnie, ilu gości otrzyma wiadomość — oraz dlaczego niektórzy zostaną pominięci (już ją otrzymali, wypisali się, adres nie może odbierać e-maili lub wcześniej wrócił jako niedostarczony). Poniżej wyświetlane są adresy gości, które wyglądają na błędne — patrz Sprawdzanie adresów gości
5. Sprawdź podgląd po prawej stronie: to prawdziwa wiadomość wyrenderowana z Twoim szablonem i motywem. Wybierz nad nim obraz okładki — swoją pocztówkę, zdjęcie okładkowe zaproszenia, obraz przesłany w edytorze albo brak okładki — a podgląd wyrenderuje się ponownie. Wybór jest zapisywany w szablonie, więc kolejna wysyłka zaczyna od niego
6. Wybierz domyślny język dla gości, którzy nie mają ustawionego konkretnego języka
7. Kliknij "Wyślij" — albo zaznacz "Zaplanuj na później", aby zamiast tego wybrać datę i godzinę

Dokończenie częściowej wysyłki

Jeśli wysyłka dotarła tylko do części gości, zaznaczenie "Wyślij tylko do gości, którzy jeszcze nie otrzymali tego e-maila" uruchamia ją ponownie dla pozostałych, bez wysyłania drugiej kopii do nikogo, kto już ją otrzymał. Liczba odbiorców w oknie dialogowym aktualizuje się odpowiednio, dzięki czemu widzisz dokładnie, kto jeszcze pozostał, zanim potwierdzisz.

Pozostaw to pole niezaznaczone, gdy wysyłasz naprawdę nową wiadomość tego samego typu — na przykład kolejną aktualizację wydarzenia dotyczącą zmiany miejsca — w przeciwnym razie wszyscy, którzy otrzymali pierwszą wiadomość, zostaliby pominięci.

Wiadomości są dodawane do kolejki i wysyłane w tle. Sekcja statystyk aktualizuje się na żywo w trakcie wysyłki.

Sprawdzanie adresów gości

Zanim cokolwiek zostanie wysłane, Fotify sprawdza każdy adres gościa w danej wysyłce i wyświetla te, którym warto się przyjrzeć:

• Nie może odbierać e-maili — wiadomość nie zostanie wysłana: nieprawidłowy adres albo domena bez serwera pocztowego (często literówka, na przykład "gmial.com"). Dzięki pominięciu takich adresów nie zużywasz kredytu na wiadomość, która mogłaby tylko wrócić jako niedostarczona.
• Wcześniej niedostarczony — wiadomość nie zostanie wysłana: adres wrócił jako niedostarczony przy wcześniejszej wysyłce. Poproś gościa o inny adres i zaktualizuj go na liście gości.
• Wygląda na literówkę lub tymczasowa skrzynka: wiadomość zostanie wysłana, ale warto zerknąć na ten adres jeszcze raz.

Gdy istnieje oczywista poprawka ("Czy chodziło o ana@gmail.com?"), kliknij Użyj tego, aby od razu poprawić adres gościa; liczba odbiorców aktualizuje się natychmiast.

Duże wysyłki zaczynają się od pierwszej grupy

Gdy wysyłasz wiadomość save-the-date lub zaproszenie do więcej niż 50 gości, pierwsze 50 wiadomości wychodzi od razu, a pozostałe kilka minut później. Jeśli niezwykle duża część tych pierwszych e-maili wróci jako niedostarczona, co zwykle oznacza nieaktualną lub błędnie wpisaną listę, Fotify zatrzymuje resztę wysyłki i pokazuje na karcie E-mail komunikat "Wstrzymaliśmy Twoją wysyłkę". Za gości, do których nie wysłano wiadomości, nie zużywa się żadnych kredytów. Popraw oznaczone adresy, a potem wyślij ponownie z zaznaczoną opcją "Wyślij tylko do gości, którzy jeszcze nie otrzymali tego e-maila", aby nikt nie dostał drugiej kopii.

Wysyłka do pojedynczych gości

W tabeli statusu wiadomości e-mail gości każdy wiersz gościa pokazuje dostępne akcje wysyłki:

• Ikona wysyłania (różowa) — Wyślij zaproszenie do tego gościa. Liczba obok pokazuje, ile wysyłek zaproszenia pozostało temu gościowi.
• Ikona dzwonka (niebieska) — Wyślij przypomnienie do tego gościa (tylko dla gości bez odpowiedzi)
• Ikona historii (szara) — Zobacz każdą wiadomość e-mail otrzymaną przez tego gościa, ze znacznikami czasu wysłania, dostarczenia, otwarcia i kliknięcia

Limity wysyłek na gościa

Aby zapobiegać spamowi i chronić reputację nadawcy, liczba wysyłek do jednego gościa jest ograniczona według typu wiadomości:

Typ wiadomości e-mail	Wysyłki na gościa
Zarezerwuj datę	1
Zaproszenie	2
Przypomnienie	1
Aktualizacja wydarzenia	3
Odwołanie	1
Podziękowanie i zdjęcia	1

Gdy gość osiągnie limit dla danego typu wiadomości, kolejne wysyłki tego typu zostaną zablokowane. Nieudane wysyłki nie wliczają się do limitu.

Planowanie i automatyzacja

Zaplanowanie wysyłki na później

Podczas wysyłania dowolnego typu wiadomości do grupy zaznacz "Zaplanuj na później" w oknie potwierdzenia i wybierz datę oraz godzinę. Zaplanowane wysyłki pojawiają się na liście Zaplanowane wysyłki, gdzie możesz je anulować w dowolnym momencie przed ich uruchomieniem. Po zakończeniu zaplanowanej wysyłki lista pokazuje, ile wiadomości dodano do kolejki i ile pominięto.

Automatyczne przypomnienia

Jeśli zaproszenie ma ustawiony termin odpowiedzi RSVP, możesz pozwolić Fotify obsługiwać przypomnienia za Ciebie:

1. Kliknij "Konfiguruj" na szablonie Przypomnienie
2. Włącz "Automatyczne przypomnienia"
3. Wybierz, ile dni przed terminem RSVP ma zostać wysłane przypomnienie

Gdy termin się zbliży, Fotify automatycznie wyśle wiadomość e-mail do każdego gościa, który jeszcze nie odpowiedział. Każdy gość otrzyma najwyżej jedno przypomnienie — niezależnie od tego, czy zostało wysłane automatycznie, czy ręcznie — a automatyczne przypomnienia zużywają kredyty tak jak każda inna wysyłka.

Automatyczne potwierdzenia RSVP

Za każdym razem, gdy gość odpowie przez swój link RSVP, automatycznie otrzyma wiadomość e-mail z potwierdzeniem zawierającą jego odpowiedź, szczegóły wydarzenia i linki do dodania do kalendarza. Nie trzeba niczego włączać — to po prostu działa i jest bezpłatne.

Automatyczne przypomnienia przed wydarzeniem

Trzy dni przed wydarzeniem każdy gość, który zaakceptował zaproszenie, otrzymuje ostatnie przypomnienie ze szczegółami i zaproszeniem do kalendarza w załączniku. Jest ono domyślnie włączone i bezpłatne, więc nie musisz niczego konfigurować.

Załączone zaproszenie do kalendarza jest zawsze tworzone na podstawie aktualnej daty i godziny Twojego wydarzenia, więc jeśli od momentu, gdy goście po raz pierwszy zapisali wydarzenie, coś się zmieniło, ich kalendarz zostanie poprawiony w chwili otwarcia załącznika. Aby wyłączyć przypomnienie dla danego wydarzenia, otwórz kartę "E-mail" i kliknij "Wyłącz" na jego karcie szablonu.

Gdy check-in przy wejściu jest włączony, przypomnienie zawiera również kod QR wejścia każdego gościa (jak to pominąć, zobacz sekcję Przypomnienie przed wydarzeniem powyżej).

Statystyki wiadomości e-mail

Sekcja statystyk pokazuje metryki w czasie rzeczywistym i odświeża się automatycznie podczas wysyłania wiadomości:

Metryka	Opis
Goście z adresem e-mail	Łączna liczba gości, którzy mają adres e-mail
Wysłane	Wiadomości pomyślnie dodane do kolejki i wysłane
Dostarczone	Wiadomości potwierdzone jako dostarczone do skrzynki odbiorczej odbiorcy
Otwarte	Wiadomości otwarte przez odbiorcę (wymaga śledzenia otwarć)
Kliknięte	Odbiorcy, którzy kliknęli przycisk RSVP
Nieudane	Wiadomości odrzucone lub niedostarczone
Wysyłanie...	Wiadomości aktualnie w kolejce (wyświetlane podczas trwającej wysyłki)
Oznaczone jako spam	Odbiorcy, którzy zgłosili wiadomość jako spam (wyświetlane, gdy > 0)
Wypisani	Goście, którzy zrezygnowali z wiadomości e-mail dotyczących wydarzenia (wyświetlane, gdy > 0)

Pasek kredytów

Pod statystykami pasek kredytów pokazuje:

• Wykorzystano X / Y — ile kredytów zużyto z łącznej puli (wysyłki w kolejce rezerwują kredyty do czasu zakończenia; nieudane wysyłki je zwracają)
• Pozostało Z — nadal dostępne kredyty

Uwaga dotycząca śledzenia otwarć i kliknięć

Śledzenie otwarć i kliknięć opiera się na technikach, które nie są w 100% dokładne:

• Śledzenie otwarć używa małego niewidocznego obrazu (piksela śledzącego). Niektóre klienty poczty domyślnie blokują obrazy (np. Outlook na komputerze, wiele firmowych systemów pocztowych), więc otwarcia mogą nie zostać zarejestrowane. Z drugiej strony niektóre klienty, takie jak Apple Mail Privacy Protection, automatycznie ładują obrazy w tle, co może zawyżać liczbę otwarć.
• Śledzenie kliknięć działa przez kierowanie linków przez serwer śledzący. Zwykle jest to niezawodne, ale niektóre klienty poczty nastawione na bezpieczeństwo lub firmowe zapory mogą automatycznie wstępnie pobierać linki, co może rejestrować fałszywe kliknięcia.

W związku z tym traktuj metryki otwarć i kliknięć jako wskaźniki kierunkowe, a nie dokładne liczby. Dostarczenie jest najbardziej wiarygodną z tych trzech metryk, ale odczytuj ją precyzyjnie: dostarczone oznacza, że serwer pocztowy odbiorcy przyjął wiadomość, a nie że trafiła ona do jego skrzynki odbiorczej. Firmowy system pocztowy może przyjąć wiadomość, a następnie przenieść ją do spamu lub wstrzymać do decyzji administratora — a mimo to nadal liczy się to jako dostarczone.

Gdy goście mówią, że nigdy tego nie dostali

Zacznij od statystyk, zamiast zgadywać. Przefiltruj tabelę gości po statusie Odrzucone, aby zobaczyć rzeczywiste niepowodzenia — zwykle są to literówki w adresie, a ich poprawienie i ponowna wysyłka rozwiązuje problem.

Jeśli niemal wszystko pokazuje status dostarczone, a goście i tak twierdzą, że nic nie dotarło, sprawdź, których gości to dotyczy. Uporządkuj obraz według pracodawcy: gdy ogólnie otwarcia i kliknięcia wyglądają dobrze, ale u wszystkich gości z jednej firmy widać tylko dostarczone i nic więcej, niemal na pewno system pocztowy tej firmy filtruje nasze wiadomości. To częste w dużych korporacjach — banki, kancelarie prawne i przedsiębiorstwa stosują najsurowsze filtry — i nie ma to nic wspólnego z treścią Twojej wiadomości. Ich filtry są po prostu ostrożne wobec nieznanego nadawcy dostarczającego pocztę w imieniu innej firmy.

Pomagają dwie rzeczy:

• Poproś ich dział IT o dodanie nas do listy dozwolonych nadawców. Zwykle wystarczy, że zajmie się tym jeden gość z tej firmy, a to naprawia sytuację od razu dla wszystkich tam pracujących.
• Wyślij tym gościom wiadomość z własnej skrzynki. Na liście gości ikona Envelope kopiuje zaprojektowane zaproszenie danego gościa i otwiera Twojego klienta poczty zaadresowanego do niego; wklej je i wyślij. Wysłana z Twojej firmowej domeny, dociera tak jak każda inna wiadomość, którą do nich wysyłasz. Zobacz Jak zarządzać listą gości, aby poznać instrukcję krok po kroku.

Zaproszenia wysłane w ten sposób nie pojawiają się w powyższych statystykach — wysyłkę wykonał Twój klient poczty, więc nie mamy czego śledzić. Ich odpowiedzi RSVP nadal wracają normalnie.

Tabela statusu wiadomości e-mail gości

Tabela pokazuje każdego gościa i status jego wiadomości e-mail. Użyj narzędzi nad tabelą, aby znaleźć konkretnych gości:

Wyszukiwanie

Wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail, aby natychmiast przefiltrować listę.

Filtry

• Status RSVP — Filtruj według: Oczekuje, Zaakceptowano, Odmówiono lub Uczestniczył(a)
• Status e-mail — Filtruj według: Ma e-mail, Brak e-maila, Wysłane, Niewysłane, Dostarczone, Otwarte lub Odrzucone
• Kliknij "Wyczyść filtry", aby zresetować

Kolumny tabeli

Kolumna	Opis
Imię i nazwisko	Pełne imię i nazwisko gościa
E-mail	Adres e-mail (lub „Brak e-maila”, jeśli go nie ma), z krótką notatką poniżej, gdy e-maile nie docierają do gościa
RSVP	Aktualna odpowiedź: Oczekuje (szary), Zaakceptowano (zielony), Odmówiono (czerwony), Uczestniczył(a) (zielony)
Save Date	Status dostarczenia wiadomości save-the-date
Zaproszenie	Status dostarczenia wiadomości z zaproszeniem
Przypomnienie	Status dostarczenia wiadomości z przypomnieniem
Akcje	Przyciski wysyłki, przypomnienia i historii e-mail dla uprawnionych gości

Ikony statusu wiadomości e-mail

• Zegar — Oczekuje lub w kolejce
• Strzałka wysyłania — Wysłane do dostawcy
• Zielony znacznik wyboru — Dostarczone
• Fioletowa koperta — Otwarte
• Niebieski wskaźnik — Kliknięte
• Czerwony X — Odrzucone lub nieudane
• Czerwony zakaz — Zgłoszenie spamu

Gdy wiadomości e-mail nie docierają do gościa

Krótka notatka pod adresem gościa wyjaśnia przyczynę prostymi słowami:

• Ten adres nie istnieje — e-mail wysłany na ten adres wrócił jako niedostarczony. Poproś gościa o inny adres i zaktualizuj go na liście gości.
• Wcześniej niedostarczony — e-mail wysłany wcześniej na ten adres wrócił jako niedostarczony, więc adres jest pomijany.
• Wypisano się — gość kliknął link do wypisania się w jednym z e-maili.
• Oznaczono jako spam — gość zgłosił e-mail jako spam, więc nie są już wysyłane kolejne.

Gdy adres to oczywista literówka, na przykład „gmial.com”, notatka podpowiada poprawiony adres. Kliknij Użyj tego, aby zaktualizować gościa, a następnie wyślij ponownie: poprawiony adres zaczyna z czystą kartą.

Historia wiadomości e-mail pojedynczego gościa

Kliknij ikonę historii w dowolnym wierszu gościa, aby zobaczyć pełną oś czasu każdej wiadomości e-mail, którą otrzymał ten gość — w tym typ wiadomości, kiedy została dodana do kolejki, wysłana, dostarczona, otwarta i kliknięta, a jeśli wysyłka się nie powiodła, także jej przyczynę podaną prostymi słowami. To najszybszy sposób, aby odpowiedzieć na pytanie „czy ciocia Carla naprawdę dostała zaproszenie?”

Obsługa wielu języków

Zaproszenia e-mail obsługują 19 języków: angielski, hiszpański, francuski, niemiecki, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, rosyjski, turecki, arabski, hebrajski, hindi, japoński, koreański, chiński, duński, szwedzki i czeski.

Jak działa wybór języka

1. Każdy gość może mieć ustawione ustawienia regionalne wiadomości na liście gości (można je edytować podczas dodawania lub edytowania gościa)
2. Podczas wysyłki goście otrzymują wiadomości w swoich konkretnych ustawieniach regionalnych
3. Goście bez ustawionych ustawień regionalnych otrzymują wiadomość w domyślnym języku wybranym podczas wysyłki

Wiadomości w języku arabskim i hebrajskim są automatycznie renderowane od prawej do lewej (RTL).

Wypisanie się i rezygnacja

Każda wiadomość e-mail zawiera link do wypisania się w stopce i obsługuje przycisk wypisania jednym kliknięciem wbudowany w Gmaila oraz inne aplikacje pocztowe. Gdy gość się wypisze:

• Strona potwierdzenia poprosi go o potwierdzenie (aby skaner bezpieczeństwa nie wypisał go przypadkowo)
• Po potwierdzeniu zostanie wypisany ze wszystkich wiadomości e-mail dotyczących wydarzenia
• Jego status na liście gości będzie widoczny jako rezygnacja
• Na ten adres nie będzie można wysyłać kolejnych wiadomości

Musisz respektować rezygnacje. Próby obejścia systemu wypisywania mogą skutkować wyłączeniem funkcji e-mail.

Najlepsze praktyki

Przed wysyłką

• Zawsze najpierw wyślij wiadomość testową, aby sprawdzić formatowanie, obrazy i linki
• Ustaw nazwę nadawcy, którą goście rozpoznają (np. swoje imię i nazwisko lub imiona pary) — to ona pojawia się w kolumnie „Od” w skrzynce odbiorczej i wpływa na współczynnik otwarć
• Ustaw nazwę organizatora i nazwę wydarzenia — są one wyraźnie widoczne w wiadomości. Jeśli wydarzenie organizuje kilka osób, wpisz w polu Nazwa organizatora całą grupę („Rodzina Millerów”) zamiast imienia jednej osoby
• Dodaj obraz okładki — wiadomości z obrazami mają wyższe zaangażowanie. Włącz użycie swojej pocztówki w e-mailach, a jednym ruchem obejmie ona zaproszenia, powiadomienia „zarezerwuj datę” i przypomnienia; okno wysyłki pozwala zamienić ją na zdjęcie okładkowe zaproszenia lub na przesłany plik
• Wybierz motyw, który pasuje do stylu i formalności wydarzenia

Dobór czasu wysyłki

• Wyślij Zarezerwuj datę kilka tygodni lub miesięcy przed wydarzeniem
• Wyślij zaproszenia 3–6 tygodni przed wydarzeniem
• Włącz automatyczne przypomnienia, aby osoby bez odpowiedzi otrzymały delikatne przypomnienie przed terminem RSVP — albo wyślij przypomnienia ręcznie 1–2 tygodnie przed wydarzeniem
• Użyj "Zaplanuj na później", aby przygotować wysyłki z wyprzedzeniem i wysłać je o porze dogodnej dla gości
• Wyślij Podziękowanie i zdjęcia do uczestników dzień lub dwa po wydarzeniu, gdy wspomnienia są jeszcze świeże — to także najlepszy sposób, aby zapełnić galerię zdjęć

Zarządzanie odpowiedziami

• Monitoruj statystyki Otwarte i Kliknięte, aby ocenić zaangażowanie
• Użyj grupy odbiorców "nie otworzyli poprzedniej wiadomości", aby ponownie wysłać zaproszenie tylko do niezaangażowanych gości
• Używaj filtrów, aby szybko znajdować gości według statusu RSVP lub statusu dostarczenia e-mail
• Sprawdzaj odrzucone wiadomości — mogą wskazywać nieprawidłowe adresy e-mail

Często zadawane pytania

Q: Ile kosztują kredyty e-mail? A: Kredyty e-mail są sprzedawane w pakietach w różnych cenach. Sprawdź kartę E-mail w panelu wydarzenia, aby zobaczyć najnowsze ceny i rozmiary pakietów.

Q: Czy mogę wysyłać wiadomości e-mail bez kupowania kredytów? A: Wiadomości testowe są bezpłatne i nie wymagają kredytów, a automatyczne wiadomości z potwierdzeniem RSVP są zawsze bezpłatne. Jednak wysyłka do rzeczywistych gości wymaga zakupionych kredytów.

Q: Co się stanie, jeśli zabraknie mi kredytów w trakcie wysyłki? A: Wysyłka zbiorcza zatrzyma się, gdy kredyty zostaną wyczerpane. Wiadomości już dodane do kolejki nadal zostaną dostarczone. Możesz kupić więcej kredytów i wysłać wiadomość do pozostałych gości.

Q: Który obraz trafia na górę e-maila z zaproszeniem? A: W tej kolejności: obraz okładki przesłany w edytorze danego szablonu, w przeciwnym razie pocztówka wydarzenia (gdy jej użycie w e-mailach jest włączone), w przeciwnym razie żaden. Okno wysyłki pokazuje wynik i pozwala przed wysłaniem przełączać między pocztówką, zdjęciem okładkowym zaproszenia, przesłanym obrazem lub brakiem okładki.

Q: Czy mogę zaplanować wysłanie wiadomości e-mail na później? A: Tak. Zaznacz "Zaplanuj na później" w oknie wysyłki i wybierz datę oraz godzinę. Nadchodzące wysyłki możesz zobaczyć i anulować na liście Zaplanowane wysyłki.

Q: Czy przypomnienia mogą być wysyłane automatycznie? A: Tak. Włącz "Automatyczne przypomnienia" w ustawieniach szablonu Przypomnienie i wybierz, ile dni przed terminem RSVP mają zostać wysłane. Goście, którzy nie odpowiedzieli, automatycznie otrzymają jedno przypomnienie.

Q: Czy goście otrzymują potwierdzenie, gdy odpowiedzą na RSVP? A: Tak — automatycznie. Goście, którzy odpowiedzą, otrzymają bezpłatną wiadomość e-mail z potwierdzeniem zawierającą ich odpowiedź, szczegóły wydarzenia i linki do dodania do kalendarza. Możesz dostosować jej wygląd w szablonie Potwierdzenie RSVP.

Q: Czy goście mogą dodać wydarzenie do kalendarza z wiadomości e-mail? A: Tak. Zaproszenia, wiadomości save-the-date, przypomnienia, aktualizacje i potwierdzenia zawierają linki Dodaj do kalendarza dla Google Calendar, Outlook i Apple/iCal.

Q: Czy mogę dostosować projekt wiadomości e-mail poza motywami? A: Możesz dostosować treść (tytuł, wiadomość, obrazy, tekst CTA, temat wiadomości) i wybrać spośród 8 motywów wizualnych. Struktura układu wiadomości e-mail jest stała, aby zapewnić niezawodne renderowanie we wszystkich klientach poczty.

Q: W wiadomości jest napisane „…, Organizator wydarzenia zaprasza Cię na …”. Jak zmienić, od kogo pochodzi zaproszenie? A: Ten wiersz pochodzi z pola Nazwa organizatora w szablonie wiadomości, a nie ze strony zaproszenia. Kliknij "Konfiguruj" na szablonie, ustaw Nazwę organizatora na to, od kogo ma pochodzić zaproszenie — nazwa rodziny lub grupy, na przykład „Rodzina Millerów”, sprawdza się dobrze, gdy wydarzenie organizuje kilkoro krewnych — i zapisz. Wartość jest zapisywana osobno dla każdego typu wiadomości, więc ustaw ją w każdym szablonie, który planujesz wysłać (Zaproszenie, Zarezerwuj datę, Przypomnienie itd.). Jeśli zostawisz to pole puste, Fotify użyje nazwy Twojego konta. To co innego niż Nazwa nadawcy, czyli nazwa nadawcy, którą goście widzą w skrzynce odbiorczej. Zobacz Dostosowywanie wiadomości e-mail.

Q: Organizujemy wydarzenie w kilka osób. Jak uzyskać „zapraszają” zamiast „zaprasza”? A: Użyj pola Tekst wprowadzający w szablonie. Pozostawione puste, to zdanie generujemy za Ciebie i zawsze brzmi ono „zaprasza”. Wypełnij je, a Twoje sformułowanie całkowicie zastąpi nasze — np. Dzieci Amary zapraszają Cię na jej 90. urodziny. Obsługuje te same symbole zastępcze personalizacji co wiadomość, więc {{FIRSTNAME}}, dzieci Amary zapraszają Cię… również zadziała.

Q: Czy mogę spersonalizować każdą wiadomość e-mail imieniem gościa? A: Tak. Temat, tytuł i wiadomość obsługują symbole zastępcze takie jak {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}}, {{FULLNAME}}, {{EMAIL}} i {{RSVP_LINK}}. Każdy z nich jest zastępowany danymi danego odbiorcy podczas wysyłki, więc jedna wiadomość personalizuje się dla wszystkich. Zobacz Personalizacja za pomocą symboli zastępczych.

Q: Dlaczego nie widzę śledzenia otwarć/kliknięć? A: Śledzenie otwarć i kliknięć musi być włączone w ustawieniach domeny dostawcy poczty. Skontaktuj się z pomocą techniczną, jeśli potrzebujesz pomocy przy włączeniu tej funkcji. Pamiętaj też, że niektóre klienty poczty blokują piksele śledzące lub wstępnie pobierają linki, więc te metryki są przybliżone — zobacz zastrzeżenie dotyczące śledzenia w sekcji Statystyki powyżej.

Q: Co się stanie, jeśli wiadomość e-mail zostanie odrzucona? A: Twarde odrzucenie (adres, który nie istnieje) blokuje ten adres we wszystkich kolejnych wysyłkach — w tym wydarzeniu i w każdym innym we Fotify — więc nie może już zaszkodzić Twojej dostarczalności. Okno wysyłki pokazuje go jako "Wcześniej niedostarczony", aby można było poprosić gościa o działający adres. Miękkie odrzucenia (pełna skrzynka, serwer chwilowo niedostępny) niczego nie blokują.

Q: E-maile moich gości pokazują status dostarczone, ale nikt ich nie otworzył. Co jest nie tak? A: Dostarczone oznacza, że ich serwer pocztowy przyjął wiadomość, a nie że trafiła ona do skrzynki odbiorczej — firmowe systemy pocztowe mogą przyjąć e-mail, a następnie przenieść go do spamu. Jeśli goście bez żadnej aktywności skupiają się u jednego lub dwóch pracodawców, to jest właśnie ta przyczyna. Zobacz Gdy goście mówią, że nigdy tego nie dostali.

Q: Czy mogę wysłać zaproszenie z własnego adresu e-mail zamiast z Fotify? A: Tak, jednemu gościowi naraz. Na liście gości ikona Envelope kopiuje zaprojektowane zaproszenie tego gościa i otwiera Twojego klienta poczty zaadresowanego do niego — wklej je w pustą wiadomość i wyślij. To rozwiązanie dla gości, których pracodawca filtruje nasze wiadomości, ponieważ dociera ono z Twojej własnej domeny. Takie wysyłki nie zużywają kredytów i nie pojawiają się w statystykach e-mail.

Q: Czy gość może otrzymać ten sam typ wiadomości e-mail dwa razy? A: To zależy od typu: zaproszenia można wysłać maksymalnie dwa razy na gościa, a aktualizacje wydarzenia maksymalnie trzy razy; wiadomości save-the-date, przypomnienia, odwołania i podziękowania są ograniczone do jednej na gościa. Te limity zapobiegają spamowi i chronią reputację nadawcy.

Q: Czy wiadomości e-mail działają z systemem RSVP? A: Tak. Wiadomości z zaproszeniem i przypomnieniem zawierają spersonalizowany przycisk RSVP prowadzący bezpośrednio do indywidualnej strony RSVP każdego gościa. Gdy gość odpowie przez link, jego status zostanie zaktualizowany w panelu w czasie rzeczywistym — a gość otrzyma automatyczną wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Q: Czy mogę wysłać wiadomość tylko do konkretnych gości? A: Tak. Podczas wysyłki wybierz grupę odbiorców: wszyscy goście, goście, którzy jeszcze nie odpowiedzieli, goście, którzy zaakceptowali/odmówili/uczestniczyli, albo goście, którzy nie otworzyli poprzedniej wiadomości. Okno dialogowe pokazuje dokładnie, ilu gości otrzyma wiadomość, zanim potwierdzisz.

Q: Wiadomość dotarła tylko do części moich gości. Czy mogę wysłać ją do pozostałych bez duplikowania?

A: Tak. Zaznacz "Wyślij tylko do gości, którzy jeszcze nie otrzymali tego e-maila" przy ponownej wysyłce. Każdy, kto już otrzymał tę wiadomość, zostanie pominięty, więc nikt nie dostanie drugiej kopii. Zobacz Dokończenie częściowej wysyłki.

Q: Jakie języki są obsługiwane? A: 19 języków: angielski, hiszpański, francuski, niemiecki, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, rosyjski, turecki, arabski, hebrajski, hindi, japoński, koreański, chiński, duński, szwedzki i czeski. Arabski i hebrajski są automatycznie wyświetlane od prawej do lewej.

Q: Dlaczego moja funkcja e-mail została wyłączona? A: Jeśli treść Twoich wiadomości zostanie oznaczona przez nasz automatyczny system moderacji (jako spam, treści obraźliwe lub naruszenie zasad), funkcja zostanie tymczasowo wyłączona. Skontaktuj się z support@fotify.app, aby rozwiązać problem.

Q: Czy kredyty e-mail podlegają zwrotowi? A: Kredyty e-mail nie podlegają zwrotowi i nie można ich przenosić między wydarzeniami. Szczegóły znajdziesz w naszej Polityce zwrotów.

Ceny mogą się różnić w zależności od kraju i waluty. Najnowsze ceny znajdziesz na stronie cennika.