Como gerir a sua lista de convidados

O separador Guests (Convidados) no seu painel de RSVP é onde adiciona, gere e acompanha todos os participantes do seu evento. Quer esteja a adicionar convidados um a um ou a importar centenas a partir de uma folha de cálculo, a Fotify facilita manter a sua lista de convidados organizada.

Aceder à lista de convidados

Aceda ao painel do seu evento em dashboard.fotify.app
Selecione o seu evento e clique em "RSVP" na barra lateral
Clique no separador "Guests"

Se ainda não criou um convite de RSVP, consulte primeiro Como criar o seu convite de RSVP.

Verá a sua lista completa de convidados com estados de resposta e botões de ação.

Compreender a lista de convidados

Filtros de estado

Filtre os seus convidados por estado de resposta utilizando os separadores no topo:

Filtro	Descrição
All	Todos os convidados da sua lista
Accepted	Convidados que confirmaram presença
Declined	Convidados que não podem comparecer
Not Answered	Convidados que ainda não responderam
Attended	Convidados que fizeram check-in no evento (quando a presença por QR está ativada)

Colunas de informação do convidado

A tabela apresenta informações-chave para cada convidado:

Name - Nome completo do convidado
Email - Endereço de e-mail (se fornecido)
Cellphone - Número de telemóvel para SMS/WhatsApp
Guests - Número de pessoas no seu grupo (incluindo acompanhantes)
Confirmed - Quantas pessoas confirmaram que vão comparecer
Status - A resposta ao RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Etiquetas coloridas que mostram as tags de convidados aplicadas a este convidado. Clique no botão + Add tag na linha para adicionar ou remover tags diretamente
Registered - Quando o convidado foi adicionado ou se registou
Actions - Botões de ação rápida

Ordenação e pesquisa

Search - Utilize a barra de pesquisa para encontrar convidados por nome ou e-mail
Sort - Clique em qualquer cabeçalho de coluna para ordenar a lista (por exemplo, por nome, estado)

Filtrar e etiquetar convidados

O sistema de tags da Fotify permite-lhe rotular convidados (por exemplo, "Family", "VIP", "Work") e filtrar por essas tags. Os detalhes completos estão no artigo Guest Tags; aqui está como as tags aparecem na lista de convidados.

A linha de filtro de tags

Acima dos filtros de estado verá uma linha com a etiqueta "Filter by tags". Ela inclui:

Um chip para cada tag que criou (clique para ativar/desativar como filtro)
Um chip tracejado "+ New tag" que abre o gestor de tags para que possa criar uma nova tag diretamente
Um botão "Manage tags" à direita (renomear cores, editar ou eliminar tags existentes)
Quando dois ou mais chips de tags estão ativos, um seletor Any / All controla se o filtro corresponde a convidados com qualquer uma das tags selecionadas ou com todas elas

Quando um filtro de tags está ativo, a lista de convidados mostra apenas os convidados correspondentes. Clique novamente no mesmo chip para remover o filtro, ou utilize "Clear tag filter" para limpar todos os filtros de tags de uma só vez.

Etiquetar convidados diretamente

Em qualquer linha de convidado (tabela no desktop ou cartão no mobile), clique no botão + Add tag na coluna Tags. Surge um menu suspenso com todas as tags do evento; clique para alternar e, depois, clique em Save. As tags existentes no convidado aparecem como chips coloridos ao lado do botão.

Etiquetagem em massa de convidados selecionados

Para aplicar (ou remover) tags a vários convidados de uma só vez:

Selecione convidados usando as caixas de seleção à esquerda de cada linha
Na barra de ferramentas de seleção que aparece, clique em "Apply tags"
Escolha um mode — Add, Remove ou Replace
Marque as tags que pretende e clique no botão verde Save

Add adiciona as tags selecionadas a todos os convidados, mantendo as tags existentes
Remove remove as tags selecionadas de todos os convidados
Replace apaga as tags atuais e define exatamente a lista selecionada

Adicionar convidados individualmente

Para adicionar um único convidado:

Clique no botão "Add Guest"
Preencha os dados do convidado:
- Name - Primeiro nome do convidado (obrigatório)
- Last Name - Apelido do convidado
- Email - Endereço de e-mail para convites digitais
- Cellphone - Número de telefone no formato internacional com + (por exemplo, +14155551234)
- Number of Guests - Quantas pessoas estão no grupo (predefinição: 1)
- SMS Language - Substitui o idioma predefinido para as mensagens SMS deste convidado
Clique em "Add Guest"

Formato do número de telefone

Para que as funcionalidades de SMS e WhatsApp funcionem, os números de telefone devem estar no formato internacional E.164:

Comece com + seguido do indicativo do país
Sem espaços, hífens ou parênteses
Exemplos: +14155551234 (EUA), +34612345678 (Espanha), +4915112345678 (Alemanha)

Importar Vários Convidados (Envio de CSV)

Para listas grandes de convidados, importe todos de uma vez usando um ficheiro CSV.

Como Importar

Clique em "Upload Guest List"
Prepare o seu ficheiro CSV com o formato obrigatório (ver abaixo)
Arraste e largue o ficheiro ou clique para o selecionar
Clique em "Upload Guest List"

Formato do CSV

O seu ficheiro CSV tem de incluir estas colunas:

Coluna	Obrigatório	Descrição
Name	Sim	Primeiro nome do convidado
LastName	Não	Apelido do convidado (pode ficar vazio)
Email	Não	Endereço de e-mail (pode ficar vazio)
Phone	Não	Telemóvel no formato E.164 com + e indicativo do país
Guests	Não	Número de convidados no grupo (predefinição: 1)
Locale	Não	Código de idioma para SMS e e-mail (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` e `MessagingLocale` ainda são aceites por compatibilidade com versões anteriores
Tags	Não	Nomes das etiquetas a aplicar a este convidado, separados por `\|` (pipe). As etiquetas em falta são criadas automaticamente
DisplayAlias	Não	Nome de apresentação usado nas mensagens em vez de `Name + LastName` (por exemplo, "Adam & Susan", "The Smith Family"). Útil para casais, famílias e grupos
IsPlural	Não	Defina como `true` (ou `yes` / `1`) quando o convite é para várias pessoas, para que as mensagens usem a forma plural nos idiomas suportados (sueco, espanhol, francês, italiano, português, neerlandês, polaco, árabe, hebraico, dinamarquês). A predefinição é `false`

Exemplo de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Dicas para Importação de CSV

Clique em "Download Example" para obter um ficheiro modelo
E-mail e telemóvel são opcionais — deixe em branco se não estiverem disponíveis
Idiomas de mensagens suportados: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Se o campo Locale estiver vazio, o convidado recebe SMS e e-mails no idioma predefinido do seu evento
Coluna Tags: separe várias etiquetas com | (por exemplo, Family|VIP). Qualquer nome de etiqueta que ainda não exista no evento é criado automaticamente com uma cor predefinida — pode alterar a cor mais tarde em Manage tags
DisplayAlias: quando definido, este nome é usado em SMS, e-mails e na página de RSVP (também substitui {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} e {{FULLNAME}} em modelos de mensagem personalizados). Deixe em branco para usar o formato normal Name + LastName
IsPlural: só é relevante em idiomas que distinguem singular/plural na 2.ª pessoa — por exemplo, em sueco "du är inbjuden" (singular) passa a "ni är inbjudna" (plural). Em inglês, alemão, russo e outros idiomas sem essa distinção, o campo é ignorado

Botões de ação do convidado

Cada linha de convidado tem botões de ação para gestão rápida:

Ícone	Ação	Descrição
Pencil	Edit	Alterar os dados do convidado (nome, e-mail, telefone, convidados, estado)
Eye	View	Ver todas as informações do convidado sem fazer alterações
Copy	Copy Message	Copiar convite personalizado com o nome do convidado e o link único de RSVP
Envelope	Email	Abrir o cliente de e-mail com o convite pré-preenchido (se o e-mail tiver sido fornecido)
WhatsApp	WhatsApp	Abrir o WhatsApp Web com a mensagem pré-preenchida (se o telefone tiver sido fornecido)
Trash	Delete	Remover o convidado da lista (requer confirmação)

Vista mobile

Em dispositivos móveis, os botões de ação estão acessíveis através de um menu (três pontos) no canto inferior direito de cada cartão de convidado.

Enviar convites aos convidados

Depois de adicionar convidados, precisa de lhes enviar os respetivos links de RSVP personalizados.

Opção 1: Copiar e colar

Clique no ícone Copy de um convidado
A mensagem personalizada (com o nome e o link único) é copiada
Cole no e-mail, SMS ou aplicação de mensagens da sua preferência

Opção 2: WhatsApp direto

Clique no ícone WhatsApp (apenas visível para convidados com número de telefone)
O WhatsApp Web abre com uma mensagem de convite pré-preenchida
Envie a mensagem diretamente

Acompanhamento no WhatsApp

Os convidados a quem enviou mensagem via WhatsApp terão um fundo verde discreto
Isto ajuda a acompanhar quem recebeu o convite
Utilize "Reset All Sent" para limpar este histórico de acompanhamento e recomeçar

Exportar a sua lista de convidados

Pode exportar a sua lista completa de convidados em dois formatos: CSV para folhas de cálculo ou PDF para um documento pronto a imprimir.

Transferir como CSV

Clique em "Download CSV" na barra de ferramentas do separador Guests
O ficheiro inclui todas as informações dos convidados, respostas, valores de campos personalizados e uma coluna Tags (nomes de etiquetas separados por barra vertical — o mesmo formato aceite na importação, para que possa fazer ida e volta dos dados)
Abra no Excel, Google Sheets ou qualquer aplicação de folha de cálculo

Transferir como PDF

Clique em "Download PDF" na barra de ferramentas do separador Guests
É gerado um PDF formatado com o nome do seu evento, data e um resumo das estatísticas de respostas
O PDF inclui todos os detalhes dos convidados num layout de tabela simples e limpo, com uma coluna Tags que mostra os nomes das etiquetas de cada convidado como texto separado por vírgulas

Quando Collect Guest Names está ativado, o PDF também inclui:

Sub-linhas indentadas para cada convidado plus-one por baixo do convite principal, listando o respetivo nome individual

Quando Table Management também está ativado, cada sub-linha mostra adicionalmente a mesa atribuída a essa pessoa numa nova coluna Table.

Isto torna o PDF ideal para:

Imprimir uma lista de convidados para o local ou para a equipa da entrada
Partilhar com fornecedores (caterings, organizadores de eventos) que não usam folhas de cálculo
Ter uma cópia física de segurança no evento
Verificar atribuições de mesa rapidamente

Gerir respostas dos convidados

Editar uma resposta

Se um convidado o contactar para alterar o RSVP:

Clique no ícone Edit (lápis) desse convidado
Atualize o estado (Accepted, Declined)
Ajuste o número de convidados confirmados, se necessário
Guarde as alterações

Ver detalhes da resposta

Clique no ícone View (olho) para ver:

Informações completas do convidado
A resposta ao RSVP
Quaisquer comentários enviados
Respostas a campos personalizados

Eliminar convidados

Para remover um convidado:

Clique no ícone Delete (caixote do lixo)
Confirme a eliminação

Para eliminar vários convidados:

Selecione convidados usando as caixas de seleção
Clique em "Delete all (X)" para remover os convidados selecionados

Dicas para gestão da lista de convidados

Antes do seu evento

Adicione todos os convidados antes de enviar convites
Verifique se os números de telefone estão no formato internacional
Use a importação por CSV para listas grandes e poupar tempo
Defina o idioma de SMS adequado para convidados internacionais

Acompanhar respostas

Verifique regularmente o filtro Not Answered para fazer follow-up
Use o acompanhamento do WhatsApp para ver quem recebeu convites
Exporte a lista periodicamente para acompanhar o progresso

Follow-up

Para convidados que ainda não responderam, use os botões Copy ou WhatsApp para enviar lembretes
Considere usar a funcionalidade de SMS para lembretes em massa

Perguntas Frequentes

Q: Existe um limite para o número de convidados que posso adicionar? A: Os limites de convidados dependem do seu plano Fotify. Consulte os detalhes do seu plano para limites específicos.

Q: Posso adicionar convidados depois de enviar os convites? A: Sim! Pode adicionar novos convidados a qualquer momento. Apenas lembre-se de lhes enviar o respetivo link de convite.

Q: O que acontece se eu eliminar um convidado que já respondeu? A: A resposta é removida permanentemente. Se tentarem usar o link antigo de RSVP, deixará de funcionar.

Q: Posso alterar manualmente o estado de RSVP de um convidado? A: Sim, use o botão Edit para atualizar manualmente o estado de qualquer convidado, por exemplo quando ligam para confirmar em vez de usarem o formulário online.

Q: Porque não consigo ver o botão do WhatsApp para alguns convidados? A: O botão do WhatsApp só aparece para convidados que tenham um número de telefone guardado. Adicione o número de telefone para ativar esta funcionalidade.

Q: Qual é a diferença entre as colunas "Guests" e "Confirmed"? A: "Guests" é quantas pessoas convidou nesse grupo. "Confirmed" é quantas pessoas o convidado disse que vão realmente comparecer quando respondeu.

Q: Posso importar convidados do Google Contacts ou de outra app? A: Exporte os seus contactos como um ficheiro CSV a partir da sua app de contactos, depois formate-o para corresponder aos requisitos de CSV do Fotify e importe-o.

Q: Qual é a diferença entre a exportação em CSV e em PDF? A: O CSV é melhor para trabalho em folha de cálculo — editar, filtrar e importar para outras ferramentas. O PDF é um documento formatado e imprimível com o cabeçalho do seu evento e estatísticas resumidas, ideal para partilhar com fornecedores ou imprimir para a equipa da entrada no evento.

Q: O PDF inclui atribuições de mesa e nomes de plus-one? A: Os nomes de plus-one aparecem como sub-linhas indentadas por baixo do convite principal sempre que Collect Guest Names está ativado. Quando Table Management também está ativo, o PDF adiciona uma coluna Table que mostra a atribuição individual de lugar de cada pessoa.

Q: Como sei a que convidados já enviei convites? A: Convidados contactados via WhatsApp mostram um fundo verde. Para outros métodos, considere usar o SMS Language ou um sistema de notas para acompanhar.

Q: Os convidados podem responder ao RSVP sem serem adicionados primeiro à lista? A: Para convites personalizados, os convidados têm de ser adicionados primeiro à sua lista para receberem o link único de RSVP. No entanto, se ativar a funcionalidade Registration Form feature, os convidados podem auto-registar-se através de um link público — serão adicionados automaticamente à sua lista de convidados quando concluírem o formulário.

Q: O que acontece se eu carregar um CSV com convidados duplicados? A: O sistema irá notificá-lo sobre duplicados. Pode optar por ignorá-los ou atualizar entradas existentes.

Q: Posso importar convidados com etiquetas já aplicadas? A: Sim. Adicione uma coluna Tags ao seu CSV com nomes de etiquetas separados por barra vertical (por exemplo, Family|VIP). Qualquer etiqueta que ainda não exista para o evento é criada automaticamente com uma cor predefinida. Fluxo completo: veja o artigo Guest Tags article.

Q: As etiquetas são incluídas quando exporto convidados? A: Sim — tanto a exportação CSV (nomes separados por barra vertical) como a exportação PDF (lista separada por vírgulas numa coluna Tags) incluem todas as etiquetas aplicadas ao convidado. Pode reimportar o CSV para restaurar etiquetas.

Q: Como posso etiquetar muitos convidados de uma só vez? A: Use as caixas de seleção para selecionar os convidados que pretende e, em seguida, clique em "Apply tags" na barra de ferramentas de seleção. Pode Add, Remove ou Replace etiquetas em todos os convidados selecionados com um só clique.