Como gerir a sua lista de convidados

A página Convidados no seu painel é onde adiciona, gere e acompanha todos os participantes do seu evento. Quer esteja a adicionar convidados um a um ou a importar centenas a partir de uma folha de cálculo, a Fotify facilita manter a sua lista de convidados organizada.

Não precisa de um convite de RSVP para criar a sua lista de convidados — a página funciona de forma totalmente independente, e tudo se liga automaticamente se criar um convite mais tarde.

Aceder à lista de convidados

1. Aceda ao painel do seu evento em dashboard.fotify.app
2. Selecione o seu evento e clique em "Convidados" na barra lateral

Verá a sua lista completa de convidados com estados de resposta e botões de ação.

Nota: As ações de partilha por convidado (copiar convite, copiar link do convite, enviar do meu email, WhatsApp) aparecem depois de configurar o seu convite e ativar o RSVP — antes disso ainda não há nada para partilhar. Um banner na página leva-o à configuração quando estiver pronto.

Compreender a Lista de Convidados

Filtrar Convidados

Toda a filtragem fica numa única barra de filtros no topo da página Convidados. Cada filtro é combinado (AND), por isso pode acumulá-los para responder a perguntas específicas como "VIPs que ainda não responderam e têm número de telemóvel."

Estado é um conjunto de chips e é multi-seleção — clique em tantos quantos quiser:

Chip	Mostra
Todos	Todos os convidados da sua lista (limpa o filtro de estado)
Aceite	Convidados que confirmaram presença
Recusado	Convidados que não podem comparecer
Sem resposta	Convidados que ainda não responderam
Compareceu	Convidados que fizeram check-in no evento (quando a presença por QR está ativada)

Como o estado é multi-seleção, pode ver Aceite + Compareceu em conjunto (todos os que vêm) ou Sem resposta + Recusado em conjunto (todos os que ainda precisa de contactar). Cada chip mostra uma contagem em tempo real.

Mais filtros (o botão deslizante) abre dimensões extra:

• Origem — Adicionado por mim (foi você que os adicionou) vs Auto-registado (inscreveram-se através de um link de registo)
• Tamanho do grupo — Individual (apenas uma pessoa) vs Grupo (2+ pessoas com acompanhantes)
• Tem email / Tem telefone — apenas convidados que pode realmente contactar por email ou mensagem, útil mesmo antes de um envio

Cada filtro ativo aparece como um chip removível numa linha de resumo, com um botão Limpar tudo e uma contagem em tempo real de "X de Y correspondentes", para que saiba sempre exatamente que segmento está a ver.

Colunas de Informação do Convidado

A tabela apresenta as informações principais de cada convidado:

• Nome - Nome completo do convidado
• Email - Endereço de email (se fornecido)
• Telemóvel - Número para SMS/WhatsApp
• Convidados - Número de pessoas no grupo (incluindo acompanhantes)
• Confirmados - Quantas pessoas confirmaram que vão comparecer
• Estado - A resposta ao RSVP (Aceite, Recusado, Sem resposta)
• Etiquetas - Chips coloridos que mostram as etiquetas de convidado aplicadas a este convidado. Clique no botão + Adicionar etiqueta na linha para anexar ou remover etiquetas diretamente
• Registado - Quando o convidado foi adicionado ou se auto-registou
• Ações - Botões de ações rápidas

Ordenação e Pesquisa

• Pesquisar - Use a barra de pesquisa para encontrar convidados por nome, email, telefone ou — quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado — pelo nome de um acompanhante. Se um acompanhante corresponder, esse convite expande automaticamente e o nome correspondente fica destacado
• Ordenar - Clique em qualquer cabeçalho de coluna para ordenar a lista (por exemplo, por nome, estado)

Ver Nomes de Acompanhantes (quando Nomes dos Convidados está ativado)

Quando ativar Recolher Nomes dos Convidados (ou estiver a usar lugares, que o inclui), grupos de 2 ou mais mostram um chevron ao lado do nome principal. Clique para expandir a linha e revelar cada acompanhante como uma sublinha indentada por baixo do convite principal:

• Cada convidado com nome aparece com um selo "+1" (ou "Convidado principal" para o titular)
• Um ícone de lápis em cada sublinha leva diretamente à edição desse nome específico
• Se um grupo tiver menos nomes do que o tamanho declarado, verá um marcador "N nomes ainda não fornecidos" com um link Adicionar nomes
• Durante a pesquisa, as linhas que contêm um acompanhante correspondente expandem automaticamente para que a correspondência seja visível de imediato — ainda assim, pode recolher manualmente e a sua escolha é memorizada até limpar a pesquisa

Os nomes que edita aqui e os nomes que edita na página de Lugares são os mesmos nomes — corrija a ortografia num dos locais e ambos são atualizados. Um convidado que responda novamente ao RSVP mais tarde não pode substituir um nome que já corrigiu.

Filtrar e Etiquetar Convidados

O sistema de etiquetas da Fotify permite-lhe categorizar convidados (por exemplo, "Família", "VIP", "Trabalho") e filtrar com base nessas etiquetas. Os detalhes completos estão no artigo sobre Etiquetas de Convidados; aqui está como as etiquetas aparecem na lista de convidados.

A linha de filtro de etiquetas

A barra de filtros inclui uma linha Etiquetas. Esta contém:

• Um chip para cada etiqueta que criou (clique para ativar/desativar como filtro)
• Um chip tracejado "+ Nova etiqueta" que abre o gestor de etiquetas para criar uma etiqueta diretamente
• Um botão "Gerir etiquetas" à direita (renomear cores, editar ou eliminar etiquetas existentes)
• Quando dois ou mais chips de etiquetas estão ativos, um seletor segmentado Qualquer / Todas controla se o filtro corresponde a convidados com qualquer das etiquetas selecionadas ou com todas elas

Quando um filtro de etiqueta está ativo, a lista de convidados mostra apenas os convidados correspondentes. Clique novamente no mesmo chip para remover essa etiqueta, ou use Limpar tudo para repor todos os filtros de uma só vez. Os filtros de etiquetas acumulam com os chips de estado, a pesquisa e as dimensões de Mais filtros.

Etiquetar convidados diretamente

Em qualquer linha de convidado (tabela no desktop ou cartão no telemóvel), clique no botão + Adicionar etiqueta na coluna Etiquetas. Aparece um menu suspenso com todas as etiquetas do evento; clique para alternar, e depois Guardar. As etiquetas existentes do convidado aparecem como chips coloridos ao lado do botão.

Etiquetagem em massa de convidados selecionados

Para etiquetar (ou remover etiquetas de) vários convidados de uma só vez:

1. Selecione os convidados usando as caixas de seleção à esquerda de cada linha
2. Na barra de ferramentas de seleção que aparece, clique em "Aplicar etiquetas"
3. Escolha um modo — Adicionar, Remover ou Substituir
4. Assinale as etiquetas que pretende e, em seguida, clique no botão verde Guardar

• Adicionar anexa as etiquetas selecionadas a todos os convidados, além das que já têm
• Remover remove as etiquetas selecionadas de todos os convidados
• Substituir apaga as etiquetas atuais e define exatamente a lista selecionada

Adicionar convidados individualmente

Para adicionar um único convidado:

1. Clique no botão "Add Guest"
2. Preencha os dados do convidado:
   • Name - Primeiro nome do convidado (obrigatório)
   • Last Name - Apelido do convidado
   • Email - Endereço de e-mail para convites digitais
   • Cellphone - Número de telefone no formato internacional com + (por exemplo, +14155551234)
   • Número de Convidados - Quantas pessoas estão no grupo (predefinição: 1)
   • SMS Language - Substitui o idioma predefinido para as mensagens SMS deste convidado
3. Clique em "Add Guest"

Formato do número de telefone

Para que as funcionalidades de SMS e WhatsApp funcionem, os números de telefone devem estar no formato internacional E.164:

• Comece com + seguido do indicativo do país
• Sem espaços, hífens ou parênteses
• Exemplos: +14155551234 (EUA), +34612345678 (Espanha), +4915112345678 (Alemanha)

Importar Vários Convidados (CSV, Excel ou Colar)

Para listas grandes de convidados, importe todos de uma vez a partir de um arquivo ou direto da sua planilha.

Como Importar

1. Clique em "Carregar Lista de Convidados"
2. Arraste e solte seu arquivo (.csv ou Excel .xlsx) na área de upload, ou clique em "Ou cole linhas de uma planilha" e cole as células que você copiou do Excel ou do Google Sheets — incluindo a linha de cabeçalho
3. Clique em "Carregar Lista de Convidados"

As pastas de trabalho do Excel são lidas a partir da primeira planilha, então você pode enviar o mesmo arquivo em que já mantém sua lista — sem precisar salvá-lo antes como CSV. Arquivos binários antigos .xls não são aceitos: abra-os no Excel e salve como .xlsx.

Importar Mais Convidados do que o Seu Plano Permite

Em um plano com limite de convites (Free inclui até 20 convites e Photo Gallery até 20), uma lista maior do que os convites que ainda restam é importada mesmo assim. As linhas que cabem são adicionadas na ordem do arquivo, e o resultado lista as demais como acima do limite do seu plano, com um link Faça upgrade para convidar todos. Depois do upgrade, importe só as linhas que não couberam — ou, se o seu arquivo tiver uma coluna Guest ID, envie o arquivo inteiro de novo: as linhas que já estão na sua lista atualizam esses convidados em vez de adicioná-los duas vezes, e as linhas que atualizam um convidado nunca contam para o seu limite.

Formato das Colunas

Só a coluna Name é obrigatória (um arquivo com uma coluna Guest ID que só atualiza convidados que já estão na sua lista pode dispensá-la). Todas as outras colunas são opcionais: deixe-as totalmente de fora do arquivo ou inclua-as e deixe as células em branco. Um arquivo com uma única coluna Name e um nome por linha é uma importação válida.

Os nomes das colunas são reconhecidos de forma flexível. Maiúsculas, espaços e pontuação não importam, e os nomes comuns que uma planilha já usa são reconhecidos — por exemplo First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, assim como Nome, Sobrenome, Vorname, Nachname, Prénom, Nom, Telefono e similares. Você não precisa renomear seus cabeçalhos para os da tabela abaixo; eles são apenas os que o modelo usa.

As colunas que o Fotify não reconhece são ignoradas, e o resultado da importação as lista para você saber que nada delas foi salvo.

Coluna	Obrigatória	Descrição
Name	Sim	Primeiro nome do convidado (o nome completo também funciona)
LastName	Não	Sobrenome do convidado
Email	Não	Endereço de e-mail. Linhas com um endereço malformado (por exemplo, john@) são informadas e ignoradas — corrija o valor ou deixe a célula vazia
Phone	Não	Telefone com + e código do país (por exemplo, +14155551234). Espaços, hifens, pontos e parênteses são removidos automaticamente, e um 00 inicial vira +
Guests	Não	Número de convidados no grupo (padrão: 1)
Locale	Não	Código de idioma para SMS e e-mail (en, es, fr, de, it, pt etc.). SmsLocale e MessagingLocale continuam sendo aceitos por compatibilidade com versões anteriores
Tags	Não	Nomes das etiquetas a aplicar a este convidado, separados por | (barra vertical). Etiquetas que ainda não existem são criadas automaticamente
DisplayAlias	Não	Nome exibido nas mensagens no lugar de Name + LastName (por exemplo, "Adam & Susan", "The Smith Family"). Útil para casais, famílias e grupos
IsPlural	Não	Defina como true (ou yes / 1) quando o convite for para várias pessoas, para que as mensagens usem o plural nos idiomas compatíveis (sueco, espanhol, francês, italiano, português, holandês, polonês, árabe, hebraico, dinamarquês). O padrão é false
Status	Não	Resposta de RSVP que você já tem deste convidado: Accepted, Declined, Attended ou Not Answered. O padrão é Not Answered
Confirmed Guests	Não	Quantas pessoas do grupo estão confirmadas. Só é usado quando Status é Accepted ou Attended; o padrão é o tamanho total do grupo
Guest ID	Não	Seu próprio ID para o convidado, como o ID do app de RSVP ou da planilha de onde a lista veio. Uma linha cujo Guest ID já está na sua lista atualiza esse convidado em vez de adicionar um duplicado. Os cabeçalhos ID e External ID também são reconhecidos

Exemplo de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests,Guest ID
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,,G-001
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2,G-002
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2,G-003
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,,G-004
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,,G-006

Atualizar Convidados que Você Já Importou

Adicione uma coluna Guest ID e a importação passa a atualizar todos os convidados que ela já conhece:

• Seus próprios IDs: coloque na coluna Guest ID o ID que cada convidado tem no seu outro app de RSVP ou planilha (um cabeçalho chamado ID também funciona). O primeiro envio adiciona os convidados e guarda os IDs deles; cada envio posterior da mesma planilha atualiza esses convidados e adiciona só as linhas novas.
• Listas que você exportou do Fotify: toda exportação em Excel e CSV começa com uma coluna Guest ID. Edite o arquivo — mude status, corrija nomes, adicione números de telefone — e envie-o de novo para atualizar todos sem criar cópias.
• Células em branco mantêm o que o convidado já tem. Um arquivo só com as colunas Guest ID e Status muda os status e nada mais. As etiquetas do arquivo são adicionadas às etiquetas que o convidado já tem.
• Os convidados atualizados seguem as mesmas regras de quando você os edita manualmente: marcar alguém como Aceito conta o grupo inteiro, e reduzir Guests abaixo do número de pessoas já nomeadas no convite é recusado para essa linha.
• Cada Guest ID pode aparecer só uma vez por arquivo, e só são considerados os convidados da lista deste evento. Uma linha com um ID que não está na sua lista é adicionada como convidado novo (ela precisa de um Name).

O resultado da importação informa quantos convidados foram adicionados, quantos convidados existentes foram atualizados e quantos já estavam atualizados.

Dicas para Importação de CSV

• Clique em "Baixar modelo simples (somente Name)" para o menor arquivo válido, ou em "Baixar Exemplo" para um modelo com todas as colunas
• E-mail e telefone são opcionais — deixe em branco se não tiver
• São aceitos arquivos separados por vírgula e por ponto e vírgula (o Excel na maior parte da Europa salva o CSV com ponto e vírgula); arquivos separados por tabulação também funcionam
• Nomes com acentos chegam intactos seja qual for a codificação usada pela sua planilha: UTF-8, Windows/ANSI e o "Texto Unicode" do Excel são detectados automaticamente
• Um arquivo (ou texto colado) que seja apenas uma coluna de nomes sem linha de cabeçalho é importado como uma lista de nomes
• São aceitos arquivos de até 5 MB
• Uma linha com a célula Name vazia é ignorada e listada no resultado; as demais linhas são importadas normalmente
• Se aparecer "Missing required column: Name", a primeira linha do seu arquivo não tem nenhum cabeçalho que o Fotify consiga interpretar como o nome do convidado. A mensagem lista os cabeçalhos encontrados — renomeie um deles para Name (ou First Name, Full Name, …)
• Idiomas de mensagens compatíveis: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Se Locale estiver vazio, o convidado recebe SMS e e-mails no idioma padrão do seu evento
• Coluna Tags: separe várias etiquetas com | (por exemplo, Family|VIP). Qualquer etiqueta que ainda não exista no evento é criada automaticamente com uma cor padrão — você pode mudar a cor depois em Gerenciar etiquetas
• DisplayAlias: quando preenchido, esse nome é usado nos SMS, nos e-mails e na página de RSVP (também substitui {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} e {{FULLNAME}} nos modelos de mensagem personalizados). Deixe em branco para usar o Name + LastName normal
• Status: use-a para importar uma lista que você já coletou em outro lugar ou para levar uma lista de convidados de um evento para outro. As listas de convidados exportadas já incluem essa coluna, então uma exportação é reimportada com as mesmas respostas — e, como as exportações também trazem um Guest ID, enviar de novo uma exportação para o mesmo evento atualiza os convidados em vez de adicionar cópias. Se você deixar a coluna de fora (ou vazia), todos são importados como Não Respondido
• IsPlural: só faz diferença em idiomas que distinguem singular e plural na 2ª pessoa — por exemplo, em sueco "du är inbjuden" (singular) vira "ni är inbjudna" (plural). Para inglês, alemão, russo e outros idiomas sem essa distinção, o campo é ignorado

Botões de Ação do Convidado

Cada linha de convidado tem botões de ação para uma gestão rápida:

Icon	Action	Description
Lápis	Editar	Alterar os dados do convidado (nome, email, telefone, convidados, estado)
Olho	Ver	Ver todas as informações do convidado sem fazer alterações
Copiar	Copiar Convite	Copiar o convite do convidado — o email com o design para um cliente de email, o modelo de mensagem nos restantes casos
Link	Copiar link do convite	Copiar apenas o link RSVP do convidado — sem texto de mensagem — pronto para colar em qualquer lugar
Envelope	Enviar do meu email	Copiar o convite com o design e abrir o seu cliente de email, já endereçado a esse convidado, para que o cole (se o email tiver sido fornecido)
WhatsApp	WhatsApp	Abrir o WhatsApp Web com a mensagem pré-preenchida (se o telefone tiver sido fornecido)
Pessoas	Gerir nomes	Adicionar ou editar nomes de acompanhantes (mostrado quando Nomes dos Convidados ou a disposição de lugares está ativa)
Lixo	Eliminar	Remover o convidado da lista (requer confirmação)

Copiar Convite vs. Copiar link do convite: Copiar coloca o convite do convidado na área de transferência em duas formas ao mesmo tempo, e o que colar escolhe automaticamente a que compreende — cole no Outlook ou no Gmail e obtém o convite com o design, com a imagem de capa e o botão de RSVP; cole no WhatsApp ou numa app de notas e obtém a mensagem de texto personalizada (saudação + link + qualquer texto do modelo). O ícone Link copia apenas o URL simples, perfeito para um convite no calendário, uma story do Instagram ou qualquer local onde uma mensagem completa seria excessiva.

Vista em Telemóvel

Em dispositivos móveis, os botões de ação estão acessíveis através de um menu (três pontos) no canto inferior direito de cada cartão de convidado.

Enviar Convites aos Convidados

Depois de adicionar convidados, precisa de lhes enviar os respetivos links de RSVP personalizados.

Copiar e Colar

1. Clique no ícone Copiar de um convidado
2. Aguarde pelo visto — o convite fica na área de transferência assim que aparecer
3. Cole no email, SMS ou app de mensagens à sua escolha

Cole num cliente de email e obtém o convite com o design; cole em qualquer outro lugar e obtém a mensagem personalizada simples. Não escolhe — é a aplicação onde cola que fica com a versão que consegue apresentar.

Copiar Apenas o Link

1. Clique no ícone Link de um convidado
2. Apenas o link de RSVP simples é copiado — sem texto de mensagem
3. Cole num convite de calendário, numa story do Instagram, num chat de grupo ou em qualquer lugar onde uma mensagem completa seria excessiva

Precisa dos links de todos os convidados de uma só vez? Transfira a lista em Excel ou CSV — a coluna RSVP Link tem o link pessoal de cada convidado.

Enviar a Partir do Seu Próprio Email

1. Clique no ícone Envelope (visível apenas para convidados com endereço de email)
2. O convite com o design é copiado e o seu cliente de email abre-se, endereçado a esse convidado e com o assunto já preenchido
3. Clique no corpo da mensagem, que está vazio, e cole (Ctrl+V, ou Cmd+V num Mac), depois envie

Isto envia o convite a partir da sua própria caixa de correio, e não da nossa. É a opção a usar quando a entidade patronal de um convidado está a filtrar os nossos emails para o lixo — consulte Como enviar convites por email para saber quando isso acontece e como identificá-lo.

Duas coisas a saber. O corpo da mensagem abre vazio de propósito, por isso cole antes de enviar. E, como é o seu cliente de email que faz o envio, estes convites não aparecem nas estatísticas de aberturas e cliques da Fotify — os RSVPs continuam a ser registados normalmente.

Outlook na Web: Por predefinição, o Outlook cola com a sua própria formatação, o que remove as cores e os fundos do convite e deixa apenas texto simples a preto. Isto é uma definição do Outlook, não um problema do convite. Assim que colar, aparece um pequeno botão de opções de colagem no canto inferior esquerdo da mensagem — clique nele e escolha Keep source formatting (também apresentado como "Paste as is") e o design volta a aparecer. Pode definir isto como predefinição em Settings → Mail → Compose and reply.

Outlook mais antigo para Windows: Esta versão compõe as mensagens através do Word, por isso o convite chega com o esquema, as cores, as imagens e os tipos de letra, mas os cantos arredondados podem aparecer quadrados. Tudo continua legível e todos os links funcionam. O Gmail e o Apple Mail mostram o convite tal como foi concebido.

WhatsApp Direto

1. Clique no ícone WhatsApp (apenas visível para convidados com número de telefone)
2. O WhatsApp Web abre com uma mensagem de convite pré-preenchida
3. Envie a mensagem diretamente

Monitorização do WhatsApp

• Os convidados a quem enviou mensagem pelo WhatsApp terão um fundo verde discreto
• Isto ajuda a acompanhar quem já recebeu o convite
• Use "Repor tudo o que foi enviado" para limpar este histórico de monitorização e recomeçar

Exportar a Sua Lista de Convidados

Clique em "Transferir" na barra de ferramentas da página Convidados e escolha um formato: Excel (.xlsx) para ordenar e editar, CSV (.csv) para importar noutras ferramentas, ou PDF (.pdf) para um documento pronto a imprimir.

As exportações respeitam os seus filtros ativos e a ordenação atual. O que quer que a tabela de convidados esteja a mostrar nesse momento é exatamente o que vai para o ficheiro — as mesmas linhas, pela mesma ordem — assim, pode descarregar apenas VIPs Aceites ou convidados auto-registados sem número de telefone. Quer a lista completa? Clique em Limpar tudo primeiro.

Os ficheiros são nomeados de acordo com o nome do seu evento e a data da exportação (por exemplo, my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), para que várias transferências nunca se substituam umas às outras.

O link de RSVP pessoal de cada convidado está incluído. As transferências em Excel e CSV têm uma coluna RSVP Link com o link de cada convidado — o mesmo que o ícone Link copia e que os seus emails de convite utilizam, no seu domínio personalizado, caso tenha um. Utilize-a para fazer uma impressão em série a partir do Gmail ou do Outlook, ou para enviar em massa a partir de outra ferramenta de mensagens. A coluna é ignorada quando importa um ficheiro, por isso cada convidado importado recebe o seu próprio link novo.

As exportações começam com uma coluna Guest ID. Contém o seu próprio ID do convidado, caso tenha importado um, ou o ID do Fotify nos restantes casos. Edite o ficheiro e volte a carregá-lo neste evento, e esses convidados são atualizados diretamente em vez de serem adicionados uma segunda vez.

Transferir como Excel (recomendado para folhas de cálculo)

1. Clique em "Transferir" → Excel (.xlsx)
2. A folha Guests inclui todas as informações do convidado, respostas, todos os campos personalizados do seu formulário de registo (por exemplo, função, organização, restrições alimentares) como colunas próprias, uma coluna Etiquetas e uma coluna RSVP Link com o link de convite pessoal de cada convidado (clicável) — com a linha de cabeçalho fixa e os filtros de coluna já ativados, para que possa ordenar e filtrar de imediato por qualquer critério
3. Uma segunda folha Resumo mostra as suas estatísticas de respostas num relance: total de convites, aceites, recusados, não respondidos, compareceram, e número de convidados confirmados
4. Abre corretamente no Excel, Google Sheets e Numbers, independentemente das definições regionais do seu computador

Transferir como CSV

1. Clique em "Transferir" → CSV (.csv)
2. O ficheiro inclui todas as informações do convidado, respostas, valores de campos personalizados, uma coluna Etiquetas (nomes de etiquetas separados por pipe — o mesmo formato aceite na importação, para que possa fazer ida e volta dos dados) e uma coluna RSVP Link com o link de convite pessoal de cada convidado
3. Quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado, o CSV também inclui uma coluna Plus Ones logo após Guests — cada convidado não principal separado por pipe (por exemplo, John Doe | Jane Doe | Kid Smith). A coluna é omitida quando a recolha de nomes está desativada, para que a estrutura do CSV se mantenha previsível em eventos que não usam a funcionalidade. A mesma coluna aparece também na exportação em Excel
4. Se o CSV abrir com tudo numa única coluna no Excel, utilize antes o formato Excel (.xlsx) — não é afetado pelas definições regionais do separador de lista

Transferir como PDF

1. Clique em "Transferir" → PDF (.pdf)
2. É gerado um PDF formatado com o nome e a data do seu evento, e um resumo das estatísticas de respostas
3. O PDF inclui todos os detalhes dos convidados numa tabela limpa, com uma coluna Etiquetas a mostrar os nomes das etiquetas de cada convidado como texto separado por vírgulas

Nota: os campos de registo personalizados (por exemplo, função, organização) não estão incluídos no layout fixo do PDF — transfira o formato Excel ou CSV quando precisar dessas colunas.

Quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado, o PDF também inclui:

• Sublinhas indentadas para cada acompanhante por baixo do convite principal, listando o respetivo nome individual

Quando também está a utilizar lugares, cada sublinha mostra adicionalmente a mesa atribuída a essa pessoa numa nova coluna Mesa.

Isto torna o PDF ideal para:

• Imprimir uma lista de convidados para o local ou para a equipa da entrada
• Partilhar com fornecedores (catering, organizadores de eventos) que não usam folhas de cálculo
• Ter uma cópia física de segurança no evento
• Verificar atribuições de mesas de relance

Gerir Respostas dos Convidados

Editar uma Resposta

Se um convidado o contactar para alterar o RSVP:

1. Clique no ícone Editar (lápis) desse convidado
2. Atualize o estado (Aceite, Recusado)
3. Ajuste o número de convidados confirmados, se necessário
4. Guarde as alterações

Definir o Estado de Vários Convidados de Uma Vez

Recolheu respostas noutro sítio — outra app de RSVP, uma lista em papel, chamadas telefónicas? Defina-as de uma só vez em vez de editar cada convidado:

1. Selecione os convidados com as caixas de seleção (use "Selecionar todos os N correspondentes" para abranger todas as páginas, por exemplo depois de filtrar por Não Respondido)
2. Na barra de ferramentas de seleção, clique em "Definir status"
3. Escolha Aceito, Recusado, Não Respondido ou Compareceu
4. Clique em "Aplicar a N convidados" para confirmar

Cada convidado é atualizado exatamente como se o tivesse editado manualmente: Aceito conta o grupo inteiro (um convidado com 3 passes conta como 3), Recusado e Não Respondido retiram-no da contagem de presenças, e Compareceu marca-o como tendo feito check-in. Os convidados que já tinham esse estado ficam como estavam. O novo estado substitui o que o próprio convidado respondeu, por isso confirme bem a sua seleção primeiro.

Ver Detalhes da Resposta

Clique no ícone Ver (olho) para ver:

• Informações completas do convidado
• A resposta ao RSVP
• Quaisquer comentários que tenham sido enviados
• Respostas a campos personalizados

Eliminar Convidados

Para remover um convidado:

1. Clique no ícone Eliminar (lixo)
2. Confirme a eliminação

Para eliminar vários convidados:

• Selecione os convidados usando as caixas de seleção
• Clique em "Eliminar tudo (X)" para remover os convidados selecionados

Vai agir sobre uma lista filtrada em várias páginas? Quando há mais convidados a corresponder aos seus filtros do que os que cabem na página atual, a barra de ferramentas de seleção mostra um botão "Selecionar todos os N correspondentes". Este seleciona todos os convidados correspondentes em todas as páginas, para que Aplicar etiquetas, Definir status ou eliminar em massa atue sobre todo o conjunto filtrado, e não apenas sobre a página visível.

Dicas para gestão da lista de convidados

Antes do seu evento

• Adicione todos os convidados antes de enviar convites
• Verifique se os números de telefone estão no formato internacional
• Use a importação por CSV para listas grandes e poupar tempo
• Defina o idioma de SMS adequado para convidados internacionais

Acompanhar respostas

• Verifique regularmente o filtro Not Answered para fazer follow-up
• Use o acompanhamento do WhatsApp para ver quem recebeu convites
• Exporte a lista periodicamente para acompanhar o progresso

Follow-up

• Para convidados que ainda não responderam, use os botões Copiar, Envelope ou WhatsApp para enviar lembretes
• Considere usar a funcionalidade de SMS para lembretes em massa

Perguntas Frequentes

P: Existe um limite para o número de convidados que posso adicionar? R: Depende do seu plano. Eventos Free incluem até 20 convites e eventos Photo Gallery até 20, ambos com convites digitais e RSVP. A partir do plano Premium, e em eventos por assinatura, a lista de convidados é ilimitada. O limite conta convites, não pessoas: um grupo de quatro em um único convite usa um. Em um plano com limite, a página de convidados mostra quantos convites você já usou e, se o seu link de inscrição precisou recusar pessoas porque a lista estava cheia, quantos convidados tentaram confirmar presença depois disso, ao lado de um botão de upgrade. Uma importação maior do que os convites que ainda restam adiciona as linhas que cabem e lista as demais (veja Importar Mais Convidados do que o Seu Plano Permite).

P: Posso adicionar convidados depois de enviar os convites? R: Sim! Você pode adicionar novos convidados a qualquer momento. Só não se esqueça de enviar o link do convite para eles.

P: O que acontece se eu excluir um convidado que já respondeu? R: A resposta dele é removida permanentemente. Se ele tentar usar o link de RSVP antigo, o link não vai mais funcionar.

P: Posso mudar manualmente o status de RSVP de um convidado? R: Sim, use o botão Editar para atualizar manualmente o status de qualquer convidado, por exemplo quando ele liga para confirmar em vez de usar o formulário online.

P: Posso marcar vários convidados como Aceito de uma vez? R: Sim. Selecione-os com as caixas de seleção (ou com "Selecionar todos os N correspondentes"), clique em "Definir status" na barra de ferramentas de seleção, escolha Aceito e aplique. É a forma mais rápida de trazer respostas que você coletou em outro app de RSVP, sem importar a lista de novo.

P: Por que não vejo o botão do WhatsApp para alguns convidados? R: O botão do WhatsApp só aparece para convidados com número de telefone salvo. Adicione o telefone do convidado para ativar esse recurso.

P: Qual é a diferença entre as colunas "Convidados" e "Confirmados"? R: "Convidados" é quantas pessoas você convidou naquele grupo. "Confirmados" é quantas pessoas o convidado disse, ao responder, que realmente vão comparecer.

P: Reduzi o número de convidados de um convite e nada mudou. Por quê? R: Confira o que você esperava que mudasse. O convite em si nunca desaparece — reduzir o número de convidados muda quantas pessoas aquele convite cobre, não quantos convites você tem, então a contagem de linhas e o total de "convites" continuam iguais. O que deveria ter mudado é a coluna Convidados daquela linha.

A coluna Confirmados só é preenchida quando o convidado responde, então um grupo que ainda não respondeu mostra um traço ali, não importa quantos convidados você atribua.

P: O sistema não me deixa reduzir o número de convidados. Por quê? R: Porque esse convite ainda lista pessoas pelo nome. O número de convidados e as pessoas precisam bater, e não excluímos um convidado que você nomeou — ou que já tem lugar — só para o número fechar, então a remoção precisa ser uma decisão sua. A mensagem indica quem está impedindo.

Remova essa pessoa primeiro pelo botão de pessoas daquela linha (Gerenciar Nomes) e depois reduza o número de convidados. Se essa pessoa já tiver mesa na página de Assentos, a remoção pede confirmação, já que também libera o lugar dela. Espaços vazios sem nome não bloqueiam nada — eles são removidos automaticamente.

P: Posso importar convidados do Google Contatos ou de outro app? R: Exporte seus contatos como arquivo CSV no seu app de contatos, ajuste-o aos requisitos de CSV do Fotify e importe.

P: Qual é a diferença entre a exportação em CSV e em PDF? R: O CSV é melhor para trabalhar em planilhas — editar, filtrar e importar em outras ferramentas. O PDF é um documento formatado e pronto para imprimir, com o cabeçalho do evento e estatísticas resumidas, ideal para compartilhar com fornecedores ou imprimir para a equipe da recepção no dia do evento.

P: O PDF inclui a distribuição de mesas e os nomes dos acompanhantes? R: Os nomes dos acompanhantes aparecem como sublinhas recuadas abaixo do convite principal sempre que Coletar nomes dos convidados estiver ativado. Quando você também usa a distribuição de mesas, o PDF adiciona uma coluna Mesa com o lugar individual de cada pessoa.

P: Posso buscar pelo nome de um acompanhante? R: Sim — quando Coletar nomes dos convidados está ativado, a barra de busca também encontra nomes de acompanhantes. O convite correspondente se expande automaticamente para você ver qual membro do grupo correspondeu, com o nome destacado. Isso ajuda quando um convidado entra em contato e você só lembra o nome de quem vem com ele, e não do convidado principal.

P: A exportação em CSV inclui os nomes dos acompanhantes? R: Quando Coletar nomes dos convidados está ativado, o CSV adiciona uma coluna Plus Ones logo depois de Guests, listando cada membro do grupo que não é o principal, separados por barra vertical. Quando a coleta de nomes está desativada, a coluna é omitida para que a estrutura do CSV continue sempre a mesma.

P: Como sei para quais convidados já enviei o convite? R: Convidados contatados pelo WhatsApp aparecem com fundo verde, e aqueles para quem você enviou pelo seu próprio programa de e-mail mostram um envelope âmbar. Os dois registros ficam salvos no navegador que você usou, então não acompanham você em outro dispositivo. Para os convites enviados pelo Fotify, as estatísticas de e-mail são o registro confiável.

P: Meus convidados dizem que nunca receberam o convite. O que posso fazer? R: Primeiro confira nas estatísticas de e-mail se ele foi entregue — alguns sistemas de e-mail corporativos aceitam a mensagem e depois a mandam para o spam, o que aparece como entregue, mas nunca aberto. Quando uma empresa inteira está filtrando os e-mails, use o ícone do envelope para enviar o convite desse convidado pela sua própria caixa de e-mail. Veja Como enviar convites por e-mail para saber como interpretar as estatísticas.

P: Os convidados podem confirmar presença sem estar na lista antes? R: Nos convites personalizados, os convidados precisam estar na sua lista para receber o link de RSVP exclusivo. Mas, se você ativar o recurso de Formulário de Inscrição, os convidados podem se inscrever sozinhos por um link público — eles são adicionados automaticamente à sua lista de convidados quando concluem o formulário.

P: O que acontece se eu enviar um CSV com convidados duplicados? R: Sem uma coluna Guest ID, cada linha do arquivo vira um novo convidado, então enviar o mesmo arquivo duas vezes cria cada convidado em dobro. Adicione uma coluna Guest ID (ou envie de novo uma lista que você exportou do Fotify, que já tem essa coluna) e as linhas que correspondem a um convidado da sua lista atualizam esse convidado em vez de duplicá-lo. Se você já tem duplicados, filtre a lista (por exemplo, pela etiqueta usada na importação) e use a exclusão em massa para remover as cópias extras.

P: Posso importar convidados com etiquetas já aplicadas? R: Sim. Adicione ao seu CSV uma coluna Tags com os nomes das etiquetas separados por barra vertical (por exemplo, Family|VIP). Qualquer etiqueta que ainda não exista no evento é criada automaticamente com uma cor padrão. Fluxo completo: veja o artigo sobre etiquetas de convidados.

P: As etiquetas são incluídas quando exporto os convidados? R: Sim — tanto a exportação em CSV (nomes separados por barra vertical) quanto a exportação em PDF (lista separada por vírgulas em uma coluna Etiquetas) incluem todas as etiquetas aplicadas ao convidado. Você pode reimportar o CSV para restaurar as etiquetas.

P: Como aplico etiquetas a muitos convidados de uma vez? R: Marque as caixas de seleção dos convidados que você quer e clique em "Aplicar etiquetas" na barra de seleção. Você pode Adicionar, Remover ou Substituir etiquetas em todos os convidados selecionados com um só clique.

P: Posso filtrar por mais de um status ao mesmo tempo? R: Sim. O filtro de status aceita várias opções — clique em quantos chips quiser. Por exemplo, selecione Aceitos + Compareceram para ver todos que vêm, ou Sem resposta + Recusados para ver todos que ainda precisam ser cobrados. O status se combina com etiquetas, busca e os critérios de Mais filtros.

P: Como copio só o link de um convidado, sem a mensagem inteira? R: Clique no ícone de link na coluna Ações. Ele copia só a URL de RSVP — sem saudação nem texto do modelo — para você colar em um convite de calendário, em um story ou em um chat. O ícone de copiar continua copiando a mensagem personalizada completa.

P: Posso filtrar pelos convidados que têm e-mail ou telefone? R: Sim. Abra Mais filtros e ative Tem e-mail ou Tem telefone. Isso ajuda logo antes de um envio por e-mail ou WhatsApp, para você ver só os convidados que realmente consegue contatar.

P: Consigo diferenciar os convidados que se inscreveram sozinhos dos que eu adicionei? R: Sim. Em Mais filtros, defina Fonte como Autoregistrado (quem se inscreveu por um link de inscrição) ou Adicionado por mim.

P: A exportação em CSV/PDF inclui só os convidados que filtrei? R: Sim — as exportações respeitam os filtros ativos, então o arquivo contém exatamente o que a lista está mostrando. Clique antes em Limpar tudo se quiser exportar todos.