Como gerir a sua lista de convidados

O separador Guests (Convidados) no seu painel de RSVP é onde adiciona, gere e acompanha todos os participantes do seu evento. Quer esteja a adicionar convidados um a um ou a importar centenas a partir de uma folha de cálculo, a Fotify facilita manter a sua lista de convidados organizada.

Aceder à lista de convidados

Aceda ao painel do seu evento em dashboard.fotify.app
Selecione o seu evento e clique em "RSVP" na barra lateral
Clique no separador "Guests"

Se ainda não criou um convite de RSVP, consulte primeiro Como criar o seu convite de RSVP.

Verá a sua lista completa de convidados com estados de resposta e botões de ação.

Compreender a Lista de Convidados

Filtrar Convidados

Toda a filtragem fica numa única barra de filtros no topo do separador Convidados. Cada filtro é combinado (AND), por isso pode acumulá-los para responder a perguntas específicas como "VIPs que ainda não responderam e têm número de telemóvel."

Estado é um conjunto de chips e é multi-seleção — clique em tantos quantos quiser:

Chip	Mostra
Todos	Todos os convidados da sua lista (limpa o filtro de estado)
Aceite	Convidados que confirmaram presença
Recusado	Convidados que não podem comparecer
Sem resposta	Convidados que ainda não responderam
Compareceu	Convidados que fizeram check-in no evento (quando a presença por QR está ativada)

Como o estado é multi-seleção, pode ver Aceite + Compareceu em conjunto (todos os que vêm) ou Sem resposta + Recusado em conjunto (todos os que ainda precisa de contactar). Cada chip mostra uma contagem em tempo real.

Mais filtros (o botão deslizante) abre dimensões extra:

Origem — Adicionado por mim (foi você que os adicionou) vs Auto-registado (inscreveram-se através de um link de registo)
Tamanho do grupo — Individual (apenas uma pessoa) vs Grupo (2+ pessoas com acompanhantes)
Tem email / Tem telefone — apenas convidados que pode realmente contactar por email ou mensagem, útil mesmo antes de um envio

Cada filtro ativo aparece como um chip removível numa linha de resumo, com um botão Limpar tudo e uma contagem em tempo real de "X de Y correspondentes", para que saiba sempre exatamente que segmento está a ver.

Colunas de Informação do Convidado

A tabela apresenta as informações principais de cada convidado:

Nome - Nome completo do convidado
Email - Endereço de email (se fornecido)
Telemóvel - Número para SMS/WhatsApp
Convidados - Número de pessoas no grupo (incluindo acompanhantes)
Confirmados - Quantas pessoas confirmaram que vão comparecer
Estado - A resposta ao RSVP (Aceite, Recusado, Sem resposta)
Etiquetas - Chips coloridos que mostram as etiquetas de convidado aplicadas a este convidado. Clique no botão + Adicionar etiqueta na linha para anexar ou remover etiquetas diretamente
Registado - Quando o convidado foi adicionado ou se auto-registou
Ações - Botões de ações rápidas

Ordenação e Pesquisa

Pesquisar - Use a barra de pesquisa para encontrar convidados por nome, email, telefone ou — quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado — pelo nome de um acompanhante. Se um acompanhante corresponder, esse convite expande automaticamente e o nome correspondente fica destacado
Ordenar - Clique em qualquer cabeçalho de coluna para ordenar a lista (por exemplo, por nome, estado)

Ver Nomes de Acompanhantes (quando Nomes dos Convidados está ativado)

Quando ativar Recolher Nomes dos Convidados (ou Gestão de Mesas, que o inclui), grupos de 2 ou mais mostram um chevron ao lado do nome principal. Clique para expandir a linha e revelar cada acompanhante como uma sublinha indentada por baixo do convite principal:

Cada convidado com nome aparece com um selo "+1" (ou "Convidado principal" para o titular)
Um ícone de lápis em cada sublinha leva diretamente à edição desse nome específico
Se um grupo tiver menos nomes do que o tamanho declarado, verá um marcador "N nomes ainda não fornecidos" com um link Adicionar nomes
Durante a pesquisa, as linhas que contêm um acompanhante correspondente expandem automaticamente para que a correspondência seja visível de imediato — ainda assim, pode recolher manualmente e a sua escolha é memorizada até limpar a pesquisa

Filtrar e Etiquetar Convidados

O sistema de etiquetas da Fotify permite-lhe categorizar convidados (por exemplo, "Família", "VIP", "Trabalho") e filtrar com base nessas etiquetas. Os detalhes completos estão no artigo sobre Etiquetas de Convidados; aqui está como as etiquetas aparecem na lista de convidados.

A linha de filtro de etiquetas

A barra de filtros inclui uma linha Etiquetas. Esta contém:

Um chip para cada etiqueta que criou (clique para ativar/desativar como filtro)
Um chip tracejado "+ Nova etiqueta" que abre o gestor de etiquetas para criar uma etiqueta diretamente
Um botão "Gerir etiquetas" à direita (renomear cores, editar ou eliminar etiquetas existentes)
Quando dois ou mais chips de etiquetas estão ativos, um seletor segmentado Qualquer / Todas controla se o filtro corresponde a convidados com qualquer das etiquetas selecionadas ou com todas elas

Quando um filtro de etiqueta está ativo, a lista de convidados mostra apenas os convidados correspondentes. Clique novamente no mesmo chip para remover essa etiqueta, ou use Limpar tudo para repor todos os filtros de uma só vez. Os filtros de etiquetas acumulam com os chips de estado, a pesquisa e as dimensões de Mais filtros.

Etiquetar convidados diretamente

Em qualquer linha de convidado (tabela no desktop ou cartão no telemóvel), clique no botão + Adicionar etiqueta na coluna Etiquetas. Aparece um menu suspenso com todas as etiquetas do evento; clique para alternar, e depois Guardar. As etiquetas existentes do convidado aparecem como chips coloridos ao lado do botão.

Etiquetagem em massa de convidados selecionados

Para etiquetar (ou remover etiquetas de) vários convidados de uma só vez:

Selecione os convidados usando as caixas de seleção à esquerda de cada linha
Na barra de ferramentas de seleção que aparece, clique em "Aplicar etiquetas"
Escolha um modo — Adicionar, Remover ou Substituir
Assinale as etiquetas que pretende e, em seguida, clique no botão verde Guardar

Adicionar anexa as etiquetas selecionadas a todos os convidados, além das que já têm
Remover remove as etiquetas selecionadas de todos os convidados
Substituir apaga as etiquetas atuais e define exatamente a lista selecionada

Adicionar convidados individualmente

Para adicionar um único convidado:

Clique no botão "Add Guest"
Preencha os dados do convidado:
- Name - Primeiro nome do convidado (obrigatório)
- Last Name - Apelido do convidado
- Email - Endereço de e-mail para convites digitais
- Cellphone - Número de telefone no formato internacional com + (por exemplo, +14155551234)
- Number of Guests - Quantas pessoas estão no grupo (predefinição: 1)
- SMS Language - Substitui o idioma predefinido para as mensagens SMS deste convidado
Clique em "Add Guest"

Formato do número de telefone

Para que as funcionalidades de SMS e WhatsApp funcionem, os números de telefone devem estar no formato internacional E.164:

Comece com + seguido do indicativo do país
Sem espaços, hífens ou parênteses
Exemplos: +14155551234 (EUA), +34612345678 (Espanha), +4915112345678 (Alemanha)

Importar Vários Convidados (Envio de CSV)

Para listas grandes de convidados, importe todos de uma vez usando um ficheiro CSV.

Como Importar

Clique em "Upload Guest List"
Prepare o seu ficheiro CSV com o formato obrigatório (ver abaixo)
Arraste e largue o ficheiro ou clique para o selecionar
Clique em "Upload Guest List"

Formato do CSV

O seu ficheiro CSV tem de incluir estas colunas:

Coluna	Obrigatório	Descrição
Name	Sim	Primeiro nome do convidado
LastName	Não	Apelido do convidado (pode ficar vazio)
Email	Não	Endereço de e-mail (pode ficar vazio)
Phone	Não	Telemóvel no formato E.164 com + e indicativo do país
Guests	Não	Número de convidados no grupo (predefinição: 1)
Locale	Não	Código de idioma para SMS e e-mail (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` e `MessagingLocale` ainda são aceites por compatibilidade com versões anteriores
Tags	Não	Nomes das etiquetas a aplicar a este convidado, separados por `\|` (pipe). As etiquetas em falta são criadas automaticamente
DisplayAlias	Não	Nome de apresentação usado nas mensagens em vez de `Name + LastName` (por exemplo, "Adam & Susan", "The Smith Family"). Útil para casais, famílias e grupos
IsPlural	Não	Defina como `true` (ou `yes` / `1`) quando o convite é para várias pessoas, para que as mensagens usem a forma plural nos idiomas suportados (sueco, espanhol, francês, italiano, português, neerlandês, polaco, árabe, hebraico, dinamarquês). A predefinição é `false`

Exemplo de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Dicas para Importação de CSV

Clique em "Download Example" para obter um ficheiro modelo
E-mail e telemóvel são opcionais — deixe em branco se não estiverem disponíveis
Idiomas de mensagens suportados: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Se o campo Locale estiver vazio, o convidado recebe SMS e e-mails no idioma predefinido do seu evento
Coluna Tags: separe várias etiquetas com | (por exemplo, Family|VIP). Qualquer nome de etiqueta que ainda não exista no evento é criado automaticamente com uma cor predefinida — pode alterar a cor mais tarde em Manage tags
DisplayAlias: quando definido, este nome é usado em SMS, e-mails e na página de RSVP (também substitui {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} e {{FULLNAME}} em modelos de mensagem personalizados). Deixe em branco para usar o formato normal Name + LastName
IsPlural: só é relevante em idiomas que distinguem singular/plural na 2.ª pessoa — por exemplo, em sueco "du är inbjuden" (singular) passa a "ni är inbjudna" (plural). Em inglês, alemão, russo e outros idiomas sem essa distinção, o campo é ignorado

Botões de Ação do Convidado

Cada linha de convidado tem botões de ação para uma gestão rápida:

Icon	Action	Description
Lápis	Editar	Alterar os dados do convidado (nome, email, telefone, convidados, estado)
Olho	Ver	Ver todas as informações do convidado sem fazer alterações
Copiar	Copiar mensagem	Copiar a mensagem de convite personalizada (nome do convidado + link RSVP único, a partir do seu modelo)
Link	Copiar link do convite	Copiar apenas o link RSVP do convidado — sem texto de mensagem — pronto para colar em qualquer lugar
Envelope	Email	Abrir o cliente de email com o convite pré-preenchido (se o email tiver sido fornecido)
WhatsApp	WhatsApp	Abrir o WhatsApp Web com a mensagem pré-preenchida (se o telefone tiver sido fornecido)
Pessoas	Gerir nomes	Adicionar ou editar nomes de acompanhantes (mostrado quando Nomes dos Convidados ou Gestão de Mesas está ativado)
Lixo	Eliminar	Remover o convidado da lista (requer confirmação)

Copiar mensagem vs. Copiar link do convite: Copiar dá-lhe a mensagem completa personalizada (saudação + link + qualquer texto do modelo), ideal para colar num chat. O ícone Link copia apenas o URL simples, perfeito para um convite no calendário, uma story do Instagram ou qualquer local onde uma mensagem completa seria excessiva.

Vista em Telemóvel

Em dispositivos móveis, os botões de ação estão acessíveis através de um menu (três pontos) no canto inferior direito de cada cartão de convidado.

Enviar Convites aos Convidados

Depois de adicionar convidados, precisa de lhes enviar os respetivos links de RSVP personalizados.

Opção 1: Copiar e Colar

Clique no ícone Copiar de um convidado
A mensagem personalizada (com o nome e o link único) é copiada
Cole no email, SMS ou app de mensagens à sua escolha

Opção 1b: Copiar Apenas o Link

Clique no ícone Link de um convidado
Apenas o link de RSVP simples é copiado — sem texto de mensagem
Cole num convite de calendário, numa story do Instagram, num chat de grupo ou em qualquer lugar onde uma mensagem completa seria excessiva

Opção 2: WhatsApp Direto

Clique no ícone WhatsApp (apenas visível para convidados com número de telefone)
O WhatsApp Web abre com uma mensagem de convite pré-preenchida
Envie a mensagem diretamente

Monitorização do WhatsApp

Os convidados a quem enviou mensagem pelo WhatsApp terão um fundo verde discreto
Isto ajuda a acompanhar quem já recebeu o convite
Use "Repor tudo o que foi enviado" para limpar este histórico de monitorização e recomeçar

Exportar a Sua Lista de Convidados

Clique em "Transferir" na barra de ferramentas do separador Convidados e escolha um formato: Excel (.xlsx) para ordenar e editar, CSV (.csv) para importar noutras ferramentas, ou PDF (.pdf) para um documento pronto a imprimir.

As exportações respeitam os seus filtros ativos e a ordenação atual. O que quer que a tabela de convidados esteja a mostrar nesse momento é exatamente o que vai para o ficheiro — as mesmas linhas, pela mesma ordem — assim, pode descarregar apenas VIPs Aceites ou convidados auto-registados sem número de telefone. Quer a lista completa? Clique em Limpar tudo primeiro.

Os ficheiros são nomeados de acordo com o nome do seu evento e a data da exportação (por exemplo, my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), para que várias transferências nunca se substituam umas às outras.

Transferir como Excel (recomendado para folhas de cálculo)

Clique em "Transferir" → Excel (.xlsx)
A folha Convidados inclui todas as informações do convidado, respostas, todos os campos personalizados do seu formulário de registo (por exemplo, função, organização, restrições alimentares) como colunas próprias, e uma coluna Etiquetas — com a linha de cabeçalho fixa e os filtros de coluna já ativados, para que possa ordenar e filtrar de imediato por qualquer critério
Uma segunda folha Resumo mostra as suas estatísticas de respostas num relance: total de convites, aceites, recusados, não respondidos, compareceram, e número de convidados confirmados
Abre corretamente no Excel, Google Sheets e Numbers, independentemente das definições regionais do seu computador

Transferir como CSV

Clique em "Transferir" → CSV (.csv)
O ficheiro inclui todas as informações do convidado, respostas, valores de campos personalizados e uma coluna Etiquetas (nomes de etiquetas separados por pipe — o mesmo formato aceite na importação, para que possa fazer ida e volta dos dados)
Quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado, o CSV também inclui uma coluna Acompanhantes logo após Convidados — cada convidado não principal separado por pipe (por exemplo, John Doe | Jane Doe | Kid Smith). A coluna é omitida quando a recolha de nomes está desativada, para que a estrutura do CSV se mantenha previsível em eventos que não usam a funcionalidade. A mesma coluna aparece também na exportação em Excel
Se o CSV abrir com tudo numa única coluna no Excel, utilize antes o formato Excel (.xlsx) — não é afetado pelas definições regionais do separador de lista

Transferir como PDF

Clique em "Transferir" → PDF (.pdf)
É gerado um PDF formatado com o nome e a data do seu evento, e um resumo das estatísticas de respostas
O PDF inclui todos os detalhes dos convidados numa tabela limpa, com uma coluna Etiquetas a mostrar os nomes das etiquetas de cada convidado como texto separado por vírgulas

Nota: os campos de registo personalizados (por exemplo, função, organização) não estão incluídos no layout fixo do PDF — transfira o formato Excel ou CSV quando precisar dessas colunas.

Quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado, o PDF também inclui:

Sublinhas indentadas para cada acompanhante por baixo do convite principal, listando o respetivo nome individual

Quando Gestão de Mesas também está ativado, cada sublinha mostra adicionalmente a mesa atribuída a essa pessoa numa nova coluna Mesa.

Isto torna o PDF ideal para:

Imprimir uma lista de convidados para o local ou para a equipa da entrada
Partilhar com fornecedores (catering, organizadores de eventos) que não usam folhas de cálculo
Ter uma cópia física de segurança no evento
Verificar atribuições de mesas de relance

Gerir Respostas dos Convidados

Editar uma Resposta

Se um convidado o contactar para alterar o RSVP:

Clique no ícone Editar (lápis) desse convidado
Atualize o estado (Aceite, Recusado)
Ajuste o número de convidados confirmados, se necessário
Guarde as alterações

Ver Detalhes da Resposta

Clique no ícone Ver (olho) para ver:

Informações completas do convidado
A resposta ao RSVP
Quaisquer comentários que tenham sido enviados
Respostas a campos personalizados

Eliminar Convidados

Para remover um convidado:

Clique no ícone Eliminar (lixo)
Confirme a eliminação

Para eliminar vários convidados:

Selecione os convidados usando as caixas de seleção
Clique em "Eliminar tudo (X)" para remover os convidados selecionados

Vai agir sobre uma lista filtrada em várias páginas? Quando há mais convidados a corresponder aos seus filtros do que os que cabem na página atual, a barra de ferramentas de seleção mostra um botão "Selecionar todos os N correspondentes". Este seleciona todos os convidados correspondentes em todas as páginas, para que Aplicar etiquetas em massa ou eliminar atue sobre todo o conjunto filtrado, e não apenas sobre a página visível.

Dicas para gestão da lista de convidados

Antes do seu evento

Adicione todos os convidados antes de enviar convites
Verifique se os números de telefone estão no formato internacional
Use a importação por CSV para listas grandes e poupar tempo
Defina o idioma de SMS adequado para convidados internacionais

Acompanhar respostas

Verifique regularmente o filtro Not Answered para fazer follow-up
Use o acompanhamento do WhatsApp para ver quem recebeu convites
Exporte a lista periodicamente para acompanhar o progresso

Follow-up

Para convidados que ainda não responderam, use os botões Copy ou WhatsApp para enviar lembretes
Considere usar a funcionalidade de SMS para lembretes em massa

Perguntas Frequentes

P: Existe um limite para o número de convidados que posso adicionar? R: Os limites de convidados dependem do seu plano Fotify. Consulte os detalhes do seu plano para ver os limites específicos.

P: Posso adicionar convidados depois de enviar convites? R: Sim! Pode adicionar novos convidados a qualquer momento. Apenas se lembre de lhes enviar o link do convite.

P: O que acontece se eu eliminar um convidado que já respondeu? R: A resposta é removida permanentemente. Se tentarem usar o link de RSVP antigo, este deixará de funcionar.

P: Posso alterar manualmente o estado de RSVP de um convidado? R: Sim, use o botão Editar para atualizar manualmente o estado de qualquer convidado, por exemplo quando ligam a confirmar em vez de usar o formulário online.

P: Porque é que não consigo ver o botão do WhatsApp para alguns convidados? R: O botão do WhatsApp só aparece para convidados com um número de telefone guardado. Adicione o número de telefone para ativar esta funcionalidade.

P: Qual é a diferença entre as colunas "Convidados" e "Confirmados"? R: "Convidados" é quantas pessoas convidou nesse grupo. "Confirmados" é quantas pessoas o convidado disse que realmente vão comparecer quando respondeu.

P: Posso importar convidados a partir do Google Contacts ou de outra app? R: Exporte os seus contactos como um ficheiro CSV a partir da sua app de contactos e, em seguida, formate-o para corresponder aos requisitos de CSV da Fotify e importe-o.

P: Qual é a diferença entre a exportação CSV e PDF? R: O CSV é melhor para trabalhar em folhas de cálculo — editar, filtrar e importar para outras ferramentas. O PDF é um documento formatado e imprimível com o cabeçalho do evento e estatísticas de resumo, ideal para partilhar com fornecedores ou imprimir para a equipa da entrada no evento.

P: O PDF inclui atribuições de mesa e nomes de acompanhantes? R: Os nomes de acompanhantes aparecem como sublinhas indentadas por baixo do convite principal sempre que Recolher Nomes dos Convidados estiver ativado. Quando a Gestão de Mesas também está ativada, o PDF adiciona uma coluna Mesa que mostra a atribuição individual de lugar de cada pessoa.

P: Posso pesquisar pelo nome de um acompanhante? R: Sim — quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado, a barra de pesquisa também encontra nomes de acompanhantes. O convite correspondente expande automaticamente para que possa ver qual o membro do grupo que correspondeu, com esse nome destacado. Isto é útil quando um convidado o contacta e só se lembra do nome de quem vai com ele, e não do convidado principal.

P: A exportação CSV inclui nomes de acompanhantes? R: Quando Recolher Nomes dos Convidados está ativado, o CSV adiciona uma coluna Acompanhantes logo após Convidados, listando cada membro do grupo que não seja o principal separado por pipe. Quando a recolha de nomes está desativada, a coluna é omitida para que a estrutura do CSV se mantenha consistente.

P: Como sei a que convidados já enviei convites? R: Convidados contactados via WhatsApp mostram um fundo verde. Para outros métodos, considere usar o Idioma de SMS ou um sistema de notas para acompanhar.

P: Os convidados podem confirmar presença sem serem adicionados primeiro à lista? R: Para convites personalizados, os convidados precisam de ser adicionados à sua lista primeiro para receberem o link de RSVP único. No entanto, se ativar a funcionalidade Formulário de Registo, os convidados podem auto-registar-se usando um link público — serão automaticamente adicionados à sua lista de convidados quando concluírem o formulário.

P: O que acontece se eu carregar um CSV com convidados duplicados? R: O sistema irá notificá-lo sobre duplicados. Pode optar por ignorá-los ou atualizar entradas existentes.

P: Posso importar convidados com etiquetas já aplicadas? R: Sim. Adicione uma coluna Etiquetas ao seu CSV com nomes de etiquetas separados por pipe (por exemplo, Family|VIP). Qualquer etiqueta que ainda não exista no evento é criada automaticamente com uma cor predefinida. Fluxo completo: consulte o artigo sobre Etiquetas de Convidados.

P: As etiquetas são incluídas quando exporto convidados? R: Sim — tanto a exportação CSV (nomes separados por pipe) como a exportação PDF (lista separada por vírgulas numa coluna Etiquetas) incluem todas as etiquetas aplicadas ao convidado. Pode voltar a importar o CSV para restaurar as etiquetas.

P: Como etiqueto muitos convidados de uma só vez? R: Use as caixas de seleção para selecionar os convidados que pretende e, em seguida, clique em "Aplicar etiquetas" na barra de ferramentas de seleção. Pode Adicionar, Remover ou Substituir etiquetas em todos os convidados selecionados num só clique.

P: Posso filtrar por mais do que um estado ao mesmo tempo? R: Sim. O filtro de estado é multi-seleção — clique em tantos chips quantos quiser. Por exemplo, selecione Aceite + Compareceu para ver todos os que vêm, ou Sem resposta + Recusado para ver todos os que ainda precisa de contactar. O estado combina com etiquetas, pesquisa e as dimensões de Mais filtros.

P: Como copio apenas o link de um convidado sem a mensagem completa? R: Clique no ícone Link na coluna Ações. Copia apenas o URL de RSVP simples — sem saudação nem texto do modelo — para que possa colar num convite de calendário, numa story ou num chat. O ícone Copiar continua a copiar a mensagem personalizada completa.

P: Posso filtrar por se um convidado tem email ou telefone? R: Sim. Abra Mais filtros e ative Tem email ou Tem telefone. Isto é útil mesmo antes de um envio por email ou WhatsApp, para que veja apenas os convidados que consegue realmente contactar.

P: Posso distinguir convidados auto-registados dos que eu adicionei? R: Sim. Em Mais filtros, defina Origem como Auto-registado (inscreveram-se através de um link de registo) ou Adicionado por mim.

P: A exportação CSV/PDF inclui apenas os convidados que filtrei? R: Sim — as exportações respeitam os seus filtros ativos, por isso o ficheiro contém exatamente o que a lista está a mostrar. Clique em Limpar tudo primeiro se quiser exportar todos.