So erfassen Sie Gastnamen während der RSVP
Mit Gastnamen erfassen können Sie den individuellen Namen jeder Person aufnehmen, die ein eingeladener Gast mitbringt — nicht nur die Anzahl. Das ist ideal, wenn Sie eine vollständige Teilnehmendenliste benötigen (Tischkärtchen, Catering-Headcounts, Badges, Check-in über die Gästeliste), aber keinen vollständigen Sitzplan brauchen.
Wenn Sie später entscheiden, dass Sie Personen doch platzieren möchten, öffnen Sie einfach die Seating-Seite — jeder Name, den Sie bereits erfasst haben, wird zu einem nicht zugewiesenen Gast, der per Drag-and-drop an einen Tisch gezogen werden kann. Keine erneute Erfassung, kein Datenverlust.
Gastnamen-Erfassung aktivieren
Collect Guest Names ist bei neuen Einladungen standardmäßig AN. So überprüfen oder ändern Sie die Einstellung:
- Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
- Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "Invitation"
- Öffnen Sie den Tab "Details"
- Suchen Sie im Abschnitt „Event Settings“ nach "Collect Guest Names"
- Schalten Sie die Option EIN oder AUS
Solange die Funktion aktiviert ist, wird jeder Gast, der RSVPed (über den Einladungslink oder das öffentliche Registrierungsformular), gebeten, den Vor- und Nachnamen jeder Person in seiner Gruppe einzugeben.
Was Gäste sehen
Sobald die Funktion aktiviert ist, passt sich das RSVP-Formular daran an, wie viele Personen der Gast mitbringt:
- Allein zusagen — der Gast trägt wie gewohnt den eigenen Namen ein
- Mit Begleitpersonen — ein neuer Abschnitt erscheint, mit einer Namenszeile für jede zusätzliche teilnehmende Person
- Absagen — es werden keine Namensfelder angezeigt
Vor- und Nachname sind für jeden Eintrag erforderlich, sodass Sie am Ende immer eine vollständige Teilnehmendenliste haben.
Wenn Sie für die Gruppe bereits Namen eingetragen haben (auf der Guests-Seite oder der Seating-Seite), zeigt das Formular sie vorausgefüllt an. Die Namen, die der Gast beibehält, sind die Personen, die kommen; wen er entfernt — oder durch Verringern der Gruppengröße wegfallen lässt — bleibt in Ihrer Gästeliste erhalten und wird als kommt nicht markiert, sodass ein von Ihnen zugewiesener Platz nie stillschweigend neu vergeben wird und nichts von dem, was Sie eingetragen haben, verloren geht. Erhöht der Gast die Gruppengröße später wieder, kehren dieselben Personen namentlich zurück.
Wo die erfassten Namen erscheinen
Alle erfassten Namen sind im gesamten Dashboard verfügbar:
- Guests-Seite — erweiterbare Unterzeilen — jede Gruppe mit 2 oder mehr Personen erhält ein Chevron-Symbol neben dem Hauptnamen. Klicken Sie darauf, um die Zeile zu erweitern und jede Begleitperson darunter aufgelistet zu sehen, jeweils mit einem "+1"-Badge pro Person, sowie einem "Kommt nicht"-Badge für jede Person, die der Gast bei seiner Bestätigung ausgelassen hat. Ein kleines Stiftsymbol in jeder Unterzeile führt Sie direkt zum Bearbeiten dieses Namens
- Guests-Seite — Suche — die Suchleiste findet auch Namen von Begleitpersonen, sodass die Eingabe von "Jane" die Einladung findet, zu der sie gehört, selbst wenn der Hauptgast "Sarah Smith" ist. Passende Zeilen werden automatisch erweitert und der gefundene Name wird hervorgehoben
- Excel-/CSV-Export der Gästeliste — wenn die Namenserfassung aktiviert ist, erhalten beide Tabellenkalkulations-Exporte eine Spalte Plus Ones, in der alle Nicht-Hauptgäste durch Pipes getrennt aufgeführt werden (z. B.
John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Lässt sich problemlos in Tabellenkalkulationen hin- und zurückübertragen - PDF-Export der Gästeliste — jede Begleitperson erscheint als eingerückte Unterzeile unter der Haupt-Einladung
- Anwesenheitsprüfung-Seite — wenn eine Gruppe am Eingang gescannt wird, tippt das Sicherheitspersonal jede Person einzeln an, sobald sie eintrifft, mit Zeitstempeln pro Person
- Seating-Seite — jede namentlich erfasste Person erscheint als nicht zugewiesener Chip, bereit zum Platzieren
Sie können Namen auch selbst auf der Guests-Seite vorab eintragen, wenn Sie bereits wissen, wer jeweils mit der eingeladenen Person kommt.
Zusammenhang mit Seating
Gastnamen erfassen und die Seating-Seite arbeiten mit denselben zugrunde liegenden Daten — es sind lediglich zwei unterschiedliche Arten, diese zu nutzen.
| Einstellung | Namen AN (Standard) | Namen AUS |
|---|---|---|
| Gäste geben Namen während RSVP ein | Ja | Nein — nur ihre Gruppengröße |
| Sitzplan / Drag-and-drop | Jede Person erscheint namentlich | Begleitpersonen erscheinen als nummerierte Platzhalter (z. B. „Maria G. x2“) |
| Personen auf der Seating-Seite umbenennen | Jederzeit | Jederzeit — Sie können Namen selbst eintragen |
Wichtiges Verhalten:
- Collect Guest Names ist unabhängig von Seating — es ist eine freie Wahl, standardmäßig aktiviert, und wir empfehlen lediglich, sie aktiviert zu lassen, wenn Sie Tische verwenden möchten (das Dashboard zeigt einen kleinen Hinweis, wenn die Namen deaktiviert sind).
- Sie können einfach starten — nur mit Collect Guest Names — und später mit Seating beginnen; jeder bestehende Name bleibt erhalten und erscheint als nicht zugewiesener Chip.
- Ob Gäste ihren Tisch in der Einladung sehen, ist ein separater Schalter — Table Assignments im Tab „Details“ des Bereichs Invitation.
Wann Sie welche Option verwenden sollten
Verwenden Sie nur Collect Guest Names, wenn Sie Folgendes möchten:
- Eine vollständige Teilnehmendenliste für Catering, Badges oder Check-in
- Personalisierte Tischkärtchen ohne formalen Sitzplan
- Sitzplätze informell planen (z. B. auf Papier) mithilfe der exportierten Gästeliste
Verwenden Sie die Seating-Seite (idealerweise zusammen mit Guest Names), wenn Sie Folgendes möchten:
- Einen visuellen Sitzplan mit Drag-and-drop
- Kapazitäten pro Tisch und farbcodierten RSVP-Status
- Dass Gäste ihren zugewiesenen Tisch in der Einladung sehen
Häufig gestellte Fragen
F: Ich habe Collect Guest Names aktiviert, nachdem einige Gäste bereits RSVPed hatten. Bekomme ich auch die Namen ihrer Begleitpersonen? A: Bestehende RSVPs behalten die Namen, die sie eingereicht haben (der Name des Hauptgasts ist immer vorhanden). Neue RSVPs sowie RSVP-Änderungen durch bereits antwortende Gäste enthalten die Namen der Begleitpersonen ab diesem Zeitpunkt. Sie können fehlende Namen auch selbst auf der Guests-Seite ergänzen.
F: Kann ich Collect Guest Names nach dem Aktivieren wieder deaktivieren? A: Ja, jederzeit — auch während Sie Seating nutzen. Bereits erfasste Namen bleiben erhalten; bei neuen RSVPs wird einfach nicht mehr danach gefragt. Ist die Namenserfassung deaktiviert, erscheinen Begleitpersonen im Sitzplan als nummerierte Platzhalter, die Sie selbst umbenennen können.
F: Werden beim Ausblenden von Tischzuweisungen für Gäste die erfassten Namen gelöscht? A: Nein. Ihre Gastnamen und Sitzpläne bleiben immer erhalten. Der Schalter Table Assignments steuert nur, was Gäste in der Einladung sehen — die Namen bleiben am RSVP hängen.
F: Werden Gastnamen anderen Gästen angezeigt? A: Nein. Einzelne Namen sind nur in Ihrem Organizer-Dashboard und in der eigenen Einladung des Gasts sichtbar (dort kann er/sie die eigene Gruppe bearbeiten).
F: Ersetzt Collect Guest Names den Plus-one-Zähler? A: Nein, beide funktionieren zusammen. Gäste wählen weiterhin, wie viele Personen sie mitbringen, und werden anschließend gebeten, jede Person zu benennen.
F: Funktioniert das auch mit dem öffentlichen Registrierungsformular? A: Ja. Wenn Collect Guest Names aktiviert ist, fragt das öffentliche Registrierungsformular nach dem Namen jeder Begleitperson.
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