So erfassen Sie Gastnamen während der RSVP

Mit Gastnamen erfassen können Sie den individuellen Namen jeder Person aufnehmen, die ein eingeladener Gast mitbringt — nicht nur die Anzahl. Das ist ideal, wenn Sie eine vollständige Teilnehmendenliste benötigen (Tischkärtchen, Catering-Headcounts, Badges, Check-in über die Gästeliste), aber keinen vollständigen Sitzplan brauchen.

Wenn Sie später entscheiden, dass Sie Personen doch platzieren möchten, aktivieren Sie einfach Table Management — jeder Name, den Sie bereits erfasst haben, wird zu einem nicht zugewiesenen Gast, der per Drag-and-drop an einen Tisch gezogen werden kann. Keine erneute Erfassung, kein Datenverlust.

Gastnamen-Erfassung aktivieren

1. Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
2. Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
3. Öffnen Sie den Tab "Details"
4. Suchen Sie im Abschnitt „Event Settings“ nach "Collect Guest Names"
5. Schalten Sie die Option EIN

Das ist alles. Beim nächsten RSVP (über den Einladungslink oder das öffentliche Registrierungsformular) werden Gäste gebeten, den Vor- und Nachnamen jeder Person in ihrer Gruppe einzugeben.

Was Gäste sehen

Sobald die Funktion aktiviert ist, passt sich das RSVP-Formular daran an, wie viele Personen der Gast mitbringt:

• Allein zusagen — der Gast trägt wie gewohnt den eigenen Namen ein
• Mit Begleitpersonen — ein neuer Abschnitt erscheint, mit einer Namenszeile für jede zusätzliche teilnehmende Person
• Absagen — es werden keine Namensfelder angezeigt

Vor- und Nachname sind für jeden Eintrag erforderlich, sodass Sie am Ende immer eine vollständige Teilnehmendenliste haben.

Wo die erfassten Namen angezeigt werden

Alle erfassten Namen sind im gesamten Dashboard verfügbar:

• Guests-Tab — klicken Sie auf das Users-Symbol neben einem RSVP, um alle Personen dieser Gruppe anzusehen oder zu bearbeiten
• PDF-Export der Gästeliste — jede Begleitperson erscheint als eingerückte Unterzeile unter der Haupteinladung
• Attendance verification page — wenn eine Gruppe am Eingang gescannt wird, tippt das Sicherheitspersonal jede Person bei Ankunft einzeln an, inklusive Zeitstempel pro Person
• Tables-Tab (falls Sie später Table Management aktivieren) — jede namentlich erfasste Person erscheint als nicht zugewiesener Chip und kann platziert werden

Sie können Namen auch selbst vorab im Guests-Tab eintragen, wenn Sie bereits wissen, wer jeweils mitkommt.

Zusammenhang mit Table Management

Gastnamen erfassen und Table Management arbeiten mit denselben zugrunde liegenden Daten — es sind lediglich zwei unterschiedliche Arten, diese zu nutzen.

Einstellung	Tables aus	Tables an
Collect Guest Names-Schalter	Optional	Erforderlich — automatisch AN und gesperrt
Gäste geben Namen während RSVP ein	Ja, wenn der Schalter an ist	Immer ja
Dashboard zeigt den Tables-Tab	Nein	Ja
Sitzplan / Drag-and-drop	Nein	Ja

Wichtiges Verhalten:

• Wenn Sie Table Management AN schalten, wird Collect Guest Names automatisch AN geschaltet und gesperrt (Tables benötigt Namen pro Person, um zu funktionieren).
• Wenn Sie Table Management AUS schalten, bleibt der Gastnamen-Schalter in der von Ihnen gewählten Position. Sie können weiterhin Namen ohne Tables erfassen oder beides deaktivieren.
• Sie können einfach starten — nur mit Collect Guest Names — und Tables später aktivieren; alle bestehenden Namen bleiben erhalten.

Wann Sie welche Option verwenden sollten

Verwenden Sie nur Collect Guest Names, wenn Sie Folgendes möchten:

• Eine vollständige Teilnehmendenliste für Catering, Badges oder Check-in
• Personalisierte Tischkärtchen ohne formalen Sitzplan
• Sitzplätze informell planen (z. B. auf Papier) mithilfe der exportierten Gästeliste

Verwenden Sie Table Management (inklusive Guest Names), wenn Sie Folgendes möchten:

• Einen visuellen Sitzplan mit Drag-and-drop
• Kapazitäten pro Tisch und farbcodierten RSVP-Status
• Dass Gäste ihren zugewiesenen Tisch in der Einladung sehen

Häufig gestellte Fragen

F: Ich habe Collect Guest Names aktiviert, nachdem einige Gäste bereits RSVPed hatten. Bekomme ich auch die Namen ihrer Begleitpersonen? A: Bestehende RSVPs behalten die Namen, die sie eingereicht haben (der Name des Hauptgasts ist immer vorhanden). Neue RSVPs sowie RSVP-Änderungen durch bereits antwortende Gäste enthalten die Namen der Begleitpersonen ab diesem Zeitpunkt. Sie können fehlende Namen auch selbst im Guests-Tab ergänzen.

F: Kann ich Collect Guest Names nach dem Aktivieren wieder deaktivieren? A: Ja — solange Table Management aus ist. Während Table Management aktiviert ist, ist Collect Guest Names erforderlich und der Schalter ist deaktiviert. Schalten Sie Tables zuerst aus, wenn Sie keine Namen mehr erfassen möchten.

F: Werden beim Ausschalten von Table Management die erfassten Namen gelöscht? A: Nein. Ihre Gastnamen bleiben unabhängig vom Tables-Schalter erhalten. Wenn Sie Tables ausschalten, wird nur die Seating-UI ausgeblendet — die Namen bleiben am RSVP hängen.

F: Werden Gastnamen anderen Gästen angezeigt? A: Nein. Einzelne Namen sind nur in Ihrem Organizer-Dashboard und in der eigenen Einladung des Gasts sichtbar (dort kann er/sie die eigene Gruppe bearbeiten).

F: Ersetzt Collect Guest Names den Plus-one-Zähler? A: Nein, beide funktionieren zusammen. Gäste wählen weiterhin, wie viele Personen sie mitbringen, und werden anschließend gebeten, jede Person zu benennen.

F: Funktioniert das auch mit dem öffentlichen Registrierungsformular? A: Ja. Wenn Collect Guest Names (oder Table Management) aktiviert ist, fragt das öffentliche Registrierungsformular nach dem Namen jeder Begleitperson.