So verwalten Sie Ihre Gästeliste

Die Registerkarte „Guests“ in Ihrem RSVP-Dashboard ist der Ort, an dem Sie alle Teilnehmenden Ihrer Veranstaltung hinzufügen, verwalten und nachverfolgen. Egal, ob Sie Gäste einzeln hinzufügen oder Hunderte aus einer Tabelle importieren – Fotify macht es einfach, Ihre Gästeliste übersichtlich zu organisieren.

Zugriff auf die Gästeliste

Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihre Veranstaltung aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
Klicken Sie auf die Registerkarte "Guests"

Wenn Sie noch keine RSVP-Einladung erstellt haben, sehen Sie sich zuerst How to Create Your RSVP Invitation an.

Sie sehen Ihre vollständige Gästeliste mit Antwortstatus und Aktionsschaltflächen.

Die Gästeliste verstehen

Statusfilter

Filtern Sie Ihre Gäste nach Antwortstatus über die Tabs oben:

Filter	Beschreibung
All	Alle Gäste auf Ihrer Liste
Accepted	Gäste, die ihre Teilnahme bestätigt haben
Declined	Gäste, die nicht teilnehmen können
Not Answered	Gäste, die noch nicht geantwortet haben
Attended	Gäste, die beim Event eingecheckt haben (wenn QR-Anwesenheit aktiviert ist)

Informationsspalten für Gäste

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Informationen pro Gast:

Name - Vollständiger Name des Gastes
Email - E-Mail-Adresse (falls angegeben)
Cellphone - Telefonnummer für SMS/WhatsApp
Guests - Anzahl der Personen in der Einladung (inklusive Begleitpersonen)
Confirmed - Wie viele Personen als teilnehmend bestätigt wurden
Status - RSVP-Antwort (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Farbige Chips, die die auf diesen Gast angewendeten Gast-Tags anzeigen. Klicken Sie in der Zeile auf + Add tag, um Tags direkt hinzuzufügen oder zu entfernen
Registered - Wann der Gast hinzugefügt wurde oder sich selbst registriert hat
Actions - Schnelle Aktionsschaltflächen

Sortieren und Suchen

Search - Verwenden Sie die Suchleiste, um Gäste nach Name oder E-Mail zu finden
Sort - Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste zu sortieren (z. B. nach Name oder Status)

Gäste filtern & taggen

Mit dem Tag-System von Fotify können Sie Gäste kennzeichnen (z. B. „Family“, „VIP“, „Work“) und danach filtern. Alle Details finden Sie im Artikel Guest Tags; hier sehen Sie, wie Tags in der Gästeliste verwendet werden.

Die Tag-Filterzeile

Oberhalb der Statusfilter sehen Sie eine Zeile mit der Bezeichnung "Filter by tags". Sie enthält:

Einen Chip für jeden Tag, den Sie erstellt haben (klicken, um ihn als Filter ein-/auszuschalten)
Einen gestrichelten Chip "+ New tag", der den Tag-Manager öffnet, damit Sie direkt einen neuen Tag erstellen können
Eine Schaltfläche "Manage tags" rechts (Farben umbenennen, bearbeiten oder bestehende Tags löschen)
Wenn zwei oder mehr Tag-Chips aktiv sind, steuert ein Umschalter Any / All, ob der Filter Gäste mit irgendeinem der ausgewählten Tags oder allen ausgewählten Tags finden soll

Wenn ein Tag-Filter aktiv ist, zeigt die Gästeliste nur passende Gäste an. Klicken Sie erneut auf denselben Chip, um den Filter zu entfernen, oder verwenden Sie "Clear tag filter", um alle Tag-Filter auf einmal zurückzusetzen.

Gäste direkt in der Liste taggen

Klicken Sie in einer Gästezeile (Desktop-Tabelle oder Mobile-Karte) in der Spalte Tags auf + Add tag. Es erscheint ein Dropdown mit allen Tags für das Event; klicken Sie zum Aktivieren/Deaktivieren und dann auf Save. Bereits zugewiesene Tags werden als farbige Chips neben der Schaltfläche angezeigt.

Mehrere ausgewählte Gäste gesammelt taggen

So taggen (oder enttaggen) Sie viele Gäste auf einmal:

Wählen Sie Gäste über die Checkboxen links in jeder Zeile aus
Klicken Sie in der Auswahlleiste, die erscheint, auf "Apply tags"
Wählen Sie einen mode — Add, Remove oder Replace
Haken Sie die gewünschten Tags an und klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche Save

Add fügt die ausgewählten Tags zu jedem Gast zusätzlich zu den bestehenden hinzu
Remove entfernt die ausgewählten Tags bei jedem Gast
Replace löscht die aktuellen Tags und setzt genau die ausgewählte Liste

Gäste einzeln hinzufügen

So fügen Sie einen einzelnen Gast hinzu:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Add Guest"
Füllen Sie die Gastdaten aus:
- Name - Vorname des Gastes (erforderlich)
- Last Name - Nachname des Gastes
- Email - E-Mail-Adresse für digitale Einladungen
- Cellphone - Telefonnummer im internationalen Format mit + (z. B. +14155551234)
- Number of Guests - Anzahl der Personen in der Einladung (Standard: 1)
- SMS Language - Überschreibt die Standardsprache für die SMS-Nachrichten dieses Gastes
Klicken Sie auf "Add Guest"

Telefonnummernformat

Damit SMS- und WhatsApp-Funktionen funktionieren, müssen Telefonnummern im internationalen E.164-Format angegeben werden:

Beginnen Sie mit + gefolgt von der Landesvorwahl
Keine Leerzeichen, Bindestriche oder Klammern
Beispiele: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Deutschland)

Mehrere Gäste importieren (CSV-Upload)

Für große Gästelisten können Sie alle Gäste auf einmal über eine CSV-Datei importieren.

So importieren Sie

Klicken Sie auf "Upload Guest List"
Bereiten Sie Ihre CSV-Datei im erforderlichen Format vor (siehe unten)
Ziehen Sie Ihre Datei per Drag-and-drop hinein oder klicken Sie, um sie auszuwählen
Klicken Sie auf "Upload Guest List"

CSV-Format

Ihre CSV-Datei muss diese Spalten enthalten:

Column	Required	Description
Name	Yes	Vorname des Gastes
LastName	No	Nachname des Gastes (kann leer sein)
Email	No	E-Mail-Adresse (kann leer sein)
Phone	No	Telefonnummer im E.164-Format mit + und Ländercode
Guests	No	Anzahl der Gäste in der Gruppe (Standard: 1)
Locale	No	Sprachcode für SMS und E-Mail (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` und `MessagingLocale` werden aus Gründen der Abwärtskompatibilität weiterhin akzeptiert
Tags	No	Tag-Namen, die diesem Gast zugewiesen werden sollen, getrennt durch `\|` (Pipe). Fehlende Tags werden automatisch erstellt
DisplayAlias	No	Anzeigename, der in Nachrichten anstelle von `Name + LastName` verwendet wird (z. B. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Nützlich für Paare, Familien und Gruppen
IsPlural	No	Auf `true` (oder `yes` / `1`) setzen, wenn die Einladung für mehrere Personen ist, damit Nachrichten in unterstützten Sprachen die Pluralform verwenden (Schwedisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Arabisch, Hebräisch, Dänisch). Standard ist `false`

Beispiel-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Tipps für den CSV-Import

Klicken Sie auf "Download Example", um eine Vorlagendatei zu erhalten
E-Mail und Telefonnummer sind optional – lassen Sie die Felder leer, wenn sie nicht verfügbar sind
Unterstützte Messaging-Sprachen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Wenn Locale leer ist, erhält der Gast SMS und E-Mails in Ihrer Standard-Event-Sprache
Spalte Tags: Trennen Sie mehrere Tags mit | (z. B. Family|VIP). Jeder Tag-Name, der für das Event noch nicht existiert, wird automatisch mit einer Standardfarbe erstellt — Sie können die Farbe später unter Manage tags ändern
DisplayAlias: Wenn gesetzt, wird dieser Name in SMS, E-Mails und auf der RSVP-Seite verwendet (und ersetzt außerdem {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} und {{FULLNAME}} in benutzerdefinierten Nachrichtenvorlagen). Lassen Sie das Feld leer, um das reguläre Name + LastName zu verwenden
IsPlural: ist nur in Sprachen relevant, die in der 2. Person zwischen Singular und Plural unterscheiden — z. B. wird Schwedisch „du är inbjuden“ (Singular) zu „ni är inbjudna“ (Plural). Für Englisch, Deutsch, Russisch und andere Sprachen ohne diese Unterscheidung wird das Feld ignoriert

Aktionsschaltflächen für Gäste

Jede Gästezeile enthält Aktionsschaltflächen für die schnelle Verwaltung:

Symbol	Aktion	Beschreibung
Pencil	Edit	Gastdaten bearbeiten (Name, E-Mail, Telefon, Gäste, Status)
Eye	View	Alle Gastinformationen ansehen, ohne Änderungen vorzunehmen
Copy	Copy Message	Personalisierte Einladung mit Name des Gastes und einzigartigem RSVP-Link kopieren
Envelope	Email	E-Mail-Client mit vorausgefüllter Einladung öffnen (wenn E-Mail vorhanden ist)
WhatsApp	WhatsApp	WhatsApp Web mit vorausgefüllter Nachricht öffnen (wenn Telefonnummer vorhanden ist)
Trash	Delete	Gast aus der Liste entfernen (Bestätigung erforderlich)

Mobile Ansicht

Auf Mobilgeräten sind die Aktionsschaltflächen über ein Menü (drei Punkte) unten rechts in jeder Gastkarte erreichbar.

Einladungen an Gäste senden

Nachdem Sie Gäste hinzugefügt haben, müssen Sie ihnen ihre personalisierten RSVP-Links senden.

Option 1: Kopieren und Einfügen

Klicken Sie auf das Symbol Copy bei einem Gast
Die personalisierte Nachricht (mit Name und individuellem Link) wird kopiert
Fügen Sie sie in eine E-Mail, SMS oder Messaging-App Ihrer Wahl ein

Option 2: WhatsApp direkt

Klicken Sie auf das Symbol WhatsApp (nur sichtbar bei Gästen mit Telefonnummer)
WhatsApp Web öffnet sich mit einer vorausgefüllten Einladungsnachricht
Senden Sie die Nachricht direkt

WhatsApp-Tracking

Gäste, denen Sie über WhatsApp geschrieben haben, erhalten einen dezenten grünen Hintergrund
So behalten Sie den Überblick, wer die Einladung erhalten hat
Verwenden Sie "Reset All Sent", um diese Tracking-Historie zu löschen und neu zu starten

Exportieren Ihrer Gästeliste

Sie können Ihre vollständige Gästeliste in zwei Formaten exportieren: CSV für Tabellenkalkulationen oder PDF als druckfertiges Dokument.

Als CSV herunterladen

Klicken Sie in der Toolbar des Tabs „Gäste“ auf "CSV herunterladen"
Die Datei enthält alle Gästeinformationen, Antworten, Werte aus benutzerdefinierten Feldern sowie eine Spalte Tags (Tag-Namen durch Pipes getrennt — im selben Format, das auch beim Import akzeptiert wird, sodass Sie Daten hin und her übertragen können)
Öffnen Sie die Datei in Excel, Google Sheets oder einer beliebigen Tabellenkalkulationsanwendung

Als PDF herunterladen

Klicken Sie in der Toolbar des Tabs „Gäste“ auf "PDF herunterladen"
Es wird ein formatiertes PDF mit Ihrem Veranstaltungsnamen, Datum und einer Zusammenfassung der Antwortstatistiken erstellt
Das PDF enthält alle Gästedetails in einem übersichtlichen Tabellenlayout, mit einer Spalte Tags, in der die Tag-Namen jedes Gastes als kommagetrennter Text angezeigt werden

Wenn Gastnamen erfassen aktiviert ist, enthält das PDF außerdem:

Eingerückte Unterzeilen für jeden Plus-One-Gast unterhalb der Haupteinladung, mit Angabe des jeweiligen Namens

Wenn zusätzlich Tischverwaltung aktiviert ist, zeigt jede Unterzeile außerdem den zugewiesenen Tisch dieser Person in einer neuen Spalte Tisch.

Damit ist das PDF ideal für:

Das Ausdrucken einer Gästeliste für die Location oder das Einlasspersonal
Das Teilen mit Dienstleistern (Caterern, Eventplanern), die keine Tabellenkalkulationen verwenden
Ein physisches Backup auf der Veranstaltung
Das schnelle Überprüfen von Tischzuweisungen auf einen Blick

Gästerückmeldungen verwalten

Eine Antwort bearbeiten

Wenn sich ein Gast meldet, um seine RSVP zu ändern:

Klicken Sie beim entsprechenden Gast auf das Symbol Edit (Stift)
Aktualisieren Sie den Status (Accepted, Declined)
Passen Sie bei Bedarf die Anzahl der bestätigten Gäste an
Speichern Sie die Änderungen

Antwortdetails ansehen

Klicken Sie auf das Symbol View (Auge), um Folgendes zu sehen:

Vollständige Gastinformationen
Die RSVP-Antwort
Eventuelle Kommentare, die eingereicht wurden
Antworten auf benutzerdefinierte Felder

Gäste löschen

So entfernen Sie einen Gast:

Klicken Sie auf das Symbol Delete (Papierkorb)
Bestätigen Sie das Löschen

So löschen Sie mehrere Gäste:

Wählen Sie Gäste über die Checkboxen aus
Klicken Sie auf "Delete all (X)", um die ausgewählten Gäste zu entfernen

Tipps für die Verwaltung der Gästeliste

Vor Ihrer Veranstaltung

Fügen Sie alle Gäste hinzu, bevor Sie Einladungen versenden
Prüfen Sie, ob Telefonnummern im internationalen Format vorliegen
Nutzen Sie den CSV-Import für große Listen, um Zeit zu sparen
Legen Sie für internationale Gäste die passende SMS-Sprache fest

Rückmeldungen nachverfolgen

Prüfen Sie regelmäßig den Filter Not Answered, um nachzufassen
Nutzen Sie das WhatsApp-Tracking, um zu sehen, wer Einladungen erhalten hat
Exportieren Sie die Liste regelmäßig, um den Fortschritt zu dokumentieren

Nachfassen

Nutzen Sie bei Gästen ohne Rückmeldung die Schaltflächen Copy oder WhatsApp, um Erinnerungen zu senden
Ziehen Sie die SMS feature für Sammelerinnerungen in Betracht

Häufig gestellte Fragen

F: Gibt es ein Limit, wie viele Gäste ich hinzufügen kann? A: Die Gästelimits hängen von Ihrem Fotify-Tarif ab. Prüfen Sie Ihre Tarifdetails für die konkreten Grenzen.

F: Kann ich Gäste hinzufügen, nachdem ich Einladungen versendet habe? A: Ja! Sie können jederzeit neue Gäste hinzufügen. Denken Sie nur daran, ihnen ihren Einladungslink zu senden.

F: Was passiert, wenn ich einen Gast lösche, der bereits geantwortet hat? A: Die Antwort wird dauerhaft entfernt. Wenn die Person versucht, ihren alten RSVP-Link zu verwenden, funktioniert er nicht mehr.

F: Kann ich den RSVP-Status eines Gastes manuell ändern? A: Ja, nutzen Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“, um den Status eines Gastes manuell zu aktualisieren — zum Beispiel, wenn jemand telefonisch zusagt, statt das Online-Formular zu nutzen.

F: Warum sehe ich bei manchen Gästen keine WhatsApp-Schaltfläche? A: Die WhatsApp-Schaltfläche erscheint nur bei Gästen, für die eine Telefonnummer gespeichert ist. Fügen Sie die Telefonnummer hinzu, um diese Funktion zu aktivieren.

F: Was ist der Unterschied zwischen den Spalten „Gäste“ und „Bestätigt“? A: „Gäste“ ist, wie viele Personen Sie in dieser Gruppe eingeladen haben. „Bestätigt“ ist, wie viele Personen der Gast bei seiner Antwort als tatsächlich teilnehmend angegeben hat.

F: Kann ich Gäste aus Google Contacts oder einer anderen App importieren? A: Exportieren Sie Ihre Kontakte als CSV-Datei aus Ihrer Kontakt-App, formatieren Sie sie anschließend so, dass sie den CSV-Anforderungen von Fotify entspricht, und importieren Sie sie.

F: Was ist der Unterschied zwischen dem CSV- und dem PDF-Export? A: CSV eignet sich am besten für die Arbeit in Tabellen — zum Bearbeiten, Filtern und Importieren in andere Tools. PDF ist ein formatiertes, druckbares Dokument mit Veranstaltungsheader und zusammengefassten Statistiken, ideal zum Teilen mit Dienstleistern oder zum Ausdrucken für das Einlasspersonal.

F: Enthält das PDF Tischzuweisungen und Plus-One-Namen? A: Plus-One-Namen erscheinen als eingerückte Unterzeilen unterhalb der Haupteinladung, sobald Gastnamen erfassen aktiviert ist. Wenn auch die Tischverwaltung aktiviert ist, fügt das PDF eine Spalte „Tisch“ hinzu, die die individuelle Sitzplatzzuweisung jeder Person anzeigt.

F: Woher weiß ich, welchen Gästen ich bereits Einladungen gesendet habe? A: Gäste, die per WhatsApp kontaktiert wurden, haben einen grünen Hintergrund. Für andere Methoden empfiehlt es sich, die SMS-Sprache oder ein Notizsystem zur Nachverfolgung zu verwenden.

F: Können Gäste RSVP, ohne vorher zur Liste hinzugefügt zu werden? A: Für personalisierte Einladungen müssen Gäste zuerst zu Ihrer Liste hinzugefügt werden, damit sie ihren individuellen RSVP-Link erhalten. Wenn Sie jedoch die Funktion Registrierungsformular aktivieren, können sich Gäste über einen öffentlichen Link selbst registrieren — sie werden automatisch zu Ihrer Gästeliste hinzugefügt, sobald sie das Formular abschließen.

F: Was passiert, wenn ich eine CSV mit doppelten Gästen hochlade? A: Das System weist Sie auf Duplikate hin. Sie können wählen, ob Sie sie überspringen oder bestehende Einträge aktualisieren möchten.

F: Kann ich Gäste importieren, bei denen Tags bereits angewendet sind? A: Ja. Fügen Sie Ihrer CSV eine Spalte Tags hinzu, mit Tag-Namen, die durch Pipes getrennt sind (z. B. Family|VIP). Jeder Tag, der für das Event noch nicht existiert, wird automatisch mit einer Standardfarbe erstellt. Den vollständigen Ablauf finden Sie im Artikel Gäste-Tags.

F: Werden Tags beim Exportieren von Gästen mit ausgegeben? A: Ja — sowohl der CSV-Export (pipe-getrennte Namen) als auch der PDF-Export (kommagetrennte Liste in einer Tags-Spalte) enthalten alle Tags, die dem Gast zugewiesen sind. Sie können die CSV erneut importieren, um die Tags wiederherzustellen.

F: Wie tagge ich viele Gäste auf einmal? A: Verwenden Sie die Checkboxen, um die gewünschten Gäste auszuwählen, und klicken Sie anschließend in der Auswahl-Toolbar auf "Tags anwenden". Sie können Tags für alle ausgewählten Gäste mit einem Klick hinzufügen, entfernen oder ersetzen.