So verwalten Sie Ihre Gästeliste

Die Seite „Guests“ in Ihrem Dashboard ist der Ort, an dem Sie alle Teilnehmenden Ihrer Veranstaltung hinzufügen, verwalten und nachverfolgen. Egal, ob Sie Gäste einzeln hinzufügen oder Hunderte aus einer Tabelle importieren – Fotify macht es einfach, Ihre Gästeliste übersichtlich zu organisieren.

Sie benötigen keine RSVP-Einladung, um Ihre Gästeliste aufzubauen — die Seite funktioniert eigenständig, und alles verbindet sich automatisch, sobald Sie später eine Einladung erstellen.

Zugriff auf die Gästeliste

1. Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
2. Wählen Sie Ihre Veranstaltung aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "Guests"

Sie sehen Ihre vollständige Gästeliste mit Antwortstatus und Aktionsschaltflächen.

Hinweis: Die gastbezogenen Freigabeaktionen (Einladung kopieren, Einladungslink kopieren, von meiner E-Mail senden, WhatsApp) erscheinen erst, sobald Sie Ihre Einladung eingerichtet und RSVP aktiviert haben — vorher gibt es noch nichts zu teilen. Ein Banner auf der Seite führt Sie zur Einrichtung, sobald Sie bereit sind.

Die Gästeliste verstehen

Gäste filtern

Alle Filter befinden sich in einer Filterleiste oben auf der Guests-Seite. Jeder Filter wird kombiniert (UND-Verknüpfung), sodass Sie mehrere Filter stapeln können, um präzise Fragen zu beantworten, z. B. „VIPs, die noch nicht geantwortet haben und eine Telefonnummer hinterlegt haben.“

Status ist eine Gruppe von Chips und unterstützt Mehrfachauswahl — klicken Sie auf so viele, wie Sie möchten:

Chip	Zeigt
All	Alle Gäste auf Ihrer Liste (hebt den Statusfilter auf)
Accepted	Gäste, die ihre Teilnahme bestätigt haben
Declined	Gäste, die nicht teilnehmen können
Not Answered	Gäste, die noch nicht geantwortet haben
Attended	Gäste, die beim Event eingecheckt haben (wenn QR-Anwesenheit aktiviert ist)

Da Status mehrfach auswählbar ist, können Sie Accepted + Attended gemeinsam anzeigen (alle, die kommen) oder Not Answered + Declined gemeinsam (alle, denen Sie noch nachgehen müssen). Jeder Chip zeigt eine Live-Zählung.

More filters (die Schieberegler-Schaltfläche) öffnet weitere Filterdimensionen:

• Source — Added by me (von Ihnen hinzugefügt) im Vergleich zu Self-registered (über einen Registrierungslink angemeldet)
• Party size — Solo (nur eine Person) im Vergleich zu Group (2+ Personen mit Plus-Eins-Gästen)
• Has email / Has phone — nur Gäste, die Sie tatsächlich per E-Mail oder Nachricht erreichen können, praktisch kurz vor einem Versand

Jeder aktive Filter wird als entfernbarer Chip in einer Zusammenfassungszeile angezeigt, zusammen mit einer Schaltfläche Clear all und einer Live-Zählung „X von Y passend“, sodass Sie immer genau wissen, welchen Ausschnitt Sie gerade betrachten.

Gästeinformationsspalten

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Informationen zu jedem Gast:

• Name - Vorname des Gastes
• Email - E-Mail-Adresse (falls angegeben)
• Cellphone - Telefonnummer für SMS/WhatsApp
• Guests - Anzahl der Personen in der Gruppe (inklusive Plus-Eins-Gästen)
• Confirmed - Wie viele Personen laut Zusage tatsächlich teilnehmen
• Status - Die RSVP-Antwort (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - Farbige Chips, die die Gäste-Tags dieses Gastes anzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Add tag in der Zeile, um Tags direkt hinzuzufügen oder zu entfernen
• Registered - Wann der Gast hinzugefügt wurde oder sich selbst registriert hat
• Actions - Schnellzugriff-Schaltflächen

Sortieren und Suchen

• Search - Nutzen Sie die Suchleiste, um Gäste nach Name, E-Mail, Telefonnummer oder — wenn Collect Guest Names aktiviert ist — dem Namen eines Plus-Eins-Gastes zu finden. Bei einer Übereinstimmung mit einem Plus-Eins-Namen klappt die entsprechende Einladung automatisch auf und der gefundene Name wird hervorgehoben
• Sort - Klicken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift, um die Liste zu sortieren (z. B. nach Name, Status)

Plus-One-Namen anzeigen (wenn Gastnamen erfassen aktiviert ist)

Wenn Sie Collect Guest Names aktiviert haben (oder Sie bereits Seating verwenden, das dies einschließt), wird bei Gruppen ab 2 Personen ein Pfeil-Symbol neben dem Hauptnamen angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Zeile aufzuklappen und jeden Plus-Eins-Gast als eingerückte Unterzeile unterhalb der Haupteinladung anzuzeigen:

• Jeder namentlich erfasste Gast wird mit einem Badge „+1“ angezeigt (bzw. „Main guest“ für die Hauptperson)
• Ein Stift-Symbol in jeder Unterzeile führt direkt zur Bearbeitung dieses konkreten Namens
• Wenn eine Gruppe weniger Namen enthält als ihre angegebene Größe, sehen Sie einen Platzhalter „N names not provided yet“ mit einem Link Add names
• Bei der Suche klappen Zeilen mit einem passenden Plus-Eins-Namen automatisch auf, damit die Übereinstimmung auf einen Blick sichtbar ist — Sie können sie weiterhin manuell einklappen, und Ihre Wahl bleibt gespeichert, bis Sie die Suche zurücksetzen

Namen, die Sie hier bearbeiten, und Namen, die Sie auf der Seating-Seite bearbeiten, sind dieselben Namen — korrigieren Sie eine Schreibweise an einer der beiden Stellen, und beide werden aktualisiert. Ein Gast, der später erneut auf seine RSVP antwortet, kann einen von Ihnen korrigierten Namen nicht mehr überschreiben.

Gäste filtern und taggen

Mit dem Tag-System von Fotify können Sie Gäste beschriften (z. B. „Family“, „VIP“, „Work“) und danach filtern. Alle Details finden Sie im Artikel zu Gäste-Tags; hier erfahren Sie, wie Tags in der Gästeliste angezeigt werden.

Die Tag-Filterzeile

Die Filterleiste enthält eine Zeile Tags. Sie umfasst:

• Einen Chip für jeden von Ihnen erstellten Tag (klicken Sie darauf, um ihn als Filter ein- oder auszuschalten)
• Einen gestrichelten Chip „+ New tag“, der die Tag-Verwaltung öffnet, damit Sie direkt einen neuen Tag anlegen können
• Eine Schaltfläche „Manage tags“ auf der rechten Seite (Farben umbenennen, vorhandene Tags bearbeiten oder löschen)
• Sind zwei oder mehr Tag-Chips aktiv, steuert ein Umschalter Any / All, ob der Filter Gäste mit irgendeinem der ausgewählten Tags oder mit allen zeigt

Ist ein Tag-Filter aktiv, zeigt die Gästeliste nur passende Gäste. Klicken Sie erneut auf denselben Chip, um diesen einen Tag zu entfernen, oder nutzen Sie Clear all, um alle Filter auf einmal zurückzusetzen. Tag-Filter lassen sich mit den Status-Chips, der Suche und den More-filters-Dimensionen kombinieren.

Gäste inline taggen

Klicken Sie in einer beliebigen Gastzeile (Desktop-Tabelle oder mobile Karte) auf die Schaltfläche + Add tag in der Spalte Tags. Ein Dropdown mit allen Tags des Events erscheint; klicken Sie zum Umschalten und dann auf Save. Bereits vorhandene Tags des Gastes werden als farbige Chips neben der Schaltfläche angezeigt.

Ausgewählte Gäste gesammelt taggen

So taggen (oder entfernen Sie Tags von) mehreren Gästen gleichzeitig:

1. Wählen Sie Gäste über die Checkboxen links neben jeder Zeile aus
2. Klicken Sie in der daraufhin erscheinenden Auswahl-Symbolleiste auf "Apply tags"
3. Wählen Sie einen Modus — Add, Remove oder Replace
4. Haken Sie die gewünschten Tags an und klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche Save

• Add fügt jedem Gast die ausgewählten Tags zusätzlich zu seinen bestehenden hinzu
• Remove entfernt die ausgewählten Tags von jedem Gast
• Replace löscht die aktuellen Tags und setzt genau die ausgewählte Liste

Gäste einzeln hinzufügen

So fügen Sie einen einzelnen Gast hinzu:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Add Guest"
2. Füllen Sie die Gastdaten aus:
   • Name - Vorname des Gastes (erforderlich)
   • Last Name - Nachname des Gastes
   • Email - E-Mail-Adresse für digitale Einladungen
   • Cellphone - Telefonnummer im internationalen Format mit + (z. B. +14155551234)
   • Number of Guests - Anzahl der Personen in der Einladung (Standard: 1)
   • SMS Language - Überschreibt die Standardsprache für die SMS-Nachrichten dieses Gastes
3. Klicken Sie auf "Add Guest"

Telefonnummernformat

Damit SMS- und WhatsApp-Funktionen funktionieren, müssen Telefonnummern im internationalen E.164-Format angegeben werden:

• Beginnen Sie mit + gefolgt von der Landesvorwahl
• Keine Leerzeichen, Bindestriche oder Klammern
• Beispiele: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Deutschland)

Mehrere Gäste importieren (CSV, Excel oder Einfügen)

Für große Gästelisten importieren Sie alle auf einmal aus einer Datei oder direkt aus Ihrer Tabelle.

So importieren Sie

1. Klicken Sie auf "Gästeliste hochladen"
2. Ziehen Sie Ihre Datei (.csv oder Excel .xlsx) per Drag-and-drop in den Upload-Bereich, oder klicken Sie auf "Oder Zeilen aus einer Tabelle einfügen" und fügen Sie die aus Excel oder Google Sheets kopierten Zellen ein — Kopfzeile inklusive
3. Klicken Sie auf "Gästeliste hochladen"

Excel-Arbeitsmappen werden aus ihrem ersten Arbeitsblatt gelesen, sodass Sie die Datei hochladen können, in der Sie Ihre Liste bereits führen – kein vorheriges Speichern als CSV nötig. Ältere binäre .xls-Dateien werden nicht akzeptiert: Öffnen Sie sie in Excel und speichern Sie sie als .xlsx.

Spaltenformat

Nur eine Name-Spalte ist erforderlich. Alle anderen Spalten sind optional: Lassen Sie sie ganz aus der Datei weg, oder fügen Sie sie hinzu und lassen Sie die Zellen leer. Eine Datei mit nur einer Name-Spalte und einem Namen pro Zeile ist ein gültiger Import.

Spaltennamen werden flexibel erkannt. Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen und Zeichensetzung spielen keine Rolle, und die gängigen Namen, die eine Tabelle bereits verwendet, werden erkannt — zum Beispiel First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, sowie Vorname, Nachname, Telefon und ähnliche. Sie müssen Ihre Spaltenüberschriften nicht in die unten genannten umbenennen; das sind lediglich die von der Vorlage verwendeten.

Spalten, die Fotify nicht erkennt, werden übersprungen, und das Importergebnis listet sie auf, damit Sie wissen, dass daraus nichts gespeichert wurde.

Spalte	Erforderlich	Beschreibung
Name	Ja	Vorname des Gastes (ein vollständiger Name funktioniert auch)
LastName	Nein	Nachname des Gastes
Email	Nein	E-Mail-Adresse. Zeilen mit einer fehlerhaften Adresse (z. B. john@) werden gemeldet und übersprungen — korrigieren Sie den Wert oder lassen Sie die Zelle leer
Phone	Nein	Telefonnummer mit + und Ländercode (z. B. +14155551234). Leerzeichen, Bindestriche, Punkte und Klammern werden automatisch entfernt, und eine führende 00 wird zu +
Guests	Nein	Anzahl der Gäste in der Gruppe (Standard: 1)
Locale	Nein	Sprachcode für SMS und E-Mail (en, es, fr, de, it, pt, etc.). SmsLocale und MessagingLocale werden aus Gründen der Abwärtskompatibilität weiterhin akzeptiert
Tags	Nein	Tag-Namen, die diesem Gast zugewiesen werden sollen, getrennt durch | (Pipe). Fehlende Tags werden automatisch erstellt
DisplayAlias	Nein	Anzeigename, der in Nachrichten anstelle von Name + LastName verwendet wird (z. B. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Nützlich für Paare, Familien und Gruppen
IsPlural	Nein	Auf true (oder yes / 1) setzen, wenn die Einladung für mehrere Personen ist, damit Nachrichten in unterstützten Sprachen die Pluralform verwenden (Schwedisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Arabisch, Hebräisch, Dänisch). Standard ist false
Status	Nein	RSVP-Antwort, die Sie für diesen Gast bereits haben: Accepted, Declined, Attended oder Not Answered. Standard ist Not Answered
Confirmed Guests	Nein	Wie viele Personen der Gruppe bestätigt sind. Wird nur verwendet, wenn Status Accepted oder Attended ist; Standard ist die vollständige Gruppengröße

Beispiel-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Tipps für den CSV-Import

• Klicken Sie auf "Einfache Vorlage herunterladen (nur Name)" für die kleinstmögliche gültige Datei, oder auf "Beispiel herunterladen" für eine Vorlage mit allen Spalten
• E-Mail und Telefonnummer sind optional – lassen Sie die Felder leer, wenn sie nicht verfügbar sind
• Durch Komma und Semikolon getrennte Dateien werden beide akzeptiert (Excel speichert CSV in den meisten europäischen Ländern mit Semikolons); durch Tabulatoren getrennte Dateien funktionieren ebenfalls
• Namen mit Akzenten überstehen jede Kodierung, die Ihre Tabelle verwendet hat: UTF-8, Windows/ANSI und Excels "Unicode-Text" werden automatisch erkannt
• Eine Datei (oder ein Einfügen), die nur eine Spalte mit Namen ohne Kopfzeile enthält, wird als Namensliste importiert
• Dateien bis 5 MB werden akzeptiert
• Eine Zeile mit leerer Name-Zelle wird übersprungen und im Ergebnis aufgeführt; die übrigen Zeilen werden trotzdem importiert
• Wenn Sie "Missing required column: Name" sehen, hat die erste Zeile Ihrer Datei keine Kopfzeile, die Fotify als Namen des Gastes lesen kann. Die Meldung listet die gefundenen Kopfzeilen auf — benennen Sie eine davon in Name um (oder First Name, Full Name, …)
• Unterstützte Messaging-Sprachen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Wenn Locale leer ist, erhält der Gast SMS und E-Mails in Ihrer Standard-Event-Sprache
• Spalte Tags: Trennen Sie mehrere Tags mit | (z. B. Family|VIP). Jeder Tag-Name, der für das Event noch nicht existiert, wird automatisch mit einer Standardfarbe erstellt — Sie können die Farbe später unter Manage tags ändern
• DisplayAlias: Wenn gesetzt, wird dieser Name in SMS, E-Mails und auf der RSVP-Seite verwendet (und ersetzt außerdem {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} und {{FULLNAME}} in benutzerdefinierten Nachrichtenvorlagen). Lassen Sie das Feld leer, um das reguläre Name + LastName zu verwenden
• Status: Nutzen Sie dies, um eine Liste zu importieren, die Sie bereits an anderer Stelle gesammelt haben, oder um eine Gästeliste zwischen Events zu verschieben. Exportierte Gästelisten enthalten diese Spalte bereits, sodass ein Export mit denselben Antworten re-importiert wird. Lassen Sie die Spalte weg (oder leer), werden alle als Not Answered importiert
• IsPlural: ist nur in Sprachen relevant, die in der 2. Person zwischen Singular und Plural unterscheiden — z. B. wird Schwedisch "du är inbjuden" (Singular) zu "ni är inbjudna" (Plural). Für Englisch, Deutsch, Russisch und andere Sprachen ohne diese Unterscheidung wird das Feld ignoriert

Aktionsschaltflächen für Gäste

Jede Gastzeile verfügt über Aktionsschaltflächen für die schnelle Verwaltung:

Icon	Action	Beschreibung
Pencil	Edit	Gastdetails bearbeiten (Name, E-Mail, Telefon, Gästeanzahl, Status)
Eye	View	Alle Gastinformationen ansehen, ohne Änderungen vorzunehmen
Copy	Copy Invitation	Die Einladung des Gastes kopieren — für ein E-Mail-Programm die gestaltete Einladung, überall sonst Ihre Nachrichtenvorlage
Link	Copy Invite Link	Nur den RSVP-Link des Gastes kopieren — ohne Nachrichtentext — bereit zum Einfügen überall
Envelope	Send from my email	Die gestaltete Einladung kopieren und Ihr E-Mail-Programm öffnen, adressiert an diesen Gast, zum Einfügen (falls E-Mail-Adresse vorhanden)
WhatsApp	WhatsApp	WhatsApp Web mit vorausgefüllter Nachricht öffnen (falls Telefonnummer vorhanden)
People	Manage Names	Plus-Eins-Namen hinzufügen oder bearbeiten (angezeigt, wenn Guest Names oder Seating aktiviert ist)
Trash	Delete	Gast aus der Liste entfernen (erfordert Bestätigung)

Copy Invitation vs. Copy Invite Link: Copy legt die Einladung des Gastes gleich in zwei Formen in Ihrer Zwischenablage ab, und was auch immer Sie einfügen, wählt automatisch die passende — fügen Sie in Outlook oder Gmail ein, erhalten Sie die gestaltete Einladung mit Titelbild und RSVP-Schaltfläche; fügen Sie in WhatsApp oder eine Notiz-App ein, erhalten Sie die personalisierte Textnachricht (Begrüßung + Link + eventuellen Vorlagentext). Das Symbol Link kopiert nur die reine URL — perfekt für eine Kalendereinladung, eine Instagram-Story oder überall dort, wo eine vollständige Nachricht zu viel wäre.

Mobile Ansicht

Auf mobilen Geräten sind die Aktionsschaltflächen über ein Menü (drei Punkte) unten rechts auf jeder Gastkarte erreichbar.

Einladungen an Gäste senden

Nachdem Sie Gäste hinzugefügt haben, müssen Sie ihnen ihre personalisierten RSVP-Links senden.

Kopieren und Einfügen

1. Klicken Sie auf das Symbol Copy bei einem Gast
2. Warten Sie auf das Häkchen — sobald es erscheint, liegt die Einladung in Ihrer Zwischenablage
3. Fügen Sie sie in E-Mail, SMS oder die Messaging-App Ihrer Wahl ein

Fügen Sie sie in ein E-Mail-Programm ein, erhalten Sie die gestaltete Einladung; fügen Sie sie überall sonst ein, erhalten Sie die einfache personalisierte Nachricht. Sie wählen das nicht selbst — die App, in die Sie einfügen, nimmt sich die Version, die sie anzeigen kann.

Nur den Link kopieren

1. Klicken Sie auf das Symbol Link bei einem Gast
2. Nur der reine RSVP-Link wird kopiert — ohne Nachrichtentext
3. Fügen Sie ihn in eine Kalendereinladung, eine Instagram-Story, einen Gruppenchat oder überall dort ein, wo eine vollständige Nachricht zu viel wäre

Von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse senden

1. Klicken Sie auf das Symbol Envelope (nur sichtbar bei Gästen mit hinterlegter E-Mail-Adresse)
2. Die gestaltete Einladung wird kopiert, und Ihr E-Mail-Programm öffnet sich, adressiert an diesen Gast, mit bereits ausgefülltem Betreff
3. Klicken Sie in den leeren Nachrichtentext und fügen Sie ein (Ctrl+V, oder Cmd+V auf einem Mac), und senden Sie dann

Damit senden Sie die Einladung aus Ihrem eigenen Postfach statt aus unserem. Das ist die richtige Wahl, wenn der Arbeitgeber eines Gastes unsere E-Mails in den Spam-Ordner filtert — siehe So versenden Sie E-Mail-Einladungen dazu, wann das passiert und wie Sie es erkennen.

Zwei Dinge sollten Sie wissen: Der Nachrichtentext öffnet sich absichtlich leer, fügen Sie also ein, bevor Sie senden. Und da Ihr E-Mail-Programm den Versand übernimmt, erscheinen diese Einladungen nicht in den Öffnungs- und Klickstatistiken von Fotify — RSVPs werden trotzdem ganz normal erfasst.

Outlook im Web: Outlook fügt standardmäßig mit eigener Formatierung ein, wodurch Farben und Hintergründe der Einladung entfernt werden und nur einfacher schwarzer Text übrig bleibt. Das liegt an einer Outlook-Einstellung, nicht an der Einladung. Direkt nach dem Einfügen erscheint unten links in der Nachricht eine kleine Schaltfläche für Einfügeoptionen — klicken Sie darauf und wählen Sie Keep source formatting (auch als "Paste as is" angezeigt), und die Gestaltung erscheint wieder. Sie können dies unter Settings → Mail → Compose and reply als Standard festlegen.

Älteres Outlook für Windows: Diese Version verfasst E-Mails über Word, sodass die Einladung mit Layout, Farben, Bildern und Schriftarten ankommt, abgerundete Ecken jedoch eckig dargestellt werden können. Alles bleibt lesbar, und jeder Link funktioniert. Gmail und Apple Mail zeigen die Einladung wie gestaltet an.

Direkt über WhatsApp

1. Klicken Sie auf das Symbol WhatsApp (nur sichtbar bei Gästen mit hinterlegter Telefonnummer)
2. WhatsApp Web öffnet sich mit einer vorausgefüllten Einladungsnachricht
3. Senden Sie die Nachricht direkt

WhatsApp-Nachverfolgung

• Gäste, denen Sie über WhatsApp geschrieben haben, erhalten einen dezenten grünen Hintergrund
• So behalten Sie den Überblick, wer seine Einladung bereits erhalten hat
• Nutzen Sie "Reset All Sent", um diesen Verlauf zurückzusetzen und neu zu beginnen

Ihre Gästeliste exportieren

Klicken Sie in der Symbolleiste der Guests-Seite auf "Download" und wählen Sie ein Format: Excel (.xlsx) zum Sortieren und Bearbeiten, CSV (.csv) zum Importieren in andere Tools oder PDF (.pdf) für ein druckfertiges Dokument.

Exporte berücksichtigen Ihre aktiven Filter und die Sortierreihenfolge. Was auch immer die Gästetabelle gerade anzeigt, landet genau so in der Datei — gleiche Zeilen, gleiche Reihenfolge — sodass Sie z. B. nur Zugesagte VIPs oder Selbst registrierte Gäste ohne Telefonnummer herunterladen können. Möchten Sie die komplette Liste? Klicken Sie zuerst auf Clear all.

Dateien werden nach Ihrer Veranstaltung und dem Exportdatum benannt (z. B. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), sodass mehrere Downloads sich nie gegenseitig überschreiben.

Als Excel herunterladen (empfohlen für Tabellenkalkulationen)

1. Klicken Sie auf "Download" → Excel (.xlsx)
2. Das Blatt Guests enthält alle Gastinformationen, Antworten, jedes benutzerdefinierte Feld aus Ihrem Anmeldeformular (z. B. Rolle, Organisation, Ernährungsbedürfnisse) als eigene Spalte sowie eine Spalte Tags — mit fixierter Kopfzeile und bereits aktivierten Spaltenfiltern, sodass Sie sofort nach jedem Kriterium sortieren und filtern können
3. Ein zweites Blatt Summary zeigt Ihre Antwortstatistik auf einen Blick: Gesamteinladungen, Zugesagt, Abgesagt, Nicht geantwortet, Anwesend und die Anzahl bestätigter Gäste
4. Öffnet sich korrekt in Excel, Google Sheets und Numbers, unabhängig von den Regionaleinstellungen Ihres Computers

Als CSV herunterladen

1. Klicken Sie auf "Download" → CSV (.csv)
2. Die Datei enthält alle Gastinformationen, Antworten, Werte benutzerdefinierter Felder und eine Spalte Tags (durch Pipe getrennte Tag-Namen — dasselbe Format wird beim Import akzeptiert, sodass Sie Daten problemlos hin- und zurückführen können)
3. Wenn Collect Guest Names aktiviert ist, enthält die CSV zusätzlich eine Spalte Plus Ones direkt nach Guests — jeder zusätzliche Gast durch Pipe getrennt (z. B. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Die Spalte entfällt, wenn die Namenserfassung ausgeschaltet ist, damit die CSV-Struktur für Veranstaltungen ohne diese Funktion vorhersehbar bleibt. Dieselbe Spalte erscheint auch im Excel-Export
4. Wenn sich die CSV in Excel mit allem in einer einzigen Spalte öffnet, verwenden Sie stattdessen das Format Excel (.xlsx) — es ist von den regionalen Listentrenner-Einstellungen nicht betroffen

Als PDF herunterladen

1. Klicken Sie auf "Download" → PDF (.pdf)
2. Es wird ein formatiertes PDF mit Ihrem Veranstaltungsnamen, Datum und einer Zusammenfassung der Antwortstatistik erstellt
3. Das PDF enthält alle Gastdetails in einem übersichtlichen Tabellenlayout, mit einer Spalte Tags, die die Tag-Namen jedes Gastes als durch Kommas getrennten Text anzeigt

Hinweis: Benutzerdefinierte Anmeldefelder (z. B. Rolle, Organisation) sind im festen Layout des PDFs nicht enthalten — laden Sie das Format Excel oder CSV herunter, wenn Sie diese Spalten benötigen.

Wenn Collect Guest Names aktiviert ist, enthält das PDF außerdem:

• Eingerückte Unterzeilen für jeden Plus-One-Gast unterhalb der Haupteinladung, mit dessen individuellem Namen

Wenn Seating ebenfalls in Nutzung ist, zeigt jede Unterzeile zusätzlich den zugewiesenen Tisch dieser Person in einer neuen Spalte Table.

Das macht das PDF ideal für:

• Das Ausdrucken einer Gästeliste für den Veranstaltungsort oder das Einlasspersonal
• Das Teilen mit Dienstleistern (Caterer, Eventplaner), die keine Tabellenkalkulationen verwenden
• Ein physisches Backup bei der Veranstaltung
• Die schnelle Kontrolle der Tischzuordnungen

Gästeantworten verwalten

Eine Antwort bearbeiten

Wenn ein Gast Sie kontaktiert, um seine RSVP zu ändern:

1. Klicken Sie beim jeweiligen Gast auf das Symbol Edit (Stift)
2. Aktualisieren Sie seinen Status (Accepted, Declined)
3. Passen Sie bei Bedarf die Anzahl der bestätigten Gäste an
4. Speichern Sie die Änderungen

Antwortdetails ansehen

Klicken Sie auf das Symbol View (Auge), um Folgendes zu sehen:

• Vollständige Gastinformationen
• Ihre RSVP-Antwort
• Eingereichte Kommentare
• Antworten zu benutzerdefinierten Feldern

Gäste löschen

So entfernen Sie einen Gast:

1. Klicken Sie auf das Symbol Delete (Papierkorb)
2. Bestätigen Sie das Löschen

So löschen Sie mehrere Gäste:

• Wählen Sie Gäste über die Checkboxen aus
• Klicken Sie auf "Delete all (X)", um die ausgewählten Gäste zu entfernen

Aktionen auf einer gefilterten Liste über mehrere Seiten? Wenn mehr Gäste zu Ihren Filtern passen, als auf die aktuelle Seite passen, zeigt die Auswahl-Symbolleiste eine Schaltfläche „Select all N matching“. Sie wählt jeden passenden Gast über alle Seiten hinweg aus, sodass Massenaktionen wie Apply tags oder Löschen auf die gesamte gefilterte Menge wirken — nicht nur auf die sichtbare Seite.

Tipps für die Verwaltung der Gästeliste

Vor Ihrer Veranstaltung

• Fügen Sie alle Gäste hinzu, bevor Sie Einladungen versenden
• Prüfen Sie, ob Telefonnummern im internationalen Format vorliegen
• Nutzen Sie den CSV-Import für große Listen, um Zeit zu sparen
• Legen Sie für internationale Gäste die passende SMS-Sprache fest

Rückmeldungen nachverfolgen

• Prüfen Sie regelmäßig den Filter Not Answered, um nachzufassen
• Nutzen Sie das WhatsApp-Tracking, um zu sehen, wer Einladungen erhalten hat
• Exportieren Sie die Liste regelmäßig, um den Fortschritt zu dokumentieren

Nachfassen

• Nutzen Sie bei Gästen ohne Rückmeldung die Schaltflächen Copy, Envelope oder WhatsApp, um Erinnerungen zu senden
• Ziehen Sie die SMS-Funktion für Sammelerinnerungen in Betracht

Häufig gestellte Fragen

F: Gibt es ein Limit, wie viele Gäste ich hinzufügen kann? A: Gästelimits hängen von Ihrem Fotify-Plan ab. Die genauen Limits finden Sie in Ihren Plandetails.

F: Kann ich Gäste hinzufügen, nachdem ich Einladungen versendet habe? A: Ja! Sie können jederzeit neue Gäste hinzufügen. Denken Sie nur daran, ihnen anschließend ihren Einladungslink zu senden.

F: Was passiert, wenn ich einen Gast lösche, der bereits geantwortet hat? A: Seine Antwort wird endgültig entfernt. Wenn er versucht, seinen alten RSVP-Link zu verwenden, funktioniert dieser nicht mehr.

F: Kann ich den RSVP-Status eines Gastes manuell ändern? A: Ja, nutzen Sie die Schaltfläche Edit, um den Status eines Gastes manuell zu aktualisieren — etwa wenn er anruft, um zuzusagen, statt das Online-Formular zu nutzen.

F: Warum sehe ich bei manchen Gästen die WhatsApp-Schaltfläche nicht? A: Die WhatsApp-Schaltfläche erscheint nur bei Gästen mit hinterlegter Telefonnummer. Fügen Sie die Telefonnummer hinzu, um diese Funktion zu aktivieren.

F: Was ist der Unterschied zwischen den Spalten „Guests“ und „Confirmed“? A: „Guests“ gibt an, wie viele Personen Sie in dieser Gruppe eingeladen haben. „Confirmed“ gibt an, wie viele Personen der Gast bei seiner Antwort als tatsächlich teilnehmend angegeben hat.

F: Ich habe die Anzahl der Gäste bei einem Gast gesenkt, und nichts hat sich geändert. Warum? A: Prüfen Sie, was sich Ihrer Erwartung nach hätte ändern sollen. Die Einladung selbst verschwindet nie — das Senken der Gästeanzahl ändert, wie viele Personen diese eine Einladung umfasst, nicht wie viele Einladungen Sie haben, sodass die Zeilenanzahl und die Gesamtsumme „Einladungen“ gleich bleiben. Die Spalte Guests in dieser Zeile ist das, was sich hätte ändern sollen.

Die Spalte Confirmed füllt sich erst, sobald der Gast antwortet, sodass eine Gruppe, die noch nicht geantwortet hat, dort unabhängig von der Anzahl der Gäste einen Strich zeigt.

F: Ich kann die Gästeanzahl nicht senken. Warum? A: Weil diese Einladung noch Personen mit Namen aufführt. Gästeanzahl und aufgeführte Personen müssen übereinstimmen, und wir löschen keinen Gast, den Sie benannt haben — oder der bereits platziert ist —, nur damit eine Zahl passt; das Entfernen muss eine bewusste Entscheidung von Ihnen sein. Die Meldung nennt, wer im Weg steht.

Entfernen Sie die Person zuerst über die Schaltfläche People in dieser Zeile (Manage Names) und senken Sie danach die Gästeanzahl. Hat diese Person bereits einen Tisch auf der Seating-Seite, werden Sie beim Entfernen um Bestätigung gebeten, da dies auch ihren Sitzplatz freigibt. Leere unbenannte Platzhalter blockieren nichts — die werden automatisch für Sie entfernt.

F: Kann ich Gäste aus Google Contacts oder einer anderen App importieren? A: Exportieren Sie Ihre Kontakte als CSV-Datei aus Ihrer Kontakt-App, bringen Sie sie anschließend in das von Fotify erwartete CSV-Format und importieren Sie sie.

F: Was ist der Unterschied zwischen dem CSV- und dem PDF-Export? A: CSV eignet sich am besten für die Arbeit in Tabellenkalkulationen — Bearbeiten, Filtern und Importieren in andere Tools. PDF ist ein formatiertes, druckfertiges Dokument mit Ihrem Event-Header und einer Zusammenfassung der Statistik, ideal zum Teilen mit Dienstleistern oder zum Ausdrucken für das Einlasspersonal.

F: Enthält das PDF Tischzuordnungen und Plus-Eins-Namen? A: Plus-Eins-Namen erscheinen als eingerückte Unterzeilen unterhalb der Haupteinladung, sobald Collect Guest Names aktiviert ist. Ist zusätzlich Seating in Nutzung, fügt das PDF eine Spalte Table hinzu, die die individuelle Tischzuordnung jeder Person zeigt.

F: Kann ich nach dem Namen eines Plus-Eins-Gastes suchen? A: Ja — wenn Collect Guest Names aktiviert ist, berücksichtigt die Suchleiste auch Plus-Eins-Namen. Die passende Einladung klappt automatisch auf, sodass Sie sehen, welches Gruppenmitglied gefunden wurde, wobei der Name hervorgehoben wird. Das ist praktisch, wenn sich ein Gast bei Ihnen meldet und Sie sich nur an den Namen der Begleitperson erinnern, nicht an den Hauptgast.

F: Enthält der CSV-Export Plus-Eins-Namen? A: Wenn Collect Guest Names aktiviert ist, fügt die CSV direkt nach Guests eine Spalte Plus Ones hinzu, die jedes weitere Gruppenmitglied durch Pipe getrennt auflistet. Ist die Namenserfassung deaktiviert, entfällt die Spalte, damit die CSV-Struktur konsistent bleibt.

F: Woran erkenne ich, welchen Gästen ich bereits Einladungen gesendet habe? A: Über WhatsApp kontaktierte Gäste zeigen einen grünen Hintergrund, und Gäste, denen Sie über Ihr eigenes E-Mail-Programm gesendet haben, zeigen einen bernsteinfarbenen Umschlag. Beide werden im verwendeten Browser gespeichert und folgen Ihnen daher nicht auf ein anderes Gerät. Für von Fotify gesendete Einladungen sind die E-Mail-Statistiken die verlässliche Aufzeichnung.

F: Meine Gäste sagen, sie hätten die Einladung nie erhalten. Was kann ich tun? A: Prüfen Sie zunächst die E-Mail-Statistiken, um zu sehen, ob die E-Mail zugestellt wurde — manche Unternehmens-E-Mail-Systeme nehmen eine E-Mail an und verschieben sie dann in den Spam-Ordner, was als zugestellt angezeigt wird, obwohl sie nie geöffnet wurde. Filtert ein ganzes Unternehmen unsere E-Mails, nutzen Sie stattdessen das Symbol Envelope, um die Einladung dieses Gastes von Ihrem eigenen Postfach aus zu senden. Wie Sie die Statistiken lesen, erfahren Sie unter So versenden Sie E-Mail-Einladungen.

F: Können Gäste antworten, ohne zuvor zur Liste hinzugefügt worden zu sein? A: Für personalisierte Einladungen müssen Gäste zunächst zu Ihrer Liste hinzugefügt werden, um ihren eindeutigen RSVP-Link zu erhalten. Wenn Sie jedoch die Funktion Registration Form aktivieren, können sich Gäste über einen öffentlichen Link selbst registrieren — sie werden beim Ausfüllen des Formulars automatisch zu Ihrer Gästeliste hinzugefügt.

F: Was passiert, wenn ich eine CSV mit doppelten Gästen hochlade? A: Jede Zeile in der Datei wird zu einem neuen Gast — der Import prüft nicht, ob bereits vorhandene Gäste existieren. Wenn Sie dieselbe Datei zweimal hochladen, wird also jeder Gast doppelt angelegt. Filtern Sie in diesem Fall die Liste (z. B. nach dem beim Import verwendeten Tag) und nutzen Sie die Massenlöschung, um die zusätzlichen Kopien zu entfernen. Laden Sie anschließend nur die neuen Zeilen hoch.

F: Kann ich Gäste mit bereits zugewiesenen Tags importieren? A: Ja. Fügen Sie Ihrer CSV eine Spalte Tags mit durch Pipe getrennten Tag-Namen hinzu (z. B. Family|VIP). Jeder Tag, der für das Event noch nicht existiert, wird automatisch mit einer Standardfarbe erstellt. Den vollständigen Ablauf finden Sie im Artikel zu Gäste-Tags.

F: Werden Tags beim Export von Gästen berücksichtigt? A: Ja — sowohl der CSV-Export (durch Pipe getrennte Namen) als auch der PDF-Export (durch Komma getrennte Liste in einer Tags-Spalte) enthalten jeden dem Gast zugewiesenen Tag. Sie können die CSV erneut importieren, um Tags wiederherzustellen.

F: Wie tagge ich viele Gäste auf einmal? A: Nutzen Sie die Checkboxen, um die gewünschten Gäste auszuwählen, und klicken Sie dann in der Auswahl-Symbolleiste auf "Apply tags". Sie können Tags bei allen ausgewählten Gästen mit einem Klick hinzufügen, entfernen oder ersetzen (Add, Remove, Replace).

F: Kann ich nach mehr als einem Status gleichzeitig filtern? A: Ja. Der Statusfilter unterstützt Mehrfachauswahl — klicken Sie auf so viele Chips, wie Sie möchten. Wählen Sie zum Beispiel Accepted + Attended, um alle zu sehen, die kommen, oder Not Answered + Declined, um alle zu sehen, denen Sie noch nachgehen müssen. Der Status lässt sich mit Tags, der Suche und den More-filters-Dimensionen kombinieren.

F: Wie kopiere ich nur den Link eines Gastes, ohne die ganze Nachricht? A: Klicken Sie auf das Symbol Link in der Spalte Actions. Es kopiert nur die reine RSVP-URL — ohne Begrüßung oder Vorlagentext —, sodass Sie sie in eine Kalendereinladung, eine Story oder einen Chat einfügen können. Das gewöhnliche Symbol Copy kopiert weiterhin die vollständige personalisierte Nachricht.

F: Kann ich danach filtern, ob ein Gast eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hat? A: Ja. Öffnen Sie More filters und aktivieren Sie Has email oder Has phone. Das ist praktisch kurz vor einem E-Mail- oder WhatsApp-Versand, damit Sie nur Gäste sehen, die Sie tatsächlich erreichen können.

F: Kann ich selbst registrierte Gäste von solchen unterscheiden, die ich hinzugefügt habe? A: Ja. Stellen Sie in More filters den Wert Source auf Self-registered (über einen Registrierungslink angemeldet) oder Added by me.

F: Enthält der CSV-/PDF-Export nur die Gäste, nach denen ich gefiltert habe? A: Ja — Exporte berücksichtigen Ihre aktiven Filter, sodass die Datei genau das enthält, was die Liste gerade anzeigt. Klicken Sie zuerst auf Clear all, wenn Sie alle exportieren möchten.