So verwalten Sie Ihre Gästeliste

Die Registerkarte „Guests“ in Ihrem RSVP-Dashboard ist der Ort, an dem Sie alle Teilnehmenden Ihrer Veranstaltung hinzufügen, verwalten und nachverfolgen. Egal, ob Sie Gäste einzeln hinzufügen oder Hunderte aus einer Tabelle importieren – Fotify macht es einfach, Ihre Gästeliste übersichtlich zu organisieren.

Zugriff auf die Gästeliste

Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihre Veranstaltung aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
Klicken Sie auf die Registerkarte "Guests"

Wenn Sie noch keine RSVP-Einladung erstellt haben, sehen Sie sich zuerst How to Create Your RSVP Invitation an.

Sie sehen Ihre vollständige Gästeliste mit Antwortstatus und Aktionsschaltflächen.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

Gäste einzeln hinzufügen

So fügen Sie einen einzelnen Gast hinzu:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Add Guest"
Füllen Sie die Gastdaten aus:
- Name - Vorname des Gastes (erforderlich)
- Last Name - Nachname des Gastes
- Email - E-Mail-Adresse für digitale Einladungen
- Cellphone - Telefonnummer im internationalen Format mit + (z. B. +14155551234)
- Number of Guests - Anzahl der Personen in der Einladung (Standard: 1)
- SMS Language - Überschreibt die Standardsprache für die SMS-Nachrichten dieses Gastes
Klicken Sie auf "Add Guest"

Telefonnummernformat

Damit SMS- und WhatsApp-Funktionen funktionieren, müssen Telefonnummern im internationalen E.164-Format angegeben werden:

Beginnen Sie mit + gefolgt von der Landesvorwahl
Keine Leerzeichen, Bindestriche oder Klammern
Beispiele: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Deutschland)

Mehrere Gäste importieren (CSV-Upload)

Für große Gästelisten können Sie alle Gäste auf einmal über eine CSV-Datei importieren.

So importieren Sie

Klicken Sie auf "Upload Guest List"
Bereiten Sie Ihre CSV-Datei im erforderlichen Format vor (siehe unten)
Ziehen Sie Ihre Datei per Drag-and-drop hinein oder klicken Sie, um sie auszuwählen
Klicken Sie auf "Upload Guest List"

CSV-Format

Ihre CSV-Datei muss diese Spalten enthalten:

Column	Required	Description
Name	Yes	Vorname des Gastes
LastName	No	Nachname des Gastes (kann leer sein)
Email	No	E-Mail-Adresse (kann leer sein)
Phone	No	Telefonnummer im E.164-Format mit + und Ländercode
Guests	No	Anzahl der Gäste in der Gruppe (Standard: 1)
Locale	No	Sprachcode für SMS und E-Mail (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` und `MessagingLocale` werden aus Gründen der Abwärtskompatibilität weiterhin akzeptiert
Tags	No	Tag-Namen, die diesem Gast zugewiesen werden sollen, getrennt durch `\|` (Pipe). Fehlende Tags werden automatisch erstellt
DisplayAlias	No	Anzeigename, der in Nachrichten anstelle von `Name + LastName` verwendet wird (z. B. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Nützlich für Paare, Familien und Gruppen
IsPlural	No	Auf `true` (oder `yes` / `1`) setzen, wenn die Einladung für mehrere Personen ist, damit Nachrichten in unterstützten Sprachen die Pluralform verwenden (Schwedisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Arabisch, Hebräisch, Dänisch). Standard ist `false`

Beispiel-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Tipps für den CSV-Import

Klicken Sie auf "Download Example", um eine Vorlagendatei zu erhalten
E-Mail und Telefonnummer sind optional – lassen Sie die Felder leer, wenn sie nicht verfügbar sind
Unterstützte Messaging-Sprachen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Wenn Locale leer ist, erhält der Gast SMS und E-Mails in Ihrer Standard-Event-Sprache
Spalte Tags: Trennen Sie mehrere Tags mit | (z. B. Family|VIP). Jeder Tag-Name, der für das Event noch nicht existiert, wird automatisch mit einer Standardfarbe erstellt — Sie können die Farbe später unter Manage tags ändern
DisplayAlias: Wenn gesetzt, wird dieser Name in SMS, E-Mails und auf der RSVP-Seite verwendet (und ersetzt außerdem {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} und {{FULLNAME}} in benutzerdefinierten Nachrichtenvorlagen). Lassen Sie das Feld leer, um das reguläre Name + LastName zu verwenden
IsPlural: ist nur in Sprachen relevant, die in der 2. Person zwischen Singular und Plural unterscheiden — z. B. wird Schwedisch „du är inbjuden“ (Singular) zu „ni är inbjudna“ (Plural). Für Englisch, Deutsch, Russisch und andere Sprachen ohne diese Unterscheidung wird das Feld ignoriert

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

Ihre Gästeliste exportieren

Klicken Sie in der Symbolleiste der Registerkarte "Guests" auf "Download" und wählen Sie ein Format: Excel (.xlsx) zum Sortieren und Bearbeiten, CSV (.csv) zum Importieren in andere Tools oder PDF (.pdf) für ein druckfertiges Dokument.

Exporte berücksichtigen Ihre aktiven Filter und die Sortierreihenfolge. Was auch immer die Gästetabelle gerade anzeigt, landet genau so in der Datei — gleiche Zeilen, gleiche Reihenfolge — sodass Sie z. B. nur Zugesagte VIPs oder Selbst registrierte Gäste ohne Telefonnummer herunterladen können. Möchten Sie die komplette Liste? Klicken Sie zuerst auf Clear all.

Dateien werden nach Ihrer Veranstaltung und dem Exportdatum benannt (z. B. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), sodass mehrere Downloads sich nie gegenseitig überschreiben.

Als Excel herunterladen (empfohlen für Tabellenkalkulationen)

Klicken Sie auf "Download" → Excel (.xlsx)
Das Blatt Guests enthält alle Gastinformationen, Antworten, jedes benutzerdefinierte Feld aus Ihrem Anmeldeformular (z. B. Rolle, Organisation, Ernährungsbedürfnisse) als eigene Spalte sowie eine Spalte Tags — mit fixierter Kopfzeile und bereits aktivierten Spaltenfiltern, sodass Sie sofort nach jedem Kriterium sortieren und filtern können
Ein zweites Blatt Summary zeigt Ihre Antwortstatistik auf einen Blick: Gesamteinladungen, Zugesagt, Abgesagt, Nicht geantwortet, Anwesend und die Anzahl bestätigter Gäste
Öffnet sich korrekt in Excel, Google Sheets und Numbers, unabhängig von den Regionaleinstellungen Ihres Computers

Als CSV herunterladen

Klicken Sie auf "Download" → CSV (.csv)
Die Datei enthält alle Gastinformationen, Antworten, Werte benutzerdefinierter Felder und eine Spalte Tags (durch Pipe getrennte Tag-Namen — dasselbe Format wird beim Import akzeptiert, sodass Sie Daten problemlos hin- und zurückführen können)
Wenn Collect Guest Names aktiviert ist, enthält die CSV zusätzlich eine Spalte Plus Ones direkt nach Guests — jeder zusätzliche Gast durch Pipe getrennt (z. B. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Die Spalte entfällt, wenn die Namenserfassung ausgeschaltet ist, damit die CSV-Struktur für Veranstaltungen ohne diese Funktion vorhersehbar bleibt. Dieselbe Spalte erscheint auch im Excel-Export
Wenn sich die CSV in Excel mit allem in einer einzigen Spalte öffnet, verwenden Sie stattdessen das Format Excel (.xlsx) — es ist von den regionalen Listentrenner-Einstellungen nicht betroffen

Als PDF herunterladen

Klicken Sie auf "Download" → PDF (.pdf)
Es wird ein formatiertes PDF mit Ihrem Veranstaltungsnamen, Datum und einer Zusammenfassung der Antwortstatistik erstellt
Das PDF enthält alle Gastdetails in einem übersichtlichen Tabellenlayout, mit einer Spalte Tags, die die Tag-Namen jedes Gastes als durch Kommas getrennten Text anzeigt

Hinweis: Benutzerdefinierte Anmeldefelder (z. B. Rolle, Organisation) sind im festen Layout des PDFs nicht enthalten — laden Sie das Format Excel oder CSV herunter, wenn Sie diese Spalten benötigen.

Wenn Collect Guest Names aktiviert ist, enthält das PDF außerdem:

Eingerückte Unterzeilen für jeden Plus-One-Gast unterhalb der Haupteinladung, mit dessen individuellem Namen

Wenn Table Management ebenfalls aktiviert ist, zeigt jede Unterzeile zusätzlich den zugewiesenen Tisch dieser Person in einer neuen Spalte Table.

Das macht das PDF ideal für:

Das Ausdrucken einer Gästeliste für den Veranstaltungsort oder das Einlasspersonal
Das Teilen mit Dienstleistern (Caterer, Eventplaner), die keine Tabellenkalkulationen verwenden
Ein physisches Backup bei der Veranstaltung
Die schnelle Kontrolle der Tischzuordnungen

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

Tipps für die Verwaltung der Gästeliste

Vor Ihrer Veranstaltung

Fügen Sie alle Gäste hinzu, bevor Sie Einladungen versenden
Prüfen Sie, ob Telefonnummern im internationalen Format vorliegen
Nutzen Sie den CSV-Import für große Listen, um Zeit zu sparen
Legen Sie für internationale Gäste die passende SMS-Sprache fest

Rückmeldungen nachverfolgen

Prüfen Sie regelmäßig den Filter Not Answered, um nachzufassen
Nutzen Sie das WhatsApp-Tracking, um zu sehen, wer Einladungen erhalten hat
Exportieren Sie die Liste regelmäßig, um den Fortschritt zu dokumentieren

Nachfassen

Nutzen Sie bei Gästen ohne Rückmeldung die Schaltflächen Copy oder WhatsApp, um Erinnerungen zu senden
Ziehen Sie die SMS feature für Sammelerinnerungen in Betracht

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.