So verwenden Sie die Anwesenheitsprüfung

Die Seite Anwesenheitsprüfung ist ein spezielles Tool für Sicherheitskräfte und Empfangspersonal, um Gäste am Veranstaltungseingang zu überprüfen. Mithilfe von QR-Code-Scanning oder manueller Suche können Sie die Identität von Gästen schnell bestätigen und nachverfolgen, wer bereits eingetroffen ist.

Diese Anleitung richtet sich an Sicherheitskräfte und Eventpersonal, die die Prüfseite am Veranstaltungseingang verwenden.

Anwesenheitsprüfung einrichten

Bevor Sie diese Funktion verwenden können, muss die Veranstaltungsorganisation sie in den RSVP-Einstellungen aktivieren. Details finden Sie im Anpassungsleitfaden im Abschnitt Attendance Settings section.

Für Veranstaltungsorganisator*innen

Öffnen Sie Ihr RSVP-Dashboard und klicken Sie auf den Tab Invitation
Scrollen Sie zu Attendance Settings
Aktivieren Sie "QR Code Access", um die Gästebestätigung zu aktivieren
Legen Sie ein Zugriffspasswort fest (mindestens 6 Zeichen)
Klicken Sie unter Security Staff Access auf "Copy Link", um die URL zur Prüfseite zu erhalten
Teilen Sie den Link und das Passwort mit Ihrem Sicherheitsteam

Zugriff auf die Prüfseite

Für Sicherheitskräfte

Öffnen Sie den Prüf-Link, den Sie von der Veranstaltungsorganisation erhalten haben
Geben Sie das Zugriffspasswort ein, das Sie erhalten haben
Klicken Sie auf "Verify Password"

Nach dem Login sehen Sie die Hauptoberfläche zur Prüfung mit einem grünen "Live"-Indikator, der anzeigt, dass Sie verbunden sind.

Abmelden

Klicken Sie auf den roten Button "Logout", um Ihre Sitzung zu beenden. Um wieder auf die Seite zuzugreifen, müssen Sie das Passwort erneut eingeben.

Die Oberfläche verstehen

Die Prüfseite hat zwei Hauptfunktionen:

Start Scanning QR Code

Klicken Sie auf diesen blauen Button, um die Kamera Ihres Geräts zu aktivieren und QR-Codes von Gästen zu scannen.

Guest List

Klicken Sie auf den violetten Button "Guest List", um alle bestätigten Gäste anzuzeigen und zu durchsuchen. Die Zahl in Klammern zeigt an, wie viele Gäste auf der Liste stehen.

Gäste mit QR-Codes verifizieren

Der schnellste Weg, Gäste zu verifizieren, ist das Scannen ihrer QR-Codes.

So scannen Sie

Klicken Sie auf "QR-Code-Scan starten"
Erlauben Sie den Kamerazugriff, wenn Sie dazu aufgefordert werden
Richten Sie die Kamera Ihres Geräts auf den QR-Code des Gasts
Der Scanner erkennt und liest den Code automatisch
Die Gästeinformationen werden auf dem Bildschirm angezeigt

Nach dem Scannen

Was Sie nach einem Scan sehen, hängt davon ab, wie die Organisatorin bzw. der Organisator die Einladung eingerichtet hat.

Einfacher Modus (keine Gastnamen erfasst) — eine einzelne Karte mit:

Gastname (die Haupt-RSVP)
Status (z. B. "Bereit teilzunehmen")
Bestätigte Gäste — Anzahl der Personen in dieser Gruppe
"Als anwesend markieren"-Button — erfasst die gesamte Gruppe als eingetroffen

Modus mit namentlich erfassten Gästen — wenn die Organisatorin bzw. der Organisator Gastnamen erfassen oder Tischverwaltung aktiviert hat, listet die Karte jede Person in der Gruppe einzeln auf:

Jede Person hat eine eigene antippbare Zeile
Tippen Sie auf einen Namen, um diese Person einzuchecken — die Zeile wird grün und zeigt die Check-in-Zeit
Tippen Sie erneut, um rückgängig zu machen (praktisch, wenn Sie die falsche Person antippen)
Ein "Alle einchecken"-Button markiert die ganze Gruppe in einem Schritt (für Gruppen, die gemeinsam durchgewinkt werden)
Ein Zähler oben zeigt den Fortschritt ("3 von 5 eingecheckt")

Scanner schließen

Klicken Sie auf "Kamera schließen", um das Scannen zu beenden und zum Hauptbildschirm zurückzukehren.

Manuelle Gästesuche

Wenn ein Gast seinen QR-Code nicht dabeihat, können Sie ihn manuell suchen.

Nach Gästen suchen

Klicken Sie auf "Guest List", um das Gästefenster zu öffnen
Verwenden Sie die Suchleiste, um Gäste zu finden nach:
- Name
- E-Mail
- Telefonnummer
Die Liste wird während der Eingabe automatisch gefiltert

Informationen in der Gästeliste

Die Liste zeigt:

Column	Description
Name	Name des Gastes
Status	RSVP-Antwort (ACCEPTED, DECLINED usw.)
Guests	Anzahl der Personen in der Gruppe

Klicken Sie auf einen Gast, um dessen Details anzuzeigen und die Anwesenheit zu markieren.

Gäste als anwesend markieren

Wenn Sie einen Gast verifizieren (per QR-Scan oder manueller Suche):

Einfacher Modus

Prüfen Sie die Informationen auf der grünen Bestätigungskarte
Bestätigen Sie die Anzahl der Gäste in dieser Gruppe
Klicken Sie auf "Als anwesend markieren", um die gesamte Gruppe als eingetroffen zu erfassen

Modus mit namentlich erfassten Gästen

Prüfen Sie die Liste der einzelnen Namen
Tippen Sie jede Person an, wenn sie durch die Tür kommt — die Zeile wird grün und die Uhrzeit wird erfasst
Tippen Sie einen bereits eingecheckten Namen erneut an, um einen Fehler rückgängig zu machen
Verwenden Sie "Alle einchecken", wenn die gesamte Gruppe gemeinsam ankommt

Die Gruppe wird im Dashboard als anwesend markiert, sobald irgendeine Person daraus eingecheckt wurde. Dank der Zeitstempel pro Person kann die Organisatorin bzw. der Organisator jedoch genau sehen, wer angekommen ist. Eine Kennzahl "An der Tür eingecheckt" im Dashboard zeigt die Gesamtzahl der eingecheckten Personen (nicht nur Gruppen).

Weitere Gäste scannen

Nachdem Sie Gäste eingecheckt haben, klicken Sie auf "Weiteren scannen", um schnell den nächsten QR-Code in der Schlange zu verarbeiten.

Letzte Aktivität

Unten auf dem Bildschirm sehen Sie ein Protokoll Recent Activity mit:

Name des Gastes
Verifizierungsstatus
Zeitstempel

So können Sie die letzten Check-ins nachverfolgen und prüfen, ob Sie Gäste korrekt verarbeitet haben.

Tipps für den Veranstaltungstag

Vor der Veranstaltung

Testen Sie die Prüfseite und die Kamera Ihres Geräts
Sorgen Sie für gute Beleuchtung am Eingang für das QR-Scanning
Halten Sie das Passwort gespeichert und griffbereit
Laden Sie Ihr Gerät vollständig auf

Während der Veranstaltung

Lassen Sie die Seite geöffnet – der "Live"-Indikator zeigt, dass Sie verbunden sind
Nutzen Sie nach Möglichkeit QR-Scanning für mehr Geschwindigkeit
Wechseln Sie zur manuellen Suche, wenn Gäste ihren QR-Code nicht finden
Prüfen Sie die Gästeanzahl, um die Gruppengröße zu bestätigen

Umgang mit Problemen

Gast nicht gefunden: Bitten Sie um die korrekte Schreibweise des Namens oder die E-Mail-Adresse
QR-Code lässt sich nicht scannen: Verwenden Sie stattdessen die manuelle Suche
Falsche Gästeanzahl: Klären Sie dies mit dem Gast, bevor Sie die Anwesenheit markieren
Verbindung verloren: Aktualisieren Sie die Seite und melden Sie sich erneut an

Häufig gestellte Fragen

Q: Woher bekommen Gäste ihre QR-Codes? A: Gäste erhalten einen eindeutigen QR-Code, wenn sie zusagen (RSVP). Er ist in der Bestätigung enthalten und kann über ihren RSVP-Link aufgerufen werden.

Q: Was ist, wenn ein Gast erscheint, der nicht auf der Liste steht? A: Die Person hat möglicherweise nicht zugesagt oder ist eine Begleitperson. Klären Sie dies mit der Organisatorin bzw. dem Organisator oder bitten Sie den Gast, wenn möglich, direkt vor Ort zuzusagen.

Q: Können mehrere Mitarbeitende die Verifizierungsseite gleichzeitig nutzen? A: Ja, mehrere Geräte können mit demselben Passwort angemeldet sein. Das ist hilfreich für Veranstaltungen mit mehreren Eingängen.

Q: Funktioniert das offline? A: Nein, für die Verifizierung von Gästen und das Erfassen der Anwesenheit ist eine Internetverbindung erforderlich. Die "Live"-Anzeige bestätigt, dass Sie verbunden sind.

Q: Was passiert, wenn ich den falschen Gast als anwesend markiere? A: Im Modus mit namentlich erfassten Gästen tippen Sie einfach dieselbe Zeile erneut an, um den Check-in rückgängig zu machen. Im einfachen Modus kontaktieren Sie die Organisatorin bzw. den Organisator — dort können Anwesenheitsdaten im Dashboard eingesehen und verwaltet werden.

Q: Eine Gruppe mit 4 Personen kommt an, aber tatsächlich sind nur 2 gekommen. Was soll ich tun? A: Wenn die Organisatorin bzw. der Organisator Gastnamen erfassen aktiviert hat, tippen Sie nur die zwei Personen an, die tatsächlich erschienen sind. Der Status der Gruppe wechselt zu "Anwesend", aber das Dashboard erfasst genau 2 eingecheckte Personen an der Tür, nicht 4. Im einfachen Modus (ohne Gastnamen) können Sie nur die gesamte Gruppe als anwesend markieren — sprechen Sie dies mit der Organisatorin bzw. dem Organisator an, wenn exakte Personenzahlen wichtig sind.

Q: Kann ich sehen, wer bereits angekommen ist? A: Die Organisatorin bzw. der Organisator kann den Anwesenheitsstatus im Dashboard einsehen. Die Verifizierungsseite zeigt Ihr Protokoll der letzten Aktivitäten.

Q: Brauche ich eine spezielle App? A: Nein, die Verifizierungsseite funktioniert in jedem mobilen Browser. Keine App-Installation erforderlich.

Q: Was ist, wenn sich die Kamera nicht öffnen lässt? A: Prüfen Sie, ob Sie in den Browsereinstellungen Kameraberechtigungen erteilt haben. Versuchen Sie, die Seite neu zu laden, oder verwenden Sie einen anderen Browser.

Q: Können Gäste mehr als einmal eingecheckt werden? A: Das System verfolgt die Anwesenheit. Wenn Sie eine Gruppe erneut scannen, wird der aktuelle Status angezeigt. Im einfachen Modus wird die Gruppe als "bereits eingecheckt" markiert. Im Modus mit namentlich erfassten Gästen zeigt die Liste genau, wer angekommen ist (grüne Zeilen mit Zeitstempeln), sodass Sie alle Personen einchecken können, die noch fehlen.

Q: Was bedeutet die Zahl "Bestätigte Gäste"? A: Sie zeigt, wie viele Personen der Gast als teilnehmend angegeben hat (einschließlich der eigenen Person und eventueller Begleitpersonen).

Q: Was ist der Unterschied zwischen dem einfachen Modus und dem Modus mit namentlich erfassten Gästen? A: Das hängt davon ab, was die Organisatorin bzw. der Organisator aktiviert hat:

Einfacher Modus — die Organisatorin bzw. der Organisator hat Gastnamen erfassen nicht aktiviert. Sie checken die gesamte Gruppe mit einem Tipp ein. Gut für informelle Veranstaltungen.
Modus mit namentlich erfassten Gästen — die Organisatorin bzw. der Organisator hat während der RSVP den Namen jeder teilnehmenden Person erfasst. Sie haken jede Person einzeln ab, sobald sie ankommt, und die Organisatorin bzw. der Organisator sieht genaue Ankunftszeiten pro Person. Gut für Hochzeiten, Firmenevents oder überall dort, wo es wichtig ist zu wissen, wer genau erschienen ist.