So verwenden Sie die Anwesenheitsprüfung

Die Seite Anwesenheitsprüfung ist ein spezielles Tool für Sicherheitskräfte und Empfangspersonal, um Gäste am Veranstaltungseingang zu überprüfen. Mithilfe von QR-Code-Scanning oder manueller Suche können Sie die Identität von Gästen schnell bestätigen und nachverfolgen, wer bereits eingetroffen ist.

Diese Anleitung richtet sich an Sicherheitskräfte und Eventpersonal, die die Prüfseite am Veranstaltungseingang verwenden.

Anwesenheitsprüfung einrichten

Bevor Sie diese Funktion nutzen können, muss die Veranstaltungsorganisation sie im Tab Check-in des Event-Dashboards aktivieren. Details finden Sie im Abschnitt Check-in an der Tür im Anpassungsleitfaden.

Für Veranstaltungsorganisator*innen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Invitation und öffnen Sie den Tab Check-in
2. Klicken Sie unter Personalpasswort auf "Passwort festlegen" — geben Sie eines ein oder klicken Sie auf "Generieren" für ein fertiges (mindestens 6 Zeichen)
3. Schalten Sie den Regler Check-in an der Tür ein
4. Klicken Sie unter Check-in-Seite für Ihr Türpersonal auf "Link kopieren" (oder lassen Sie Ihr Personal den kleinen QR-Code scannen, um die Seite auf dem Smartphone zu öffnen)
5. Teilen Sie Link und Passwort mit Ihrem Sicherheitsteam

Sobald Check-in aktiviert ist, zeigt derselbe Tab live die Ankünfte: wie viele Gruppen und Gäste bereits da sind im Vergleich zu den erwarteten, sowie die neuesten Check-ins in Echtzeit. Ändern Sie das Passwort später, werden alle Geräte abgemeldet, die aktuell auf der Check-in-Seite angemeldet sind.

Die Tür direkt aus dem Dashboard betreuen

Sie benötigen die Personalseite nicht unbedingt selbst. Ist Check-in aktiviert, können Sie über den Block Gäste einchecken oben im Tab die Liste der bestätigten Gäste durchsuchen (nach Name, E-Mail, Telefon oder dem kurzen Code auf der Einladung eines Gastes), nach Noch nicht da / Eingecheckt filtern und bei einer Gruppe auf Einchecken tippen — oder Personen öffnen, um jeden namentlich erfassten Gast einzeln abzuhaken. Rückgängig macht einen versehentlichen Check-in wieder rückgängig. Code scannen öffnet die Kamera Ihres Geräts, um den Einlasscode eines Gastes direkt zu lesen.

Öffnen der Check-in-Seite

Für Türpersonal

1. Öffnen Sie den Check-in-Link, den Ihnen die Organisation gegeben hat (oder scannen Sie den kleinen QR-Code auf ihrem Tab „Check-in")
2. Geben Sie das Zugangspasswort ein — das Augensymbol zeigt an, was Sie eingegeben haben, was bei langen generierten Passwörtern hilft
3. Tippen Sie auf "Check-in öffnen"

Die Seite merkt sich Sie auf diesem Smartphone für 24 Stunden, sodass ein Neuladen oder ein versehentlich geschlossener Tab Sie direkt zurück zur Liste bringt. Eine grüne "Live"-Pille im Header bedeutet, dass die Seite in Echtzeit Ankünfte von jeder anderen Tür empfängt; während die Verbindung wiederhergestellt wird, steht dort "Verbindung wird wiederhergestellt", und Sie können weiterarbeiten.

Abmelden

Tippen Sie auf das ⋮-Menü oben rechts und wählen Sie "Abmelden". Dasselbe Menü enthält "Liste aktualisieren", falls Sie die Gästeliste einmal neu laden möchten.

Den Bildschirm verstehen

Alles, was Sie brauchen, ist auf einem Bildschirm — es gibt nichts zu öffnen oder umzuschalten:

Ankunftszähler

Oben zeigen "25 von 90 Gästen da" und ein Fortschrittsbalken, wie viele Personen bereits eingetroffen sind im Vergleich zu den erwarteten, mit der Gruppenzahl daneben. Der Zähler bewegt sich live, sobald irgendein Gerät Personen einbucht.

Letzte Ankünfte

Wenn eine andere Tür (oder die Organisation vom Dashboard aus) jemanden einbucht, gleitet ein kleiner grüner Chip mit Name und Uhrzeit unter dem Zähler ein. Es ist ein stilles Protokoll, kein Pop-up — nichts unterbricht Ihre aktuelle Arbeit.

Suche und Filter

Das Suchfeld ist immer sichtbar. Darunter zeigen die Chips Alle / Noch nicht da / Eingecheckt live Zahlen an, sodass Sie auf einen Blick sehen, wie viele Gruppen noch erwartet werden.

Die Gästeliste

Jede bestätigte Gruppe ist eine Zeile: der Name, die Gruppengröße (oder "2 von 4 eingecheckt" bei Gruppen mit namentlich erfassten Gästen) und — sobald sie da sind — die Ankunftszeit. Zeilen, die da sind, werden grün mit einem Häkchen; ein halb gefüllter Kreis bedeutet, dass nur ein Teil einer namentlich erfassten Gruppe angekommen ist.

Code scannen

Der große Button "Code scannen" unten auf dem Bildschirm öffnet die Kamera im Vollbild.

Gäste mit QR-Codes verifizieren

Der schnellste Weg, Gäste einzuchecken, ist das Scannen ihrer Einlasscodes.

So scannen Sie

1. Tippen Sie auf "Code scannen"
2. Erlauben Sie den Kamerazugriff, wenn Sie dazu aufgefordert werden (einmal pro Smartphone)
3. Richten Sie die Kamera auf den QR-Code des Gastes — für dunkle Eingänge gibt es einen Taschenlampen-Button
4. Der Code wird automatisch gelesen, und die Gruppe gleitet von unten ins Bild

Codes, die keine Fotify-Einlasscodes sind oder zu einem anderen Event gehören, zeigen unten im Kamerabild einen kurzen Hinweis, und der Scanner läuft weiter.

Nach dem Scannen

Was Sie sehen, hängt davon ab, wie die Organisation die Einladung eingerichtet hat.

Einfacher Modus (keine Gastnamen erfasst) — die Gruppenkarte zeigt:

• Eine Statusleiste: "2 Gäste bestätigt" für eine Gruppe, die noch nicht da ist, oder "Bereits da seit 21:14", wenn sie schon da ist
• Den Gruppennamen
• Einen großen Button "2 Gäste einchecken" — tippen Sie darauf, und die Leiste wird grün: "Alles bereit - lassen Sie sie rein"

Modus mit namentlich erfassten Gästen — wenn die Organisation Gastnamen erfassen aktiviert hat oder Sitzplatzverwaltung verwendet, listet die Karte jede Person in der Gruppe einzeln auf:

• Jede Person hat eine eigene antippbare Zeile
• Tippen Sie auf einen Namen, um diese Person einzuchecken — die Zeile wird grün und zeigt die Check-in-Zeit
• Tippen Sie erneut, um rückgängig zu machen (praktisch, wenn Sie die falsche Person antippen)
• "Alle einchecken (3)" checkt die ganze Gruppe in einem Schritt ein, für Gruppen, die gemeinsam durchgewinkt werden
• Die Leiste oben zeigt den Fortschritt ("2 von 3 Personen da")
• Wer laut Gruppe nicht kommt (eine Einladung für drei, die als einer bestätigt wurde), wird mit dem Badge "Kommt nicht" angezeigt und kann nicht eingecheckt werden — der Einlass richtet sich nach dem, was das RSVP sagt, genau wie bei einer abgesagten Gruppe. Erscheint die Person doch noch, aktualisiert die Organisation das RSVP der Gruppe auf der Seite Gäste (Anzahl erhöhen oder die Person erneut hinzufügen), danach lässt sie sich einchecken

Nächster Gast

Tippen Sie auf "Nächsten scannen", um direkt zurück zur Kamera für die nächste Person in der Schlange zu gelangen, oder auf "Fertig", um den Scanner zu schließen und zur Liste zurückzukehren. Das Smartphone vibriert kurz bei jedem erfolgreichen Check-in, sodass Sie den Blick auf die Schlange gerichtet halten können.

Manuelle Gästesuche

Wenn ein Gast keinen QR-Code hat, suchen Sie ihn nach Namen — die Liste ist bereits auf dem Bildschirm.

Nach Gästen suchen

1. Tippen Sie auf das Suchfeld oben und beginnen Sie zu tippen:
   • Name (auch die Namen der Begleitpersonen)
   • E-Mail
   • Telefonnummer
   • Der kurze Code, der unter dem QR-Code auf der Einladung steht
2. Die Liste wird beim Tippen enger. Akzente spielen keine Rolle – „jose" findet auch „José"
3. Verwenden Sie die Chips Alle / Noch nicht da / Eingecheckt, um die Liste einzugrenzen — praktisch gegen Ende des Abends, um zu sehen, wer noch erwartet wird
4. Wenn nur eine Gruppe passt, öffnet die Eingabetaste sie direkt

Einchecken über die Liste

• Eine Gruppe ohne namentlich erfasste Gäste hat direkt in ihrer Zeile einen Button "Einchecken" — ein Tipp, und sie sind da, ohne zusätzlichen Bildschirm
• Eine Gruppe mit namentlich erfassten Gästen zeigt „0 von 3 eingecheckt"; tippen Sie auf die Zeile, um die Karte zu öffnen und Personen einzeln abzuhaken
• Eine Gruppe, die bereits da ist, zeigt die Ankunftszeit in ihrer Zeile; tippen Sie darauf, wenn Sie das rückgängig machen müssen

Gäste als anwesend markieren

Ob eine Gruppe aus einem Scan oder aus der Liste kommt, die Karte funktioniert gleich:

Einfacher Modus

1. Vergleichen Sie die Anzahl der Gäste in der Leiste ("2 Gäste bestätigt") mit den Personen, die vor Ihnen stehen
2. Tippen Sie auf "2 Gäste einchecken" — die Leiste wird grün
3. Falsche Gruppe markiert? Öffnen Sie sie erneut und tippen Sie unter ihrem Namen auf "Check-in rückgängig machen"

Modus mit namentlich erfassten Gästen

1. Prüfen Sie die Liste der einzelnen Namen
2. Tippen Sie jede Person an, wenn sie durch die Tür kommt — die Zeile wird grün und erfasst die Zeit
3. Tippen Sie einen bereits eingecheckten Namen erneut an, um einen Fehler rückgängig zu machen
4. Verwenden Sie "Alle einchecken", wenn die gesamte Gruppe gemeinsam ankommt

Die Gruppe wird im Dashboard als anwesend markiert, sobald irgendeine Person aus ihr eingecheckt wurde, aber die Organisation sieht dank der Zeitstempel pro Person genau, wer angekommen ist. Eine Kennzahl "An der Tür eingecheckt" im Dashboard zeigt die Gesamtzahl der eingecheckten Personen (nicht nur Gruppen).

Bereits eingecheckt

Wenn Sie einen Code scannen (oder eine Gruppe öffnen), die bereits da ist, zeigt eine gelbe Leiste mit der Ankunftszeit — "Bereits da seit 21:14" — statt eines weiteren Check-in-Buttons. Das ist Ihr Hinweis, dass der Code schon einmal verwendet wurde: Entweder ist der Gast kurz rausgegangen und zurückgekommen, oder jemand anderes hat seinen Code. Es gibt keine Möglichkeit, dieselbe Gruppe versehentlich zweimal einzuchecken.

Letzte Ankünfte

Unter dem Ankunftszähler zeigt eine Reihe grüner Chips die letzten eingecheckten Personen von jedem Gerät, jeweils mit Uhrzeit. Sie aktualisiert sich, sobald ein Kollege an einer anderen Tür (oder die Organisation vom Dashboard aus) jemanden einbucht, und ein Rückgängigmachen entfernt den Chip wieder.

Nutzen Sie sie, um zu bestätigen, dass ein Check-in funktioniert hat, oder um eine Gruppe zu erkennen, die gerade an der anderen Tür eingelassen wurde, wenn sie bei Ihnen auftaucht.

Tipps für den Veranstaltungstag

Vor der Veranstaltung

• Testen Sie die Check-in-Seite und die Kamera Ihres Geräts
• Sorgen Sie für gute Beleuchtung am Eingang für das QR-Scanning
• Halten Sie das Passwort gespeichert und griffbereit
• Laden Sie Ihr Gerät vollständig auf

Während der Veranstaltung

• Lassen Sie die Seite geöffnet - die Pille "Live" zeigt, dass Sie verbunden sind, und die Seite hält den Bildschirm dabei wach
• Nutzen Sie nach Möglichkeit QR-Scanning für mehr Geschwindigkeit
• Wechseln Sie zur Suche, wenn Gäste ihren QR-Code nicht finden – die Liste ist immer auf dem Bildschirm
• Prüfen Sie die Gästezahl in der Leiste gegen die Personen vor Ihnen, bevor Sie einchecken

Umgang mit Problemen

• Gast nicht gefunden: Bitten Sie um die Schreibweise des Namens oder die E-Mail-Adresse
• QR-Code lässt sich nicht scannen: Verwenden Sie stattdessen die manuelle Suche
• Falsche Gästeanzahl: Klären Sie dies mit dem Gast, bevor Sie das Einchecken markieren
• Verbindung verloren: Der Header zeigt "Verbindung wird wiederhergestellt"; die Seite nimmt die Arbeit von selbst wieder auf und lädt die Liste neu. Nutzen Sie ⋮ → Liste aktualisieren, wenn Sie sichergehen möchten
• Erneut nach dem Passwort gefragt: Die Organisation hat das Zugangspasswort geändert oder den Check-in ausgeschaltet - holen Sie sich das aktuelle Passwort und melden Sie sich erneut an

Häufig gestellte Fragen

Q: Woher bekommen Gäste ihre QR-Codes? A: Sobald ein Gast zusagt, erscheint auf seiner Einladung (seinem RSVP-Link) ein Einlass-Bereich mit seinem persönlichen QR-Code, den er auf dem Smartphone speichern kann. Drei Tage vor der Veranstaltung enthält auch die automatische Erinnerungs-E-Mail vor der Veranstaltung den Code samt seinem kurzen Ersatzcode, sofern die Organisation das nicht in den Einstellungen der Erinnerung ausgeschaltet hat.

Q: Was, wenn ein Gast erscheint, der nicht auf der Liste steht? A: Die Person hat möglicherweise nicht zugesagt oder ist eine Begleitperson. Klären Sie dies mit der Organisation oder bitten Sie den Gast, wenn möglich, direkt vor Ort zuzusagen.

Q: Können mehrere Mitarbeitende die Check-in-Seite gleichzeitig nutzen? A: Ja, mehrere Geräte können mit demselben Passwort angemeldet sein. Das ist hilfreich für Veranstaltungen mit mehreren Eingängen.

Q: Funktioniert das offline? A: Nein, für die Verifizierung von Gästen und das Erfassen der Anwesenheit ist eine Internetverbindung erforderlich. Die Anzeige "Live" bestätigt, dass Sie verbunden sind.

Q: Was passiert, wenn ich den falschen Gast einchecke? A: Im Modus mit namentlich erfassten Gästen tippen Sie einfach dieselbe Zeile erneut an, um den Check-in rückgängig zu machen. Im einfachen Modus öffnen Sie die Gruppe erneut (tippen Sie auf ihre Zeile oder scannen Sie erneut) und tippen Sie auf Check-in rückgängig machen. Die Organisation kann jeden Check-in auch im Tab Check-in ihres Dashboards rückgängig machen.

Q: Eine Gruppe von 4 Personen kommt an, aber tatsächlich sind nur 2 gekommen. Was soll ich tun? A: Wenn die Organisation Gastnamen erfassen aktiviert hat, tippen Sie nur die beiden Personen an, die tatsächlich erschienen sind. Der Status der Gruppe wechselt zu "Eingecheckt", aber das Dashboard erfasst genau 2 Personen an der Tür, nicht 4. Im einfachen Modus (ohne Gastnamen) können Sie nur die gesamte Gruppe einchecken — sprechen Sie dies mit der Organisation an, wenn genaue Personenzahlen wichtig sind.

Q: Kann ich sehen, wer bereits angekommen ist? A: Ja — der Zähler oben zeigt, wie viele Gruppen und Gäste da sind, die Chips Eingecheckt / Noch nicht da filtern die Liste, und die letzten Ankünfte von jeder Tür erscheinen unter dem Zähler. Die Organisation sieht dieselben Ankünfte live im Tab Check-in ihres Dashboards.

Q: Brauche ich eine spezielle App? A: Nein, die Check-in-Seite funktioniert in jedem mobilen Browser. Keine App-Installation erforderlich.

Q: Was, wenn sich die Kamera nicht öffnen lässt? A: Prüfen Sie, ob Sie in den Browsereinstellungen Kameraberechtigungen erteilt haben. Versuchen Sie, die Seite neu zu laden, oder verwenden Sie einen anderen Browser.

Q: Können Gäste mehr als einmal eingecheckt werden? A: Nein. Ein erneuter Scan einer Gruppe zeigt ihren aktuellen Status: im einfachen Modus eine gelbe Leiste "Bereits da seit …" mit der Ankunftszeit, im Modus mit namentlich erfassten Gästen die Liste genau der Personen, die angekommen sind (grüne Zeilen mit Zeitstempeln), sodass Sie alle noch fehlenden Personen einchecken können.

Q: Was bedeutet "2 Gäste bestätigt"? A: Wie viele Personen der Gast als teilnehmend angegeben hat (einschließlich der eigenen Person und eventueller Begleitpersonen). Der Check-in-Button wiederholt die Zahl, damit Sie sie mit den tatsächlich anwesenden Personen vergleichen können.

Q: Was ist der Unterschied zwischen dem einfachen Modus und dem Modus mit namentlich erfassten Gästen? A: Das hängt davon ab, was die Organisation aktiviert hat:

• Einfacher Modus — die Organisation hat Gastnamen erfassen nicht aktiviert. Sie checken die gesamte Gruppe mit einem Tipp ein. Gut für informelle Veranstaltungen.
• Modus mit namentlich erfassten Gästen — die Organisation hat während der RSVP den Namen jeder teilnehmenden Person erfasst. Sie haken jede Person einzeln ab, sobald sie ankommt, und die Organisation sieht genaue Ankunftszeiten pro Person. Gut für Hochzeiten, Firmenevents oder überall dort, wo es wichtig ist zu wissen, wer genau erschienen ist.