Einladungen vs. Foto-Uploads verstehen

Fotify trennt Ihre RSVP-Einladungen von Ihren Foto-Uploads, sodass Sie beides unabhängig voneinander verwalten können. Das bedeutet: Gäste können Wochen vor Ihrer Veranstaltung zusagen, und Sie müssen Foto-Uploads erst aktivieren, wenn Sie bereit sind, Fotos zu sammeln.

In diesem Leitfaden wird erklärt, wie diese beiden Funktionen zusammenarbeiten und dabei dennoch unabhängig bleiben.

Schlüsselkonzepte

RSVP-Einladungen

Ihre digitalen Einladungen werden gesteuert durch:

Einladungsstatus - Auf Aktiv oder Pausiert setzen (Abgeschlossen wird automatisch gesetzt — siehe unten)
RSVP-Frist - Das Stichtagdatum für Gästerückmeldungen
Lebensdauer der Einladung - Jede Einladung akzeptiert RSVPs für 18 Monate ab dem Moment, in dem Sie sie erstellen; danach wird sie automatisch als Abgeschlossen markiert

Gäste können jederzeit RSVPen, solange die Einladung Aktiv ist und vor Ablauf der Frist — unabhängig davon, ob Foto-Uploads aktiviert sind.

Foto-Uploads

Foto-Uploads werden gesteuert durch:

Eventstatus - Wenn Sie Ihr Event „Starten“, werden Foto-Uploads aktiv
Foto-Upload-Zeitraum - Die Dauer, in der Ihr Event für Uploads aktiv bleibt (z. B. 7 Tage, 30 Tage)

Mit dem Start Ihres Events beginnt der Countdown für Foto-Uploads. Das ist getrennt von der Zeitleiste Ihrer Einladung.

Beispiel-Zeitplan

Hier ist ein typischer Hochzeits-Zeitplan, der zeigt, wie Einladungen und Foto-Uploads unabhängig voneinander funktionieren:

Woche	Einladungsstatus	Foto-Uploads	Was passiert
Woche 1	Erstellen & Senden	Nicht aktiv	Einladungen senden, Gäste sagen zu
Woche 2-5	Aktiv	Nicht aktiv	Weiter RSVPs sammeln
Woche 6	RSVP-Frist	Nicht aktiv	Gästeliste finalisieren, keine neuen RSVPs
Woche 7	Aktiv (optional)	Event starten	Hochzeitstag – Gäste laden Fotos hoch
Woche 8+	Beendet	Aktiv	Weiter Fotos nach dem Event sammeln

Wichtige Erkenntnis: Sie müssen Ihr Event nicht „starten“, um Einladungen zu versenden. Einladungen funktionieren vollständig unabhängig.

Wann Sie Ihre Veranstaltung starten sollten

Klicken Sie auf „Start Event“, wenn Gäste mit dem Hochladen von Fotos beginnen sollen. Häufige Szenarien:

Am Morgen des Hochzeitstags - Starten Sie ein paar Stunden vor der Zeremonie
Mehrtägige Konferenz - Starten Sie am ersten Veranstaltungstag
Geburtstagsfeier - Starten Sie, wenn die Party beginnt

Wichtig: Das Starten Ihrer Veranstaltung wirkt sich nur auf Foto-Uploads aus. Es hat keinen Einfluss auf Ihren Einladungsstatus oder RSVP-Antworten.

Einladungen unabhängig verwalten

Über Ihr Dashboard können Sie Ihre Einladung separat steuern:

Gehen Sie in der Seitenleiste zu RSVP
Klicken Sie auf den Tab Eventdetails
Verwenden Sie Einladungsstatus, um zu wechseln zwischen:
- Aktiv - Gäste können RSVP geben
- Pausiert - Neue RSVPs vorübergehend stoppen

Sie können beliebig oft zwischen Aktiv und Pausiert wechseln, ohne dass dies die Foto-Uploads beeinflusst – und umgekehrt.

Abgeschlossen ist ein dritter Status, erscheint aber nicht im Dropdown — Einladungen werden automatisch als Abgeschlossen markiert, wenn ihre 18-monatige Lebensdauer abläuft (oder durch den Support, wenn Sie um eine frühzeitige Schließung bitten). Wenn Sie eine Einladung über 18 Monate hinaus verlängern müssen, kontaktieren Sie den Support.

Häufige Szenarien

„Ich möchte Einladungen versenden, bin aber noch nicht bereit für Fotos“

Kein Problem! Erstellen Sie Ihre Einladung und setzen Sie sie auf Aktiv. Gäste können sofort RSVP geben. Klicken Sie erst auf „Event starten“, wenn Sie für Foto-Uploads bereit sind.

„Mein Event ist vorbei, aber Gäste geben noch RSVPs ab“

Wenn Sie RSVPs nach Ihrem Event schließen möchten, setzen Sie den Einladungsstatus in den RSVP-Einstellungen auf Pausiert — dadurch werden neue RSVPs sofort gestoppt. Die Einladung wird außerdem 18 Monate nach dem Erstellen automatisch abgeschlossen. Foto-Uploads laufen unabhängig vom Einladungsstatus weiter.

„Ich möchte Fotos, aber keine RSVPs“

Sie können Fotify zum Teilen von Fotos verwenden, ohne Einladungen einzurichten. Erstellen Sie einfach Ihr Event und starten Sie es, wenn Sie bereit sind – keine Einladung erforderlich.

Häufig gestellte Fragen

F: Muss ich mein Event starten, bevor Gäste RSVP geben können? A: Nein! Einladungen funktionieren unabhängig. Gäste können RSVP geben, sobald Ihre Einladung Aktiv ist – auch wenn Sie das Event für Fotos noch nicht gestartet haben.

F: Wenn ich mein Event pausiere (Foto-Uploads), wirkt sich das auf Einladungen aus? A: Nein. Das Pausieren Ihres Events stoppt nur Foto-Uploads. Der Einladungsstatus bleibt unverändert, sofern Sie ihn nicht ausdrücklich ändern.

F: Was passiert mit RSVPs, wenn mein Event endet? A: Ihre RSVP-Frist und der Einladungsstatus steuern RSVPs unabhängig. Sie können RSVPs vor, während oder nach dem Ende Ihres Foto-Upload-Zeitraums schließen.

F: Können Gäste Fotos hochladen, bevor ich das Event starte? A: Nein. Foto-Uploads funktionieren nur, wenn der Eventstatus „Live“ ist (nachdem Sie auf Event starten geklickt haben).

F: Was ist der Unterschied zwischen Eventstatus und Einladungsstatus? A: Der Eventstatus (Bevorstehend, Live, Pausiert, Abgeschlossen) steuert Foto-Uploads. Der Einladungsstatus (Aktiv, Pausiert, Abgeschlossen) steuert RSVPs. Beides wird unabhängig verwaltet. Beachten Sie, dass Sie den Eventstatus frei umschalten können, während Sie beim Einladungsstatus nur zwischen Aktiv oder Pausiert wählen können — Abgeschlossen wird automatisch gesetzt, wenn die 18-monatige Lebensdauer abläuft.

F: Wie lange bleibt meine Einladung aktiv? A: 18 Monate ab dem Moment, in dem Sie sie erstellen. Danach wird sie automatisch als Abgeschlossen markiert und nimmt keine RSVPs mehr an. Das Ablaufdatum wird im Dashboard angezeigt, damit Sie immer wissen, wann es ansteht. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, kontaktieren Sie den Support.

F: Wenn ich in der Preisübersicht „Foto-Upload-Zeitraum“ sehe, was bedeutet das? A: Das ist der Zeitraum, in dem Gäste Fotos hochladen können, nachdem Sie Ihr Event gestartet haben. Er ist getrennt von Ihrer Einladungs-Zeitleiste – Sie können Einladungen Wochen vorher versenden und Fotos während dieses Zeitraums sammeln.

Zusammenfassung

Einladungen werden durch Einladungsstatus und RSVP-Frist gesteuert
Foto-Uploads werden durch Event-Status und den Foto-Upload-Zeitraum gesteuert
Beides funktioniert unabhängig – ändern Sie das eine, ohne das andere zu beeinflussen
Starten Sie Ihr Event, wenn Foto-Uploads beginnen sollen, nicht wenn RSVPs starten sollen

Diese Trennung gibt Ihnen maximale Flexibilität, um den Zeitplan Ihrer Veranstaltung genau so zu planen, wie Sie ihn benötigen.