So erstellen Sie Ihre digitale RSVP-Einladung

Fotifys digitales RSVP-System ermöglicht es Ihnen, wunderschöne Einladungen zu erstellen und die Rückmeldungen Ihrer Gäste an einem Ort zu verwalten. Keine Papiereinladungen oder manuelle Nachverfolgung mehr – Gäste können sofort von jedem Gerät aus antworten.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer ersten RSVP-Einladung.

Bevor Sie starten

Sie benötigen:

Ein bestehendes Fotify-Event (siehe So erstellen Sie Ihr erstes Event, falls Sie noch keines erstellt haben)
Ihr Eventdatum und die Uhrzeit
Den Veranstaltungsort / die Location
Eine Frist, bis wann Sie Rückmeldungen benötigen

Schritt 1: Öffnen Sie den RSVP-Bereich

Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
Wählen Sie Ihr Event aus der Liste aus
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „RSVP“

Wenn Sie RSVP noch nicht eingerichtet haben, sehen Sie eine Nachricht: „RSVP Not Set Up“ mit Anweisungen zum Erstellen Ihrer Einladung.

Schritt 2: Legen Sie Ihr Eventdatum fest

Das Eventdatum ist erforderlich, um Ihre Einladung zu erstellen. Tragen Sie Folgendes ein:

Tag – Wählen Sie den Tag des Monats aus
Monat – Wählen Sie den Monat aus
Jahr – Wählen Sie das Jahr aus
Uhrzeit der Veranstaltung – Legen Sie fest, wann Ihr Event beginnt

Dieses Datum und diese Uhrzeit werden auf Ihrer digitalen Einladung gut sichtbar angezeigt, damit Gäste genau wissen, wann sie ankommen sollen.

Schritt 3: Legen Sie Ihren Veranstaltungsort fest

Geben Sie ein, wo Ihr Event stattfindet. Das kann sein:

Ein Locations-/Veranstaltungsname (z. B. „The Grand Ballroom“)
Eine vollständige Adresse (z. B. „123 Main Street, New York, NY“)
Ein Orientierungspunkt (z. B. „Central Park, New York“)

Der Ort erscheint auf Ihrer digitalen Einladung und hilft Gästen zu wissen, wohin sie gehen müssen. Genauere Wegbeschreibungen können Sie später beim Anpassen Ihrer Einladung hinzufügen.

Schritt 4: Legen Sie Ihre RSVP-Frist fest

Wählen Sie das Datum, bis zu dem Gäste antworten müssen:

Tag – Wählen Sie den Tag der Frist aus
Monat – Wählen Sie den Monat der Frist aus
Jahr – Wählen Sie das Jahr der Frist aus

Tipps zur Auswahl einer Frist:

Setzen Sie sie mindestens 1–2 Wochen vor Ihrem Event
Für Hochzeiten sind 4–6 Wochen vorher üblich
Planen Sie genug Zeit ein, um Catering, Sitzordnung und weitere Details finalisieren zu können

Nach Ablauf der Frist können Gäste die Einladung weiterhin ansehen, aber keine neuen Rückmeldungen mehr übermitteln.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihre Einladung

Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben:

Prüfen Sie Ihr Eventdatum, den Ort und die RSVP-Frist
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Create Invitation“
Ihre digitale Einladung ist jetzt bereit!

Nach dem Erstellen werden Sie zum RSVP-Dashboard weitergeleitet.

Ihr RSVP-Dashboard

Sobald Ihre Einladung erstellt ist, sehen Sie das RSVP-Dashboard mit allem, was Sie zum Verwalten der Rückmeldungen benötigen:

Dashboard-Tabs

Event Details – Eventdatum, Frist und Einladungsstatus anzeigen und bearbeiten
Invitation – Einladungsdesign anpassen und mit Gästen teilen
Guests – Vollständige Gästeliste und deren Rückmeldungen anzeigen
SMS – SMS-Erinnerungen an Gäste senden

Rückmeldestatistiken

Auf einen Blick sehen Sie vier wichtige Kennzahlen:

Confirmed Invitations – Anzahl der Gäste, die zugesagt haben
Declined Invitations – Anzahl der Gäste, die nicht teilnehmen können
Total Guests – Gesamtzahl der eingeladenen Personen (inklusive Begleitpersonen)
Total Confirmed Guests – Tatsächliche Anzahl der teilnehmenden Personen

Schnelleinstellungen

Im Tab „Event Details“ können Sie schnell:

Change the RSVP Deadline – Das Zeitfenster für Rückmeldungen verlängern oder verkürzen
Set Invitation Status – Zwischen Active (nimmt Rückmeldungen an) und Paused wechseln

Wie lange Ihre Einladung aktiv bleibt

Wenn Sie eine Einladung erstellen, nimmt sie RSVPs für 18 Monate ab diesem Zeitpunkt an. Das Ablaufdatum wird direkt im Tab „Event Details“ angezeigt, sodass Sie immer wissen, wann es ansteht.

Dieser Zeitraum deckt auch die längsten Planungsphasen, die wir sehen, problemlos ab – die meisten Events werden 3 bis 12 Monate im Voraus gebucht, und selbst Hochzeiten, die 12+ Monate im Voraus geplant werden, passen bequem in das 18-Monats-Fenster.

Nach 18 Monaten wird die Einladung automatisch als Finished markiert und nimmt keine neuen RSVPs mehr an. Bestehende RSVP-Daten, Gästelisten, Fotos und die Einladungsseite selbst bleiben weiterhin zugänglich – lediglich neue Einreichungen werden blockiert.

Wenn Sie eine Einladung länger als 18 Monate aktiv halten müssen, kontaktieren Sie einfach den Support – wir verlängern sie für Sie.

Wie geht es weiter?

Nachdem Sie Ihre grundlegende Einladung erstellt haben, können Sie:

Ihre Einladung anpassen – Bilder, Farben, Musik, Ablaufplan, Geschenkliste und vieles mehr hinzufügen
Gästeinformationen hinzufügen – Dresscode, Unterkunft, Transport und FAQs einbinden
Mit Gästen teilen – Per Link, E-Mail, SMS oder QR-Code versenden
Rückmeldungen verfolgen – Behalten Sie im Blick, wer kommt, wer nicht kann und wer noch nicht geantwortet hat

Sehen Sie sich unseren vollständigen Leitfaden So passen Sie Ihre RSVP-Einladung an an, um alle Anpassungsoptionen kennenzulernen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich Datum, Ort oder Frist nach dem Erstellen der Einladung bearbeiten? A: Ja! Sie können diese Details jederzeit in den RSVP-Einstellungen aktualisieren. Gäste, die bereits geantwortet haben, sehen die aktualisierten Informationen.

F: Wie lange bleibt meine Einladung aktiv? A: 18 Monate ab dem Zeitpunkt der Erstellung. Danach wird sie automatisch als Finished markiert und nimmt keine RSVPs mehr an. Das Ablaufdatum wird im Dashboard angezeigt. Benötigen Sie mehr Zeit? Kontaktieren Sie den Support – wir verlängern es.

F: Muss ich RSVP einrichten, bevor ich Foto-Sharing nutze? A: Nein, RSVP und Foto-Sharing sind unabhängige Funktionen. Sie können je nach Bedarf für Ihr Event nur eine Funktion, die andere oder beide nutzen.

F: Was passiert, wenn ein Gast nach Ablauf der Frist antworten möchte? A: Nach Ablauf der Frist können Gäste die Einladung weiterhin ansehen, aber das Antwortformular ist deaktiviert. Bei Bedarf können Sie die Frist verlängern.

F: Kann ich unterschiedliche RSVP-Fristen für verschiedene Gästegruppen haben? A: Derzeit gibt es eine RSVP-Frist pro Event. Für komplexere Events sollten Sie in Betracht ziehen, separate Events für unterschiedliche Gästegruppen zu erstellen.

F: Ist die digitale Einladung mobilfreundlich? A: Ja! Die Einladung sieht auf Smartphones, Tablets und Computern großartig aus. Gäste können von jedem Gerät aus antworten.

F: Müssen Gäste ein Konto erstellen, um zu antworten? A: Es ist kein Konto erforderlich. Gäste geben einfach ihren Namen und ihre Antwort ein – schnell und unkompliziert.

F: Kann ich sehen, wer die Einladung angesehen hat und wer geantwortet hat? A: Das RSVP-Dashboard zeigt Statistiken zu Rückmeldungen, einschließlich Gesamtzahl der Antworten, Zusagen, Absagen und ausstehenden Rückmeldungen.

F: Was ist, wenn ich die genaue Startzeit meines Events noch nicht kenne? A: Sie können eine ungefähre Uhrzeit eingeben und sie später aktualisieren, sobald alles feststeht. Die Einladung zeigt automatisch die aktualisierte Uhrzeit an.

F: Kann ich eine Einladung ohne physischen Ort erstellen? A: Ja, das Feld für den Ort ist flexibel. Für virtuelle Events können Sie „Online Event“ oder „Virtual“ eintragen und später in den Einladungsdetails Meeting-Links hinzufügen.

F: Wie sende ich die Einladung an meine Gäste? A: Nach dem Erstellen der Einladung erhalten Sie einen teilbaren Link. Senden Sie ihn per SMS, E-Mail, Social Media oder fügen Sie einen QR-Code auf gedruckten Materialien hinzu.

Die Preise können je nach Land und Währung variieren. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite.