Cómo usar las etiquetas de invitados

Las etiquetas de invitados son rótulos de colores que puedes adjuntar a cualquier invitado — piensa en "Familia", "VIP", "Colegas", "Acompañantes", "Instagram". Una vez que un invitado tiene etiquetas, puedes filtrar la lista de invitados por ellas, asignarlas en bloque a muchos invitados a la vez e incluso aplicarlas automáticamente a las personas que se registran por su cuenta mediante un enlace de registro específico.

Usa las etiquetas para:

• Segmentar tu lista de invitados (p. ej., ver solo familia, solo proveedores, o solo invitados que rechazaron pero tenían una etiqueta VIP)
• Atribución — saber desde qué enlace de registro o canal llegó cada confirmación (RSVP)
• Preparación — etiquetar invitados por grupo de mesa, necesidades alimentarias o requisitos de accesibilidad
• Acciones masivas — enviar recordatorios solo a un segmento sin exponer la información de contacto del resto

Crear tu primera etiqueta

1. Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
2. Selecciona tu evento y haz clic en "RSVP" en la barra lateral
3. Haz clic en la pestaña "Guests"
4. En la fila de filtros de etiquetas encima de los filtros de estado, haz clic en "Manage tags" (o en la etiqueta discontinua "+ New tag")
5. Se abre un modal. En la tarjeta "Create tag":
   • Escribe un Name (máx. 50 caracteres, p. ej., "Family")
   • Elige un Color de la paleta
   • Haz clic en Create tag

La nueva etiqueta aparece en la lista de abajo. Puedes seguir creando más sin salir del modal.

Editar y eliminar etiquetas

En el modal del administrador, cada etiqueta existente muestra:

• Un icono de lápiz para renombrar y cambiar el color en línea
• Un icono de papelera roja para eliminar

Al eliminar una etiqueta, se quita de todos los invitados al instante (sus otras etiquetas se mantienen). Cualquier enlace de registro que tuviera la etiqueta en su lista de aplicación automática también se limpia. Las confirmaciones (RSVP) registradas antes de la eliminación conservan las otras etiquetas que tenían — solo desaparece la etiqueta eliminada.

Las etiquetas se limitan a un solo evento. Crear una etiqueta "VIP" para una boda no hará que aparezca en otro evento.

Aplicar etiquetas a los invitados

Puedes adjuntar etiquetas de cuatro maneras — elige la que mejor se adapte al momento.

1. En línea en la fila de un invitado

En cualquier fila de invitado (tabla en escritorio o tarjeta en móvil), busca la columna Tags. Haz clic en el botón + Add tag para abrir un pequeño desplegable:

1. Marca las etiquetas que quieras aplicar
2. Haz clic en el botón verde Save

Las etiquetas existentes se muestran como chips de colores en la fila junto al botón. Haz clic en el botón otra vez para modificarlas.

2. Aplicación masiva a muchos invitados

Cuando necesites etiquetar a decenas de invitados a la vez:

1. Selecciona invitados usando las casillas a la izquierda de cada fila
2. En la barra de selección roja que aparece, haz clic en "Apply tags"
3. Elige un modo:
   • Add — añade las etiquetas seleccionadas además de las que ya tiene cada invitado
   • Remove — elimina las etiquetas seleccionadas de cada invitado
   • Replace — borra las etiquetas de cada invitado y establece exactamente la lista seleccionada
4. Marca las etiquetas
5. Haz clic en el botón verde Save

La barra muestra a cuántos invitados afectará (Apply to 23 selected).

3. Mediante importación de CSV

Al subir una lista de invitados, añade una columna Tags con nombres de etiquetas separados por barra vertical:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Cualquier nombre de etiqueta que aún no exista en tu evento se crea automáticamente con un color predeterminado — puedes personalizar el color más tarde. Consulta Manage Your Guest List → CSV Format para ver la referencia completa de columnas.

4. Automáticamente mediante un enlace de registro

El flujo de trabajo más potente: asigna a cada enlace de registro su propia etiqueta. Cada invitado que se registre por su cuenta mediante esa URL quedará etiquetado automáticamente. Así consigues una atribución limpia por canal sin trabajo manual.

Consulta Registration Form → Auto-Applying Tags para ver la configuración completa.

Filtrar la lista de invitados por etiquetas

La fila de filtros de etiquetas se encuentra encima de los filtros de estado (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) en la pestaña Guests.

1. Haz clic en cualquier chip de etiqueta para activar el filtro — solo se mostrarán en la lista los invitados con esa etiqueta
2. Haz clic en varios chips para filtrar por varias etiquetas
3. Cuando hay más de una etiqueta activa, aparece el conmutador Any / All:
   • Any — coincide con invitados que tengan al menos una de las etiquetas seleccionadas
   • All — coincide con invitados que tengan todas las etiquetas seleccionadas
4. Haz clic en "Clear tag filter" para quitar todos los filtros de etiquetas de una vez

Los filtros de etiquetas se combinan con el filtro de estado y la barra de búsqueda, para que puedas responder rápidamente preguntas como "muéstrame todos los VIP que aceptaron y que vinieron desde Instagram".

Exportar y hacer copia de seguridad de las etiquetas

Las etiquetas se incluyen en ambos formatos de exportación:

• Exportación CSV — una lista separada por barra vertical en una columna Tags (p. ej., Family|VIP). Puedes volver a importar el CSV para restaurar las etiquetas en un evento diferente, o editar la columna de etiquetas en una hoja de cálculo y volver a subirlo
• Exportación PDF — una lista separada por comas en una columna de Tags dedicada de la lista de invitados impresa, útil como hoja de control en la entrada del evento

Buenas prácticas

Mantén tu lista de etiquetas corta

Un puñado de etiquetas bien elegidas es mejor que docenas que se solapan. Buenos conjuntos para empezar:

• Por relación — Family, Friends, Colleagues, Plus-ones
• Por canal — Website, Instagram, Family list, Work list (combínalo con etiquetas de registro por enlace)
• Por logística — VIP, Vendor, Kids, Accessibility
• Por viaje — Local, Flying in, Staying at hotel

Crea las etiquetas antes de compartir enlaces de registro

Si planeas aplicar etiquetas automáticamente a un enlace de registro, crea primero las etiquetas — de lo contrario, el editor del enlace de registro mostrará un selector vacío y tendrás que volver y editar el enlace después de crear la etiqueta.

Combínalas con filtros para dirigir las comunicaciones

Filtra la lista por una etiqueta + un estado (p. ej., "Family + Not Answered") y luego usa los botones de Copiar o WhatsApp en la fila de cada invitado para enviar recordatorios personalizados. La lista filtrada es sobre la que actúas.

Piénsalo dos veces antes de eliminar una etiqueta

La eliminación es instantánea y permanente. Si solo estás ordenando nombres (p. ej., "vip" → "VIP"), usa el icono de edición para renombrar en el sitio — eso conserva la asignación de cada invitado.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuántas etiquetas puedo crear por evento? R: Hasta 50 por evento.

P: ¿Hay un límite de caracteres en los nombres de las etiquetas? R: Sí — 50 caracteres. Los nombres cortos se ven mejor como chips y mantienen ordenada la fila de filtros.

P: ¿Pueden dos etiquetas tener el mismo nombre? R: No, los nombres son únicos dentro de un evento. Intentar crear una segunda etiqueta con un nombre existente mostrará un error para que no dupliques por accidente.

P: ¿Qué ocurre cuando elimino una etiqueta? R: Se elimina de todos los invitados que la tenían, se quita de la lista de aplicación automática de cualquier enlace de registro y desaparece de forma permanente. Las demás etiquetas de esos invitados no se ven afectadas. No hay deshacer.

P: ¿Los invitados que se registran por su cuenta quedan etiquetados automáticamente? R: Sí, si el enlace de registro que usaron tiene etiquetas configuradas. Consulta Registration Form → Auto-Applying Tags.

P: ¿Un invitado puede tener más de una etiqueta? R: Sí, un invitado puede tener cualquier número de etiquetas. Todas se muestran como chips en la fila.

P: ¿Puedo renombrar una etiqueta sin perder sus asignaciones? R: Sí. Haz clic en el icono de lápiz en el modal de Manage tags, cambia el nombre y guarda. Cada invitado conserva la etiqueta y el color se mantiene consistente.

P: ¿Los colores de las etiquetas significan algo? R: No — los colores son puramente visuales. Elige lo que te ayude a escanear la lista más rápido. Recomendamos colores de alto contraste (rosa, dorado, verde) para las etiquetas que filtrarás con frecuencia.

P: ¿Puedo usar la misma etiqueta en varios eventos? R: No, las etiquetas son por evento. Esto evita que la limpieza de un evento afecte a otro y te permite etiquetar cosas específicas del evento como "Welcome dinner" o "After-party".

P: ¿La importación de CSV crea etiquetas si no existen? R: Sí. Cualquier nombre de etiqueta en la columna Tags que aún no exista en el evento se crea con un color gris predeterminado. Puedes renombrarla o recolorearla más tarde en el administrador.

P: ¿Las etiquetas son visibles para los invitados? R: No. Las etiquetas son solo para organizadores. Los invitados nunca ven las etiquetas asociadas a ellos en invitaciones, páginas de registro o correos de confirmación.

P: ¿Puedo filtrar invitados por "no tiene la etiqueta X"? R: No directamente, pero puedes aproximarlo: activa todas las OTRAS etiquetas en modo All — no, espera, eso se complica. La opción más sencilla hoy es exportar el CSV y filtrar en una hoja de cálculo.

P: ¿Cuál es la diferencia entre una etiqueta y un estado de RSVP? R: El estado es un conjunto fijo (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) que refleja la respuesta del invitado. Las etiquetas son rótulos libres que tú inventas — desde "Family" hasta "Needs wheelchair access". Puedes filtrar por ambos a la vez.