Cómo crear tu invitación digital con confirmación de asistencia (RSVP)

El sistema de RSVP digital de Fotify te permite crear invitaciones hermosas y hacer seguimiento de las respuestas de tus invitados en un solo lugar. Se acabaron las invitaciones en papel o el seguimiento manual: los invitados pueden responder al instante desde cualquier dispositivo.

Esta guía te acompaña paso a paso para crear tu primera invitación con RSVP.

Antes de empezar

Necesitarás:

Un evento de Fotify ya creado (consulta Cómo crear tu primer evento si aún no has creado uno)
La fecha y hora de tu evento
La ubicación/sede de tu evento
Una fecha límite para recibir las respuestas

Paso 1: Accede a la sección de RSVP

Ve al panel de tu evento en dashboard.fotify.app
Selecciona tu evento en la lista
Haz clic en "RSVP" en la barra lateral izquierda

Si aún no has configurado el RSVP, verás un mensaje: "RSVP Not Set Up" con instrucciones para crear tu invitación.

Paso 2: Define la fecha de tu evento

La fecha del evento es obligatoria para crear tu invitación. Completa:

Día - Selecciona el día del mes
Mes - Selecciona el mes
Año - Selecciona el año
Hora del evento - Define a qué hora comienza tu evento

Esta fecha y hora se mostrarán de forma destacada en tu invitación digital para que los invitados sepan exactamente cuándo llegar.

Paso 3: Define la ubicación de tu evento

Introduce el lugar donde se realizará tu evento. Puede ser:

El nombre de un lugar (p. ej., "The Grand Ballroom")
Una dirección completa (p. ej., "123 Main Street, New York, NY")
Un punto de referencia (p. ej., "Central Park, New York")

La ubicación aparece en tu invitación digital y ayuda a los invitados a saber adónde ir. Más adelante puedes añadir indicaciones más detalladas al personalizar tu invitación.

Paso 4: Establece la fecha límite de RSVP

Elige la fecha hasta la cual los invitados deben responder:

Día - Selecciona el día límite
Mes - Selecciona el mes límite
Año - Selecciona el año límite

Consejos para elegir una fecha límite:

Establécela al menos 1-2 semanas antes del evento
Para bodas, es común 4-6 semanas antes
Asegúrate de tener tiempo suficiente para cerrar el catering, la distribución de asientos y otros arreglos

Una vez pasada la fecha límite, los invitados podrán seguir viendo la invitación, pero no podrán enviar nuevas respuestas.

Paso 5: Crea tu invitación

Una vez que hayas completado todos los campos obligatorios:

Revisa la fecha del evento, la ubicación y la fecha límite de RSVP
Haz clic en el botón "Create Invitation"
¡Tu invitación digital ya está lista!

Después de crearla, se te llevará al panel de RSVP.

Tu panel de RSVP

Una vez creada tu invitación, verás el panel de RSVP con todo lo necesario para gestionar las respuestas:

Pestañas del panel

Event Details - Ver y editar la fecha del evento, la fecha límite y el estado de la invitación
Invitation - Personalizar el diseño de la invitación y compartirla con los invitados
Guests - Ver la lista completa de invitados y sus respuestas
SMS - Enviar recordatorios por mensaje de texto a los invitados

Estadísticas de respuestas

De un vistazo, verás cuatro métricas clave:

Confirmed Invitations - Número de invitados que dijeron que sí
Declined Invitations - Número de invitados que no pueden asistir
Total Guests - Número total de personas invitadas (incluyendo acompañantes)
Total Confirmed Guests - Recuento real de personas que asistirán

Ajustes rápidos

Desde la pestaña Event Details, puedes rápidamente:

Change the RSVP Deadline - Ampliar o acortar el periodo de respuesta
Set Invitation Status - Cambiar entre Active (aceptando respuestas) o Paused

Cuánto tiempo permanece activa tu invitación

Cuando creas una invitación, acepta RSVPs durante 18 meses a partir de ese momento. La fecha de caducidad se muestra directamente en la pestaña Event Details para que siempre sepas cuándo se acerca.

Este plazo cubre fácilmente las ventanas de planificación más largas que vemos: la mayoría de los eventos se reservan con 3 a 12 meses de antelación, e incluso las bodas planificadas con más de 12 meses de anticipación encajan cómodamente dentro del plazo de 18 meses.

Después de 18 meses, la invitación se marca automáticamente como Finished y deja de aceptar nuevos RSVPs. Los datos de RSVP existentes, las listas de invitados, las fotos y la propia página de la invitación siguen siendo accesibles: solo se bloquean los nuevos envíos.

Si necesitas mantener una invitación activa más allá de 18 meses, simplemente contacta con soporte y la ampliaremos por ti.

¿Qué sigue?

Después de crear tu invitación básica, puedes:

Personalizar tu invitación - Añadir imágenes, colores, música, itinerario, lista de regalos y mucho más
Añadir información para los invitados - Incluir código de vestimenta, alojamiento, transporte y preguntas frecuentes
Compartir con los invitados - Enviar mediante enlace, correo electrónico, SMS o código QR
Hacer seguimiento de las respuestas - Supervisar quién viene, quién no puede asistir y quién aún no ha respondido

Consulta nuestra guía completa sobre Cómo personalizar tu invitación con RSVP para ver todas las opciones de personalización.

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo editar la fecha, la ubicación o la fecha límite después de crear la invitación? R: ¡Sí! Puedes actualizar estos detalles en cualquier momento desde los ajustes de RSVP. Los invitados que ya hayan respondido verán la información actualizada.

P: ¿Cuánto tiempo permanece activa mi invitación? R: 18 meses desde el momento en que la creas. Después se marca automáticamente como Finished y deja de aceptar RSVPs. La fecha de caducidad se muestra en el panel. ¿Necesitas más tiempo? Contacta con soporte y la ampliaremos.

P: ¿Necesito configurar el RSVP antes de usar el uso compartido de fotos? R: No, RSVP y el uso compartido de fotos son funciones independientes. Puedes usar una, la otra o ambas según las necesidades de tu evento.

P: ¿Qué pasa si un invitado intenta confirmar después de la fecha límite? R: Después de la fecha límite, los invitados pueden seguir viendo la invitación, pero el formulario de respuesta estará deshabilitado. Si lo necesitas, puedes ampliar la fecha límite.

P: ¿Puedo tener fechas límite de RSVP diferentes para distintos grupos de invitados? R: Actualmente, hay una única fecha límite de RSVP por evento. Para eventos complejos, considera crear eventos separados para distintos grupos de invitados.

P: ¿La invitación digital está optimizada para móviles? R: Sí. La invitación se ve genial en teléfonos, tablets y ordenadores. Los invitados pueden responder desde cualquier dispositivo.

P: ¿Los invitados necesitan crear una cuenta para confirmar? R: No. No se requiere cuenta. Los invitados simplemente introducen su nombre y su respuesta: es rápido y sencillo.

P: ¿Puedo ver quién ha visto la invitación frente a quién ha respondido? R: El panel de RSVP muestra estadísticas de respuestas, incluyendo respuestas totales, asistentes, no asistentes y respuestas pendientes.

P: ¿Qué pasa si todavía no sé la hora exacta del evento? R: Puedes introducir una hora aproximada y actualizarla más adelante cuando se confirme. La invitación mostrará automáticamente la hora actualizada.

P: ¿Puedo crear una invitación sin una ubicación física? R: Sí, el campo de ubicación es flexible. Para eventos virtuales, puedes introducir "Online Event" o "Virtual" y añadir enlaces de reunión más adelante en los detalles de la invitación.

P: ¿Cómo envío la invitación a mis invitados? R: Después de crear la invitación, obtendrás un enlace para compartir. Envíalo por mensaje de texto, correo electrónico, redes sociales o incluye un código QR en materiales impresos.

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