Sous‑événements et traitements spéciaux : RSVPs multipistes pour des événements du monde réel

La plupart des événements du monde réel ne sont pas un unique moment. Un mariage, c’est une cérémonie et une réception, souvent avec un dîner de bienvenue la veille et un brunch le lendemain matin. Une conférence, c’est le programme principal, un dîner VIP de networking et une piste d’ateliers à laquelle seuls certains participants ont accès. Un anniversaire marquant, c’est le rassemblement en famille, puis l’after-party ouverte à minuit.

Pendant des années, les organisateurs ont étiré des invitations à RSVP unique pour couvrir tout cela — boutons radio maladroits « venez-vous aussi au brunch ? », formulaires Google séparés pour l’after-party, captures d’écran de codes de bloc hôtelier envoyées sur WhatsApp. Rien de tout cela ne passe à l’échelle, et les données vivent dans cinq endroits différents.

Aujourd’hui, nous livrons deux nouveaux blocs au sein du système d’invitations de Fotify : sous‑événements et traitements spéciaux. Ensemble, ils vous permettent de modéliser les événements tels qu’ils se déroulent réellement — plusieurs volets, des règles d’accès différentes par invité, de vrais avantages pour les personnes qui se déplacent.

Si vous utilisez déjà Fotify pour le partage de photos de mariage ou les invitations numériques avec RSVP, la nouvelle fonctionnalité vit directement dans la même invitation. Aucun nouvel outil à apprendre, aucune liste d’invités séparée.

Beta : Cette fonctionnalité est déployée en beta sur les événements payants et par abonnement. Nous itérons rapidement sur la base des retours des organisateurs — dites-nous ce que vous souhaitez ensuite.

Ce que résolvent les sous‑événements

Un sous‑événement est une expérience rattachée à votre événement principal. Chacun a ses propres :

• Nom, description, photo, code vestimentaire, couleur d’accent
• Date, heure, lieu avec lien vers la carte
• Date limite de RSVP, règles de +1, capacité, liste d’attente
• Règles d’accès : ouvert à tous, filtré par tags d’invités, ou attribution explicite
• Code d’accès facultatif pour les sous‑événements « secrets »
• Dépendance facultative à un autre sous‑événement (p. ex. « doit d’abord accepter la cérémonie »)

Le grand déblocage n’est pas le suivi de capacité ou les dress codes — cela existe ailleurs. Le déblocage, ce sont des règles d’accès liées à votre liste d’invités. Vous pouvez organiser un dîner de bienvenue réservé à la famille venue de loin. Une réception ouverte à tous. Un brunch de la mariée limité au cortège et à la famille proche. Chaque invité ne voit que les sous‑événements qui le concernent — pas de « est-ce pour moi ? », pas d’échanges gênants pour demander aux gens de ne pas venir.

Ce que résolvent les traitements spéciaux

Un traitement spécial est un avantage que vous avez prévu pour certains ou tous les invités. Le moteur d’avantages prend en charge dix types différents, de simples badges de reconnaissance jusqu’à des allocations « premier arrivé, premier servi » avec codes de rédemption uniques :

• Réduction bloc hôtelier — Marriott Downtown, -20 %, code de groupe WEDDING2026
• Code unique par invité — crédit Uber de 40 $ ; chaque invité reçoit son propre code à usage unique
• Service inclus — « Le dîner de bienvenue est pris en charge, pas de RSVP séparé nécessaire »
• Détails de transport — navette au départ de l’hôtel à 17 h samedi
• Pass / billet VIP — accès backstage pour le cortège
• Cadeau — sac de bienvenue physique à l’hôtel
• Avantages en quantité limitée — les 20 premiers invités obtiennent un pass spa, FCFS

Les traitements s’affichent de façon privée sur l’invitation de chaque invité, regroupés en catégories comme « Où loger », « S’y rendre », « Expériences » et « Cadeaux ». Un invité ne voit que les avantages qui lui sont attribués. Si un traitement utilise des codes uniques, chaque invité qui le réclame prélève un code de votre pool de manière atomique — pas de double attribution, pas de distribution manuelle.

Les deux fonctionnalités se gèrent depuis le nouvel onglet Sub-events & VIP dans le tableau de bord RSVP (cherchez le badge Beta). Chacune a son propre tiroir d’édition avec l’ensemble des options.

Cinq cas d’usage réels

1. Le week‑end de mariage complet

C’est le cas d’usage phare. Un mariage du samedi type devient une expérience du vendredi au dimanche :

• Dîner de bienvenue (vendredi) — filtré par tag out-of-town-family, capacité 30, RSVP requis. Seuls les invités avec ce tag le voient.
• Cérémonie (samedi après‑midi) — public, pas de +1 au‑delà de la taille du groupe principal, pas de capacité séparée (couverte par le lieu).
• Réception (samedi soir) — publique, dépend de la cérémonie. Le flux d’acceptation n’autorise pas un invité à répondre à la réception sans accepter d’abord la cérémonie.
• Brunch du dimanche — filtré par tags wedding-party + immediate-family, capacité 20.

À associer à des traitements :

• Tarif de groupe Marriott (code partagé) → tag out-of-town-family
• Crédit Uber de 40 $ par invité (code unique par invité) → tag out-of-town-family
• Sac de bienvenue à votre hôtel → tag wedding-party
• Accès suite VIP (privé, attribué manuellement) → 4 invités spécifiques

Comparé à l’ancien flux : un site de mariage, une carte d’itinéraire papier, un email pour le bloc hôtelier, un code promo Uber dans un DM Slack, et une Google Sheet pour suivre qui vient au brunch. Le nouveau flux, c’est une seule invitation, une seule liste d’invités, un export CSV par sous‑événement.

Si vous préparez aussi la partie photo, notre guide sur la collecte des photos de mariage auprès des invités explique comment la capture photo par QR fonctionne en parallèle.

2. Bloc hôtelier + transport pour les mariages destination

Les mariages destination ont une difficulté particulière : amener les invités sur le lieu, c’est la moitié du travail. Les sous‑événements gèrent le planning, mais la magie vient des traitements.

Créez un traitement « Hébergement » avec le nom de l’hôtel, le code de groupe, l’URL de réservation, la fenêtre de validité et le prix (p. ex. « 249 $US »). Attribuez‑le au tag out-of-town. Sur l’invitation de l’invité, il s’affiche comme une carte dans « Où loger » avec un bouton Copier pour le code et un lien Réserver.

Ajoutez un traitement « Transport » pour la navette — un horaire de prise en charge unique par invité serait excessif, mais un « Navette depuis le Hyatt à 17:00 » partagé avec le numéro de contact est parfait. Ou utilisez des codes uniques si votre partenaire voyage vous a fourni une série de promos Uber/Lyft.

L’ensemble ressemble à un passage de relais façon conciergerie à l’intérieur de l’invitation. Les invités voient exactement ce qui est disponible pour eux, peuvent réclamer/copier/utiliser sur place, et vous obtenez le suivi des rédemptions dans le tableau de bord pour savoir ce qui est réellement utilisé. Cela se connecte naturellement à des workflows plus larges de partage de photos d’événements — des invités bien pris en charge partagent davantage.

3. Piste VIP de conférence

Pour les événements d’entreprise et les conférences, le moteur de règles d’accès est la fonctionnalité décisive.

• Conférence principale — publique, toute personne avec un RSVP peut participer.
• Dîner VIP de networking (jeudi) — accès explicite uniquement (capacité 50). Vous accordez manuellement l’accès à des invités spécifiques depuis l’onglet Invités. Caché pour tous les autres.
• Petit‑déjeuner des orateurs (vendredi) — filtré par tag speakers.
• Rooftop after-hours — filtré par tag executive-passes avec un code d’accès « ROOFTOP ». Même les invités avec le tag executive ne voient la carte qu’après avoir saisi le code dans le champ « Vous avez un code ? » en bas de leur invitation.

Côté traitements :

• « Bloc hôtelier premium » (code partagé) → tag out-of-town
• « Pass coulisses » (quantité limitée 25) → aucun tag, premier arrivé premier servi. Une fois 25 réclamations, les autres voient l’état « Rupture de stock ».

Le tableau de bord vous montre des décomptes en direct : combien de places au dîner VIP sont prises, combien de pass coulisses restent, qui a réclamé quoi. Export CSV par sous‑événement pour les effectifs traiteur, par traitement pour le suivi des rédemptions.

Pour connecter les bonnes personnes pendant la conférence elle‑même, notre fonctionnalité de mise en relation et networking d’événement est le complément naturel — les sous‑événements gèrent qui est invité, la mise en relation gère qui se rencontre sur place.

4. L’événement surprise avec code d’accès

Peut‑être que les meilleures amies de la mariée organisent une soirée d’enterrement de vie de jeune fille (EVJF) secrète la veille du week‑end de mariage. Ou l’entreprise prépare un toast surprise des fondateurs à minuit après le gala. Vous voulez inviter un petit groupe sans divulguer la surprise au reste de la liste d’invités.

Configurez le sous‑événement comme filtré par tag ET avec un code d’accès. Les invités correspondants voient une carte sur leur invitation indiquant « Vous avez un code ? » — ils saisissent le code, la surprise se déverrouille, ils peuvent RSVP. Tous les autres n’en ont aucune idée. Le tableau de bord suit qui vient pour que vous puissiez planifier traiteur, transport, etc. Une fois la surprise révélée, vous pouvez retirer le code d’accès si vous le souhaitez et la carte reste déverrouillée.

5. Avantages en quantité limitée (les 20 premiers ont un pass spa)

Pour les mariages ou retraites avec une composante bien‑être, vous voulez souvent proposer un avantage réellement limité — par exemple, le spa du lieu a 20 créneaux disponibles, attribués en PA/PS (premier arrivé premier servi).

Créez un traitement avec quantityTotal: 20. Les invités voient « Pass spa — les 20 premiers peuvent le réclamer » sur leur invitation avec un bouton Réclamer. Les 20 premiers à appuyer sur Réclamer verrouillent leur place de façon atomique. Ensuite, le bouton passe à « Rupture de stock ». Vous pouvez l’associer à un code unique par invité (chacun des 20 obtient un code de réservation distinct) ou à des instructions de réservation partagées.

Les conditions de concurrence sont gérées côté serveur avec un verrou transactionnel sur la ligne du traitement ; ainsi, même si cent invités appuient en même temps, vous obtenez exactement 20 gagnants — pas de sur‑réservation, pas de rapprochement manuel.

Comment l’expérience reste fluide pour les invités

Trois choix de design maintiennent l’expérience centrée :

1. Les sous‑événements et traitements sont masqués jusqu’à l’acceptation du RSVP principal. La première impression, c’est l’événement phare. Une fois que l’invité appuie sur Accepter, la nouvelle section se révèle avec une notification douce : « Nous avons aussi déverrouillé 2 sous‑événements supplémentaires et 1 avantage spécial pour vous — faites défiler pour explorer. » Les invités sans extras attribués ne voient jamais la notification.

2. Le plafond de taille de groupe respecte ce qui a réellement été confirmé. Si l’invitation principale prévoyait 3 personnes mais que l’invité n’en a confirmé que 2, les sous‑événements plafonnent aussi à 2. Impossible d’amener un plus‑un fantôme à l’after-party que vous n’avez pas amené au mariage. La même logique s’applique aux traitements — un accès lounge VIP pour 2 des 4 membres de la famille fonctionne comme prévu.

3. Les noms sont collectés et exportables. Quand un invité accepte un sous‑événement, on lui demande les noms de chaque participant. Si vous avez activé collecter les noms des invités sur le RSVP principal, ces noms sont pré‑remplis et éditables. Les réclamations de traitement ont un sélecteur « S’applique à : ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol » pour que l’invité précise quels membres du groupe sont couverts par l’avantage. Tout s’exporte en CSV délimité par des points‑virgules, prêt pour Excel — y compris les codes uniques, l’état de rédemption et les noms des participants par sous‑événement ou par traitement.

L’expérience dans le tableau de bord

Dans le tableau de bord, le nouvel onglet se situe entre Tables et SMS. L’interface comporte deux panneaux empilés :

• Sous‑événements — grille de cartes avec la vignette photo, la pastille d’état et une barre de progression de capacité en direct. Cliquez sur une carte pour ouvrir le tiroir d’édition.
• Traitements spéciaux — regroupés par catégorie, avec le même tiroir. L’éditeur adapte ses champs selon le type choisi — Hébergement affiche « Fournisseur », « Code de groupe », « URL de réservation » ; Allocation affiche « Valeur monétaire », « Devise », « URL de rédemption » ; etc.

Pour les traitements avec codes uniques, le tiroir intègre un gestionnaire de pool de codes — collez un CSV, glissez‑déposez un fichier, ou cliquez sur « Générer 25 codes » pour laisser Fotify les créer. Lorsqu’un invité réclame, un code est prélevé atomiquement du pool.

Des décomptes en direct apparaissent dans chaque éditeur pour voir en un coup d’œil combien ont accepté, refusé ou sont en liste d’attente sur un sous‑événement — et combien de réclamations de traitement ont été utilisées. Chaque panneau a un bouton « Export CSV » juste à côté de ces compteurs.

Fonctionnalité premium, prête pour la production

Les sous‑événements et traitements spéciaux font partie des fonctionnalités premium de Fotify. Elles sont disponibles sur :

• Événements payants (tout événement acheté avec des crédits)
• Événements par abonnement couverts par un abonnement organisateur ou d’équipe actif

Si votre événement n’est pas encore éligible, l’onglet affiche une carte de mise à niveau avec un parcours en un tap pour l’activer. Consultez notre page tarifs pour les paliers en cours — le même plan qui débloque les modèles d’invitation premium (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) couvre aussi les sous‑événements.

Les cinq modèles premium sont déjà livrés avec un style conforme pour les nouvelles sections — traitements au contour métallisé dans Atelier, tickets détachables dans Cinematic, pilules arrondies dans Marigold et Vesper, rectangles fins dans Linen — l’expérience reste cohérente que vous utilisiez le kit par défaut ou un design payant.

Pour démarrer

Si vous avez déjà un événement Fotify avec RSVP :

1. Ouvrez votre événement sur dashboard.fotify.app
2. Cliquez sur RSVP dans la barre latérale
3. Ouvrez l’onglet Sub-events & VIP (celui avec le badge Beta)
4. Ajoutez votre premier sous‑événement — donnez‑lui un nom, une date, un lieu et une règle d’accès
5. Ajoutez éventuellement des traitements pour les avantages que vous avez prévus

Notre article d’aide pas à pas détaille chaque champ. Si vous n’avez pas encore d’événement, créez‑en un en quelques minutes — l’offre gratuite couvre l’essentiel et l’offre premium déverrouille le flux multipistes décrit ci‑dessus.

Si vous préparez un mariage et voulez la vue d’ensemble, commencez par les 10 meilleures applications de partage de photos de mariage pour 2026 pour voir comment les volets photo et RSVP fonctionnent ensemble. Pour les soirées, conférences et événements d’entreprise, consultez partage de photos d’événements pour la cartographie globale des fonctionnalités.

Et après

Nous livrons en beta afin d’itérer vite. Sur la feuille de route immédiate :

• Rappels par sous‑événement connectés à la planification email/SMS existante
• Check‑in QR par sous‑événement — l’agent d’accueil scanne le même QR pour une présence spécifique au sous‑événement
• Interface d’attribution de traitements en masse depuis l’onglet Invités (l’API le prend déjà en charge)
• Intégrations marketplace — modèles de traitement pré‑configurés avec des partenaires hôteliers/transport

Un événement à venir qui a besoin de sous‑événements ou de traitements ? Nous serions ravis de savoir comment vous l’utiliseriez. Contactez‑nous via le widget de chat dans le tableau de bord, ou commencez simplement à construire — nous lisons chaque retour beta.