Sous-événements & traitements spéciaux

Les événements du monde réel se déroulent rarement en un seul moment. Un mariage comprend une cérémonie, une réception, parfois un dîner de bienvenue la veille et un brunch le lendemain matin. Une conférence de plusieurs jours comporte un événement principal, un dîner de networking VIP et une série d’ateliers à laquelle seuls certains participants peuvent accéder. Un anniversaire marquant peut inclure un rassemblement familial privé et une after-party ouverte.

Les sous-événements et les traitements spéciaux vous permettent de modéliser cette réalité au sein d’une seule invitation Fotify. Chaque invité ne voit que ce qui le concerne : la cérémonie à laquelle il est convié, l’after-party à laquelle il est éligible, et les avantages que vous avez prévus pour son groupe (réduction hôtel, crédit transport, cadeau de bienvenue).

Bêta : Cette fonctionnalité est déployée en version bêta. Nous itérons rapidement à partir des retours des organisateurs — si quelque chose vous semble étrange, contactez le support et nous le prioriserons.

Ce que résolvent les sous-événements et les traitements spéciaux

Les sous-événements sont des expériences « enfants » au sein de votre événement principal. Chacun dispose de ses propres éléments :

Nom, description, photo, dress code, couleur d’accent
Date, heure, lieu avec lien vers la carte
Règles de RSVP : date limite, accompagnants, capacité, liste d’attente
Règles d’accès : public, conditionné par tags, ou explicite par invité
Code d’accès optionnel pour des sous-événements « secrets »
Dépendance optionnelle à un autre sous-événement (par ex. « doit d’abord accepter la cérémonie »)

Les traitements spéciaux sont des avantages que vous avez arrangés pour certains ou tous les invités. Considérez-les comme la voie VIP de votre événement :

Bloc de chambres avec un code de réduction de groupe
Crédit Uber de 40 $ pour la famille venant de loin
Dîner de bienvenue inclus (aucun RSVP supplémentaire nécessaire)
Accès au salon VIP pour le cortège
Pass spa pour les 20 premiers invités qui le réclament

Les traitements apparaissent de manière privée sur l’invitation de chaque invité — les invités ne voient que ce qui leur a été attribué.

Où trouver ceci dans votre tableau de bord

Ouvrez votre événement sur dashboard.fotify.app
Allez dans RSVP dans la barre latérale
Cliquez sur l’onglet Sous-événements & VIP (repérez le badge Bêta)

Vous verrez deux panneaux : Sous-événements en haut et Traitements spéciaux en dessous. Ils sont gérés indépendamment — un invité peut être convié à un sous-événement sans recevoir de traitements, ou recevoir un traitement sans être convié à des sous-événements.

À savoir : Les sous-événements et les traitements spéciaux font partie de l’ensemble de fonctionnalités premium. Ils sont disponibles pour les événements sur une offre payante (crédit) ou disposant d’un abonnement actif. Si votre événement n’est pas encore éligible, l’onglet affiche une carte de mise à niveau au lieu de l’éditeur.

Étape 1 : Créer votre premier sous-événement

Cliquez sur Ajouter un sous-événement dans le panneau Sous-événements. Un tiroir latéral s’ouvre avec l’éditeur.

Bases

Nom — ce que les invités voient (« Dîner de bienvenue », « After-party », « Brunch du dimanche »)
Description — un court paragraphe affiché sur la carte et dans la fenêtre modale de détails
URL de la photo — une image de couverture pour la carte (toute URL d’image publique fonctionne ; nous recommandons un ratio 3:2 ou 16:9)
Couleur d’accent — utilisée pour la bande d’en-tête de la carte et le bouton Accepter

Quand et où

Début / Fin — la plage horaire de ce sous-événement
Nom du lieu + Adresse — ce qui doit être affiché ; si vous collez aussi un lien Google Maps dans le champ URL de la carte, le nom devient un lien cliquable
Dress code — affiché sous forme de puce sur la carte

Règles de RSVP

RSVP requis — si activé, les invités doivent accepter ou décliner. Si désactivé, la carte est uniquement informative (pas de boutons).
Date limite RSVP — passé cette date, les boutons Accepter/Décliner disparaissent.
Autoriser des accompagnants + Nombre max d’accompagnants par RSVP — limite le nombre de personnes qu’un groupe peut amener. Laissez vide pour « illimité (jusqu’à la taille du groupe) ».
Capacité — nombre total de places, tous groupes confondus. Laissez vide pour illimité.
Activer la liste d’attente — lorsque la capacité est atteinte, les nouveaux RSVP sont placés sur une liste d’attente numérotée au lieu d’être rejetés.

Règles d’accès

C’est ce qui rend les sous-événements puissants — vous décidez qui peut RSVP :

Toute personne ayant un RSVP (public) — chaque invité de l’événement principal voit ce sous-événement.
Invités avec des tags spécifiques (conditionné par tags) — seuls les invités ayant au moins un des tags sélectionnés peuvent voir et RSVP. Combinez avec les tags d’invités comme family, wedding-party ou out-of-town pour segmenter proprement.
Uniquement des invités spécifiques (explicite) — complètement masqué par défaut. Vous accordez l’accès individuellement depuis l’onglet Invités.

Codes d’accès — pour des sous-événements surprise

Pour les sous-événements conditionnés par tags, vous pouvez définir en option un Code d’accès. Même après qu’un invité corresponde via tag, il ne verra pas la carte du sous-événement tant qu’il n’aura pas saisi le code dans le champ « Vous avez un code ? » en bas de son invitation. Utilisez ceci pour des fêtes surprises, des salles secrètes après les heures, ou simplement des révélations ludiques.

Dépendance

Si votre événement suit un ordre logique — par exemple, la réception n’a de sens que pour les invités venant à la cérémonie — définissez le champ « Nécessite l’acceptation de » de la réception sur la cérémonie. Le serveur bloquera les RSVP à la réception tant que le parent n’aura pas été accepté.

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. Le sous-événement apparaît dans le panneau avec une barre de progression de capacité et une pastille de statut. Cliquez dessus pour le modifier à tout moment.

Comment la taille du groupe et les accompagnants interagissent

Deux limites s’appliquent simultanément à chaque RSVP de sous-événement :

Le Nombre max d’accompagnants du sous-événement — le plafond par RSVP que vous définissez (par ex. « max 1 accompagnant pour l’after-party »).
La taille confirmée du groupe de l’invité — le nombre de personnes confirmées sur le RSVP principal.

La limite effective est la plus petite des deux. Ainsi, si le RSVP principal a confirmé 2 personnes sur 3 invitées, et que le sous-événement autorise jusqu’à 3 accompagnants, l’invité ne pourra quand même amener que 2 personnes au sous-événement. Si l’invité décline le RSVP principal, les sous-événements sont entièrement masqués — il n’existe pas de version « je saute la cérémonie mais je viens à la fête ».

Nommer les personnes présentes

Lorsqu’un invité accepte un sous-événement, il est invité à saisir le nom de chaque participant de son groupe. Si vous avez activé Collecter les noms des invités sur le RSVP principal, ces noms sont préremplis — les invités peuvent les conserver, les modifier ou les remplacer.

Il en va de même pour les traitements spéciaux : lorsqu’un traitement utilise un code unique par invité, l’invité choisit à quels membres de son groupe l’avantage s’applique. Un crédit Uber de 40 $ pour 2 personnes sur 4 fonctionne exactement comme prévu.

Étape 2 : Créer un traitement spécial

Dans le panneau Traitements spéciaux, cliquez sur Ajouter un traitement. Choisissez un type — le formulaire se réorganise en fonction de votre sélection :

Type — quel genre d’avantage est-ce ?

Type	Quand l’utiliser
Badge	Reconnaissance uniquement (« Invité VIP », « Cortège ») — pas de redemption, simplement affiché
Code de réduction	Bloc hôtel, -20 % au restaurant, coupon retail
Allocation / crédit	« Crédit Uber de 40 $ », « Budget transport de 100 $ »
Service inclus	Dîner de bienvenue, heure de photographe, session spa — déjà payé par vous
Hébergement / hôtel	Un bloc hôtel avec un lien de réservation
Transport	Détails de navette, transfert aéroport
Cadeau	Sac de bienvenue, carte cadeau, présent personnalisé
Billet / pass	Pass VIP, accès backstage, bracelet all-access
Contact concierge	Un numéro WhatsApp ou un contact pour tout besoin
Personnalisé	Tout ce qui ne correspond pas aux catégories ci-dessus

Catégorie — comment c’est regroupé sur l’invitation

Chaque traitement appartient aussi à une catégorie — Séjour, Voyage, Expérience, Cadeau, Service ou Reconnaissance. Sur l’invitation de l’invité, les traitements sont regroupés visuellement par catégorie : « Où loger » rassemble vos options d’hôtel, et « S’y rendre » regroupe les avantages de transport.

Prestataire, valeur, validité

Prestataire — « Marriott », « Uber », « Fotify Concierge » — affiché comme sous-titre sur la carte
Valeur + Devise — optionnel, par ex. « 40 $ USD » affiché comme badge de prix
Valable à partir du / Valable jusqu’au — si défini, la fenêtre de redemption est appliquée côté serveur
Quantité limitée — laissez vide pour illimité ; définissez un nombre pour du premier arrivé, premier servi (par ex. « Les 20 premiers invités reçoivent un pass spa »)

Comment les invités utilisent l’avantage

Choisissez un Mode de redemption :

Aucune redemption (affichage uniquement) — pure information, aucun parcours de réclamation
Code partagé pour tous les invités — un code unique que tout le monde voit (« WEDDING2026 ») avec une URL de réservation optionnelle
Code unique par invité — attribue un code de votre pool à chaque invité (idéal pour des codes promo Uber/Lyft personnalisés)
URL de redemption — un bouton qui redirige vers une page de réservation
Contacter quelqu’un — instructions pour prendre contact
Bon QR — un QR code à usage unique pour une redemption sur place

Lorsque vous choisissez Code unique par invité, un gestionnaire de pool de codes apparaît en bas du tiroir. Collez les codes (un par ligne ou séparés par des virgules) puis cliquez sur Importer des codes, ou cliquez sur Générer 25 codes pour que Fotify les crée pour vous. Chaque invité qui réclame reçoit un code unique depuis le pool — premier arrivé, premier servi.

Qui le reçoit

Attribuer aux tags — chaque invité ayant l’un des tags sélectionnés reçoit automatiquement ce traitement.
Privé — si activé, le traitement est invisible sauf s’il est explicitement attribué (utilisez ceci pour des avantages VIP que vous ne souhaitez pas afficher aux invités tagués de façon générale).
Attribuer à des invités spécifiques — depuis l’onglet Invités, vous pouvez attribuer des traitements individuellement.

Ce que l’invité voit

Les sous-événements et les traitements spéciaux sont masqués jusqu’à ce que l’invité accepte le RSVP principal. C’est intentionnel : cela garde la première impression centrée sur l’événement principal et évite d’afficher des extras aux invités qui déclinent.

Une fois que l’invité appuie sur Accepter sur le RSVP principal :

Il voit le toast habituel « Merci pour votre confirmation ! ».
Environ 2 secondes plus tard, s’il a des sous-événements ou traitements disponibles, un second toast apparaît : « Nous avons également débloqué 2 sous-événements supplémentaires et 1 avantage spécial pour vous — faites défiler pour explorer. »
La section Autres moments pour vous révèle les cartes de sous-événements, dans l’ordre que vous avez défini.
La section Rien que pour vous affiche les traitements attribués, regroupés par catégorie, avec des boutons de copie dans le presse-papiers pour les codes et les URL de redemption.

Les invités auxquels aucun extra n’est attribué ne voient jamais ces sections et ne voient pas le second toast.

Parcours de RSVP pour un sous-événement

Chaque carte de sous-événement affiche la photo, la date, le lieu, le dress code et l’état de capacité (avec un indicateur « places restantes » lorsque le nombre devient faible). En dessous, l’invité :

Choisit combien de personnes de son groupe viennent (plafonné par la taille confirmée du groupe et la limite d’accompagnants du sous-événement)
Confirme les noms de chaque participant (préremplis depuis le RSVP principal si vous avez collecté les noms)
Appuie sur Accepter ou Décliner

Après l’envoi, la carte affiche une pastille de statut — Je viens, Je ne viens pas, ou Sur liste d’attente #3 si la capacité a été atteinte et que la liste d’attente est activée.

Parcours de réclamation d’un traitement

Les traitements en affichage seul et ceux avec code partagé ne nécessitent aucune réclamation — ils s’affichent immédiatement avec un bouton Copier pour le code. Pour les traitements à quantité limitée ou à code unique, l’invité appuie sur Réclamer pour verrouiller sa place. Si le traitement permet de préciser à qui il s’applique, l’invité coche d’abord les cases des membres de son groupe couverts par l’avantage.

Suivre les réponses & exporter en CSV

Ouvrez n’importe quel sous-événement ou traitement depuis le panneau du tableau de bord pour voir les statistiques en direct dans le tiroir d’édition :

Sous-événements : nombres d’acceptations, de refus, de personnes en liste d’attente et en attente — plus un bouton Exporter CSV qui télécharge toutes les réponses avec les informations de contact des invités, les noms des participants et des horodatages.
Traitements spéciaux : nombres attribués, réclamés et utilisés — avec un Exporter CSV incluant les codes uniques, à qui le traitement s’applique et l’état de redemption.

Les CSV utilisent des points-virgules comme séparateurs (comme l’export de la liste d’invités principale) et s’ouvrent correctement dans Excel, Numbers et Google Sheets.

Conseils & modèles

Parcours mariage sur plusieurs jours

Un excellent défaut pour les mariages :

Dîner de bienvenue (vendredi) — conditionné par tags out-of-town-family. Capacité 30.
Cérémonie (samedi après-midi) — public, pas d’accompagnants au-delà de la taille du groupe.
Réception (samedi soir) — public, dépend de la cérémonie.
Brunch du dimanche (dimanche matin) — conditionné par tags wedding-party + immediate-family.

À associer avec des traitements :

« Marriott Downtown — -20 % sur le bloc de chambres, code WEDDING2026 » → tag out-of-town-family
« Crédit Uber de 40 $ (unique par invité) » → tag out-of-town-family
« Sac de bienvenue à votre hôtel » → tag wedding-party
« Accès au salon VIP » → tag wedding-party, privé

Parcours VIP pour une conférence

Conférence principale — public
Dîner de networking VIP (jeudi soir) — accès explicite uniquement, capacité 50, dépend de l’acceptation de l’événement principal
Petit-déjeuner des intervenants (vendredi) — conditionné par tags speakers

Traitements :

« Bloc hôtel premium — code CONF26 » (code partagé) → tag out-of-town
« Pass backstage » (quantité limitée 25) → premier arrivé, premier servi, sans tag

Événement surprise

Conditionnez la surprise par tags à une petite liste d’amis proches + définissez un Code d’accès. Les amis doivent tout de même saisir le code sur leur invitation pour voir la carte. Le reste des invités n’a absolument pas connaissance de son existence.

Questions fréquentes

Q : Un invité peut-il RSVP à un sous-événement sans accepter l’événement principal ? R : Non. Les sous-événements n’apparaissent qu’après l’acceptation du RSVP principal. Le refus du RSVP principal masque tous les extras.

Q : Que se passe-t-il si je change la capacité d’un sous-événement après que des personnes ont répondu ? R : Les réponses déjà acceptées restent valides. Les nouveaux RSVP sont vérifiés par rapport à la nouvelle capacité. Si vous la baissez en dessous du nombre actuel, personne n’est retiré — mais la prochaine personne qui RSVP sera soit bloquée, soit placée en liste d’attente (selon vos paramètres).

Q : Puis-je attribuer un traitement à un invité précis sans utiliser de tags ? R : Oui. L’onglet Invités vous permet d’attribuer des traitements individuellement. C’est aussi l’usage prévu du bouton « Privé » — les traitements privés ne s’auto-attribuent pas via les tags ; ils nécessitent une attribution explicite par invité.

Q : Les invités reçoivent-ils un rappel par e-mail ou SMS pour les sous-événements ? R : Dans la bêta actuelle, les sous-événements sont présentés directement sur l’invitation. Les rappels par sous-événement sont sur la roadmap — nous les connecterons à la planification SMS/e-mail existante.

Q : Les invités peuvent-ils changer d’avis après avoir accepté un sous-événement ? R : Oui, jusqu’à la date limite RSVP du sous-événement. Décliner ne fait que changer le statut — la place est rendue à la capacité, et le prochain RSVP en liste d’attente peut être promu.

Q : Et les traductions ? Je gère des événements en plusieurs langues. R : Les chaînes de l’interface sont traduites comme le reste du tableau de bord et de l’invitation. Les noms, descriptions, dress codes et contenus de traitements sont stockés en base de données dans la langue que vous rédigez — nous ne traduisons pas automatiquement le contenu saisi par l’utilisateur.

Q : Quel est le format des exports ? R : CSV délimité par des points-virgules, encodé en UTF-8, même format que l’export de la liste d’invités principale. Les colonnes incluent les coordonnées des invités, le statut, les noms des participants, les tags et des horodatages. Les exports de traitements incluent aussi les codes uniques et l’état de redemption.

Prochaines étapes

Personnaliser votre invitation RSVP pour définir le modèle de design et les sections principales
Gérer votre liste d’invités et vos tags — les tags sont la base des règles d’accès aux sous-événements
Collecter les noms des invités sur le RSVP principal afin qu’ils soient préremplis sur les réponses aux sous-événements
Vous avez un retour sur la bêta ? Contactez-nous via le widget de chat dans le tableau de bord — nous lisons chaque message.