Sous-événements & traitements spéciaux

Les événements du monde réel se déroulent rarement en un seul moment. Un mariage comprend une cérémonie, une réception, parfois un dîner de bienvenue la veille et un brunch le lendemain matin. Une conférence de plusieurs jours comporte un événement principal, un dîner de networking VIP et une série d’ateliers à laquelle seuls certains participants peuvent accéder. Un anniversaire marquant peut inclure un rassemblement familial privé et une after-party ouverte.

Les sous-événements et les traitements spéciaux vous permettent de modéliser cette réalité au sein d’une seule invitation Fotify. Chaque invité ne voit que ce qui le concerne : la cérémonie à laquelle il est convié, l’after-party à laquelle il est éligible, et les avantages que vous avez prévus pour son groupe (réduction hôtel, crédit transport, cadeau de bienvenue).

Bêta : Cette fonctionnalité est déployée en version bêta. Nous itérons rapidement à partir des retours des organisateurs — si quelque chose vous semble étrange, contactez le support et nous le prioriserons.

What sub-events and special treatments solve

Les sous-événements sont des expériences « enfants » au sein de votre événement principal. Chacun possède ses propres éléments :

Nom, description, photo, code vestimentaire, couleur d’accent
Date, heure, lieu avec lien vers la carte
Règles de RSVP : date limite, accompagnants, capacité, liste d’attente
Règles d’accès : public ou restreint par tags
Code d’accès facultatif pour des sous-événements « secrets »
Dépendance facultative à un autre sous-événement (par ex. « il faut d’abord accepter la cérémonie »)

Les avantages spéciaux (special treatments) sont des privilèges que vous avez prévus pour certains invités ou pour tous. Voyez-les comme la piste VIP de votre événement :

Contingent hôtelier avec un code de réduction de groupe
40 $ de crédit Uber pour la famille venant de l’extérieur
Dîner de bienvenue inclus (aucun RSVP supplémentaire nécessaire)
Accès au salon VIP pour le cortège
Accès au spa pour les 20 premiers invités qui le demandent

Les avantages apparaissent de façon privée sur l’invitation de chaque invité — les invités ne voient que ce qui leur a été attribué.

Où trouver ceci dans votre tableau de bord

Ouvrez votre événement sur dashboard.fotify.app
Allez dans RSVP dans la barre latérale
Cliquez sur l’onglet Sous-événements & VIP (repérez le badge Bêta)

Vous verrez deux panneaux : Sous-événements en haut et Traitements spéciaux en dessous. Ils sont gérés indépendamment — un invité peut être convié à un sous-événement sans recevoir de traitements, ou recevoir un traitement sans être convié à des sous-événements.

À savoir : Les sous-événements et les traitements spéciaux font partie de l’ensemble de fonctionnalités premium. Ils sont disponibles pour les événements sur une offre payante (crédit) ou disposant d’un abonnement actif. Si votre événement n’est pas encore éligible, l’onglet affiche une carte de mise à niveau au lieu de l’éditeur.

Step 1: Create your first sub-event

Cliquez sur Add sub-event dans le panneau Sub-events. Un tiroir latéral s’ouvre avec l’éditeur.

Basics

Name — ce que les invités voient (« Welcome dinner », « After-party », « Sunday brunch »)
Description — un court paragraphe affiché sur la carte et dans la fenêtre modale de détails
Photo URL — une image de couverture pour la carte (toute URL d’image publique convient ; nous recommandons un ratio 3:2 ou 16:9)
Accent color — utilisée pour la bande d’en-tête de la carte et le bouton Accept

When & where

Starts at / Ends at — la plage horaire de ce sous-événement
Location name + Address — ce qui doit s’afficher ; si vous collez également un lien Google Maps dans le champ d’URL de carte, le nom devient un lien cliquable
Dress code — affiché sous forme de pastille sur la carte

RSVP rules

Requires RSVP — lorsqu’il est activé, les invités doivent accepter ou décliner. Lorsqu’il est désactivé, la carte est uniquement informative (aucun bouton).
RSVP deadline — après cette date, les boutons Accept/Decline disparaissent.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — limite le nombre de personnes d’un même groupe pouvant venir. Laissez vide pour « illimité (jusqu’à la taille du groupe) ».
Capacity — nombre total de places pour tous les groupes. Laissez vide pour illimité.
Enable waitlist — lorsque la capacité est atteinte, les nouveaux RSVPs sont placés sur une liste d’attente numérotée au lieu d’être refusés.

Access rules

C’est ce qui rend les sous-événements si puissants — vous décidez qui peut RSVP :

Anyone with an RSVP (public) — chaque invité de l’événement principal voit ce sous-événement.
Guests with specific tags (tag-gated) — seuls les invités ayant au moins un des tags sélectionnés peuvent voir et RSVP. Combinez avec les guest tags comme family, wedding-party ou out-of-town pour segmenter proprement. Pour limiter un sous-événement à un seul invité, attribuez-lui un tag dédié (par ex. vip) et restreignez l’accès à celui-ci.

Access codes — for surprise sub-events

Pour les sous-événements restreints par tags, vous pouvez éventuellement définir un Access code. Même si un invité correspond via un tag, il ne verra pas la carte du sous-événement tant qu’il n’aura pas saisi le code dans le champ « Have a code? » en bas de son invitation. Utilisez cette option pour des fêtes surprise, des espaces secrets après les heures, ou simplement des révélations ludiques.

Dependency

Si votre événement suit un ordre logique — par exemple, la réception n’a de sens que pour les invités assistant à la cérémonie — définissez le champ « Requires acceptance of » de la réception sur la cérémonie. Le serveur bloquera les RSVPs pour la réception tant que l’événement parent n’aura pas été accepté.

Save

Cliquez sur Save. Le sous-événement apparaît dans le panneau avec une barre de progression de capacité et une pastille de statut. Cliquez dessus pour le modifier à tout moment.

Comment la taille du groupe et les accompagnants interagissent

Deux limites s’appliquent simultanément à chaque RSVP de sous-événement :

Le Nombre max d’accompagnants du sous-événement — le plafond par RSVP que vous définissez (par ex. « max 1 accompagnant pour l’after-party »).
La taille confirmée du groupe de l’invité — le nombre de personnes confirmées sur le RSVP principal.

La limite effective est la plus petite des deux. Ainsi, si le RSVP principal a confirmé 2 personnes sur 3 invitées, et que le sous-événement autorise jusqu’à 3 accompagnants, l’invité ne pourra quand même amener que 2 personnes au sous-événement. Si l’invité décline le RSVP principal, les sous-événements sont entièrement masqués — il n’existe pas de version « je saute la cérémonie mais je viens à la fête ».

Nommer les personnes présentes

Lorsqu’un invité accepte un sous-événement, il est invité à saisir le nom de chaque participant de son groupe. Si vous avez activé Collecter les noms des invités sur le RSVP principal, ces noms sont préremplis — les invités peuvent les conserver, les modifier ou les remplacer.

Il en va de même pour les traitements spéciaux : lorsqu’un traitement utilise un code unique par invité, l’invité choisit à quels membres de son groupe l’avantage s’applique. Un crédit Uber de 40 $ pour 2 personnes sur 4 fonctionne exactement comme prévu.

Step 2: Create a special treatment

Dans le panneau Special treatments, cliquez sur Add treatment. Choisissez un type — le formulaire se réorganise en fonction de votre sélection :

Type — what kind of perk is this?

Type	When to use it
Badge	Reconnaissance uniquement (« VIP Guest », « Wedding party ») — aucune utilisation, simplement affiché
Discount code	Contingent hôtelier, 20 % de réduction au restaurant, coupon de magasin
Allowance / credit	« 40 $ de crédit Uber », « 100 $ de budget transport »
Included service	Dîner de bienvenue, heure de photographe, séance spa — déjà payé par vous
Lodging / hotel	Un contingent hôtelier avec un lien de réservation
Transportation	Navette, détails du transfert aéroport
Gift	Sac de bienvenue, carte-cadeau, cadeau personnalisé
Ticket / pass	Pass VIP, accès backstage, bracelet accès illimité
Concierge contact	Un numéro WhatsApp ou un contact pour toute demande
Custom	Tout ce qui ne correspond pas aux catégories ci-dessus

Category — how it's grouped on the invitation

Chaque avantage appartient aussi à une catégorie — Stay, Travel, Experience, Gift, Service ou Recognition. Sur l’invitation de l’invité, les avantages sont regroupés visuellement par catégorie ; ainsi, « Where to stay » affiche vos options d’hôtel ensemble et « Getting there » regroupe les avantages liés au transport.

Provider, value, validity

Provider — « Marriott », « Uber », « Fotify Concierge » — affiché comme sous-titre sur la carte
Value + Currency — facultatif, par ex. « $40 USD » affiché comme badge de prix
Valid from / Valid until — si renseigné, la période d’utilisation est appliquée côté serveur
Limited quantity — laissez vide pour illimité ; indiquez un nombre pour du premier arrivé, premier servi (par ex. « Les 20 premiers invités obtiennent un pass spa »)

How guests redeem

Choisissez un Redemption mode :

No redemption (display only) — information uniquement, aucun parcours de demande
Shared code for all guests — un seul code visible par tous (« WEDDING2026 ») avec une URL de réservation facultative
Unique code per guest — attribue un code de votre réserve par invité (idéal pour des codes promo Uber/Lyft personnalisés)
Redemption URL — un bouton qui renvoie vers une page de réservation
Contact someone — instructions pour prendre contact
QR voucher — un QR code à usage unique pour une utilisation en personne

Lorsque vous choisissez Unique code per guest, un gestionnaire de réserve de codes apparaît en bas du tiroir. Collez les codes (un par ligne ou séparés par des virgules) puis cliquez sur Import codes, ou sélectionnez Generate 25 codes pour que Fotify les crée pour vous. Chaque invité qui le demande reçoit un code unique de la réserve — premier arrivé, premier servi.

Who gets it

Assign to tags — chaque invité ayant l’un des tags sélectionnés reçoit automatiquement cet avantage.
Targeting one or a few guests — créez un tag dédié (par ex. vip), appliquez-le uniquement à ces invités dans la guest list, puis attribuez l’avantage à ce tag.

Ce que l’invité voit

Les sous-événements et les traitements spéciaux sont masqués jusqu’à ce que l’invité accepte le RSVP principal. C’est intentionnel : cela garde la première impression centrée sur l’événement principal et évite d’afficher des extras aux invités qui déclinent.

Une fois que l’invité appuie sur Accepter sur le RSVP principal :

Il voit le toast habituel « Merci pour votre confirmation ! ».
Environ 2 secondes plus tard, s’il a des sous-événements ou traitements disponibles, un second toast apparaît : « Nous avons également débloqué 2 sous-événements supplémentaires et 1 avantage spécial pour vous — faites défiler pour explorer. »
La section Autres moments pour vous révèle les cartes de sous-événements, dans l’ordre que vous avez défini.
La section Rien que pour vous affiche les traitements attribués, regroupés par catégorie, avec des boutons de copie dans le presse-papiers pour les codes et les URL de redemption.

Les invités auxquels aucun extra n’est attribué ne voient jamais ces sections et ne voient pas le second toast.

Parcours de RSVP pour un sous-événement

Chaque carte de sous-événement affiche la photo, la date, le lieu, le dress code et l’état de capacité (avec un indicateur « places restantes » lorsque le nombre devient faible). En dessous, l’invité :

Choisit combien de personnes de son groupe viennent (plafonné par la taille confirmée du groupe et la limite d’accompagnants du sous-événement)
Confirme les noms de chaque participant (préremplis depuis le RSVP principal si vous avez collecté les noms)
Appuie sur Accepter ou Décliner

Après l’envoi, la carte affiche une pastille de statut — Je viens, Je ne viens pas, ou Sur liste d’attente #3 si la capacité a été atteinte et que la liste d’attente est activée.

Parcours de réclamation d’un traitement

Les traitements en affichage seul et ceux avec code partagé ne nécessitent aucune réclamation — ils s’affichent immédiatement avec un bouton Copier pour le code. Pour les traitements à quantité limitée ou à code unique, l’invité appuie sur Réclamer pour verrouiller sa place. Si le traitement permet de préciser à qui il s’applique, l’invité coche d’abord les cases des membres de son groupe couverts par l’avantage.

Suivre les réponses & exporter en CSV

Ouvrez n’importe quel sous-événement ou traitement depuis le panneau du tableau de bord pour voir les statistiques en direct dans le tiroir d’édition :

Sous-événements : nombres d’acceptations, de refus, de personnes en liste d’attente et en attente — plus un bouton Exporter CSV qui télécharge toutes les réponses avec les informations de contact des invités, les noms des participants et des horodatages.
Traitements spéciaux : nombres attribués, réclamés et utilisés — avec un Exporter CSV incluant les codes uniques, à qui le traitement s’applique et l’état de redemption.

Les CSV utilisent des points-virgules comme séparateurs (comme l’export de la liste d’invités principale) et s’ouvrent correctement dans Excel, Numbers et Google Sheets.

Tips & patterns

Wedding multi-day flow

Un excellent scénario par défaut pour les mariages :

Welcome dinner (vendredi) — restreint par tags à out-of-town-family. Capacité 30.
Ceremony (samedi après-midi) — public, pas d’accompagnants au-delà de la taille du groupe.
Reception (samedi soir) — public, dépend de la cérémonie.
Sunday brunch (dimanche matin) — restreint par tags à wedding-party + immediate-family.

À associer avec des avantages :

« Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026 » → tag out-of-town-family
« $40 Uber credit (unique per guest) » → tag out-of-town-family
« Welcome bag at your hotel » → tag wedding-party
« VIP lounge access » → tag wedding-party

Conference VIP track

Main conference — public
VIP networking dinner (jeudi soir) — restreint par tags à vip, capacité 50, dépendance : événement principal accepté
Speaker breakfast (vendredi) — restreint par tags à speakers

Avantages :

« Premium hotel block — code CONF26 » (code partagé) → tag out-of-town
« Backstage pass » (quantité limitée à 25) → premier arrivé, premier servi, sans tag

Surprise event

Restreignez l’événement surprise via des tags à une petite liste d’amis proches + définissez un Access code. Les amis doivent tout de même saisir le code sur leur invitation pour voir la carte. Les autres invités n’ont absolument pas connaissance de son existence.

Frequently asked questions

Q: Can a guest RSVP to a sub-event without accepting the main one? A: Non. Les sous-événements n’apparaissent qu’après acceptation du RSVP principal. Refuser le RSVP principal masque tous les extras.

Q: What happens if I change a sub-event's capacity after people have RSVPed? A: Les réponses déjà acceptées restent valides. Les nouveaux RSVPs sont vérifiés selon la nouvelle capacité. Si vous la réduisez en dessous du nombre actuel, personne n’est retiré — mais la prochaine personne qui RSVP sera soit bloquée, soit placée en liste d’attente (selon vos paramètres).

Q: Can I give a treatment to just one specific guest? A: Les avantages sont attribués par tag. Pour cibler un seul invité, créez un tag dédié (par exemple vip), appliquez-le à cet invité dans la liste d’invités, puis attribuez l’avantage à ce tag. La même approche fonctionne pour limiter un sous-événement à des invités précis.

Q: Do guests get an email or SMS reminder for sub-events? A: La bêta actuelle met en avant les sous-événements directement sur l’invitation. Les rappels par sous-événement sont sur la feuille de route — nous les intégrerons à la planification SMS/e-mail existante.

Q: Can guests change their mind after accepting a sub-event? A: Oui, jusqu’à la date limite de RSVP du sous-événement. Le fait de décliner change simplement le statut — la place est libérée dans la capacité, et le prochain RSVP en liste d’attente peut être promu.

Q: What about translations? I run events in multiple languages. A: Les chaînes de l’interface sont traduites comme le reste du tableau de bord et de l’invitation. Les noms, descriptions, codes vestimentaires et contenus d’avantages des sous-événements sont enregistrés dans la base de données dans la langue que vous utilisez — nous ne traduisons pas automatiquement le contenu saisi par les utilisateurs.

Q: How are exports formatted? A: CSV délimité par des points-virgules, encodé en UTF-8, au même format que l’export de la liste d’invités principale. Les colonnes incluent les coordonnées de l’invité, le statut, les noms des participants, les tags et les horodatages. Les exports d’avantages incluent également les codes uniques et l’état d’utilisation.

Prochaines étapes

Personnaliser votre invitation RSVP pour définir le modèle de design et les sections principales
Gérer votre liste d’invités et vos tags — les tags sont la base des règles d’accès aux sous-événements
Collecter les noms des invités sur le RSVP principal afin qu’ils soient préremplis sur les réponses aux sous-événements
Vous avez un retour sur la bêta ? Contactez-nous via le widget de chat dans le tableau de bord — nous lisons chaque message.