Comment collecter les noms des invités lors du RSVP

La fonctionnalité Collect Guest Names vous permet de saisir le nom de chaque personne que chaque invité amène — pas seulement le nombre. C’est idéal lorsque vous avez besoin d’une liste complète des participants (cartons de placement, effectifs pour le traiteur, badges, contrôle d’accès via liste d’invités), sans pour autant avoir besoin d’un plan de table complet.

Si, plus tard, vous décidez que vous voulez aussi placer les personnes à table, il vous suffit d’activer Table Management — chaque nom déjà collecté devient un invité non assigné, prêt à être déplacé sur une table. Pas besoin de recollecter, aucune perte de données.

Activer la collecte des noms des invités

1. Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
2. Sélectionnez votre événement, puis cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
3. Ouvrez l’onglet "Details"
4. Repérez "Collect Guest Names" dans la section Event Settings
5. Basculez-le sur ON

Et voilà. La prochaine fois qu’un invité répond au RSVP (via son lien d’invitation ou le formulaire d’inscription public), il lui sera demandé de saisir le prénom et le nom de chaque personne de son groupe.

Ce que voient les invités

Une fois activée, le formulaire RSVP s’adapte en fonction du nombre de personnes que l’invité amène :

• Vient seul — il renseigne son propre nom, comme d’habitude
• Vient avec des accompagnants — une nouvelle section apparaît avec une ligne de nom pour chaque participant supplémentaire
• Décline — aucun champ de nom n’est affiché

Le prénom et le nom sont obligatoires pour chaque entrée, ce qui vous garantit une liste complète des participants.

Où apparaissent les noms collectés

Tous les noms saisis sont disponibles dans l’ensemble du tableau de bord :

• Onglet Guests — cliquez sur l’icône Users à côté d’un RSVP pour afficher ou modifier toutes les personnes de ce groupe
• Export PDF de la liste des invités — chaque accompagnant apparaît comme une sous-ligne en retrait sous l’invitation principale
• Page Attendance verification — lorsqu’un groupe est scanné à l’entrée, le personnel de sécurité valide chaque personne individuellement à son arrivée, avec des horodatages par personne
• Onglet Tables (si vous activez ensuite Table Management) — chaque personne nommée apparaît comme une pastille non assignée, prête à être placée

Vous pouvez également préremplir vous-même les noms depuis l’onglet Guests si vous savez déjà qui accompagnera chaque invité.

Relation avec Table Management

Collect Guest Names et Table Management s’appuient sur les mêmes données sous-jacentes — ce sont simplement deux façons différentes de les utiliser.

Paramètre	Tables Off	Tables On
Bascule Collect Guest Names	Optionnel	Requis — automatiquement ON et verrouillé
Les invités saisissent les noms pendant le RSVP	Oui, si la bascule est activée	Toujours oui
Le tableau de bord affiche l’onglet Tables	Non	Oui
Plan de table / glisser-déposer	Non	Oui

Comportement clé :

• Activer Table Management met automatiquement Collect Guest Names sur ON et le verrouille (les tables ont besoin de noms par personne pour fonctionner).
• Désactiver Table Management laisse la bascule des noms d’invités dans l’état que vous avez défini. Vous pouvez continuer à collecter des noms sans tables, ou désactiver les deux.
• Vous pouvez commencer simplement avec seulement Collect Guest Names, puis activer les tables plus tard — tous les noms existants sont conservés.

Quand utiliser chaque option

Utilisez Collect Guest Names uniquement si vous souhaitez :

• Une liste complète des participants pour le traiteur, les badges ou le contrôle d’accès
• Des cartons de placement personnalisés sans plan de table formel
• Préparer le placement de manière informelle (par exemple, sur papier) à partir de la liste exportée

Utilisez Table Management (qui inclut les noms des invités) si vous souhaitez :

• Un plan de table visuel en glisser-déposer
• Des capacités par table et un statut RSVP codé par couleur
• Que les invités voient leur table attribuée dans l’invitation

Foire aux questions

Q : J’ai activé Collect Guest Names après que certains invités ont déjà répondu. Vais-je obtenir les noms de leurs accompagnants ? A : Les RSVPs existants conservent les noms qu’ils ont soumis (le nom de l’invité principal est toujours présent). Les nouveaux RSVPs et les modifications de RSVP par des invités existants incluront désormais les noms des accompagnants. Vous pouvez aussi préremplir vous-même les noms manquants depuis l’onglet Guests.

Q : Puis-je désactiver Collect Guest Names après l’avoir activé ? A : Oui — tant que Table Management est désactivé. Lorsque Table Management est activé, Collect Guest Names est requis et la bascule est désactivée. Désactivez d’abord les tables si vous souhaitez arrêter de collecter les noms.

Q : La désactivation de Table Management efface-t-elle les noms collectés ? A : Non. Les noms des invités sont conservés quel que soit le réglage Tables. Désactiver les tables masque simplement l’interface de placement — les noms restent associés au RSVP.

Q : Les noms des invités sont-ils visibles par les autres invités ? A : Non. Les noms individuels ne sont visibles que dans votre tableau de bord organisateur et dans l’invitation de l’invité concerné (où il peut modifier son propre groupe).

Q : Collect Guest Names remplace-t-il le compteur d’accompagnants ? A : Non, ils fonctionnent ensemble. Les invités sélectionnent toujours le nombre de personnes qu’ils amènent, puis ils doivent nommer chacune d’entre elles.

Q : Cela fonctionne-t-il avec le formulaire d’inscription public ? A : Oui. Chaque fois que Collect Guest Names (ou Table Management) est activé, le formulaire d’inscription public demande le nom de chaque accompagnant.