Comment collecter les noms des invités lors du RSVP

La fonctionnalité Collect Guest Names vous permet de saisir le nom de chaque personne que chaque invité amène — pas seulement le nombre. C’est idéal lorsque vous avez besoin d’une liste complète des participants (cartons de placement, effectifs pour le traiteur, badges, contrôle d’accès via liste d’invités), sans pour autant avoir besoin d’un plan de table complet.

Si, plus tard, vous décidez que vous voulez aussi placer les personnes à table, il vous suffit d’ouvrir la page Seating — chaque nom déjà collecté devient un invité non assigné, prêt à être déplacé sur une table. Pas besoin de recollecter, aucune perte de données.

Activer la collecte des noms des invités

Collect Guest Names est activé par défaut pour les nouvelles invitations. Pour vérifier ou modifier ce réglage :

1. Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
2. Sélectionnez votre événement, puis cliquez sur "Invitation" dans la barre latérale
3. Ouvrez l’onglet "Details"
4. Repérez "Collect Guest Names" dans la section Event Settings
5. Basculez-le sur ON ou OFF

Tant que c’est activé, chaque invité qui répond au RSVP (via son lien d’invitation ou le formulaire d’inscription public) doit saisir le prénom et le nom de chaque personne de son groupe.

Ce que voient les invités

Une fois activée, le formulaire RSVP s’adapte en fonction du nombre de personnes que l’invité amène :

• Vient seul — il renseigne son propre nom, comme d’habitude
• Vient avec des accompagnants — une nouvelle section apparaît avec une ligne de nom pour chaque participant supplémentaire
• Décline — aucun champ de nom n’est affiché

Le prénom et le nom sont obligatoires pour chaque entrée, ce qui vous garantit une liste complète des participants.

Si vous avez déjà saisi les noms du groupe (depuis la page Guests ou la page Seating), le formulaire les affiche préremplis. Les noms que l’invité conserve sont les personnes qui viennent ; toute personne qu’il retire — ou qu’il omet en réduisant la taille de son groupe — reste dans votre liste d’invités, marquée comme ne venant pas, afin qu’un siège que vous avez attribué ne soit jamais réattribué silencieusement et que rien de ce que vous avez saisi ne soit perdu. Augmenter à nouveau la taille du groupe fait revenir ces personnes par leur nom.

Où apparaissent les noms collectés

Tous les noms capturés sont disponibles dans l’ensemble du tableau de bord :

• Page Guests — sous-lignes dépliables — chaque groupe de 2 personnes ou plus affiche un chevron à côté du nom principal. Cliquez dessus pour déplier la ligne et voir chaque accompagnant listé en dessous, avec un badge "+1" par personne, et un badge "Ne vient pas" pour toute personne que l’invité a laissée de côté dans sa confirmation. Un petit crayon sur chaque sous-ligne permet d’accéder directement à la modification de ce nom
• Page Guests — recherche — la barre de recherche reconnaît aussi les noms des accompagnants : ainsi, saisir "Jane" trouve l’invitation à laquelle elle est rattachée même si l’invité principal est "Sarah Smith". Les lignes correspondantes se déplient automatiquement et le nom correspondant est mis en surbrillance
• Export Excel/CSV de la liste des invités — lorsque la capture des noms est activée, les deux exports tableur ajoutent une colonne Plus Ones avec chaque invité non principal séparé par des barres verticales (par ex. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). S’importe et se réexporte proprement dans les tableurs
• Export PDF de la liste des invités — chaque accompagnant apparaît comme une sous-ligne indentée sous l’invitation principale
• Page Vérification de présence — lorsqu’un groupe est scanné à l’entrée, le personnel de sécurité valide chaque personne individuellement au moment de son arrivée, avec des horodatages par personne
• Page Seating — chaque personne nommée apparaît sous forme de vignette non assignée, prête à être placée

Vous pouvez également préremplir vous-même les noms depuis la page Guests si vous savez déjà qui vient avec chaque invité.

Relation avec le placement des invités (Seating)

Collect Guest Names et la page Seating s’appuient sur les mêmes données sous-jacentes — ce sont simplement deux façons différentes de les utiliser.

Paramètre	Noms activés (par défaut)	Noms désactivés
Les invités saisissent les noms pendant le RSVP	Oui	Non — seulement la taille de leur groupe
Plan de table / glisser-déposer	Chaque personne apparaît par son nom	Les accompagnants apparaissent comme des espaces réservés numérotés (p. ex. "Maria G. x2")
Renommer des personnes sur la page Seating	À tout moment	À tout moment — vous pouvez renseigner les noms vous-même

Comportement clé :

• Collect Guest Names est indépendant du placement — c’est un choix libre, activé par défaut, et nous recommandons simplement de le garder activé si vous prévoyez d’utiliser des tables (le tableau de bord affiche un petit rappel lorsque c’est désactivé).
• Vous pouvez commencer simplement avec seulement Collect Guest Names, puis commencer le placement plus tard — tous les noms existants sont conservés et apparaissent comme des vignettes non assignées.
• Le fait que les invités voient leur table sur l’invitation est un réglage séparé — le switch Table Assignments dans l’onglet Details de la section Invitation.

Quand utiliser chaque option

Utilisez Collect Guest Names uniquement si vous souhaitez :

• Une liste complète des participants pour le traiteur, les badges ou le contrôle d’accès
• Des cartons de placement personnalisés sans plan de table formel
• Préparer le placement de manière informelle (par exemple, sur papier) à partir de la liste exportée

Utilisez la page Seating (idéalement avec les noms des invités) si vous souhaitez :

• Un plan de table visuel en glisser-déposer
• Des capacités par table et un statut RSVP codé par couleur
• Que les invités voient leur table attribuée dans l’invitation

Foire aux questions

Q : J’ai activé Collect Guest Names après que certains invités ont déjà répondu. Vais-je obtenir les noms de leurs accompagnants ? A : Les RSVPs existants conservent les noms qu’ils ont soumis (le nom de l’invité principal est toujours présent). Les nouveaux RSVPs et les modifications de RSVP par des invités existants incluront désormais les noms des accompagnants. Vous pouvez aussi préremplir vous-même les noms manquants depuis la page Guests.

Q : Puis-je désactiver Collect Guest Names après l’avoir activé ? A : Oui, à tout moment — même pendant que vous utilisez le placement. Les noms déjà collectés sont conservés ; les nouveaux RSVPs cessent simplement de les demander. Sans les noms, les accompagnants apparaissent sur le plan de table comme des espaces réservés numérotés que vous pouvez renommer vous-même.

Q : Masquer les attributions de table aux invités efface-t-il les noms collectés ? A : Non. Vos noms d’invités et vos plans de table sont toujours conservés. Le switch Table Assignments contrôle uniquement ce que les invités voient sur l’invitation — les noms restent associés au RSVP.

Q : Les noms des invités sont-ils visibles par les autres invités ? A : Non. Les noms individuels ne sont visibles que dans votre tableau de bord organisateur et dans l’invitation de l’invité concerné (où il peut modifier son propre groupe).

Q : Collect Guest Names remplace-t-il le compteur d’accompagnants ? A : Non, ils fonctionnent ensemble. Les invités sélectionnent toujours le nombre de personnes qu’ils amènent, puis ils doivent nommer chacune d’entre elles.

Q : Cela fonctionne-t-il avec le formulaire d’inscription public ? A : Oui. Chaque fois que Collect Guest Names est activé, le formulaire d’inscription public demande le nom de chaque accompagnant.