Comment utiliser la gestion des tables pour les plans de table

La gestion des tables vous aide à organiser le plan de table de votre événement. Tous vos invités sont chargés automatiquement lorsque vous ouvrez l’onglet Tables — avec un code couleur selon le statut RSVP — afin que vous puissiez commencer à planifier immédiatement. Créez des tables, faites glisser des invités pour attribuer des places, modifiez les noms sur place et laissez les invités voir leur attribution directement dans leur invitation.

Activer la gestion des tables

Avant de pouvoir créer des tables, vous devez activer la fonctionnalité :

Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement et cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
Ouvrez l’onglet "Details"
Repérez "Table Management" dans la section des paramètres de l’événement
Basculez sur ON

Une fois activée, un nouvel onglet "Tables" apparaîtra dans votre navigation RSVP.

Remarque : Activer la gestion des tables active automatiquement Collect Guest Names (et le verrouille activé) afin que chaque participant puisse être identifié pour le placement. Si vous avez seulement besoin de la liste des participants et pas d’un plan de table, utilisez Collect Guest Names seul — vous pourrez toujours activer Tables plus tard sans perdre de données.

Créer des tables

Ajouter une nouvelle table

Cliquez sur l’onglet "Tables"
Cliquez sur "Create Table"
Renseignez les informations de la table :
- Table Number - Un numéro unique pour la table (obligatoire)
- Alias - Un nom convivial facultatif, comme "VIP", "Family" ou "Friends"
- Capacity - Nombre maximum de places à cette table
Cliquez sur "Create"

Propriétés de la table

Propriété	Obligatoire	Description
Number	Oui	Identifiant unique (1, 2, 3, etc.)
Alias	Non	Nom convivial affiché aux invités
Capacity	Oui	Nombre maximal de places disponibles

Modifier des tables

Pour modifier une table :

Repérez la carte de la table dans l’onglet Tables
Cliquez sur l’icône Edit (crayon)
Mettez à jour les informations
Cliquez sur "Save"

Supprimer des tables

Cliquez sur l’icône Delete (corbeille) sur la carte de la table
Confirmez la suppression

Si des invités sont affectés à la table, ils seront déplacés vers le groupe non affecté.

Affecter des invités à des tables

Chargement automatique des invités

Lorsque vous ouvrez l’onglet Tables, tous vos invités sont chargés automatiquement — aucune configuration manuelle n’est nécessaire. Les invités sont créés à partir de votre liste RSVP :

Invités Acceptés/Présents — chargés avec leur taille de groupe confirmée
Invités en attente (pas encore de réponse) — chargés avec la quantité invitée afin que vous puissiez anticiper
Invités Refusés — affichés comme une seule entrée afin que vous ayez une vision complète

Cela signifie que vous pouvez activer les tables à tout moment — même après que tous vos invités aient déjà répondu au RSVP — et tout le monde apparaît instantanément.

Code couleur du statut RSVP

Chaque vignette d’invité est codée par couleur afin que vous puissiez voir le statut RSVP en un coup d’œil :

🟢 Vert — Accepté / Présent
🔵 Bleu — En attente (pas encore de réponse)
🔴 Rouge (atténué) — Refusé

Utilisez les pastilles de filtre au-dessus de la liste d’invités pour n’afficher qu’un statut spécifique. Par exemple, cliquez sur la pastille verte pour ne voir que les invités confirmés pendant l’attribution des tables.

Affichage des plus-un

Les invités avec des plus-un sans nom s’affichent en utilisant le nom de l’invité principal avec un numéro :

Maria G. — l’invitée principale
Maria G. x2 — deuxième personne du groupe de Maria
Maria G. x3 — troisième personne

Une fois que vous renseignez les vrais noms, ils s’affichent normalement (par ex. "Carlos R.").

Utiliser le glisser-déposer

La façon la plus simple d’affecter des invités est le glisser-déposer :

Repérez les invités dans la section "Unassigned" à gauche
Faites glisser une vignette d’invité vers la table souhaitée
Déposez l’invité sur la carte de la table

La table affichera son occupation actuelle (par ex. "6/8").

Utiliser la fenêtre d’affectation

Cliquez sur n’importe quel nom d’invité pour ouvrir la fenêtre d’affectation, dans laquelle vous pouvez :

Modifier son nom — changez directement le prénom et le nom (idéal pour renommer "Guest 2" avec un vrai nom)
Voir à qui il/elle est rattaché(e) — pour les plus-un, la fenêtre affiche "Guest of [Main Guest Name]"
Choisir une table — sélectionnez dans la liste des tables ci-dessous
Cliquez sur Save pour confirmer les changements, ou sur Cancel pour annuler

Retirer des affectations

Pour retirer un invité d’une table :

Repérez l’invité dans sa table d’affectation
Faites-le glisser vers la zone "Unassigned"
Ou cliquez sur le nom de l’invité et sélectionnez "Remove from table" dans la fenêtre

Concevoir votre salle avec la carte

Au-delà de la vue en liste, la vue Map vous permet de disposer les tables sur un plan 2D correspondant à votre lieu réel. Basculez entre Grid et Map à l’aide de l’interrupteur en haut de l’onglet Tables.

Ce que vous pouvez faire sur la carte

Placer des tables n’importe où sur le plan grâce au glisser-déposer.
Choisir des formes de table — Round, Square, Rectangle ou Oval.
Redimensionner et faire pivoter chaque table pour reproduire l’agencement de votre salle.
Ajouter des murs pour délimiter des pièces, des séparations ou des zones de scène.
Ajouter des libellés pour des repères comme "Dance Floor", "Bar" ou "Stage".
Placer des invités en les faisant glisser depuis le panneau directement sur une table.
Passer en plein écran pour planifier sans distraction pendant l’installation.

Placer une table

Les nouvelles tables commencent dans le panneau Unplaced à droite de la carte.

Cliquez sur "Add table" dans la barre d’outils pour en créer une (ou utilisez le flux existant Create Table).
Repérez-la dans le panneau Unplaced à droite.
Cliquez et faites glisser la table n’importe où sur le plan.
Utilisez les poignées aux couleurs de la marque sur une table sélectionnée pour redimensionner (en bas à droite) ou faire pivoter (en haut).

Pour retirer une table de la carte sans la supprimer, sélectionnez la table et cliquez sur "Unplace" — elle revient dans le panneau Unplaced.

Changer la forme, la taille et la rotation

Cliquez sur n’importe quelle table pour ouvrir la barre latérale de droite et ajuster :

Shape — choisissez Round, Square, Rectangle ou Oval. Changer de forme réinitialise à une taille par défaut adaptée.
Size — faites glisser les curseurs W/H ou utilisez la poignée de redimensionnement sur la table.
Rotation — faites glisser le curseur ou utilisez la poignée de rotation au-dessus de la table.

Ajouter des murs

Les murs sont des rectangles configurables utiles pour tracer la structure du lieu.

Cliquez sur "Add wall" dans la barre d’outils — un nouveau mur apparaît au centre de la zone visible.
Faites-le glisser en position.
Sélectionnez-le pour ajuster Length (sa longueur) et le curseur Thickness.
Faites-le pivoter pour créer des murs en diagonale ou des angles.

Ajouter des libellés

Les libellés sont des annotations de texte modifiables.

Cliquez sur "Add label" dans la barre d’outils — le libellé apparaît avec un texte par défaut et passe immédiatement en mode édition.
Saisissez le nom de la zone (par ex. "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
Appuyez sur Enter ou cliquez à l’extérieur pour enregistrer.
Double-cliquez sur un libellé existant pour le modifier à nouveau, ou changez le texte depuis la barre latérale droite.
Ajustez la taille et la rotation comme pour les tables.

Placer les invités sur la carte

Le panneau de gauche liste tous les invités non affectés.

Cliquez et faites glisser un nom d’invité depuis le panneau de gauche.
Survolez la table cible — elle se surligne en vert lorsque l’affectation est valide.
Relâchez pour affecter l’invité. Un message toast vous indique si la table est à capacité maximale.

Pour retirer un invité d’une table :

Cliquez sur la table sur la carte pour ouvrir la barre latérale.
Survolez l’invité que vous souhaitez retirer.
Cliquez sur le × qui apparaît à côté de son nom. Il/elle retourne instantanément dans le panneau des invités non affectés.

Commandes de la carte

Commande	Fonction
Drag empty canvas	Déplace le plan
Ctrl + scroll	Zoome/dézoome autour du curseur
Grid toggle	Affiche ou masque la grille d’alignement
Snap toggle	Aligne les tables et éléments sur la grille au glisser
Fit view	Cadre automatiquement tout ce que vous avez placé
Fullscreen	Étend la carte en plein écran pour le jour J
Delete / Backspace	Supprime le mur ou le libellé sélectionné
Escape	Désélectionne

Astuce : Ajouter une table depuis le mode plein écran vous renvoie automatiquement au tableau de bord afin que vous puissiez renseigner le nom et la capacité de la table.

Gérer les noms des invités individuellement

Lorsque des invités répondent avec plusieurs personnes dans leur groupe (plus-un), vous devez savoir qui est chaque personne pour l’affectation aux tables. Il existe trois façons de gérer les noms :

Option 1 : Modifier les noms directement dans l’onglet Tables

La méthode la plus rapide — cliquez sur n’importe quelle vignette d’invité dans l’onglet Tables pour ouvrir la fenêtre d’affectation, où vous pouvez les renommer immédiatement :

Cliquez sur une vignette d’invité (par ex. "Maria G. x2")
La fenêtre affiche les champs de nom préremplis — pour les plus-un, elle affiche aussi "Guest of [Main Guest Name]"
Saisissez le vrai nom et cliquez sur Save

C’est idéal lorsque vous affectez les tables et souhaitez renseigner les noms en même temps.

Option 2 : L’organisateur préremplit les noms dans l’onglet Guests

Si vous savez déjà qui fait partie du groupe de chaque invité :

Ouvrez l’onglet "Guests"
Repérez l’invité avec plusieurs personnes dans son groupe
Cliquez sur l’icône Users (icône personnes) à côté de son nom
Ajoutez le prénom et le nom pour chaque personne du groupe
Cliquez sur "Save"

Option 3 : Les invités fournissent les noms pendant le RSVP

Si vous ne préremplissez pas les noms, les invités seront invités à les fournir lorsqu’ils répondent à leur invitation :

L’invité ouvre son lien d’invitation personnalisé
Lorsqu’il répond (RSVP) avec plusieurs participants, il est invité à saisir le nom de chaque personne
Les noms sont enregistrés automatiquement et apparaissent dans votre tableau de bord

Cela se fait automatiquement — Collect Guest Names est activé pour vous dès que la gestion des tables est activée.

Fonctionnement des noms

Scénario	Résultat
Noms pas encore fournis	Affiche "Maria G. x2", "Maria G. x3" dans l’onglet Tables
L’organisateur modifie dans Tables	Le nom se met à jour instantanément sur la vignette
Préremplissage dans Guests	Les noms apparaissent dans Tables pour l’affectation
L’invité fournit les noms au RSVP	Les noms se synchronisent automatiquement après la réponse

Conseils pour la collecte des noms

Pour les mariages, laissez les invités saisir leurs propres noms afin d’éviter les erreurs d’orthographe
Pour les événements d’entreprise, préremplissez depuis votre base RH ou modifiez directement dans l’onglet Tables
Le titulaire principal du RSVP est toujours inclus automatiquement
Chaque personne nommée peut être affectée à des tables différentes

Notifications de table pour les invités

Une fois les invités affectés à des tables, ils verront automatiquement leur attribution de table dans leur invitation.

Ce que voient les invités

Lorsqu’un invité ouvre son invitation après avoir été affecté à une table :

Le numéro de sa table attribuée s’affiche
S’il n’est pas encore affecté, il voit "To be announced"

Quand cela apparaît

La section d’attribution de table apparaît dans l’invitation de l’invité uniquement lorsque :

La gestion des tables est activée pour l’événement
L’invité a accepté l’invitation (le statut RSVP est Accepted ou Attended)

Vous pouvez modifier l’emplacement de cette section via les paramètres Section Order dans l’onglet Invitation.

Consulter les statistiques de placement

L’en-tête de l’onglet Tables affiche des statistiques clés :

Stat	Description
Tables	Nombre total de tables créées
Capacity	Nombre total de places (toutes tables)
Seated	Nombre d’invités affectés à des tables
Unseated	Invités encore dans le groupe non affecté

Utilisez ces statistiques pour visualiser rapidement l’avancement de votre placement.

Exporter les affectations de tables

Exportez votre plan de table complet :

Cliquez sur "Export" dans l’onglet Tables
Téléchargez le fichier CSV avec toutes les affectations de tables
Ouvrez-le dans Excel ou Google Sheets

L’export inclut :

Numéro et alias de la table
Noms des invités affectés à chaque table
Capacité et occupation actuelle

C’est utile pour :

Imprimer des marque-places
Partager avec le personnel du lieu
Créer des plans de table physiques

Conseils pour la gestion des tables

Planifier votre disposition

Créez toutes les tables avant de commencer les affectations
Définissez des capacités réalistes en fonction de votre lieu
Utilisez des alias pour une identification facile ("Bride's Family", "Groom's Family")

Affectation efficace

Utilisez la recherche pour trouver des invités spécifiques
Regroupez les familles
Vérifiez régulièrement le nombre de non affectés pour ne manquer personne

Avant l’événement

Vérifiez que tous les invités ayant accepté sont affectés
Exportez et partagez avec les coordinateurs du lieu
Revérifiez que les limites de capacité ne sont pas dépassées

Foire aux questions

Q: Can I assign guests before they RSVP? A: Oui ! Tous les invités — acceptés, en attente et refusés — sont chargés automatiquement. Les invités en attente apparaissent en bleu afin que vous puissiez anticiper.

Q: What happens if I exceed a table's capacity? A: Le système vous empêche d’affecter plus d’invités que la capacité de la table ne l’autorise.

Q: Can guests from the same RSVP sit at different tables? A: Oui ! Lorsque vous ajoutez des noms individuels pour les invités d’un même groupe, chaque personne peut être affectée à des tables différentes.

Q: Will guests be notified when I assign them to a table? A: Les invités voient leur table attribuée lorsqu’ils consultent leur invitation. Aucune notification séparée n’est envoyée.

Q: Can I change assignments after the event starts? A: Oui, vous pouvez modifier les affectations de tables à tout moment depuis le tableau de bord.

Q: What if a guest declines after being assigned? A: Sa vignette devient rouge (statut refusé). L’affectation reste, mais ne sera pas affichée à l’invité. Vous pouvez le/la retirer de la table pour libérer la place.

Q: Is there a limit to how many tables I can create? A: Il n’y a aucune limite au nombre de tables. Créez-en autant que votre lieu l’exige.

Q: Can I print seating charts? A: Exportez le CSV et utilisez-le pour créer des plans de table dans l’outil de conception ou le tableur de votre choix.

Q: How do I collect names for plus-ones? A: Trois options : (1) cliquez directement sur la vignette du plus-un dans l’onglet Tables pour le renommer, (2) préremplissez les noms via l’icône Users dans l’onglet Guests, ou (3) laissez les invités saisir les noms eux-mêmes lors du RSVP. Les plus-un sans nom s’affichent comme "Maria G. x2" afin que vous sachiez toujours à quel invité ils sont rattachés.

Q: I enabled tables after guests already RSVPed. Where are my guests? A: Tous les invités sont chargés automatiquement lorsque vous ouvrez l’onglet Tables — même s’ils ont répondu avant que vous n’activiez les tables. Aucune synchronisation manuelle n’est nécessaire. Si vous utilisiez déjà Collect Guest Names avant d’activer les tables, les noms individuels des plus-un que vous aviez collectés sont conservés et apparaissent comme des vignettes non affectées prêtes à être placées.

Q: What do the colors mean? A: Les vignettes d’invités sont codées par couleur selon le statut RSVP : vert = accepté, bleu = en attente (pas de réponse), rouge = refusé. Vous pouvez filtrer par statut à l’aide des pastilles au-dessus de la liste d’invités.

Q: Can I edit guest names from the Tables tab? A: Oui ! Cliquez sur n’importe quelle vignette d’invité pour ouvrir la fenêtre, dans laquelle vous pouvez modifier son prénom et son nom. Pour les plus-un, la fenêtre indique également à qui ils sont rattachés (par ex. "Guest of Maria Garcia").

Q: How do I switch between the list view and the venue map? A: Utilisez le bouton bascule Grid / Map en haut de l’onglet Tables. Les deux vues partagent les mêmes données — les affectations et modifications réalisées dans l’une apparaissent instantanément dans l’autre.

Q: Do I need to place tables on the map? A: Non. La carte est optionnelle. Vous pouvez continuer à utiliser la vue Grid si vous avez seulement besoin d’une liste et ne souhaitez pas de plan visuel. Les tables que vous créez restent dans le panneau Unplaced de la carte jusqu’à ce que vous les fassiez glisser sur le plan.

Q: What table shapes are available? A: Round, Square, Rectangle et Oval. Choisissez celle qui correspond à votre lieu — la forme est uniquement visuelle et n’affecte pas les règles de capacité.

Q: Are walls and labels visible to my guests? A: Non. Les murs et libellés sont des aides de planification réservées à l’organisateur. Les invités voient uniquement le numéro de leur table attribuée dans leur invitation, comme dans la vue Grid.

Q: Can I drag a guest from one table to another on the map? A: Pour le moment, faites glisser un invité depuis le panneau Unassigned de gauche vers une table pour le placer, et utilisez le bouton × dans la barre latérale de la table pour le retirer (il retourne dans le panneau Unassigned). Pour déplacer quelqu’un d’une table à une autre, retirez-le puis faites-le glisser vers la nouvelle table.

Q: How do I delete a wall or label? A: Cliquez sur le mur ou le libellé, puis cliquez sur le bouton corbeille dans la barre latérale droite ou appuyez sur Delete / Backspace sur votre clavier.

Q: Does the map work in fullscreen? A: Oui. Cliquez sur le bouton Fullscreen dans la barre d’outils de la carte pour étendre le plan à tout l’écran — pratique pour planifier sur un grand écran ou un projecteur pendant l’installation du lieu. Ajouter une nouvelle table depuis le plein écran vous renvoie brièvement au tableau de bord afin que la boîte de dialogue de création de table soit visible ; vous pourrez ensuite revenir en plein écran.