Comment utiliser la gestion des tables pour les plans de table

La gestion des tables vous aide à organiser le plan de table de votre événement. Tous vos invités sont chargés automatiquement lorsque vous ouvrez l’onglet Tables — avec un code couleur selon leur statut RSVP — afin que vous puissiez commencer à planifier immédiatement. Créez des tables, faites glisser des invités pour attribuer des places, modifiez les noms à la volée et permettez aux invités de voir leur affectation directement dans leur invitation. Les événements en plusieurs temps peuvent même conserver plusieurs plans de placement indépendants — par exemple un plan pour une sortie en bateau et un autre pour le dîner.

Activer la gestion des tables

Avant de pouvoir créer des tables, vous devez activer la fonctionnalité :

1. Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
2. Sélectionnez votre événement et cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
3. Allez dans l’onglet "Details"
4. Recherchez "Table Management" dans la section Paramètres de l’événement
5. Basculez sur ON

Une fois activée, un nouvel onglet "Tables" apparaîtra dans votre navigation RSVP.

Note : L’activation de la gestion des tables active automatiquement Collect Guest Names (et la verrouille activée) afin que chaque participant puisse être identifié pour le placement. Si vous avez seulement besoin de la liste des participants et pas d’un plan de table, utilisez Collect Guest Names seul — vous pourrez toujours activer les Tables plus tard sans perdre de données.

Créer des tables

Ajouter une nouvelle table

1. Cliquez sur l’onglet "Tables"
2. Cliquez sur "Create Table"
3. Renseignez les détails de la table :
   • Table Number - Un numéro unique pour la table (obligatoire)
   • Alias - Un nom convivial facultatif comme "VIP", "Family" ou "Friends"
   • Capacity - Nombre maximum de places à cette table
4. Cliquez sur "Create"

Propriétés des tables

Propriété	Requis	Description
Number	Oui	Identifiant unique (1, 2, 3, etc.)
Alias	Non	Nom convivial affiché aux invités
Capacity	Oui	Nombre maximal de places disponibles

Modifier des tables

Pour modifier une table :

1. Repérez la carte de la table dans l’onglet Tables
2. Cliquez sur l’icône Edit (crayon)
3. Mettez à jour les informations
4. Cliquez sur "Save"

Renommer des tables

L’alias est le nom convivial que voient vos invités à la place d’un simple numéro — idéal pour nommer les tables d’après des bateaux, des familles ou des thèmes. Deux façons de le définir :

• Fenêtre Edit — cliquez sur l’icône Edit (crayon) sur la carte de la table (ou sur la table sélectionnée dans la barre latérale de la carte) et renseignez le champ Alias.
• Directement sur la carte — double-cliquez sur n’importe quelle table sur le plan du lieu et saisissez le nom sur place. Appuyez sur Entrée pour enregistrer, Échap pour annuler. Aucune fenêtre n’est nécessaire.

Supprimer des tables

1. Cliquez sur l’icône Delete (corbeille) sur la carte de la table
2. Confirmez la suppression

Si des invités sont affectés à la table, ils seront déplacés vers le groupe non affecté.

Affecter des invités à des tables

Chargement automatique des invités

Lorsque vous ouvrez l’onglet Tables, tous vos invités sont chargés automatiquement — aucune configuration manuelle n’est nécessaire. Les invités sont créés à partir de votre liste RSVP :

• Invités acceptés/présents — chargés avec la taille de leur groupe confirmée
• Invités en attente (pas encore répondu) — chargés avec la quantité invitée afin que vous puissiez planifier à l’avance
• Invités ayant décliné — affichés comme une seule entrée afin que vous ayez une vue d’ensemble

Cela signifie que vous pouvez activer les tables à tout moment — même après que tous vos invités ont déjà répondu — et tout le monde apparaît instantanément.

Statut RSVP avec code couleur

Chaque pastille d’invité est codée par couleur afin que vous voyiez le statut RSVP en un coup d’œil :

• 🟢 Vert — Accepté / Présent
• 🔵 Bleu — En attente (pas encore répondu)
• 🔴 Rouge (atténué) — Décliné

Utilisez les pastilles de filtre au-dessus de la liste d’invités pour n’afficher qu’un statut spécifique. Par exemple, cliquez sur la pastille verte pour ne voir que les invités confirmés pendant l’affectation des tables.

Affichage des plus-un

Les invités avec des plus-un sans nom sont affichés avec le nom de l’invité principal suivi d’un nombre :

• Maria G. — l’invité principal
• Maria G. x2 — deuxième personne du groupe de Maria
• Maria G. x3 — troisième personne

Une fois les vrais noms renseignés, ils s’affichent normalement (p. ex. "Carlos R.").

Utiliser le glisser-déposer

La manière la plus simple d’affecter des invités est le glisser-déposer :

1. Trouvez les invités dans la section "Unassigned" à gauche
2. Faites glisser une pastille d’invité vers la table souhaitée
3. Déposez l’invité sur la carte de la table

La table affichera son occupation actuelle (p. ex. "6/8").

Utiliser la fenêtre modale d’affectation

Cliquez sur n’importe quel nom d’invité pour ouvrir la fenêtre modale d’affectation, dans laquelle vous pouvez :

1. Modifier son nom — changer directement le prénom et le nom (idéal pour renommer "Guest 2" avec un vrai nom)
2. Voir à qui il est rattaché — pour les plus-un, la fenêtre indique "Guest of [Main Guest Name]"
3. Choisir une table — sélectionner dans la liste des tables ci-dessous
4. Cliquez sur Save pour confirmer les modifications, ou sur Cancel pour les annuler

Retirer une affectation

Pour retirer l’affectation d’un invité d’une table :

1. Trouvez l’invité dans sa table affectée
2. Faites-le glisser vers la zone "Unassigned"
3. Ou cliquez sur le nom de l’invité et sélectionnez "Remove from table" dans la fenêtre modale

Concevoir votre salle avec la carte

Au-delà de la vue en liste, la vue Carte vous permet de disposer les tables sur un plan 2D qui correspond à votre lieu réel. Basculez entre Grid et Map à l’aide du sélecteur en haut de l’onglet Tables.

Ce que vous pouvez faire sur la carte

• Placer des tables n’importe où sur le plan par glisser-déposer.
• Choisir des formes de table — Rond, Carré, Rectangle ou Ovale.
• Renommer les tables directement — double-cliquez sur une table pour saisir son nom à même la carte.
• Redimensionner et faire pivoter chaque table pour refléter la configuration de votre salle.
• Placer les invités sur des chaises spécifiques — chaque table affiche le bon nombre de chaises autour d’elle ; déposez un invité sur une chaise pour le verrouiller à cet emplacement.
• Ajouter du mobilier et des éléments de structure — murs, portes, fenêtres, scène, cabine DJ, piste de danse, bar, buffet, table cadeaux, table gâteau, photobooth, toilettes et étiquettes en texte libre.
• Sélection multiple et alignement — Maj-clic ou sélection au lasso, puis déplacer, faire pivoter, aligner, répartir, verrouiller, dupliquer ou supprimer en groupe.
• Annuler / rétablir toute modification de mise en page avec ⌘Z / ⌘⇧Z.
• Guides intelligents — des lignes d’alignement roses accrochent un objet en mouvement aux bords ou aux centres de ses voisins.
• Verrouiller des éléments pour qu’ils ne bougent pas pendant les ajustements.
• Enregistrement automatique qui synchronise chaque changement ; un indicateur Saving / Saved se trouve dans la barre d’outils.
• Exporter la disposition en PNG, SVG, PDF prêt à imprimer, cartes par table ou CSV.
• Passer en plein écran pour une planification sans distraction pendant l’installation.

Placer une table

Les nouvelles tables commencent dans le panneau Unplaced sur le côté droit de la carte.

1. Cliquez sur "Add table" dans la barre d’outils pour en créer une (ou utilisez le flux Create Table existant).
2. Repérez-la dans le panneau Unplaced à droite.
3. Cliquez et faites glisser la table n’importe où sur le plan.
4. Utilisez les poignées aux couleurs de la marque sur une table sélectionnée pour redimensionner (en bas à droite) ou faire pivoter (en haut).

Pour retirer une table de la carte sans la supprimer, sélectionnez la table et cliquez sur "Unplace" — elle retourne dans le panneau Unplaced.

Changer la forme, la taille et la rotation

Cliquez sur une table pour ouvrir la barre latérale de droite et ajuster :

• Shape — choisissez Rond, Carré, Rectangle ou Ovale. Changer de forme réinitialise à une taille par défaut pertinente.
• Size — faites glisser les curseurs W/H, ou utilisez la poignée de redimensionnement sur la table.
• Rotation — faites glisser le curseur, ou utilisez la poignée de rotation au-dessus de la table.

Ajouter des éléments du lieu

Cliquez sur "Add element" dans la barre d’outils pour ouvrir le menu des éléments du lieu. Les éléments sont répartis en deux groupes afin de trouver rapidement ce dont vous avez besoin :

Structural — pour la structure de la salle :

• Wall — une barre configurable. Faites glisser l’une des poignées d’extrémité pour modifier la longueur et l’angle en un seul geste ; l’autre extrémité reste ancrée.
• Door et Window — des ouvertures étroites en pointillés pour marquer les entrées et la visibilité.
• Dance floor — une surface douce et translucide qui se place sous les tables afin de ne pas concurrencer visuellement.
• Label — annotation éditable en texte libre. Double-cliquez sur n’importe quel libellé pour modifier son texte.

Furniture — pour les éléments posés au sol :

• Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

Chaque type d’élément possède sa propre couleur, sa taille par défaut et son ordre d’empilement (z-order), afin que les éléments ajoutés se placent au bon niveau sans ajustements manuels. Après avoir placé un élément, cliquez dessus pour ouvrir la barre latérale droite — ajustez ses curseurs de taille, sa rotation, son texte (le cas échéant) ou son état de verrouillage.

Astuce : Les murs sont particuliers — au lieu d’une seule poignée de redimensionnement, ils affichent une prise circulaire à chaque extrémité. Faites glisser une extrémité pour remodeler et faire pivoter le mur en même temps. Maintenez Shift pendant le glissement pour contourner l’accrochage de rotation et obtenir un contrôle plus fin.

Placer les invités sur la carte

Chaque table affiche le bon nombre de chaises autour d’elle selon sa capacité et sa forme — les tables rondes et ovales répartissent les chaises uniformément sur le périmètre, les tables rectangulaires et carrées répartissent les chaises sur les quatre côtés. Chaque chaise affiche les initiales de l’invité assis, ainsi que son prénom en petite légende à l’extérieur de la chaise (nom complet au survol).

Pour placer un invité depuis la barre latérale :

1. Trouvez-le dans le panneau Unassigned à gauche. La liste prend en charge la recherche (avec délai), le filtrage par statut (Accepted / Pending / Declined) et le filtrage par tags selon les guest tags que vous avez définis.
2. Cliquez et faites glisser le nom de l’invité.
3. À l’approche d’une table, la chaise la plus proche se met en évidence en vert — relâchez pour l’y asseoir. Déposez sur le corps de la table (et non sur une chaise précise) pour laisser le système choisir automatiquement la prochaine place libre.

Pour déplacer un invité entre des chaises (même table ou autre) :

Faites glisser l’invité directement depuis sa chaise actuelle vers la chaise cible — pas besoin de le retirer d’abord. Si la chaise cible est déjà occupée, cette personne est déplacée vers "no specific seat" à la même table afin que l’affectation ne soit pas perdue.

Pour retirer un invité de sa chaise :

• Faites-le glisser depuis sa chaise vers une zone vide du canevas, ou
• Cliquez sur la table pour ouvrir la barre latérale, trouvez la ligne correspondant à ce siège et cliquez sur le bouton ×. L’invité revient dans le panneau Unassigned.

Compatibilité ascendante : Les invités affectés avant la sortie de la fonctionnalité par siège (sans siège spécifique) sont automatiquement répartis sur les chaises restantes, dans l’ordre invité principal puis ordre RSVP. Ils s’affichent exactement comme des invités assis ; les faire glisser vers une chaise confirme l’affectation.

Filtrer le panneau Unassigned

Le panneau Unassigned inclut une recherche et un filtrage côté serveur — pratique lorsqu’un événement compte des centaines d’invités :

• La zone de recherche est toujours visible. La saisie est temporisée (~250 ms) avant d’interroger le serveur.
• Les Status chips — All / Accepted / Pending / Declined, chacune avec des comptes en direct.
• Les Tag chips — une par tag d’invité que vous avez défini, dans la couleur du tag. Activez n’importe quelle combinaison pour filtrer les invités portant au moins un des tags sélectionnés. Des indicateurs de tag (petits points colorés) apparaissent aussi en ligne sur les lignes d’invités pour repérer les invités tagués d’un coup d’œil.
• Un petit × apparaît à droite de la zone de recherche lorsqu’un filtre est actif — effacez tout en un clic.

Mise en évidence des tags sur la carte

Les pastilles de tags ont un double rôle : lorsqu’un filtre par tag est actif, les invités assis portant ce tag s’illuminent sur la carte — leurs chaises reçoivent un anneau de la couleur du tag, tandis que tous les autres s’atténuent. Attribuez des tags à vos invités (par exemple un tag par bus, bateau ou équipe) et un seul clic répond à la question « qui est assis où » sur l’ensemble du plan de salle. Consultez guest tags pour savoir comment créer et attribuer des tags.

La liste est paginée automatiquement au défilement, de sorte que même les événements avec des milliers d’invités se chargent instantanément.

Contrôles de la carte

Contrôle	Action
Drag empty canvas	Déplace le plan (panoramique)
Shift + drag empty canvas	Sélection au lasso de tout ce qui se trouve dans le rectangle
Ctrl/⌘ + scroll	Zoom avant/arrière autour du curseur
Grid toggle	Affiche ou masque la grille d’alignement
Snap toggle	Accroche les tables et éléments à la grille pendant le glissement
Fit view (F)	Cadre automatiquement tout ce que vous avez placé
Zoom 100% (0)	Réinitialise le zoom à 100%
Fullscreen	Étend la carte en plein écran pour le jour de l’installation
Shift-click an item	Ajoute ou retire l’élément de la sélection en cours
Drag a selected item	Déplace toute la sélection ensemble
Double-click a table	Renomme la table directement
Delete / Backspace	Renvoie les tables sélectionnées au parking, supprime les éléments de lieu sélectionnés
Escape	Efface la sélection / ferme les menus ouverts

Astuce : Ajouter ou modifier une table depuis le mode plein écran ouvre la fenêtre directement par-dessus la carte — vous restez en plein écran tout du long.

Plusieurs plans de placement

Certains événements ont besoin de plus d’un plan de table. Une célébration avec une sortie en bateau suivie d’un dîner, une conférence avec un atelier et un gala, un mariage avec un plan de bus pour la cérémonie et un plan pour la réception — dans tous ces cas, les mêmes invités s’installent à des endroits différents à des moments différents.

Selon le type de votre événement, vous pouvez créer des placements supplémentaires, chacun étant un plan totalement indépendant :

• Ses propres tables (les numéros peuvent se répéter d’un placement à l’autre — la « Table 1 » peut exister sur les deux plans)
• Son propre plan de salle — murs, piste de danse, étiquettes et mobilier sont propres à chaque placement
• Ses propres attributions de sièges — le même invité peut s’asseoir à des tables différentes selon le placement

Basculer entre les placements et les gérer

En haut de l’onglet Tables, vous verrez une pastille pour le Placement principal, plus une par placement supplémentaire :

1. Cliquez sur une pastille pour basculer — la grille, la carte, les statistiques et la liste des non affectés suivent.
2. Cliquez sur "Nouveau placement" et donnez-lui un nom (p. ex. "Sortie en bateau") pour en créer un — vous pouvez en ajouter jusqu’à 5.
3. Sur la pastille active, utilisez le crayon pour renommer ou la corbeille pour supprimer un placement. La suppression retire les tables et attributions de sièges de ce plan ; votre placement principal n’est jamais affecté.

Ce que voient les invités

Les invités ne voient toujours que l’attribution du Placement principal dans leur invitation. Les placements supplémentaires sont des outils de planification internes pour vous et votre lieu de réception — parfaits lorsque les plans supplémentaires concernent la logistique (bus, bateaux, roulements) que les invités n’ont pas besoin de consulter. Et rappelez-vous que vous pouvez aussi masquer le placement principal aux invités.

Note : Les placements multiples sont disponibles sur certains types d’événements. Si vous ne voyez pas les pastilles de placement dans votre onglet Tables, votre événement actuel ne comporte que le plan de placement principal unique.

Travailler avec plusieurs éléments

Besoin d’aligner une rangée de tables ou de déplacer un groupe comme une seule unité ? La carte prend en charge la sélection multiple complète.

Sélectionner plusieurs éléments

• Maj-clic sur n’importe quelle table ou élément du lieu pour l’ajouter ou le retirer de la sélection en cours.
• Shift + faites glisser le canevas vide pour dessiner un rectangle de sélection — tout ce qui se trouve à l’intérieur est sélectionné.
• Ctrl/⌘ + A sélectionne tous les éléments non verrouillés sur la carte.

Lorsque plusieurs éléments sont sélectionnés, une barre d’outils de sélection apparaît et affiche le nombre d’éléments ainsi que des boutons d’actions en lot. Les éléments sélectionnés reçoivent un contour coloré afin d’identifier facilement le groupe.

Opérations en lot

Avec deux éléments ou plus sélectionnés, la barre d’outils de sélection propose :

• Align — gauche, centre horizontal, droite, haut, centre vertical, bas.
• Distribute — espacement horizontal ou vertical régulier (nécessite au moins trois éléments).
• Bring forward / Send backward — ajuste l’ordre d’empilement (z-order), utile pour superposer le mobilier sous des libellés ou derrière une piste de danse.
• Lock / Unlock — les éléments épinglés ne peuvent pas être déplacés ni redimensionnés tant qu’ils ne sont pas déverrouillés.
• Duplicate — clone les éléments de lieu sélectionnés avec un léger décalage (les tables ne sont pas clonées pour éviter les collisions de numéros).
• Delete — supprime les éléments sélectionnés ; les tables sélectionnées sont envoyées vers le panneau Unplaced au lieu d’être supprimées.

Faites glisser n’importe quel élément sélectionné pour déplacer tout le groupe ensemble, avec un accrochage aux guides intelligents piloté par l’élément principal sous votre curseur.

Raccourcis clavier et annulation

La carte est pensée pour les utilisateurs avancés adepte du clavier. Tout ce qui suit est également accessible depuis la barre d’outils.

Raccourci	Action
Ctrl/⌘ + Z	Annuler la dernière modification de mise en page
Ctrl/⌘ + Shift + Z ou Ctrl/⌘ + Y	Rétablir
Ctrl/⌘ + A	Sélectionner tous les éléments non verrouillés
Ctrl/⌘ + D	Dupliquer les éléments de lieu sélectionnés
Flèches	Déplacer la sélection de 1 px
Shift + Flèches	Déplacer de 10 px
R / Shift + R	Faire pivoter la sélection de +15° ou −15°
[ / ]	Envoyer vers l’arrière / Amener au premier plan (z-order)
L	Verrouiller / déverrouiller la sélection
F	Fit view — cadrer tout ce que vous avez placé
0	Réinitialiser le zoom à 100%
Delete / Backspace	Retirer la sélection
Escape	Effacer la sélection et fermer tout menu ouvert

Accrochage doux de rotation

La rotation libre (via la poignée de rotation d’une table ou d’un élément) s’accroche à 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° lorsqu’elle se trouve à moins de 5° de ces valeurs. Maintenez Shift pendant la rotation pour contourner l’accrochage si vous avez besoin d’un angle précis hors axe.

Guides intelligents

Lorsque vous faites glisser un seul objet, des lignes d’alignement roses en pointillés apparaissent dès que son centre ou ses bords s’alignent avec un voisin. L’objet s’accroche également de manière magnétique à l’alignement dans une petite marge, ce qui permet de créer des rangées et des colonnes nettes en quelques secondes. (Les guides intelligents ne s’activent que lorsque Snap to grid est désactivé — les deux systèmes servent des styles de mise en page différents.)

Indicateur d’enregistrement automatique

Une petite pastille dans la barre d’outils affiche en permanence l’état d’enregistrement — Saved (vert), Saving… (jaune avec un spinner) ou Offline — retrying (rouge) si le réseau se coupe. Les modifications sont temporisées et envoyées par lots, et un échec est automatiquement retenté après 5 secondes.

Gérer les noms individuels des invités

Lorsque des invités répondent avec plusieurs personnes dans leur groupe (plus-un), vous devez savoir qui est chaque personne pour l’affectation aux tables. Il existe trois façons de gérer les noms :

Option 1 : Modifier les noms directement dans l’onglet Tables

La méthode la plus rapide — cliquez sur n’importe quelle pastille d’invité dans l’onglet Tables pour ouvrir la fenêtre modale d’affectation, où vous pouvez les renommer immédiatement :

1. Cliquez sur une pastille d’invité (p. ex. "Maria G. x2")
2. La fenêtre modale affiche les champs de nom préremplis — pour les plus-un, elle affiche aussi "Guest of [Main Guest Name]"
3. Saisissez le vrai nom et cliquez sur Save

C’est idéal lorsque vous affectez des tables et souhaitez renseigner les noms en même temps.

Option 2 : L’organisateur préremplit les noms dans l’onglet Guests

Si vous savez déjà qui fait partie du groupe de chaque invité :

1. Allez dans l’onglet "Guests"
2. Trouvez l’invité dont le groupe comporte plusieurs personnes
3. Cliquez sur l’icône Users (icône de personnes) à côté de son nom
4. Ajoutez le prénom et le nom de chaque personne du groupe
5. Cliquez sur "Save"

Option 3 : Les invités fournissent les noms pendant le RSVP

Si vous ne préremplissez pas les noms, les invités seront invités à les fournir lorsqu’ils répondent à leur invitation :

1. L’invité ouvre son lien d’invitation personnalisé
2. Lorsqu’il répond avec plusieurs participants, il est invité à saisir le nom de chaque personne
3. Les noms sont enregistrés automatiquement et apparaissent dans votre tableau de bord

Cela se produit automatiquement — Collect Guest Names est activé pour vous dès que la gestion des tables est activée.

Fonctionnement des noms

Scénario	Ce qui se passe
Noms pas encore fournis	S’affiche comme "Maria G. x2", "Maria G. x3" dans l’onglet Tables
L’organisateur modifie dans l’onglet Tables	Le nom se met à jour instantanément sur la pastille
L’organisateur préremplit dans l’onglet Guests	Les noms apparaissent dans l’onglet Tables pour l’affectation
L’invité fournit les noms pendant le RSVP	Les noms se synchronisent automatiquement après la réponse

Conseils pour la collecte des noms

• Pour les mariages, laissez les invités fournir leurs propres noms afin d’éviter les erreurs d’orthographe
• Pour les événements d’entreprise, préremplissez depuis votre base RH ou modifiez directement dans l’onglet Tables
• Le titulaire principal du RSVP est toujours inclus automatiquement
• Chaque personne nommée peut être affectée à des tables différentes

Notifications relatives aux tables des invités

Une fois les invités attribués à des tables, ils verront automatiquement leur attribution de table dans leur invitation.

Ce que voient les invités

Lorsqu’un invité ouvre son invitation après avoir été attribué à une table :

• Le numéro de la table qui lui a été attribuée est affiché
• S’il n’a pas encore été attribué, il voit « À annoncer »

Quand cela apparaît

La section d’attribution de table apparaît dans l’invitation de l’invité uniquement lorsque :

• La gestion des tables est activée pour l’événement
• L’invité a accepté l’invitation (le statut RSVP est Accepté ou Présent)
• Masquer les attributions de tables aux invités est désactivé (c’est le cas par défaut)

Vous pouvez modifier l’ordre d’affichage de cette section à l’aide des paramètres d’ordre des sections dans l’onglet Invitation.

Masquer les attributions de tables aux invités

Il arrive que vous souhaitiez organiser le plan de table pour vous-même — afin de préparer la salle, d’imprimer des plans ou de briefer le lieu de réception — sans montrer aux invités où ils seront assis. C’est tout à fait possible :

1. Accédez à l’onglet "Détails" de la section RSVP de votre événement
2. Trouvez "Gestion des tables" dans les paramètres de l’événement
3. Une fois la gestion des tables activée, activez "Masquer les attributions de tables aux invités"

Lorsque cette option est activée :

• Vous conservez un accès complet à l’onglet Tables, au plan du lieu, aux attributions de sièges et à tous les exports
• Les invités ne voient jamais la table qui leur est attribuée dans leur invitation — la section des tables est entièrement supprimée, et n’est pas affichée comme « À annoncer »

Vous pouvez désactiver cette option à tout moment pour afficher à nouveau les attributions aux invités.

Consulter les statistiques de placement

L’en-tête de l’onglet Tables affiche des statistiques clés :

Stat	Description
Tables	Nombre total de tables créées
Capacity	Nombre total de places sur toutes les tables
Seated	Nombre d’invités affectés à des tables
Unseated	Invités encore dans le groupe non affecté

Utilisez ces statistiques pour visualiser rapidement votre progression de placement.

Exporter les affectations de table

Cliquez sur Export dans la barre d’outils de la carte pour ouvrir le menu d’export. Cinq formats sont disponibles, chacun optimisé pour un cas d’usage différent :

Option	Ce que vous obtenez
Print map	Ouvre la carte complète du lieu dans un nouvel onglet, mise en forme pour A3 paysage, avec un bouton Print et une boîte de dialogue d’impression déclenchée automatiquement. Idéal à afficher derrière le comptoir d’accueil ou à remettre au personnel du lieu.
Print table cards	Génère une carte par table en A4 portrait, listant les invités à cette table par numéro de siège. À déposer sur chaque table pour que les invités trouvent leur place.
PNG image	PNG 2× retina de l’ensemble de la carte, fond blanc, sans transparence. Pratique pour l’intégrer dans des e-mails, des présentations ou le partager sur WhatsApp.
SVG file	Copie vectorielle de la carte — infiniment redimensionnable, parfaite pour imprimer de très grands plans ou modifier dans Illustrator.
CSV (seating)	Feuille de calcul avec une ligne par invité : numéro de table, alias, capacité, numéro de siège (à partir de 1), prénom et nom, et s’il s’agit du titulaire principal du RSVP. S’ouvre dans Excel / Google Sheets.

Tous les exports respectent la disposition actuelle — tables placées, éléments du lieu et affectations par siège. Le motif de la grille est supprimé des exports image et impression afin que la page imprimée soit propre. Si le canevas est vide, le menu d’export affiche un message convivial au lieu de produire un fichier vide.

Conseils pour la gestion des tables

Planifier votre disposition

• Créez toutes les tables avant de commencer les affectations
• Définissez des capacités réalistes selon votre lieu
• Utilisez des alias pour une identification facile ("Bride's Family", "Groom's Family")

Affectation efficace

• Utilisez la recherche pour trouver des invités spécifiques
• Affectez les familles ensemble
• Vérifiez régulièrement le nombre de non affectés pour vous assurer que personne n’est oublié

Avant l’événement

• Vérifiez que tous les invités ayant accepté sont affectés
• Exportez et partagez avec les coordinateurs du lieu
• Vérifiez que les limites de capacité ne sont pas dépassées

Foire aux questions

Q : Puis-je attribuer des invités avant qu’ils ne répondent au RSVP ? R : Oui ! Tous les invités — acceptés, en attente et ayant décliné — sont chargés automatiquement. Les invités en attente apparaissent en bleu afin que vous puissiez planifier à l’avance.

Q : Que se passe-t-il si je dépasse la capacité d’une table ? R : Le système vous empêche d’attribuer plus d’invités que la capacité de la table ne le permet.

Q : Les invités d’un même RSVP peuvent-ils s’asseoir à des tables différentes ? R : Oui ! Lorsque vous ajoutez les noms individuels des invités d’un groupe, chaque personne peut être attribuée à une table différente.

Q : Les invités seront-ils informés lorsque je les attribue à une table ? R : Les invités voient leur attribution de table lorsqu’ils consultent leur invitation. Aucune notification séparée n’est envoyée.

Q : Puis-je utiliser la gestion des tables sans afficher les attributions aux invités ? R : Oui. Dans l’onglet Détails, activez "Masquer les attributions de tables aux invités" sous Gestion des tables. Vous conservez l’onglet Tables complet, le plan du lieu et les exports pour votre propre planification, mais les invités ne voient jamais leur table dans l’invitation — la section des tables est entièrement masquée. Désactivez cette option lorsque vous êtes prêt à révéler le plan de table.

Q : Puis-je avoir des placements différents pour différentes parties de mon événement (par exemple une sortie en bateau et un dîner) ? R : Oui — créez un placement supplémentaire. Chaque placement possède ses propres tables, son propre plan de salle et ses propres attributions de sièges, de sorte que le même invité peut s’asseoir à des endroits différents dans chacun. Utilisez les pastilles en haut de l’onglet Tables pour basculer entre eux. Disponible sur certains types d’événements, avec jusqu’à 5 placements supplémentaires.

Q : Quel placement mes invités voient-ils ? R : Seul le Placement principal apparaît dans les invitations des invités. Les placements supplémentaires sont des outils de planification internes — les invités ne les voient jamais.

Q : Comment renommer une table avec mon propre nom, comme un nom de bateau ou de famille ? R : Double-cliquez sur la table sur le plan du lieu et saisissez le nom directement (Entrée pour enregistrer, Échap pour annuler). Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône Edit (crayon) et renseigner le champ Alias. Le nom s’affiche sous la forme "#3 · Neptune" sur la carte et c’est ce que voient les invités dans leur invitation.

Q : Puis-je voir où sont assis tous les invités portant un certain tag ? R : Oui — cliquez sur la pastille de ce tag dans le panneau Unassigned de la carte. En plus de filtrer la liste de la barre latérale, la carte met en évidence chaque invité assis portant ce tag (ses chaises reçoivent un anneau de la couleur du tag) et atténue tous les autres.

Q : Puis-je modifier les attributions après le début de l’événement ? R : Oui, vous pouvez modifier les attributions de tables à tout moment depuis le tableau de bord.

Q : Que se passe-t-il si un invité décline après avoir été attribué ? R : Sa pastille devient rouge (statut décliné). L’attribution reste en place, mais ne sera pas affichée à l’invité. Vous pouvez le retirer de la table pour libérer le siège.

Q : Y a-t-il une limite au nombre de tables que je peux créer ? R : Il n’y a aucune limite au nombre de tables. Créez-en autant que votre lieu de réception l’exige.

Q : Puis-je imprimer des plans de table ? R : Oui — le menu Exporter du plan propose des options d’impression dédiées. Imprimer le plan envoie le plan de salle à l’impression au format A3 paysage (idéal pour l’afficher sur le lieu de réception), et Imprimer les cartes de table génère une page par table avec chaque invité listé par numéro de siège afin que le personnel du lieu puisse la placer sur chaque table. Vous pouvez également exporter au format PNG, SVG ou CSV.

Q : Comment recueillir les noms des accompagnants ? R : Trois options : (1) cliquez directement sur la pastille de l’accompagnant dans l’onglet Tables pour le renommer, (2) préremplissez les noms à l’aide de l’icône Utilisateurs dans l’onglet Invités, ou (3) laissez les invités saisir eux-mêmes les noms lorsqu’ils répondent au RSVP. Les accompagnants sans nom s’affichent sous la forme « Maria G. x2 » afin que vous sachiez toujours de quel invité il s’agit.

Q : J’ai activé les tables après que des invités ont déjà répondu au RSVP. Où sont mes invités ? R : Tous les invités sont chargés automatiquement lorsque vous ouvrez l’onglet Tables — même s’ils ont répondu au RSVP avant que vous n’activiez les tables. Aucune synchronisation manuelle n’est nécessaire. Si vous utilisiez déjà Collect Guest Names avant d’activer les tables, les noms individuels des accompagnants que vous avez recueillis sont conservés et apparaissent sous forme de pastilles non attribuées, prêtes à être placées.

Q : Que signifient les couleurs ? R : Les pastilles des invités sont codées par couleur selon le statut RSVP : vert = accepté, bleu = en attente (pas de réponse), rouge = décliné. Vous pouvez filtrer par statut à l’aide des pastilles situées au-dessus de la liste des invités.

Q : Puis-je modifier les noms des invités depuis l’onglet Tables ? R : Oui ! Cliquez sur n’importe quelle pastille d’invité pour ouvrir la fenêtre modale dans laquelle vous pouvez modifier son prénom et son nom. Pour les accompagnants, la fenêtre modale indique également à qui ils sont associés (par exemple, « Invité de Maria Garcia »).

Q : Comment passer de la vue liste au plan du lieu ? R : Utilisez le bouton à bascule Grille / Plan en haut de l’onglet Tables. Les deux vues partagent les mêmes données — les attributions et les modifications effectuées dans une vue apparaissent instantanément dans l’autre.

Q : Dois-je placer les tables sur le plan ? R : Non. Le plan est facultatif. Vous pouvez continuer à utiliser la vue Grille si vous avez seulement besoin d’une liste et que vous n’avez pas besoin d’un plan de salle visuel. Les tables que vous créez restent dans le panneau Non placées du plan jusqu’à ce que vous les fassiez glisser sur le sol.

Q : Quelles formes de tables sont disponibles ? R : Ronde, carrée, rectangulaire et ovale. Choisissez celle qui correspond à votre lieu — la forme est purement visuelle et n’affecte pas les règles de capacité.

Q : Les murs et les étiquettes sont-ils visibles par mes invités ? R : Non. Les murs et les étiquettes sont des aides à la planification réservées à l’organisateur. Les invités voient toujours le numéro de la table qui leur est attribuée dans leur invitation, comme avec la vue Grille.

Q : Puis-je faire glisser un invité d’une chaise à une autre ? R : Oui — appuyez sur la chaise de l’invité (vous verrez ses initiales à l’intérieur) et faites-le glisser vers n’importe quelle autre chaise, à la même table ou à une autre. Si la chaise cible est déjà occupée, l’occupant existant est déplacé vers « aucun siège spécifique » à cette même table, afin que rien ne soit écrasé silencieusement. Faire glisser un invité dans la zone vide du canevas le retire entièrement de sa table.

Q : Comment supprimer un élément du lieu ? R : Cliquez sur l’élément (mur, étiquette, scène, bar, n’importe lequel), puis cliquez sur le bouton de corbeille dans la barre latérale droite ou appuyez sur Suppr / Retour arrière sur votre clavier. Pour en supprimer plusieurs à la fois, sélectionnez-les avec un cadre de sélection et appuyez sur Suppr.

Q : Puis-je annuler une erreur ? R : Oui — appuyez sur Ctrl/⌘ + Z pour annuler et sur Ctrl/⌘ + Shift + Z (ou Ctrl/⌘ + Y) pour rétablir. La barre d’outils comporte également des boutons Annuler / Rétablir dédiés. L’historique couvre les 50 dernières actions de mise en page.

Q : Comment fonctionnent les attributions par siège ? R : Chaque table affiche le bon nombre de chaises autour d’elle. Déposez un invité près d’une chaise et celle-ci s’illumine en vert — relâchez pour l’y asseoir. Les invités s’affichent sous forme d’initiales à l’intérieur de la chaise, avec leur prénom en petite légende à l’extérieur (nom complet au survol). Déposez l’invité sur le corps de la table plutôt que sur une chaise pour laisser le système choisir le prochain siège libre.

Q : Mon événement compte des centaines d’invités — la barre latérale restera-t-elle utilisable ? R : Oui. La liste des invités non attribués est paginée côté serveur (50 par page, chargement de page au défilement), avec recherche temporisée et filtrage côté serveur par statut et par étiquette. Même les événements de plus de 1000 invités restent fluides, car seule la fenêtre visible est rendue à tout moment.

Q : Comment ajouter une scène, un bar ou une piste de danse ? R : Cliquez sur Ajouter un élément dans la barre d’outils. Le menu répertorie tous les éléments du lieu — murs, portes, fenêtres, piste de danse, étiquette, ainsi que le mobilier (scène, cabine DJ, bar, buffet, table des cadeaux, table du gâteau, photobooth, toilettes). Chaque type est fourni avec sa propre couleur et sa taille par défaut afin d’être placé sur le bon calque.

Q : Comment empêcher des éléments de bouger pendant que je travaille sur le reste de la mise en page ? R : Sélectionnez le ou les éléments et cliquez sur le bouton verrouiller dans la barre latérale (ou appuyez sur L). Les éléments verrouillés ne peuvent pas être déplacés, redimensionnés ni pivotés. Cliquez à nouveau sur l’icône de verrouillage (ou appuyez sur L) pour déverrouiller.

Q : Des éléments continuent de s’aligner sur des angles étranges — puis-je faire pivoter librement ? R : La poignée de rotation s’aligne sur 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° lorsqu’elle se trouve à moins de 5° de ces valeurs. Maintenez Shift enfoncé pendant que vous faites glisser la poignée de rotation pour ignorer l’alignement et faire pivoter librement.

Q : Je ne vois pas les modifications que je viens d’effectuer — sont-elles enregistrées ? R : Chaque modification est enregistrée automatiquement. Surveillez la pastille Enregistré / Enregistrement… / Hors ligne dans la barre d’outils pour confirmer. Si la connexion réseau est interrompue, la pastille devient rouge et l’enregistrement est retenté après 5 secondes — aucun travail n’est perdu.

Q : Le plan fonctionne-t-il en plein écran ? R : Oui. Cliquez sur le bouton Plein écran dans la barre d’outils du plan pour agrandir le canevas sur tout l’écran — utile pour planifier sur un grand moniteur ou un projecteur pendant la configuration du lieu. Ajouter ou modifier une table depuis le plein écran ouvre la fenêtre directement par-dessus la carte, si bien que vous ne quittez jamais le plein écran pendant que vous travaillez.