Comment utiliser la vérification de présence

La page Vérification de présence est un outil dédié au personnel de sécurité et aux hôtes/hôtesses pour vérifier les invités à l’entrée de votre événement. Grâce au scan de QR codes ou à la recherche manuelle, vous pouvez confirmer rapidement l’identité des invités et suivre les arrivées.

Ce guide s’adresse au personnel de sécurité et aux équipes de l’événement utilisant la page de vérification à l’entrée de l’événement.

Configurer la vérification de présence

Avant d’utiliser cette fonctionnalité, l’organisateur de l’événement doit l’activer depuis l’onglet Enregistrement du tableau de bord de l’événement. Consultez la section Enregistrement à l’entrée du guide de personnalisation pour plus de détails.

Pour les organisateurs d’événements

1. Cliquez sur Invitation dans la barre latérale et ouvrez l’onglet Enregistrement
2. Sous Mot de passe du personnel, cliquez sur "Définir un mot de passe" — saisissez-en un ou cliquez sur "Générer" pour en obtenir un tout prêt (minimum 6 caractères)
3. Activez l’interrupteur Enregistrement à l’entrée
4. Sous Page d’enregistrement pour le personnel à l’entrée, cliquez sur "Copier le lien" (ou laissez le personnel scanner le petit code QR pour ouvrir la page sur son téléphone)
5. Partagez le lien et le mot de passe avec votre équipe de sécurité

Une fois l’enregistrement activé, le même onglet affiche les Arrivées en direct : combien de groupes et d’invités sont arrivés par rapport au nombre attendu, ainsi que les enregistrements les plus récents. Changer le mot de passe plus tard déconnecte tous les appareils actuellement connectés à la page d’enregistrement.

Gérer l’entrée depuis le tableau de bord

Vous n’avez pas besoin d’ouvrir vous-même la page du personnel. Une fois l’enregistrement activé, le bloc Enregistrer les invités en haut de l’onglet vous permet de rechercher dans la liste des confirmés (par nom, e-mail, téléphone ou le code court figurant sur l’invitation d’un invité), de filtrer par Pas encore arrivés / Enregistrés, et d’appuyer sur Enregistrer pour un groupe — ou d’ouvrir Personnes pour cocher chaque invité nommé individuellement. Annuler annule un enregistrement fait par erreur. Scanner un code ouvre la caméra de votre appareil pour lire directement le code QR d’entrée d’un invité.

Ouvrir la page d’enregistrement

Pour le personnel à l’entrée

1. Ouvrez le lien d’enregistrement transmis par l’organisateur (ou scannez le petit code QR de son onglet Enregistrement)
2. Saisissez le mot de passe du personnel — l’icône en forme d’œil affiche ce que vous avez tapé, ce qui aide avec les mots de passe générés longs
3. Appuyez sur "Ouvrir l'enregistrement"

La page vous mémorise sur ce téléphone pendant 24 heures : une actualisation ou la fermeture accidentelle d’un onglet vous ramène directement à la liste. Une pastille verte "En direct" dans l’en-tête signifie que la page reçoit les arrivées de toutes les autres entrées en temps réel ; pendant que la connexion se rétablit, elle affiche "Reconnexion" et vous pouvez continuer à travailler.

Se déconnecter

Appuyez sur le menu ⋮ en haut à droite et choisissez "Se déconnecter". Le même menu propose "Actualiser la liste" si vous voulez forcer un rechargement de la liste des invités.

Comprendre l’écran

Tout ce dont vous avez besoin tient sur un seul écran — il n’y a rien à ouvrir ni à activer :

Compteur d’arrivées

En haut, "25 sur 90 invités arrivés" et une barre de progression indiquent combien de personnes sont arrivées par rapport au nombre attendu, avec le nombre de groupes à côté. Le compteur évolue en direct dès qu’un appareil enregistre une arrivée.

Arrivées récentes

Quand une autre entrée (ou l’organisateur depuis le tableau de bord) enregistre quelqu’un, une petite pastille verte avec son nom et l’heure glisse sous le compteur. C’est un journal discret, pas une fenêtre surgissante — rien n’interrompt ce que vous faites.

Recherche et filtres

La barre de recherche est toujours visible. En dessous, les filtres Tous / Pas encore arrivés / Arrivés affichent des compteurs en direct, pour voir d’un coup d’œil combien de groupes sont encore attendus.

La liste des invités

Chaque groupe confirmé est une ligne : le nom, la taille du groupe (ou "2 sur 4 enregistrés" pour les groupes avec invités nommés) et, une fois arrivé, l’heure d’arrivée. Les lignes déjà arrivées passent au vert avec une coche ; un cercle à moitié rempli indique qu’une partie seulement d’un groupe nommé est arrivée.

Scanner un code

Le grand bouton "Scanner un code" en bas de l’écran ouvre la caméra en plein écran.

Vérifier les invités avec des codes QR

La manière la plus rapide d’enregistrer les invités consiste à scanner leurs codes d’entrée.

Comment scanner

1. Appuyez sur "Scanner un code"
2. Autorisez l’accès à la caméra lorsque cela vous est demandé (une fois par téléphone)
3. Pointez la caméra vers le code QR de l’invité — une lampe torche est disponible pour les entrées sombres
4. Le code est lu automatiquement et le groupe remonte depuis le bas de l’écran

Les codes qui ne sont pas des codes d’entrée Fotify, ou qui appartiennent à un autre événement, affichent un court message en bas de la vue caméra, et le scanner continue de fonctionner.

Après le scan

Ce que vous voyez dépend de la façon dont l’organisateur a configuré l’invitation.

Mode simple (aucun nom d’invité collecté) — la fiche du groupe affiche :

• Un bandeau de statut : "2 invités confirmés" pour un groupe qui n’est pas encore arrivé, ou "Déjà arrivé depuis 21:14" s’il est déjà là
• Le nom du groupe
• Un grand bouton "Enregistrer 2 invités" — appuyez dessus et le bandeau passe au vert : "Tout est prêt, faites-les entrer"

Mode invités nommés — lorsque l’organisateur a activé Collect Guest Names ou utilise le placement des invités, la fiche liste chaque personne du groupe individuellement :

• Chaque personne dispose de sa propre ligne, cliquable
• Appuyez sur un nom pour enregistrer l’entrée de cette personne — la ligne devient verte et affiche l’heure d’enregistrement
• Appuyez à nouveau pour annuler (pratique si vous appuyez sur la mauvaise personne)
• "Enregistrer tout le monde (3)" enregistre le groupe entier d’un seul coup pour les groupes qui passent ensemble
• Le bandeau en haut affiche la progression ("2 sur 3 personnes arrivées")
• Toute personne que le groupe a indiquée comme ne venant pas (une invitation pour trois confirmée par une seule personne) est listée avec une pastille "Ne vient pas" et ne peut pas être enregistrée — l’entrée respecte ce que dit le RSVP, tout comme un groupe ayant décliné ne peut pas être enregistré. Si la personne se présente quand même, l’organisateur met à jour le RSVP du groupe depuis la page Invités (en augmentant le nombre de personnes ou en la réajoutant), et elle devient enregistrable

Invité suivant

Appuyez sur "Scanner le suivant" pour revenir directement à la caméra pour la personne suivante dans la file, ou sur "Terminé" pour fermer le scanner et revenir à la liste. Le téléphone vibre brièvement à chaque enregistrement réussi, pour que vous puissiez garder les yeux sur la file.

Recherche manuelle d’un invité

Si un invité n’a pas son code QR, recherchez-le par son nom — la liste est déjà à l’écran.

Rechercher des invités

1. Appuyez sur la barre de recherche en haut et commencez à taper :
   • Nom (y compris les noms de ses accompagnants)
   • E-mail
   • Numéro de téléphone
   • Le code court imprimé sous le QR sur son invitation
2. La liste se réduit au fur et à mesure de votre saisie. Les accents n’ont pas d’importance : "jose" trouve "José"
3. Utilisez les filtres Tous / Pas encore arrivés / Arrivés pour affiner la liste — pratique en fin de soirée pour voir qui est encore attendu
4. Si un seul groupe correspond, appuyer sur Entrée au clavier l’ouvre directement

Enregistrer depuis la liste

• Un groupe sans invités nommés a un bouton "Enregistrer" directement sur sa ligne — un appui suffit, sans écran supplémentaire
• Un groupe avec invités nommés affiche "0 sur 3 arrivés" ; appuyez sur la ligne pour ouvrir la fiche et cocher les personnes individuellement
• Un groupe déjà arrivé affiche l’heure d’arrivée sur sa ligne ; appuyez dessus si vous devez annuler

Marquer les invités comme présents

Que le groupe provienne d’un scan ou de la liste, la fiche fonctionne de la même façon :

Mode simple

1. Comparez le nombre d’invités indiqué dans le bandeau ("2 invités confirmés") avec les personnes devant vous
2. Appuyez sur "Enregistrer 2 invités" — le bandeau passe au vert
3. Vous vous êtes trompé de groupe ? Rouvrez-le et appuyez sur "Annuler l'enregistrement" sous son nom

Mode invités nommés

1. Vérifiez la liste des noms individuels
2. Appuyez sur chaque personne lorsqu’elle franchit la porte — la ligne devient verte et enregistre l’heure
3. Appuyez à nouveau sur un nom déjà enregistré pour annuler une erreur
4. Utilisez "Enregistrer tout le monde" lorsque tout le groupe arrive ensemble

Le groupe est marqué comme présent dans le tableau de bord dès qu’une personne de celui-ci est enregistrée, mais l’organisateur peut voir précisément qui est arrivé grâce aux horodatages par personne. Une statistique "Présents à l’entrée" sur son tableau de bord indique le total d’individus (et pas seulement de groupes) enregistrés.

Déjà enregistré

Scanner un code (ou ouvrir un groupe) qui est déjà arrivé affiche un bandeau ambré avec l’heure d’arrivée — "Déjà arrivé depuis 21:14" — au lieu d’un autre bouton d’enregistrement. C’est le signe que le code a déjà été utilisé : soit l’invité est sorti et revenu, soit quelqu’un d’autre détient son code. Il n’y a aucun moyen d’enregistrer le même groupe deux fois par erreur.

Arrivées récentes

Sous le compteur d’arrivées, une ligne de pastilles vertes affiche les dernières personnes enregistrées depuis n’importe quel appareil, chacune avec son heure. Elle se met à jour dès qu’un collègue à une autre entrée (ou l’organisateur depuis le tableau de bord) enregistre quelqu’un, et une annulation retire la pastille.

Utilisez-la pour confirmer qu’un enregistrement a bien été pris en compte, ou pour repérer un groupe qui vient d’être admis à l’autre entrée lorsqu’il se présente à la vôtre.

Conseils pour le jour de l’événement

Avant l’événement

• Testez la page d’enregistrement et la caméra de votre appareil
• Assurez-vous d’un bon éclairage à l’entrée pour le scan des codes QR
• Gardez le mot de passe enregistré et prêt à l’emploi
• Chargez complètement votre appareil

Pendant l’événement

• Gardez la page ouverte : la pastille "En direct" montre que vous êtes connecté, et la page empêche l’écran de s’éteindre pendant que vous travaillez
• Utilisez le scan QR pour aller plus vite lorsque c’est possible
• Repassez à la recherche lorsque les invités ne retrouvent pas leur code QR — la liste est toujours à l’écran
• Comparez le nombre d’invités du bandeau avec les personnes devant vous avant d’appuyer sur enregistrer

Gérer les problèmes

• Invité introuvable : demandez-lui d’épeler son nom ou de fournir son e-mail
• Le code QR ne se scanne pas : essayez plutôt la recherche manuelle
• Mauvais nombre d’invités : vérifiez avec l’invité avant de marquer la présence
• Connexion perdue : l’en-tête affiche "Reconnexion" ; la page reprend là où elle s’était arrêtée et recharge la liste toute seule. Utilisez ⋮ → Actualiser la liste pour en être sûr
• Le mot de passe est redemandé : l’organisateur a changé le mot de passe du personnel ou désactivé l’enregistrement — demandez-lui le mot de passe actuel et reconnectez-vous

Foire aux questions

Q: Où les invités obtiennent-ils leurs codes QR ? A: Dès qu’un invité accepte, une section Entrée avec son code QR personnel apparaît sur son invitation (son lien RSVP), où il peut l’enregistrer sur son téléphone. Trois jours avant l’événement, le rappel automatique avant l’événement inclut aussi le code et son code de secours, sauf si l’organisateur a désactivé cette option dans les paramètres du rappel.

Q: Que faire si un invité se présente et n’est pas sur la liste ? A: Il se peut qu’il n’ait pas répondu au RSVP ou qu’il soit un accompagnant. Vérifiez avec l’organisateur de l’événement, ou demandez à l’invité de répondre au RSVP sur place si possible.

Q: Plusieurs membres du personnel peuvent-ils utiliser la page d’enregistrement en même temps ? A: Oui, plusieurs appareils peuvent être connectés avec le même mot de passe. C’est utile pour les événements avec plusieurs entrées.

Q: Est-ce que cela fonctionne hors ligne ? A: Non, une connexion internet est requise pour vérifier les invités et enregistrer la présence. L’indicateur "En direct" confirme que vous êtes connecté.

Q: Que se passe-t-il si je marque le mauvais invité comme présent ? A: En mode invités nommés, appuyez simplement à nouveau sur la même ligne pour annuler l’enregistrement. En mode simple, rouvrez le groupe (appuyez sur sa ligne ou rescannez) et appuyez sur "Annuler l'enregistrement". L’organisateur peut aussi annuler n’importe quel enregistrement depuis l’onglet Enregistrement de son tableau de bord.

Q: Un groupe de 4 arrive, mais seulement 2 personnes sont venues. Que dois-je faire ? A: Si l’organisateur a activé Collect Guest Names, appuyez uniquement sur les deux personnes qui se sont réellement présentées. Le statut du groupe passe à "Présent", mais le tableau de bord enregistre exactement 2 individus à la porte, et non 4. En mode simple (sans noms d’invités), vous ne pouvez marquer que l’ensemble du groupe comme présent — signalez-le à l’organisateur si un comptage précis par personne est important.

Q: Puis-je voir qui est déjà arrivé ? A: Oui — le compteur en haut indique combien de groupes et d’invités sont arrivés, les filtres Arrivés / Pas encore arrivés filtrent la liste, et les arrivées récentes de toutes les entrées apparaissent sous le compteur. L’organisateur voit les mêmes arrivées en direct dans l’onglet Enregistrement de son tableau de bord.

Q: Ai-je besoin d’une application spéciale ? A: Non, la page d’enregistrement fonctionne dans n’importe quel navigateur mobile. Aucune installation d’application n’est nécessaire.

Q: Que faire si la caméra ne s’ouvre pas ? A: Vérifiez que vous avez accordé les autorisations de caméra dans les paramètres de votre navigateur. Essayez d’actualiser la page ou d’utiliser un autre navigateur.

Q: Les invités peuvent-ils être enregistrés plus d’une fois ? A: Non. Rescanner un groupe affiche son état actuel : en mode simple, un bandeau ambré "Déjà arrivé depuis…" avec l’heure d’arrivée ; en mode invités nommés, la liste exacte de qui est arrivé (lignes vertes avec horodatages) pour que vous puissiez terminer d’enregistrer ceux qui manquent.

Q: Que signifie "2 invités confirmés" ? A: Combien de personnes l’invité a déclaré présentes (y compris lui-même et tout accompagnant). Le bouton d’enregistrement reprend ce nombre pour que vous puissiez le comparer à qui s’est réellement présenté.

Q: Quelle est la différence entre le mode simple et le mode invités nommés ? A: Cela dépend de ce que l’organisateur a activé :

• Mode simple — l’organisateur n’a pas activé Collect Guest Names. Vous enregistrez l’ensemble du groupe en une seule pression. Idéal pour les événements informels.
• Mode invités nommés — l’organisateur a collecté le nom de chaque participant lors du RSVP. Vous enregistrez chaque personne individuellement à son arrivée, et l’organisateur voit des heures d’arrivée précises par personne. Idéal pour les mariages, les événements d’entreprise, ou partout où il est important de savoir exactement qui s’est présenté.