Comment utiliser la vérification de présence

La page Vérification de présence est un outil dédié au personnel de sécurité et aux hôtes/hôtesses pour vérifier les invités à l’entrée de votre événement. Grâce au scan de QR codes ou à la recherche manuelle, vous pouvez confirmer rapidement l’identité des invités et suivre les arrivées.

Ce guide s’adresse au personnel de sécurité et aux équipes de l’événement utilisant la page de vérification à l’entrée de l’événement.

Configuration de la vérification de présence

Avant d’utiliser cette fonctionnalité, l’organisateur de l’événement doit l’activer dans les paramètres RSVP. Consultez la section Attendance Settings section dans le guide de personnalisation pour plus de détails.

Pour les organisateurs d’événements

1. Accédez à votre tableau de bord RSVP et cliquez sur l’onglet Invitation
2. Faites défiler jusqu’à Attendance Settings
3. Activez "QR Code Access" pour activer la vérification des invités
4. Définissez un mot de passe d’accès (minimum 6 caractères)
5. Cliquez sur "Copy Link" sous Security Staff Access pour obtenir l’URL de la page de vérification
6. Partagez le lien et le mot de passe avec votre équipe de sécurité

Accéder à la page de vérification

Pour le personnel de sécurité

1. Ouvrez le lien de vérification fourni par l’organisateur de l’événement
2. Saisissez le mot de passe d’accès qui vous a été communiqué
3. Cliquez sur "Verify Password"

Une fois connecté(e), vous verrez l’interface principale de vérification, avec un indicateur vert "Live" confirmant que vous êtes connecté(e).

Se déconnecter

Cliquez sur le bouton rouge "Logout" pour terminer votre session. Vous devrez saisir à nouveau le mot de passe pour accéder de nouveau à la page.

Comprendre l’interface

La page de vérification comporte deux fonctionnalités principales :

Start Scanning QR Code

Cliquez sur ce bouton bleu pour activer l’appareil photo de votre appareil et scanner les QR codes des invités.

Guest List

Cliquez sur le bouton violet "Guest List" pour afficher et rechercher tous les invités confirmés. Le nombre entre parenthèses indique combien d’invités figurent sur la liste.

Vérifier les invités avec des codes QR

La manière la plus rapide de vérifier les invités consiste à scanner leurs codes QR.

Comment scanner

1. Cliquez sur "Start Scanning QR Code"
2. Autorisez l’accès à la caméra lorsque cela vous est demandé
3. Pointez la caméra de votre appareil vers le code QR de l’invité
4. Le scanner détecte et lit automatiquement le code
5. Les informations de l’invité s’affichent à l’écran

Après le scan

Ce que vous voyez après un scan dépend de la façon dont l’organisateur a configuré l’invitation.

Mode simple (aucun nom d’invité collecté) — une seule fiche avec :

• Nom de l’invité (le RSVP principal)
• Statut (par ex., "Prêt à participer")
• "Confirmed Guests" — nombre de personnes dans leur groupe
• Bouton "Mark as Attended" — enregistre l’arrivée de l’ensemble du groupe

Mode invités nommés — lorsque l’organisateur a activé Collect Guest Names ou Table Management, la fiche liste chaque personne du groupe individuellement :

• Chaque personne dispose de sa propre ligne sélectionnable
• Appuyez sur un nom pour enregistrer l’entrée de cette personne — la ligne devient verte et affiche l’heure d’enregistrement
• Appuyez à nouveau pour annuler (pratique si vous appuyez sur la mauvaise personne)
• Un bouton "Check in everyone" permet d’enregistrer l’entrée de tout le groupe d’un seul coup pour les groupes qui passent ensemble
• Un compteur en haut indique la progression ("3 sur 5 enregistrés")

Fermer le scanner

Cliquez sur "Close Camera" pour arrêter le scan et revenir à l’écran principal.

Recherche manuelle d’invités

Si un invité n’a pas son QR code, vous pouvez le rechercher manuellement.

Rechercher des invités

1. Cliquez sur "Guest List" pour ouvrir le panneau des invités
2. Utilisez la barre de recherche pour trouver des invités par :
   • Nom
   • E-mail
   • Numéro de téléphone
3. La liste se filtre au fur et à mesure de votre saisie

Informations de la liste des invités

La liste affiche :

Column	Description
Name	Nom de l’invité
Status	Réponse RSVP (ACCEPTED, DECLINED, etc.)
Guests	Nombre de personnes dans son groupe

Cliquez sur un invité pour afficher ses détails et marquer sa présence.

Marquer les invités comme présents

Lorsque vous vérifiez un invité (via un scan QR ou une recherche manuelle) :

Mode simple

1. Vérifiez les informations sur la carte de confirmation verte
2. Confirmez le nombre d’invités dans leur groupe
3. Cliquez sur "Mark as Attended" pour enregistrer l’arrivée de l’ensemble du groupe

Mode invités nommés

1. Vérifiez la liste des noms individuels
2. Appuyez sur chaque personne lorsqu’elle franchit la porte — la ligne devient verte et enregistre l’heure
3. Appuyez à nouveau sur un nom déjà enregistré pour annuler une erreur
4. Utilisez "Check in everyone" lorsque tout le groupe arrive ensemble

Le groupe est marqué comme présent dans le tableau de bord dès qu’une personne de celui-ci est enregistrée, mais l’organisateur peut voir précisément qui est arrivé grâce aux horodatages par personne. Une statistique "Attended at the Door" sur son tableau de bord indique le total d’individus (et pas seulement les groupes) enregistrés.

Scanner d’autres invités

Après avoir enregistré des invités, cliquez sur "Scan Another" pour traiter rapidement le code QR suivant dans la file.

Activité récente

En bas de l’écran, vous verrez un journal Recent Activity affichant :

• Nom de l’invité
• Statut de vérification
• Horodatage

Cela vous aide à suivre les check-ins récents et à vérifier que vous avez correctement traité les invités.

Conseils pour le jour de l’événement

Avant l’événement

• Testez la page de vérification et l’appareil photo de votre appareil
• Assurez-vous d’un bon éclairage à l’entrée pour le scan des QR codes
• Gardez le mot de passe enregistré et prêt à l’emploi
• Chargez complètement votre appareil

Pendant l’événement

• Gardez la page ouverte : l’indicateur "Live" montre que vous êtes connecté(e)
• Utilisez le scan QR pour aller plus vite lorsque c’est possible
• Repassez à la recherche manuelle lorsque les invités ne retrouvent pas leur QR code
• Vérifiez le nombre d’invités pour confirmer la taille du groupe

Gestion des problèmes

• Invité introuvable : Demandez-lui d’épeler son nom ou de fournir son e-mail
• Le QR code ne se scanne pas : Essayez plutôt la recherche manuelle
• Mauvais nombre d’invités : Vérifiez avec l’invité avant de marquer la présence
• Connexion perdue : Actualisez la page et reconnectez-vous

Foire aux questions

Q : Où les invités obtiennent-ils leurs codes QR ? R : Les invités reçoivent un code QR unique lorsqu’ils confirment leur présence (RSVP). Il est inclus dans leur confirmation et accessible depuis leur lien RSVP.

Q : Que faire si un invité se présente et n’est pas sur la liste ? R : Il se peut qu’il n’ait pas confirmé sa présence ou qu’il soit un accompagnant. Vérifiez avec l’organisateur de l’événement, ou demandez à l’invité de confirmer sa présence sur place si possible.

Q : Plusieurs membres du personnel peuvent-ils utiliser la page de vérification en même temps ? R : Oui, plusieurs appareils peuvent être connectés avec le même mot de passe. C’est utile pour les événements avec plusieurs entrées.

Q : Est-ce que cela fonctionne hors ligne ? R : Non, une connexion internet est requise pour vérifier les invités et enregistrer la présence. L’indicateur "Live" confirme que vous êtes connecté.

Q : Que se passe-t-il si je marque le mauvais invité comme présent ? R : En mode invités nommés, appuyez simplement à nouveau sur la même ligne pour annuler l’enregistrement. En mode simple, contactez l’organisateur de l’événement — il peut consulter et gérer les enregistrements de présence depuis son tableau de bord.

Q : Un groupe de 4 arrive, mais seulement 2 personnes sont venues. Que dois-je faire ? R : Si l’organisateur a activé Collect Guest Names, appuyez uniquement sur les deux personnes qui se sont réellement présentées. Le statut du groupe passe à "Attended", mais le tableau de bord enregistre exactement 2 individus à la porte, et non 4. En mode simple (sans noms d’invités), vous ne pouvez marquer que l’ensemble du groupe comme présent — signalez-le à l’organisateur si un comptage précis par personne est important.

Q : Puis-je voir qui est déjà arrivé ? R : L’organisateur peut consulter le statut de présence dans son tableau de bord. La page de vérification affiche votre journal d’activité récent.

Q : Ai-je besoin d’une application spéciale ? R : Non, la page de vérification fonctionne dans n’importe quel navigateur mobile. Aucune installation d’application n’est nécessaire.

Q : Que faire si la caméra ne s’ouvre pas ? R : Vérifiez que vous avez accordé les autorisations de caméra dans les paramètres de votre navigateur. Essayez d’actualiser la page ou d’utiliser un autre navigateur.

Q : Les invités peuvent-ils être enregistrés plus d’une fois ? R : Le système suit la présence ; rescanner un groupe affiche l’état actuel. En mode simple, le groupe est indiqué comme "already checked in". En mode invités nommés, la liste montre exactement qui est arrivé (lignes vertes avec horodatages) afin que vous puissiez terminer l’enregistrement de toute personne qui ne l’est pas encore.

Q : Que représente le nombre "Confirmed Guests" ? R : Cela indique combien de personnes l’invité a déclaré présentes (y compris lui-même et tout accompagnant).

Q : Quelle est la différence entre le mode simple et le mode invités nommés ? R : Cela dépend de ce que l’organisateur a activé :

• Mode simple — l’organisateur n’a pas activé Collect Guest Names. Vous enregistrez l’ensemble du groupe en une seule pression. Idéal pour les événements informels.
• Mode invités nommés — l’organisateur a collecté le nom de chaque participant lors du RSVP. Vous enregistrez chaque personne individuellement à son arrivée, et l’organisateur voit des heures d’arrivée précises par personne. Idéal pour les mariages, les événements d’entreprise, ou partout où il est important de savoir exactement qui s’est présenté.