Comment gérer votre liste d’invités

La page Guests de votre tableau de bord est l’endroit où vous ajoutez, gérez et suivez tous les participants à votre événement. Que vous ajoutiez des invités un par un ou que vous en importiez des centaines depuis un tableur, Fotify facilite l’organisation de votre liste d’invités.

Vous n’avez pas besoin d’une invitation RSVP pour construire votre liste d’invités — la page fonctionne de manière indépendante, et tout se connecte automatiquement si vous créez une invitation plus tard.

Accéder à la liste des invités

Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement et cliquez sur "Guests" dans la barre latérale

Vous verrez votre liste complète d’invités avec les statuts de réponse et des boutons d’action.

Remarque : Les actions de partage par invité (copier l’invitation, copier le lien d’invitation, envoyer depuis ma messagerie, WhatsApp) apparaissent une fois que vous avez configuré votre invitation et activé le RSVP — avant cela, il n’y a encore rien à partager. Une bannière sur la page vous emmène vers la configuration lorsque vous êtes prêt.

Comprendre la liste d’invités

Filtrer les invités

Tous les filtres se trouvent dans une seule barre de filtres en haut de la page Guests. Chaque filtre se combine (ET) avec les autres, ce qui permet de les cumuler pour répondre à des questions précises comme « les VIP qui n’ont pas répondu et qui ont un numéro de téléphone ».

Status est un ensemble de puces, et la sélection y est multiple — cliquez sur autant de puces que vous le souhaitez :

Puce	Affiche
All	Tous les invités de votre liste (efface le filtre de statut)
Accepted	Les invités qui ont confirmé leur présence
Declined	Les invités qui ne peuvent pas venir
Not Answered	Les invités qui n’ont pas encore répondu
Attended	Les invités qui se sont enregistrés à l’événement (lorsque la présence par QR code est activée)

Comme le statut est à sélection multiple, vous pouvez afficher Accepted + Attended ensemble (tous ceux qui viennent) ou Not Answered + Declined ensemble (tous ceux à relancer). Chaque puce affiche un compteur en temps réel.

More filters (le bouton à curseurs) ouvre des dimensions supplémentaires :

Source — Added by me (vous les avez ajoutés) vs Self-registered (ils se sont inscrits via un lien d’inscription)
Party size — Solo (une seule personne) vs Group (2 personnes ou plus avec des +1)
Has email / Has phone — uniquement les invités que vous pouvez réellement contacter par e-mail ou message, pratique juste avant un envoi

Chaque filtre actif apparaît comme une puce amovible sur une ligne récapitulative, avec un bouton Clear all et un compteur en temps réel « X sur Y correspondants », afin que vous sachiez toujours exactement quel sous-ensemble vous consultez.

Colonnes d’informations des invités

Le tableau affiche les informations clés de chaque invité :

Name - Prénom complet de l’invité
Email - Adresse e-mail (si renseignée)
Cellphone - Numéro de téléphone pour SMS/WhatsApp
Guests - Nombre de personnes dans son groupe (+1 inclus)
Confirmed - Nombre de personnes confirmées comme présentes
Status - Leur réponse RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Puces colorées indiquant les étiquettes appliquées à cet invité. Cliquez sur le bouton + Add tag de la ligne pour ajouter ou retirer des étiquettes directement
Registered - Date d’ajout ou d’auto-inscription de l’invité
Actions - Boutons d’action rapide

Trier et rechercher

Search - Utilisez la barre de recherche pour trouver des invités par nom, e-mail, téléphone, ou — lorsque Collect Guest Names est activé — par le nom d’un +1. Si un +1 correspond, l’invitation se déplie automatiquement et le nom trouvé est mis en surbrillance
Sort - Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier la liste (par nom, par statut, etc.)

Afficher les noms des invités supplémentaires (lorsque Noms des invités est activé)

Lorsque vous avez activé Collect Guest Names (ou que vous utilisez le placement des invités, qui l’inclut), les groupes de 2 personnes ou plus affichent un chevron à côté du nom principal. Cliquez dessus pour déplier la ligne et révéler chaque +1 sous forme de sous-ligne indentée sous l’invitation principale :

Chaque invité nommé s’affiche avec un badge « +1 » (ou « Main guest » pour l’invité principal)
Une icône crayon sur chaque sous-ligne permet de modifier directement ce nom précis
Si un groupe compte moins de noms que sa taille déclarée, un message « N names not provided yet » s’affiche avec un lien Add names
Pendant une recherche, les lignes contenant un +1 correspondant se déplient automatiquement pour que le résultat soit visible en un coup d’œil — vous pouvez toujours les replier manuellement, et votre choix est conservé jusqu’à ce que vous effaciez la recherche

Les noms que vous modifiez ici et les noms que vous modifiez sur le placement des invités sont les mêmes noms — corrigez une orthographe à l’un ou l’autre endroit et les deux se mettent à jour. Un invité qui renvoie son RSVP plus tard ne peut plus écraser un nom que vous avez corrigé.

Filtrage et étiquetage des invités

Le système d’étiquettes de Fotify vous permet de qualifier vos invités (par ex. « Famille », « VIP », « Travail ») et de filtrer selon ces étiquettes. Tous les détails se trouvent dans l’article sur les étiquettes d’invités ; voici comment les étiquettes apparaissent dans la liste d’invités.

La ligne de filtre par étiquette

La barre de filtres comprend une ligne Tags. Elle contient :

Une puce pour chaque étiquette que vous avez créée (cliquez pour l’activer/désactiver comme filtre)
Une puce en pointillés « + New tag » qui ouvre le gestionnaire d’étiquettes pour en créer une directement
Un bouton « Manage tags » à droite (renommer les couleurs, modifier ou supprimer les étiquettes existantes)
Lorsque deux puces d’étiquette ou plus sont actives, un bouton bascule Any / All contrôle si le filtre doit correspondre aux invités ayant au moins une des étiquettes sélectionnées ou toutes

Lorsqu’un filtre d’étiquette est actif, la liste d’invités n’affiche que les invités correspondants. Cliquez de nouveau sur la même puce pour retirer cette étiquette, ou utilisez Clear all pour réinitialiser tous les filtres d’un coup. Les filtres d’étiquette se cumulent avec les puces de statut, la recherche et les dimensions de More filters.

Étiqueter les invités directement dans la liste

Sur n’importe quelle ligne d’invité (tableau desktop ou carte mobile), cliquez sur le bouton + Add tag de la colonne Tags. Une liste déroulante affiche toutes les étiquettes de l’événement ; cliquez pour les activer/désactiver, puis Save. Les étiquettes déjà présentes sur l’invité s’affichent sous forme de puces colorées à côté du bouton.

Étiqueter en lot les invités sélectionnés

Pour étiqueter (ou désétiqueter) plusieurs invités à la fois :

Sélectionnez les invités à l’aide des cases à cocher à gauche de chaque ligne
Dans la barre d’outils de sélection qui apparaît, cliquez sur "Apply tags"
Choisissez un mode — Add, Remove ou Replace
Cochez les étiquettes souhaitées, puis cliquez sur le bouton vert Save

Add ajoute les étiquettes sélectionnées à tous les invités, en plus de celles déjà présentes
Remove retire les étiquettes sélectionnées de tous les invités
Replace efface les étiquettes actuelles et applique exactement la liste sélectionnée

Ajouter des invités individuellement

Pour ajouter un seul invité :

Cliquez sur le bouton "Add Guest"
Renseignez les informations de l’invité :
- Name - Prénom de l’invité (obligatoire)
- Last Name - Nom de famille de l’invité
- Email - Adresse e-mail pour les invitations numériques
- Cellphone - Numéro de téléphone au format international avec + (p. ex. +14155551234)
- Number of Guests - Nombre de personnes dans son groupe (par défaut : 1)
- SMS Language - Remplace la langue par défaut pour les SMS de cet invité
Cliquez sur "Add Guest"

Format du numéro de téléphone

Pour que les fonctionnalités SMS et WhatsApp fonctionnent, les numéros de téléphone doivent être au format international E.164 :

Commencez par + suivi de l’indicatif du pays
Sans espaces, tirets ni parenthèses
Exemples : +14155551234 (US), +34612345678 (Spain), +4915112345678 (Germany)

Importer plusieurs invités (CSV, Excel ou collage)

Pour les grandes listes d’invités, importez-les tous en une seule fois depuis un fichier ou directement depuis votre tableur.

Comment importer

Cliquez sur "Télécharger la Liste d’Invités"
Glissez-déposez votre fichier (.csv ou Excel .xlsx) sur la zone de téléchargement, ou cliquez sur "Ou collez des lignes depuis un tableur" et collez les cellules copiées depuis Excel ou Google Sheets — ligne d’en-tête incluse
Cliquez sur "Télécharger la Liste d’Invités"

Les classeurs Excel sont lus depuis leur première feuille, vous pouvez donc téléverser directement le fichier dans lequel vous tenez déjà votre liste — inutile de l’enregistrer d’abord en CSV. Les anciens fichiers binaires .xls ne sont pas acceptés : ouvrez-les dans Excel et enregistrez-les au format .xlsx.

Format des colonnes

Seule la colonne Name est obligatoire. Toutes les autres colonnes sont facultatives : omettez-les entièrement du fichier, ou incluez-les et laissez les cellules vides. Un fichier avec une seule colonne Name et un nom par ligne constitue un import valide.

Les noms de colonnes sont reconnus de façon flexible. La casse, les espaces et la ponctuation n’ont pas d’importance, et les noms courants déjà utilisés dans un tableur sont reconnus — par exemple First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, ainsi que Prénom, Nom, Nom de famille, Téléphone et autres équivalents similaires. Vous n’avez pas besoin de renommer vos en-têtes selon ceux ci-dessous ; ce sont simplement ceux utilisés par le modèle.

Les colonnes que Fotify ne reconnaît pas sont ignorées, et le résultat de l’import les liste pour que vous sachiez que rien n’a été enregistré à partir d’elles.

Colonne	Obligatoire	Description
Name	Oui	Prénom de l’invité (un nom complet fonctionne aussi)
LastName	Non	Nom de famille de l’invité
Email	Non	Adresse e-mail. Les lignes avec une adresse mal formée (ex. `john@`) sont signalées et ignorées — corrigez la valeur ou laissez la cellule vide
Phone	Non	Téléphone avec + et l’indicatif du pays (ex. `+14155551234`). Les espaces, tirets, points et parenthèses sont supprimés automatiquement, et un `00` initial devient `+`
Guests	Non	Nombre d’invités dans le groupe (par défaut : 1)
Locale	Non	Code de langue pour les SMS et les e-mails (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` et `MessagingLocale` sont toujours acceptés pour rétrocompatibilité
Tags	Non	Noms des tags à appliquer à cet invité, séparés par `\|` (barre verticale). Les tags manquants sont créés automatiquement
DisplayAlias	Non	Nom d’affichage utilisé dans les messages à la place de `Name + LastName` (par ex. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Utile pour les couples, les familles et les groupes
IsPlural	Non	Définissez sur `true` (ou `yes` / `1`) lorsque l’invitation concerne plusieurs personnes afin que les messages utilisent la forme plurielle dans les langues prises en charge (suédois, espagnol, français, italien, portugais, néerlandais, polonais, arabe, hébreu, danois). Par défaut : `false`
Status	Non	Réponse RSVP que vous avez déjà pour cet invité : `Accepted`, `Declined`, `Attended` ou `Not Answered`. Par défaut : `Not Answered`
Confirmed Guests	Non	Nombre de personnes du groupe confirmées. Utilisé uniquement lorsque Status est `Accepted` ou `Attended` ; par défaut, la taille complète du groupe

Exemple de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Conseils pour l’import CSV

Cliquez sur "Télécharger le modèle simple (Name uniquement)" pour le fichier valide le plus simple, ou sur "Télécharger un exemple" pour un modèle avec toutes les colonnes
L’e-mail et le téléphone sont facultatifs — laissez vide si vous ne les avez pas
Les fichiers séparés par des virgules et des points-virgules sont tous deux acceptés (Excel dans la plupart des pays d’Europe enregistre les CSV avec des points-virgules) ; les fichiers séparés par des tabulations fonctionnent aussi
Les noms accentués survivent quel que soit l’encodage utilisé par votre tableur : UTF-8, Windows/ANSI et le "Texte Unicode" d’Excel sont tous détectés automatiquement
Un fichier (ou collage) qui ne contient qu’une seule colonne de noms sans ligne d’en-tête est importé comme une liste de noms
Les fichiers jusqu’à 5 Mo sont acceptés
Une ligne dont la cellule Name est vide est ignorée et listée dans le résultat ; les autres lignes sont quand même importées
Si vous voyez "Missing required column: Name", la première ligne de votre fichier n’a pas d’en-tête que Fotify puisse lire comme le nom de l’invité. Le message liste les en-têtes trouvés — renommez l’un d’eux en Name (ou First Name, Full Name, …)
Langues de messagerie prises en charge : en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Si le champ Locale est vide, l’invité reçoit les SMS et les e-mails dans la langue par défaut de votre événement
Colonne Tags : séparez plusieurs tags avec | (par ex. Family|VIP). Tout nom de tag qui n’existe pas encore pour l’événement est créé automatiquement avec une couleur par défaut — vous pourrez changer la couleur plus tard dans Manage tags
DisplayAlias : lorsqu’il est renseigné, ce nom est utilisé dans les SMS, les e-mails et sur la page RSVP (et remplace également {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} et {{FULLNAME}} dans les modèles de messages personnalisés). Laissez vide pour utiliser le format standard Name + LastName
Status : utilisez cette colonne pour importer une liste déjà collectée ailleurs, ou pour déplacer une liste d’invités entre événements. Les listes d’invités exportées contiennent déjà cette colonne, donc un export se réimporte avec les mêmes réponses. Laissez la colonne vide (ou absente) et tout le monde sera importé avec le statut Not Answered
IsPlural : ne s’applique que dans les langues qui distinguent singulier/pluriel à la 2e personne — par exemple, en suédois "du är inbjuden" (singulier) devient "ni är inbjudna" (pluriel). Pour l’anglais, l’allemand, le russe et d’autres langues sans cette distinction, le champ est ignoré

Boutons d’action pour les invités

Chaque ligne d’invité possède des boutons d’action pour une gestion rapide :

Icône	Action	Description
Pencil	Edit	Modifier les détails de l’invité (nom, e-mail, téléphone, invités, statut)
Eye	View	Voir toutes les informations de l’invité sans rien modifier
Copy	Copy Invitation	Copier l’invitation de l’invité — l’e-mail au design soigné pour un client de messagerie, votre modèle de message partout ailleurs
Link	Copy Invite Link	Copier uniquement le lien RSVP de l’invité — sans texte de message — prêt à coller n’importe où
Envelope	Send from my email	Copier l’invitation au design soigné et ouvrir votre client de messagerie, adressé à cet invité, pour que vous la colliez (si un e-mail est renseigné)
WhatsApp	WhatsApp	Ouvrir WhatsApp Web avec un message pré-rempli (si un téléphone est renseigné)
People	Manage Names	Ajouter ou modifier les noms des +1 (affiché lorsque Guest Names ou le placement des invités est activé)
Trash	Delete	Retirer l’invité de la liste (confirmation requise)

Copy Invitation vs. Copy Invite Link : Copy place l’invitation de l’invité dans votre presse-papiers sous deux formes à la fois, et l’application dans laquelle vous collez choisit celle qu’elle sait afficher — collez dans Outlook ou Gmail et vous obtenez l’invitation au design soigné avec son image de couverture et son bouton RSVP, collez dans WhatsApp ou une application de notes et vous obtenez le message texte personnalisé (formule de politesse + lien + texte du modèle). L’icône Link copie uniquement l’URL brute, parfaite pour une invitation calendrier, une story Instagram, ou tout endroit où un message complet serait excessif.

Vue mobile

Sur mobile, les boutons d’action sont accessibles via un menu (trois points) en bas à droite de chaque carte invité.

Envoyer des invitations aux invités

Une fois vos invités ajoutés, vous devez leur envoyer leurs liens RSVP personnalisés.

Copier-coller

Cliquez sur l’icône Copy d’un invité
Attendez la coche — l’invitation se trouve dans votre presse-papiers dès qu’elle apparaît
Collez-le dans l’e-mail, le SMS ou l’application de messagerie de votre choix

Collez dans un client de messagerie et vous obtenez l’invitation au design soigné ; collez ailleurs et vous obtenez le message personnalisé en texte brut. Vous n’avez rien à choisir — l’application dans laquelle vous collez prend la version qu’elle sait afficher.

Copier uniquement le lien

Cliquez sur l’icône Link d’un invité
Seul le lien RSVP brut est copié — sans texte de message
Collez-le dans une invitation calendrier, une story Instagram, une discussion de groupe, ou tout endroit où un message complet serait excessif

Envoyer depuis votre propre messagerie

Cliquez sur l’icône Envelope (visible uniquement pour les invités ayant une adresse e-mail)
L’invitation au design soigné est copiée et votre client de messagerie s’ouvre, adressé à cet invité avec l’objet déjà rempli
Cliquez dans le corps du message vide et collez (Ctrl+V, ou Cmd+V sur Mac), puis envoyez

Cela envoie l’invitation depuis votre propre messagerie plutôt que la nôtre. C’est la solution à utiliser lorsque l’employeur d’un invité filtre nos e-mails vers les indésirables — consultez Comment envoyer des invitations par e-mail pour savoir quand cela arrive et comment le repérer.

Deux choses à savoir. Le corps du message s’ouvre vide exprès, pensez donc à coller avant d’envoyer. Et comme c’est votre client de messagerie qui envoie, ces invitations n’apparaissent pas dans les statistiques d’ouverture et de clic de Fotify — les RSVP restent suivis normalement.

Outlook sur le web : Outlook colle avec sa propre mise en forme par défaut, ce qui supprime les couleurs et les arrière-plans de l’invitation et ne laisse qu’un texte noir uni. C’est un réglage d’Outlook, pas un problème avec l’invitation. Juste après avoir collé, un petit bouton d’options de collage apparaît en bas à gauche du message — cliquez dessus et choisissez Keep source formatting (aussi affiché sous « Paste as is ») pour retrouver le design. Vous pouvez en faire le réglage par défaut dans Settings → Mail → Compose and reply.

Ancien Outlook pour Windows : Cette version compose via Word, donc l’invitation arrive avec sa mise en page, ses couleurs, ses images et ses polices intactes, mais les coins arrondis peuvent s’afficher carrés. Tout reste lisible et chaque lien fonctionne. Gmail et Apple Mail affichent l’invitation telle qu’elle a été conçue.

WhatsApp direct

Cliquez sur l’icône WhatsApp (visible uniquement pour les invités ayant un numéro de téléphone)
WhatsApp Web s’ouvre avec un message d’invitation pré-rempli
Envoyez le message directement

Suivi WhatsApp

Les invités à qui vous avez écrit sur WhatsApp affichent un léger fond vert
Cela vous aide à suivre qui a reçu son invitation
Utilisez "Reset All Sent" pour effacer cet historique de suivi et repartir de zéro

Exporter votre liste d’invités

Cliquez sur "Download" dans la barre d’outils de la page Guests et choisissez un format : Excel (.xlsx) pour trier et modifier, CSV (.csv) pour importer dans d’autres outils, ou PDF (.pdf) pour un document prêt à imprimer.

Les exports respectent vos filtres actifs et votre ordre de tri. Ce que le tableau des invités affiche actuellement est exactement ce qui se retrouve dans le fichier — mêmes lignes, même ordre — vous pouvez donc télécharger uniquement les invités Accepted qui sont VIP, ou les invités auto-inscrits sans numéro de téléphone. Vous voulez la liste complète ? Cliquez d’abord sur Clear all.

Les fichiers sont nommés d’après votre événement et la date d’export (par ex. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), afin que plusieurs téléchargements ne s’écrasent jamais entre eux.

Télécharger au format Excel (recommandé pour les tableurs)

Cliquez sur "Download" → Excel (.xlsx)
La feuille Guests inclut toutes les informations des invités, les réponses, chaque champ personnalisé de votre formulaire d’inscription (par ex. rôle, organisation, besoins alimentaires) dans sa propre colonne, ainsi qu’une colonne Tags — avec la ligne d’en-tête figée et les filtres de colonnes déjà activés, pour que vous puissiez immédiatement trier et segmenter selon n’importe quel critère
Une deuxième feuille Summary affiche un aperçu de vos statistiques de réponses en un coup d’œil : total des invitations, acceptées, refusées, sans réponse, présentes, et le nombre d’invités confirmés
S’ouvre correctement dans Excel, Google Sheets et Numbers, quels que soient les paramètres régionaux de votre ordinateur

Télécharger au format CSV

Cliquez sur "Download" → CSV (.csv)
Le fichier inclut toutes les informations des invités, les réponses, les valeurs des champs personnalisés, et une colonne Tags (noms de tags séparés par une barre verticale — même format accepté à l’import, pour un aller-retour sans perte de données)
Lorsque Collect Guest Names est activé, le CSV inclut également une colonne Plus Ones juste après Guests — chaque invité secondaire séparé par une barre verticale (par ex. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). La colonne est omise lorsque la saisie des noms est désactivée, afin que la structure du CSV reste prévisible pour les événements qui n’utilisent pas cette fonctionnalité. La même colonne apparaît aussi dans l’export Excel
Si le CSV s’ouvre avec tout dans une seule colonne dans Excel, utilisez plutôt le format Excel (.xlsx) — il n’est pas affecté par les paramètres régionaux de séparateur de liste

Télécharger au format PDF

Cliquez sur "Download" → PDF (.pdf)
Un PDF mis en forme est généré avec le nom de votre événement, la date, et un résumé des statistiques de réponses
Le PDF inclut tous les détails des invités dans un tableau soigné, avec une colonne Tags affichant les noms des tags de chaque invité sous forme de texte séparé par des virgules

Remarque : les champs d’inscription personnalisés (par ex. rôle, organisation) ne sont pas inclus dans la mise en page fixe du PDF — téléchargez le format Excel ou CSV lorsque vous avez besoin de ces colonnes.

Lorsque Collect Guest Names est activé, le PDF inclut également :

Des sous-lignes indentées pour chaque invité secondaire sous l’invitation principale, indiquant son nom individuel

Lorsque le placement des invités est également utilisé, chaque sous-ligne affiche en plus la table attribuée à cette personne dans une nouvelle colonne Table.

Cela rend le PDF idéal pour :

Imprimer une liste d’invités pour le lieu de réception ou le personnel d’accueil
La partager avec des prestataires (traiteurs, organisateurs d’événements) qui n’utilisent pas de tableurs
Avoir une copie physique de secours lors de l’événement
Vérifier les attributions de table en un coup d’œil

Gérer les réponses des invités

Modifier une réponse

Si un invité vous contacte pour modifier son RSVP :

Cliquez sur l’icône Edit (crayon) de cet invité
Mettez à jour son statut (Accepted, Declined)
Ajustez le nombre d’invités confirmés si besoin
Enregistrez les modifications

Consulter les détails d’une réponse

Cliquez sur l’icône View (œil) pour voir :

Toutes les informations de l’invité
Sa réponse RSVP
Les commentaires éventuellement soumis
Les réponses aux champs personnalisés

Supprimer des invités

Pour retirer un invité :

Cliquez sur l’icône Delete (corbeille)
Confirmez la suppression

Pour supprimer plusieurs invités :

Sélectionnez les invités à l’aide des cases à cocher
Cliquez sur "Delete all (X)" pour retirer les invités sélectionnés

Agir sur une liste filtrée répartie sur plusieurs pages ? Lorsque plus d’invités correspondent à vos filtres qu’il n’en tient sur la page actuelle, la barre d’outils de sélection affiche un bouton "Select all N matching". Il sélectionne tous les invités correspondants sur toutes les pages, afin qu’un Apply tags ou une suppression en lot s’applique à l’ensemble filtré, et pas seulement à la page visible.

Conseils pour gérer la liste d’invités

Avant votre événement

Ajoutez tous les invités avant d’envoyer les invitations
Vérifiez que les numéros de téléphone sont au format international
Utilisez l’import CSV pour les grandes listes afin de gagner du temps
Définissez une langue SMS appropriée pour les invités internationaux

Suivre les réponses

Consultez régulièrement le filtre Not Answered pour relancer
Utilisez le suivi WhatsApp pour voir qui a reçu les invitations
Exportez la liste périodiquement pour suivre l’avancement

Relancer

Pour les invités qui n’ont pas répondu, utilisez les boutons Copy, Envelope ou WhatsApp pour envoyer des rappels
Envisagez d’utiliser la fonction SMS pour des rappels en masse

Foire aux questions

Q : Y a-t-il une limite au nombre d’invités que je peux ajouter ? R : Les limites d’invités dépendent de votre forfait Fotify. Consultez les détails de votre forfait pour connaître les limites précises.

Q : Puis-je ajouter des invités après avoir envoyé les invitations ? R : Oui ! Vous pouvez ajouter de nouveaux invités à tout moment. Pensez simplement à leur envoyer leur lien d’invitation.

Q : Que se passe-t-il si je supprime un invité qui a déjà répondu ? R : Sa réponse est définitivement supprimée. S’il essaie d’utiliser son ancien lien RSVP, celui-ci ne fonctionnera plus.

Q : Puis-je modifier manuellement le statut RSVP d’un invité ? R : Oui, utilisez le bouton Edit pour mettre à jour manuellement le statut d’un invité, par exemple lorsqu’il vous appelle pour confirmer au lieu d’utiliser le formulaire en ligne.

Q : Pourquoi ne vois-je pas le bouton WhatsApp pour certains invités ? R : Le bouton WhatsApp n’apparaît que pour les invités ayant un numéro de téléphone enregistré. Ajoutez leur numéro pour activer cette fonctionnalité.

Q : Quelle est la différence entre les colonnes « Guests » et « Confirmed » ? R : « Guests » indique le nombre de personnes invitées dans ce groupe. « Confirmed » indique le nombre de personnes que l’invité a déclaré comme présentes lors de sa réponse.

Q : J’ai réduit le nombre d’invités d’une invitation et rien n’a changé. Pourquoi ? R : Vérifiez ce que vous attendiez de voir changer. L’invitation elle-même ne disparaît jamais — réduire le nombre d’invités change combien de personnes cette invitation couvre, pas combien d’invitations vous avez, donc le nombre de lignes et le total « invitations » restent les mêmes. C’est la colonne Guests de cette ligne qui aurait dû bouger.

La colonne Confirmed ne se remplit qu’une fois que l’invité a répondu, donc un groupe qui n’a pas répondu y affiche un tiret, quel que soit le nombre d’invités que vous lui attribuez.

Q : Il refuse de réduire le nombre d’invités. Pourquoi ? R : Parce que cette invitation liste encore des personnes nommément. Le nombre d’invités et les personnes doivent correspondre, et nous ne supprimons pas un invité que vous avez nommé — ou déjà installé — juste pour faire correspondre un nombre : la suppression doit rester une décision que vous prenez. Le message indique qui pose problème.

Retirez d’abord cette personne avec le bouton People de cette ligne (Manage Names), puis réduisez le nombre d’invités. Si cette personne a déjà une table sur le placement des invités, la retirer vous demandera une confirmation, car cela libère aussi sa place. Les espaces réservés vides sans nom ne bloquent rien — ils sont supprimés automatiquement pour vous.

Q : Puis-je importer des invités depuis Google Contacts ou une autre application ? R : Exportez vos contacts en fichier CSV depuis votre application de contacts, puis mettez-le au format requis par Fotify avant de l’importer.

Q : Quelle est la différence entre l’export CSV et l’export PDF ? R : Le CSV est idéal pour le travail en tableur — modification, filtrage et import dans d’autres outils. Le PDF est un document mis en forme et prêt à imprimer, avec l’en-tête de votre événement et un résumé des statistiques, idéal pour le partager avec des prestataires ou l’imprimer pour le personnel d’accueil.

Q : Le PDF inclut-il les attributions de table et les noms des +1 ? R : Les noms des +1 apparaissent en sous-lignes indentées sous l’invitation principale dès que Collect Guest Names est activé. Lorsque le placement des invités est également utilisé, le PDF ajoute une colonne Table indiquant l’attribution individuelle de chaque personne.

Q : Puis-je rechercher par le nom d’un +1 ? R : Oui — lorsque Collect Guest Names est activé, la barre de recherche trouve aussi les noms des +1. L’invitation correspondante se déplie automatiquement pour indiquer quel membre du groupe correspond, avec son nom mis en surbrillance. Pratique lorsqu’un invité vous contacte et que vous ne vous souvenez que du nom de la personne qui l’accompagne, pas de l’invité principal.

Q : L’export CSV inclut-il les noms des +1 ? R : Lorsque Collect Guest Names est activé, le CSV ajoute une colonne Plus Ones juste après Guests, listant chaque membre secondaire du groupe séparé par une barre verticale. Lorsque la saisie des noms est désactivée, la colonne est omise afin que la structure du CSV reste cohérente.

Q : Comment savoir à quels invités j’ai déjà envoyé une invitation ? R : Les invités contactés via WhatsApp affichent un fond vert, et les invités à qui vous avez envoyé une invitation depuis votre propre messagerie affichent une enveloppe ambrée. Les deux sont suivis dans le navigateur que vous avez utilisé, ils ne vous suivront donc pas sur un autre appareil. Pour les invitations envoyées par Fotify, les statistiques des e-mails constituent la référence fiable.

Q : Mes invités disent n’avoir jamais reçu l’invitation. Que puis-je faire ? R : Vérifiez d’abord les statistiques des e-mails pour voir si l’invitation a été livrée — certains systèmes de messagerie d’entreprise acceptent un e-mail puis le classent dans les indésirables, ce qui s’affiche comme livré mais jamais ouvert. Lorsque toute une entreprise les filtre, utilisez l’icône Envelope pour envoyer l’invitation de cet invité depuis votre propre messagerie à la place. Consultez Comment envoyer des invitations par e-mail pour savoir comment lire les statistiques.

Q : Les invités peuvent-ils répondre au RSVP sans être ajoutés à la liste au préalable ? R : Pour les invitations personnalisées, les invités doivent d’abord être ajoutés à votre liste pour recevoir leur lien RSVP unique. Cependant, si vous activez la fonctionnalité de formulaire d’inscription, les invités peuvent s’auto-inscrire via un lien public — ils seront automatiquement ajoutés à votre liste d’invités une fois le formulaire complété.

Q : Que se passe-t-il si j’importe un CSV contenant des invités en double ? R : Chaque ligne du fichier devient un nouvel invité — l’import ne vérifie pas l’existence d’invités déjà présents, donc téléverser deux fois le même fichier crée chaque invité en double. Si cela arrive, filtrez la liste (par exemple par l’étiquette utilisée lors de l’import) et utilisez la suppression en lot pour retirer les doublons, puis n’importez que les nouvelles lignes.

Q : Puis-je importer des invités avec des étiquettes déjà appliquées ? R : Oui. Ajoutez une colonne Tags à votre CSV avec les noms des étiquettes séparés par une barre verticale (par ex. Family|VIP). Toute étiquette qui n’existe pas encore pour l’événement est créée automatiquement avec une couleur par défaut. Détail complet : voir l’article sur les étiquettes d’invités.

Q : Les étiquettes sont-elles incluses lorsque j’exporte mes invités ? R : Oui — l’export CSV (noms séparés par une barre verticale) et l’export PDF (liste séparée par des virgules dans une colonne Tags) incluent toutes les étiquettes appliquées à l’invité. Vous pouvez réimporter le CSV pour restaurer les étiquettes.

Q : Comment étiqueter plusieurs invités à la fois ? R : Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les invités souhaités, puis cliquez sur "Apply tags" dans la barre d’outils de sélection. Vous pouvez ajouter, retirer ou remplacer les étiquettes de tous les invités sélectionnés en un clic.

Q : Puis-je filtrer par plusieurs statuts à la fois ? R : Oui. Le filtre de statut est à sélection multiple — cliquez sur autant de puces que vous le souhaitez. Par exemple, sélectionnez Accepted + Attended pour voir tous ceux qui viennent, ou Not Answered + Declined pour voir tous ceux à relancer. Le statut se combine avec les étiquettes, la recherche et les dimensions de More filters.

Q : Comment copier uniquement le lien d’un invité sans le message complet ? R : Cliquez sur l’icône Link dans la colonne Actions. Elle copie uniquement l’URL RSVP brute — sans formule de politesse ni texte de modèle — afin que vous puissiez la coller dans une invitation calendrier, une story ou une discussion. L’icône Copy classique continue de copier le message personnalisé complet.

Q : Puis-je filtrer selon qu’un invité a un e-mail ou un téléphone ? R : Oui. Ouvrez More filters et activez Has email ou Has phone. C’est pratique juste avant un envoi d’e-mail ou de WhatsApp, pour ne voir que les invités que vous pouvez réellement joindre.

Q : Puis-je distinguer les invités auto-inscrits de ceux que j’ai ajoutés ? R : Oui. Dans More filters, réglez Source sur Self-registered (inscrits via un lien d’inscription) ou Added by me.

Q : L’export CSV/PDF n’inclut-il que les invités que j’ai filtrés ? R : Oui — les exports respectent vos filtres actifs, donc le fichier contient exactement ce que la liste affiche. Cliquez d’abord sur Clear all si vous voulez exporter tout le monde.