Comment gérer votre liste d’invités

L’onglet Guests de votre tableau de bord RSVP est l’endroit où vous ajoutez, gérez et suivez tous les participants à votre événement. Que vous ajoutiez des invités un par un ou que vous en importiez des centaines depuis un tableur, Fotify facilite l’organisation de votre liste d’invités.

Accéder à la liste des invités

Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement et cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
Cliquez sur l’onglet "Guests"

Si vous n’avez pas encore créé d’invitation RSVP, consultez d’abord How to Create Your RSVP Invitation.

Vous verrez votre liste complète d’invités avec les statuts de réponse et des boutons d’action.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

Ajouter des invités individuellement

Pour ajouter un seul invité :

Cliquez sur le bouton "Add Guest"
Renseignez les informations de l’invité :
- Name - Prénom de l’invité (obligatoire)
- Last Name - Nom de famille de l’invité
- Email - Adresse e-mail pour les invitations numériques
- Cellphone - Numéro de téléphone au format international avec + (p. ex. +14155551234)
- Number of Guests - Nombre de personnes dans son groupe (par défaut : 1)
- SMS Language - Remplace la langue par défaut pour les SMS de cet invité
Cliquez sur "Add Guest"

Format du numéro de téléphone

Pour que les fonctionnalités SMS et WhatsApp fonctionnent, les numéros de téléphone doivent être au format international E.164 :

Commencez par + suivi de l’indicatif du pays
Sans espaces, tirets ni parenthèses
Exemples : +14155551234 (US), +34612345678 (Spain), +4915112345678 (Germany)

Importer plusieurs invités (téléversement CSV)

Pour les grandes listes d’invités, importez-les tous en une seule fois à l’aide d’un fichier CSV.

Comment importer

Cliquez sur "Upload Guest List"
Préparez votre fichier CSV au format requis (voir ci-dessous)
Glissez-déposez votre fichier, ou cliquez pour le sélectionner
Cliquez sur "Upload Guest List"

Format CSV

Votre fichier CSV doit inclure ces colonnes :

Colonne	Obligatoire	Description
Name	Oui	Prénom de l’invité
LastName	Non	Nom de famille de l’invité (peut être vide)
Email	Non	Adresse e-mail (peut être vide)
Phone	Non	Numéro de téléphone au format E.164 avec + et l’indicatif pays
Guests	Non	Nombre d’invités dans le groupe (par défaut : 1)
Locale	Non	Code de langue pour les SMS et les e-mails (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` et `MessagingLocale` sont toujours acceptés pour rétrocompatibilité
Tags	Non	Noms des tags à appliquer à cet invité, séparés par `\|` (barre verticale). Les tags manquants sont créés automatiquement
DisplayAlias	Non	Nom d’affichage utilisé dans les messages à la place de `Name + LastName` (par ex. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Utile pour les couples, les familles et les groupes
IsPlural	Non	Définissez sur `true` (ou `yes` / `1`) lorsque l’invitation concerne plusieurs personnes afin que les messages utilisent la forme plurielle dans les langues prises en charge (suédois, espagnol, français, italien, portugais, néerlandais, polonais, arabe, hébreu, danois). Par défaut : `false`

Exemple de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Conseils pour l’import CSV

Cliquez sur "Download Example" pour obtenir un fichier modèle
L’e-mail et le téléphone sont facultatifs — laissez vide si vous ne les avez pas
Langues de messagerie prises en charge : en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Si le champ Locale est vide, l’invité reçoit les SMS et les e-mails dans la langue par défaut de votre événement
Colonne Tags : séparez plusieurs tags avec | (par ex. Family|VIP). Tout nom de tag qui n’existe pas encore pour l’événement est créé automatiquement avec une couleur par défaut — vous pourrez changer la couleur plus tard dans Manage tags
DisplayAlias : lorsqu’il est renseigné, ce nom est utilisé dans les SMS, les e-mails et sur la page RSVP (et remplace également {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} et {{FULLNAME}} dans les modèles de messages personnalisés). Laissez vide pour utiliser le format standard Name + LastName
IsPlural : ne s’applique que dans les langues qui distinguent singulier/pluriel à la 2e personne — par exemple, en suédois "du är inbjuden" (singulier) devient "ni är inbjudna" (pluriel). Pour l’anglais, l’allemand, le russe et d’autres langues sans cette distinction, le champ est ignoré

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

Exporter votre liste d’invités

Cliquez sur "Download" dans la barre d’outils de l’onglet Guests et choisissez un format : Excel (.xlsx) pour trier et modifier, CSV (.csv) pour importer dans d’autres outils, ou PDF (.pdf) pour un document prêt à imprimer.

Les exports respectent vos filtres actifs et votre ordre de tri. Ce que le tableau des invités affiche actuellement est exactement ce qui se retrouve dans le fichier — mêmes lignes, même ordre — vous pouvez donc télécharger uniquement les invités Accepted qui sont VIP, ou les invités auto-inscrits sans numéro de téléphone. Vous voulez la liste complète ? Cliquez d’abord sur Clear all.

Les fichiers sont nommés d’après votre événement et la date d’export (par ex. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), afin que plusieurs téléchargements ne s’écrasent jamais entre eux.

Télécharger au format Excel (recommandé pour les tableurs)

Cliquez sur "Download" → Excel (.xlsx)
La feuille Guests inclut toutes les informations des invités, les réponses, chaque champ personnalisé de votre formulaire d’inscription (par ex. rôle, organisation, besoins alimentaires) dans sa propre colonne, ainsi qu’une colonne Tags — avec la ligne d’en-tête figée et les filtres de colonnes déjà activés, pour que vous puissiez immédiatement trier et segmenter selon n’importe quel critère
Une deuxième feuille Summary affiche un aperçu de vos statistiques de réponses en un coup d’œil : total des invitations, acceptées, refusées, sans réponse, présentes, et le nombre d’invités confirmés
S’ouvre correctement dans Excel, Google Sheets et Numbers, quels que soient les paramètres régionaux de votre ordinateur

Télécharger au format CSV

Cliquez sur "Download" → CSV (.csv)
Le fichier inclut toutes les informations des invités, les réponses, les valeurs des champs personnalisés, et une colonne Tags (noms de tags séparés par une barre verticale — même format accepté à l’import, pour un aller-retour sans perte de données)
Lorsque Collect Guest Names est activé, le CSV inclut également une colonne Plus Ones juste après Guests — chaque invité secondaire séparé par une barre verticale (par ex. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). La colonne est omise lorsque la saisie des noms est désactivée, afin que la structure du CSV reste prévisible pour les événements qui n’utilisent pas cette fonctionnalité. La même colonne apparaît aussi dans l’export Excel
Si le CSV s’ouvre avec tout dans une seule colonne dans Excel, utilisez plutôt le format Excel (.xlsx) — il n’est pas affecté par les paramètres régionaux de séparateur de liste

Télécharger au format PDF

Cliquez sur "Download" → PDF (.pdf)
Un PDF mis en forme est généré avec le nom de votre événement, la date, et un résumé des statistiques de réponses
Le PDF inclut tous les détails des invités dans un tableau soigné, avec une colonne Tags affichant les noms des tags de chaque invité sous forme de texte séparé par des virgules

Remarque : les champs d’inscription personnalisés (par ex. rôle, organisation) ne sont pas inclus dans la mise en page fixe du PDF — téléchargez le format Excel ou CSV lorsque vous avez besoin de ces colonnes.

Lorsque Collect Guest Names est activé, le PDF inclut également :

Des sous-lignes indentées pour chaque invité secondaire sous l’invitation principale, indiquant son nom individuel

Lorsque Table Management est également activé, chaque sous-ligne affiche en plus la table attribuée à cette personne dans une nouvelle colonne Table.

Cela rend le PDF idéal pour :

Imprimer une liste d’invités pour le lieu de réception ou le personnel d’accueil
La partager avec des prestataires (traiteurs, organisateurs d’événements) qui n’utilisent pas de tableurs
Avoir une copie physique de secours lors de l’événement
Vérifier les attributions de table en un coup d’œil

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

Conseils pour gérer la liste d’invités

Avant votre événement

Ajoutez tous les invités avant d’envoyer les invitations
Vérifiez que les numéros de téléphone sont au format international
Utilisez l’import CSV pour les grandes listes afin de gagner du temps
Définissez une langue SMS appropriée pour les invités internationaux

Suivre les réponses

Consultez régulièrement le filtre Not Answered pour relancer
Utilisez le suivi WhatsApp pour voir qui a reçu les invitations
Exportez la liste périodiquement pour suivre l’avancement

Relancer

Pour les invités qui n’ont pas répondu, utilisez les boutons Copy ou WhatsApp pour envoyer des rappels
Envisagez d’utiliser la fonction SMS pour des rappels en masse

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.