Comment gérer votre liste d’invités

L’onglet Guests de votre tableau de bord RSVP est l’endroit où vous ajoutez, gérez et suivez tous les participants à votre événement. Que vous ajoutiez des invités un par un ou que vous en importiez des centaines depuis un tableur, Fotify facilite l’organisation de votre liste d’invités.

Accéder à la liste des invités

Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement et cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
Cliquez sur l’onglet "Guests"

Si vous n’avez pas encore créé d’invitation RSVP, consultez d’abord How to Create Your RSVP Invitation.

Vous verrez votre liste complète d’invités avec les statuts de réponse et des boutons d’action.

Comprendre la liste des invités

Filtres de statut

Filtrez vos invités par statut de réponse à l’aide des onglets en haut :

Filtre	Description
All	Tous les invités de votre liste
Accepted	Invités ayant confirmé leur présence
Declined	Invités ne pouvant pas venir
Not Answered	Invités n’ayant pas encore répondu
Attended	Invités ayant effectué le check-in à l’événement (lorsque la présence par QR est activée)

Colonnes d’informations sur les invités

Le tableau affiche les informations clés pour chaque invité :

Name - Nom complet de l’invité
Email - Adresse e-mail (si fournie)
Cellphone - Numéro de téléphone pour SMS/WhatsApp
Guests - Nombre de personnes dans son groupe (y compris les plus-ones)
Confirmed - Nombre de personnes dont la présence a été confirmée
Status - Réponse RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Pastilles colorées indiquant les tags d’invités appliqués à cet invité. Cliquez sur le bouton + Add tag sur la ligne pour ajouter ou supprimer des tags directement
Registered - Date d’ajout de l’invité ou de son auto-enregistrement
Actions - Boutons d’actions rapides

Tri et recherche

Search - Utilisez la barre de recherche pour trouver des invités par nom ou e-mail
Sort - Cliquez sur l’en-tête de n’importe quelle colonne pour trier la liste (p. ex. par nom, statut)

Filtrer et taguer des invités

Le système de tags de Fotify vous permet d’étiqueter des invités (p. ex. "Family", "VIP", "Work") et de filtrer en fonction de ces tags. Tous les détails se trouvent dans l’article Guest Tags ; voici comment les tags apparaissent dans la liste des invités.

La ligne de filtre des tags

Au-dessus des filtres de statut, vous verrez une ligne intitulée "Filter by tags". Elle contient :

Une pastille pour chaque tag que vous avez créé (cliquez pour l’activer/le désactiver comme filtre)
Une pastille en pointillés "+ New tag" qui ouvre le gestionnaire de tags afin d’en créer un directement
Un bouton "Manage tags" à droite (renommer les couleurs, modifier ou supprimer des tags existants)
Lorsque deux pastilles de tag ou plus sont actives, un sélecteur Any / All permet de choisir si le filtre doit correspondre aux invités ayant n’importe lequel des tags sélectionnés ou tous ces tags

Lorsqu’un filtre de tag est actif, la liste des invités n’affiche que les invités correspondants. Cliquez de nouveau sur la même pastille pour retirer le filtre, ou utilisez "Clear tag filter" pour effacer tous les filtres de tags en une seule fois.

Taguer des invités directement

Sur n’importe quelle ligne d’invité (tableau sur ordinateur ou carte sur mobile), cliquez sur le bouton + Add tag dans la colonne Tags. Un menu déroulant s’affiche avec tous les tags de l’événement ; cliquez pour activer/désactiver, puis Save. Les tags existants de l’invité s’affichent sous forme de pastilles colorées à côté du bouton.

Appliquer des tags en masse aux invités sélectionnés

Pour taguer (ou retirer des tags) à plusieurs invités en une seule fois :

Sélectionnez les invités à l’aide des cases à cocher à gauche de chaque ligne
Dans la barre d’outils de sélection qui apparaît, cliquez sur "Apply tags"
Choisissez un mode — Add, Remove ou Replace
Cochez les tags souhaités, puis cliquez sur le bouton vert Save

Add ajoute les tags sélectionnés à chaque invité, en plus de ceux existants
Remove retire les tags sélectionnés de chaque invité
Replace efface les tags actuels et définit exactement la liste sélectionnée

Ajouter des invités individuellement

Pour ajouter un seul invité :

Cliquez sur le bouton "Add Guest"
Renseignez les informations de l’invité :
- Name - Prénom de l’invité (obligatoire)
- Last Name - Nom de famille de l’invité
- Email - Adresse e-mail pour les invitations numériques
- Cellphone - Numéro de téléphone au format international avec + (p. ex. +14155551234)
- Number of Guests - Nombre de personnes dans son groupe (par défaut : 1)
- SMS Language - Remplace la langue par défaut pour les SMS de cet invité
Cliquez sur "Add Guest"

Format du numéro de téléphone

Pour que les fonctionnalités SMS et WhatsApp fonctionnent, les numéros de téléphone doivent être au format international E.164 :

Commencez par + suivi de l’indicatif du pays
Sans espaces, tirets ni parenthèses
Exemples : +14155551234 (US), +34612345678 (Spain), +4915112345678 (Germany)

Importer plusieurs invités (téléversement CSV)

Pour les grandes listes d’invités, importez-les tous en une seule fois à l’aide d’un fichier CSV.

Comment importer

Cliquez sur "Upload Guest List"
Préparez votre fichier CSV au format requis (voir ci-dessous)
Glissez-déposez votre fichier, ou cliquez pour le sélectionner
Cliquez sur "Upload Guest List"

Format CSV

Votre fichier CSV doit inclure ces colonnes :

Colonne	Obligatoire	Description
Name	Oui	Prénom de l’invité
LastName	Non	Nom de famille de l’invité (peut être vide)
Email	Non	Adresse e-mail (peut être vide)
Phone	Non	Numéro de téléphone au format E.164 avec + et l’indicatif pays
Guests	Non	Nombre d’invités dans le groupe (par défaut : 1)
Locale	Non	Code de langue pour les SMS et les e-mails (en, es, fr, de, it, pt, etc.). `SmsLocale` et `MessagingLocale` sont toujours acceptés pour rétrocompatibilité
Tags	Non	Noms des tags à appliquer à cet invité, séparés par `\|` (barre verticale). Les tags manquants sont créés automatiquement
DisplayAlias	Non	Nom d’affichage utilisé dans les messages à la place de `Name + LastName` (par ex. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Utile pour les couples, les familles et les groupes
IsPlural	Non	Définissez sur `true` (ou `yes` / `1`) lorsque l’invitation concerne plusieurs personnes afin que les messages utilisent la forme plurielle dans les langues prises en charge (suédois, espagnol, français, italien, portugais, néerlandais, polonais, arabe, hébreu, danois). Par défaut : `false`

Exemple de CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Conseils pour l’import CSV

Cliquez sur "Download Example" pour obtenir un fichier modèle
L’e-mail et le téléphone sont facultatifs — laissez vide si vous ne les avez pas
Langues de messagerie prises en charge : en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Si le champ Locale est vide, l’invité reçoit les SMS et les e-mails dans la langue par défaut de votre événement
Colonne Tags : séparez plusieurs tags avec | (par ex. Family|VIP). Tout nom de tag qui n’existe pas encore pour l’événement est créé automatiquement avec une couleur par défaut — vous pourrez changer la couleur plus tard dans Manage tags
DisplayAlias : lorsqu’il est renseigné, ce nom est utilisé dans les SMS, les e-mails et sur la page RSVP (et remplace également {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} et {{FULLNAME}} dans les modèles de messages personnalisés). Laissez vide pour utiliser le format standard Name + LastName
IsPlural : ne s’applique que dans les langues qui distinguent singulier/pluriel à la 2e personne — par exemple, en suédois "du är inbjuden" (singulier) devient "ni är inbjudna" (pluriel). Pour l’anglais, l’allemand, le russe et d’autres langues sans cette distinction, le champ est ignoré

Boutons d’action des invités

Chaque ligne d’invité comporte des boutons d’action pour une gestion rapide :

Icône	Action	Description
Pencil	Edit	Modifier les informations de l’invité (nom, e-mail, téléphone, invités, statut)
Eye	View	Voir toutes les informations de l’invité sans modifier
Copy	Copy Message	Copier une invitation personnalisée avec le nom de l’invité et un lien RSVP unique
Envelope	Email	Ouvrir le client e-mail avec une invitation préremplie (si e-mail fourni)
WhatsApp	WhatsApp	Ouvrir WhatsApp Web avec un message prérempli (si téléphone fourni)
Trash	Delete	Supprimer l’invité de la liste (confirmation requise)

Vue mobile

Sur les appareils mobiles, les boutons d’action sont accessibles via un menu (trois points) en bas à droite de chaque carte invité.

Envoyer des invitations aux invités

Après avoir ajouté des invités, vous devez leur envoyer leurs liens RSVP personnalisés.

Option 1 : Copier-coller

Cliquez sur l’icône Copy pour un invité
Le message personnalisé (avec son nom et son lien unique) est copié
Collez-le dans un e-mail, un SMS ou l’application de messagerie de votre choix

Option 2 : WhatsApp direct

Cliquez sur l’icône WhatsApp (visible uniquement pour les invités avec un numéro de téléphone)
WhatsApp Web s’ouvre avec un message d’invitation prérempli
Envoyez le message directement

Suivi WhatsApp

Les invités à qui vous avez envoyé un message sur WhatsApp auront un arrière-plan vert discret
Cela vous aide à suivre qui a reçu son invitation
Utilisez "Reset All Sent" pour effacer cet historique de suivi et repartir de zéro

Exporter votre liste d’invités

Vous pouvez exporter votre liste d’invités complète dans deux formats : CSV pour les tableurs ou PDF pour un document prêt à imprimer.

Télécharger au format CSV

Cliquez sur "Download CSV" dans la barre d’outils de l’onglet Guests
Le fichier inclut toutes les informations des invités, les réponses, les valeurs des champs personnalisés et une colonne Tags (noms des tags séparés par des barres verticales — même format accepté lors de l’import, ce qui vous permet de faire un aller-retour des données)
Ouvrez-le dans Excel, Google Sheets ou toute application de tableur

Télécharger au format PDF

Cliquez sur "Download PDF" dans la barre d’outils de l’onglet Guests
Un PDF mis en forme est généré avec le nom de votre événement, la date et un résumé des statistiques de réponses
Le PDF inclut tous les détails des invités dans une mise en page en tableau claire, avec une colonne Tags affichant les noms des tags de chaque invité sous forme de texte séparé par des virgules

Lorsque la fonctionnalité Collect Guest Names est activée, le PDF inclut également :

Des sous-lignes en retrait pour chaque invité « plus-un » sous l’invitation principale, indiquant son nom individuel

Lorsque Table Management est également activé, chaque sous-ligne affiche en plus la table attribuée à cette personne dans une nouvelle colonne Table.

Cela rend le PDF idéal pour :

Imprimer une liste d’invités pour le lieu ou le personnel à l’entrée
Partager avec des prestataires (traiteurs, organisateurs d’événements) qui n’utilisent pas de tableurs
Avoir une sauvegarde papier pendant l’événement
Vérifier les attributions de table en un coup d’œil

Gérer les réponses des invités

Modifier une réponse

Si un invité vous contacte pour changer sa réponse RSVP :

Cliquez sur l’icône Edit (crayon) de cet invité
Mettez à jour son statut (Accepted, Declined)
Ajustez le nombre d’invités confirmés si nécessaire
Enregistrez les modifications

Consulter les détails d’une réponse

Cliquez sur l’icône View (œil) pour voir :

Toutes les informations de l’invité
Sa réponse RSVP
Tout commentaire qu’il a envoyé
Les réponses aux champs personnalisés

Supprimer des invités

Pour supprimer un invité :

Cliquez sur l’icône Delete (corbeille)
Confirmez la suppression

Pour supprimer plusieurs invités :

Sélectionnez des invités à l’aide des cases à cocher
Cliquez sur "Delete all (X)" pour supprimer les invités sélectionnés

Conseils pour gérer la liste d’invités

Avant votre événement

Ajoutez tous les invités avant d’envoyer les invitations
Vérifiez que les numéros de téléphone sont au format international
Utilisez l’import CSV pour les grandes listes afin de gagner du temps
Définissez une langue SMS appropriée pour les invités internationaux

Suivre les réponses

Consultez régulièrement le filtre Not Answered pour relancer
Utilisez le suivi WhatsApp pour voir qui a reçu les invitations
Exportez la liste périodiquement pour suivre l’avancement

Relancer

Pour les invités qui n’ont pas répondu, utilisez les boutons Copy ou WhatsApp pour envoyer des rappels
Envisagez d’utiliser la fonction SMS pour des rappels en masse

Foire aux questions

Q : Y a-t-il une limite au nombre d’invités que je peux ajouter ? R : Les limites d’invités dépendent de votre forfait Fotify. Consultez les détails de votre forfait pour connaître les limites spécifiques.

Q : Puis-je ajouter des invités après l’envoi des invitations ? R : Oui ! Vous pouvez ajouter de nouveaux invités à tout moment. Pensez simplement à leur envoyer leur lien d’invitation.

Q : Que se passe-t-il si je supprime un invité qui a déjà répondu ? R : Sa réponse est supprimée définitivement. S’il essaie d’utiliser son ancien lien RSVP, celui-ci ne fonctionnera plus.

Q : Puis-je modifier manuellement le statut RSVP d’un invité ? R : Oui, utilisez le bouton Edit pour mettre à jour manuellement le statut d’un invité, par exemple lorsqu’il appelle pour confirmer au lieu d’utiliser le formulaire en ligne.

Q : Pourquoi ne vois-je pas le bouton WhatsApp pour certains invités ? R : Le bouton WhatsApp n’apparaît que pour les invités dont un numéro de téléphone est enregistré. Ajoutez leur numéro de téléphone pour activer cette fonctionnalité.

Q : Quelle est la différence entre les colonnes "Guests" et "Confirmed" ? R : "Guests" correspond au nombre de personnes que vous avez invitées dans ce groupe. "Confirmed" correspond au nombre de personnes que l’invité a indiqué comme étant réellement présentes au moment de sa réponse.

Q : Puis-je importer des invités depuis Google Contacts ou une autre application ? R : Exportez vos contacts au format CSV depuis votre application de contacts, puis mettez-le en forme pour qu’il corresponde aux exigences CSV de Fotify et importez-le.

Q : Quelle est la différence entre l’export CSV et l’export PDF ? R : Le CSV est idéal pour le travail en tableur — modifier, filtrer et importer dans d’autres outils. Le PDF est un document mis en forme et imprimable avec l’en-tête de votre événement et un résumé des statistiques, idéal pour le partager avec des prestataires ou l’imprimer pour le personnel à l’entrée le jour de l’événement.

Q : Le PDF inclut-il les attributions de table et les noms des plus-un ? R : Les noms des plus-un apparaissent sous forme de sous-lignes en retrait sous l’invitation principale lorsque Collect Guest Names est activé. Lorsque Table Management est également activé, le PDF ajoute une colonne Table affichant l’attribution de place individuelle de chaque personne.

Q : Comment savoir à quels invités j’ai déjà envoyé des invitations ? R : Les invités contactés via WhatsApp s’affichent avec un fond vert. Pour les autres méthodes, envisagez d’utiliser SMS Language ou un système de notes pour assurer le suivi.

Q : Les invités peuvent-ils répondre (RSVP) sans avoir été ajoutés à la liste au préalable ? R : Pour des invitations personnalisées, les invités doivent d’abord être ajoutés à votre liste afin de recevoir leur lien RSVP unique. Toutefois, si vous activez la fonctionnalité Registration Form feature, les invités peuvent s’inscrire eux-mêmes via un lien public — ils seront automatiquement ajoutés à votre liste d’invités lorsqu’ils auront terminé le formulaire.

Q : Que se passe-t-il si je téléverse un CSV avec des invités en double ? R : Le système vous signalera les doublons. Vous pouvez choisir de les ignorer ou de mettre à jour les entrées existantes.

Q : Puis-je importer des invités avec des tags déjà appliqués ? R : Oui. Ajoutez une colonne Tags à votre CSV avec des noms de tags séparés par des barres verticales (par ex., Family|VIP). Tout tag qui n’existe pas encore pour l’événement est créé automatiquement avec une couleur par défaut. Flux complet : consultez l’article Guest Tags article.

Q : Les tags sont-ils inclus lorsque j’exporte les invités ? R : Oui — l’export CSV (noms séparés par des barres verticales) et l’export PDF (liste séparée par des virgules dans une colonne Tags) incluent tous les tags appliqués à l’invité. Vous pouvez réimporter le CSV pour restaurer les tags.

Q : Comment taguer de nombreux invités en une seule fois ? R : Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les invités souhaités, puis cliquez sur "Apply tags" dans la barre d’outils de sélection. Vous pouvez ajouter, supprimer ou remplacer des tags sur l’ensemble des invités sélectionnés en un clic.