כיצד להשתמש בתגיות אורחים

תגיות אורחים הן תוויות צבעוניות שאפשר לצרף לכל אורח — למשל "משפחה", "VIP", "עמיתים", "מלווים", "אינסטגרם". לאחר שלאורח יש תגיות, תוכלו לסנן את רשימת האורחים לפיהן, להקצות אותן בכמות גדולה למספר אורחים בו־זמנית, ואף להחיל אותן אוטומטית על אנשים שנרשמים בעצמם דרך קישור הרשמה ספציפי.

השתמשו בתגיות עבור:

• פילוח רשימת האורחים (לדוגמה: לראות רק משפחה, רק ספקים, או רק אורחים שסירבו אך נשאו תגית VIP)
• שיוך מקור — לדעת מאיזה קישור הרשמה או ערוץ הגיע כל RSVP
• עבודת הכנה — לתייג אורחים לפי קבוצת שולחן, צרכים תזונתיים או דרישות נגישות
• פעולות מרוכזות — לשלוח תזכורות רק לפלח מסוים בלי לחשוף את פרטי הקשר של כולם

יצירת התגית הראשונה שלכם

1. היכנסו ללוח הבקרה של האירוע בכתובת dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע ולחצו "RSVP" בסרגל הצד
3. לחצו על לשונית "Guests"
4. בשורת סינון התגיות שמעל מסנני הסטטוס, לחצו "Manage tags" (או על הצ׳יפ המקווקו "+ New tag")
5. ייפתח חלון מודאלי. בכרטיס "Create tag":
   • הזינו Name (עד 50 תווים, למשל "Family")
   • בחרו Color מהפלטה
   • לחצו Create tag

התגית החדשה תופיע ברשימה שמתחת. תוכלו להמשיך ליצור תגיות נוספות בלי לצאת מהמודאל.

עריכה ומחיקה של תגיות

במודאל הניהול, כל תגית קיימת מציגה:

• אייקון עיפרון כדי לשנות שם ולשנות צבע ישירות
• אייקון פח אשפה אדום כדי למחוק

מחיקת תגית מסירה אותה מכל האורחים באופן מיידי (התגיות האחרות שלהם נשארות). גם כל קישור הרשמה שהתגית הייתה ברשימת ההחלה האוטומטית שלו מתנקה בהתאם. RSVPs שנרשמו לפני המחיקה שומרים את שאר התגיות שהיו להם — רק התגית שנמחקה מוסרת.

תגיות מוגדרות ברמת אירוע יחיד. יצירת תגית "VIP" לחתונה אחת לא תגרום לה להופיע באירוע אחר.

החלת תגיות על אורחים

אפשר לצרף תגיות בארבע דרכים — בחרו את הדרך שמתאימה לרגע.

1. ישירות בשורה של אורח

בשורה של כל אורח (טבלת דסקטופ או כרטיס במובייל), הסתכלו בעמודת Tags. לחצו על כפתור + Add tag כדי לפתוח תפריט נפתח קטן:

1. סמנו את התגיות שברצונכם להחיל
2. לחצו על כפתור Save הירוק

תגיות קיימות מוצגות כצ׳יפים צבעוניים בשורה לצד הכפתור. לחצו שוב על הכפתור כדי לשנות אותן.

2. החלה מרוכזת על מספר אורחים

כאשר צריך לתייג עשרות אורחים בבת אחת:

1. סמנו אורחים באמצעות תיבות הסימון משמאל לכל שורה
2. בסרגל הבחירה האדום שמופיע, לחצו "Apply tags"
3. בחרו mode:
   • Add — הוספת התגיות שנבחרו בנוסף למה שכבר יש לכל אורח
   • Remove — הסרת התגיות שנבחרו מכל אורח
   • Replace — מחיקת כל תגיות האורח והגדרה מחדש בדיוק לפי הרשימה שנבחרה
4. סמנו את התגיות
5. לחצו על כפתור Save הירוק

הסרגל מציג כמה אורחים יושפעו (Apply to 23 selected).

3. דרך ייבוא CSV

בעת העלאת רשימת אורחים, הוסיפו עמודת Tags עם שמות תגיות מופרדים באמצעות קו אנכי (pipe):

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

כל שם תגית שעדיין לא קיים באירוע שלכם ייווצר אוטומטית עם צבע ברירת מחדל — תוכלו להתאים את הצבע מאוחר יותר. ראו Manage Your Guest List → CSV Format עבור פירוט מלא של העמודות.

4. אוטומטית דרך קישור הרשמה

זהו תהליך העבודה החזק ביותר: תנו לכל קישור הרשמה תגית משלו. כל אורח שנרשם בעצמו דרך ה־URL הזה יתויג אוטומטית. כך תוכלו לקבל שיוך מקור נקי לכל ערוץ בלי עבודה ידנית.

ראו Registration Form → Auto-Applying Tags להגדרה המלאה.

סינון רשימת האורחים לפי תגיות

שורת סינון התגיות נמצאת מעל מסנני הסטטוס (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) בלשונית Guests.

1. לחצו על צ׳יפ של תגית כדי להפעיל את הסינון — רק אורחים עם התגית הזו יוצגו ברשימה
2. לחצו על מספר צ׳יפים כדי לסנן לפי כמה תגיות
3. כאשר יותר מתגית אחת פעילה, יופיע מתג Any / All:
   • Any — התאמת אורחים שיש להם לפחות אחת מהתגיות שנבחרו
   • All — התאמת אורחים שיש להם את כל התגיות שנבחרו
4. לחצו "Clear tag filter" כדי להסיר את כל מסנני התגיות בבת אחת

מסנני תגיות נערמים יחד עם מסנן הסטטוס ושורת החיפוש, כך שתוכלו לענות במהירות על שאלות כמו "הציגו לי את כל ה־VIPs שאישרו והגיעו מאינסטגרם".

ייצוא וגיבוי תגיות

תגיות כלולות בשני פורמטי הייצוא:

• ייצוא CSV — רשימה מופרדת באמצעות קו אנכי בעמודת Tags (לדוגמה, Family|VIP). תוכלו לייבא מחדש את ה־CSV כדי לשחזר תגיות באירוע אחר, או לערוך בגיליון נתונים את עמודת התגיות ולהעלות מחדש
• ייצוא PDF — רשימה מופרדת בפסיקים בעמודת Tags ייעודית ברשימת האורחים המודפסת, שימושי כדף בדיקה בכניסה לאירוע

שיטות עבודה מומלצות

שמרו על רשימת תגיות קצרה

קומץ תגיות שנבחרו היטב עדיף על עשרות תגיות חופפות. סטים מומלצים להתחלה:

• לפי קשר — Family, Friends, Colleagues, Plus-ones
• לפי ערוץ — Website, Instagram, Family list, Work list (שלבו עם תגיות הרשמה לכל קישור בנפרד)
• לפי לוגיסטיקה — VIP, Vendor, Kids, Accessibility
• לפי נסיעה — Local, Flying in, Staying at hotel

צרו תגיות לפני שיתוף קישורי הרשמה

אם אתם מתכננים להחיל תגיות אוטומטית על קישור הרשמה, צרו את התגיות קודם — אחרת עורך קישור ההרשמה יציג בורר ריק ותצטרכו לחזור ולערוך את הקישור אחרי יצירת התגית.

שלבו עם מסננים כדי להניע תקשורת

סננו את הרשימה לתגית אחת + סטטוס אחד (למשל "Family + Not Answered"), ואז השתמשו בכפתורי ההעתקה או WhatsApp בכל שורת אורח כדי לשלוח תזכורות מותאמות. הרשימה המסוננת היא מה שעליו אתם פועלים.

חשבו פעמיים לפני מחיקת תגית

מחיקה היא מיידית וקבועה. אם אתם רק מנקים שמות (למשל "vip" → "VIP"), השתמשו באייקון העריכה כדי לשנות שם במקום — כך נשמרת ההקצאה לכל האורחים.

שאלות נפוצות

ש: כמה תגיות אפשר ליצור לכל אירוע? ת: עד 50 לכל אירוע.

ש: האם יש מגבלת תווים לשמות תגיות? ת: כן — 50 תווים. שמות קצרים נראים טוב יותר כצ׳יפים ושומרים על שורת הסינון מסודרת.

ש: האם לשתי תגיות יכול להיות אותו שם? ת: לא, שמות ייחודיים בתוך אירוע. ניסיון ליצור תגית שנייה עם שם קיים יציג שגיאה כדי שלא תיצרו כפילות בטעות.

ש: מה קורה כשמוחקים תגית? ת: התגית מוסרת מכל אורח שהיה לו אותה, מוסרת מכל רשימת ההחלה האוטומטית של קישורי הרשמה, ונמחקת לצמיתות. תגיות אחרות אצל אותם אורחים לא משתנות. אין אפשרות לבטל.

ש: האם אורחים שנרשמו בעצמם מקבלים תגיות אוטומטית? ת: כן, אם לקישור ההרשמה שבו השתמשו הוגדרו תגיות. ראו Registration Form → Auto-Applying Tags.

ש: האם לאורח יכולה להיות יותר מתגית אחת? ת: כן, אורח יכול לשאת מספר בלתי מוגבל של תגיות. כולן מוצגות כצ׳יפים בשורה.

ש: האם אפשר לשנות שם של תגית בלי לאבד את ההקצאות שלה? ת: כן. לחצו על אייקון העיפרון במודאל Manage tags, שנו את השם ושמרו. כל אורח שומר את התגית והצבע נשאר עקבי.

ש: האם לצבעי תגיות יש משמעות? ת: לא — הצבעים הם חזותיים בלבד. בחרו מה שעוזר לעין שלכם לסרוק את הרשימה במהירות. אנחנו ממליצים על צבעים בעלי ניגודיות גבוהה (ורוד, זהב, ירוק) לתגיות שתסננו לפיהן לעיתים קרובות.

ש: האם אפשר להשתמש באותה תגית בכמה אירועים? ת: לא, תגיות הן לפי אירוע. כך ניקוי באירוע אחד לא ישפיע על אחר, ותוכלו לתייג דברים ייחודיים לאירוע כמו "Welcome dinner" או "After-party".

ש: האם ייבוא CSV יוצר תגיות אם הן לא קיימות? ת: כן. כל שם תגית בעמודת Tags שאינו קיים עדיין באירוע ייווצר עם צבע אפור כברירת מחדל. תוכלו לשנות שם או צבע מאוחר יותר במנהל.

ש: האם תגיות גלויות לאורחים? ת: לא. תגיות מיועדות למארגנים בלבד. אורחים לא רואים את התגיות שמצורפות אליהם בהזמנות, בעמודי הרשמה או במיילי אישור.

ש: האם אפשר לסנן אורחים לפי "אין להם תגית X"? ת: לא ישירות, אבל אפשר להתקרב לזה: להפעיל את כל שאר התגיות במצב All — לא רגע, זה מסתבך. הדרך הפשוטה ביותר כיום היא לייצא את ה־CSV ולסנן בגיליון נתונים.

ש: מה ההבדל בין תגית לבין סטטוס RSVP? ת: סטטוס הוא סט קבוע (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) שמשקף את תגובת האורח. תגיות הן תוויות חופשיות שאתם ממציאים — מכל דבר כמו "Family" ועד "Needs wheelchair access". אפשר לסנן לפי שניהם יחד.