תתי-אירועים והטבות מיוחדות

אירועים בעולם האמיתי כמעט אף פעם לא מתרחשים ברגע אחד. בחתונה יש טקס, קבלת פנים, לפעמים ארוחת קבלת פנים בערב שלפני ובראנץ׳ בבוקר שאחרי. כנס שנמשך כמה ימים כולל אירוע מרכזי, ארוחת נטוורקינג ל‑VIP, ומסלול סדנאות שרק חלק מהמשתתפים יכולים לגשת אליו. יום הולדת עגול יכול לכלול מפגש משפחתי פרטי ומסיבת אפטר פתוחה.

תתי-אירועים והטבות מיוחדות מאפשרים לכם למודל את המציאות הזו בתוך הזמנה אחת של Fotify. כל אורח רואה רק מה שרלוונטי אליו — את הטקס שאליו הוזמן, את האפטר שאליו הוא זכאי, וההטבות שסידרתם עבור הקבוצה שלו (הנחה במלון, קרדיט לתחבורה, מתנת קבלת פנים).

בטא: הפיצ׳ר הזה מושק בהדרגה בגרסת בטא. אנחנו משתפרים במהירות על בסיס משוב מהמארגנים — אם משהו מרגיש לא תקין, פנו לתמיכה ואנו נעדיף לטפל בכך בעדיפות גבוהה.

מה פותרים תתי-אירועים והטבות מיוחדות

תתי-אירועים הם חוויות-בת בתוך האירוע הראשי שלכם. לכל אחד מהם יש:

• שם, תיאור, תמונה, קוד לבוש, צבע הדגשה
• תאריך, שעה, מיקום עם קישור למפה
• כללי RSVP: מועד אחרון, מלווים (plus-ones), קיבולת, רשימת המתנה
• כללי גישה: ציבורי או מוגבל-תגיות
• קוד גישה אופציונלי לתת-אירועים "סודיים"
• תלות אופציונלית בתת-אירוע אחר (למשל "חובה לאשר קודם את הטקס")

הטבות מיוחדות הן הטבות שתיאמתם עבור חלק מהאורחים או עבור כולם. אפשר לחשוב עליהן כמו מסלול VIP של האירוע:

• בלוק חדרים במלון עם קוד הנחה קבוצתי
• קרדיט Uber בסך $40 למשפחה שמגיעה מחוץ לעיר
• ארוחת ערב קבלת פנים כלולה (ללא צורך ב-RSVP נוסף)
• גישה לטרקלין VIP עבור חברי מסיבת החתונה
• כניסה לספא עבור 20 האורחים הראשונים שיממשו אותה

הטבות מוצגות באופן פרטי בהזמנה של כל אורח — האורחים רואים רק את מה שהוקצה להם.

איפה למצוא את זה בלוח הבקרה

1. פתחו את האירוע שלכם בכתובת dashboard.fotify.app
2. עברו אל RSVP בסרגל הצד
3. לחצו על לשונית Sub-events & VIP (חפשו את תגית Beta)

תראו שני אזורים: Sub-events למעלה ו‑Special treatments מתחת. הם מנוהלים בנפרד — אפשר להזמין אורח לתת-אירוע בלי להעניק לו הטבות, או להעניק הטבה בלי להזמין אותו לתת-אירוע כלשהו.

שימו לב: תתי-אירועים והטבות מיוחדות הם חלק ממערך הפיצ׳רים הפרימיום. הם זמינים באירועים שנמצאים במסלול בתשלום (אשראי) או שיש להם מנוי פעיל. אם האירוע שלכם עדיין לא זכאי, הלשונית תציג כרטיס שדרוג במקום העורך.

שלב 1: יצירת תת-האירוע הראשון שלכם

לחצו על Add sub-event בלוח Sub-events. ייפתח מגש צד עם עורך.

בסיס

• Name — מה שהאורחים רואים ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
• Description — פסקה קצרה שמוצגת בכרטיס ובחלון פרטי האירוע
• Photo URL — תמונת כיסוי לכרטיס (כל כתובת URL ציבורית של תמונה תעבוד; אנו ממליצים על יחס 3:2 או 16:9)
• Accent color — משמש לפס ההכותרת של הכרטיס ולכפתור Accept

מתי ואיפה

• Starts at / Ends at — חלון הזמן של תת-האירוע
• Location name + Address — מה שיוצג; אם תדביקו גם קישור Google Maps בשדה map URL, השם יהפוך לקישור לחיץ
• Dress code — מוצג כתגית קטנה (chip) על הכרטיס

כללי RSVP

• Requires RSVP — כאשר מופעל, האורחים חייבים לאשר או לדחות. כאשר כבוי, הכרטיס הוא אינפורמטיבי בלבד (ללא כפתורים).
• RSVP deadline — לאחר תאריך זה, כפתורי Accept/Decline נעלמים.
• Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — מגביל כמה אנשים מאותה קבוצה יכולים להגיע. השאירו ריק עבור "ללא הגבלה (עד לגודל הקבוצה)".
• Capacity — מספר המקומות הכולל בכל הקבוצות. השאירו ריק ללא הגבלה.
• Enable waitlist — כאשר הקיבולת מלאה, RSVPs חדשים נכנסים לרשימת המתנה ממוספרת במקום להידחות.

כללי גישה

זה מה שהופך תתי-אירועים לעוצמתיים — אתם מחליטים מי יכול לבצע RSVP:

• Anyone with an RSVP (public) — כל אורח באירוע הראשי רואה את תת-האירוע.
• Guests with specific tags (tag-gated) — רק אורחים עם לפחות אחת מהתגיות שנבחרו יכולים לראות ולבצע RSVP. שלבו עם תגיות אורחים כמו family, wedding-party, או out-of-town כדי לבצע סגמנטציה נקייה. כדי להגביל תת-אירוע לאורח יחיד, תנו לו תגית ייעודית (למשל vip) והגדירו את ההגבלה על פיה.

קודי גישה — לתת-אירועים בהפתעה

לתתי-אירועים מוגבלי-תגיות, ניתן להגדיר באופן אופציונלי Access code. גם לאחר שאורח מתאים לפי תגית, הוא לא יראה את כרטיס תת-האירוע עד שיזין את הקוד בשדה "Have a code?" בתחתית ההזמנה שלו. השתמשו בזה למסיבות הפתעה, חדרים סודיים אחרי שעות, או חשיפות רק בשביל הכיף.

תלות

אם לאירוע שלכם יש סדר לוגי — למשל, קבלת הפנים הגיונית רק לאורחים שמגיעים לטקס — הגדירו בשדה "Requires acceptance of" של קבלת הפנים את הטקס. השרת יחסום RSVPs לקבלת הפנים עד שהאירוע ההורה יאושר.

שמירה

לחצו על Save. תת-האירוע יופיע בלוח עם סרגל התקדמות לקיבולת ותגית סטטוס. לחצו עליו כדי לערוך שוב בכל עת.

איך גודל הקבוצה ומלווים (plus-ones) עובדים יחד

שתי מגבלות חלות בו-זמנית על כל RSVP לתת-אירוע:

• ה־Max plus-ones של תת-האירוע — המגבלה לכל RSVP שהגדרתם (למשל "מקסימום מלווה אחד לאפטר").
• גודל הקבוצה המאושר של האורח — כמה אנשים הם אישרו ב‑RSVP הראשי.

המגבלה האפקטיבית היא הנמוכה מבין השתיים. לכן אם ב‑RSVP הראשי אושרו 2 מתוך 3 מוזמנים, ותת-האירוע מאפשר עד 3 מלווים, האורח עדיין יוכל להביא רק 2 אנשים לתת-האירוע. אם דוחים את ה‑RSVP הראשי, תתי-האירועים מוסתרים לחלוטין — אין גרסה של "מדלגים על הטקס אבל באים למסיבה".

ציון שמות המשתתפים

כאשר אורח מאשר תת-אירוע, הוא מתבקש להזין את השמות של כל משתתף מהקבוצה שלו. אם הפעלתם Collect guest names ב‑RSVP הראשי, השמות ימולאו מראש — האורחים יכולים להשאיר אותם, לערוך או להחליף.

אותו הדבר חל על הטבות מיוחדות: כאשר הטבה משתמשת בקוד ייחודי לכל אורח, האורח בוחר על אילו חברי הקבוצה שלו ההטבה חלה. קרדיט Uber בסך $40 עבור 2 מתוך 4 בני משפחה עובד בדיוק כפי שמצופה.

שלב 2: יצירת הטבה מיוחדת

בלוח Special treatments, לחצו על Add treatment. בחרו סוג — הטופס יתארגן מחדש בהתאם למה שתבחרו:

Type — איזה סוג הטבה זו?

Type	מתי להשתמש
Badge	לצורכי הוקרה בלבד ("VIP Guest", "Wedding party") — ללא מימוש, רק מוצג
Discount code	בלוק חדרים במלון, 20% הנחה במסעדה, קופון קמעונאי
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	ארוחת ערב קבלת פנים, שעת צילום, סשן ספא — כבר שולם על ידכם
Lodging / hotel	בלוק חדרים במלון עם קישור להזמנה
Transportation	איסוף בשאטל, פרטי העברה משדה התעופה
Gift	תיק קבלת פנים, כרטיס מתנה, מתנה מותאמת
Ticket / pass	כרטיס VIP, גישה מאחורי הקלעים, צמיד גישה מלאה
Concierge contact	מספר WhatsApp או איש קשר לכל צורך
Custom	כל דבר שלא מתאים לקטגוריות למעלה

Category — איך זה מקובץ בהזמנה

כל הטבה משויכת גם לקטגוריה — Stay, Travel, Experience, Gift, Service, או Recognition. בהזמנה של האורח, ההטבות מקובצות ויזואלית לפי קטגוריה, כך ש-"Where to stay" מציג יחד את אפשרויות המלון שלכם ו-"Getting there" מקבץ הטבות תחבורה.

Provider, value, validity

• Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — מוצג ככותרת משנה על הכרטיס
• Value + Currency — אופציונלי, למשל "$40 USD" מוצג כתג מחיר
• Valid from / Valid until — אם הוגדר, חלון המימוש נאכף בצד השרת
• Limited quantity — השאירו ריק ללא הגבלה; הגדירו מספר עבור כל הקודם זוכה (למשל "First 20 guests get a spa pass")

איך אורחים מממשים

בחרו Redemption mode:

• No redemption (display only) — מידע בלבד, ללא תהליך מימוש
• Shared code for all guests — קוד אחד שכולם רואים ("WEDDING2026") עם כתובת URL אופציונלית להזמנה
• Unique code per guest — שליפה של קוד אחד מהמאגר לכל אורח (מעולה לקודי פרומו מותאמים של Uber/Lyft)
• Redemption URL — כפתור שמפנה לדף הזמנה
• Contact someone — הנחיות ליצירת קשר
• QR voucher — קוד QR חד-פעמי למימוש במקום

כשאתם בוחרים Unique code per guest, יופיע מנהל מאגר קודים בתחתית המגש. הדביקו קודים (אחד בכל שורה או מופרדים בפסיקים) ולחצו על Import codes, או לחצו על Generate 25 codes כדי ש-Fotify ייצור אותם עבורכם. כל אורח שמממש מקבל קוד ייחודי אחד מהמאגר — כל הקודם זוכה.

מי מקבל את זה

• Assign to tags — כל אורח עם אחת מהתגיות שנבחרו יקבל את ההטבה אוטומטית.
• Targeting one or a few guests — צרו תגית ייעודית (למשל vip), החילו אותה רק על אותם אורחים ב-רשימת האורחים, ושייכו את ההטבה לתגית הזו.

מה האורח רואה

תתי-אירועים והטבות מיוחדות מוסתרים עד שהאורח מאשר את ה‑RSVP הראשי. זה מכוון: כך הרושם הראשוני נשאר ממוקד באירוע המרכזי ונמנעת "טעימה" של תוספות עבור אורחים שדוחים.

לאחר שהאורח מקיש Accept ב‑RSVP הראשי:

1. הוא רואה טוסט רגיל של "Thanks for confirming!".
2. כ‑2 שניות לאחר מכן, אם יש לו תתי-אירועים או הטבות זמינים, מופיע טוסט נוסף: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
3. אזור Other moments for you חושף את כרטיסי תתי-האירועים, לפי הסדר שהגדרתם.
4. אזור Just for you מציג את ההטבות שהוקצו לו, מקובצות לפי קטגוריה, עם כפתורי העתקה ללוח עבור קודים ו‑URLs למימוש.

אורחים שלא הוקצו להם תוספות לא יראו אף אחד מהאזורים ולא יראו את הטוסט הנוסף.

זרימת RSVP לתת-אירוע

כל כרטיס תת-אירוע מציג את התמונה, התאריך, המיקום, קוד הלבוש, וסטטוס הקיבולת (עם רמז "spots left" כשמספר המקומות הנותרים נמוך). מתחת לזה, האורח:

1. בוחר כמה אנשים מהקבוצה שלו מגיעים (מוגבל לפי גודל הקבוצה המאושר ומגבלת ה‑plus-one של תת-האירוע)
2. מאשר שמות עבור כל משתתף (ממולא מראש מה‑RSVP הראשי אם אספתם שמות)
3. מקיש Accept או Decline

לאחר השליחה, הכרטיס מציג תגית סטטוס — Going, Not going, או Waitlisted #3 אם הקיבולת הגיעה למקסימום ורשימת ההמתנה מופעלת.

זרימת מימוש הטבה

הטבות מסוג תצוגה בלבד וקוד משותף אינן דורשות מימוש — הן מופיעות מיד עם כפתור Copy לקוד. עבור הטבות בכמות מוגבלת או עם קוד ייחודי, האורח מקיש Claim כדי לשמור את המקום שלו. אם ההטבה מאפשרת לציין למי היא חלה, האורח מסמן קודם את התיבות עבור חברי הקבוצה שעליהם ההטבה מכסה.

מעקב אחרי תגובות וייצוא CSV

פתחו כל תת-אירוע או הטבה מתוך אזור לוח הבקרה כדי לראות סטטיסטיקות בזמן אמת בתוך מגירת העורך:

• Sub-events: ספירות של אישרו, דחו, ברשימת המתנה, וממתינים — וכן כפתור Export CSV שמוריד את כל התגובות עם פרטי קשר של האורח, שמות המשתתפים, וחותמות זמן.
• Special treatments: ספירות של הוקצו, מומשו (claimed), ונפדו (redeemed) — עם Export CSV שכולל קודים ייחודיים, למי ההטבה חלה, ומצב מימוש.

קובצי CSV משתמשים בנקודה-פסיק כמפריד (בדומה לייצוא רשימת האורחים הראשית) ונפתחים בצורה נקייה ב‑Excel, Numbers ו‑Google Sheets.

טיפים ודפוסים

זרימה מרובת ימים לחתונה

ברירת מחדל מצוינת לחתונות:

• Welcome dinner (Friday) — מוגבל-תגיות ל-out-of-town-family. קיבולת 30.
• Ceremony (Saturday afternoon) — ציבורי, ללא מלווים מעבר לגודל הקבוצה.
• Reception (Saturday evening) — ציבורי, תלוי באישור הטקס.
• Sunday brunch (Sunday morning) — מוגבל-תגיות ל-wedding-party + immediate-family.

שלבו עם הטבות:

• "Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → תגית out-of-town-family
• "$40 Uber credit (unique per guest)" → תגית out-of-town-family
• "Welcome bag at your hotel" → תגית wedding-party
• "VIP lounge access" → תגית wedding-party

מסלול VIP לכנס

• Main conference — ציבורי
• VIP networking dinner (Thursday night) — מוגבל-תגיות ל-vip, קיבולת 50, תלות בכך שהאירוע הראשי אושר
• Speaker breakfast (Friday) — מוגבל-תגיות ל-speakers

הטבות:

• "Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → תגית out-of-town
• "Backstage pass" (limited quantity 25) → כל הקודם זוכה, ללא תגית

אירוע הפתעה

• הגבילו את ההפתעה לפי תגיות לרשימה קטנה של חברים קרובים + הגדירו Access code. החברים עדיין יצטרכו להזין את הקוד בהזמנה שלהם כדי לראות את הכרטיס. שאר האורחים לא יידעו כלל שהוא קיים.

שאלות נפוצות

ש: האם אורח יכול לבצע RSVP לתת-אירוע בלי לאשר את האירוע הראשי? ת: לא. תתי-אירועים מופיעים רק לאחר אישור ה-RSVP הראשי. דחיית ה-RSVP הראשי מסתירה את כל התוספות.

ש: מה קורה אם אני משנה את הקיבולת של תת-אירוע אחרי שאנשים כבר ביצעו RSVP? ת: תגובות שאושרו ונקלטו נשארות תקפות. RSVPs חדשים נבדקים מול הקיבולת החדשה. אם תורידו את הקיבולת מתחת למספר הנוכחי, אף אחד לא יוסר — אבל האדם הבא שינסה לבצע RSVP ייחסם או ייכנס לרשימת המתנה (בהתאם להגדרות שלכם).

ש: האם אפשר להעניק הטבה לאורח ספציפי אחד בלבד? ת: הטבות מוקצות לפי תגית. כדי למקד לאורח יחיד, צרו תגית ייעודית (למשל vip), החילו אותה על אותו אורח ברשימת האורחים, ואז שייכו את ההטבה לתגית הזו. אותה שיטה עובדת גם להגבלת תת-אירוע לאורחים מסוימים.

ש: האם אורחים מקבלים תזכורת במייל או ב-SMS לגבי תתי-אירועים? ת: גרסת הבטא הנוכחית מציגה תתי-אירועים בהזמנה עצמה. תזכורות לכל תת-אירוע נמצאות בתכנון — נחבר אותן למנגנון התזמון הקיים של SMS/מייל.

ש: האם אורחים יכולים לשנות את דעתם אחרי שאישרו תת-אירוע? ת: כן, עד למועד האחרון ל-RSVP של תת-האירוע. דחייה פשוט מחליפה את הסטטוס — המקום משתחרר בחזרה אל הקיבולת, וה-RSVP הבא ברשימת ההמתנה יכול להתקדם.

ש: מה לגבי תרגומים? אני מפיק אירועים בכמה שפות. ת: מחרוזות הממשק מתורגמות יחד עם שאר לוח הבקרה וההזמנה. שמות תתי-אירועים, תיאורים, קודי לבוש ותוכן ההטבות נשמרים במסד הנתונים בכל שפה שתכתבו בהם — איננו מתרגמים אוטומטית תוכן משתמש.

ש: איך הפורמטים של הייצוא? ת: קובץ CSV מופרד בנקודה-פסיק, בקידוד UTF-8, באותו פורמט כמו הייצוא של רשימת האורחים הראשית. העמודות כוללות פרטי קשר של האורח, סטטוס, שמות משתתפים, תגיות וחותמות זמן. ייצוא הטבות כולל גם קודים ייחודיים ומצב מימוש.

צעדים הבאים

• Customize your RSVP invitation כדי להגדיר את תבנית העיצוב והאזורים המרכזיים
• Manage your guest list and tags — תגיות הן הבסיס לכללי הגישה לתת-אירועים
• Collect guest names ב‑RSVP הראשי כדי שהם יתמלאו אוטומטית בתגובות לתת-אירועים
• יש לכם משוב על הבטא? פנו דרך הווידג׳ט של הצ׳אט בלוח הבקרה — אנחנו קוראים כל הודעה.