תתי-אירועים והטבות מיוחדות

אירועים בעולם האמיתי כמעט אף פעם לא מתרחשים ברגע אחד. בחתונה יש טקס, קבלת פנים, לפעמים ארוחת קבלת פנים בערב שלפני ובראנץ׳ בבוקר שאחרי. כנס שנמשך כמה ימים כולל אירוע מרכזי, ארוחת נטוורקינג ל‑VIP, ומסלול סדנאות שרק חלק מהמשתתפים יכולים לגשת אליו. יום הולדת עגול יכול לכלול מפגש משפחתי פרטי ומסיבת אפטר פתוחה.

תתי-אירועים והטבות מיוחדות מאפשרים לכם למודל את המציאות הזו בתוך הזמנה אחת של Fotify. כל אורח רואה רק מה שרלוונטי אליו — את הטקס שאליו הוזמן, את האפטר שאליו הוא זכאי, וההטבות שסידרתם עבור הקבוצה שלו (הנחה במלון, קרדיט לתחבורה, מתנת קבלת פנים).

בטא: הפיצ׳ר הזה מושק בהדרגה בגרסת בטא. אנחנו משתפרים במהירות על בסיס משוב מהמארגנים — אם משהו מרגיש לא תקין, פנו לתמיכה ואנו נעדיף לטפל בכך בעדיפות גבוהה.

מה תתי-אירועים והטבות מיוחדות פותרים

תתי-אירועים הם חוויות-בן בתוך האירוע הראשי שלכם. לכל אחד מהם יש:

• שם, תיאור, תמונה, קוד לבוש, צבע הדגשה
• תאריך, שעה, מיקום עם קישור למפה
• כללי RSVP: דדליין, מלווים, קיבולת, רשימת המתנה
• כללי גישה: ציבורי, מוגבל לפי תגיות, או לפי אורח ספציפי
• קוד גישה אופציונלי לתתי-אירועים "סודיים"
• תלות אופציונלית בתת-אירוע אחר (למשל "חייב/ת לאשר קודם את הטקס")

הטבות מיוחדות הן פרקים שסידרתם לחלק מהאורחים או לכולם. אפשר לחשוב עליהן כמו מסלול VIP של האירוע:

• בלוק חדרים במלון עם קוד הנחה קבוצתי
• קרדיט Uber בסך $40 לבני משפחה שמגיעים מחוץ לעיר
• ארוחת קבלת פנים כלולה (בלי צורך ב‑RSVP נוסף)
• גישה לטרקלין VIP עבור מלווי החתונה
• כרטיס ספא ל‑20 האורחים הראשונים שמממשים אותו

הטבות מוצגות באופן פרטי בהזמנה של כל אורח — אורחים רואים רק מה שהוקצה להם.

איפה למצוא את זה בלוח הבקרה

1. פתחו את האירוע שלכם בכתובת dashboard.fotify.app
2. עברו אל RSVP בסרגל הצד
3. לחצו על לשונית Sub-events & VIP (חפשו את תגית Beta)

תראו שני אזורים: Sub-events למעלה ו‑Special treatments מתחת. הם מנוהלים בנפרד — אפשר להזמין אורח לתת-אירוע בלי להעניק לו הטבות, או להעניק הטבה בלי להזמין אותו לתת-אירוע כלשהו.

שימו לב: תתי-אירועים והטבות מיוחדות הם חלק ממערך הפיצ׳רים הפרימיום. הם זמינים באירועים שנמצאים במסלול בתשלום (אשראי) או שיש להם מנוי פעיל. אם האירוע שלכם עדיין לא זכאי, הלשונית תציג כרטיס שדרוג במקום העורך.

שלב 1: יצירת תת-האירוע הראשון

לחצו על Add sub-event באזור Sub-events. ייפתח מגירת צד עם העורך.

בסיס

• Name — מה שהאורחים רואים ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
• Description — פסקה קצרה שמוצגת בכרטיס ובחלון הפרטים
• Photo URL — תמונת קאבר לכרטיס (כל URL ציבורי של תמונה עובד; מומלץ יחס 3:2 או 16:9)
• Accent color — משמש לפס הכותרת של הכרטיס ולכפתור Accept

מתי ואיפה

• Starts at / Ends at — חלון הזמן עבור תת-האירוע
• Location name + Address — מה להציג; אם תדביקו גם קישור Google Maps בשדה map URL, השם יהפוך לקישור לחיץ
• Dress code — מוצג כתגית (chip) על הכרטיס

כללי RSVP

• Requires RSVP — כשהאפשרות פעילה, האורחים חייבים לאשר או לדחות. כשהיא כבויה, הכרטיס אינפורמטיבי בלבד (ללא כפתורים).
• RSVP deadline — אחרי תאריך זה, כפתורי Accept/Decline נעלמים.
• Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — מגביל כמה אנשים מאותה קבוצה יכולים להגיע. השאירו ריק ל‑"ללא הגבלה (עד גודל הקבוצה)".
• Capacity — מספר המקומות הכולל לכל הקבוצות יחד. השאירו ריק ללא הגבלה.
• Enable waitlist — כשהקיבולת מלאה, אישורי RSVP חדשים נכנסים לרשימת המתנה ממוספרת במקום להידחות.

כללי גישה

זה מה שהופך תתי-אירועים לעוצמתיים — אתם מחליטים מי יכול לבצע RSVP:

• Anyone with an RSVP (public) — כל אורח של האירוע הראשי רואה את תת-האירוע.
• Guests with specific tags (tag-gated) — רק אורחים עם לפחות אחת מהתגיות שנבחרו יכולים לראות ולבצע RSVP. שלבו עם תגיות אורחים כמו family, wedding-party, או out-of-town כדי לפלח בצורה נקייה.
• Only specific guests (explicit) — מוסתר לחלוטין כברירת מחדל. אתם מעניקים גישה באופן אישי מתוך לשונית Guests.

קודי גישה — לתתי-אירועים בהפתעה

בתתי-אירועים מוגבלים לפי תגיות, אפשר להגדיר אופציונלית Access code. גם לאחר שאורח תואם לפי תגית, הוא לא יראה את כרטיס תת-האירוע עד שיזין את הקוד בשדה "Have a code?" בתחתית ההזמנה שלו. השתמשו בזה למסיבות הפתעה, חדרים סודיים אחרי שעות, או חשיפות כיפיות.

תלות

אם לאירוע שלכם יש סדר הגיוני — למשל, קבלת הפנים הגיונית רק לאורחים שמגיעים לטקס — הגדירו בשדה "Requires acceptance of" של קבלת הפנים את הטקס. השרת יחסום RSVPs לקבלת הפנים עד שתת-האירוע ההורה יאושר.

שמירה

לחצו על Save. תת-האירוע יופיע באזור עם פס התקדמות קיבולת ותגית סטטוס. לחצו עליו כדי לערוך שוב בכל עת.

איך גודל הקבוצה ומלווים (plus-ones) עובדים יחד

שתי מגבלות חלות בו-זמנית על כל RSVP לתת-אירוע:

• ה־Max plus-ones של תת-האירוע — המגבלה לכל RSVP שהגדרתם (למשל "מקסימום מלווה אחד לאפטר").
• גודל הקבוצה המאושר של האורח — כמה אנשים הם אישרו ב‑RSVP הראשי.

המגבלה האפקטיבית היא הנמוכה מבין השתיים. לכן אם ב‑RSVP הראשי אושרו 2 מתוך 3 מוזמנים, ותת-האירוע מאפשר עד 3 מלווים, האורח עדיין יוכל להביא רק 2 אנשים לתת-האירוע. אם דוחים את ה‑RSVP הראשי, תתי-האירועים מוסתרים לחלוטין — אין גרסה של "מדלגים על הטקס אבל באים למסיבה".

ציון שמות המשתתפים

כאשר אורח מאשר תת-אירוע, הוא מתבקש להזין את השמות של כל משתתף מהקבוצה שלו. אם הפעלתם Collect guest names ב‑RSVP הראשי, השמות ימולאו מראש — האורחים יכולים להשאיר אותם, לערוך או להחליף.

אותו הדבר חל על הטבות מיוחדות: כאשר הטבה משתמשת בקוד ייחודי לכל אורח, האורח בוחר על אילו חברי הקבוצה שלו ההטבה חלה. קרדיט Uber בסך $40 עבור 2 מתוך 4 בני משפחה עובד בדיוק כפי שמצופה.

שלב 2: יצירת הטבה מיוחדת

באזור Special treatments, לחצו על Add treatment. בחרו סוג — הטופס מסדר את עצמו מחדש בהתאם לבחירה:

Type — איזה סוג הטבה זו?

Type	מתי להשתמש
Badge	הכרה בלבד ("VIP Guest", "Wedding party") — אין מימוש, רק מוצג
Discount code	בלוק חדרים במלון, 20% הנחה במסעדה, קופון קמעונאי
Allowance / credit	"$40 Uber credit", "$100 transport budget"
Included service	ארוחת קבלת פנים, שעה עם צלם, טיפול ספא — כבר שולם על ידכם
Lodging / hotel	בלוק חדרים במלון עם קישור להזמנה
Transportation	איסוף בשאטל, פרטי הסעה משדה התעופה
Gift	תיק קבלת פנים, כרטיס מתנה, מתנה מותאמת
Ticket / pass	כרטיס VIP, גישה מאחורי הקלעים, צמיד all-access
Concierge contact	מספר WhatsApp או איש קשר לכל צורך
Custom	כל דבר שלא מתאים לאפשרויות שלעיל

Category — איך זה מקובץ בהזמנה

כל הטבה שייכת גם לקטגוריה — Stay, Travel, Experience, Gift, Service, או Recognition. בהזמנה של האורח, ההטבות מקובצות ויזואלית לפי קטגוריה, כך ש‑"Where to stay" מציג יחד את אפשרויות המלון ו‑"Getting there" מקבץ את הטבות התחבורה.

ספק, ערך, תוקף

• Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — מוצג כתת-כותרת בכרטיס
• Value + Currency — אופציונלי, למשל "$40 USD" מוצג כתג מחיר
• Valid from / Valid until — אם הוגדר, חלון המימוש נאכף בצד השרת
• Limited quantity — השאירו ריק ללא הגבלה; הגדירו מספר למימוש לפי כל הקודם זוכה (למשל "20 האורחים הראשונים מקבלים כרטיס ספא")

איך האורחים מממשים

בחרו Redemption mode:

• No redemption (display only) — מידע בלבד, ללא תהליך claim
• Shared code for all guests — קוד אחד שכולם רואים ("WEDDING2026") עם URL הזמנה אופציונלי
• Unique code per guest — משיכת קוד אחד מהמאגר לכל אורח (מצוין לקודי פרומו מותאמים של Uber/Lyft)
• Redemption URL — כפתור שמפנה לעמוד הזמנה
• Contact someone — הנחיות ליצירת קשר
• QR voucher — קוד QR חד-פעמי למימוש במקום

כשבוחרים Unique code per guest, מנהל מאגר קודים מופיע בתחתית המגירה. הדביקו קודים (אחד בכל שורה או מופרדים בפסיקים) ולחצו Import codes, או לחצו Generate 25 codes כדי ש‑Fotify תיצור אותם עבורכם. כל אורח שמממש מקבל קוד ייחודי אחד מהמאגר — כל הקודם זוכה.

מי מקבל את זה

• Assign to tags — כל אורח עם אחת מהתגיות שנבחרו יקבל את ההטבה באופן אוטומטי.
• Private — כשמופעל, ההטבה בלתי נראית אלא אם הוקצתה במפורש (השתמשו בזה להטבות VIP שאינכם רוצים שאורחים עם תגיות כלליות יראו).
• Assign to specific guests — מתוך לשונית Guests, ניתן להעניק הטבות באופן אישי.

מה האורח רואה

תתי-אירועים והטבות מיוחדות מוסתרים עד שהאורח מאשר את ה‑RSVP הראשי. זה מכוון: כך הרושם הראשוני נשאר ממוקד באירוע המרכזי ונמנעת "טעימה" של תוספות עבור אורחים שדוחים.

לאחר שהאורח מקיש Accept ב‑RSVP הראשי:

1. הוא רואה טוסט רגיל של "Thanks for confirming!".
2. כ‑2 שניות לאחר מכן, אם יש לו תתי-אירועים או הטבות זמינים, מופיע טוסט נוסף: "We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore."
3. אזור Other moments for you חושף את כרטיסי תתי-האירועים, לפי הסדר שהגדרתם.
4. אזור Just for you מציג את ההטבות שהוקצו לו, מקובצות לפי קטגוריה, עם כפתורי העתקה ללוח עבור קודים ו‑URLs למימוש.

אורחים שלא הוקצו להם תוספות לא יראו אף אחד מהאזורים ולא יראו את הטוסט הנוסף.

זרימת RSVP לתת-אירוע

כל כרטיס תת-אירוע מציג את התמונה, התאריך, המיקום, קוד הלבוש, וסטטוס הקיבולת (עם רמז "spots left" כשמספר המקומות הנותרים נמוך). מתחת לזה, האורח:

1. בוחר כמה אנשים מהקבוצה שלו מגיעים (מוגבל לפי גודל הקבוצה המאושר ומגבלת ה‑plus-one של תת-האירוע)
2. מאשר שמות עבור כל משתתף (ממולא מראש מה‑RSVP הראשי אם אספתם שמות)
3. מקיש Accept או Decline

לאחר השליחה, הכרטיס מציג תגית סטטוס — Going, Not going, או Waitlisted #3 אם הקיבולת הגיעה למקסימום ורשימת ההמתנה מופעלת.

זרימת מימוש הטבה

הטבות מסוג תצוגה בלבד וקוד משותף אינן דורשות מימוש — הן מופיעות מיד עם כפתור Copy לקוד. עבור הטבות בכמות מוגבלת או עם קוד ייחודי, האורח מקיש Claim כדי לשמור את המקום שלו. אם ההטבה מאפשרת לציין למי היא חלה, האורח מסמן קודם את התיבות עבור חברי הקבוצה שעליהם ההטבה מכסה.

מעקב אחרי תגובות וייצוא CSV

פתחו כל תת-אירוע או הטבה מתוך אזור לוח הבקרה כדי לראות סטטיסטיקות בזמן אמת בתוך מגירת העורך:

• Sub-events: ספירות של אישרו, דחו, ברשימת המתנה, וממתינים — וכן כפתור Export CSV שמוריד את כל התגובות עם פרטי קשר של האורח, שמות המשתתפים, וחותמות זמן.
• Special treatments: ספירות של הוקצו, מומשו (claimed), ונפדו (redeemed) — עם Export CSV שכולל קודים ייחודיים, למי ההטבה חלה, ומצב מימוש.

קובצי CSV משתמשים בנקודה-פסיק כמפריד (בדומה לייצוא רשימת האורחים הראשית) ונפתחים בצורה נקייה ב‑Excel, Numbers ו‑Google Sheets.

טיפים ותבניות

זרימה לחתונה שנמשכת כמה ימים

ברירת מחדל מצוינת לחתונות:

• Welcome dinner (Friday) — מוגבל לפי תגיות out-of-town-family. קיבולת 30.
• Ceremony (Saturday afternoon) — ציבורי, ללא מלווים מעבר לגודל הקבוצה.
• Reception (Saturday evening) — ציבורי, תלוי בכך שהטקס אושר.
• Sunday brunch (Sunday morning) — מוגבל לפי תגיות wedding-party + immediate-family.

שלבו עם הטבות:

• "Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → תגית out-of-town-family
• "$40 Uber credit (unique per guest)" → תגית out-of-town-family
• "Welcome bag at your hotel" → תגית wedding-party
• "VIP lounge access" → תגית wedding-party, פרטי

מסלול VIP לכנס

• Main conference — ציבורי
• VIP networking dinner (Thursday night) — גישה מפורשת בלבד, קיבולת 50, תלות בכך שהאירוע הראשי אושר
• Speaker breakfast (Friday) — מוגבל לפי תגית speakers

הטבות:

• "Premium hotel block — code CONF26" (shared code) → תגית out-of-town
• "Backstage pass" (limited quantity 25) → כל הקודם זוכה, ללא תגית

אירוע בהפתעה

• הגבילו לפי תגיות את ההפתעה לרשימה קטנה של חברים קרובים + הגדירו Access code. החברים עדיין יצטרכו להזין את הקוד בהזמנה שלהם כדי לראות את הכרטיס. שאר האורחים לא ידעו כלל שהוא קיים.

שאלות נפוצות

ש: האם אורח יכול לבצע RSVP לתת-אירוע בלי לאשר את האירוע הראשי? ת: לא. תתי-אירועים מופיעים רק לאחר שה‑RSVP הראשי אושר. דחיית ה‑RSVP הראשי מסתירה את כל התוספות.

ש: מה קורה אם אני משנה את הקיבולת של תת-אירוע אחרי שאנשים כבר ביצעו RSVP? ת: תגובות שאושרו כבר נשארות תקפות. RSVPs חדשים נבדקים מול הקיבולת החדשה. אם תורידו אותה מתחת לספירה הנוכחית, אף אחד לא יוסר — אך האדם הבא שיבצע RSVP ייחסם או ייכנס לרשימת המתנה (בהתאם להגדרות שלכם).

ש: האם אפשר להקצות הטבה לאורח אחד ספציפי בלי להשתמש בתגיות? ת: כן. לשונית Guests מאפשרת להקצות הטבות באופן אישי. זה גם אופן העבודה המיועד של המתג "Private" — הטבות פרטיות לא מוקצות אוטומטית לפי תגיות; הן דורשות הקצאה מפורשת לכל אורח.

ש: האם אורחים מקבלים תזכורת במייל או ב‑SMS עבור תתי-אירועים? ת: בבטא הנוכחית, תתי-אירועים מוצגים בתוך ההזמנה עצמה. תזכורות לכל תת-אירוע נמצאות בתכנון — נחבר אותן לתזמון ה‑SMS/אימייל הקיים.

ש: האם אורחים יכולים לשנות את דעתם אחרי שאישרו תת-אירוע? ת: כן, עד דדליין ה‑RSVP של תת-האירוע. דחייה פשוט מחליפה את הסטטוס — המקום משתחרר חזרה לקיבולת, וה‑RSVP הבא ברשימת ההמתנה יכול להתקדם.

ש: ומה לגבי תרגומים? אני מפיק/ה אירועים בכמה שפות. ת: מחרוזות הממשק מתורגמות יחד עם שאר לוח הבקרה וההזמנה. שמות תתי-אירועים, תיאורים, קודי לבוש ותוכן ההטבות נשמרים במסד הנתונים בשפה שבה כתבתם אותם — אנחנו לא מתרגמים אוטומטית תוכן משתמש.

ש: איך הייצוא מפורמט? ת: CSV מופרד בנקודה-פסיק, בקידוד UTF-8, באותו פורמט של ייצוא רשימת האורחים הראשית. העמודות כוללות פרטי קשר של האורח, סטטוס, שמות משתתפים, תגיות וחותמות זמן. ייצוא הטבות כולל גם קודים ייחודיים ומצב מימוש.

צעדים הבאים

• Customize your RSVP invitation כדי להגדיר את תבנית העיצוב והאזורים המרכזיים
• Manage your guest list and tags — תגיות הן הבסיס לכללי הגישה לתת-אירועים
• Collect guest names ב‑RSVP הראשי כדי שהם יתמלאו אוטומטית בתגובות לתת-אירועים
• יש לכם משוב על הבטא? פנו דרך הווידג׳ט של הצ׳אט בלוח הבקרה — אנחנו קוראים כל הודעה.