כיצד לשלוח הזמנות בדוא״ל

שלחו הזמנות דוא״ל מעוצבות להפליא, הודעות Save-the-Date, תזכורות, עדכוני אירוע והודעות תודה לאורחים שלכם ישירות מלוח הבקרה של Fotify. התאימו אישית את המראה והתוכן של כל הודעת דוא״ל באמצעות תמונות, הודעות, צבעים וגופנים משלכם — ולאחר מכן תזמנו שליחות, הפעילו תזכורות אוטומטיות ועקבו אחר פתיחות, קליקים ותגובות בזמן אמת.

תחילת העבודה

1. עברו ללוח הבקרה של האירוע שלכם ב-dashboard.fotify.app
2. בחרו את האירוע ולחצו על ״Invitation״ בסרגל הצד
3. לחצו על הלשונית ״Email״

לפני שליחת הודעות דוא״ל, ודאו ש-הוספתם אורחים לרשימה שלכם עם כתובות דוא״ל תקינות.

רכישת קרדיטים לדוא״ל

הזמנות בדוא״ל פועלות במערכת מבוססת קרדיטים. יש לרכוש קרדיטים לפני השליחה:

1. בלשונית Email תראו את חבילות הקרדיטים הזמינות
2. בחרו גודל חבילה ולחצו על ״Buy Credits״
3. השלימו את התשלום דרך Stripe
4. הקרדיטים מתווספים לאירוע שלכם מיד

הקרדיטים הם לכל אירוע בנפרד ואינם ניתנים להעברה בין אירועים. ניתן לרכוש קרדיטים נוספים בכל עת. הודעות אישור RSVP אוטומטיות הן בחינם ואינן צורכות קרדיטים לעולם.

סוגי תבניות דוא״ל

Fotify מספקת שישה סוגי הודעות דוא״ל שניתן לשלוח, ועוד שתי הודעות אוטומטיות — כל אחת מיועדת לשלב אחר באירוע שלכם:

שמרו את התאריך

הודעת טיזר הנשלחת בשלב מוקדם כדי לעדכן את האורחים שהאירוע שלכם מתקרב. לא כלול כפתור RSVP — רק הודעת ״הזמנה רשמית תישלח בקרוב״ וקישורי הוספה ליומן כדי שהאורחים יוכלו לשריין את התאריך מיד. מתאים במיוחד לשליחה שבועות או חודשים לפני האירוע.

הזמנה

הודעת הדוא״ל המרכזית הכוללת את פרטי האירוע המלאים, קישורי הוספה ליומן וכפתור RSVP המקשר ישירות לעמוד ה-RSVP האישי של כל אורח. זו ההודעה העיקרית שתשלחו כדי לאסוף תגובות. כל אורח יכול לקבל את ההזמנה עד פעמיים, כך שתוכלו לבצע מעקב בהמשך — למשל, לפנות רק לאורחים שלא פתחו את ההודעה הראשונה.

תזכורת

הודעת המשך לאורחים שעדיין לא השיבו. כוללת תג ספירה לאחור המציג כמה ימים נותרו עד האירוע והודעה שהם עדיין לא השיבו. נשלחת רק לאורחים עם סטטוס RSVP של ״לא נענה״. ניתן לשלוח תזכורות גם באופן אוטומטי כאשר מועד ה-RSVP מתקרב — ראו תזמון ואוטומציה.

עדכון אירוע

כאשר פרטים משתנים — מקום חדש, שעה אחרת או לוגיסטיקה מעודכנת. שולח את ההודעה המותאמת שלכם יחד עם פרטי האירוע העדכניים וקישורי הוספה ליומן מרועננים. ניתן לשלוח עד שלוש פעמים לכל אורח.

ביטול

אם האירוע מבוטל, עדכנו את כל האורחים בבת אחת באמצעות הודעת ביטול ברורה. שליחה אחת לכל אורח.

תודה ותמונות

הודעת דוא״ל לאחר האירוע שמודה לאורחים על השתתפותם — הכפתור שלה מקשר ישירות לגלריית התמונות של האירוע, כדי שהאורחים יוכלו לחוות מחדש את היום ולהעלות תמונות משלהם. מומלץ לשלוח לקהל ״אורחים שהשתתפו״ או ״אורחים שאישרו הגעה״ יום או יומיים לאחר האירוע. שליחה אחת לכל אורח.

אישור RSVP (אוטומטי)

כאשר אורח מגיב להזמנה שלכם, Fotify שולחת לו אוטומטית הודעת אישור בדוא״ל עם התגובה שלו (מגיע או לא, וגודל הקבוצה שלו), פרטי האירוע וקישורי הוספה ליומן. ניתן להתאים את התוכן שלה כמו כל תבנית אחרת, אך אינכם שולחים אותה ידנית — והיא לגמרי בחינם, ולעולם אינה צורכת קרדיטים.

תזכורת לפני האירוע (אוטומטי)

שלושה ימים לפני האירוע שלכם, Fotify שולחת לכל מי שאישר הגעה תזכורת קצרה בסגנון ״זה כבר כאן״ עם התאריך, השעה, המיקום והזמנה ליומן מצורפת. בדומה לאישור ה-RSVP, היא בחינם ולעולם אינה צורכת קרדיטים, וניתן להתאים את הניסוח, הצבעים ושורת הנושא שלה באמצעות הכפתור ״Configure״ שבכרטיס שלה.

היא נשלחת רק לאורחים שאישרו הגעה וגם כבר קיבלו מכם הודעת דוא״ל לאירוע הזה — כך שאורחים שהוספתם לרשימה בעצמכם ומעולם לא נשלחה אליהם הודעה דרך Fotify נשארים מחוץ לתפוצה.

התזכורת הזו פעילה כברירת מחדל. אם אתם מעדיפים שהאורחים שלכם לא יקבלו אותה, פתחו את הלשונית ״Email״ ולחצו על ״Turn off״ בכרטיס של תזכורת לפני האירוע.

אם אתם משתמשים בצ'ק-אין בכניסה (בקרת גישה באמצעות QR), התזכורת גם מטמיעה את קוד ה-QR האישי לכניסה של כל אורח ואת הקוד הקצר החלופי שלו, כך שהוא יהיה בתיבת הדואר שלו ביום האירוע. זה פעיל בכל פעם שהצ'ק-אין פעיל; כדי להשמיט זאת, פתחו את עורך ״Configure״ של התזכורת ובטלו את הסימון ב-״Include each guest's entry QR code״.

התאמה אישית של הודעות הדוא״ל שלכם

לחצו על ״Configure״ בכל כרטיס תבנית כדי לפתוח את העורך. תצוגה מקדימה חיה לצד הטופס מתעדכנת בזמן ההקלדה, כך שתמיד תוכלו לראות בדיוק מה האורחים יקבלו. ניתן להתאים אישית:

תוכן

שדה	תיאור
שם השולח	שם השולח שהאורחים רואים בתיבת הדואר הנכנס שלהם (לדוגמה, ״Sarah & John״). כתובת הדוא״ל עצמה נשארת בדומיין המאומת של Fotify לצורך עבירות מסירה — רק שם התצוגה ניתן להתאמה אישית. השאירו ריק כדי להשתמש ב-״Fotify״ כשם השולח.
שם המארגן	ממי ההזמנה, כפי שמוצג בגוף הודעת הדוא״ל — השורה נקראת ״[שם האורח], [שם המארגן] מזמין אותך ל[שם האירוע].״ השתמשו בשם משפחה או בשם קבוצה (״משפחת מילר״, ״Sarah & John״) כשכמה אנשים מארחים יחד ולא אדם אחד. השאירו ריק כדי להשתמש בשם החשבון שלכם.
שם האירוע	שם האירוע שלכם
שורת נושא	נושא דוא״ל מותאם אישית (השאירו ריק לברירת המחדל). תומך ב-מצייני מיקום להתאמה אישית
כותרת / כותרת ראשית	טקסט הכותרת הראשית (לדוגמה, ״הנכם מוזמנים!״). תומך ב-מצייני מיקום להתאמה אישית
שורת פתיחה	המשפט שמתחת לכותרת הראשית. אם משאירים ריק, אנחנו מייצרים אותו כ-״[שם האורח], [שם המארגן] מזמין אותך ל[שם האירוע].״ כתבו נוסח משלכם כשהניסוח הזה לא מתאים — למשל כשכמה אנשים מארחים יחד, ואז צריך שייכתב ״ילדיה של אמארה מזמינים אותך ל…״ ולא ״מזמין״. תומך ב-מצייני מיקום להתאמה אישית
הודעה מותאמת אישית	הודעה אישית לאורחים שלכם. כתובות URL מומרות אוטומטית לקישורים לחיצים. תומך ב-מצייני מיקום להתאמה אישית
טקסט כפתור	טקסט מותאם אישית לכפתור CTA (לא זמין עבור Save the Date)
דוא״ל למענה	לאן יגיעו תשובות האורחים (ברירת המחדל היא כתובת הדוא״ל של החשבון שלכם)

התאמה אישית באמצעות מצייני מיקום

השדות שורת נושא, כותרת / כותרת ראשית, שורת פתיחה ו-הודעה מותאמת אישית תומכים במצייני מיקום להתאמה אישית — אותם מציינים המשמשים ב-תבנית הודעת ההזמנה. בעת השליחה, כל מציין מיקום מוחלף בפרטים האישיים של הנמען, כך שהודעת דוא״ל אחת פונה לכל אחד בשמו.

מציין מיקום	מוחלף ב-
{{FIRSTNAME}}	השם הפרטי של האורח (או כינוי התצוגה שלו, אם הוגדר)
{{LASTNAME}}	שם המשפחה של האורח
{{FULLNAME}}	השם המלא של האורח
{{EMAIL}}	כתובת הדוא״ל של האורח
{{RSVP_LINK}}	קישור ה-RSVP האישי של האורח

בעורך, מצייני המיקום הזמינים מוצגים כתגיות לחיצות מתחת לשדה ההודעה — לחצו על אחת כדי להעתיק אותה, ואז הדביקו אותה בכל אחד מהשדות הנתמכים. לדוגמה, נושא של {{FIRSTNAME}}, you're invited! יתקבל כ-״Maria, you're invited!״. אם לאורח אין ערך עבור מציין מיקום מסוים (למשל אין שם משפחה), הוא פשוט יוחלף בריק.

תמונות

• תמונת כיסוי — תמונת Hero המוצגת ברוחב מלא בחלק העליון של הודעת הדוא״ל. לחצו על אזור ההעלאה או גררו קובץ כדי להוסיף תמונה.
• תמונות נוספות — תמונות נוספות המוצגות בגוף הודעת הדוא״ל. לחצו על כפתור + כדי להוסיף עוד.

התמונות מועלות לאחסון ענן מאובטח ומוטמעות באמצעות כתובות URL ארוכות-טווח, כדי שיוצגו בצורה אמינה בכל לקוחות הדוא״ל.

סגנון דוא״ל (ערכת נושא)

בחרו מתוך 8 ערכות נושא חזותיות כדי להתאים לסגנון האירוע שלכם:

ערכת נושא	מתאימה במיוחד ל-
Fotify Dark	ערכת ברירת מחדל כהה עם הדגשות מג׳נטה וזהב
Elegant Ivory	חתונות ואירועים רשמיים — גוני שמנת עם גופני Serif
Modern Slate	אירועים עסקיים — כחול נייבי כהה עם הדגשות אינדיגו
Romantic Rose	חתונות ואירועים רומנטיים — גוני ורוד רכים עם גופני Serif
Garden Green	אירועי חוץ — ירוק רענן עם הדגשות אזמרגד
Midnight Blue	גאלות ואירועי ערב — סגול עמוק עם הדגשות סגול-ויולט
Warm Sunset	חגיגות קלילות — גוונים חמים עם הדגשות כתומות
Minimal White	נקי ומקצועי — לבן עם הדגשות שחורות

התצוגה המקדימה החיה מתעדכנת מיד כאשר מחליפים ערכת נושא.

תצוגה מקדימה ובדיקה

תצוגה מקדימה

העורך מציג תצוגה מקדימה חיה שמתעדכנת בזמן ההקלדה — כולל שינויים שלא נשמרו, התמונות שלכם וערכת הנושא שנבחרה. ניתן גם ללחוץ על ״Preview״ בכל כרטיס תבנית לקבלת תצוגה מקדימה בגודל מלא. השתמשו בתפריט בחירת השפה כדי לצפות בתצוגה מקדימה בשפות שונות.

שליחת הודעת בדיקה

לחצו על ״Send Test״ כדי לשלוח הודעת בדיקה לכתובת הדוא״ל שלכם. הודעות בדיקה:

• הן בחינם ואינן צורכות קרדיטים
• כוללות קידומת [TEST] בשורת הנושא
• משתמשות בנתוני אורח לדוגמה (למשל, ״Test Guest״ כשם), כך שכל מצייני המיקום להתאמה אישית נפתרים לנתוני הדוגמה האלה ולקישור תצוגה מקדימה בהודעת הבדיקה

תמיד שלחו הודעת בדיקה לפני השליחה ההמונית הראשונה כדי לוודא שההודעה נראית נכון בתיבת הדואר הנכנס שלכם.

שליחת הודעות דוא״ל

שליחה לקבוצת אורחים

1. במקטע ״Send Emails״, לחצו על הכפתור של סוג הודעת הדוא״ל שברצונכם לשלוח
2. בחרו את הקהל — מי אמור לקבל את הודעת הדוא״ל הזו:
   • כל האורחים — כל אורח שיש לו כתובת דוא״ל
   • אורחים שעדיין לא השיבו — רק RSVP שממתינים לתגובה
   • אורחים שאישרו / דחו / השתתפו — סינון לפי תגובה
   • אורחים שלא פתחו את ההודעה הקודמת — פנייה חוזרת לאורחים שלא היו מעורבים (מצוין לשליחה שנייה של הזמנה)
3. אופציונלי, סמנו ״שלח רק לאורחים שעדיין לא קיבלו אותו״ — פירוט בהמשך
4. תיבת הדו-שיח מציגה בדיוק כמה אורחים יקבלו את הודעת הדוא״ל — ומדוע אורחים מסוימים מדולגים (כבר קיבלו אותה, ביטלו הרשמה, הודעות קודמות חזרו)
5. בחרו את שפת ברירת המחדל עבור אורחים שלא הוגדרה להם שפה ספציפית
6. לחצו על ״Send״ — או סמנו ״Schedule for later״ כדי לבחור תאריך ושעה במקום זאת

השלמת שליחה חלקית

אם שליחה הגיעה רק לחלק מהאורחים שלכם, סימון ״שלח רק לאורחים שעדיין לא קיבלו אותו״ מריץ אותה מחדש עבור השאר בלי לתת עותק שני למי שכבר קיבל אותה. מספר הנמענים בתיבת הדו-שיח מתעדכן בהתאם, כך שתוכלו לראות בדיוק מי נותר לפני האישור.

השאירו את התיבה לא מסומנת כשאתם שולחים הודעה חדשה באמת מאותו הסוג — עדכון אירוע נוסף בעקבות שינוי מקום, למשל — אחרת כל מי שקיבל את ההודעה הראשונה ידולג.

הודעות הדוא״ל נכנסות לתור ונשלחות ברקע. מקטע הסטטיסטיקות מתעדכן בזמן אמת בזמן שהשליחה מתבצעת.

שליחה לאורחים בודדים

בטבלת סטטוס הדוא״ל של האורחים, בכל שורת אורח מוצגות פעולות השליחה הזמינות:

• סמל שליחה (ורוד) — שליחת הזמנה לאורח זה. המספר שלצידו מציג כמה שליחות הזמנה נותרו לאורח זה.
• סמל פעמון (כחול) — שליחת תזכורת לאורח זה (רק לאורחים שלא השיבו)
• סמל היסטוריה (אפור) — צפייה בכל הודעת דוא״ל שאורח זה קיבל, עם חותמות זמן עבור נשלח, נמסר, נפתח ונלחץ

מגבלות שליחה לכל אורח

כדי למנוע ספאם ולהגן על מוניטין השולח שלכם, מספר השליחות לכל אורח מוגבל לפי סוג הודעת הדוא״ל:

סוג דוא״ל	שליחות לכל אורח
Save the Date	1
הזמנה	2
תזכורת	1
עדכון אירוע	3
ביטול	1
תודה ותמונות	1

ברגע שאורח מגיע למגבלה עבור סוג דוא״ל מסוים, שליחות נוספות מאותו סוג נחסמות. שליחות שנכשלו אינן נספרות במגבלה.

תזמון ואוטומציה

תזמון שליחה למועד מאוחר יותר

בעת שליחת כל סוג דוא״ל לקבוצה, סמנו ״Schedule for later״ בתיבת האישור ובחרו תאריך ושעה. שליחות מתוזמנות מופיעות ברשימת Scheduled Sends, שבה ניתן לבטל אותן בכל עת לפני שהן פועלות. כאשר שליחה מתוזמנת מסתיימת, הרשימה מציגה כמה הודעות דוא״ל הוכנסו לתור וכמה דולגו.

תזכורות אוטומטיות

אם להזמנה שלכם מוגדר מועד אחרון ל-RSVP, תוכלו לאפשר ל-Fotify לטפל בתזכורות עבורכם:

1. לחצו על ״Configure״ בתבנית Reminder
2. הפעילו ״Automatic reminders״
3. בחרו כמה ימים לפני מועד ה-RSVP יש לשלוח את התזכורת

כאשר המועד מתקרב, Fotify שולחת אוטומטית הודעת דוא״ל לכל אורח שעדיין לא השיב. כל אורח מקבל לכל היותר תזכורת אחת — בין אם נשלחה אוטומטית ובין אם ידנית — ותזכורות אוטומטיות משתמשות בקרדיטים שלכם כמו כל שליחה אחרת.

אישורי RSVP אוטומטיים

בכל פעם שאורח משיב דרך קישור ה-RSVP שלו, הוא מקבל אוטומטית הודעת אישור בדוא״ל עם התגובה שלו, פרטי האירוע וקישורי הוספה ליומן. אין צורך להפעיל דבר — זה פשוט עובד, וזה בחינם.

תזכורות אוטומטיות לפני האירוע

שלושה ימים לפני האירוע, כל מי שאישר הגעה מקבל תזכורת אחרונה עם הפרטים ועם הזמנה ליומן מצורפת. היא פעילה כברירת מחדל ובחינם, כך שאין דבר שצריך להגדיר.

ההזמנה ליומן המצורפת נבנית תמיד לפי התאריך והשעה הנוכחיים של האירוע שלכם, כך שאם משהו השתנה מאז שהאורחים שמרו את האירוע לראשונה, היומן שלהם מתוקן כשהם פותחים אותה. כדי לכבות את התזכורת עבור אירוע מסוים, לחצו על ״Turn off״ בכרטיס שלה בלשונית ״Email״.

כאשר הצ'ק-אין בכניסה מופעל, התזכורת גם נושאת את קוד ה-QR לכניסה של כל אורח (ראו את סעיף תזכורת לפני האירוע למעלה כדי לדעת איך להשמיט זאת).

סטטיסטיקות דוא״ל

מקטע הסטטיסטיקות מציג מדדים בזמן אמת, ומתעדכן אוטומטית בזמן שהודעות דוא״ל נשלחות:

מדד	תיאור
אורחים עם דוא״ל	סך כל האורחים שיש להם כתובת דוא״ל
נשלחו	הודעות דוא״ל שנכנסו לתור ונשלחו בהצלחה
נמסרו	הודעות דוא״ל שאושרו כנמסרות לתיבת הדואר הנכנס של הנמען
נפתחו	הודעות דוא״ל שנפתחו על ידי הנמען (דורש מעקב פתיחות)
נלחצו	נמענים שלחצו על כפתור ה-RSVP
נכשלו	הודעות דוא״ל שחזרו או שלא נמסרו
שולח...	הודעות דוא״ל שנמצאות כעת בתור (מוצג בזמן שליחה פעילה)
סומן כספאם	נמענים שדיווחו על ההודעה כספאם (מוצג כאשר > 0)
ביטלו הרשמה	אורחים שבחרו להפסיק לקבל הודעות דוא״ל מהאירוע (מוצג כאשר > 0)

סרגל קרדיטים

מתחת לסטטיסטיקות, סרגל הקרדיטים מציג:

• X / Y בשימוש — כמה קרדיטים צרכתם מתוך הסך הכולל שלכם (שליחות בתור שומרות קרדיטים עד להשלמתן; שליחות שנכשלו מזכות אותם בחזרה)
• Z נותרו — קרדיטים שעדיין זמינים

הערה לגבי מעקב פתיחות וקליקים

מעקב פתיחות וקליקים מסתמך על טכניקות שאינן מדויקות ב-100%:

• מעקב פתיחות משתמש בתמונה זעירה ובלתי נראית (פיקסל מעקב). חלק מלקוחות הדוא״ל חוסמים תמונות כברירת מחדל (למשל Outlook לשולחן העבודה ומערכות דוא״ל ארגוניות רבות), ולכן פתיחות עשויות לא להימדד. מנגד, לקוחות מסוימים כמו Apple Mail Privacy Protection טוענים תמונות אוטומטית ברקע, דבר שעלול לנפח את מספר הפתיחות.
• מעקב קליקים פועל על ידי ניתוב קישורים דרך שרת מעקב. בדרך כלל זה אמין, אך חלק מלקוחות הדוא״ל המודעים לאבטחה או חומות אש ארגוניות עשויים לטעון קישורים מראש באופן אוטומטי, דבר שעלול לרשום קליקים שגויים.

לכן, התייחסו למדדי פתיחות וקליקים כאל אינדיקטורים כיווניים ולא כספירה מדויקת. נמסר הוא המדד האמין מבין השלושה, אבל קראו אותו בדיוק: נמסר פירושו ששרת הדוא״ל של הנמען קיבל את ההודעה, לא שהיא הגיעה לתיבת הדואר הנכנס שלו. מערכת דוא״ל של חברה יכולה לקבל הודעה ואז להעביר אותה לספאם או להעביר אותה להחזקה אצל מנהל מערכת, וזה עדיין נספר כנמסר.

כאשר אורחים אומרים שהם מעולם לא קיבלו אותה

התחילו מהסטטיסטיקות במקום להניח. סננו את טבלת האורחים לפי Bounced כדי לראות כשלים אמיתיים — אלה בדרך כלל טעות הקלדה בכתובת, ותיקון שלה ושליחה מחדש פותרים אותם.

אם כמעט הכול מוצג כנמסר והאורחים עדיין אומרים שכלום לא הגיע, בדקו אילו אורחים. מיינו את התמונה לפי מעסיק: כאשר הפתיחות והקליקים תקינים באופן כללי אבל כל אורח בחברה מסוימת מוצג כנמסר ושום דבר מעבר לכך, מערכת הדוא״ל של אותה חברה כמעט בוודאות מסננת את ההודעות שלנו. זה נפוץ בחברות גדולות — בנקים, משרדי עורכי דין וארגונים גדולים מפעילים את המסננים המחמירים ביותר — ואין לזה שום קשר לתוכן הדוא״ל שלכם. המסננים שלהם זהירים כלפי כל שולח לא מוכר שמעביר דוא״ל בשם חברה אחרת.

שני דברים עוזרים:

• בקשו מצוות ה-IT שלהם להוסיף אותנו לרשימה הלבנה (allowlist). אורח אחד בחברה בדרך כלל יכול לגרום לכך, וזה מתקן את זה עבור כולם שם בבת אחת.
• שלחו לאותם אורחים מתיבת הדואר שלכם. ברשימת האורחים, סמל ה-Envelope מעתיק את ההזמנה המעוצבת של האורח ופותח את לקוח הדוא״ל שלכם עם כתובתו כנמען; הדביקו אותה ושלחו. מכיוון שהיא מגיעה מהדומיין של החברה שלכם, היא מגיעה כמו כל דוא״ל אחר שאתם שולחים אליהם. ראו כיצד לנהל את רשימת האורחים שלכם להסבר שלב אחר שלב.

הזמנות ששלחתם בדרך הזו לא מופיעות בסטטיסטיקות שלמעלה — לקוח הדוא״ל שלכם ביצע את השליחה, כך שאין לנו מה לעקוב אחריו. תגובות ה-RSVP שלהם עדיין חוזרות כרגיל.

טבלת סטטוס דוא״ל לאורחים

הטבלה מציגה כל אורח ואת סטטוס הדוא״ל שלו. השתמשו בכלים שמעל הטבלה כדי למצוא אורחים ספציפיים:

חיפוש

הקלידו שם או כתובת דוא״ל כדי לסנן מיד את הרשימה.

מסננים

• סטטוס RSVP — סינון לפי ממתין, אושר, נדחה או השתתף
• סטטוס דוא״ל — סינון לפי יש דוא״ל, אין דוא״ל, נשלח, לא נשלח, נמסר, נפתח או חזר
• לחצו על ״Clear filters״ כדי לאפס

עמודות הטבלה

עמודה	תיאור
שם	השם המלא של האורח
דוא״ל	כתובת דוא״ל (או ״אין דוא״ל״ אם חסרה)
RSVP	תגובה נוכחית: ממתין (אפור), אושר (ירוק), נדחה (אדום), השתתף (ירוק)
Save Date	סטטוס המסירה של הודעת ה-save-the-date
Invitation	סטטוס המסירה של הודעת ההזמנה
Reminder	סטטוס המסירה של הודעת התזכורת
פעולות	כפתורי שליחה, תזכורת והיסטוריית דוא״ל עבור אורחים מתאימים

סמלי סטטוס דוא״ל

• שעון — ממתין או בתור
• חץ שליחה — נשלח לספק
• סימון ירוק — נמסר
• מעטפה סגולה — נפתח
• מצביע כחול — נלחץ
• X אדום — חזר או נכשל
• איסור אדום — תלונת ספאם

היסטוריית דוא״ל לכל אורח

לחצו על סמל ההיסטוריה בכל שורת אורח כדי לראות את ציר הזמן המלא של כל הודעת דוא״ל שהאורח קיבל — כולל סוג ההודעה, מתי היא נכנסה לתור, נשלחה, נמסרה, נפתחה ונלחצה, וכל פרטי שגיאה אם השליחה נכשלה. זו הדרך המהירה ביותר לענות על השאלה ״האם דודה קרלה באמת קיבלה את ההזמנה שלה?״

תמיכה בריבוי שפות

הזמנות בדוא״ל תומכות ב-19 שפות: אנגלית, ספרדית, צרפתית, גרמנית, איטלקית, פורטוגזית, הולנדית, פולנית, רוסית, טורקית, ערבית, עברית, הינדי, יפנית, קוריאנית, סינית, דנית, שוודית וצ׳כית.

כיצד בחירת השפה פועלת

1. לכל אורח ניתן להגדיר אזור שפה להודעות ברשימת האורחים (ניתן לעריכה בעת הוספה או עריכה של אורח)
2. בעת השליחה, האורחים מקבלים הודעות דוא״ל בשפה הספציפית שלהם
3. אורחים שלא הוגדרה להם שפה מקבלים את הודעת הדוא״ל ב-שפת ברירת המחדל שתבחרו בזמן השליחה

הודעות דוא״ל בערבית ובעברית מוצגות אוטומטית מימין לשמאל (RTL).

ביטול הרשמה והסרה מרשימת תפוצה

כל הודעת דוא״ל כוללת קישור לביטול הרשמה בכותרת התחתונה, ותומכת בכפתור ביטול הרשמה בלחיצה אחת המובנה ב-Gmail ובאפליקציות דוא״ל אחרות. כאשר אורח מבטל הרשמה:

• עמוד אישור מבקש ממנו לאשר (כדי שסורק אבטחה לא יבטל את ההרשמה בטעות)
• לאחר האישור, הוא מוסר מכל הודעות הדוא״ל של האירוע
• הסטטוס שלו מוצג כמוסר מרשימת התפוצה ברשימת האורחים שלכם
• לא ניתן לשלוח עוד הודעות דוא״ל לכתובת זו

עליכם לכבד הסרות מרשימת תפוצה. ניסיון לעקוף את מערכת ביטול ההרשמה עלול לגרום להשבתת תכונת הדוא״ל שלכם.

שיטות מומלצות

לפני השליחה

• תמיד שלחו תחילה הודעת בדיקה כדי לבדוק עיצוב, תמונות וקישורים
• הגדירו שם שולח שהאורחים יזהו (לדוגמה, שמכם או שמות בני הזוג) — זה מה שמופיע בעמודת ״From״ בתיבת הדואר הנכנס ומשפיע על שיעורי הפתיחה
• הגדירו שם מארגן ושם אירוע — אלה מופיעים באופן בולט בהודעת הדוא״ל. אם כמה אנשים מארחים יחד, הזינו את שם הקבוצה בשדה שם המארגן (״משפחת מילר״) במקום שם של אדם אחד
• העלו תמונת כיסוי — הודעות עם תמונות יוצרות מעורבות גבוהה יותר
• בחרו ערכת נושא שמתאימה לסגנון ולרשמיות של האירוע שלכם

תזמון הודעות הדוא״ל

• שלחו Save the Date שבועות או חודשים לפני האירוע
• שלחו הזמנות 3–6 שבועות לפני האירוע
• הפעילו תזכורות אוטומטיות כדי שאורחים שלא השיבו יקבלו תזכורת לפני מועד ה-RSVP — או שלחו תזכורות ידנית 1–2 שבועות לפני האירוע
• השתמשו ב-״Schedule for later״ כדי להכין שליחות מראש ולשלוח אותן בשעה נוחה לאורחים
• שלחו תודה ותמונות למשתתפים יום או יומיים לאחר האירוע, כשהזיכרונות עדיין טריים — זו גם הדרך הטובה ביותר למלא את גלריית התמונות שלכם

ניהול תגובות

• עקבו אחר סטטיסטיקות נפתחו ו-נלחצו כדי להעריך מעורבות
• השתמשו בקהל ״לא פתחו את ההודעה הקודמת״ כדי לשלוח מחדש את ההזמנה רק לאורחים שלא היו מעורבים
• השתמשו ב-מסננים כדי למצוא במהירות אורחים לפי סטטוס RSVP או סטטוס מסירת דוא״ל
• בדקו הודעות דוא״ל שחזרו — הן עשויות להצביע על כתובות דוא״ל שגויות

שאלות נפוצות

ש: כמה עולים קרדיטים לדוא״ל? ת: קרדיטים לדוא״ל נמכרים בחבילות בנקודות מחיר שונות. בדקו את לשונית Email בלוח הבקרה של האירוע שלכם לקבלת המחירים וגדלי החבילות העדכניים ביותר.

ש: האם ניתן לשלוח הודעות דוא״ל בלי לרכוש קרדיטים? ת: הודעות בדיקה הן בחינם ואינן דורשות קרדיטים, והודעות אישור RSVP אוטומטיות הן תמיד בחינם. עם זאת, שליחה לאורחים אמיתיים דורשת קרדיטים שנרכשו.

ש: מה קורה אם הקרדיטים נגמרים באמצע שליחה? ת: השליחה ההמונית נעצרת כאשר הקרדיטים נגמרים. הודעות שכבר הוכנסו לתור עדיין יימסרו. ניתן לרכוש קרדיטים נוספים ולשלוח לאורחים שנותרו.

ש: האם אפשר לתזמן הודעת דוא״ל לשליחה מאוחר יותר? ת: כן. סמנו ״Schedule for later״ בתיבת השליחה ובחרו תאריך ושעה. ניתן לראות ולבטל שליחות עתידיות ברשימת Scheduled Sends.

ש: האם ניתן לשלוח תזכורות באופן אוטומטי? ת: כן. הפעילו ״Automatic reminders״ בהגדרות תבנית Reminder ובחרו כמה ימים לפני מועד ה-RSVP יש לשלוח אותן. אורחים שלא השיבו יקבלו תזכורת אחת באופן אוטומטי.

ש: האם אורחים מקבלים אישור כשהם משיבים ל-RSVP? ת: כן — באופן אוטומטי. אורחים שמשיבים מקבלים הודעת אישור חינמית בדוא״ל עם התגובה שלהם, פרטי האירוע וקישורי הוספה ליומן. ניתן להתאים את המראה שלה בתבנית RSVP Confirmation.

ש: האם אורחים יכולים להוסיף את האירוע ליומן שלהם מתוך הודעת הדוא״ל? ת: כן. הזמנות, הודעות Save-the-Date, תזכורות, עדכונים ואישורים כוללים קישורי הוספה ליומן עבור Google Calendar, Outlook ו-Apple/iCal.

ש: האם ניתן להתאים את עיצוב הדוא״ל מעבר לערכות הנושא? ת: ניתן להתאים את התוכן (כותרת, הודעה, תמונות, טקסט CTA ושורת נושא) ולבחור מתוך 8 ערכות נושא חזותיות. מבנה פריסת הדוא״ל קבוע כדי להבטיח הצגה אמינה בכל לקוחות הדוא״ל.

ש: בהודעת הדוא״ל כתוב ״…, מארגן האירוע מזמין אותך ל…״. איך משנים ממי היא? ת: השורה הזו מגיעה משדה שם המארגן בתבנית הדוא״ל, ולא מעמוד ההזמנה שלכם. לחצו על ״Configure״ בתבנית, הגדירו את שם המארגן לפי מי שההזמנה אמורה להישלח בשמו — שם משפחה או שם קבוצה כמו ״משפחת מילר״ מתאים במיוחד כשכמה קרובי משפחה מארחים יחד — ושמרו. השדה נשמר בנפרד לכל סוג הודעה, לכן הגדירו אותו בכל תבנית שאתם מתכננים לשלוח (Invitation, Save the Date, Reminder וכן הלאה). אם תשאירו אותו ריק, Fotify ישתמש בשם החשבון שלכם. זה שונה מ-שם השולח, שהוא השם שהאורחים רואים בתיבת הדואר הנכנס שלהם. ראו התאמה אישית של הודעות הדוא״ל שלכם.

ש: כמה מאיתנו מארחים יחד. איך גורמים שייכתב ״מזמינים״ במקום ״מזמין״? ת: השתמשו בשדה שורת פתיחה בתבנית. אם משאירים אותו ריק, אנחנו מייצרים את המשפט עבורכם ותמיד ייכתב בו ״מזמין״. מלאו אותו והנוסח שלכם יחליף את שלנו לגמרי — לדוגמה ילדיה של אמארה מזמינים אותך ליום ההולדת ה-90 שלה. הוא תומך באותם מצייני מיקום להתאמה אישית כמו ההודעה, כך שגם {{FIRSTNAME}}, ילדיה של אמארה מזמינים אותך… יעבוד.

ש: האם ניתן להתאים כל הודעת דוא״ל אישית עם שם האורח? ת: כן. שורת הנושא, הכותרת וההודעה תומכות במצייני מיקום כמו {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}}, {{FULLNAME}}, {{EMAIL}} ו-{{RSVP_LINK}}. כל אחד מהם מוחלף בפרטי הנמען בעת שליחת ההודעה, כך שהודעה אחת מותאמת אישית לכולם. ראו התאמה אישית באמצעות מצייני מיקום.

ש: מדוע איני רואה מעקב פתיחות/קליקים? ת: יש להפעיל מעקב פתיחות וקליקים בהגדרות הדומיין של ספק הדוא״ל שלכם. צרו קשר עם התמיכה אם אתם זקוקים לעזרה בהפעלה. כמו כן, שימו לב שחלק מלקוחות הדוא״ל חוסמים פיקסלי מעקב או טוענים קישורים מראש, ולכן המדדים האלה משוערים — ראו את הודעת ההסתייגות בנושא מעקב במקטע הסטטיסטיקות למעלה.

ש: מה קורה אם הודעת דוא״ל חוזרת? ת: החזרות קשות (כתובות דוא״ל לא תקינות) נמדדות והאורח מסומן כך ששליחות נוספות לא יפגעו בעבירות המסירה שלכם. החזרות רכות (בעיות זמניות כמו תיבת דואר מלאה) עשויות להיפתר בניסיון חוזר.

ש: הודעות הדוא״ל של האורחים שלי מוצגות כנמסרות אבל אף אחד לא פתח אותן. מה הבעיה? ת: נמסר פירושו ששרת הדוא״ל שלהם קיבל את ההודעה, לא שהיא נחתה בתיבת הדואר הנכנס שלהם — מערכות דוא״ל של חברות יכולות לקבל הודעת דוא״ל ואז להעביר אותה לספאם. אם האורחים שלא מראים פעילות מרוכזים אצל מעסיק אחד או שניים, זו הסיבה. ראו כאשר אורחים אומרים שהם מעולם לא קיבלו אותה.

ש: האם אפשר לשלוח הזמנה מכתובת הדוא״ל שלי במקום זאת? ת: כן, אורח אחד בכל פעם. ברשימת האורחים, סמל ה-Envelope מעתיק את ההזמנה המעוצבת של אותו אורח ופותח את לקוח הדוא״ל שלכם עם כתובתו כנמען — הדביקו אותה בהודעה הריקה ושלחו. זהו הפתרון העוקף עבור אורחים שהמעסיק שלהם מסנן את הודעות הדוא״ל שלנו, מכיוון שהיא מגיעה מהדומיין שלכם. שליחות אלה אינן צורכות קרדיטים ואינן מופיעות בסטטיסטיקות הדוא״ל.

ש: האם אורח יכול לקבל את אותו סוג הודעת דוא״ל פעמיים? ת: זה תלוי בסוג: הזמנות ניתן לשלוח עד פעמיים לכל אורח ועדכוני אירוע עד שלוש פעמים; הודעות Save-the-Date, תזכורות, ביטולים והודעות תודה מוגבלות לאחת לכל אורח. מגבלות אלה מונעות ספאם ומגנות על מוניטין השולח שלכם.

ש: האם הודעות הדוא״ל עובדות עם מערכת ה-RSVP? ת: כן. הודעות הזמנה ותזכורת מכילות כפתור RSVP אישי המקשר ישירות לעמוד ה-RSVP האישי של כל אורח. כאשר אורח משיב דרך הקישור, הסטטוס שלו מתעדכן בלוח הבקרה שלכם בזמן אמת — והאורח מקבל הודעת אישור אוטומטית בדוא״ל.

ש: האם ניתן לשלוח רק לאורחים מסוימים? ת: כן. בעת השליחה, בחרו קהל: כל האורחים, אורחים שלא השיבו, אורחים שאישרו/דחו/השתתפו, או אורחים שלא פתחו את ההודעה הקודמת. תיבת הדו-שיח מציגה בדיוק כמה אורחים יקבלו אותה לפני שתאשרו.

ש: הודעת דוא״ל הגיעה רק לחלק מהאורחים שלי. האם אפשר לשלוח אותה לשאר בלי לשכפל אותה?

ת: כן. סמנו ״שלח רק לאורחים שעדיין לא קיבלו אותו״ כשאתם שולחים שוב. כל מי שכבר קיבל את הדוא״ל ידולג, כך שאף אחד לא יקבל עותק שני. ראו השלמת שליחה חלקית.

ש: אילו שפות נתמכות? ת: 19 שפות: אנגלית, ספרדית, צרפתית, גרמנית, איטלקית, פורטוגזית, הולנדית, פולנית, רוסית, טורקית, ערבית, עברית, הינדי, יפנית, קוריאנית, סינית, דנית, שוודית וצ׳כית. ערבית ועברית מוצגות מימין לשמאל באופן אוטומטי.

ש: מדוע תכונת הדוא״ל שלי הושבתה? ת: אם תוכן הודעות הדוא״ל שלכם מסומן על ידי מערכת המודרציה האוטומטית שלנו (בגלל ספאם, תוכן פוגעני או הפרות מדיניות), התכונה מושבתת באופן זמני. צרו קשר עם support@fotify.app כדי לפתור את הבעיה.

ש: האם ניתן לקבל החזר על קרדיטים לדוא״ל? ת: קרדיטים לדוא״ל אינם ניתנים להחזר ואינם ניתנים להעברה בין אירועים. ראו את מדיניות ההחזרים שלנו לפרטים.

המחירים עשויים להשתנות בהתאם למדינה ולמטבע שלכם. ראו את המחירים העדכניים ב-עמוד התמחור.