Hoe je bijhoudt waar elke RSVP vandaan komt: Multi-link-registratie + Gastlabels

Wanneer je je evenementlink op vijf verschillende plekken deelt — een Instagram-story, een familie-WhatsAppgroep, het bedrijfsintranet, een papieren flyer op de locatie, een nieuwsbrief — en 84 mensen registreren… waar kwamen ze eigenlijk vandaan?

Tot nu toe was het eerlijke antwoord: "geen idee." Eén publieke registratie-URL, één ondoorzichtige pool aan RSVPs. Je gokte, keek naar patronen in e-mailadressen, of accepteerde de mist.

Vandaag is dat voorbij. Fotify's platform voor digitale uitnodigingen bevat nu twee features die samen zorgen voor schone attributie per bron: multi-link-registratie en gastlabels. Dit artikel is de praktische gids om ermee te werken.

Het kernidee in één zin

Maak per kanaal één deelbare registratie-URL, koppel aan elke URL een label, en elke RSVP die via die link binnenkomt wordt automatisch voor je gelabeld.

Dat is alles. De rest van dit artikel is voorbeelden en workflow.

Wat er veranderd is

Als je eerder Fotify's registratieformulier gebruikte, weet je dat het werkte met één publieke link. Eén URL, één code, één bak. We hebben zojuist twee upgrades uitgebracht die daarop stapelen:

1. Multi-link-registratie

Je kunt nu tot 25 deelbare links per evenement maken. Elke link heeft:

• Een eigen URL (automatisch gegenereerd of een aangepaste slug zoals fotify.app/r/family)
• Eigen statistieken per link: views, unieke bezoekers, registraties
• Een eigen pauze-/hervat-status
• Een eigen optionele taglijst die automatisch op registraties wordt toegepast

Het formulier zelf — titel, vereiste velden, max. introducés, accepteren/afwijzen, succesbericht — blijft gedeeld over elke link. Je configureert het formulier één keer. Links zijn alleen deelbare instappunten.

2. Gastlabels

Labels zijn vrije, gekleurde tags die je aan gasten hangt. Maak er zoveel als je nodig hebt (tot 50 per evenement): "Familie", "VIP", "Instagram", "Werk", "Dieet-veg", "Komt overvliegen". Met labels kun je:

• Filteren op de gastenlijst met één of meerdere labels (met Any/All-matching)
• Bulk toepassen op tientallen gasten tegelijk
• Automatisch toepassen op elke gast die via een specifieke link registreert
• Importeren/exporteren via de CSV-upload en -download

Ze zijn alleen zichtbaar voor organisatoren — gasten zien ze nooit.

Samen geven deze twee features je echte attributie. Elke link heeft een label, elke registratie krijgt dat label, en je gastenlijst wordt op het moment van aanmelden per bron gesegmenteerd.

De eenvoudige setup (5 minuten)

We lopen het door met een bruiloftsvoorbeeld. Je wilt weten hoeveel RSVPs uit elk van deze kanalen komen:

1. Dichte familie (gedeeld in een WhatsApp-groep)
2. Werkcollega's (gemaild vanaf je werkaccount)
3. Instagram (gepost op je feed)
4. Gedrukte save-the-date-kaarten met QR-code

Stap 1: Maak eerst je labels aan

Ga in het dashboard naar RSVP → Guests. Boven de statusfilters zie je de rij met labelfilters. Klik op "+ New tag" en maak vier labels — één per kanaal — met verschillende kleuren:

• 🟡 Familie
• 🟣 Werk
• 🔴 Instagram
• 🟢 Print

Stap 2: Schakel het registratieformulier in

Ga naar het tabblad Event Details en zet het registratieformulier aan. Fotify maakt automatisch een Default-link aan. Laat die even staan — we voegen er zo extra links naast.

Stap 3: Maak één link per kanaal

Klik in de sectie "Shareable registration links" op "New link". In de modal:

• Internal name: "Familie" (alleen jij ziet dit)
• Custom code: niet aanvinken (of typ family als je fotify.app/r/family wilt)
• Auto-apply tags: vink het label Familie aan
• Create link

Herhaal voor Werk, Instagram en Print. Je eindigt met 5 links: de standaard + 4 kanaalspecifieke. Elk kaartje toont de URL, toegepaste labels als chips en drie tellers: Views, Unique, Registrations.

Stap 4: Deel de juiste link op de juiste plek

• WhatsApp-familiechat → de Familie-link
• Werkmail → de Werk-link
• Instagram-bio + story-sticker → de Instagram-link
• Save-the-date-QR-code → de Print-link

Vanaf nu wordt elke RSVP bij binnenkomst automatisch gelabeld. Geen handmatig sorteren, geen giswerk.

Stap 5: Kijk hoe de cijfers binnenlopen

In je links-lijst wordt elk kaartje live bijgewerkt zodra mensen bezoeken en registreren. Na een week zie je bijvoorbeeld:

• Familie — 28 views, 18 unique, 17 registrations (zeer hoge conversie — deze mensen kennen je)
• Werk — 64 views, 52 unique, 12 registrations (zwakker signaal, wel volume)
• Instagram — 320 views, 210 unique, 9 registrations (groot bereik, lage commitment — verwacht)
• Print — 6 views, 6 unique, 4 registrations (QR-scans — hoge intentie)

Nu weet je niet alleen hoeveel mensen zich registreerden, maar van waar — en je weet precies op welk kanaal je de volgende keer moet leunen.

De gastenlijst achteraf segmenteren

Zodra gasten gelabeld zijn, begint het echte werk. Klik in het tabblad Guests op een labelchip in de filterrij om te filteren. Klik op een tweede label om te stapelen. Wanneer er twee of meer actief zijn, verschijnt een Any / All-toggle:

• Any — gasten met ten minste één van de geselecteerde labels
• All — alleen gasten met alle geselecteerde labels

Voorbeelden van queries die dit direct mogelijk maakt:

• "Laat me alle werkcollega's zien die nog niet hebben geantwoord" → filter op label Work + status Not Answered
• "Wie zijn mijn familie-VIPs?" → filter op Family en VIP in All-modus
• "Iemand van Instagram die heeft geweigerd?" → filter op Instagram + Declined

Gebruik daarna de knoppen Copy / WhatsApp / Email per rij om gerichte reminders te sturen naar precies dat segment — geen spam naar mensen die al gereageerd hebben.

Gasten taggen die je handmatig hebt toegevoegd

Niet elke gast registreert zichzelf. Je naaste familie kreeg waarschijnlijk een persoonlijke uitnodiging via de flow voor digitale uitnodigingen met hun namen vooraf ingevuld. Tag hen ook:

Per gast (inline)

Klik op elke gastenrij in de kolom Tags op + Add tag, vink aan wat van toepassing is, klik op Save. Klaar. Ideaal voor eenmalige wijzigingen.

In bulk veel tegelijk taggen

Voor tientallen gasten gebruik je de selectievakjes:

1. Vink de gasten aan die je wilt taggen
2. Klik in de rode selectiebalk die bovenaan verschijnt op "Apply tags"
3. Kies een modus — Add, Remove of Replace
4. Vink de labels aan en klik op Save

Zo tag je bijvoorbeeld in één keer je "Bruidsgezelschap" voor gecoördineerde reminders, of markeer je 20 gasten met dieetwensen nadat de locatie erom vraagt.

Via CSV-import

Als je een spreadsheet uploadt van een planner of een andere tool, voeg dan een kolom Tags toe met namen gescheiden door pipes:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Work

Labels die nog niet bestaan bij het evenement worden automatisch aangemaakt met een standaardkleur. Hernoem of recolor ze later in de labelmanager.

Playbooks uit de praktijk

Playbook 1: Bruiloft met RSVP-deadline-druk

Je bent drie weken verwijderd van de bruiloft en de RSVP-deadline is over een week. Je kijkt naar je statistieken:

De werk-bucket blijft achter. Filter de gastenlijst op Work + Not Answered, en stuur een WhatsApp-duwtje vanaf de rij van elke gast — alleen naar dat segment. Je valt de familie niet lastig; je DM't geen vreemden op Instagram; je bereikt precies de mensen die je nodig hebt.

Playbook 2: Conferentie met gelaagde toegang

Een tweedaagse industrieconferentie met drie ticketniveaus: Algemeen, Spreker, Sponsor. Maak drie labels en drie registratielinks, elk vooringesteld met het juiste label. Deel:

• De Algemeen-link op de publieke aanmeldpagina
• De Spreker-link privé met bevestigde sprekers
• De Sponsor-link alleen in sponsorcontracten

Op de dag zelf filtert de vrijwilliger aan de deur op label om te zien welk polsbandje moet worden uitgedeeld. De locatiecateraar krijgt een gefilterde CSV van alleen Sponsors voor het VIP-diner (aantal personen).

Playbook 3: Community-evenement met toegankelijkheidstracking

Je organiseert een communitybijeenkomst en je moet weten wie rolstoeltoegang, ASL-tolking of een glutenvrije maaltijd nodig heeft. Voeg voor elk een aangepast formulierveld toe, filter na de registraties op status + antwoord op aangepast veld, en bulk-tag de overeenkomende gasten als Toegang-rolstoel, Toegang-ASL, Dieet-glutenvrij. Nu kan je locatie en cateraar met één klik een gefilterde lijst trekken.

Gepauzeerde links, verwijderde links en de regels van de Default

Een paar dingen om te weten:

De standaardlink is speciaal. Fotify maakt deze aan wanneer je het formulier voor het eerst inschakelt; hij is gemarkeerd met een blauwe "Default"-badge. Je kunt hem hernoemen, labels wijzigen, kopiëren en zelfs verwijderen — maar je kunt zijn code niet pauzeren of regenereren. Waarom? Omdat de URL de hoofdregistratie-URL van het evenement is, en als je een custom domain hebt, wordt yourdomain.com/register herschreven naar de code van die Default-link. Roteer je die, dan breek je alle al gedeelde URLs.

Elke andere link is volledig bewerkbaar. Pauzeer om hem tijdelijk offline te zetten (bezoekers zien een vriendelijke "registratie gepauzeerd"-pagina in plaats van een 404). Regenereren kan als de code is uitgelekt. Verwijder hem wanneer de campagne klaar is.

Gepauzeerde of verwijderde links tonen een vriendelijke pagina. Geen kale 404's. Bezoekers krijgen een nette boodschap als "Deze registratielink is gepauzeerd" of "We konden deze link niet vinden" met een link terug naar de homepage. Gesloten URLs zijn ook gemarkeerd met noindex, nofollow zodat ze Google niet vervuilen.

Labels overleven het verwijderen van links. Verwijder je een link dan wordt het label niet verwijderd — gasten die al via die link registreerden behouden het label dat ze kregen. Hun attributie is blijvend.

Wat je nu kunt doen

• Volledige handleiding: Registratieformulier gebruiken (help-artikel)
• Referentie gastlabels: Gastlabels gebruiken
• Bouw de complete gastenlijst-workflow: Je gastenlijst beheren
• Bekijk alle uitnodigingsfuncties: Digitale uitnodigingen — onze volledige RSVP + uitnodigingen-pillarpage

En als je nog twijfelt of Fotify het juiste RSVP-platform is voor jouw evenement: De beste RSVP-apps voor evenementen in 2026 zet de topopties naast elkaar.

Tot slot

Voor deze update kon je een registratielink versturen en wachten. Nu kun je vijf campagnes op hetzelfde evenement draaien, elke RSVP in realtime aan de bron toeschrijven en je gastenlijst filteren op elke dimensie die je belangrijk vindt — kanaal, relatie, dieetwens, introducéstatus — zonder een spreadsheet in zicht.

Elke feature van Fotify komt neer op hetzelfde idee: organisatoren verdienen tools die hén niet de lijm tussen andere tools maken. Multi-link-registratie en gastlabels zijn niet flitsend. Het is de stille upgrade die je een telefoontje, een paniekmoment en een nachtelijke Excel-sessie bespaart.

Probeer het bij je volgende evenement. Maak de links aan vóórdat je deelt, label terwijl je gaat, en als iemand vraagt "welk bericht werkte?" — dan weet je het.

Hulp nodig bij de eerste stappen? Onze volledige gids voor het registratieformulier doorloopt elke instelling in het dashboard, en het artikel over gastlabels behandelt elke label-workflow van begin tot eind.