Hoe je je gastenlijst beheert

Het tabblad Gasten in je RSVP-dashboard is de plek waar je al je eventbezoekers toevoegt, beheert en opvolgt. Of je nu gasten één voor één toevoegt of honderden importeert vanuit een spreadsheet, Fotify maakt het eenvoudig om je gastenlijst overzichtelijk te houden.

Toegang tot de gastenlijst

Ga naar je eventdashboard op dashboard.fotify.app
Selecteer je event en klik op "RSVP" in de zijbalk
Klik op het tabblad "Guests"

Als je nog geen RSVP-uitnodiging hebt aangemaakt, bekijk dan eerst How to Create Your RSVP Invitation.

Je ziet je volledige gastenlijst met responsestatussen en actieknoppen.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

Gasten afzonderlijk toevoegen

Zo voeg je één gast toe:

Klik op de knop "Add Guest"
Vul de gegevens van de gast in:
- Name - Voornaam van de gast (verplicht)
- Last Name - Achternaam van de gast
- Email - E-mailadres voor digitale uitnodigingen
- Cellphone - Telefoonnummer in internationaal formaat met + (bijv. +14155551234)
- Number of Guests - Hoeveel personen in hun gezelschap (standaard: 1)
- SMS Language - Overschrijf de standaardtaal voor de sms-berichten van deze gast
Klik op "Add Guest"

Telefoonnummerformaat

Voor sms- en WhatsApp-functionaliteit moeten telefoonnummers in internationaal E.164-formaat staan:

Begin met + gevolgd door de landcode
Geen spaties, streepjes of haakjes
Voorbeelden: +14155551234 (VS), +34612345678 (Spanje), +4915112345678 (Duitsland)

Meerdere gasten importeren (CSV-upload)

Voor grote gastenlijsten kunt u ze allemaal in één keer importeren met een CSV-bestand.

Zo importeert u

Klik op "Upload Guest List"
Maak uw CSV-bestand aan in het vereiste formaat (zie hieronder)
Sleep uw bestand naar het veld, of klik om het te selecteren
Klik op "Upload Guest List"

CSV-formaat

Uw CSV-bestand moet deze kolommen bevatten:

Kolom	Vereist	Beschrijving
Name	Ja	Voornaam van de gast
LastName	Nee	Achternaam van de gast (mag leeg zijn)
Email	Nee	E-mailadres (mag leeg zijn)
Phone	Nee	Telefoonnummer in E.164-formaat met + en landcode
Guests	Nee	Aantal gasten in het gezelschap (standaard: 1)
Locale	Nee	Taalcode voor sms en e-mail (en, es, fr, de, it, pt, enz.). `SmsLocale` en `MessagingLocale` worden voor achterwaartse compatibiliteit nog steeds geaccepteerd
Tags	Nee	Tagnamen die op deze gast moeten worden toegepast, gescheiden door `\|` (pipe). Ontbrekende tags worden automatisch aangemaakt
DisplayAlias	Nee	Weergavenaam die in berichten wordt gebruikt in plaats van `Name + LastName` (bijv. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Handig voor stellen, families en groepen
IsPlural	Nee	Stel in op `true` (of `yes` / `1`) wanneer de uitnodiging voor meerdere personen is, zodat berichten in ondersteunde talen de meervoudsvorm gebruiken (Zweeds, Spaans, Frans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Arabisch, Hebreeuws, Deens). Standaard is `false`

Voorbeeld-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Tips voor CSV-import

Klik op "Download Example" om een sjabloonbestand te downloaden
E-mail en telefoon zijn optioneel — laat leeg als deze niet beschikbaar zijn
Ondersteunde berichttalen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Als Locale leeg is, ontvangt de gast sms en e-mail in de standaardtaal van uw evenement
Tags-kolom: scheid meerdere tags met | (bijv. Family|VIP). Elke tagnaam die nog niet voor het evenement bestaat, wordt automatisch aangemaakt met een standaardkleur — u kunt de kleur later wijzigen in Manage tags
DisplayAlias: indien ingesteld, wordt deze naam gebruikt in sms-berichten, e-mails en op de RSVP-pagina (en vervangt ook {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} en {{FULLNAME}} in aangepaste berichtsjablonen). Laat leeg om de standaard Name + LastName te gebruiken
IsPlural: is alleen van belang in talen die een onderscheid maken tussen enkelvoud/meervoud in de 2e persoon — bijvoorbeeld Zweeds "du är inbjuden" (enkelvoud) wordt "ni är inbjudna" (meervoud). Voor Engels, Duits, Russisch en andere talen zonder dat onderscheid wordt dit veld genegeerd

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

Je gastenlijst exporteren

Klik op "Download" in de werkbalk van het tabblad "Guests" en kies een formaat: Excel (.xlsx) om te sorteren en bewerken, CSV (.csv) om te importeren in andere tools, of PDF (.pdf) voor een afdrukklaar document.

Exports houden rekening met je actieve filters en sorteervolgorde. Wat de gastentabel op dat moment laat zien, is precies wat er in het bestand terechtkomt — dezelfde rijen, dezelfde volgorde — zodat je bijvoorbeeld alleen Geaccepteerde VIP's of Zelf geregistreerde gasten zonder telefoonnummer kunt downloaden. Wil je de hele lijst? Klik dan eerst op Clear all.

Bestanden worden genoemd naar je evenement en de exportdatum (bijv. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), zodat meerdere downloads elkaar nooit overschrijven.

Downloaden als Excel (aanbevolen voor spreadsheets)

Klik op "Download" → Excel (.xlsx)
Het werkblad Guests bevat alle gastgegevens, reacties, elk aangepast veld van je registratieformulier (bijv. functie, organisatie, dieetwensen) als eigen kolom, en een kolom Tags — met de kopregel vastgezet en kolomfilters al ingeschakeld, zodat je meteen op elk criterium kunt sorteren en filteren
Een tweede werkblad Summary toont in één oogopslag je responsstatistieken: totaal aantal uitnodigingen, geaccepteerd, geweigerd, niet beantwoord, aanwezig geweest en aantal bevestigde gasten
Opent correct in Excel, Google Sheets en Numbers, ongeacht de regio-instellingen van je computer

Downloaden als CSV

Klik op "Download" → CSV (.csv)
Het bestand bevat alle gastgegevens, reacties, waarden van aangepaste velden en een kolom Tags (tagnamen gescheiden door een pipe — hetzelfde formaat dat bij importeren wordt geaccepteerd, zodat je data heen en weer kunt uitwisselen)
Wanneer Collect Guest Names is ingeschakeld, bevat de CSV ook een kolom Plus Ones direct na Guests — elke niet-hoofdgast gescheiden door een pipe (bijv. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). De kolom wordt weggelaten wanneer naamvastlegging uitstaat, zodat de vorm van de CSV voorspelbaar blijft voor evenementen die deze functie niet gebruiken. Dezelfde kolom verschijnt ook in de Excel-export
Als de CSV in Excel met alles in één kolom opent, gebruik dan in plaats daarvan het formaat Excel (.xlsx) — dat wordt niet beïnvloed door regionale lijstscheidingsteken-instellingen

Downloaden als PDF

Klik op "Download" → PDF (.pdf)
Er wordt een opgemaakte PDF gegenereerd met je evenementnaam, datum en een samenvatting van de responsstatistieken
De PDF bevat alle gastgegevens in een overzichtelijke tabelindeling, met een kolom Tags die de tagnamen van elke gast als kommagescheiden tekst toont

Let op: aangepaste registratievelden (bijv. functie, organisatie) worden niet opgenomen in de vaste PDF-indeling — download het formaat Excel of CSV wanneer je die kolommen nodig hebt.

Wanneer Collect Guest Names is ingeschakeld, bevat de PDF ook:

Ingesprongen subrijen voor elke plus-one-gast onder de hoofduitnodiging, met hun individuele naam

Wanneer Table Management ook is ingeschakeld, toont elke subrij bovendien de toegewezen tafel van die persoon in een nieuwe kolom Table.

Dit maakt de PDF ideaal voor:

Het afdrukken van een gastenlijst voor de locatie of het deurpersoneel
Delen met leveranciers (cateraars, evenementplanners) die geen spreadsheets gebruiken
Een fysieke back-up hebben tijdens het evenement
In één oogopslag tafelindelingen controleren

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

Tips voor het beheren van je gastenlijst

Voor je event

Voeg alle gasten toe voordat je uitnodigingen verstuurt
Controleer extra goed of telefoonnummers in internationaal formaat staan
Gebruik CSV-import voor grote lijsten om tijd te besparen
Stel de juiste sms-taal in voor internationale gasten

Reacties opvolgen

Controleer regelmatig het filter Not Answered om op te volgen
Gebruik WhatsApp-tracking om te zien wie uitnodigingen heeft ontvangen
Exporteer de lijst af en toe om de voortgang bij te houden

Herinneringen sturen

Gebruik voor gasten die nog niet hebben gereageerd de knoppen Copy of WhatsApp om herinneringen te sturen
Overweeg de SMS feature te gebruiken voor bulkherinneringen

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.