Hoe je je gastenlijst beheert

De Guests-pagina in je dashboard is de plek waar je al je eventbezoekers toevoegt, beheert en opvolgt. Of je nu gasten één voor één toevoegt of honderden importeert vanuit een spreadsheet, Fotify maakt het eenvoudig om je gastenlijst overzichtelijk te houden.

Je hebt geen RSVP-uitnodiging nodig om je gastenlijst op te bouwen — de pagina werkt op zichzelf, en alles koppelt automatisch als je later een uitnodiging aanmaakt.

Toegang tot de gastenlijst

1. Ga naar je eventdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer je event en klik op "Guests" in de zijbalk

Je ziet je volledige gastenlijst met responsestatussen en actieknoppen.

Opmerking: De acties per gast om te delen (uitnodiging kopiëren, uitnodigingslink kopiëren, vanuit je eigen e-mail versturen, WhatsApp) verschijnen zodra je je uitnodiging hebt ingesteld en RSVP hebt ingeschakeld — daarvoor is er nog niets om te delen. Een banner op de pagina brengt je naar die instellingen zodra je zover bent.

De gastenlijst begrijpen

Gasten filteren

Alle filters staan bij elkaar in één filterbalk boven aan de Guests-pagina. Elk filter combineert (EN), zodat je ze kunt stapelen om precieze vragen te beantwoorden zoals "VIP's die nog niet hebben gereageerd en een telefoonnummer hebben."

Status is een set chips en is meervoudig selecteerbaar — klik er zoveel je wilt:

Chip	Toont
All	Elke gast op je lijst (wist het statusfilter)
Accepted	Gasten die hebben bevestigd dat ze komen
Declined	Gasten die niet aanwezig kunnen zijn
Not Answered	Gasten die nog niet hebben gereageerd
Attended	Gasten die bij het evenement hebben ingecheckt (wanneer QR-aanwezigheid is ingeschakeld)

Omdat status meervoudig selecteerbaar is, kun je bijvoorbeeld Accepted + Attended samen tonen (iedereen die komt) of Not Answered + Declined samen (iedereen die je nog moet opvolgen). Elke chip toont een live aantal.

More filters (de schuifknop) opent extra dimensies:

• Source — Added by me (jij hebt ze toegevoegd) versus Self-registered (ze hebben zichzelf aangemeld via een registratielink)
• Party size — Solo (slechts één persoon) versus Group (2+ personen met plus-ones)
• Has email / Has phone — alleen gasten die je daadwerkelijk kunt e-mailen of berichten, handig vlak voordat je iets verstuurt

Elk actief filter verschijnt als verwijderbare chip op een samenvattingsregel, met een Clear all-knop en een live telling "X van Y overeenkomend", zodat je altijd precies weet welke selectie je bekijkt.

Kolommen met gastinformatie

De tabel toont belangrijke informatie voor elke gast:

• Name - Volledige naam van de gast
• Email - E-mailadres (indien opgegeven)
• Cellphone - Telefoonnummer voor sms/WhatsApp
• Guests - Aantal personen in hun gezelschap (inclusief plus-ones)
• Confirmed - Hoeveel personen bevestigd hebben aanwezig te zijn
• Status - Hun RSVP-reactie (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - Gekleurde chips die de gastentags tonen die op deze gast zijn toegepast. Klik op de knop + Add tag op de rij om inline tags toe te voegen of te verwijderen
• Registered - Wanneer de gast is toegevoegd of zichzelf heeft geregistreerd
• Actions - Snelle actieknoppen

Sorteren en zoeken

• Search - Gebruik de zoekbalk om gasten te vinden op naam, e-mail, telefoon, of — wanneer Collect Guest Names aanstaat — de naam van een plus-one. Als een plus-one overeenkomt, wordt die uitnodiging automatisch uitgeklapt en wordt de gevonden naam gemarkeerd
• Sort - Klik op een kolomkop om de lijst te sorteren (bijv. op naam, status)

Namen van plus-ones bekijken (wanneer Guest Names aan staat)

Wanneer je Collect Guest Names hebt ingeschakeld (of seating gebruikt, wat dit automatisch omvat), tonen gezelschappen van 2 of meer personen een pijltje naast de hoofdnaam. Klik erop om de rij uit te klappen en elke plus-one als ingesprongen subrij onder de hoofduitnodiging te tonen:

• Elke genoemde gast toont een "+1"-badge (of "Main guest" voor de hoofdgast)
• Een potloodicoon op elke subrij springt direct naar het bewerken van die specifieke naam
• Als een gezelschap minder namen heeft dan de opgegeven groepsgrootte, zie je een placeholder "N names not provided yet" met een link Add names
• Tijdens het zoeken klappen rijen met een overeenkomende plus-one automatisch uit, zodat de match direct zichtbaar is — je kunt nog steeds handmatig inklappen, en je keuze wordt onthouden tot je de zoekopdracht wist

Namen die je hier bewerkt en namen die je bewerkt op de Seating-pagina zijn dezelfde namen — corrigeer een spelfout op de ene plek en beide worden bijgewerkt. Een gast die later opnieuw RSVP't, kan een naam die je hebt gecorrigeerd niet meer overschrijven.

Gasten filteren en taggen

Met het tagsysteem van Fotify kun je gasten labelen (bijv. "Family", "VIP", "Work") en erop filteren. De volledige uitleg staat in het artikel over gastentags; hieronder lees je hoe tags in de gastenlijst verschijnen.

De tagfilterrij

De filterbalk bevat een rij Tags. Deze bevat:

• Een chip voor elke tag die je hebt aangemaakt (klik om als filter aan/uit te zetten)
• Een gestippelde chip "+ New tag" die de tagbeheerder opent, zodat je er direct één kunt aanmaken
• Een knop "Manage tags" rechts (kleuren hernoemen, bestaande tags bewerken of verwijderen)
• Wanneer twee of meer tagchips actief zijn, bepaalt een gesegmenteerde Any / All-schakelaar of het filter gasten toont met een van de geselecteerde tags of alle

Wanneer een tagfilter actief is, toont de gastenlijst alleen overeenkomende gasten. Klik nogmaals op dezelfde chip om die ene tag te verwijderen, of gebruik Clear all om alle filters in één keer te resetten. Tagfilters stapelen met de statuschips, zoeken en de More filters-dimensies.

Gasten inline taggen

Klik op elke gastenrij (desktoptabel of mobiele kaart) op de knop + Add tag in de kolom Tags. Er verschijnt een dropdown met alle tags voor het evenement; klik om te schakelen en klik daarna op Save. Bestaande tags van de gast worden als gekleurde chips naast de knop getoond.

Geselecteerde gasten in bulk taggen

Zo tag (of untag) je meerdere gasten tegelijk:

1. Selecteer gasten met de selectievakjes links van elke rij
2. Klik in de verschijnende selectiewerkbalk op "Apply tags"
3. Kies een modus — Add, Remove of Replace
4. Vink de gewenste tags aan en klik op de groene knop Save

• Add voegt de geselecteerde tags toe aan elke gast, bovenop hun bestaande tags
• Remove verwijdert de geselecteerde tags bij elke gast
• Replace wist hun huidige tags en stelt precies de geselecteerde lijst in

Gasten afzonderlijk toevoegen

Zo voeg je één gast toe:

1. Klik op de knop "Add Guest"
2. Vul de gegevens van de gast in:
   • Name - Voornaam van de gast (verplicht)
   • Last Name - Achternaam van de gast
   • Email - E-mailadres voor digitale uitnodigingen
   • Cellphone - Telefoonnummer in internationaal formaat met + (bijv. +14155551234)
   • Number of Guests - Hoeveel personen in hun gezelschap (standaard: 1)
   • SMS Language - Overschrijf de standaardtaal voor de sms-berichten van deze gast
3. Klik op "Add Guest"

Telefoonnummerformaat

Voor sms- en WhatsApp-functionaliteit moeten telefoonnummers in internationaal E.164-formaat staan:

• Begin met + gevolgd door de landcode
• Geen spaties, streepjes of haakjes
• Voorbeelden: +14155551234 (VS), +34612345678 (Spanje), +4915112345678 (Duitsland)

Meerdere gasten importeren (CSV, Excel of plakken)

Voor grote gastenlijsten importeer je ze allemaal in één keer vanuit een bestand of rechtstreeks vanuit je spreadsheet.

Zo importeer je

1. Klik op "Gastenlijst Uploaden"
2. Sleep je bestand (.csv of Excel .xlsx) naar het uploadgebied, of klik op "Of plak rijen vanuit een spreadsheet" en plak de cellen die je uit Excel of Google Sheets hebt gekopieerd — inclusief koprij
3. Klik op "Gastenlijst Uploaden"

Excel-werkmappen worden gelezen vanaf hun eerste werkblad, dus je kunt het bestand uploaden waarin je je lijst al bijhoudt — je hoeft het niet eerst als CSV op te slaan. Oudere binaire .xls-bestanden worden niet geaccepteerd: open ze in Excel en sla ze op als .xlsx.

Kolomformaat

Alleen een Name-kolom is verplicht. Alle andere kolommen zijn optioneel: laat ze volledig uit het bestand weg, of neem ze op en laat de cellen leeg. Een bestand met alleen een Name-kolom en één naam per regel is een geldige import.

Kolomnamen worden flexibel herkend. Hoofdlettergebruik, spaties en interpunctie maken niet uit, en de gangbare namen die een spreadsheet al gebruikt worden herkend — bijvoorbeeld First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, evenals Voornaam, Achternaam, Telefoon en vergelijkbare. Je hoeft je kolomkoppen niet te hernoemen naar de onderstaande; dat zijn alleen de namen die het sjabloon gebruikt.

Kolommen die Fotify niet herkent, worden overgeslagen, en het importresultaat toont ze zodat je weet dat er niets uit is opgeslagen.

Kolom	Vereist	Beschrijving
Name	Ja	Voornaam van de gast (een volledige naam werkt ook)
LastName	Nee	Achternaam van de gast
Email	Nee	E-mailadres. Rijen met een onjuist geformatteerd adres (bijv. john@) worden gemeld en overgeslagen — corrigeer de waarde of laat de cel leeg
Phone	Nee	Telefoonnummer met + en landcode (bijv. +14155551234). Spaties, streepjes, punten en haakjes worden automatisch verwijderd, en een voorloop-00 wordt +
Guests	Nee	Aantal gasten in het gezelschap (standaard: 1)
Locale	Nee	Taalcode voor sms en e-mail (en, es, fr, de, it, pt, enz.). SmsLocale en MessagingLocale worden voor achterwaartse compatibiliteit nog steeds geaccepteerd
Tags	Nee	Tagnamen die op deze gast moeten worden toegepast, gescheiden door | (pipe). Ontbrekende tags worden automatisch aangemaakt
DisplayAlias	Nee	Weergavenaam die in berichten wordt gebruikt in plaats van Name + LastName (bijv. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Handig voor stellen, families en groepen
IsPlural	Nee	Stel in op true (of yes / 1) wanneer de uitnodiging voor meerdere personen is, zodat berichten in ondersteunde talen de meervoudsvorm gebruiken (Zweeds, Spaans, Frans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Arabisch, Hebreeuws, Deens). Standaard is false
Status	Nee	RSVP-antwoord dat je al voor deze gast hebt: Accepted, Declined, Attended of Not Answered. Standaard is Not Answered
Confirmed Guests	Nee	Hoeveel personen van het gezelschap bevestigd zijn. Wordt alleen gebruikt wanneer Status Accepted of Attended is; standaard is de volledige groepsgrootte

Voorbeeld-CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Tips voor CSV-import

• Klik op "Eenvoudige sjabloon downloaden (alleen Name)" voor het kleinste geldige bestand, of op "Voorbeeld downloaden" voor een sjabloon met alle kolommen
• E-mail en telefoon zijn optioneel — laat leeg als deze niet beschikbaar zijn
• Bestanden met komma's en puntkomma's worden allebei geaccepteerd (Excel slaat CSV in het grootste deel van Europa op met puntkomma's); met tabs gescheiden bestanden werken ook
• Namen met accenten overleven elke codering die je spreadsheet gebruikte: UTF-8, Windows/ANSI en Excels "Unicode-tekst" worden allemaal automatisch gedetecteerd
• Een bestand (of plakactie) met alleen een kolom namen zonder koprij wordt geïmporteerd als een lijst met namen
• Bestanden tot 5 MB worden geaccepteerd
• Een rij met een lege Name-cel wordt overgeslagen en vermeld in het resultaat; de overige rijen worden nog steeds geïmporteerd
• Als je "Missing required column: Name" ziet, heeft de eerste regel van je bestand geen koptekst die Fotify kan lezen als de naam van de gast. Het bericht toont de gevonden kopteksten — hernoem er één naar Name (of First Name, Full Name, …)
• Ondersteunde berichttalen: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Als Locale leeg is, ontvangt de gast sms en e-mail in de standaardtaal van je evenement
• Tags-kolom: scheid meerdere tags met | (bijv. Family|VIP). Elke tagnaam die nog niet voor het evenement bestaat, wordt automatisch aangemaakt met een standaardkleur — je kunt de kleur later wijzigen in Manage tags
• DisplayAlias: indien ingesteld, wordt deze naam gebruikt in sms-berichten, e-mails en op de RSVP-pagina (en vervangt ook {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} en {{FULLNAME}} in aangepaste berichtsjablonen). Laat leeg om de standaard Name + LastName te gebruiken
• Status: gebruik dit om een lijst te importeren die je al elders hebt verzameld, of om een gastenlijst tussen evenementen te verplaatsen. Geëxporteerde gastenlijsten bevatten deze kolom al, zodat een export met dezelfde antwoorden opnieuw kan worden geïmporteerd. Laat de kolom weg (of leeg) en iedereen wordt geïmporteerd als Not Answered
• IsPlural: is alleen van belang in talen die een onderscheid maken tussen enkelvoud/meervoud in de 2e persoon — bijvoorbeeld Zweeds "du är inbjuden" (enkelvoud) wordt "ni är inbjudna" (meervoud). Voor Engels, Duits, Russisch en andere talen zonder dat onderscheid wordt dit veld genegeerd

Actieknoppen voor gasten

Elke gastenrij heeft actieknoppen voor snel beheer:

Icoon	Actie	Beschrijving
Potlood	Edit	Gastgegevens aanpassen (naam, e-mail, telefoon, gasten, status)
Oog	View	Alle gastinformatie bekijken zonder iets te wijzigen
Kopiëren	Copy Invitation	De uitnodiging van de gast kopiëren — het ontworpen e-mailbericht voor een mailclient, je berichtsjabloon overal elders
Link	Copy Invite Link	Kopieert alleen de RSVP-link van de gast — geen berichttekst — klaar om overal te plakken
Envelop	Send from my email	Kopieert de ontworpen uitnodiging en opent je mailclient, geadresseerd aan die gast, zodat jij hem kunt plakken (als e-mail is opgegeven)
WhatsApp	WhatsApp	Opent WhatsApp Web met vooraf ingevuld bericht (als telefoonnummer is opgegeven)
Mensen	Manage Names	Namen van plus-ones toevoegen of bewerken (zichtbaar wanneer Guest Names of seating aanstaat)
Prullenbak	Delete	Gast van de lijst verwijderen (vereist bevestiging)

Copy Invitation versus Copy Invite Link: Copy zet de uitnodiging van de gast in twee vormen tegelijk op je klembord, en wat je plakt bepaalt welke vorm wordt gebruikt — plak in Outlook of Gmail en je krijgt de ontworpen uitnodiging met omslagafbeelding en RSVP-knop, plak in WhatsApp of een notitie-app en je krijgt het gepersonaliseerde tekstbericht (begroeting + link + eventuele sjabloontekst). Het icoon Link kopieert alleen de kale URL, perfect voor een agenda-uitnodiging, een Instagram-story, of overal waar een volledig bericht te veel zou zijn.

Mobiele weergave

Op mobiele apparaten zijn actieknoppen bereikbaar via een menu (drie stippen) rechtsonder op elke gastkaart.

Uitnodigingen naar gasten versturen

Nadat je gasten hebt toegevoegd, moet je hun gepersonaliseerde RSVP-links versturen.

Kopiëren en plakken

1. Klik op het icoon Copy bij een gast
2. Wacht op het vinkje — zodra dat verschijnt, staat de uitnodiging op je klembord
3. Plak het in e-mail, sms of een berichten-app naar keuze

Plak in een mailclient en je krijgt de ontworpen uitnodiging; plak ergens anders en je krijgt het gewone gepersonaliseerde bericht. Je kiest dit niet zelf — de app waarin je plakt, neemt de versie die hij kan weergeven.

Alleen de link kopiëren

1. Klik op het icoon Link bij een gast
2. Alleen de kale RSVP-link wordt gekopieerd — geen berichttekst
3. Plak deze in een agenda-uitnodiging, een Instagram-story, een groepschat, of overal waar een volledig bericht overkill zou zijn

Verzenden vanuit je eigen e-mail

1. Klik op het icoon Envelope (envelop) (alleen zichtbaar bij gasten met een e-mailadres)
2. De ontworpen uitnodiging wordt gekopieerd en je mailclient wordt geopend, geadresseerd aan die gast met het onderwerp al ingevuld
3. Klik in het lege berichtveld en plak (Ctrl+V, of Cmd+V op een Mac), en verstuur dan

Dit verstuurt de uitnodiging vanuit je eigen mailbox in plaats van de onze. Dit is de manier om te kiezen wanneer de werkgever van een gast onze e-mails naar de spam filtert — zie E-mailuitnodigingen verzenden voor wanneer dat gebeurt en hoe je het herkent.

Twee dingen om te weten. Het berichtveld opent bewust leeg, dus plak eerst voordat je verstuurt. En omdat je mailclient de verzending doet, verschijnen deze uitnodigingen niet in de open- en klikstatistieken van Fotify — RSVP's worden nog wel gewoon bijgehouden.

Outlook op het web: Outlook plakt standaard met zijn eigen opmaak, waardoor de kleuren en achtergronden van de uitnodiging verdwijnen en je overblijft met platte zwarte tekst. Dit is een instelling van Outlook, geen probleem met de uitnodiging. Direct na het plakken verschijnt linksonder in het bericht een klein plakopties-knopje — klik erop en kies Keep source formatting (ook wel "Paste as is") en de vormgeving komt terug. Je kunt dit als standaard instellen onder Settings → Mail → Compose and reply.

Oudere Outlook voor Windows: Deze versie stelt berichten via Word op, dus de uitnodiging komt aan met lay-out, kleuren, afbeeldingen en lettertypen intact, maar afgeronde hoeken kunnen vierkant worden weergegeven. Alles blijft leesbaar en elke link blijft werken. Gmail en Apple Mail tonen de uitnodiging zoals ontworpen.

Rechtstreeks via WhatsApp

1. Klik op het icoon WhatsApp (alleen zichtbaar bij gasten met een telefoonnummer)
2. WhatsApp Web opent met een vooraf ingevuld uitnodigingsbericht
3. Verstuur het bericht direct

WhatsApp-tracking

• Gasten die je via WhatsApp hebt bericht, krijgen een subtiele groene achtergrond
• Dit helpt je bij te houden wie hun uitnodiging al heeft ontvangen
• Gebruik "Reset All Sent" om deze trackinggeschiedenis te wissen en opnieuw te beginnen

Je gastenlijst exporteren

Klik op "Download" in de werkbalk van de Guests-pagina en kies een formaat: Excel (.xlsx) om te sorteren en bewerken, CSV (.csv) om te importeren in andere tools, of PDF (.pdf) voor een afdrukklaar document.

Exports houden rekening met je actieve filters en sorteervolgorde. Wat de gastentabel op dat moment laat zien, is precies wat er in het bestand terechtkomt — dezelfde rijen, dezelfde volgorde — zodat je bijvoorbeeld alleen Geaccepteerde VIP's of Zelf geregistreerde gasten zonder telefoonnummer kunt downloaden. Wil je de hele lijst? Klik dan eerst op Clear all.

Bestanden worden genoemd naar je evenement en de exportdatum (bijv. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), zodat meerdere downloads elkaar nooit overschrijven.

Downloaden als Excel (aanbevolen voor spreadsheets)

1. Klik op "Download" → Excel (.xlsx)
2. Het werkblad Guests bevat alle gastgegevens, reacties, elk aangepast veld van je registratieformulier (bijv. functie, organisatie, dieetwensen) als eigen kolom, en een kolom Tags — met de kopregel vastgezet en kolomfilters al ingeschakeld, zodat je meteen op elk criterium kunt sorteren en filteren
3. Een tweede werkblad Summary toont in één oogopslag je responsstatistieken: totaal aantal uitnodigingen, geaccepteerd, geweigerd, niet beantwoord, aanwezig geweest en aantal bevestigde gasten
4. Opent correct in Excel, Google Sheets en Numbers, ongeacht de regio-instellingen van je computer

Downloaden als CSV

1. Klik op "Download" → CSV (.csv)
2. Het bestand bevat alle gastgegevens, reacties, waarden van aangepaste velden en een kolom Tags (tagnamen gescheiden door een pipe — hetzelfde formaat dat bij importeren wordt geaccepteerd, zodat je data heen en weer kunt uitwisselen)
3. Wanneer Collect Guest Names is ingeschakeld, bevat de CSV ook een kolom Plus Ones direct na Guests — elke niet-hoofdgast gescheiden door een pipe (bijv. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). De kolom wordt weggelaten wanneer naamvastlegging uitstaat, zodat de vorm van de CSV voorspelbaar blijft voor evenementen die deze functie niet gebruiken. Dezelfde kolom verschijnt ook in de Excel-export
4. Als de CSV in Excel met alles in één kolom opent, gebruik dan in plaats daarvan het formaat Excel (.xlsx) — dat wordt niet beïnvloed door regionale lijstscheidingsteken-instellingen

Downloaden als PDF

1. Klik op "Download" → PDF (.pdf)
2. Er wordt een opgemaakte PDF gegenereerd met je evenementnaam, datum en een samenvatting van de responsstatistieken
3. De PDF bevat alle gastgegevens in een overzichtelijke tabelindeling, met een kolom Tags die de tagnamen van elke gast als kommagescheiden tekst toont

Let op: aangepaste registratievelden (bijv. functie, organisatie) worden niet opgenomen in de vaste PDF-indeling — download het formaat Excel of CSV wanneer je die kolommen nodig hebt.

Wanneer Collect Guest Names is ingeschakeld, bevat de PDF ook:

• Ingesprongen subrijen voor elke plus-one-gast onder de hoofduitnodiging, met hun individuele naam

Wanneer seating ook wordt gebruikt, toont elke subrij bovendien de toegewezen tafel van die persoon in een nieuwe kolom Table.

Dit maakt de PDF ideaal voor:

• Het afdrukken van een gastenlijst voor de locatie of het deurpersoneel
• Delen met leveranciers (cateraars, evenementplanners) die geen spreadsheets gebruiken
• Een fysieke back-up hebben tijdens het evenement
• In één oogopslag tafelindelingen controleren

Reacties van gasten beheren

Een reactie bewerken

Als een gast contact met je opneemt om zijn of haar RSVP te wijzigen:

1. Klik op het icoon Edit (potlood) bij die gast
2. Werk hun status bij (Accepted, Declined)
3. Pas indien nodig het aantal bevestigde gasten aan
4. Sla de wijzigingen op

Reactiedetails bekijken

Klik op het icoon View (oog) om te zien:

• Volledige gastinformatie
• Hun RSVP-reactie
• Eventuele opmerkingen die ze hebben ingestuurd
• Reacties op aangepaste velden

Gasten verwijderen

Zo verwijder je een gast:

1. Klik op het icoon Delete (prullenbak)
2. Bevestig de verwijdering

Zo verwijder je meerdere gasten:

• Selecteer gasten met de selectievakjes
• Klik op "Delete all (X)" om de geselecteerde gasten te verwijderen

Werk je met een gefilterde lijst over meerdere pagina's? Wanneer er meer gasten aan je filters voldoen dan op de huidige pagina passen, toont de selectiewerkbalk een knop "Select all N matching". Deze selecteert elke overeenkomende gast op alle pagina's, zodat bulk Apply tags of verwijderen op de hele gefilterde set werkt, niet alleen op de pagina die je ziet.

Tips voor het beheren van je gastenlijst

Voor je event

• Voeg alle gasten toe voordat je uitnodigingen verstuurt
• Controleer extra goed of telefoonnummers in internationaal formaat staan
• Gebruik CSV-import voor grote lijsten om tijd te besparen
• Stel de juiste sms-taal in voor internationale gasten

Reacties opvolgen

• Controleer regelmatig het filter Not Answered om op te volgen
• Gebruik WhatsApp-tracking om te zien wie uitnodigingen heeft ontvangen
• Exporteer de lijst af en toe om de voortgang bij te houden

Herinneringen sturen

• Gebruik voor gasten die nog niet hebben gereageerd de knoppen Copy, Envelope of WhatsApp om herinneringen te sturen
• Overweeg de SMS feature te gebruiken voor bulkherinneringen

Veelgestelde vragen

Q: Is er een limiet aan hoeveel gasten ik kan toevoegen? A: Gastlimieten hangen af van je Fotify-abonnement. Bekijk de details van je abonnement voor specifieke limieten.

Q: Kan ik gasten toevoegen nadat ik uitnodigingen heb verstuurd? A: Ja! Je kunt op elk moment nieuwe gasten toevoegen. Vergeet alleen niet om hen hun uitnodigingslink te sturen.

Q: Wat gebeurt er als ik een gast verwijder die al heeft gereageerd? A: Hun reactie wordt permanent verwijderd. Als ze proberen hun oude RSVP-link te gebruiken, werkt deze niet meer.

Q: Kan ik de RSVP-status van een gast handmatig wijzigen? A: Ja, gebruik de knop Edit om de status van elke gast handmatig bij te werken, bijvoorbeeld wanneer ze bellen om te bevestigen in plaats van het online formulier te gebruiken.

Q: Waarom zie ik de WhatsApp-knop niet bij sommige gasten? A: De WhatsApp-knop verschijnt alleen bij gasten met een opgeslagen telefoonnummer. Voeg hun telefoonnummer toe om deze functie te activeren.

Q: Wat is het verschil tussen de kolommen "Guests" en "Confirmed"? A: "Guests" is hoeveel personen je voor dat gezelschap hebt uitgenodigd. "Confirmed" is hoeveel de gast heeft aangegeven daadwerkelijk aanwezig te zijn toen ze reageerden.

Q: Ik heb het aantal gasten van een gast verlaagd en er is niets veranderd. Waarom? A: Controleer wat je had verwacht dat zou veranderen. De uitnodiging zelf verdwijnt nooit — het verlagen van het aantal gasten verandert hoeveel personen die ene uitnodiging omvat, niet hoeveel uitnodigingen je hebt, dus het aantal rijen en het totaal "uitnodigingen" blijven gelijk. De kolom Guests op die rij is wat had moeten veranderen.

De kolom Confirmed wordt pas ingevuld zodra de gast reageert, dus een gezelschap dat nog niet heeft gereageerd, toont daar een streepje, ongeacht hoeveel gasten je opgeeft.

Q: Ik kan het aantal gasten niet verlagen. Waarom? A: Omdat die uitnodiging nog steeds personen met naam vermeldt. Het aantal gasten en de vermelde personen moeten overeenkomen, en we verwijderen geen gast aan wie je een naam hebt gegeven — of die al is geplaatst — alleen om een getal kloppend te maken, dus die verwijdering moet een bewuste keuze van jou zijn. De melding noemt wie in de weg staat.

Verwijder diegene eerst met de knop Mensen op die rij (Manage Names) en verlaag daarna het aantal gasten. Heeft die persoon al een tafel op de Seating-pagina, dan wordt bij het verwijderen om bevestiging gevraagd, omdat dit ook die stoel vrijgeeft. Lege naamloze plaatshouders blokkeren niets — die worden automatisch voor je verwijderd.

Q: Kan ik gasten importeren vanuit Google Contacts of een andere app? A: Exporteer je contacten als CSV-bestand vanuit je contacten-app, formatteer het bestand zodat het aan de CSV-vereisten van Fotify voldoet en importeer het.

Q: Wat is het verschil tussen de CSV- en PDF-export? A: CSV is het beste voor spreadsheetwerk — bewerken, filteren en importeren in andere tools. PDF is een opgemaakt, afdrukbaar document met je evenementheader en samenvattende statistieken, ideaal om te delen met leveranciers of af te drukken voor het deurpersoneel bij het evenement.

Q: Bevat de PDF tafelindelingen en namen van plus-ones? A: Namen van plus-ones verschijnen als ingesprongen subrijen onder de hoofduitnodiging zodra Collect Guest Names is ingeschakeld. Wanneer seating ook wordt gebruikt, voegt de PDF een kolom Table toe met de individuele tafeltoewijzing van elke persoon.

Q: Kan ik zoeken op de naam van een plus-one? A: Ja — wanneer Collect Guest Names aanstaat, zoekt de zoekbalk ook op namen van plus-ones. De overeenkomende uitnodiging klapt automatisch uit, zodat je ziet welk gezelschapslid overeenkwam, met die naam gemarkeerd. Dit is handig wanneer een gast contact met je opneemt en je alleen de naam weet van wie er met hen meekomt, niet van de hoofdgast.

Q: Bevat de CSV-export namen van plus-ones? A: Wanneer Collect Guest Names is ingeschakeld, voegt de CSV een kolom Plus Ones toe direct na Guests, met elk niet-hoofdgezelschapslid gescheiden door een pipe. Wanneer naamvastlegging uitstaat, wordt de kolom weggelaten, zodat de vorm van de CSV consistent blijft.

Q: Hoe weet ik aan welke gasten ik al uitnodigingen heb gestuurd? A: Gasten die via WhatsApp zijn benaderd, tonen een groene achtergrond, en gasten aan wie je vanuit je eigen mailclient hebt verstuurd, tonen een amberkleurige envelop. Beide worden bijgehouden in de browser die je hebt gebruikt, dus ze gaan niet mee naar een ander apparaat. Voor uitnodigingen die Fotify heeft verstuurd, zijn de e-mailstatistieken de betrouwbare bron.

Q: Mijn gasten zeggen dat ze de uitnodiging nooit hebben ontvangen. Wat kan ik doen? A: Controleer eerst de e-mailstatistieken om te zien of de e-mail is afgeleverd — sommige bedrijfsmailsystemen accepteren een e-mail en filteren die vervolgens naar de spam, wat wordt weergegeven als afgeleverd maar nooit geopend. Wanneer een heel bedrijf ze filtert, gebruik dan het icoon Envelope om de uitnodiging van die gast in plaats daarvan vanuit je eigen mailbox te versturen. Zie E-mailuitnodigingen verzenden voor hoe je de statistieken leest.

Q: Kunnen gasten RSVP'en zonder eerst aan de lijst te zijn toegevoegd? A: Voor gepersonaliseerde uitnodigingen moeten gasten eerst aan je lijst worden toegevoegd om hun unieke RSVP-link te ontvangen. Als je echter de functie Registration Form inschakelt, kunnen gasten zichzelf registreren via een openbare link — ze worden dan automatisch aan je gastenlijst toegevoegd zodra ze het formulier invullen.

Q: Wat gebeurt er als ik een CSV upload met dubbele gasten? A: Elke rij in het bestand wordt een nieuwe gast — de import controleert niet op bestaande gasten, dus als je hetzelfde bestand twee keer uploadt, wordt elke gast dubbel aangemaakt. Filter in dat geval de lijst (bijvoorbeeld op de tag waarmee je hebt geïmporteerd) en gebruik bulk verwijderen om de extra kopieën te verwijderen, en upload daarna alleen de nieuwe rijen.

Q: Kan ik gasten importeren met tags die al zijn toegepast? A: Ja. Voeg een kolom Tags toe aan je CSV met tagnamen gescheiden door een pipe (bijv. Family|VIP). Elke tag die nog niet voor het evenement bestaat, wordt automatisch aangemaakt met een standaardkleur. Volledige werkwijze: zie het artikel over gastentags.

Q: Worden tags meegenomen wanneer ik gasten exporteer? A: Ja — zowel de CSV-export (namen gescheiden door een pipe) als de PDF-export (kommagescheiden lijst in een kolom Tags) bevatten elke tag die op de gast is toegepast. Je kunt de CSV opnieuw importeren om tags te herstellen.

Q: Hoe tag ik meerdere gasten tegelijk? A: Gebruik de selectievakjes om de gewenste gasten te selecteren en klik daarna op "Apply tags" in de selectiewerkbalk. Je kunt tags in één klik toevoegen, verwijderen of vervangen bij alle geselecteerde gasten.

Q: Kan ik filteren op meer dan één status tegelijk? A: Ja. Het statusfilter is meervoudig selecteerbaar — klik zoveel chips als je wilt. Selecteer bijvoorbeeld Accepted + Attended om iedereen te zien die komt, of Not Answered + Declined om iedereen te zien die je nog moet opvolgen. Status combineert met tags, zoeken en de More filters-dimensies.

Q: Hoe kopieer ik alleen de link van een gast zonder het hele bericht? A: Klik op het icoon Link in de kolom Actions. Dit kopieert alleen de kale RSVP-URL — geen begroeting of sjabloontekst — zodat je hem kunt plakken in een agenda-uitnodiging, story of chat. Het gewone icoon Copy kopieert nog steeds het volledige gepersonaliseerde bericht.

Q: Kan ik filteren op of een gast een e-mailadres of telefoonnummer heeft? A: Ja. Open More filters en schakel Has email of Has phone in. Dit is handig vlak voordat je een e-mail of WhatsApp-bericht verstuurt, zodat je alleen gasten ziet die je daadwerkelijk kunt bereiken.

Q: Kan ik zelfgeregistreerde gasten onderscheiden van gasten die ik zelf heb toegevoegd? A: Ja. Stel in More filters de Source in op Self-registered (aangemeld via een registratielink) of Added by me.

Q: Bevat de CSV/PDF-export alleen de gasten waarop ik heb gefilterd? A: Ja — exports houden rekening met je actieve filters, zodat het bestand precies bevat wat de lijst op dat moment toont. Klik eerst op Clear all als je iedereen wilt exporteren.