Hoe je gasttags gebruikt

Gasttags zijn gekleurde labels die je aan elke gast kunt koppelen — denk aan "Familie", "VIP", "Collega’s", "Plus-ones", "Instagram". Zodra een gast tags heeft, kun je de gastenlijst erop filteren, tags in bulk toewijzen aan meerdere gasten tegelijk en ze zelfs automatisch toepassen op mensen die zichzelf registreren via een specifieke registratielink.

Gebruik tags voor:

• Segmentatie van je gastenlijst (bijv. toon alleen familie, alleen leveranciers, of alleen afgewezen gasten die een VIP-tag hadden)
• Attributie — weet via welke registratielink of welk kanaal elke RSVP is binnengekomen
• Voorbereiding — tag gasten op tafelgroep, dieetwensen of toegankelijkheidsbehoeften
• Bulkacties — stuur herinneringen naar slechts één segment zonder de contactgegevens van alle anderen te delen

Je eerste tag maken

1. Ga naar je eventdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer je event en klik in de zijbalk op "RSVP"
3. Klik op het tabblad "Gasten"
4. Klik in de tagfilterrij boven de statusfilters op "Tags beheren" (of op de gestippelde chip "+ Nieuwe tag")
5. Er opent een modal. In de kaart "Tag maken":
   • Typ een Naam (max. 50 tekens, bijv. "Familie")
   • Kies een Kleur uit het palet
   • Klik op Tag maken

De nieuwe tag verschijnt in de lijst eronder. Je kunt meerdere tags blijven maken zonder de modal te sluiten.

Tags bewerken & verwijderen

In de beheermodal heeft elke bestaande tag:

• Een potloodicoon om inline te hernoemen en de kleur te wijzigen
• Een rood prullenbakicoon om te verwijderen

Als je een tag verwijdert, wordt die direct bij alle gasten verwijderd (hun andere tags blijven staan). Ook elke registratielink die de tag in de lijst voor automatisch toepassen had, wordt opgeschoond. RSVP’s die vóór het verwijderen zijn geregistreerd, behouden de andere tags die ze hadden — alleen de verwijderde tag verdwijnt.

Tags zijn gebonden aan één event. Een "VIP"-tag maken voor de ene bruiloft betekent niet dat die ook bij een ander event verschijnt.

Tags toepassen op gasten

Je kunt tags op vier manieren koppelen — kies wat het beste past bij het moment.

1. Inline op een gastenrij

Kijk in elke gastenrij (desktop-tabel of mobiele kaart) naar de kolom Tags. Klik op de knop + Tag toevoegen om een kleine dropdown te openen:

1. Vink de tags aan die je wilt toepassen
2. Klik op de groene knop Opslaan

Bestaande tags worden als gekleurde chips in de rij getoond, naast de knop. Klik opnieuw op de knop om ze te wijzigen.

2. In bulk toepassen op meerdere gasten

Als je in één keer tientallen gasten wilt taggen:

1. Selecteer gasten met de selectievakjes links van elke rij
2. Klik in de rode selectiewerkbalk die verschijnt op "Tags toepassen"
3. Kies een modus:
   • Toevoegen — voeg de geselecteerde tags toe bovenop wat elke gast al heeft
   • Verwijderen — verwijder de geselecteerde tags bij elke gast
   • Vervangen — wis alle tags van elke gast en stel precies de geselecteerde lijst in
4. Vink de tags aan
5. Klik op de groene knop Opslaan

De werkbalk toont hoeveel gasten worden beïnvloed (Toepassen op 23 geselecteerd).

3. Via CSV-import

Voeg bij het uploaden van een gastenlijst een kolom Tags toe met tag-namen, gescheiden door een pipe:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Elke tagnaam die nog niet bestaat voor je event, wordt automatisch aangemaakt met een standaardkleur — je kunt de kleur later aanpassen. Zie Je gastenlijst beheren → CSV-indeling voor de volledige kolomreferentie.

4. Automatisch via een registratielink

De krachtigste workflow: geef elke registratielink zijn eigen tag. Elke gast die zichzelf registreert via die URL, krijgt automatisch die tag. Zo krijg je nette kanaalattributie zonder handmatig werk.

Zie Registratieformulier → Tags automatisch toepassen voor de volledige setup.

De gastenlijst filteren op tags

De tagfilterrij staat boven de statusfilters (Geaccepteerd / Afgewezen / Niet beantwoord / Aanwezig) in het tabblad Gasten.

1. Klik op een tagchip om het filter in te schakelen — alleen gasten met die tag worden getoond
2. Klik op meerdere chips om te filteren op meerdere tags
3. Als er meer dan één tag actief is, verschijnt de schakelaar Elke / Alle:
   • Elke — match gasten die minstens één van de geselecteerde tags hebben
   • Alle — match gasten die alle geselecteerde tags hebben
4. Klik op "Tagfilter wissen" om alle tagfilters in één keer te verwijderen

Tagfilters stapelen met de statusfilter en de zoekbalk, zodat je snel vragen kunt beantwoorden zoals "toon me alle geaccepteerde VIP’s die via Instagram binnenkwamen".

Tags exporteren & back-uppen

Tags worden in beide exportformaten opgenomen:

• CSV-export — een pipe-gescheiden lijst in een kolom Tags (bijv. Family|VIP). Je kunt de CSV opnieuw importeren om tags te herstellen in een ander event, of in een spreadsheet de tagkolom bewerken en opnieuw uploaden
• PDF-export — een komma-gescheiden lijst in een aparte Tags-kolom in de geprinte gastenlijst, handig als afvinklijst bij de ingang tijdens het event

Best practices

Houd je taglijst kort

Een handvol goed gekozen tags is beter dan tientallen overlappende tags. Goede startsets:

• Op relatie — Familie, Vrienden, Collega’s, Plus-ones
• Op kanaal — Website, Instagram, Familielijst, Werklijst (combineer met registratietags per link)
• Op logistiek — VIP, Leverancier, Kinderen, Toegankelijkheid
• Op reizen — Lokaal, Vliegt in, Verblijft in hotel

Maak tags voordat je registratielinks deelt

Als je van plan bent tags automatisch toe te passen op een registratielink, maak de tags dan eerst — anders toont de registratielink-editor een lege keuzelijst en moet je later terugkomen om de link te bewerken nadat je de tag hebt gemaakt.

Combineer met filters om communicatie te sturen

Filter de lijst op één tag + één status (bijv. "Familie + Niet beantwoord") en gebruik daarna de knoppen Kopiëren of WhatsApp in elke gastenrij om gerichte herinneringen te sturen. De gefilterde lijst is waarop je acties uitvoert.

Denk goed na voordat je een tag verwijdert

Verwijderen is direct en permanent. Als je alleen de naamgeving wilt opschonen (bijv. "vip" → "VIP"), gebruik dan het bewerkicoon om ter plekke te hernoemen — zo blijven alle toewijzingen per gast behouden.

Veelgestelde vragen

V: Hoeveel tags kan ik per event aanmaken? A: Tot 50 per event.

V: Is er een tekenlimiet voor tagnamen? A: Ja — 50 tekens. Korte namen zien er beter uit als chips en houden de filterrij overzichtelijk.

V: Kunnen twee tags dezelfde naam hebben? A: Nee, namen zijn uniek binnen een event. Als je een tweede tag met een bestaande naam probeert te maken, krijg je een foutmelding zodat je niet per ongeluk dupliceert.

V: Wat gebeurt er als ik een tag verwijder? A: De tag wordt verwijderd bij elke gast die hem had, verwijderd uit de auto-apply-lijst van elke registratielink, en verdwijnt permanent. Andere tags van die gasten blijven onaangetast. Dit kun je niet ongedaan maken.

V: Krijgen zelf-geregistreerde gasten automatisch tags? A: Ja, als de registratielink die ze hebben gebruikt tags heeft ingesteld. Zie Registratieformulier → Tags automatisch toepassen.

V: Kan een gast meer dan één tag hebben? A: Ja, een gast kan een onbeperkt aantal tags hebben. Ze worden allemaal als chips op de rij weergegeven.

V: Kan ik een tag hernoemen zonder de toewijzingen te verliezen? A: Ja. Klik op het potloodicoon in de modal Tags beheren, wijzig de naam en sla op. Elke gast behoudt de tag en de kleur blijft consistent.

V: Betekenen tagkleuren iets? A: Nee — kleuren zijn puur visueel. Kies wat het snelst te scannen is. We raden contrastrijke kleuren aan (roze, goud, groen) voor tags waarop je vaak filtert.

V: Kan ik dezelfde tag in meerdere events gebruiken? A: Nee, tags zijn per event. Zo voorkom je dat opschoning in het ene event invloed heeft op een ander event, en kun je tags gebruiken voor event-specifieke zaken zoals "Welkomstdiner" of "Afterparty".

V: Maakt de CSV-import tags aan als ze nog niet bestaan? A: Ja. Elke tagnaam in de kolom Tags die nog niet op het event bestaat, wordt aangemaakt met een standaard grijze kleur. Je kunt hem later hernoemen of een andere kleur geven in de beheerder.

V: Zijn tags zichtbaar voor gasten? A: Nee. Tags zijn alleen voor organisatoren. Gasten zien de tags die aan hen gekoppeld zijn nooit op uitnodigingen, registratiepagina’s of bevestigingsmails.

V: Kan ik gasten filteren op "heeft tag X niet"? A: Niet rechtstreeks, maar je kunt het benaderen: zet elke ANDERE tag aan in de modus Alle — nee wacht, dat wordt rommelig. De simpelste manier is momenteel om de CSV te exporteren en in een spreadsheet te filteren.

V: Wat is het verschil tussen een tag en een RSVP-status? A: Status is een vaste set (Geaccepteerd / Afgewezen / Niet beantwoord / Aanwezig) die de reactie van de gast weergeeft. Tags zijn vrije labels die je zelf bedenkt — van "Familie" tot "Rolstoeltoegang nodig". Je kunt op beide tegelijk filteren.