Inzicht in evenementtijden en -duur
Fotify heeft drie onafhankelijke tijdlijnen die u moet begrijpen: het foto-uploadvenster, de toegangsperiode tot de galerij en de RSVP-uitnodigingstijdlijn (met een ingebouwde levensduur van 18 maanden). Elke tijdlijn werkt op zichzelf, waardoor u volledige flexibiliteit hebt in hoe u uw evenement plant.
Uploadvenster voor foto's
Het uploadvenster is de periode waarin gasten foto's en video's kunnen uploaden naar het album van je evenement. Het is gekoppeld aan je evenementstatus.
Hoe het werkt
- Je maakt je evenement aan — het begint met de status Aankomend
- Wanneer je er klaar voor bent, klik je op "Starten" — het evenement gaat Live
- Het aftellen van het uploadvenster begint op het moment dat je het evenement start
- Wanneer de afteltimer op nul komt, verandert het evenement naar Voltooid en sluiten de uploads
Duur per abonnement
| Abonnement | Uploadvenster |
|---|---|
| Free | 7 dagen |
| Photo Gallery | 30 dagen |
| Premium Event | 90 dagen |
| Professional Event | 90 dagen |
Belangrijk punt
Het aftellen begint pas wanneer jij op Start klikt. Je kunt je evenement weken van tevoren aanmaken, je branding instellen, je QR-code voorbereiden en uitnodigingen versturen — zonder dat dit van je uploaddagen afgaat.
Besturing via evenementstatus
- Aankomend — Evenement aangemaakt, uploads nog niet actief. Er wordt geen tijd gebruikt.
- Live — Uploads zijn actief, de afteltimer loopt.
- Gepauzeerd — Uploads tijdelijk uitgeschakeld, maar de afteltimer blijft doorlopen.
- Voltooid — Het uploadvenster is afgelopen of je hebt het evenement zelf beëindigd met Evenement beëindigen. Geen uploads meer.
Je kunt ook je uploadvenster verlengen als je meer tijd nodig hebt nadat de afteltimer is afgelopen.
Toegangsperiode tot de galerij
Galerijtoegang bepaalt hoe lang je foto's bekijkbaar blijven nadat het uploadvenster is gesloten. Dit staat los van het uploadvenster.
| Abonnement | Galerijtoegang |
|---|---|
| Free | 7 dagen |
| Photo Gallery | 90 dagen |
| Premium Event | 365 dagen |
| Professional Event | 365 dagen |
Tijdens de toegangsperiode tot de galerij:
- Foto's blijven zichtbaar voor jou en je gasten
- Je kunt nog steeds alle foto's downloaden
- Het openbare album blijft toegankelijk (indien ingeschakeld)
- Er kunnen geen nieuwe uploads worden toegevoegd (het uploadvenster is al gesloten). Gasten die de uploadlink openen zien dat het evenement is afgelopen, met een link naar het openbare album als delen aanstaat en Toon albumlink op uploadscherm is ingeschakeld
Wanneer de galerijtoegang eindigt
De toegangsperiode tot de galerij wordt geteld vanaf de dag waarop de uploads zijn gesloten. Naarmate die afloopt:
- Een waarschuwingsmail. Wanneer de verwijderdatum nog een week of minder weg is, stuurt Fotify je eenmalig een e-mail ("Je foto's van … worden op … verwijderd") met een knop Mijn foto's downloaden. Bij het abonnement Free, waarvan de galerijtoegang 7 dagen duurt, komt die e-mail meteen nadat het evenement is afgelopen. Hij wordt niet verstuurd als de galerij leeg is.
- De galerij sluit. Na de laatste dag zijn de foto's niet meer te bekijken of te downloaden: het evenement toont "Galerijtoegang verlopen" en Alles Downloaden is uitgeschakeld.
- De foto's worden verwijderd. Binnen ongeveer een week nadat de galerij is gesloten, worden foto's en video's definitief verwijderd. Ze kunnen niet worden hersteld, dus download wat je wilt bewaren vóór de datum in de e-mail.
Wat blijft staan: het evenement zelf en de instellingen ervan, je uitnodiging en gastenlijst (de uitnodiging blijft werken, zie hieronder) en de evenementfoto. Een beëindigd Free-evenement kun je nog steeds upgraden om het te heropenen, maar zodra de foto's zijn verwijderd, heropent het met een leeg album.
RSVP-tijdlijn (volledig onafhankelijk)
Het RSVP-uitnodigingssysteem werkt volgens een eigen tijdlijn, volledig los van het foto-uploadvenster. U hoeft uw evenement niet te starten om uitnodigingen te versturen, en het starten van uw evenement heeft geen invloed op uw RSVP-status.
RSVP heeft eigen instellingen
- Uitnodigingsstatus — Wissel tussen Actief (RSVP’s worden geaccepteerd) en Gepauzeerd (tijdelijk gestopt) via de sectie Uitnodiging
- RSVP-deadline — De einddatum die u instelt voor reacties van gasten
- Levensduur van de uitnodiging — Elke uitnodiging accepteert RSVP’s gedurende 18 maanden vanaf het moment dat u deze aanmaakt, waarna deze automatisch als Afgerond wordt gemarkeerd. Dit dekt vrijwel elk planningsvenster — de meeste evenementen worden 3–12 maanden van tevoren geboekt, en zelfs bruiloften met een lange aanlooptijd passen ruimschoots binnen 18 maanden.
Wat dit betekent
- U kunt uitnodigingen weken vóór u het evenement start voor foto’s versturen
- U kunt RSVP’s vóór, tijdens of na het uploadvenster sluiten door over te schakelen naar Gepauzeerd
- Het pauzeren of beëindigen van uw evenement heeft geen invloed op uitnodigingen
- Het wijzigen van de uitnodigingsstatus heeft geen invloed op foto-uploads
- Moet een uitnodiging langer dan 18 maanden actief blijven? Neem contact op met support en wij verlengen deze voor u
Voor een uitgebreidere vergelijking, zie Inzicht in uitnodigingen vs. foto-uploads.
Voorbeeld: tijdlijn voor een bruiloft
Zo gebruikt een typische bruiloft alle drie de tijdlijnen:
| Wanneer | Uploadvenster | Galerijtoegang | RSVP |
|---|---|---|---|
| 2 maanden van tevoren | Niet gestart | Niet gestart | Uitnodigingen versturen, RSVP’s verzamelen |
| 1 week van tevoren | Niet gestart | Niet gestart | RSVP-deadline verstrijkt, gastenlijst definitief maken |
| Dag van de bruiloft | Evenement starten — gaat Live | Actief | Uitnodigingen pauzeren om nieuwe RSVP’s te stoppen |
| 30 dagen erna | Uploadvenster sluit | Nog actief | Gepauzeerd |
| Tot 1 jaar erna | Gesloten | Foto’s nog te bekijken | Gepauzeerd (wordt automatisch afgerond 18 maanden na aanmaak) |
Let op hoe elke tijdlijn volgens een eigen schema werkt. U hebt volledige controle over wanneer elke fase begint en eindigt.
Veelgestelde vragen
V: Wanneer begint het aftellen van de duur van mijn evenement? A: Alleen wanneer u op de knop "Starten" op uw evenementkaart klikt. Het aanmaken van het evenement start het aftellen niet.
V: Moet ik mijn evenement starten voordat ik uitnodigingen verstuur? A: Nee. RSVP-uitnodigingen werken onafhankelijk. U kunt uitnodigingen direct na het aanmaken van uw evenement versturen, zelfs als het evenement nog de status Upcoming heeft.
V: Wat gebeurt er als ik mijn evenement pauzeer — pauzeert het aftellen dan ook? A: Nee. Het aftellen van het uploadvenster loopt door, zelfs wanneer het evenement is gepauzeerd. Pauzeren schakelt alleen tijdelijk nieuwe uploads uit.
V: Kunnen gasten foto’s nog bekijken nadat het uploadvenster sluit? A: Ja. De toegangsperiode tot de galerij loopt door na het uploadvenster. Foto’s blijven zichtbaar gedurende de galerijtoegangsduur van uw plan.
V: Wat gebeurt er als de galerij van mijn gratis evenement verloopt? A: Fotify stuurt u een waarschuwing met een downloadknop, daarna sluit de galerij na de 7 dagen toegang en worden de foto's en video's binnen ongeveer een week definitief verwijderd. Het evenement, de instellingen en uw uitnodiging blijven bestaan. Zie Wanneer de galerijtoegang eindigt.
V: Als ik RSVP’s sluit, kunnen gasten dan nog foto’s uploaden? A: Ja. Het pauzeren van uw uitnodiging heeft geen invloed op foto-uploads. Zolang het evenement Live is, kunnen gasten nog steeds uploaden.
V: Als ik het evenement beëindig, kunnen gasten dan nog RSVP’en? A: Ja, als uw uitnodiging nog Actief is. Het beëindigen van het evenement (de knop Evenement beëindigen) heeft alleen invloed op foto-uploads.
V: Hoe lang blijft mijn uitnodiging actief? A: 18 maanden vanaf het moment dat u deze aanmaakt. Daarna wordt deze automatisch als Afgerond gemarkeerd en worden er geen nieuwe RSVP’s meer geaccepteerd. De vervaldatum wordt in uw dashboard weergegeven. Als u deze langer open wilt houden, neem dan contact op met support.
V: Kan ik een uitnodiging handmatig afronden vóórdat de 18 maanden voorbij zijn? A: Gebruik Gepauzeerd om direct te stoppen met het accepteren van RSVP’s — dat is de juiste instelling voor "we zijn klaar met reacties verzamelen, maar ik wil het eventueel weer aanzetten." Als u definitief wilt sluiten, neem dan contact op met support.
Was dit artikel nuttig?