Inzicht in uitnodigingen vs. foto-uploads

Fotify scheidt je RSVP-uitnodigingen van je foto-uploads, zodat je ze onafhankelijk van elkaar kunt beheren. Dit betekent dat gasten weken vóór je evenement kunnen RSVP’en, en dat je foto-uploads pas hoeft te activeren wanneer je klaar bent om foto’s te gaan verzamelen.

Deze gids legt uit hoe deze twee functies samenwerken, terwijl ze toch onafhankelijk blijven.

Belangrijke concepten

RSVP-uitnodigingen

Je digitale uitnodigingen worden bepaald door:

Uitnodigingsstatus - Instellen op Actief of Gepauzeerd (Voltooid wordt automatisch ingesteld — zie hieronder)
RSVP-deadline - De uiterste datum voor reacties van gasten
Levensduur van de uitnodiging - Elke uitnodiging accepteert RSVP's gedurende 18 maanden vanaf het moment dat je deze aanmaakt, waarna deze automatisch als Voltooid wordt gemarkeerd

Gasten kunnen op elk moment RSVP'en zolang de uitnodiging Actief is en vóór de deadline, ongeacht of het uploaden van foto's is ingeschakeld.

Foto-uploads

Foto-uploads worden bepaald door:

Evenementstatus - Wanneer je je evenement "Start", worden foto-uploads actief
Foto-uploadperiode - De duur dat je evenement actief blijft voor uploads (bijv. 7 dagen, 30 dagen)

Het starten van je evenement zet de countdown voor foto-uploads in gang. Dit staat los van de tijdlijn van je uitnodiging.

Voorbeeldtijdlijn

Hier is een typische tijdlijn voor een bruiloft die laat zien hoe uitnodigingen en foto-uploads onafhankelijk werken:

Week	Uitnodigingsstatus	Foto-uploads	Wat er gebeurt
Week 1	Maken & verzenden	Niet actief	Uitnodigingen versturen, gasten RSVP’en
Week 2-5	Actief	Niet actief	Doorgaan met het verzamelen van RSVPs
Week 6	RSVP-deadline	Niet actief	Gastenlijst afronden, geen nieuwe RSVPs
Week 7	Actief (optioneel)	Evenement starten	Trouwdag - gasten uploaden foto’s
Week 8+	Voltooid	Actief	Na het evenement foto’s blijven verzamelen

Belangrijk inzicht: Je hoeft je evenement niet te "starten" om uitnodigingen te versturen. Uitnodigingen werken volledig onafhankelijk.

Wanneer start je je evenement?

Klik op "Start Event" wanneer je wilt dat gasten foto’s kunnen gaan uploaden. Veelvoorkomende situaties:

Ochtend van de bruiloft - Start een paar uur vóór de ceremonie
Meerdaagse conferentie - Start op dag één van het evenement
Verjaardagsfeest - Start wanneer het feest begint

Let op: Het starten van je evenement heeft alleen invloed op foto-uploads. Het heeft geen impact op je uitnodigingsstatus of RSVP-reacties.

Uitnodigingen onafhankelijk beheren

Via je dashboard kun je je uitnodiging afzonderlijk beheren:

Ga naar RSVP in de zijbalk
Klik op het tabblad Event Details
Gebruik Invitation Status om te schakelen tussen:
- Active - Gasten kunnen RSVP'en
- Paused - Nieuwe RSVP's tijdelijk stoppen

Je kunt zo vaak als je wilt wisselen tussen Active en Paused, zonder dat dit invloed heeft op foto-uploads, en andersom.

Finished is een derde status, maar staat niet in de dropdown — uitnodigingen worden automatisch als Finished gemarkeerd wanneer hun levensduur van 18 maanden afloopt (of door support als je om een vroegtijdige afsluiting vraagt). Als je een uitnodiging langer dan 18 maanden wilt verlengen, neem dan contact op met support.

Veelvoorkomende scenario's

"Ik wil uitnodigingen versturen, maar ik ben nog niet klaar voor foto's"

Geen probleem! Maak je uitnodiging aan en zet deze op Active. Gasten kunnen direct RSVP'en. Klik pas op "Start Event" wanneer je klaar bent voor foto-uploads.

"Mijn evenement is voorbij, maar gasten RSVP'en nog steeds"

Als je RSVP's na je evenement wilt sluiten, zet dan de Invitation Status op Paused in de RSVP-instellingen — dit stopt nieuwe RSVP's onmiddellijk. De uitnodiging wordt ook automatisch Finished 18 maanden nadat je deze hebt aangemaakt. Foto-uploads lopen onafhankelijk door van de uitnodigingsstatus.

"Ik wil foto's, maar geen RSVP's"

Je kunt Fotify gebruiken om foto's te delen zonder uitnodigingen in te stellen. Maak gewoon je evenement aan en start het wanneer je er klaar voor bent - geen uitnodiging nodig.

Veelgestelde vragen

Q: Moet ik mijn evenement starten voordat gasten kunnen RSVP'en? A: Nee! Uitnodigingen werken onafhankelijk. Gasten kunnen RSVP'en zodra je uitnodiging Active is, zelfs als je het evenement nog niet hebt gestart voor foto's.

Q: Als ik mijn evenement pauzeer (foto-uploads), heeft dat invloed op uitnodigingen? A: Nee. Het pauzeren van je evenement stopt alleen foto-uploads. De uitnodigingsstatus blijft ongewijzigd, tenzij je deze zelf specifiek aanpast.

Q: Wat gebeurt er met RSVP's wanneer mijn evenement eindigt? A: Je RSVP-deadline en uitnodigingsstatus bepalen RSVP's onafhankelijk. Je kunt RSVP's sluiten vóór, tijdens of nadat je foto-uploadperiode eindigt.

Q: Kunnen gasten foto's uploaden voordat ik het evenement start? A: Nee. Foto-uploads werken alleen wanneer de evenementstatus "Live" is (nadat je op Start Event klikt).

Q: Wat is het verschil tussen evenementstatus en uitnodigingsstatus? A: Evenementstatus (Upcoming, Live, Paused, Finished) bepaalt foto-uploads. Uitnodigingsstatus (Active, Paused, Finished) bepaalt RSVP's. Ze worden onafhankelijk beheerd. Let op: je kunt de evenementstatus vrij toggelen, terwijl je bij de uitnodigingsstatus alleen Active of Paused kunt kiezen — Finished wordt automatisch ingesteld wanneer de levensduur van 18 maanden afloopt.

Q: Hoe lang blijft mijn uitnodiging live? A: 18 maanden vanaf het moment dat je deze aanmaakt. Daarna wordt deze automatisch als Finished gemarkeerd en worden er geen RSVP's meer geaccepteerd. De vervaldatum wordt in het dashboard getoond, zodat je altijd weet wanneer dit eraan komt. Als je meer tijd nodig hebt, neem dan contact op met support.

Q: Wanneer ik "Photo Upload Window" in de prijzen zie, wat betekent dat? A: Dit is hoe lang gasten foto's kunnen uploaden nadat je je evenement start. Dit staat los van de tijdlijn van je uitnodiging - je kunt uitnodigingen weken van tevoren versturen en foto's verzamelen tijdens deze periode.

Samenvatting

Uitnodigingen worden beheerd via de uitnodigingsstatus en de RSVP-deadline
Foto-uploads worden beheerd via de evenementstatus en de foto-uploadperiode
Ze werken onafhankelijk - pas het ene aan zonder invloed op het andere
Start je evenement wanneer je wilt dat foto-uploads beginnen, niet wanneer je RSVPs wilt

Deze scheiding geeft je maximale flexibiliteit om de tijdlijn van je evenement precies zo te plannen als je nodig hebt.