Hoe je Tafelbeheer gebruikt voor zitindelingen

Tafelbeheer helpt je de zitindeling voor je evenement te organiseren, vanaf de eigen Seating-pagina in het dashboard. Al je gasten worden automatisch geladen zodra je de pagina opent — met kleurcodering op basis van RSVP-status — zodat je direct kunt beginnen met plannen. Maak tafels aan (tot en met hoeveel stoelen er aan elke kant staan), sleep gasten om zitplaatsen toe te wijzen, of laat de plaatsingsassistent iedereen in één keer plaatsen. Teken je indeling over een foto van de echte plattegrond van je locatie, houd de balk met zitproblemen in de gaten terwijl RSVP's veranderen, en deel een 'Vind je plaats'-pagina die gasten bij de deur kunnen openen. Evenementen met meerdere onderdelen kunnen zelfs verschillende onafhankelijke zitindelingen bijhouden — bijvoorbeeld één indeling voor een boottocht en een andere voor het diner.

Je hoeft niet eerst een RSVP of digitale uitnodiging in te stellen — Seating werkt volledig op zichzelf en koppelt automatisch als je later een uitnodiging toevoegt.

De Seating-pagina openen

Er is niets in te schakelen — seating is altijd beschikbaar:

1. Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer je evenement en klik "Seating" in de zijbalk

Dat is alles. De pagina werkt ook als je nog geen uitnodiging hebt aangemaakt of RSVP hebt ingeschakeld voor het evenement.

Opmerking: We raden aan om Collect Guest Names aan te laten staan (het staat standaard AAN voor nieuwe uitnodigingen), zodat elke aanwezige met naam geïdentificeerd kan worden voor de zitindeling. Het is een aanbeveling, geen vereiste — met namen uit werkt seating nog steeds en verschijnen plus-ones als genummerde plaatshouders (bijv. "Maria G. x2") die je zelf kunt hernoemen.

Tafels aanmaken

Een nieuwe tafel toevoegen

1. Open de Seating-pagina
2. Klik op "Create Table"
3. Vul de tafeldetails in:
   • Table Number - Een uniek nummer voor de tafel (verplicht)
   • Alias - Een optionele, herkenbare naam zoals "VIP", "Family" of "Friends"
   • Capacity - Het maximumaantal plaatsen aan deze tafel
4. Klik op "Create"

Door je eerste tafel aan te maken, wordt de seating-functie automatisch ingeschakeld voor het evenement — er is geen aparte schakelaar om aan te denken.

Tafelsjablonen — eenmaal maken, overal hergebruiken

Bouw je steeds dezelfde tafel — een eretafel met stoelen aan één kant, een ronde tafel voor tien met twee gereserveerde plaatsen — sla hem dan op als sjabloon en hoef je hem nooit opnieuw op te bouwen:

• Een sjabloon opslaan — selecteer een tafel op de locatiekaart, klik op "Save as template" in de zijbalk en geef het een naam (bijv. "Eretafel"). Het sjabloon legt de vorm, grootte, capaciteit en volledige stoelindeling van de tafel vast, inclusief gereserveerde plaatsen.
• Aanmaken vanuit een sjabloon — de volgende keer dat je op "Create Table" klikt, verschijnen je sjablonen als chips bovenaan het venster. Kies er één en de nieuwe tafel wordt meteen met die blauwdruk aangemaakt; kies "Blank table" voor de gewone werkwijze.

Sjablonen horen bij je account, niet bij één evenement — bouw je standaardtafels één keer en hergebruik ze bij elk evenement dat je organiseert. Een sjabloon bewerken of verwijderen heeft geen effect op tafels die er al mee zijn aangemaakt (beweeg over een sjabloon-chip en klik op de × om het te verwijderen).

Tafeleigenschappen

Eigenschap	Verplicht	Beschrijving
Number	Ja	Unieke identificatie (1, 2, 3, enz.)
Alias	Nee	Herkenbare naam die gasten zien
Capacity	Ja	Maximum aantal beschikbare plaatsen

Tafels bewerken

Om een tafel aan te passen:

1. Zoek de tafelkaart in de rasterweergave van de Seating-pagina
2. Klik op het pictogram Edit (potlood)
3. Werk de details bij
4. Klik op "Save"

Tafels hernoemen

De alias is de herkenbare naam die je gasten zien in plaats van alleen een nummer — perfect om tafels te vernoemen naar boten, families of thema's. Er zijn twee manieren om dit in te stellen:

• Bewerkvenster — klik op het pictogram Edit (potlood) op de tafelkaart (of op de geselecteerde tafel in de zijbalk van de kaart) en vul het veld Alias in.
• Rechtstreeks op de kaart — dubbelklik op een willekeurige tafel op de locatiekaart en typ de naam direct in. Druk op Enter om op te slaan, op Escape om te annuleren. Geen apart venster nodig.

Tafels verwijderen

1. Klik op het pictogram Delete (prullenbak) op de tafelkaart
2. Bevestig het verwijderen

Als er gasten aan de tafel zijn toegewezen, worden ze verplaatst naar de pool met niet-toegewezen gasten.

Gasten aan tafels toewijzen

Automatisch laden van gasten

Wanneer je de Seating-pagina opent, worden al je gasten automatisch geladen — geen handmatige instelling nodig. Gasten worden aangemaakt op basis van je gastenlijst:

• Accepted/Attended guests — geladen met hun bevestigde groepsgrootte
• Pending guests (nog niet geantwoord) — geladen met het aantal uitgenodigden, zodat je vooruit kunt plannen
• Declined guests — weergegeven als één item, zodat je het volledige overzicht behoudt

Dit betekent dat je op elk moment kunt beginnen met zitplaatsen — zelfs nadat al je gasten al hebben gerespondeerd — en iedereen verschijnt meteen.

Gasten toevoegen vanaf de Seating-pagina

Begin je vanaf nul? Je hoeft de pagina niet te verlaten:

• Klik op "Add Guest" in het paneel Unassigned om iemand (met partijgrootte) direct toe te voegen — ze worden aangemaakt in je gastenlijst en verschijnen meteen als niet-toegewezen chips.
• Voor contactgegevens, tags of spreadsheet-imports gebruik je de link "Manage guest list" onder het paneel, die je naar de Guests-pagina brengt.

Kleurcodering op basis van RSVP-status

Elke gast-chip heeft een kleur, zodat je de RSVP-status in één oogopslag ziet:

• 🟢 Groen — Accepted / Attended
• 🔵 Blauw — Pending (nog niet geantwoord)
• 🔴 Rood (gedimd) — Declined, of komt niet

De kleur is per persoon, niet per uitnodiging. Wanneer een gezelschap minder mensen bevestigt dan waarvoor het was uitgenodigd — een uitnodiging voor drie die terugkomt als "alleen ik" — worden alleen de personen die de gast daadwerkelijk bevestigd heeft groen. De rest wordt rood, zodat je in één oogopslag ziet welke stoelen echt bezet zijn. Ze blijven in het gezelschap, zodat niets van wat je hebt ingericht verloren gaat, en elke stoel die je ze hebt gegeven blijft gereserveerd totdat je ze losmaakt (klik op de chip → "Remove from table") of ze uit het gezelschap verwijdert. Verhoogt de gast later opnieuw het aantal, dan komen dezelfde personen weer terug als bevestigd, met naam en stoel intact.

Gebruik de filter pills boven de gastenlijst om alleen een specifieke status te tonen. Klik bijvoorbeeld op de groene pill om alleen bevestigde gasten te zien tijdens het toewijzen van tafels.

Weergave van plus-ones

Gasten met niet-ingevulde plus-ones worden weergegeven met de naam van de hoofdgast plus een nummer:

• Maria G. — de hoofdgast
• Maria G. x2 — tweede persoon in Maria's gezelschap
• Maria G. x3 — derde persoon

Zodra je echte namen invult, worden die normaal weergegeven (bijv. "Carlos R.").

Slepen en neerzetten gebruiken

De eenvoudigste manier om gasten toe te wijzen is via slepen en neerzetten:

1. Zoek gasten in het gedeelte "Unassigned" links
2. Sleep een gast-chip naar de gewenste tafel
3. Laat de gast los op de tafelkaart

De tafel toont de huidige bezetting (bijv. "6/8").

De Assign-modal gebruiken

Klik op een gastnaam om de assign-modal te openen. Daar kun je:

1. De naam bewerken — wijzig voor- en achternaam direct (handig om "Guest 2" om te zetten naar een echte naam)
2. Zien bij wie ze horen — bij plus-ones toont de modal "Guest of [Main Guest Name]"
3. Een tafel kiezen — selecteer uit de tafellijst hieronder
4. Klik op Save om wijzigingen te bevestigen, of Cancel om te annuleren

Toewijzingen verwijderen

Om een gast van een tafel af te halen:

1. Zoek de gast bij de toegewezen tafel
2. Sleep de gast terug naar het gebied "Unassigned"
3. Of klik op de gastnaam en selecteer "Remove from table" in de modal

Automatisch plaatsen

Honderd gasten met de hand plaatsen is het minst leuke onderdeel van het organiseren van een evenement — laat daarom de plaatsingsassistent de eerste ronde doen. Klik op de knop "Auto-seat" bovenaan de Seating-pagina om hem te openen.

Wat de assistent garandeert

Hoe je hem ook instelt, sommige regels staan vast:

• Gezelschappen blijven bij elkaar — een gast en zijn of haar plus-ones komen altijd aan dezelfde tafel terecht; als geen enkele tafel het hele gezelschap kan herbergen, wordt niemand uit dat gezelschap geplaatst en laat de assistent dit weten.
• Afgewezen gasten worden nooit geplaatst.
• Gereserveerde stoelen blijven vrij — gereserveerde plaatsen worden nooit aan gasten gegeven.
• Niets gebeurt zonder voorbeeld — de assistent toont altijd eerst het volledige plan (wie naar welke tafel gaat, wie er niet bij past) voordat je op toepassen klikt.

Opties

• Gasten met dezelfde tag bij elkaar plaatsen (standaard aan) — gasten die een gastlabel delen, worden geclusterd aan dezelfde tafels. Label je groepen ("Familie van de bruid", "Collega's", "Tafeltennisclub") en de assistent houdt ze bij elkaar.
• Gasten die al een tafel hebben daar houden (standaard aan) — schakel dit uit om de assistent bestaande toewijzingen te laten herschikken voor een betere indeling.
• Ook gasten plaatsen die nog niet hebben gereageerd (standaard uit) — normaal worden alleen bevestigde gasten geplaatst.

Het is een gesprek

Als je op "Auto-seat" klikt, opent de assistent in het dashboard met een kant-en-klare briefing voor je evenement — hoeveel gasten nog een tafel nodig hebben, de regels hierboven — zodat je meteen op versturen kunt klikken, of hem eerst kunt aanpassen. Vanaf dat moment is het een gesprek: de assistent voert een proefronde uit, laat zien wie waar zou zitten en wie er niet bij past, en past het plan pas toe zodra je bevestigt. Alles wat het formulier niet kon uitdrukken, zeg je gewoon:

"Zet de familie van de bruid bij elkaar, houd Ana García uit de buurt van Luis Pérez, en laat tafel 3 leeg."

De assistent gebruikt dezelfde seating-tools als het dashboard (hij kan ook individuele gasten verplaatsen of tafels aanmaken als je dat vraagt), altijd met een bevestigingskaart voordat hij iets wijzigt. Gasten die hij plaatst, komen aan hun tafel terecht zonder specifiek stoelnummer — verfijn losse stoelen achteraf op de kaart als je exacte posities belangrijk vindt.

Je locatie ontwerpen met de kaart

Naast de lijstweergave kun je met de Map view tafels plaatsen op een 2D-plattegrond die aansluit bij je echte locatie. Wissel tussen Grid en Map met de schakelaar bovenaan de Seating-pagina.

Wat je op de kaart kunt doen

• Plaats tafels overal op de plattegrond met slepen-en-neerzetten.
• Kies tafelvormen — Round, Square, Rectangle of Oval.
• Pas de stoelindeling aan — zet het aantal stoelen per zijde vast bij rechthoekige tafels (eenzijdige eretafels inbegrepen), houd de stoelen van een ronde tafel alleen op de voorste boog, en reserveer stoelen voor de dj, de fotograaf of een kinderstoel.
• Teken over je echte plattegrond — upload een foto of scan van de plattegrond van de locatie als achtergrondlaag en bouw de indeling er bovenop.
• Hernoem tafels direct — dubbelklik op een tafel om de naam meteen op de kaart te typen.
• Pas formaat en rotatie aan van elke tafel om de indeling van je locatie te weerspiegelen.
• Plaats gasten op specifieke stoelen — elke tafel toont het juiste aantal stoelen eromheen; laat een gast op een stoel vallen om die plek vast te zetten.
• Voeg meubels en structuur toe — muren, deuren, ramen, podium, dj-booth, dansvloer, bar, buffet, cadeautafel, taarttafel, photobooth, toilet en vrije-tekstlabels.
• Meerdere items selecteren en uitlijnen — shift-klik of selecteer met een kader, en verplaats, roteer, lijn uit, verdeel, vergrendel, dupliceer of verwijder als groep.
• Undo / redo elke indelingswijziging met ⌘Z / ⌘⇧Z.
• Smart guides — roze uitlijningslijnen laten een bewegend object vastklikken op de randen of middens van naburige objecten.
• Vergrendel items zodat ze niet verschuiven tijdens het finetunen.
• Automatisch opslaan houdt elke wijziging gesynchroniseerd; een Saving / Saved-indicator staat in de toolbar.
• Exporteer de indeling als PNG, SVG, printklare PDF, per-tafelkaarten of CSV.
• Ga fullscreen voor ongestoord plannen tijdens de opbouw.

Een tafel plaatsen

Nieuwe tafels starten in het paneel Unplaced aan de rechterkant van de kaart.

1. Klik op "Add table" in de toolbar om er één te maken (of gebruik de bestaande flow Create Table).
2. Zoek de tafel in het paneel Unplaced rechts.
3. Klik en sleep de tafel naar een willekeurige plek op de plattegrond.
4. Gebruik de handgrepen in merkkleur op een geselecteerde tafel om het formaat aan te passen (rechtsonder) of te roteren (boven).

Om een tafel van de kaart te verwijderen zonder deze te verwijderen, selecteer je de tafel en klik je op "Unplace" — deze gaat terug naar het paneel Unplaced.

Vorm, formaat en rotatie wijzigen

Klik op een tafel om de rechterzijbalk te openen en pas aan:

• Shape — kies Round, Square, Rectangle of Oval. Het wisselen van vorm reset naar een logische standaardgrootte.
• Size — sleep de W/H-sliders, of pak de resize-hendel op de tafel zelf.
• Rotation — sleep de slider, of gebruik de rotatiehendel boven de tafel.

Aangepaste stoelindelingen

Standaard verdelen stoelen zich automatisch rond elke tafel — ronde en ovale tafels plaatsen ze gelijkmatig langs de rand, rechthoeken verdelen ze over de vier zijden. In de sectie Chair layout van de tafelzijbalk neem je zelf de controle wanneer de standaardindeling niet overeenkomt met de werkelijkheid:

• Stoelen per zijde (Rectangle / Square) — vink "Custom chairs per side" aan en stel exact in hoeveel stoelen er op de boven-, rechter-, onder- en linkerzijde staan. De capaciteit van de tafel volgt automatisch de som. Zo bouw je:
  • een eretafel — alle stoelen aan één kant, naar de zaal gericht (bijv. boven: 6, de rest 0; draai de tafel zodat hij naar de dansvloer kijkt),
  • een banketrij zonder stoelen aan de korte zijden,
  • elke asymmetrische indeling die je locatie je oplegt.
• Stoelboog (Round / Oval) — kies Full circle, Three-quarter, Half (front) of Quarter. Een halve cirkel houdt alle stoelen op de voorste boog — perfect voor een sweetheart table of elke ronde tafel die tegen een muur staat. Stoelen centreren op de "12 uur"-positie van de tafel, dus draai de tafel om de boog te richten.
• Gereserveerde plaatsen — klik in de stoelenlijst van de zijbalk op het bladwijzerpictogram bij een lege stoel om die te reserveren, en typ een label direct op de rij ("DJ", "Fotograaf", "Kinderstoel"). Gereserveerde stoelen worden grijs weergegeven op de kaart, kunnen nooit aan een gast worden gegeven (een gast op zo'n stoel neerzetten wijst gewoon de eerstvolgende vrije stoel toe), en tellen niet mee voor de gastencapaciteit van de tafel — een tafel met 10 stoelen en 2 gereserveerde plaatsen telt overal als 8 beschikbare plaatsen: de bezettingsbadge, de statistiekbalk, capaciteitscontroles en exports. Klik nogmaals op het bladwijzerpictogram om de stoel weer vrij te geven.

Als je een indeling verkleint terwijl gasten al een specifiek stoelnummer hebben, worden hun plaatsen netjes vrijgemaakt — ze blijven aan de tafel en vullen automatisch de resterende vrije stoelen, er gaat niets verloren. Het handmatig wijzigen van de capaciteit van een tafel maakt een vastgezette stoelen-per-zijde-instelling los (de reserveringen blijven behouden).

Plattegrond als achtergrond

In plaats van de ruimte uit je hoofd op te bouwen, zet je de echte plattegrond van de locatie onder de indeling en teken je die na:

1. Klik op "Floor plan" in de kaart-toolbar en kies "Upload venue floor plan" (JPEG, PNG of WebP, tot 15 MB — een telefoonfoto van de gedrukte plattegrond van de locatie volstaat).
2. De afbeelding verschijnt als een vergrendelde, halftransparante achtergrondlaag onder alles.
3. Gebruik de schuifregelaars in datzelfde menu om de doorzichtigheid, grootte en positie aan te passen totdat de muren van de plattegrond overeenkomen met je canvas, en plaats vervolgens tafels en elementen er bovenop.

Elke zitindeling houdt zijn eigen plattegrond bij, zodat de indeling voor de boottocht en die voor het diner elk hun eigen ruimte kunnen tonen. De achtergrond is alleen een planningshulpmiddel voor de organisator: gasten zien hem nooit en hij zit niet in beeld- of printexports (je tafels, elementen en labels wel). "Replace floor plan" vervangt de afbeelding; "Remove floor plan" verwijdert hem zonder iets aan te raken van wat je hebt geplaatst.

Locatie-elementen toevoegen

Klik op "Add element" in de toolbar om het menu met locatie-elementen te openen. Elementen zijn verdeeld in twee groepen zodat je snel vindt wat je nodig hebt:

Structural — voor de basis van de ruimte:

• Wall — een configureerbare balk. Sleep een van de eindhandgrepen om lengte en hoek in één beweging te wijzigen; het andere uiteinde blijft verankerd.
• Door en Window — smalle, gestreepte openingen om ingangen en zichtlijnen aan te geven.
• Dance floor — een zachte, transparante ondergrond die onder de tafels ligt, zodat het visueel niet concurreert.
• Label — bewerkbare vrije-tekstnotitie. Dubbelklik op een label om de tekst te wijzigen.

Furniture — voor items die op de vloer staan:

• Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

Elk elementtype heeft een eigen kleur, standaardgrootte en z-volgorde, zodat nieuw toegevoegde items meteen op de juiste laag terechtkomen zonder handmatige aanpassing. Na het plaatsen van een element klik je erop om de rechterzijbalk te openen — pas de grootte-sliders, rotatie, tekstlabel (waar van toepassing) of vergrendelstatus aan.

Tip: Muren zijn speciaal — in plaats van één resize-hendel hebben ze aan elk uiteinde een ronde greep. Sleep een uiteinde om de muur tegelijk te hervormen en te roteren. Houd Shift ingedrukt tijdens het slepen om de zachte rotatie-snap te omzeilen voor nauwkeurige controle.

Gasten op de kaart plaatsen

Elke tafel toont het juiste aantal stoelen eromheen op basis van capaciteit en vorm — ronde en ovale tafels plaatsen stoelen gelijkmatig langs de rand, rechthoekige en vierkante tafels verdelen stoelen over de vier zijden. Elke stoel toont de initialen van de gast, plus de voornaam als klein bijschrift buiten de stoel (volledige naam bij hover).

Om een gast vanuit de zijbalk te plaatsen:

1. Zoek de gast in het paneel Unassigned links. De lijst is doorzoekbaar met vertraagde zoekinput (debounced), filterbaar op status (Accepted / Pending / Declined) en filterbaar op tags op basis van de door jou ingestelde guest tags.
2. Klik en sleep de naam van de gast.
3. Wanneer je een tafel nadert, licht de dichtstbijzijnde stoel groen op — laat los om de gast daar te plaatsen. Laat los op het tafelblad (niet op een specifieke stoel) zodat het systeem automatisch de volgende vrije plek kiest.

Om een gast tussen stoelen te verplaatsen (zelfde of andere tafel):

Sleep de gast direct van de huidige stoel naar de doelstoel — je hoeft ze niet eerst te verwijderen. Als de doelstoel al bezet is, wordt die persoon verplaatst naar "no specific seat" aan dezelfde tafel, zodat je de toewijzing niet kwijtraakt.

Om een gast van een stoel te halen:

• Sleep de gast van de stoel naar een leeg deel van het canvas, of
• Klik op de tafel om de zijbalk te openen, zoek de rij van die stoel en klik op de knop ×. De gast keert terug naar het paneel Unassigned.

Backwards compatibility: Gasten die zijn toegewezen voordat de per-seat-functie beschikbaar was (nog geen specifieke stoel) worden automatisch ingevuld in de resterende lege stoelen in de volgorde: hoofdgast en daarna RSVP-volgorde. Ze worden precies hetzelfde weergegeven als geplaatste gasten; door ze naar een stoel te slepen bevestig je de toewijzing.

Het Unassigned-paneel filteren

Het Unassigned-paneel bevat server-side zoeken en filteren — handig wanneer een evenement honderden gasten heeft:

• Search box is altijd zichtbaar. Typen wordt gedebounced (~250 ms) voordat er een serverquery wordt gedaan.
• Status chips — All / Accepted / Pending / Declined, elk met live aantallen.
• Tag chips — één per gasttag die je hebt gedefinieerd, in de eigen kleur van de tag. Schakel elke combinatie in om te filteren op gasten die minstens één van de geselecteerde tags hebben. Tag-indicatoren (kleine gekleurde stippen) verschijnen ook inline in gastenrijen, zodat je getagde gasten in één oogopslag herkent.
• Er verschijnt een kleine × rechts in de search box wanneer er een filter actief is — hiermee wis je alles met één klik.

Tags markeren op de kaart

Tag chips hebben een dubbele functie: terwijl een tagfilter actief is, lichten geplaatste gasten met die tag op de kaart op — hun stoelen krijgen een ring in de kleur van de tag, terwijl alle anderen gedimd worden. Tag je gasten (bijvoorbeeld één tag per bus, boot of team) en met één klik zie je "wie waar zit" over de hele plattegrond. Zie guest tags voor het aanmaken en toewijzen van tags.

De lijst pagineert automatisch terwijl je scrolt, zodat zelfs evenementen met duizend gasten direct laden.

Kaartbediening

Bediening	Wat het doet
Drag empty canvas	Verschuift de plattegrond
Shift + drag empty canvas	Selecteert alles binnen het selectiekader
Ctrl/⌘ + scroll	Zoomt in en uit rond de cursor
Grid toggle	Toont of verbergt het uitlijnraster
Snap toggle	Laat tafels en elementen tijdens slepen vastklikken aan het raster
Fit view (F)	Kadreert automatisch alles wat je hebt geplaatst
Zoom 100% (0)	Reset zoom naar 100%
Fullscreen	Zet de kaart op volledig scherm voor de opbouwdag
Shift-click an item	Voegt het item toe aan de selectie of haalt het eruit
Drag a selected item	Verplaatst de volledige selectie in één keer
Dubbelklik op een tafel	Hernoemt de tafel direct
Delete / Backspace	Stuurt geselecteerde tafels terug naar de parking lot, verwijdert geselecteerde locatie-elementen
Escape	Heft selectie op / sluit open menu's

Tip: Een tafel toevoegen of bewerken vanuit fullscreen opent het dialoogvenster direct boven op de kaart — je blijft de hele tijd in fullscreen.

Meerdere zitindelingen

Sommige evenementen hebben meer dan één zitplan nodig. Een feest met een boottocht gevolgd door een diner, een conferentie met een workshopsessie en een gala, een bruiloft met een busplan voor de ceremonie en een indeling voor het feest — in al deze gevallen zitten dezelfde gasten op verschillende momenten op verschillende plekken.

Afhankelijk van je evenementtype kun je extra zitindelingen aanmaken, elk een volledig onafhankelijke indeling:

• Zijn eigen tafels (nummers kunnen terugkomen in verschillende indelingen — "Tafel 1" kan op beide indelingen bestaan)
• Zijn eigen plattegrond — muren, dansvloer, labels en meubilair zijn per indeling
• Zijn eigen stoeltoewijzingen — dezelfde gast kan in elke indeling aan een andere tafel zitten

Schakelen tussen en beheren van indelingen

Bovenaan de Seating-pagina zie je een chip voor Main seating plus één per extra indeling:

1. Klik op een chip om te wisselen — het raster, de kaart, de statistieken en de niet-toegewezen lijst volgen automatisch mee.
2. Klik op "New arrangement" en geef een naam op (bijv. "Boottocht") om er één aan te maken — je kunt er tot 5 toevoegen.
3. Gebruik op de actieve chip het potlood om te hernoemen of de prullenbak om een indeling te verwijderen. Verwijderen verwijdert de tafels en stoeltoewijzingen van die indeling; je hoofdindeling wordt nooit beïnvloed.

Wat gasten zien

Gasten zien elke indeling waarin ze een plaats hebben, achter elkaar vermeld in hun uitnodiging en gelabeld met de naam die je aan de indeling hebt gegeven — een gast die eerst op de boottocht en daarna bij het diner zit, ziet dus beide, in dezelfde volgorde als de chips op je Seating-pagina:

Boottocht — Havfruen Diner — Tafel 4

Als iemand nog geen plaats heeft in een van de indelingen, toont die indeling voor die gast "Wordt aangekondigd", terwijl de andere indelingen gewoon worden weergegeven. Evenementen met slechts één indeling zien er precies zo uit als voorheen — geen kop met de naam van de indeling, alleen de tafel.

De schakelaar Table Assignments regelt ze allemaal tegelijk: toewijzingen voor gasten verbergen verbergt elke indeling, zodat extra indelingen die puur logistiek zijn (bussen, shifts, personeel) intern blijven.

Opmerking: Meerdere indelingen zijn beschikbaar voor bepaalde evenementtypes. Zie je geen chips voor indelingen op je Seating-pagina, dan bevat je huidige evenement alleen de enkele hoofdindeling.

Werken met meerdere items

Wil je een rij tafels uitlijnen of een cluster als één geheel verplaatsen? De kaart ondersteunt volledige multi-select.

Meerdere items selecteren

• Shift-klik op een tafel of locatie-element om het toe te voegen aan de huidige selectie of eruit te verwijderen.
• Shift + sleep over het lege canvas om een selectiekader te tekenen — alles binnen het kader wordt geselecteerd.
• Ctrl/⌘ + A selecteert elk ontgrendeld item op de kaart.

Wanneer er meer dan één item is geselecteerd, verschijnt er een selection toolbar met het aantal en knoppen voor bulkacties. Geselecteerde items krijgen een gekleurde omlijning zodat je duidelijk ziet wat er gegroepeerd is.

Bulkacties

Met twee of meer geselecteerde items biedt de selection toolbar:

• Align — links, horizontaal midden, rechts, boven, verticaal midden, onder.
• Distribute — gelijkmatige horizontale of verticale spacing (minstens drie items nodig).
• Bring forward / Send backward — pas z-volgorde aan, handig om meubels onder labels of achter een dansvloer te leggen.
• Lock / Unlock — vastgepinde items kunnen niet worden verplaatst of van formaat veranderd totdat ze worden ontgrendeld.
• Duplicate — kloont de geselecteerde locatie-elementen met een kleine offset (tafels worden niet gekloond om nummerconflicten te voorkomen).
• Delete — verwijdert geselecteerde elementen; geselecteerde tafels worden naar het paneel Unplaced gestuurd in plaats van verwijderd.

Sleep een van de geselecteerde items om de hele groep samen te verplaatsen, met smart-guide snapping op basis van het primaire item onder je cursor.

Sneltoetsen & Undo

De kaart is gebouwd voor power users die graag met het toetsenbord werken. Alles hieronder is ook bereikbaar via de toolbar.

Sneltoets	Wat het doet
Ctrl/⌘ + Z	Maakt de laatste indelingswijziging ongedaan
Ctrl/⌘ + Shift + Z of Ctrl/⌘ + Y	Opnieuw uitvoeren (redo)
Ctrl/⌘ + A	Selecteert alle ontgrendelde items
Ctrl/⌘ + D	Dupliceert de geselecteerde locatie-elementen
Pijltjestoetsen	Verplaatst de selectie 1 px
Shift + pijltjestoetsen	Verplaatst 10 px
R / Shift + R	Roteert de selectie met +15° of −15°
[ / ]	Naar achteren / naar voren (z-volgorde)
L	Vergrendelt / ontgrendelt de selectie
F	Fit view — kadreert alles wat je hebt geplaatst
0	Reset zoom naar 100%
Delete / Backspace	Verwijdert selectie
Escape	Heft selectie op en sluit open menu's

Zachte rotatie-snap

Vrij roteren (via de rotatiehendel van de tafel of het element) klikt vast op 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° wanneer je binnen 5° van die waarden komt. Houd Shift ingedrukt tijdens het roteren om de snap te omzeilen als je een exacte, afwijkende hoek nodig hebt.

Smart guides

Wanneer je één object sleept, verschijnen roze, gestreepte uitlijningslijnen zodra het midden of de randen uitlijnen met een naburig object. Het object klikt ook magnetisch vast binnen een kleine marge, zodat je in enkele seconden nette rijen en kolommen maakt. (Smart guides werken alleen wanneer Snap to grid uit staat — beide systemen zijn bedoeld voor verschillende layoutstijlen.)

Autosave-indicator

Een kleine pill in de toolbar toont altijd de opslagstatus — Saved (groen), Saving… (geel met spinner) of Offline — retrying (rood) als de netwerkverbinding wegvalt. Wijzigingen worden gedebounced en in batches verstuurd, en een mislukte opslag wordt automatisch na 5 seconden opnieuw geprobeerd.

Individuele gastnamen beheren

Wanneer gasten RSVPen met meerdere personen in hun gezelschap (plus-ones), moet je weten wie elke persoon is om tafels toe te wijzen. Er zijn drie manieren om namen te beheren:

Namen direct bewerken op de Seating-pagina

De snelste manier — klik op een gast-chip op de Seating-pagina om de assign-modal te openen, waar je ze meteen kunt hernoemen:

1. Klik op een gast-chip (bijv. "Maria G. x2")
2. De modal toont de naamvelden vooraf ingevuld — bij plus-ones toont hij ook "Guest of [Main Guest Name]"
3. Typ de echte naam en klik op Save

Dit is ideaal wanneer je tafels toewijst en tegelijkertijd namen wilt invullen.

De organisator vult namen vooraf in via de Guests-pagina

Als je al weet wie er in het gezelschap van elke gast zit:

1. Klik op "Guests" in de zijbalk
2. Zoek de gast met meerdere personen in het gezelschap
3. Klik op het pictogram Users (pictogram met personen) naast de naam
4. Voeg de voor- en achternaam toe voor elke persoon in het gezelschap
5. Klik op "Save"

Gasten geven namen door tijdens RSVP

Als je namen niet vooraf invult, worden gasten gevraagd deze door te geven wanneer ze reageren op hun uitnodiging:

1. De gast opent de persoonlijke uitnodigingslink
2. Wanneer ze RSVPen met meerdere aanwezigen, worden ze gevraagd de naam van elke persoon in te voeren
3. Namen worden automatisch opgeslagen en verschijnen in je dashboard

Dit werkt zolang Collect Guest Names aan staat — wat standaard het geval is voor nieuwe uitnodigingen. Als je het hebt uitgeschakeld, wordt gasten alleen om hun groepsgrootte gevraagd en verschijnen hun plus-ones als genummerde plaatshouders die je vanaf de Seating-pagina kunt hernoemen.

Hoe namen werken

Scenario	Wat er gebeurt
Namen nog niet doorgegeven	Wordt weergegeven als "Maria G. x2", "Maria G. x3" op de Seating-pagina
Organisator bewerkt op de Seating-pagina	Naam wordt direct bijgewerkt op de chip, en op de Guests-pagina
Organisator vult vooraf in op de Guests-pagina	Namen verschijnen op de Seating-pagina om toe te wijzen
Gast geeft namen door tijdens RSVP	Namen synchroniseren automatisch nadat de gast reageert
Gast RSVP't opnieuw nadat je namen hebt gecorrigeerd	Jouw versie blijft behouden — een latere indiening overschrijft nooit een naam die je hebt gecorrigeerd

Waar je een naam ook typt, het is dezelfde naam: als je de hoofdpersoon bewerkt op de Seating-pagina, werkt dat de Guests-pagina bij (en de e-mails die naar hen worden verstuurd), en als je ze bewerkt op de Guests-pagina, werkt dat de zitindeling bij. Er is geen tweede kopie om synchroon te houden.

Tips voor het verzamelen van namen

• Voor bruiloften: laat gasten hun eigen namen invullen om spelfouten te voorkomen
• Voor zakelijke evenementen: vul vooraf in vanuit je employee database of bewerk direct op de Seating-pagina
• De primaire RSVP-houder wordt altijd automatisch meegenomen
• Elke persoon met een naam kan aan een andere tafel worden toegewezen

Meldingen over gastentafels

Zodra je gasten aan tafels toewijst, zien zij automatisch hun tafelindeling in hun uitnodiging.

Wat gasten zien

Wanneer een gast de uitnodiging opent nadat hij of zij aan een tafel is toegewezen:

• Wordt de toegewezen tafel weergegeven — met de alias als je die hebt ingesteld ("Havfruen", "De Eikenhouten Tafel"), anders met het nummer
• Wordt iedereen in hun gezelschap vermeld met hun eigen tafel, zodat een familie kan zien dat ze samen zitten
• Verschijnt, als het evenement meerdere zitindelingen heeft, elke indeling als eigen gelabeld blok
• Als de gast nog niet is toegewezen, ziet hij of zij "Wordt aangekondigd"

Wanneer dit wordt weergegeven

Het gedeelte met de tafelindeling verschijnt alleen in de uitnodiging van de gast wanneer:

• De schakelaar Table Assignments staat op Shown on the invitation (zie hieronder)
• De gast de uitnodiging heeft geaccepteerd (RSVP-status is Geaccepteerd of Aanwezig)

Je kunt de positie van dit gedeelte wijzigen via de instellingen voor Sectievolgorde op het tabblad Uitnodiging.

Tafelindelingen tonen of verbergen

Soms wil je de tafelschikking alleen voor jezelf organiseren — om de ruimte te plannen, plattegronden af te drukken of de locatie te instrueren — zonder gasten te laten zien waar ze zitten. Eén schakelaar regelt dit:

1. Klik op "Invitation" in de zijbalk en ga naar het tabblad "Details"
2. Zoek "Table Assignments" in de Event Settings
3. Zet de schakelaar op Shown on the invitation of Hidden from guests

Wanneer toewijzingen verborgen zijn:

• Je houdt volledige toegang tot de Seating-pagina, de locatieplattegrond, stoeltoewijzingen en elke export
• Gasten zien hun toegewezen tafel nooit in hun uitnodiging — het tafelgedeelte wordt volledig verwijderd, niet weergegeven als "Wordt aangekondigd"

Zet de schakelaar op elk moment weer om om de indelingen opnieuw aan gasten te tonen — verbergen raakt je zitindelingen nooit aan.

Vind je plaats

Gasten bij de deur moeten niet hoeven zoeken naar een afgedrukte plattegrond. Elk evenement krijgt een openbare Vind je plaats-pagina: gasten openen hem, typen hun naam en zien meteen hun tafel.

De pagina delen

Klik op de Seating-pagina op "Seat finder link" om de URL van de pagina te kopiëren — zet hem achter een QR-code op het welkomstbord, deel hem in de groepschat van het evenement, of voeg hem toe naast de QR-code voor foto-uploads die gasten al scannen. Gebruikt je evenement een aangepast domein, dan gebruikt de link dat automatisch.

Uitschakelen

Wil je liever geen doorzoekbare lijst tonen? Zet de schakelaar Guest seat finder naast de link om. De pagina vertelt gasten dan dat de zitindeling nog niet is gepubliceerd, terwijl de uitnodiging van elke gast zelf nog wel hun tafel toont. Hij staat standaard aan, en een gekoppelde AI-assistent kan diezelfde schakelaar voor je omzetten.

Hoe het werkt voor gasten

1. De gast opent de pagina op zijn of haar telefoon en ziet de naam van je evenement.
2. Ze typen hun naam (een paar letters is genoeg) en overeenkomende gasten verschijnen met hun tafelnummer ("Table 4"). Tafelaliassen zijn jouw planninglabels en blijven privé voor jou.
3. Plus-ones die nog geen naam hebben, zijn vindbaar onder de naam van de hoofdgast ("Marta Ruiz x2").

Privacy, van ontwerp af aan

De pagina toont alleen namen en tafels — nooit contactgegevens, RSVP-statussen of de volledige gastenlijst, en er is geen manier om de lijst te doorbladeren. Hij doorzoekt alleen je hoofdzitindeling (degene die gasten in hun uitnodiging zien), en werkt alleen zolang tafelindelingen aan gasten worden getoond: staat de schakelaar Table Assignments op Hidden, dan meldt de pagina beleefd dat de zitindeling nog niet is gepubliceerd, ongeacht wat iemand typt. Zet de schakelaar om zodra je klaar bent, en de pagina begint te antwoorden.

Zitstatistieken bekijken

De header van de Seating-pagina toont belangrijke statistieken:

Stat	Beschrijving
Tables	Totaal aantal aangemaakte tafels
Capacity	Totaal aantal plaatsen dat beschikbaar is voor gasten over alle tafels (gereserveerde stoelen tellen niet mee)
Seated	Aantal gasten dat aan tafels is toegewezen
Unseated	Gasten die nog in de niet-toegewezen pool zitten

Gebruik deze statistieken om snel je voortgang te zien.

Zitproblemen

RSVP's blijven veranderen nadat je de indeling hebt gebouwd — iemand zegt af nadat hij al is geplaatst, late bevestigingen stapelen zich niet-toegewezen op. De balk met zitproblemen boven de zitweergaven houdt precies dat live in de gaten en wordt oranje zodra er iets aandacht nodig heeft. Klik erop om de details uit te klappen:

• Afgewezen gasten die nog een stoel bezet houden — elk vermeld met hun tafel en een knop Unseat om de stoel in één klik vrij te maken.
• Bevestigde gasten zonder stoel — een aantal plus hoeveel vrije stoelen je nog over hebt; "Show them in the guest list" springt direct naar de gefilterde lijst zodat je ze kunt plaatsen.
• Overboekte tafels — elke tafel met meer gasten dan beschikbare stoelen (dit kan gebeuren als je stoelen reserveert of een tafel verkleint nadat er al mensen zijn geplaatst).

Als alles in orde is, wordt de balk groen en vertelt hij je gewoon hoeveel vrije stoelen er nog over zijn. Er is niets in te stellen — alles wordt berekend op basis van de gegevens die al op de pagina staan.

Tafeltoewijzingen exporteren

Klik op Export in de kaart-toolbar om het exportmenu te openen. Er zijn zes formaten beschikbaar, elk geoptimaliseerd voor een ander gebruiksscenario:

Optie	Wat je krijgt
Print map	Opent de volledige locatiekaart in een nieuw tabblad, opgemaakt voor A3 liggend, met een Print-knop en een automatisch geopend afdrukvenster. Ideaal om op te hangen achter de welkomstbalie of te delen met locatiemedewerkers.
Print table cards	Genereert één kaart per tafel op A4 staand, met de gasten aan die tafel per stoelnummer — gereserveerde stoelen staan er ook op met hun label, zodat het locatiepersoneel weet dat ze bewust zijn. Leg op elke tafel zodat gasten hun plek kunnen vinden.
Print escort list	Een alfabetische "Vind je plaats"-lijst — één regel per geplaatste gast met zijn of haar tafel, in een overzichtelijke tweekoloms A4-indeling. Hang hem op bij de ingang of geef hem aan wie gasten verwelkomt.
PNG image	2× retina PNG van de volledige kaart, witte achtergrond, zonder transparantie. Handig om in e-mails of presentaties te plakken, of te delen via WhatsApp.
SVG file	Vectorversie van de kaart — onbeperkt schaalbaar, perfect voor het printen van grote plattegronden of bewerken in Illustrator.
CSV (seating)	Spreadsheet met één rij per gast: tafelnummer, alias, beschikbare capaciteit, stoelnummer (1-based), voor- en achternaam van de gast en of het de hoofd-RSVP-houder is — plus een rij per gereserveerde stoel. Te openen in Excel / Google Sheets.

Alle exports respecteren de huidige indeling — geplaatste tafels, locatie-elementen en de per-stoeltoewijzingen. Het rasterpatroon (en de plattegrond als achtergrond) wordt verwijderd uit beeld- en printexports zodat de afdruk netjes is. Als het canvas leeg is, toont het exportmenu een vriendelijke melding in plaats van een leeg bestand te genereren.

Tips voor tafelbeheer

Je indeling plannen

• Maak alle tafels aan voordat je begint met toewijzen
• Stel realistische capaciteiten in op basis van je locatie
• Gebruik aliassen voor eenvoudige herkenning ("Bride's Family", "Groom's Family")

Efficiënt toewijzen

• Gebruik de zoekfunctie om specifieke gasten te vinden
• Wijs families samen toe
• Controleer regelmatig het aantal niet-toegewezen gasten om te zorgen dat niemand wordt gemist

Vóór het evenement

• Controleer of alle geaccepteerde gasten zijn toegewezen
• Exporteer en deel met locatiecoördinatoren
• Controleer nogmaals dat capaciteitslimieten niet worden overschreden

Veelgestelde vragen

V: Moet je eerst een RSVP of uitnodiging instellen voordat je seating kan gebruiken? A: Nee. De Seating-pagina werkt volledig op zichzelf — open deze via de zijbalk, voeg direct gasten toe (of importeer ze via de Guests-pagina) en begin met het bouwen van tafels. Als je later een digitale uitnodiging aanmaakt en RSVP inschakelt, worden dezelfde gastenlijst en zitindeling automatisch overgenomen.

V: Kan ik gasten toewijzen voordat ze RSVP'en? A: Ja! Alle gasten — geaccepteerd, in afwachting en afgewezen — worden automatisch geladen. Gasten in afwachting worden blauw weergegeven, zodat je vooruit kunt plannen.

V: Wat gebeurt er als ik de capaciteit van een tafel overschrijd? A: Het systeem voorkomt dat je meer gasten toewijst dan de capaciteit van de tafel toestaat.

V: Ik heb het aantal gasten van een uitnodiging gewijzigd. Waarom is de Seating-pagina niet meegegaan? A: Seating houdt precies één stoel per gast van de uitnodiging aan. Verhoog je het aantal gasten, dan komen er nieuwe naamloze plaatshouders bij ("Guest 2", "Guest 3"); verlaag je het, dan worden die plaatshouders weer verwijderd — de volgende keer dat je de Seating-pagina opent, zie je een melding met het aantal vrijgegeven lege stoelen.

Het aantal gasten verlagen tot onder het aantal personen dat de uitnodiging daadwerkelijk vermeldt, wordt echter geweigerd. Heeft iemand in dat gezelschap al een naam, een tafel, een stoel of een check-in bij de deur, dan verwijderen we die persoon niet om het aantal kloppend te maken — je krijgt in plaats daarvan een melding die aangeeft wie in de weg staat. Verwijder die persoon eerst uit het gezelschap (open de uitnodiging op de Guests-pagina → People / Manage Names) en verlaag daarna het aantal gasten. Is die persoon al geplaatst, dan wordt bij het verwijderen om bevestiging gevraagd, omdat dit ook die stoel vrijgeeft.

V: Mijn gastenlijst en mijn Seating-pagina tonen een verschillend aantal personen. Wat klopt er? A: Ze tellen verschillende dingen. De Guests-pagina telt uitnodigingen en het bijbehorende aantal gasten; de Seating-pagina telt te plaatsen personen — één stoel per gast, plus iedereen die jij of je gasten daarnaast hebben opgegeven. Een uitnodiging voor 2 gasten waarvan de gasten 3 aanwezigen hebben opgegeven, toont dus 1 uitnodiging / 2 gasten op de Guests-pagina en 3 chips op de Seating-pagina. Open de uitnodiging op de Guests-pagina om het gezelschap te bekijken en beide aantallen op elkaar af te stemmen.

V: Ik heb mijn gasten hernoemd, maar de oude namen blijven terugkomen. Waarom? A: Dat zou niet moeten gebeuren — de Guests-pagina en de Seating-pagina bewerken dezelfde namen, dus een correctie op de ene plek geldt overal, en een gast die opnieuw RSVP't kan een naam die je hebt gecorrigeerd niet meer vervangen. Als je gasten hernoemd hebt vóórdat dit is aangepast, open je de gast en sla je de juiste naam nogmaals op; vanaf dat moment blijft die staan.

V: Kunnen gasten van dezelfde RSVP aan verschillende tafels zitten? A: Ja! Wanneer je individuele namen toevoegt voor gasten in een gezelschap, kan elke persoon aan een andere tafel worden toegewezen.

V: Worden gasten op de hoogte gesteld wanneer ik ze aan een tafel toewijs? A: Gasten zien hun tafelindeling wanneer ze hun uitnodiging bekijken. Er wordt geen aparte melding verzonden.

V: Kan ik tafelbeheer gebruiken zonder de indelingen aan gasten te tonen? A: Ja. Zet in het tabblad Details van de sectie Invitation de schakelaar Table Assignments op Hidden from guests. Je behoudt de volledige Seating-pagina, de locatieplattegrond en exports voor je eigen planning, maar gasten zien hun tafel nooit in de uitnodiging — het tafelgedeelte wordt volledig verborgen. Zet de schakelaar om zodra je klaar bent om de zitplaatsen te tonen.

V: Kan ik voor verschillende onderdelen van mijn evenement een andere indeling gebruiken (bijv. een boottocht en een diner)? A: Ja — maak een extra zitindeling aan. Elke indeling heeft eigen tafels, een eigen plattegrond en eigen stoeltoewijzingen, zodat dezelfde gast in elke indeling ergens anders kan zitten. Gebruik de chips bovenaan de Seating-pagina om ertussen te wisselen. Beschikbaar voor bepaalde evenementtypes, met tot 5 extra indelingen.

V: Welke zitindeling zien mijn gasten? A: Allemaal. Elke indeling waarin een gast een plaats heeft, verschijnt in hun uitnodiging, gelabeld met de naam die je eraan hebt gegeven ("Boottocht", "Diner"), in dezelfde volgorde als de chips op je Seating-pagina. Om een indeling intern te houden, zet je de schakelaar Table Assignments op Hidden from guests — dat verbergt alle indelingen tegelijk.

V: Hoe hernoem ik een tafel met mijn eigen naam, zoals een boot- of familienaam? A: Dubbelklik op de tafel op de locatiekaart en typ de naam direct in (Enter om op te slaan, Escape om te annuleren). Je kunt ook op het pictogram Edit (potlood) klikken en het veld Alias invullen. De naam wordt op de kaart weergegeven als "#3 · Neptune" en is wat gasten in hun uitnodiging zien.

V: Kan ik zien waar alle gasten met een bepaalde tag zitten? A: Ja — klik op de chip van die tag in het Unassigned-paneel van de kaart. Naast het filteren van de zijbalklijst markeert de kaart elke geplaatste gast met die tag (hun stoelen krijgen een ring in de kleur van de tag) en dimt alle anderen.

V: Kan ik toewijzingen wijzigen nadat het evenement is begonnen? A: Ja, je kunt tafelindelingen op elk moment wijzigen vanuit het dashboard.

V: Wat als een gast afzegt nadat hij of zij is toegewezen? A: De chip wordt rood (status afgewezen). De toewijzing blijft bestaan, maar wordt niet aan de gast getoond. Je kunt de toewijzing verwijderen om de stoel vrij te maken.

V: Is er een limiet aan het aantal tafels dat ik kan maken? A: Er is geen limiet aan het aantal tafels. Maak er zoveel als je locatie vereist.

V: Kan ik tafelschikkingen afdrukken? A: Ja — het menu Export van de kaart heeft speciale afdrukopties. Print map stuurt de plattegrond naar de printer in A3 liggend formaat (ideaal om op de locatie op te hangen), en Print table cards genereert per tafel een pagina waarop elke gast per stoelnummer wordt vermeld, zodat het locatiepersoneel deze op elke tafel kan plaatsen. Je kunt ook exporteren naar PNG, SVG of CSV.

V: Hoe verzamel ik namen voor plus-ones? A: Er zijn drie opties: (1) Klik rechtstreeks op de plus-one-chip op de Seating-pagina om de naam te wijzigen, (2) vul namen vooraf in met het Users-pictogram op de Guests-pagina, of (3) laat gasten zelf namen invoeren wanneer ze RSVP'en. Plus-ones zonder naam worden weergegeven als "Maria G. x2", zodat je altijd weet bij welke gast ze horen.

V: Ik ben begonnen met seating nadat gasten al hadden gereageerd. Waar zijn mijn gasten? A: Alle gasten worden automatisch geladen wanneer je de Seating-pagina opent — zelfs als ze al hadden gereageerd voordat je tafels aanmaakte. Handmatige synchronisatie is niet nodig. Als je Collect Guest Names al gebruikte voordat je met seating begon, blijven de individuele plus-one-namen die je hebt vastgelegd behouden en verschijnen ze als niet-toegewezen chips die klaar zijn om te plaatsen.

V: Wat betekenen de kleuren? A: Gastchips hebben een kleur op basis van de RSVP-status: groen = geaccepteerd, blauw = in afwachting (niet beantwoord), rood = afgewezen of komt niet. De kleur is per persoon, dus binnen een geaccepteerd gezelschap zijn alleen de door de gast bevestigde personen groen. Je kunt filteren op status met de pills boven de gastenlijst.

V: Kan ik gastnamen bewerken vanaf de Seating-pagina? A: Ja! Klik op een gastchip om het venster te openen waarin je de voor- en achternaam kunt wijzigen. Voor plus-ones toont het venster ook bij wie ze horen (bijv. "Guest of Maria Garcia").

V: Hoe wissel ik tussen de lijstweergave en de locatieplattegrond? A: Gebruik de schakelaar Grid / Map bovenaan de Seating-pagina. Beide weergaven gebruiken dezelfde gegevens — toewijzingen en bewerkingen die in de ene weergave worden gedaan, verschijnen direct in de andere.

V: Moet ik tafels op de plattegrond plaatsen? A: Nee. De kaart is optioneel. Je kunt de Grid-weergave blijven gebruiken als je alleen een lijst nodig hebt en geen visuele plattegrond wilt. Tafels die je maakt, blijven in het paneel Unplaced van de kaart totdat je ze naar de vloer sleept.

V: Welke tafelvormen zijn beschikbaar? A: Round, Square, Rectangle en Oval. Kies de vorm die bij je locatie past. Op rechthoeken en vierkanten kun je bovendien vastzetten hoeveel stoelen er aan elke kant staan; ronde en ovale tafels kunnen hun stoelen op een gedeeltelijke voorste boog houden.

V: Hoe maak ik een eretafel met stoelen aan één kant? A: Maak een Rectangle-tafel, open de zijbalk, vink "Custom chairs per side" aan en zet het aantal stoelen op de bovenzijde, met 0 op de andere drie. Draai de tafel zodat de stoelen naar de zaal kijken. Sla hem op als sjabloon als je hem nog eens nodig hebt.

V: Kan ik een stoel blokkeren voor de dj, de fotograaf of een kinderstoel? A: Ja — open de zijbalk van de tafel, klik op het bladwijzerpictogram bij een lege stoel en typ een label. Gereserveerde plaatsen kunnen nooit aan gasten worden toegewezen, tellen niet mee voor de beschikbare capaciteit van de tafel en verschijnen met hun label op de kaart, de tafelkaarten en de CSV-export.

V: Kan Fotify mijn gasten automatisch plaatsen? A: Ja — klik op "Auto-seat" op de Seating-pagina. De assistent plaatst iedereen die nog geen tafel heeft: gezelschappen blijven altijd bij elkaar, gasten met dezelfde tag worden gegroepeerd, afgewezen gasten worden overgeslagen en gereserveerde stoelen blijven vrij. Je kunt ook instructies in gewone taal typen ("houd Ana uit de buurt van Luis") en het volledige plan bekijken voordat je het toepast. Er wordt niets opgeslagen tot je op toepassen klikt.

V: Kan ik de echte plattegrond van mijn locatie achter de zitindeling zetten? A: Ja — klik op "Floor plan" in de toolbar van de kaart en upload een foto of scan (JPEG/PNG/WebP, tot 15 MB). Die wordt een vergrendelde, halftransparante achtergrondlaag die je kunt schalen, verplaatsen en vervagen, zodat je de zaal natekent in plaats van hem uit je hoofd na te bouwen. Gasten zien hem nooit en hij blijft buiten de exports.

V: Hoe vinden gasten hun tafel op de locatie? A: Op drie manieren die elkaar aanvullen: de tafel staat in hun uitnodiging zodra de toewijzingen zichtbaar zijn; de export Print escort list geeft je een alfabetisch "vind je plaats"-overzicht voor de ingang; en de openbare Vind je plaats-pagina laat gasten hun naam op hun telefoon typen en meteen hun tafel zien — kopieer de link met de knop "Seat finder link" op de Seating-pagina.

V: Waarom toont een tafel minder beschikbare plaatsen dan zijn capaciteit? A: Hij heeft gereserveerde stoelen. Een tafel met 10 stoelen en 2 gereserveerde plaatsen biedt gasten 8 plaatsen, en elke teller — de bezettingsbadge, de statistiekbalk, capaciteitscontroles en exports — gebruikt dat beschikbare aantal.

V: Zijn muren en labels zichtbaar voor mijn gasten? A: Nee. Muren en labels zijn hulpmiddelen voor planning die alleen voor de organisator zichtbaar zijn. Gasten zien nog steeds hun toegewezen tafelnummer in hun uitnodiging, net als in de Grid-weergave.

V: Kan ik een gast van de ene stoel naar een andere slepen? A: Ja — druk op de stoel van de gast (je ziet de initialen erin) en sleep deze naar een andere stoel, aan dezelfde tafel of aan een andere tafel. Als de doelstoel al bezet is, wordt de huidige bezetter verplaatst naar "no specific seat" aan diezelfde tafel, zodat niets ongemerkt wordt overschreven. Als je een gast naar het lege canvas sleept, wordt deze volledig van de tafel verwijderd.

V: Hoe verwijder ik een locatie-element? A: Klik op het element (muur, label, podium, bar, wat dan ook) en klik vervolgens op de prullenbakknop in de rechterzijbalk of druk op Delete / Backspace op je toetsenbord. Wil je er meerdere tegelijk verwijderen, selecteer ze dan met een selectiekader en druk op Delete.

V: Kan ik een fout ongedaan maken? A: Ja — druk op Ctrl/⌘ + Z om ongedaan te maken en op Ctrl/⌘ + Shift + Z (of Ctrl/⌘ + Y) om opnieuw uit te voeren. De toolbar heeft ook speciale knoppen voor Undo / Redo. De geschiedenis omvat de laatste 50 lay-outacties.

V: Hoe werken toewijzingen per stoel? A: Elke tafel toont het juiste aantal stoelen eromheen. Laat een gast los in de buurt van een stoel en die stoel licht groen op — laat los om de gast daar te plaatsen. Gasten worden weergegeven met initialen in de stoel en hun voornaam als klein bijschrift erbuiten (volledige naam bij hover). Laat los op het tafelblad in plaats van op een stoel om het systeem de volgende vrije stoel te laten kiezen.

V: Mijn evenement heeft honderden gasten — blijft de zijbalk dan nog bruikbaar? A: Ja. De lijst met niet-toegewezen gasten wordt server-gepagineerd (50 per pagina, volgende pagina bij scrollen) met vertraagd zoeken en server-side filtering op status en tag. Zelfs evenementen met meer dan 1000 gasten blijven soepel draaien, omdat op elk moment alleen het zichtbare venster wordt gerenderd.

V: Hoe voeg ik een podium, bar of dansvloer toe? A: Klik op Add element in de toolbar. Het menu toont elk locatie-element — muren, deuren, ramen, dansvloer, label, plus meubilair (podium, dj-booth, bar, buffet, cadeautafel, taarttafel, photobooth, toilet). Elk type heeft een eigen kleur en standaardformaat, zodat het meteen op de juiste laag terechtkomt.

V: Hoe voorkom ik dat items verschuiven terwijl ik aan de rest van de indeling werk? A: Selecteer het item of de items en klik op de knop vergrendelen in de zijbalk (of druk op L). Vergrendelde items kunnen niet worden gesleept, vergroot/verkleind of geroteerd. Klik nogmaals op het slotpictogram (of druk op L) om te ontgrendelen.

V: Dingen blijven naar vreemde hoeken springen — kan ik vrij roteren? A: De rotatiehendel klikt vast op 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° wanneer je binnen 5° van die waarden komt. Houd Shift ingedrukt terwijl je de rotatiehendel sleept om de snap te omzeilen en vrij te roteren.

V: Ik zie de wijzigingen die ik net heb aangebracht niet — zijn ze opgeslagen? A: Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen. Kijk naar de pill Saved / Saving… / Offline in de toolbar om dit te bevestigen. Als de netwerkverbinding wegvalt, wordt de pill rood en wordt het opslaan na 5 seconden opnieuw geprobeerd — er gaat geen werk verloren.

V: Werkt de kaart in fullscreen? A: Ja. Klik op de knop Fullscreen in de toolbar van de kaart om het canvas over het hele scherm uit te breiden — handig voor plannen op een grote monitor of projector tijdens de opbouw van de locatie. Een tafel toevoegen of bewerken vanuit fullscreen opent het dialoogvenster direct boven op de kaart, zodat je nooit fullscreen hoeft te verlaten tijdens het werken.