Hoe je tafelbeheer gebruikt voor zitindelingen

Tafelbeheer helpt je de zitindeling voor je evenement te organiseren. Al je gasten worden automatisch geladen zodra je het tabblad Tables opent — met kleurcodering op basis van RSVP-status — zodat je direct kunt beginnen met plannen. Maak tafels aan, sleep gasten om zitplaatsen toe te wijzen, bewerk namen meteen ter plekke en laat gasten hun toewijzing direct in hun uitnodiging zien. Evenementen met meerdere onderdelen kunnen zelfs verschillende onafhankelijke zitindelingen bijhouden — bijvoorbeeld één indeling voor een boottocht en een andere voor het diner.

Tafelbeheer inschakelen

Voordat je tafels kunt aanmaken, moet je de functie inschakelen:

1. Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer je evenement en klik "RSVP" in de zijbalk
3. Ga naar het tabblad "Details"
4. Zoek "Table Management" in het gedeelte Event Settings
5. Zet de schakelaar ON

Zodra dit is ingeschakeld, verschijnt er een nieuw tabblad "Tables" in je RSVP-navigatie.

Opmerking: Het inschakelen van Tafelbeheer zet automatisch Collect Guest Names aan (en vergrendelt dit ingeschakeld), zodat elke aanwezige geïdentificeerd kan worden voor de zitindeling. Als je alleen de aanwezigheidslijst nodig hebt en geen zitplan, gebruik dan Collect Guest Names op zichzelf — je kunt Tables later nog inschakelen zonder gegevens te verliezen.

Tafels aanmaken

Een nieuwe tafel toevoegen

1. Klik op het tabblad "Tables"
2. Klik op "Create Table"
3. Vul de tafeldetails in:
   • Table Number - Een uniek nummer voor de tafel (verplicht)
   • Alias - Een optionele, herkenbare naam zoals "VIP", "Family" of "Friends"
   • Capacity - Het maximumaantal plaatsen aan deze tafel
4. Klik op "Create"

Tafeigenschappen

Eigenschap	Verplicht	Beschrijving
Number	Ja	Unieke identificatie (1, 2, 3, enz.)
Alias	Nee	Herkenbare naam die gasten zien
Capacity	Ja	Maximum aantal beschikbare plaatsen

Tafels bewerken

Om een tafel aan te passen:

1. Zoek de tafelkaart in het tabblad Tables
2. Klik op het pictogram Edit (potlood)
3. Werk de details bij
4. Klik op "Save"

Tafels hernoemen

De alias is de herkenbare naam die je gasten zien in plaats van alleen een nummer — perfect om tafels te vernoemen naar boten, families of thema's. Er zijn twee manieren om dit in te stellen:

• Bewerkvenster — klik op het pictogram Edit (potlood) op de tafelkaart (of op de geselecteerde tafel in de zijbalk van de kaart) en vul het veld Alias in.
• Rechtstreeks op de kaart — dubbelklik op een willekeurige tafel op de locatiekaart en typ de naam direct in. Druk op Enter om op te slaan, op Escape om te annuleren. Geen apart venster nodig.

Tafels verwijderen

1. Klik op het pictogram Delete (prullenbak) op de tafelkaart
2. Bevestig het verwijderen

Als er gasten aan de tafel zijn toegewezen, worden ze verplaatst naar de pool met niet-toegewezen gasten.

Gasten aan tafels toewijzen

Automatisch laden van gasten

Wanneer je het tabblad Tables opent, worden al je gasten automatisch geladen — geen handmatige instelling nodig. Gasten worden aangemaakt op basis van je RSVP-lijst:

• Accepted/Attended guests — geladen met hun bevestigde groepsgrootte
• Pending guests (nog niet geantwoord) — geladen met het aantal uitgenodigden, zodat je vooruit kunt plannen
• Declined guests — weergegeven als één item, zodat je het volledige overzicht behoudt

Dit betekent dat je tafels op elk moment kunt inschakelen — zelfs nadat al je gasten al hebben gerespondeerd — en iedereen direct verschijnt.

Kleurcodering op basis van RSVP-status

Elke gast-chip heeft een kleur, zodat je de RSVP-status in één oogopslag ziet:

• 🟢 Groen — Accepted / Attended
• 🔵 Blauw — Pending (nog niet geantwoord)
• 🔴 Rood (gedimd) — Declined

Gebruik de filter pills boven de gastenlijst om alleen een specifieke status te tonen. Klik bijvoorbeeld op de groene pill om alleen bevestigde gasten te zien tijdens het toewijzen van tafels.

Weergave van plus-ones

Gasten met niet-ingevulde plus-ones worden weergegeven met de naam van de hoofdgast plus een nummer:

• Maria G. — de hoofdgast
• Maria G. x2 — tweede persoon in Maria’s gezelschap
• Maria G. x3 — derde persoon

Zodra je echte namen invult, worden die normaal weergegeven (bijv. "Carlos R.").

Slepen en neerzetten gebruiken

De eenvoudigste manier om gasten toe te wijzen is via slepen en neerzetten:

1. Zoek gasten in het gedeelte "Unassigned" links
2. Sleep een gast-chip naar de gewenste tafel
3. Laat de gast los op de tafelkaart

De tafel toont de huidige bezetting (bijv. "6/8").

De Assign-modal gebruiken

Klik op een gastnaam om de assign-modal te openen. Daar kun je:

1. De naam bewerken — wijzig voor- en achternaam direct (handig om "Guest 2" om te zetten naar een echte naam)
2. Zien bij wie ze horen — bij plus-ones toont de modal "Guest of [Main Guest Name]"
3. Een tafel kiezen — selecteer uit de tafellijst hieronder
4. Klik op Save om wijzigingen te bevestigen, of Cancel om te annuleren

Toewijzingen verwijderen

Om een gast van een tafel af te halen:

1. Zoek de gast bij de toegewezen tafel
2. Sleep de gast terug naar het gebied "Unassigned"
3. Of klik op de gastnaam en selecteer "Remove from table" in de modal

Je locatie ontwerpen met de kaart

Naast de lijstweergave kun je met de Map view tafels plaatsen op een 2D-plattegrond die aansluit bij je echte locatie. Wissel tussen Grid en Map met de schakelaar bovenaan het tabblad Tables.

Wat je op de kaart kunt doen

• Plaats tafels overal op de plattegrond met slepen-en-neerzetten.
• Kies tafelvormen — Round, Square, Rectangle of Oval.
• Hernoem tafels direct — dubbelklik op een tafel om de naam meteen op de kaart te typen.
• Pas formaat en rotatie aan van elke tafel om de indeling van je locatie te weerspiegelen.
• Plaats gasten op specifieke stoelen — elke tafel toont het juiste aantal stoelen eromheen; laat een gast op een stoel vallen om die plek vast te zetten.
• Voeg meubels en structuur toe — muren, deuren, ramen, podium, DJ-booth, dansvloer, bar, buffet, cadeautafel, taarttafel, photobooth, toilet en vrije-tekstlabels.
• Meerdere items selecteren en uitlijnen — shift-klik of selecteer met een kader, en verplaats, roteer, lijn uit, verdeel, vergrendel, dupliceer of verwijder als groep.
• Undo / redo elke indelingswijziging met ⌘Z / ⌘⇧Z.
• Smart guides — roze uitlijningslijnen laten een bewegend object vastklikken op de randen of middens van naburige objecten.
• Vergrendel items zodat ze niet verschuiven tijdens het finetunen.
• Automatisch opslaan houdt elke wijziging gesynchroniseerd; een Saving / Saved-indicator staat in de toolbar.
• Exporteer de indeling als PNG, SVG, printklare PDF, per-tafelkaarten of CSV.
• Ga fullscreen voor ongestoord plannen tijdens de opbouw.

Een tafel plaatsen

Nieuwe tafels starten in het paneel Unplaced aan de rechterkant van de kaart.

1. Klik op "Add table" in de toolbar om er één te maken (of gebruik de bestaande flow Create Table).
2. Zoek de tafel in het paneel Unplaced rechts.
3. Klik en sleep de tafel naar een willekeurige plek op de plattegrond.
4. Gebruik de handgrepen in merkkleur op een geselecteerde tafel om het formaat aan te passen (rechtsonder) of te roteren (boven).

Om een tafel van de kaart te verwijderen zonder deze te verwijderen, selecteer je de tafel en klik je op "Unplace" — deze gaat terug naar het paneel Unplaced.

Vorm, formaat en rotatie wijzigen

Klik op een tafel om de rechterzijbalk te openen en pas aan:

• Shape — kies Round, Square, Rectangle of Oval. Het wisselen van vorm reset naar een logische standaardgrootte.
• Size — sleep de W/H-sliders, of pak de resize-hendel op de tafel zelf.
• Rotation — sleep de slider, of gebruik de rotatiehendel boven de tafel.

Locatie-elementen toevoegen

Klik op "Add element" in de toolbar om het menu met locatie-elementen te openen. Elementen zijn verdeeld in twee groepen zodat je snel vindt wat je nodig hebt:

Structural — voor de basis van de ruimte:

• Wall — een configureerbare balk. Sleep een van de eindhandgrepen om lengte en hoek in één beweging te wijzigen; het andere uiteinde blijft verankerd.
• Door en Window — smalle, gestreepte openingen om ingangen en zichtlijnen aan te geven.
• Dance floor — een zachte, transparante ondergrond die onder de tafels ligt, zodat het visueel niet concurreert.
• Label — bewerkbare vrije-tekstnotitie. Dubbelklik op een label om de tekst te wijzigen.

Furniture — voor items die op de vloer staan:

• Stage, DJ booth, Bar, Buffet, Gift table, Cake table, Photo booth, Restroom.

Elk elementtype heeft een eigen kleur, standaardgrootte en z-volgorde, zodat nieuw toegevoegde items meteen op de juiste laag terechtkomen zonder handmatige aanpassing. Na het plaatsen van een element klik je erop om de rechterzijbalk te openen — pas de grootte-sliders, rotatie, tekstlabel (waar van toepassing) of vergrendelstatus aan.

Tip: Muren zijn speciaal — in plaats van één resize-hendel hebben ze aan elk uiteinde een ronde greep. Sleep een uiteinde om de muur tegelijk te hervormen en te roteren. Houd Shift ingedrukt tijdens het slepen om de zachte rotatie-snap te omzeilen voor nauwkeurige controle.

Gasten op de kaart plaatsen

Elke tafel toont het juiste aantal stoelen eromheen op basis van capaciteit en vorm — ronde en ovale tafels plaatsen stoelen gelijkmatig langs de rand, rechthoekige en vierkante tafels verdelen stoelen over de vier zijden. Elke stoel toont de initialen van de gast, plus de voornaam als klein bijschrift buiten de stoel (volledige naam bij hover).

Om een gast vanuit de zijbalk te plaatsen:

1. Zoek de gast in het paneel Unassigned links. De lijst is doorzoekbaar met vertraagde zoekinput (debounced), filterbaar op status (Accepted / Pending / Declined) en filterbaar op tags op basis van de door jou ingestelde guest tags.
2. Klik en sleep de naam van de gast.
3. Wanneer je een tafel nadert, licht de dichtstbijzijnde stoel groen op — laat los om de gast daar te plaatsen. Laat los op het tafelblad (niet op een specifieke stoel) zodat het systeem automatisch de volgende vrije plek kiest.

Om een gast tussen stoelen te verplaatsen (zelfde of andere tafel):

Sleep de gast direct van de huidige stoel naar de doelstoel — je hoeft ze niet eerst te verwijderen. Als de doelstoel al bezet is, wordt die persoon verplaatst naar "no specific seat" aan dezelfde tafel, zodat je de toewijzing niet kwijtraakt.

Om een gast van een stoel te halen:

• Sleep de gast van de stoel naar een leeg deel van het canvas, of
• Klik op de tafel om de zijbalk te openen, zoek de rij van die stoel en klik op de knop ×. De gast keert terug naar het paneel Unassigned.

Backwards compatibility: Gasten die zijn toegewezen voordat de per-seat-functie beschikbaar was (nog geen specifieke stoel) worden automatisch ingevuld in de resterende lege stoelen in de volgorde: hoofdgast en daarna RSVP-volgorde. Ze worden precies hetzelfde weergegeven als geplaatste gasten; door ze naar een stoel te slepen bevestig je de toewijzing.

Het Unassigned-paneel filteren

Het Unassigned-paneel bevat server-side zoeken en filteren — handig wanneer een evenement honderden gasten heeft:

• Search box is altijd zichtbaar. Typen wordt gedebounced (~250 ms) voordat er een serverquery wordt gedaan.
• Status chips — All / Accepted / Pending / Declined, elk met live aantallen.
• Tag chips — één per gasttag die je hebt gedefinieerd, in de eigen kleur van de tag. Schakel elke combinatie in om te filteren op gasten die minstens één van de geselecteerde tags hebben. Tag-indicatoren (kleine gekleurde stippen) verschijnen ook inline in gastenrijen, zodat je getagde gasten in één oogopslag herkent.
• Er verschijnt een kleine × rechts in de search box wanneer er een filter actief is — hiermee wis je alles met één klik.

Tags markeren op de kaart

Tag chips hebben een dubbele functie: terwijl een tagfilter actief is, lichten geplaatste gasten met die tag op de kaart op — hun stoelen krijgen een ring in de kleur van de tag, terwijl alle anderen gedimd worden. Tag je gasten (bijvoorbeeld één tag per bus, boot of team) en met één klik zie je in één oogopslag "wie waar zit" over de hele plattegrond. Zie guest tags voor het aanmaken en toewijzen van tags.

De lijst pagineert automatisch terwijl je scrolt, zodat zelfs evenementen met duizend gasten direct laden.

Kaartbediening

Bediening	Wat het doet
Drag empty canvas	Verschuift de plattegrond
Shift + drag empty canvas	Selecteert alles binnen het selectiekader
Ctrl/⌘ + scroll	Zoomt in en uit rond de cursor
Grid toggle	Toont of verbergt het uitlijnraster
Snap toggle	Laat tafels en elementen tijdens slepen vastklikken aan het raster
Fit view (F)	Kadreert automatisch alles wat je hebt geplaatst
Zoom 100% (0)	Reset zoom naar 100%
Fullscreen	Zet de kaart op volledig scherm voor de opbouwdag
Shift-click an item	Voegt het item toe aan de selectie of haalt het eruit
Drag a selected item	Verplaatst de volledige selectie in één keer
Dubbelklik op een tafel	Hernoemt de tafel direct
Delete / Backspace	Stuurt geselecteerde tafels terug naar de parking lot, verwijdert geselecteerde locatie-elementen
Escape	Heft selectie op / sluit open menu’s

Tip: Een tafel toevoegen of bewerken vanuit fullscreen opent het dialoogvenster direct boven op de kaart — je blijft de hele tijd in fullscreen.

Meerdere zitindelingen

Sommige evenementen hebben meer dan één zitplan nodig. Een feest met een boottocht gevolgd door een diner, een conferentie met een workshopsessie en een gala, een bruiloft met een busplan voor de ceremonie en een indeling voor het feest — in al deze gevallen zitten dezelfde gasten op verschillende momenten op verschillende plekken.

Afhankelijk van je evenementtype kun je extra zitindelingen aanmaken, elk een volledig onafhankelijke indeling:

• Zijn eigen tafels (nummers kunnen terugkomen in verschillende indelingen — "Tafel 1" kan op beide indelingen bestaan)
• Zijn eigen plattegrond — muren, dansvloer, labels en meubilair zijn per indeling
• Zijn eigen stoeltoewijzingen — dezelfde gast kan in elke indeling aan een andere tafel zitten

Schakelen tussen en beheren van indelingen

Bovenaan het tabblad Tables zie je een chip voor Main seating plus één per extra indeling:

1. Klik op een chip om te wisselen — het raster, de kaart, de statistieken en de niet-toegewezen lijst volgen automatisch mee.
2. Klik op "New arrangement" en geef een naam op (bijv. "Boottocht") om er één aan te maken — je kunt er tot 5 toevoegen.
3. Gebruik op de actieve chip het potlood om te hernoemen of de prullenbak om een indeling te verwijderen. Verwijderen verwijdert de tafels en stoeltoewijzingen van die indeling; je hoofdindeling wordt nooit beïnvloed.

Wat gasten zien

Gasten zien in hun uitnodiging altijd alleen de toewijzing van Main seating. Extra indelingen zijn interne plantools voor jou en je locatie — ideaal wanneer de extra indelingen logistiek zijn (bussen, boten, shifts) die gasten niet hoeven te zien. En vergeet niet dat je ook de hoofdindeling voor gasten kunt verbergen.

Opmerking: Meerdere indelingen zijn beschikbaar voor bepaalde evenementtypes. Zie je geen chips voor indelingen in je tabblad Tables, dan bevat je huidige evenement alleen de enkele hoofdindeling.

Werken met meerdere items

Wil je een rij tafels uitlijnen of een cluster als één geheel verplaatsen? De kaart ondersteunt volledige multi-select.

Meerdere items selecteren

• Shift-klik op een tafel of locatie-element om het toe te voegen aan de huidige selectie of eruit te verwijderen.
• Shift + sleep over het lege canvas om een selectiekader te tekenen — alles binnen het kader wordt geselecteerd.
• Ctrl/⌘ + A selecteert elk ontgrendeld item op de kaart.

Wanneer er meer dan één item is geselecteerd, verschijnt er een selection toolbar met het aantal en knoppen voor bulkacties. Geselecteerde items krijgen een gekleurde omlijning zodat je duidelijk ziet wat er gegroepeerd is.

Bulkacties

Met twee of meer geselecteerde items biedt de selection toolbar:

• Align — links, horizontaal midden, rechts, boven, verticaal midden, onder.
• Distribute — gelijkmatige horizontale of verticale spacing (minstens drie items nodig).
• Bring forward / Send backward — pas z-volgorde aan, handig om meubels onder labels of achter een dansvloer te leggen.
• Lock / Unlock — vastgepinde items kunnen niet worden verplaatst of van formaat veranderd totdat ze worden ontgrendeld.
• Duplicate — kloont de geselecteerde locatie-elementen met een kleine offset (tafels worden niet gekloond om nummerconflicten te voorkomen).
• Delete — verwijdert geselecteerde elementen; geselecteerde tafels worden naar het paneel Unplaced gestuurd in plaats van verwijderd.

Sleep een van de geselecteerde items om de hele groep samen te verplaatsen, met smart-guide snapping op basis van het primaire item onder je cursor.

Sneltoetsen & Undo

De kaart is gebouwd voor power users die graag met het toetsenbord werken. Alles hieronder is ook bereikbaar via de toolbar.

Sneltoets	Wat het doet
Ctrl/⌘ + Z	Maakt de laatste indelingswijziging ongedaan
Ctrl/⌘ + Shift + Z of Ctrl/⌘ + Y	Opnieuw uitvoeren (redo)
Ctrl/⌘ + A	Selecteert alle ontgrendelde items
Ctrl/⌘ + D	Dupliceert de geselecteerde locatie-elementen
Pijltjestoetsen	Verplaatst de selectie 1 px
Shift + pijltjestoetsen	Verplaatst 10 px
R / Shift + R	Roteert de selectie met +15° of −15°
[ / ]	Naar achteren / naar voren (z-volgorde)
L	Vergrendelt / ontgrendelt de selectie
F	Fit view — kadreert alles wat je hebt geplaatst
0	Reset zoom naar 100%
Delete / Backspace	Verwijdert selectie
Escape	Heft selectie op en sluit open menu’s

Zachte rotatie-snap

Vrij roteren (via de rotatiehendel van de tafel of het element) klikt vast op 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° wanneer je binnen 5° van die waarden komt. Houd Shift ingedrukt tijdens het roteren om de snap te omzeilen als je een exacte, afwijkende hoek nodig hebt.

Smart guides

Wanneer je één object sleept, verschijnen roze, gestreepte uitlijningslijnen zodra het midden of de randen uitlijnen met een naburig object. Het object klikt ook magnetisch vast binnen een kleine marge, zodat je in enkele seconden nette rijen en kolommen maakt. (Smart guides werken alleen wanneer Snap to grid uit staat — beide systemen zijn bedoeld voor verschillende layoutstijlen.)

Autosave-indicator

Een kleine pill in de toolbar toont altijd de opslagstatus — Saved (groen), Saving… (geel met spinner) of Offline — retrying (rood) als de netwerkverbinding wegvalt. Wijzigingen worden gedebounced en in batches verstuurd, en een mislukte opslag wordt automatisch na 5 seconden opnieuw geprobeerd.

Individuele gastnamen beheren

Wanneer gasten RSVPen met meerdere personen in hun gezelschap (plus-ones), moet je weten wie elke persoon is om tafels toe te wijzen. Er zijn drie manieren om namen te beheren:

Optie 1: Namen direct bewerken in het tabblad Tables

De snelste manier — klik op een gast-chip in het tabblad Tables om de assign-modal te openen, waar je ze meteen kunt hernoemen:

1. Klik op een gast-chip (bijv. "Maria G. x2")
2. De modal toont de naamvelden vooraf ingevuld — bij plus-ones toont hij ook "Guest of [Main Guest Name]"
3. Typ de echte naam en klik op Save

Dit is ideaal wanneer je tafels toewijst en tegelijkertijd namen wilt invullen.

Optie 2: De organisator vult namen vooraf in via het tabblad Guests

Als je al weet wie er in het gezelschap van elke gast zit:

1. Ga naar het tabblad "Guests"
2. Zoek de gast met meerdere personen in het gezelschap
3. Klik op het pictogram Users (pictogram met personen) naast de naam
4. Voeg de voor- en achternaam toe voor elke persoon in het gezelschap
5. Klik op "Save"

Optie 3: Gasten geven namen door tijdens RSVP

Als je namen niet vooraf invult, worden gasten gevraagd deze door te geven wanneer ze reageren op hun uitnodiging:

1. De gast opent de persoonlijke uitnodigingslink
2. Wanneer ze RSVPen met meerdere aanwezigen, worden ze gevraagd de naam van elke persoon in te voeren
3. Namen worden automatisch opgeslagen en verschijnen in je dashboard

Dit gebeurt automatisch — Collect Guest Names wordt voor je ingeschakeld zodra Tafelbeheer is geactiveerd.

Hoe namen werken

Scenario	Wat er gebeurt
Namen nog niet doorgegeven	Wordt weergegeven als "Maria G. x2", "Maria G. x3" in het tabblad Tables
Organisator bewerkt in tabblad Tables	Naam wordt direct bijgewerkt op de chip
Organisator vult vooraf in tabblad Guests	Namen verschijnen in het tabblad Tables om toe te wijzen
Gast geeft namen door tijdens RSVP	Namen synchroniseren automatisch nadat de gast reageert

Tips voor het verzamelen van namen

• Voor bruiloften: laat gasten hun eigen namen invullen om spelfouten te voorkomen
• Voor zakelijke evenementen: vul vooraf in vanuit je employee database of bewerk direct in het tabblad Tables
• De primaire RSVP-houder wordt altijd automatisch meegenomen
• Elke persoon met een naam kan aan een andere tafel worden toegewezen

Meldingen over gastentafels

Zodra u gasten aan tafels toewijst, zien zij automatisch hun tafelindeling in hun uitnodiging.

Wat gasten zien

Wanneer een gast de uitnodiging opent nadat hij of zij aan een tafel is toegewezen:

• Wordt het toegewezen tafelnummer weergegeven
• Als de gast nog niet is toegewezen, ziet hij of zij "Wordt aangekondigd"

Wanneer dit wordt weergegeven

Het gedeelte met de tafelindeling verschijnt alleen in de uitnodiging van de gast wanneer:

• Tafelbeheer is ingeschakeld voor het evenement
• De gast de uitnodiging heeft geaccepteerd (RSVP-status is Geaccepteerd of Aanwezig)
• Tafelindelingen voor gasten verbergen is uitgeschakeld (dit is standaard uitgeschakeld)

U kunt de positie van dit gedeelte wijzigen via de instellingen voor Sectievolgorde op het tabblad Uitnodiging.

Tafelindelingen verbergen voor gasten

Soms wilt u de tafelschikking alleen voor uzelf organiseren — om de ruimte te plannen, plattegronden af te drukken of de locatie te instrueren — zonder gasten te laten zien waar ze zitten. Dat kan als volgt:

1. Ga naar het tabblad "Details" van het RSVP-gedeelte van uw evenement
2. Zoek "Tafelbeheer" in de evenementinstellingen
3. Schakel, terwijl Tafelbeheer is ingeschakeld, "Tafelindelingen voor gasten verbergen" IN

Wanneer dit is ingeschakeld:

• U houdt volledige toegang tot het tabblad Tabellen, de locatieplattegrond, stoeltoewijzingen en elke export
• Gasten zien hun toegewezen tafel nooit in hun uitnodiging — het tafelgedeelte wordt volledig verwijderd en niet weergegeven als "Wordt aangekondigd"

Schakel dit op elk moment weer uit om de indelingen opnieuw aan gasten te tonen.

Zitstatistieken bekijken

De header van het tabblad Tables toont belangrijke statistieken:

Stat	Beschrijving
Tables	Totaal aantal aangemaakte tafels
Capacity	Totaal aantal plaatsen over alle tafels
Seated	Aantal gasten dat aan tafels is toegewezen
Unseated	Gasten die nog in de niet-toegewezen pool zitten

Gebruik deze statistieken om snel je voortgang te zien.

Tafelttoewijzingen exporteren

Klik op Export in de map-toolbar om het exportmenu te openen. Er zijn vijf formaten beschikbaar, elk geoptimaliseerd voor een ander gebruiksscenario:

Optie	Wat je krijgt
Print map	Opent de volledige locatiemap in een nieuw tabblad, opgemaakt voor A3 liggend, met een Print-knop en een automatisch geopend afdrukvenster. Ideaal om op te hangen achter de welkomstbalie of te delen met locatiemedewerkers.
Print table cards	Genereert één kaart per tafel op A4 staand, met de gasten aan die tafel per stoelnummer. Leg op elke tafel zodat gasten hun plek kunnen vinden.
PNG image	2× retina PNG van de volledige map, witte achtergrond, zonder transparantie. Handig om in e-mails of presentaties te plakken, of te delen via WhatsApp.
SVG file	Vectorversie van de map — onbeperkt schaalbaar, perfect voor het printen van grote plattegronden of bewerken in Illustrator.
CSV (seating)	Spreadsheet met één rij per gast: tafelnummer, alias, capaciteit, stoelnummer (1-based), voor- en achternaam van de gast en of het de hoofd-RSVP-houder is. Te openen in Excel / Google Sheets.

Alle exports respecteren de huidige indeling — geplaatste tafels, locatie-elementen en de per-stoeltoewijzingen. Het rasterpatroon wordt verwijderd uit beeld- en printexports zodat de afdruk netjes is. Als het canvas leeg is, toont het exportmenu een vriendelijke melding in plaats van een leeg bestand te genereren.

Tips voor tafelbeheer

Je indeling plannen

• Maak alle tafels aan voordat je begint met toewijzen
• Stel realistische capaciteiten in op basis van je locatie
• Gebruik aliassen voor eenvoudige herkenning ("Bride's Family", "Groom's Family")

Efficiënt toewijzen

• Gebruik de zoekfunctie om specifieke gasten te vinden
• Wijs families samen toe
• Controleer regelmatig het aantal niet-toegewezen gasten om te zorgen dat niemand wordt gemist

Vóór het evenement

• Controleer of alle geaccepteerde gasten zijn toegewezen
• Exporteer en deel met locatiecoördinatoren
• Controleer nogmaals dat capaciteitslimieten niet worden overschreden

Veelgestelde vragen

V: Kan ik gasten toewijzen voordat ze RSVP’en? A: Ja! Alle gasten — geaccepteerd, in afwachting en afgewezen — worden automatisch geladen. Gasten in afwachting worden blauw weergegeven, zodat u vooruit kunt plannen.

V: Wat gebeurt er als ik de capaciteit van een tafel overschrijd? A: Het systeem voorkomt dat u meer gasten toewijst dan de capaciteit van de tafel toestaat.

V: Kunnen gasten van dezelfde RSVP aan verschillende tafels zitten? A: Ja! Wanneer u individuele namen toevoegt voor gasten in een gezelschap, kan elke persoon aan een andere tafel worden toegewezen.

V: Worden gasten op de hoogte gesteld wanneer ik ze aan een tafel toewijs? A: Gasten zien hun tafelindeling wanneer ze hun uitnodiging bekijken. Er wordt geen aparte melding verzonden.

V: Kan ik tafelbeheer gebruiken zonder de indelingen aan gasten te tonen? A: Ja. Schakel op het tabblad Details onder Tafelbeheer "Tafelindelingen voor gasten verbergen" in. U behoudt het volledige tabblad Tabellen, de locatieplattegrond en exports voor uw eigen planning, maar gasten zien hun tafel nooit in de uitnodiging — het tafelgedeelte wordt volledig verborgen. Schakel dit uit wanneer u klaar bent om de zitplaatsen te tonen.

V: Kan ik voor verschillende onderdelen van mijn evenement een andere indeling gebruiken (bijv. een boottocht en een diner)? A: Ja — maak een extra zitindeling aan. Elke indeling heeft eigen tafels, een eigen plattegrond en eigen stoeltoewijzingen, zodat dezelfde gast in elke indeling ergens anders kan zitten. Gebruik de chips bovenaan het tabblad Tables om ertussen te wisselen. Beschikbaar voor bepaalde evenementtypes, met tot 5 extra indelingen.

V: Welke zitindeling zien mijn gasten? A: Alleen Main seating wordt getoond in de uitnodigingen van gasten. Extra indelingen zijn interne plantools — gasten zien deze nooit.

V: Hoe hernoem ik een tafel met mijn eigen naam, zoals een boot- of familienaam? A: Dubbelklik op de tafel op de locatiekaart en typ de naam direct in (Enter om op te slaan, Escape om te annuleren). U kunt ook op het pictogram Edit (potlood) klikken en het veld Alias invullen. De naam wordt op de kaart weergegeven als "#3 · Neptune" en is wat gasten in hun uitnodiging zien.

V: Kan ik zien waar alle gasten met een bepaalde tag zitten? A: Ja — klik op de chip van die tag in het Unassigned-paneel van de kaart. Naast het filteren van de zijbalklijst markeert de kaart elke geplaatste gast met die tag (hun stoelen krijgen een ring in de kleur van de tag) en dimt alle anderen.

V: Kan ik toewijzingen wijzigen nadat het evenement is begonnen? A: Ja, u kunt tafelindelingen op elk moment wijzigen vanuit het dashboard.

V: Wat als een gast afzegt nadat hij of zij is toegewezen? A: De chip wordt rood (status afgewezen). De toewijzing blijft bestaan, maar wordt niet aan de gast getoond. U kunt de toewijzing verwijderen om de stoel vrij te maken.

V: Is er een limiet aan het aantal tafels dat ik kan maken? A: Er is geen limiet aan het aantal tafels. Maak er zoveel als uw locatie vereist.

V: Kan ik tafelschikkingen afdrukken? A: Ja — het menu Exporteren van de plattegrond heeft speciale afdrukopties. Plattegrond afdrukken stuurt de plattegrond naar de printer in A3 liggend formaat (ideaal om op de locatie op te hangen), en Tafelkaarten afdrukken genereert per tafel een pagina waarop elke gast per stoelnummer wordt vermeld, zodat het locatiepersoneel deze op elke tafel kan plaatsen. U kunt ook exporteren naar PNG, SVG of CSV.

V: Hoe verzamel ik namen voor plus-ones? A: Er zijn drie opties: (1) Klik rechtstreeks op de plus-one-chip in het tabblad Tabellen om de naam te wijzigen, (2) vul namen vooraf in met het gebruikerspictogram in het tabblad Gasten, of (3) laat gasten zelf namen invoeren wanneer ze RSVP’en. Plus-ones zonder naam worden weergegeven als "Maria G. x2", zodat u altijd weet bij welke gast ze horen.

V: Ik heb tafels ingeschakeld nadat gasten al hadden gereageerd. Waar zijn mijn gasten? A: Alle gasten worden automatisch geladen wanneer u het tabblad Tabellen opent — zelfs als ze al hadden gereageerd voordat u tafels inschakelde. Handmatige synchronisatie is niet nodig. Als u Gastnamen verzamelen al gebruikte voordat u tafels inschakelde, blijven de individuele plus-one-namen die u hebt vastgelegd behouden en verschijnen ze als niet-toegewezen chips die klaar zijn om te plaatsen.

V: Wat betekenen de kleuren? A: Gastchips hebben een kleur op basis van de RSVP-status: groen = geaccepteerd, blauw = in afwachting (niet beantwoord), rood = afgewezen. U kunt filteren op status met de keuzeknoppen boven de gastenlijst.

V: Kan ik gastnamen bewerken vanuit het tabblad Tabellen? A: Ja! Klik op een gastchip om het venster te openen waarin u de voor- en achternaam kunt wijzigen. Voor plus-ones toont het venster ook bij wie ze horen (bijv. "Gast van Maria Garcia").

V: Hoe wissel ik tussen de lijstweergave en de locatieplattegrond? A: Gebruik de schakelaar Raster / Plattegrond bovenaan het tabblad Tabellen. Beide weergaven gebruiken dezelfde gegevens — toewijzingen en bewerkingen die in de ene weergave worden gedaan, verschijnen direct in de andere.

V: Moet ik tafels op de plattegrond plaatsen? A: Nee. De plattegrond is optioneel. U kunt de rasterweergave blijven gebruiken als u alleen een lijst nodig hebt en geen visuele plattegrond wilt. Tafels die u maakt, blijven in het paneel Niet geplaatst van de plattegrond totdat u ze naar de vloer sleept.

V: Welke tafelvormen zijn beschikbaar? A: Rond, vierkant, rechthoekig en ovaal. Kies de vorm die bij uw locatie past — de vorm is puur visueel en heeft geen invloed op de capaciteitsregels.

V: Zijn muren en labels zichtbaar voor mijn gasten? A: Nee. Muren en labels zijn hulpmiddelen voor planning die alleen voor de organisator zichtbaar zijn. Gasten zien nog steeds hun toegewezen tafelnummer in hun uitnodiging, net als in de rasterweergave.

V: Kan ik een gast van de ene stoel naar een andere slepen? A: Ja — druk op de stoel van de gast (u ziet de initialen erin) en sleep deze naar een andere stoel, aan dezelfde tafel of aan een andere tafel. Als de doelstoel al bezet is, wordt de huidige bezetter verplaatst naar "geen specifieke stoel" aan diezelfde tafel, zodat niets ongemerkt wordt overschreven. Als u een gast naar het lege canvas sleept, wordt deze volledig van de tafel verwijderd.

V: Hoe verwijder ik een locatie-element? A: Klik op het element (muur, label, podium, bar, enzovoort) en klik vervolgens op de prullenbakknop in de rechterzijbalk of druk op Delete / Backspace op uw toetsenbord. Als u meerdere elementen tegelijk wilt verwijderen, selecteert u ze met een selectiekader en drukt u op Delete.

V: Kan ik een fout ongedaan maken? A: Ja — druk op Ctrl/⌘ + Z om ongedaan te maken en op Ctrl/⌘ + Shift + Z (of Ctrl/⌘ + Y) om opnieuw uit te voeren. De werkbalk heeft ook speciale knoppen voor Ongedaan maken / Opnieuw. De geschiedenis omvat de laatste 50 lay-outacties.

V: Hoe werken toewijzingen per stoel? A: Elke tafel toont het juiste aantal stoelen eromheen. Laat een gast los in de buurt van een stoel en die stoel licht groen op — laat los om de gast daar te plaatsen. Gasten worden weergegeven met initialen in de stoel en hun voornaam als een klein bijschrift erbuiten (volledige naam bij aanwijzen). Laat los op het tafelblad in plaats van op een stoel om het systeem de volgende vrije stoel te laten kiezen.

V: Mijn evenement heeft honderden gasten — blijft de zijbalk dan nog bruikbaar? A: Ja. De lijst met niet-toegewezen gasten wordt servergepaginated (50 per pagina, volgende pagina bij scrollen) met vertraagd zoeken en server-side filtering op status en tag. Zelfs evenementen met meer dan 1000 gasten blijven snel, omdat alleen het zichtbare venster op elk moment wordt gerenderd.

V: Hoe voeg ik een podium, bar of dansvloer toe? A: Klik op Element toevoegen in de werkbalk. Het menu toont elk locatie-element — muren, deuren, ramen, dansvloer, label, plus meubilair (podium, DJ-booth, bar, buffet, cadeautafel, taarttafel, photobooth, toilet). Elk type heeft een eigen kleur en standaardformaat, zodat het op de juiste laag wordt geplaatst.

V: Hoe voorkom ik dat items verplaatsen terwijl ik aan de rest van de lay-out werk? A: Selecteer het item of de items en klik op de knop vergrendelen in de zijbalk (of druk op L). Vergrendelde items kunnen niet worden gesleept, vergroot/verkleind of gedraaid. Klik opnieuw op het slotpictogram (of druk op L) om te ontgrendelen.

V: Dingen blijven naar vreemde hoeken springen — kan ik vrij roteren? A: De rotatiegreep springt naar 0° / 45° / 90° / 135° / 180° / 225° / 270° / 315° wanneer deze binnen 5° van die waarden komt. Houd Shift ingedrukt terwijl u de rotatiegreep sleept om het uitlijnen over te slaan en vrij te roteren.

V: Ik zie de wijzigingen die ik net heb aangebracht niet — zijn ze opgeslagen? A: Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen. Controleer de status Opgeslagen / Opslaan… / Offline in de werkbalk om dit te bevestigen. Als de netwerkverbinding wegvalt, wordt de status rood en wordt het opslaan na 5 seconden opnieuw geprobeerd — er gaat geen werk verloren.

V: Werkt de plattegrond in volledig scherm? A: Ja. Klik op de knop Volledig scherm in de werkbalk van de plattegrond om het canvas over het hele scherm uit te breiden — handig voor planning op een grote monitor of projector tijdens de inrichting van de locatie. Een tafel toevoegen of bewerken vanuit volledig scherm opent het dialoogvenster direct boven op de kaart, zodat u nooit het volledige scherm hoeft te verlaten tijdens het werken.