Hoe u Tafelbeheer gebruikt voor tafelschikkingen

Tafelbeheer helpt u de tafelschikking voor uw evenement te organiseren. Al uw gasten worden automatisch geladen wanneer u het tabblad Tables opent — met kleurcodering op basis van RSVP-status — zodat u direct kunt beginnen met plannen. Maak tafels aan, sleep gasten om zitplaatsen toe te wijzen, pas namen meteen aan en laat gasten hun toewijzing rechtstreeks in hun uitnodiging zien.

Tafelbeheer inschakelen

Voordat u tafels kunt aanmaken, moet u de functie inschakelen:

Ga naar uw evenementdashboard op dashboard.fotify.app
Selecteer uw evenement en klik "RSVP" in de zijbalk
Ga naar het tabblad "Details"
Zoek "Table Management" in de sectie Event Settings
Zet de schakelaar op ON

Zodra dit is ingeschakeld, verschijnt er een nieuw tabblad "Tables" in uw RSVP-navigatie.

Opmerking: Door Tafelbeheer in te schakelen, wordt Collect Guest Names automatisch ingeschakeld (en vergrendeld) zodat elke aanwezige kan worden geïdentificeerd voor de tafelschikking. Als u alleen de deelnemerslijst nodig heeft en geen tafelschikking, gebruik dan Collect Guest Names op zichzelf — u kunt Tables later alsnog inschakelen zonder gegevens te verliezen.

Tafels aanmaken

Een nieuwe tafel toevoegen

Klik op het tabblad "Tables"
Klik op "Create Table"
Vul de tafeldetails in:
- Table Number - Een uniek nummer voor de tafel (verplicht)
- Alias - Een optionele, vriendelijke naam zoals "VIP", "Familie" of "Vrienden"
- Capacity - Het maximale aantal zitplaatsen aan deze tafel
Klik op "Create"

Tafel-eigenschappen

Eigenschap	Verplicht	Beschrijving
Number	Ja	Unieke identificatie (1, 2, 3, enz.)
Alias	Nee	Vriendelijke naam die aan gasten wordt getoond
Capacity	Ja	Maximaal aantal beschikbare plaatsen

Tafels bewerken

Om een tafel aan te passen:

Zoek de tafelkaart in het tabblad Tables
Klik op het Edit-pictogram (potlood)
Werk de gegevens bij
Klik op "Save"

Tafels verwijderen

Klik op het Delete-pictogram (prullenbak) op de tafelkaart
Bevestig het verwijderen

Als er gasten aan de tafel zijn toegewezen, worden zij verplaatst naar de pool met niet-toegewezen gasten.

Gasten aan tafels toewijzen

Gasten automatisch laden

Wanneer u het tabblad Tables opent, worden al uw gasten automatisch geladen — handmatige inrichting is niet nodig. Gasten worden aangemaakt op basis van uw RSVP-lijst:

Geaccepteerde/aanwezige gasten — geladen met hun bevestigde groepsgrootte
Gasten met status Pending (nog niet geantwoord) — geladen met hun uitgenodigde aantal zodat u vooruit kunt plannen
Afgewezen gasten — weergegeven als één item zodat u het volledige overzicht behoudt

Dit betekent dat u tafels op elk moment kunt inschakelen — zelfs nadat al uw gasten al hebben gerespondeerd — en iedereen verschijnt direct.

Kleurcodering op basis van RSVP-status

Elke gastchip heeft een kleur, zodat u in één oogopslag de RSVP-status ziet:

🟢 Groen — Accepted / Attended
🔵 Blauw — Pending (nog niet geantwoord)
🔴 Rood (gedimd) — Declined

Gebruik de filter pills boven de gastenlijst om alleen een specifieke status te tonen. Klik bijvoorbeeld op de groene pill om alleen bevestigde gasten te zien tijdens het toewijzen van tafels.

Weergave van plus-ones

Gasten met niet-ingevulde plus-ones worden getoond met de naam van de hoofdgast en een nummer:

Maria G. — de hoofdgast
Maria G. x2 — tweede persoon in Maria’s gezelschap
Maria G. x3 — derde persoon

Zodra u echte namen invult, worden die normaal weergegeven (bijv. "Carlos R.").

Drag-and-drop gebruiken

De eenvoudigste manier om gasten toe te wijzen is via drag-and-drop:

Zoek gasten in de sectie "Unassigned" links
Sleep een gastchip naar de gewenste tafel
Laat de gast los op de tafelkaart

De tafel toont de huidige bezetting (bijv. "6/8").

De toewijzingsmodal gebruiken

Klik op een gastnaam om de toewijzingsmodal te openen, waar u het volgende kunt:

Hun naam bewerken — wijzig de voor- en achternaam direct (handig om "Guest 2" te hernoemen naar een echte naam)
Zien bij wie ze horen — bij plus-ones toont de modal "Guest of [Naam hoofdgast]"
Een tafel kiezen — selecteer uit de tafellijst hieronder
Klik op Save om wijzigingen te bevestigen, of op Cancel om ze te verwerpen

Toewijzingen verwijderen

Om een gast van een tafel te verwijderen:

Zoek de gast in hun toegewezen tafel
Sleep ze terug naar het gebied "Unassigned"
Of klik op de gastnaam en selecteer "Remove from table" in de modal

Uw locatie ontwerpen met de kaart

Naast de lijstweergave kunt u met de Map view tafels plaatsen op een 2D-plattegrond die overeenkomt met uw echte locatie. Wissel tussen Grid en Map met de schakelaar bovenaan het tabblad Tables.

Wat u op de kaart kunt doen

Plaats tafels overal op de vloer met drag-and-drop.
Kies tafelvormen — Round, Square, Rectangle of Oval.
Pas de grootte aan en roteer elke tafel zodat deze uw locatie-indeling weerspiegelt.
Voeg muren toe om ruimtes, scheidingswanden of podiumgebieden af te bakenen.
Voeg labels toe voor herkenningspunten zoals "Dance Floor", "Bar" of "Stage".
Plaats gasten door ze vanuit het paneel direct naar een tafel te slepen.
Ga naar fullscreen voor plannen zonder afleiding tijdens de opbouw.

Een tafel plaatsen

Nieuwe tafels starten in het paneel Unplaced aan de rechterkant van de kaart.

Klik op "Add table" in de werkbalk om er één aan te maken (of gebruik de bestaande Create Table-flow).
Zoek de tafel in het paneel Unplaced rechts.
Klik en sleep de tafel naar een willekeurige plek op de vloer.
Gebruik de handvatten in merkkleur op een geselecteerde tafel om te schalen (rechtsonder) of te roteren (bovenaan).

Om een tafel van de kaart te verwijderen zonder deze te verwijderen, selecteert u de tafel en klikt u op "Unplace" — de tafel gaat terug naar het paneel Unplaced.

Vorm, grootte en rotatie wijzigen

Klik op een tafel om de rechterzijbalk te openen en pas het volgende aan:

Shape — kies Round, Square, Rectangle of Oval. Van vorm wisselen zet terug naar een zinvolle standaardgrootte.
Size — sleep de W/H-schuifregelaars, of pak de schaalhendel op de tafel zelf.
Rotation — sleep de schuifregelaar, of gebruik de rotatiehendel boven de tafel.

Muren toevoegen

Muren zijn instelbare rechthoeken die handig zijn om de structuur van de locatie aan te geven.

Klik op "Add wall" in de werkbalk — er verschijnt een nieuwe muur in het midden van het zichtbare canvas.
Sleep deze naar de gewenste positie.
Selecteer de muur om Length (de lengte) en de schuifregelaar Thickness aan te passen.
Roteer de muur voor diagonale wanden of hoeken.

Labels toevoegen

Labels zijn bewerkbare tekstaantekeningen.

Klik op "Add label" in de werkbalk — het label verschijnt met standaardtekst en gaat direct naar de bewerkmodus.
Typ de naam van het gebied (bijv. "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
Druk op Enter of klik buiten het label om op te slaan.
Dubbelklik op een bestaand label om het opnieuw te bewerken, of wijzig de tekst via de rechterzijbalk.
Pas grootte en rotatie aan, net als bij tafels.

Gasten plaatsen op de kaart

Het linkerpaneel toont alle niet-toegewezen gasten.

Klik en sleep een gastnaam vanuit het linkerpaneel.
Beweeg over de doeltafel — deze licht groen op wanneer dit geldig is.
Laat los om de gast toe te wijzen. Een toast meldt u als de tafel vol is.

Om een gast te verwijderen van een tafel:

Klik op de tafel op de kaart om de zijbalk te openen.
Beweeg over de gast die u wilt verwijderen.
Klik op de × die naast de naam verschijnt. De gast gaat direct terug naar het paneel met niet-toegewezen gasten.

Kaartbediening

Bediening	Wat het doet
Drag empty canvas	Verschuift de plattegrond
Ctrl + scroll	Zoomt in en uit rond de cursor
Grid toggle	Toont of verbergt het uitlijnraster
Snap toggle	Laat tafels en elementen tijdens slepen aan het raster vastklikken
Fit view	Kadreert automatisch alles wat u heeft geplaatst
Fullscreen	Vergroot de kaart naar volledig scherm voor de opbouwdag
Delete / Backspace	Verwijdert de geselecteerde muur of het geselecteerde label
Escape	Wist de selectie

Tip: Als u in fullscreen een tafel toevoegt, keert u automatisch terug naar het dashboard zodat u de naam en capaciteit van de tafel kunt invullen.

Individuele gastnamen beheren

Wanneer gasten RSVP’en met meerdere personen in hun gezelschap (plus-ones), moet u weten wie elke persoon is voor de tafelindeling. Er zijn drie manieren om namen te beheren:

Optie 1: Namen direct bewerken in het tabblad Tables

De snelste manier — klik op een gastchip in het tabblad Tables om de toewijzingsmodal te openen; daar kunt u de naam direct aanpassen:

Klik op een gastchip (bijv. "Maria G. x2")
De modal toont de naamvelden alvast ingevuld — bij plus-ones ziet u ook "Guest of [Naam hoofdgast]"
Typ de echte naam en klik op Save

Dit is ideaal wanneer u tafels toewijst en tegelijk namen wilt invullen.

Optie 2: De organisator vult namen vooraf in via het tabblad Guests

Als u al weet wie er in het gezelschap van elke gast zitten:

Ga naar het tabblad "Guests"
Zoek de gast met meerdere personen in het gezelschap
Klik op het Users-pictogram (personenpictogram) naast de naam
Voeg de voor- en achternaam toe voor elke persoon in het gezelschap
Klik op "Save"

Optie 3: Gasten geven namen door tijdens RSVP

Als u namen niet vooraf invult, worden gasten gevraagd deze door te geven wanneer ze reageren op hun uitnodiging:

De gast opent zijn/haar persoonlijke uitnodigingslink
Wanneer de gast RSVP’t met meerdere aanwezigen, wordt gevraagd de naam van elke persoon in te voeren
Namen worden automatisch opgeslagen en verschijnen in uw dashboard

Dit gebeurt automatisch — Collect Guest Names wordt voor u ingeschakeld zodra Tafelbeheer is geactiveerd.

Hoe namen werken

Scenario	Wat er gebeurt
Namen nog niet doorgegeven	Wordt getoond als "Maria G. x2", "Maria G. x3" in het tabblad Tables
Organisator bewerkt in tabblad Tables	Naam wordt direct bijgewerkt op de chip
Organisator vult vooraf in tabblad Guests	Namen verschijnen in tabblad Tables om toe te wijzen
Gast geeft namen door tijdens RSVP	Namen synchroniseren automatisch nadat de gast heeft gereageerd

Tips voor het verzamelen van namen

Bij bruiloften is het vaak het beste gasten hun eigen namen te laten invullen om spelfouten te voorkomen
Bij zakelijke evenementen kunt u vooraf invullen vanuit uw medewerkersdatabase of direct bewerken in het tabblad Tables
De primaire RSVP-houder wordt altijd automatisch meegenomen
Elke persoon met een naam kan aan een andere tafel worden toegewezen

Tafelmeldingen voor gasten

Zodra u gasten aan tafels toewijst, zien zij automatisch hun tafeltoewijzing in hun uitnodiging.

Wat gasten zien

Wanneer een gast de uitnodiging opent nadat hij/zij aan een tafel is toegewezen:

Het toegewezen tafelnummer wordt weergegeven
Als er nog niets is toegewezen, zien zij "To be announced"

Wanneer het verschijnt

De sectie met tafeltoewijzing verschijnt alleen in de uitnodiging van de gast wanneer:

Tafelbeheer is ingeschakeld voor het evenement
De gast de uitnodiging heeft geaccepteerd (RSVP-status is Accepted of Attended)

U kunt aanpassen waar deze sectie verschijnt via de instellingen voor Section Order in het tabblad Invitation.

Zitplaatsstatistieken bekijken

De header van het tabblad Tables toont belangrijke statistieken:

Stat	Beschrijving
Tables	Totaal aantal aangemaakte tafels
Capacity	Totaal aantal zitplaatsen over alle tafels
Seated	Aantal gasten dat aan tafels is toegewezen
Unseated	Gasten die nog in de pool met niet-toegewezen gasten zitten

Gebruik deze statistieken om snel uw voortgang te zien.

Tafeltoewijzingen exporteren

Exporteer uw volledige tafelschikking:

Klik op "Export" in het tabblad Tables
Download het CSV-bestand met alle tafeltoewijzingen
Open het in Excel of Google Sheets

De export bevat:

Tafelnummer en alias
Gastnamen die aan elke tafel zijn toegewezen
Capaciteit en huidige bezetting

Dit is handig voor:

Het printen van plaatskaartjes
Delen met locatiepersoneel
Het maken van fysieke tafelschikkingen

Tips voor Tafelbeheer

Uw indeling plannen

Maak alle tafels aan voordat u begint met toewijzen
Stel realistische capaciteiten in op basis van uw locatie
Gebruik aliassen voor eenvoudige herkenning ("Familie van de bruid", "Familie van de bruidegom")

Efficiënt toewijzen

Gebruik de zoekfunctie om specifieke gasten te vinden
Wijs families/groepen samen toe
Controleer regelmatig het aantal niet-toegewezen gasten zodat u niemand mist

Vóór het evenement

Controleer of alle geaccepteerde gasten zijn toegewezen
Exporteer en deel met locatiemanagers/coördinatoren
Controleer extra of capaciteitslimieten niet worden overschreden

Veelgestelde vragen

V: Kan ik gasten toewijzen voordat ze RSVP’en? A: Ja! Alle gasten — accepted, pending en declined — worden automatisch geladen. Gasten met status Pending verschijnen in blauw, zodat u vooruit kunt plannen.

V: Wat gebeurt er als ik de capaciteit van een tafel overschrijd? A: Het systeem voorkomt dat u meer gasten toewijst dan de capaciteit van de tafel toelaat.

V: Kunnen gasten van dezelfde RSVP aan verschillende tafels zitten? A: Ja! Wanneer u individuele namen toevoegt voor gasten in een gezelschap, kan elke persoon aan een andere tafel worden toegewezen.

V: Worden gasten op de hoogte gebracht wanneer ik ze aan een tafel toewijs? A: Gasten zien hun tafeltoewijzing wanneer zij hun uitnodiging bekijken. Er wordt geen aparte melding verstuurd.

V: Kan ik toewijzingen wijzigen nadat het evenement is begonnen? A: Ja, u kunt tafeltoewijzingen op elk moment aanpassen via het dashboard.

V: Wat als een gast afzegt nadat hij/zij al is toegewezen? A: De chip wordt rood (declined-status). De toewijzing blijft staan, maar wordt niet aan de gast getoond. U kunt de gast desgewenst verwijderen van de tafel om de plek vrij te maken.

V: Is er een limiet aan het aantal tafels dat ik kan aanmaken? A: Er is geen limiet op het aantal tafels. Maak er zoveel aan als uw locatie nodig heeft.

V: Kan ik een tafelschikking printen? A: Exporteer de CSV en gebruik deze om een tafelschikking te maken in uw favoriete ontwerptool of spreadsheet-applicatie.

V: Hoe verzamel ik namen voor plus-ones? A: Drie opties: (1) Klik op de plus-one-chip in het tabblad Tables om deze te hernoemen, (2) vul namen vooraf in via het Users-pictogram in het tabblad Guests, of (3) laat gasten zelf de namen invullen wanneer zij RSVP’en. Plus-ones zonder naam worden weergegeven als "Maria G. x2", zodat u altijd weet bij wie ze horen.

V: Ik heb tafels ingeschakeld nadat gasten al hadden gerespondeerd. Waar zijn mijn gasten? A: Alle gasten worden automatisch geladen wanneer u het tabblad Tables opent — ook als ze al hadden gerespondeerd voordat u tafels inschakelde. Er is geen handmatige synchronisatie nodig. Als u Collect Guest Names al gebruikte voordat u tafels inschakelde, blijven de individuele plus-one-namen die u verzamelde behouden en verschijnen ze als niet-toegewezen chips die klaar zijn om te plaatsen.

V: Wat betekenen de kleuren? A: Gastchips hebben kleurcodering op basis van RSVP-status: groen = accepted, blauw = pending (niet geantwoord), rood = declined. U kunt op status filteren met de pills boven de gastenlijst.

V: Kan ik gastnamen bewerken vanuit het tabblad Tables? A: Ja! Klik op een gastchip om de modal te openen waarin u de voor- en achternaam kunt wijzigen. Bij plus-ones toont de modal ook bij wie ze horen (bijv. "Guest of Maria Garcia").

V: Hoe schakel ik tussen de lijstweergave en de locatiekaart? A: Gebruik de schakelaar Grid / Map bovenaan het tabblad Tables. Beide weergaven gebruiken dezelfde gegevens — toewijzingen en bewerkingen die u in de ene weergave maakt, verschijnen direct in de andere.

V: Moet ik tafels op de kaart plaatsen? A: Nee. De kaart is optioneel. U kunt de Grid-weergave blijven gebruiken als u alleen een lijst nodig heeft en geen visuele plattegrond. Tafels die u aanmaakt blijven in het paneel Unplaced van de kaart totdat u ze naar de vloer sleept.

V: Welke tafelvormen zijn beschikbaar? A: Round, Square, Rectangle en Oval. Kies wat het beste bij uw locatie past — de vorm is puur visueel en heeft geen invloed op capaciteitsregels.

V: Zijn muren en labels zichtbaar voor mijn gasten? A: Nee. Muren en labels zijn uitsluitend planningshulpmiddelen voor organisatoren. Gasten zien nog steeds hun toegewezen tafelnummer in hun uitnodiging, net als in de Grid-weergave.

V: Kan ik een gast op de kaart van de ene tafel naar de andere slepen? A: Voor nu: sleep vanuit het linkerpaneel Unassigned naar een tafel om iemand te plaatsen, en gebruik de knop × in de tafelzijbalk om iemand te verwijderen (die keert terug naar het paneel Unassigned). Om iemand tussen twee tafels te verplaatsen, verwijdert u de gast eerst en sleept u hem/haar vervolgens naar de nieuwe tafel.

V: Hoe verwijder ik een muur of label? A: Klik op de muur of het label en klik vervolgens op de prullenbakknop in de rechterzijbalk, of druk op Delete / Backspace op uw toetsenbord.

V: Werkt de kaart in fullscreen? A: Ja. Klik op de knop Fullscreen in de werkbalk van de kaart om het canvas naar het volledige scherm te vergroten — handig voor planning op een groot scherm of projector tijdens de opbouw. Als u in fullscreen een nieuwe tafel toevoegt, keert u kort terug naar het dashboard zodat het create-table-dialoogvenster zichtbaar is; daarna kunt u opnieuw fullscreen inschakelen.