Hoe u aanwezigheidsverificatie gebruikt

De pagina Aanwezigheidsverificatie is een speciaal hulpmiddel voor beveiligingsmedewerkers en gastvrouwen/-heren om gasten bij de ingang van uw evenement te verifiëren. Met QR-codescanning of handmatig opzoeken kunt u snel de identiteit van een gast bevestigen en bijhouden wie er is aangekomen.

Deze handleiding is bedoeld voor beveiligingsmedewerkers en evenementpersoneel die de verificatiepagina gebruiken bij de ingang van het evenement.

Aanwezigheidsverificatie instellen

Voordat je deze functie kunt gebruiken, moet de organisator van het evenement deze inschakelen via het tabblad Check-in van het evenementdashboard. Zie het gedeelte Check-in bij de deur in de aanpassingshandleiding voor meer informatie.

Voor evenementorganisatoren

1. Klik op Uitnodiging in de zijbalk en open het tabblad Check-in
2. Klik onder Personeelswachtwoord op "Wachtwoord instellen" — typ er een of klik op "Genereren" voor een kant-en-klaar wachtwoord (minimaal 6 tekens)
3. Zet de schakelaar Check-in bij de deur aan
4. Klik onder Check-inpagina voor deurpersoneel op "Link kopiëren" (of laat het personeel de kleine QR-code scannen om de pagina op hun telefoon te openen)
5. Deel de link en het wachtwoord met je beveiligingsteam

Zodra check-in is ingeschakeld, toont hetzelfde tabblad live Aankomsten: hoeveel gezelschappen en gasten binnen zijn ten opzichte van het verwachte aantal, en de meest recente check-ins terwijl ze gebeuren. Als je het wachtwoord later wijzigt, worden alle apparaten die op dat moment zijn ingelogd op de check-inpagina uitgelogd.

De deur bemannen vanuit het dashboard

Je hebt de personeelspagina zelf niet nodig. Met check-in ingeschakeld kun je via het blok Gasten inchecken bovenaan het tabblad de bevestigde lijst doorzoeken (op naam, e-mail, telefoon of de korte code op de uitnodiging van een gast), filteren op Nog niet in / Ingecheckt, en op Inchecken tikken bij een gezelschap — of Personen openen om elke genoemde gast afzonderlijk aan te vinken. Ongedaan maken herstelt een foutieve check-in. Code scannen opent de camera van je apparaat om de entree-QR-code van een gast rechtstreeks te lezen.

De check-inpagina openen

Voor deurpersoneel

1. Open de check-inlink die de organisator je heeft gegeven (of scan de kleine QR-code op hun tabblad Check-in)
2. Typ het personeelswachtwoord — het oogicoon toont wat je hebt getypt, handig bij lange gegenereerde wachtwoorden
3. Tik op "Check-in openen"

De pagina onthoudt je 24 uur op die telefoon, dus een vernieuwing of een per ongeluk gesloten tabblad brengt je direct terug naar de lijst. Een groene "Live"-pil in de kop betekent dat de pagina in realtime aankomsten ontvangt van elke andere deur; terwijl de verbinding wordt hersteld, staat er "Opnieuw verbinden" en kun je gewoon doorwerken.

Uitloggen

Tik op het ⋮-menu rechtsboven en kies "Uitloggen". Hetzelfde menu heeft "Lijst vernieuwen" als je ooit de gastenlijst geforceerd opnieuw wilt laden.

Het scherm begrijpen

Alles wat je nodig hebt staat op één scherm — er is niets te openen of om te schakelen:

Aankomstteller

Bovenaan tonen "25 van 90 gasten in" en een voortgangsbalk hoeveel mensen zijn aangekomen ten opzichte van het verwachte aantal, met het aantal gezelschappen ernaast. De teller beweegt live zodra een apparaat mensen incheckt.

Recente aankomsten

Wanneer een andere deur (of de organisator vanuit het dashboard) iemand incheckt, schuift een klein groen label met naam en tijd onder de teller in beeld. Het is een rustig logboek, geen pop-up — niets onderbreekt waar je mee bezig bent.

Zoeken en filters

Het zoekvak is altijd zichtbaar. Daaronder tonen de chips Alle / Nog niet in / Ingecheckt live aantallen, zodat je in één oogopslag ziet hoeveel gezelschappen nog worden verwacht.

De gastenlijst

Elk bevestigd gezelschap is een rij: de naam, de gezelschapsgrootte (of "2 van 4 in" voor gezelschappen met genoemde gasten) en — zodra ze binnen zijn — de aankomsttijd. Rijen die binnen zijn worden groen met een vinkje; een half gevulde cirkel betekent dat slechts een deel van een genoemd gezelschap is aangekomen.

Code scannen

De grote knop "Code scannen" onderaan het scherm opent de camera op volledig scherm.

Gasten verifiëren met QR-codes

De snelste manier om gasten in te checken is door hun entreecodes te scannen.

Scannen

1. Tik op "Code scannen"
2. Sta cameratoegang toe wanneer daarom wordt gevraagd (eenmalig per telefoon)
3. Richt de camera op de QR-code van de gast — er is een zaklampknop voor donkere ingangen
4. De code wordt automatisch gelezen en het gezelschap schuift van onderaf het scherm in

Codes die geen Fotify-entreecodes zijn, of bij een ander event horen, tonen een korte melding onderaan het camerabeeld en de scanner blijft gewoon draaien.

Na het scannen

Wat je ziet hangt af van hoe de organisator de uitnodiging heeft ingesteld.

Eenvoudige modus (geen gastnamen verzameld) — de gezelschapskaart toont:

• Een statusbalk: "2 gasten bevestigd" voor een gezelschap dat nog niet binnen is, of "Al binnen sinds 21:14" als ze al binnen zijn
• De naam van het gezelschap
• Eén grote knop "2 gasten inchecken" — tik erop en de balk wordt groen: "Helemaal klaar - laat ze binnen"

Modus met gastnamen — wanneer de organisator Gastnamen verzamelen heeft ingeschakeld of tafelindeling gebruikt, toont de kaart iedere persoon in het gezelschap afzonderlijk:

• Elke persoon heeft een eigen aanraakbare rij
• Tik op een naam om die persoon in te checken — de rij wordt groen en toont de inchecktijd
• Tik nogmaals om ongedaan te maken (handig als je per ongeluk de verkeerde persoon tikt)
• "Iedereen inchecken (3)" checkt het hele gezelschap in één keer in, voor groepen die samen doorlopen
• De balk bovenaan toont de voortgang ("2 van 3 personen in")
• Iedereen van wie het gezelschap heeft aangegeven dat ze niet komen (een uitnodiging voor drie die als één bevestigd is) wordt weergegeven met een "Komt niet"-badge en kan niet worden ingecheckt — bij de deur geldt wat de RSVP zegt, net als bij een gezelschap dat heeft afgezegd. Komt de persoon toch opdagen, dan werkt de organisator de RSVP van het gezelschap bij via de pagina Gasten (aantal verhogen of de persoon opnieuw toevoegen), waarna diegene wel kan worden ingecheckt

Volgende gast

Tik op "Volgende scannen" om direct terug te gaan naar de camera voor de volgende persoon in de rij, of op "Klaar" om de scanner te sluiten en terug te keren naar de lijst. De telefoon geeft een korte trilling bij elke geslaagde check-in, zodat je je ogen op de rij kunt houden.

Gast handmatig opzoeken

Als een gast zijn QR-code niet heeft, zoek hem op naam op — de lijst staat al op het scherm.

Gasten zoeken

1. Tik op het zoekvak bovenaan en begin te typen:
   • Naam (inclusief de namen van hun introducees)
   • E-mail
   • Telefoonnummer
   • De korte code die onder de QR-code op hun uitnodiging staat
2. De lijst wordt kleiner terwijl je typt. Accenten maken niet uit — "jose" vindt ook "José"
3. Gebruik de chips Alle / Nog niet in / Ingecheckt om de lijst te versmallen — handig tegen het einde van de avond om te zien wie er nog wordt verwacht
4. Als er maar één gezelschap overeenkomt, opent Enter op het toetsenbord het meteen

Inchecken vanuit de lijst

• Een gezelschap zonder genoemde gasten heeft een knop "Inchecken" direct op zijn rij — één tik en ze zijn binnen, zonder extra scherm
• Een gezelschap met genoemde gasten toont "0 van 3 in"; tik op de rij om de kaart te openen en mensen individueel aan te vinken
• Een gezelschap dat al binnen is toont de aankomsttijd op zijn rij; tik erop als je dit ongedaan moet maken

Gasten als aanwezig markeren

Of een gezelschap nu uit een scan of uit de lijst komt, de kaart werkt op dezelfde manier:

Eenvoudige modus

1. Controleer het aantal gasten in de balk ("2 gasten bevestigd") tegenover wie er voor je staat
2. Tik op "2 gasten inchecken" — de balk wordt groen
3. Verkeerde gezelschap gemarkeerd? Open het opnieuw en tik onder hun naam op "Check-in ongedaan maken"

Modus met gastnamen

1. Bekijk de lijst met individuele namen
2. Tik op elke persoon wanneer die door de deur loopt — de rij wordt groen en registreert de tijd
3. Tik nogmaals op een ingecheckte naam om een fout ongedaan te maken
4. Gebruik "Iedereen inchecken" wanneer de hele groep tegelijk aankomt

Het gezelschap wordt in het dashboard als aanwezig gemarkeerd zodra iemand erin is ingecheckt, maar de organisator kan dankzij de tijdstempels per persoon precies zien wie er is aangekomen. Een statistiek "Aanwezig bij de deur" op het dashboard toont het totale aantal individuen (niet alleen gezelschappen) dat is ingecheckt.

Al ingecheckt

Het scannen van een code (of het openen van een gezelschap) dat al binnen is, toont een amberkleurige balk met de aankomsttijd — "Al binnen sinds 21:14" — in plaats van nog een check-inknop. Dat is je signaal dat de code al eerder is gebruikt: of de gast is even naar buiten geweest en teruggekomen, of iemand anders heeft zijn code. Er is geen manier om hetzelfde gezelschap per ongeluk twee keer in te checken.

Recente aankomsten

Onder de aankomstteller toont een rij groene chips de laatste paar mensen die zijn ingecheckt vanaf elk apparaat, elk met de tijd. Het wordt bijgewerkt zodra een collega bij een andere ingang (of de organisator vanuit het dashboard) iemand incheckt, en een ongedaanmaking verwijdert het chip weer.

Gebruik het om te bevestigen dat een check-in is gelukt, of om een gezelschap te herkennen dat net bij de andere deur is toegelaten wanneer ze bij jou opduiken.

Tips voor de eventdag

Vóór het evenement

• Test de check-inpagina en de camera van je apparaat
• Zorg voor goede verlichting bij de ingang voor het scannen van QR-codes
• Zorg dat je het wachtwoord hebt opgeslagen en direct bij de hand hebt
• Laad je apparaat volledig op

Tijdens het evenement

• Houd de pagina open - de pil "Live" laat zien dat je verbonden bent, en de pagina houdt het scherm ondertussen wakker
• Gebruik waar mogelijk QR-scanning voor snelheid
• Gebruik zoeken wanneer gasten hun QR-code niet kunnen vinden - de lijst staat altijd op het scherm
• Controleer het aantal gasten in de balk tegenover de mensen voor je voordat je incheckt

Problemen oplossen

• Gast niet gevonden: Vraag de gast om de naam te spellen of het e-mailadres te geven
• QR-code scant niet: Probeer in plaats daarvan handmatig opzoeken
• Onjuist aantal gasten: Verifieer dit met de gast voordat je incheckt
• Verbinding verbroken: De kop toont "Opnieuw verbinden"; de pagina pakt het zelf weer op en laadt de lijst opnieuw. Gebruik ⋮ → Lijst vernieuwen als je het zeker wilt weten
• Opnieuw om het wachtwoord gevraagd: De organisator heeft het personeelswachtwoord gewijzigd of check-in uitgeschakeld - vraag het huidige wachtwoord aan hen en log opnieuw in

Veelgestelde vragen

V: Waar krijgen gasten hun QR-codes? A: Zodra een gast accepteert, verschijnt er een Entree-sectie met hun persoonlijke QR-code op hun uitnodiging (hun RSVP-link), waar ze deze kunnen opslaan op hun telefoon. Drie dagen voor het evenement bevat de automatische herinneringsmail vóór het evenement ook de code en de bijbehorende korte reservecode, tenzij de organisator dit heeft uitgeschakeld in de instellingen van de herinnering.

V: Wat als er een gast komt die niet op de lijst staat? A: Mogelijk heeft diegene niet ge-RSVP't of is het een introducee. Neem contact op met de organisator van het evenement of vraag de gast om, indien mogelijk, ter plekke te RSVP'en.

V: Kunnen meerdere medewerkers de check-inpagina tegelijk gebruiken? A: Ja, meerdere apparaten kunnen met hetzelfde wachtwoord ingelogd zijn. Dit is handig bij evenementen met meerdere ingangen.

V: Werkt dit offline? A: Nee, er is een internetverbinding nodig om gasten te verifiëren en aanwezigheid te registreren. De indicator "Live" bevestigt dat je verbonden bent.

V: Wat gebeurt er als ik de verkeerde gast incheck? A: In de modus met gastnamen tik je gewoon opnieuw op dezelfde rij om het inchecken ongedaan te maken. In de eenvoudige modus open je het gezelschap opnieuw (tik op de rij of scan opnieuw) en tik je op "Check-in ongedaan maken". De organisator kan een check-in ook ongedaan maken via het tabblad Check-in van het dashboard.

V: Een gezelschap van 4 komt aan, maar er zijn maar 2 personen gekomen. Wat moet ik doen? A: Als de organisator Gastnamen verzamelen heeft ingeschakeld, tik je alleen op de twee personen die daadwerkelijk zijn gekomen. De status van het gezelschap verandert naar "Ingecheckt", maar het dashboard registreert precies 2 individuen bij de deur, niet 4. In de eenvoudige modus (zonder gastnamen) kun je alleen het hele gezelschap inchecken — bespreek dit met de organisator als nauwkeurige aantallen per persoon belangrijk zijn.

V: Kan ik zien wie er al is gearriveerd? A: Ja — de teller bovenaan toont hoeveel gezelschappen en gasten binnen zijn, de chips Ingecheckt / Nog niet in filteren de lijst, en recente aankomsten van elke deur verschijnen onder de teller. De organisator ziet dezelfde aankomsten live in het tabblad Check-in van het dashboard.

V: Heb ik een speciale app nodig? A: Nee, de check-inpagina werkt in elke mobiele browser. Er is geen app-installatie nodig.

V: Wat als de camera niet wil openen? A: Controleer of je camerarechten in de browserinstellingen hebt toegestaan. Probeer de pagina te vernieuwen of een andere browser te gebruiken.

V: Kunnen gasten meer dan één keer worden ingecheckt? A: Nee. Een gezelschap opnieuw scannen toont de huidige status: in de eenvoudige modus een amberkleurige balk "Al binnen sinds …" met de aankomsttijd, in de modus met gastnamen de exacte lijst van wie er is aangekomen (groene rijen met tijdstempels), zodat je iedereen die nog niet is ingecheckt alsnog kunt inchecken.

V: Wat betekent "2 gasten bevestigd"? A: Hoeveel personen de gast heeft aangegeven te komen (inclusief zichzelf en eventuele introducees). De check-inknop herhaalt het aantal zodat je het kunt vergelijken met wie er daadwerkelijk is gekomen.

V: Wat is het verschil tussen de eenvoudige modus en de modus met gastnamen? A: Dat hangt af van wat de organisator heeft ingeschakeld:

• Eenvoudige modus — de organisator heeft Gastnamen verzamelen niet ingeschakeld. Je checkt het hele gezelschap in met één tik. Geschikt voor informele evenementen.
• Modus met gastnamen — de organisator heeft tijdens het RSVP'en de naam van elke aanwezige verzameld. Je vinkt elke persoon afzonderlijk af wanneer die arriveert, en de organisator ziet nauwkeurige aankomsttijden per persoon. Geschikt voor bruiloften, zakelijke evenementen of situaties waarin het belangrijk is om precies te weten wie er is gekomen.