Hoe u aanwezigheidsverificatie gebruikt

De pagina Aanwezigheidsverificatie is een speciaal hulpmiddel voor beveiligingsmedewerkers en gastvrouwen/-heren om gasten bij de ingang van uw evenement te verifiëren. Met QR-codescanning of handmatig opzoeken kunt u snel de identiteit van een gast bevestigen en bijhouden wie er is aangekomen.

Deze handleiding is bedoeld voor beveiligingsmedewerkers en evenementpersoneel die de verificatiepagina gebruiken bij de ingang van het evenement.

Aanwezigheidsverificatie instellen

Voordat u deze functie kunt gebruiken, moet de organisator van het evenement deze inschakelen in de RSVP-instellingen. Zie het gedeelte Attendance Settings in de aanpassingshandleiding voor meer informatie.

Voor evenementorganisatoren

1. Ga naar uw RSVP-dashboard en klik op het tabblad Invitation
2. Scrol naar Attendance Settings
3. Schakel "QR Code Access" in om gastverificatie te activeren
4. Stel een toegangswachtwoord in (minimaal 6 tekens)
5. Klik op "Copy Link" onder Security Staff Access om de URL van de verificatiepagina te kopiëren
6. Deel de link en het wachtwoord met uw beveiligingsteam

De verificatiepagina openen

Voor beveiligingsmedewerkers

1. Open de verificatielink die u van de organisator van het evenement hebt ontvangen
2. Voer het toegangswachtwoord in dat u hebt gekregen
3. Klik op "Verify Password"

Na het inloggen ziet u de hoofdinterface voor verificatie met een groene "Live"-indicator die aangeeft dat u verbonden bent.

Uitloggen

Klik op de rode knop "Logout" om uw sessie te beëindigen. U moet het wachtwoord opnieuw invoeren om de pagina weer te openen.

De interface begrijpen

De verificatiepagina heeft twee hoofdfuncties:

Start Scanning QR Code

Klik op deze blauwe knop om de camera van uw apparaat te activeren en QR-codes van gasten te scannen.

Guest List

Klik op de paarse knop "Guest List" om alle bevestigde gasten te bekijken en te doorzoeken. Het getal tussen haakjes laat zien hoeveel gasten er op de lijst staan.

Gasten verifiëren met QR-codes

De snelste manier om gasten te verifiëren is door hun QR-codes te scannen.

Scannen

1. Klik op "Start Scanning QR Code"
2. Sta cameratoegang toe wanneer daarom wordt gevraagd
3. Richt de camera van je apparaat op de QR-code van de gast
4. De scanner detecteert en leest de code automatisch
5. Gastinformatie verschijnt op het scherm

Na het scannen

Wat je na een scan ziet, hangt af van hoe de organisator de uitnodiging heeft ingesteld.

Eenvoudige modus (geen gastnamen verzameld) — één kaart met:

• Gastnaam (de hoofd-RSVP)
• Status (bijv. "Ready to attend")
• Confirmed Guests — het aantal personen in hun gezelschap
• Knop "Mark as Attended" — registreert het hele gezelschap als gearriveerd

Modus met gastnamen — wanneer de organisator Collect Guest Names of Table Management heeft ingeschakeld, toont de kaart iedere persoon in het gezelschap afzonderlijk:

• Elke persoon heeft een eigen aanraakbare rij
• Tik op een naam om die persoon in te checken — de rij wordt groen en toont de inchecktijd
• Tik nogmaals om ongedaan te maken (handig als je per ongeluk de verkeerde persoon tikt)
• Een knop "Check in everyone" vinkt het hele gezelschap in één keer af voor groepen die samen doorlopen
• Een teller bovenaan toont de voortgang ("3 of 5 checked in")

De scanner sluiten

Klik op "Close Camera" om te stoppen met scannen en terug te keren naar het hoofdscherm.

Gast handmatig opzoeken

Als een gast zijn/haar QR-code niet heeft, kunt u deze handmatig opzoeken.

Gasten zoeken

1. Klik op "Guest List" om het gastenpaneel te openen
2. Gebruik de zoekbalk om gasten te vinden op:
   • Naam
   • E-mail
   • Telefoonnummer
3. De lijst wordt gefilterd terwijl u typt

Informatie in de gastenlijst

De lijst toont:

Column	Description
Name	Naam van de gast
Status	RSVP-antwoord (ACCEPTED, DECLINED, enz.)
Guests	Aantal personen in hun gezelschap

Klik op een gast om de details te bekijken en de aanwezigheid te registreren.

Gasten als aanwezig markeren

Wanneer je een gast verifieert (via QR-scan of handmatig opzoeken):

Eenvoudige modus

1. Controleer de informatie op de groene bevestigingskaart
2. Bevestig het aantal gasten in hun gezelschap
3. Klik op "Mark as Attended" om het hele gezelschap als gearriveerd te registreren

Modus met gastnamen

1. Controleer de lijst met individuele namen
2. Tik op elke persoon wanneer die binnenkomt — de rij wordt groen en registreert de tijd
3. Tik nogmaals op een ingecheckte naam om een fout ongedaan te maken
4. Gebruik "Check in everyone" wanneer de hele groep tegelijk aankomt

Het gezelschap wordt in het dashboard als aanwezig gemarkeerd zodra een persoon is ingecheckt, maar de organisator kan dankzij de tijdstempels per persoon precies zien wie er is aangekomen. Een statistiek "Attended at the Door" op het dashboard toont het totale aantal individuen (niet alleen gezelschappen) dat is ingecheckt.

Meer gasten scannen

Nadat je gasten hebt ingecheckt, klik je op "Scan Another" om snel de volgende QR-code in de rij te verwerken.

Recente activiteit

Onderaan het scherm ziet u een logboek Recent Activity met:

• Naam van de gast
• Verificatiestatus
• Tijdstempel

Dit helpt u om recente check-ins bij te houden en te controleren of u gasten correct hebt verwerkt.

Tips voor de eventdag

Vóór het evenement

• Test de verificatiepagina en de camera van uw apparaat
• Zorg voor goede verlichting bij de ingang voor het scannen van QR-codes
• Zorg dat u het wachtwoord opgeslagen hebt en direct bij de hand hebt
• Laad uw apparaat volledig op

Tijdens het evenement

• Houd de pagina open - de "Live"-indicator laat zien dat u verbonden bent
• Gebruik waar mogelijk QR-scanning voor snelheid
• Gebruik handmatig opzoeken wanneer gasten hun QR-code niet kunnen vinden
• Controleer het aantal gasten om de grootte van het gezelschap te verifiëren

Problemen oplossen

• Gast niet gevonden: Vraag de gast om de naam te spellen of het e-mailadres te geven
• QR-code scant niet: Probeer in plaats daarvan handmatig opzoeken
• Onjuist aantal gasten: Verifieer dit met de gast voordat u de aanwezigheid markeert
• Verbinding verbroken: Vernieuw de pagina en log opnieuw in

Veelgestelde vragen

V: Waar krijgen gasten hun QR-codes? A: Gasten ontvangen een unieke QR-code wanneer ze RSVP'en. Deze staat in hun bevestiging en is toegankelijk via hun RSVP-link.

V: Wat als er een gast komt die niet op de lijst staat? A: Mogelijk heeft diegene niet ge-RSVP't of is het een plus-one. Neem contact op met de organisator van het evenement of vraag de gast om, indien mogelijk, ter plekke te RSVP'en.

V: Kunnen meerdere medewerkers de verificatiepagina tegelijk gebruiken? A: Ja, meerdere apparaten kunnen met hetzelfde wachtwoord ingelogd zijn. Dit is handig bij evenementen met meerdere ingangen.

V: Werkt dit offline? A: Nee, er is een internetverbinding nodig om gasten te verifiëren en aanwezigheid te registreren. De indicator "Live" bevestigt dat je verbonden bent.

V: Wat gebeurt er als ik de verkeerde gast als aanwezig markeer? A: In de modus met gastnamen tik je gewoon opnieuw op dezelfde rij om het inchecken ongedaan te maken. In de eenvoudige modus neem je contact op met de organisator van het evenement — die kan aanwezigheidsregistraties bekijken en beheren via het dashboard.

V: Een gezelschap van 4 komt aan, maar er zijn maar 2 personen gekomen. Wat moet ik doen? A: Als de organisator Collect Guest Names heeft ingeschakeld, tik je alleen op de twee personen die daadwerkelijk zijn gekomen. De status van het gezelschap verandert naar "Attended", maar het dashboard registreert precies 2 individuen bij de deur, niet 4. In de eenvoudige modus (zonder gastnamen) kun je alleen het hele gezelschap als aanwezig markeren — bespreek dit met de organisator als nauwkeurige aantallen per persoon belangrijk zijn.

V: Kan ik zien wie er al is gearriveerd? A: De organisator kan de aanwezigheidsstatus in het dashboard zien. De verificatiepagina toont je recente activiteitenlog.

V: Heb ik een speciale app nodig? A: Nee, de verificatiepagina werkt in elke mobiele browser. Er is geen app-installatie nodig.

V: Wat als de camera niet wil openen? A: Controleer of je camerapermissions in de browserinstellingen hebt toegestaan. Probeer de pagina te vernieuwen of een andere browser te gebruiken.

V: Kunnen gasten meer dan één keer worden ingecheckt? A: Het systeem houdt aanwezigheid bij, dus bij opnieuw scannen van een gezelschap zie je de huidige status. In de eenvoudige modus wordt het gezelschap gemarkeerd als "already checked in". In de modus met gastnamen laat de lijst precies zien wie er is gearriveerd (groene rijen met tijdstempels), zodat je iedereen die nog niet is ingecheckt alsnog kunt inchecken.

V: Wat is het aantal "Confirmed Guests"? A: Dit laat zien met hoeveel personen de gast heeft aangegeven te komen (inclusief zichzelf en eventuele plus-ones).

V: Wat is het verschil tussen de eenvoudige modus en de modus met gastnamen? A: Dat hangt af van wat de organisator heeft ingeschakeld:

• Eenvoudige modus — de organisator heeft Collect Guest Names niet ingeschakeld. Je checkt het hele gezelschap in met één tik. Geschikt voor informele evenementen.
• Modus met gastnamen — de organisator heeft tijdens het RSVP'en de naam van elke aanwezige verzameld. Je vinkt elke persoon afzonderlijk af wanneer die arriveert, en de organisator ziet nauwkeurige aankomsttijden per persoon. Geschikt voor bruiloften, zakelijke evenementen of situaties waarin het belangrijk is om precies te weten wie er is gekomen.