Hoe je je digitale RSVP-uitnodiging maakt

Met het digitale RSVP-systeem van Fotify maak je prachtige uitnodigingen en houd je gastreacties op één plek bij. Geen papieren uitnodigingen of handmatige lijstjes meer — gasten kunnen direct reageren vanaf elk apparaat.

Deze handleiding begeleidt je bij het maken van je eerste RSVP-uitnodiging.

Voordat je begint

Je hebt nodig:

Een bestaand Fotify-evenement (zie How to Create Your First Event als je er nog geen hebt gemaakt)
De datum en tijd van je evenement
De locatie/venue van je evenement
Een deadline waarop je de reacties uiterlijk nodig hebt

Stap 1: Ga naar het RSVP-gedeelte

Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
Selecteer je evenement in de lijst
Klik op "RSVP" in de linkerzijbalk

Als je RSVP nog niet hebt ingesteld, zie je een bericht: "RSVP Not Set Up" met instructies om je uitnodiging te maken.

Stap 2: Stel je evenementdatum in

De evenementdatum is vereist om je uitnodiging te maken. Vul in:

Day - Selecteer de dag van de maand
Month - Selecteer de maand
Year - Selecteer het jaar
Event Time - Stel in wanneer je evenement begint

Deze datum en tijd worden duidelijk weergegeven op je digitale uitnodiging, zodat gasten precies weten wanneer ze moeten arriveren.

Stap 3: Stel je evenementlocatie in

Voer in waar je evenement plaatsvindt. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

Een locatienaam (bijv. "The Grand Ballroom")
Een volledig adres (bijv. "123 Main Street, New York, NY")
Een herkenningspunt (bijv. "Central Park, New York")

De locatie verschijnt op je digitale uitnodiging en helpt gasten te weten waar ze naartoe moeten. Je kunt later, tijdens het aanpassen van je uitnodiging, meer gedetailleerde route-informatie toevoegen.

Stap 4: Stel je RSVP-deadline in

Kies de datum waarop gasten uiterlijk moeten reageren:

Day - Selecteer de dag van de deadline
Month - Selecteer de maand van de deadline
Year - Selecteer het jaar van de deadline

Tips voor het kiezen van een deadline:

Stel deze minimaal 1–2 weken vóór je evenement in
Voor bruiloften is 4–6 weken van tevoren gebruikelijk
Geef jezelf genoeg tijd om catering, tafelschikking en andere regelingen definitief te maken

Na het verstrijken van de deadline kunnen gasten de uitnodiging nog steeds bekijken, maar ze kunnen geen nieuwe reacties meer indienen.

Stap 5: Maak je uitnodiging

Zodra je alle verplichte velden hebt ingevuld:

Controleer je evenementdatum, locatie en RSVP-deadline
Klik op de knop "Create Invitation"
Je digitale uitnodiging is nu klaar!

Na het aanmaken word je doorgestuurd naar het RSVP-dashboard.

Je RSVP-dashboard

Zodra je uitnodiging is gemaakt, zie je het RSVP-dashboard met alles wat je nodig hebt om reacties te beheren:

Dashboardtabs

Event Details - Bekijk en bewerk je evenementdatum, deadline en uitnodigingsstatus
Invitation - Pas het ontwerp van je uitnodiging aan en deel deze met gasten
Guests - Bekijk de volledige gastenlijst en hun reacties
SMS - Stuur sms-herinneringen naar gasten

Reactiestatistieken

In één oogopslag zie je vier belangrijke statistieken:

Confirmed Invitations - Aantal gasten dat ja heeft gezegd
Declined Invitations - Aantal gasten dat niet kan komen
Total Guests - Totaal aantal uitgenodigde personen (inclusief plus-ones)
Total Confirmed Guests - Werkelijk aantal personen dat aanwezig is

Snelle instellingen

Via de tab Event Details kun je snel:

Change the RSVP Deadline - Het reactievenster verlengen of verkorten
Set Invitation Status - Wisselen tussen Active (reacties accepteren) of Paused

Hoelang je uitnodiging actief blijft

Wanneer je een uitnodiging aanmaakt, accepteert deze RSVP’s gedurende 18 maanden vanaf dat moment. De vervaldatum wordt direct weergegeven in de tab Event Details, zodat je altijd weet wanneer het eraan komt.

Deze periode dekt gemakkelijk de langste planningsvensters die we zien — de meeste evenementen worden 3 tot 12 maanden vooruit geboekt, en zelfs bruiloften die 12+ maanden van tevoren worden gepland passen ruimschoots binnen het venster van 18 maanden.

Na 18 maanden wordt de uitnodiging automatisch gemarkeerd als Finished en worden er geen nieuwe RSVP’s meer geaccepteerd. Bestaande RSVP-gegevens, gastenlijsten, foto’s en de uitnodigingspagina zelf blijven toegankelijk — alleen nieuwe inzendingen worden geblokkeerd.

Als je een uitnodiging langer dan 18 maanden actief wilt houden, neem dan contact op met support en dan verlengen we het voor je.

Wat nu?

Na het maken van je basisuitnodiging kun je:

Je uitnodiging aanpassen - Afbeeldingen, kleuren, muziek, programma, cadeaulijst en nog veel meer toevoegen
Gastinformatie toevoegen - Denk aan dresscode, overnachting, vervoer en FAQ’s
Delen met gasten - Versturen via link, e-mail, sms of QR-code
Reacties volgen - Bijhouden wie komt, wie niet kan en wie nog niet heeft gereageerd

Bekijk onze volledige handleiding How to Customize Your RSVP Invitation voor alle aanpassingsopties.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik de datum, locatie of deadline aanpassen nadat ik de uitnodiging heb gemaakt? A: Ja! Je kunt deze gegevens op elk moment bijwerken via de RSVP-instellingen. Gasten die al hebben gereageerd, zien de bijgewerkte informatie.

V: Hoelang blijft mijn uitnodiging actief? A: 18 maanden vanaf het moment dat je deze aanmaakt. Daarna wordt deze automatisch gemarkeerd als Finished en worden er geen RSVP’s meer geaccepteerd. De vervaldatum wordt in het dashboard weergegeven. Meer tijd nodig? Neem contact op met support en dan verlengen we het.

V: Moet ik RSVP instellen voordat ik fotodelen kan gebruiken? A: Nee, RSVP en fotodelen zijn onafhankelijke functies. Je kunt één van beide gebruiken, of allebei, afhankelijk van wat je voor je evenement nodig hebt.

V: Wat gebeurt er als een gast na de deadline probeert te RSVP’en? A: Na de deadline kunnen gasten de uitnodiging nog bekijken, maar het reactieformulier is uitgeschakeld. Je kunt de deadline indien nodig verlengen.

V: Kan ik verschillende RSVP-deadlines instellen voor verschillende gastgroepen? A: Op dit moment is er één RSVP-deadline per evenement. Voor complexere evenementen kun je overwegen aparte evenementen te maken voor verschillende gastgroepen.

V: Is de digitale uitnodiging mobielvriendelijk? A: Ja! De uitnodiging ziet er goed uit op telefoons, tablets en computers. Gasten kunnen vanaf elk apparaat reageren.

V: Moeten gasten een account aanmaken om te RSVP’en? A: Er is geen account nodig. Gasten voeren simpelweg hun naam en reactie in — snel en eenvoudig.

V: Kan ik zien wie de uitnodiging heeft bekeken versus wie heeft gereageerd? A: Het RSVP-dashboard toont reactiestatistieken, waaronder het totaal aantal reacties, aanwezig, niet aanwezig en openstaande reacties.

V: Wat als ik de exacte begintijd nog niet weet? A: Je kunt een geschatte tijd invullen en deze later bijwerken zodra alles definitief is. De uitnodiging toont automatisch de bijgewerkte tijd.

V: Kan ik een uitnodiging maken zonder fysieke locatie? A: Ja, het locatieveld is flexibel. Voor online evenementen kun je "Online Event" of "Virtual" invullen en later vergaderlinks toevoegen in de uitnodigingsdetails.

V: Hoe stuur ik de uitnodiging naar mijn gasten? A: Na het maken van de uitnodiging krijg je een deelbare link. Stuur deze via sms, e-mail, social media of voeg een QR-code toe op drukwerk.

Prijzen kunnen variëren afhankelijk van je land en valuta. Bekijk de meest actuele prijzen op de pricing page.