Como Usar a Verificação de Presença

A página de Verificação de Presença é uma ferramenta dedicada para a equipa de segurança e rececionistas confirmarem convidados na entrada do seu evento. Ao utilizar a leitura de código QR ou a pesquisa manual, pode confirmar rapidamente a identidade do convidado e acompanhar quem já chegou.

Este guia é destinado a equipa de segurança e pessoal do evento que utiliza a página de verificação na entrada do evento.

Configurar a Verificação de Presença

Antes de utilizar esta funcionalidade, o organizador do evento tem de a ativar no separador Check-in do painel do evento. Consulte a secção Check-in na Entrada no guia de personalização para mais detalhes.

Para Organizadores do Evento

1. Clique em "Invitation" na barra lateral e abra o separador "Check-in"
2. Em Palavra-passe da equipa, clique em "Definir palavra-passe" — escreva uma ou clique em "Gerar" para obter uma pronta a usar (mínimo de 6 caracteres)
3. Ative o interruptor Check-in na Entrada
4. Em Página de check-in para a equipa da entrada, clique em "Copiar Link" (ou deixe a equipa ler o pequeno código QR para abrir a página no telemóvel)
5. Partilhe o link e a palavra-passe com a sua equipa de segurança

Assim que o check-in está ativo, o mesmo separador mostra as Chegadas ao vivo: quantos grupos e convidados já entraram face aos esperados, e os check-ins mais recentes à medida que acontecem. Alterar a palavra-passe mais tarde termina a sessão em todos os dispositivos atualmente ligados à página de check-in.

Trabalhar à entrada a partir do painel

Não precisa da página da equipa para si próprio. Com o check-in ativo, o bloco Fazer check-in dos convidados no topo do separador permite-lhe pesquisar a lista de confirmados (por nome, e-mail, telefone ou pelo código curto no convite de um convidado), filtrar por Não chegaram / Chegaram, e tocar em Registar num grupo — ou abrir Pessoas para marcar cada convidado nomeado individualmente. Desfazer reverte um check-in feito por engano. Ler código abre a câmara do seu dispositivo para ler diretamente o código QR de entrada de um convidado.

Abrir a Página de Check-in

Para a Equipa da Entrada

1. Abra o link de check-in que o organizador lhe deu (ou leia o pequeno código QR no separador Check-in dele)
2. Digite a senha de equipe — o ícone do olho mostra o que você digitou, o que ajuda com senhas geradas longas
3. Toque em "Abrir check-in"

A página lembra você nesse celular por 24 horas, então uma atualização ou o fechamento acidental de uma aba leva você direto de volta à lista. Um selo verde "Ao vivo" no cabeçalho significa que a página está recebendo chegadas de todas as outras entradas em tempo real; enquanto a conexão é restabelecida, ele mostra "Reconectando" e você pode continuar trabalhando.

Encerrar Sessão

Toque no menu ⋮ no canto superior direito e escolha "Sair". O mesmo menu tem "Atualizar lista" caso você queira forçar uma recarga da lista de convidados.

Entendendo a Tela

Tudo o que você precisa está em uma única tela — não há nada para abrir ou ativar:

Contador de chegadas

No topo, "25 de 90 convidados dentro" e uma barra de progresso mostram quantas pessoas chegaram em relação às esperadas, com o número de grupos ao lado. O contador se move ao vivo à medida que qualquer dispositivo registra a entrada de convidados.

Chegadas recentes

Quando outra entrada (ou o organizador pelo painel) registra a entrada de alguém, um pequeno chip verde com o nome da pessoa e o horário desliza para dentro, abaixo do contador. É um registro discreto, não um pop-up — nada interrompe o que você está fazendo.

Busca e filtros

A caixa de busca está sempre visível. Abaixo dela, os chips Todos / Não chegaram / Dentro trazem contagens ao vivo, para você ver rapidamente quantos grupos ainda são esperados.

A lista de convidados

Cada grupo confirmado é uma linha: o nome, o tamanho do grupo (ou "2 de 4 dentro" para grupos com convidados nomeados) e, assim que entram, o horário de chegada. As linhas que já entraram ficam verdes com uma marca de confirmação; um círculo meio preenchido indica que só parte de um grupo nomeado chegou.

Ler código

O botão grande "Ler código" na parte inferior da tela abre a câmera em tela cheia.

Verificando Convidados com Códigos QR

A forma mais rápida de fazer o check-in dos convidados é lendo seus códigos de entrada.

Como ler

1. Toque em "Ler código"
2. Permita o acesso à câmera quando solicitado (uma vez por celular)
3. Aponte a câmera para o código QR do convidado — há um botão de lanterna para entradas escuras
4. O código é lido automaticamente e o grupo desliza a partir da parte inferior da tela

Códigos que não são códigos de entrada do Fotify, ou que pertencem a outro evento, mostram um aviso curto na parte inferior da visualização da câmera, e o leitor continua funcionando.

Depois de ler o código

O que você vê depende de como o organizador configurou o convite.

Modo simples (sem coleta de nomes dos convidados) — a ficha do grupo mostra:

• Uma faixa de status: "2 convidados confirmados" para um grupo que ainda não chegou, ou "Já dentro desde as 21:14" se já chegou
• O nome do grupo
• Um grande botão "Registrar 2 convidados" — toque nele e a faixa fica verde: "Tudo certo, pode entrar"

Modo com convidados nomeados — quando o organizador ativou Recolher nomes dos convidados ou está usando lugares, a ficha lista cada pessoa do grupo individualmente:

• Cada pessoa tem sua própria linha tocável
• Toque em um nome para registrar a entrada dessa pessoa — a linha fica verde e mostra o horário de check-in
• Toque de novo para desfazer (útil se você tocar na pessoa errada)
• "Registrar todos (3)" marca o grupo inteiro de uma vez para grupos que entram juntos
• A faixa no topo mostra o progresso ("2 de 3 pessoas dentro")
• Qualquer pessoa que o grupo tenha marcado como não vai (um convite para três confirmado por apenas uma pessoa) aparece com a etiqueta "Não vai" e não pode fazer check-in — a entrada respeita o que o RSVP diz, assim como um grupo que recusou o convite também não pode fazer check-in. Se mesmo assim a pessoa aparecer, o organizador atualiza o RSVP do grupo na página de Convidados (aumenta o número ou adiciona a pessoa de novo) e ela passa a poder ser registrada

Próximo convidado

Toque em "Ler o próximo" para voltar direto à câmera para a próxima pessoa da fila, ou em "Concluído" para fechar o leitor e voltar à lista. O celular vibra rapidamente a cada check-in bem-sucedido, então você pode manter os olhos na fila.

Busca Manual de Convidados

Se um convidado não tiver o código QR, procure-o pelo nome — a lista já está na tela.

Buscando convidados

1. Toque na caixa de busca no topo e comece a digitar:
   • Nome (incluindo os nomes dos acompanhantes)
   • E-mail
   • Número de telefone
   • O código curto impresso abaixo do QR no convite
2. A lista se reduz enquanto você digita. Acentos não importam — "jose" encontra "José"
3. Use os chips Todos / Não chegaram / Dentro para reduzir a lista — útil perto do fim da noite para ver quem ainda é esperado
4. Se apenas um grupo corresponder, pressionar Enter no teclado abre-o direto

Fazendo o check-in a partir da lista

• Um grupo sem convidados nomeados tem um botão "Registrar" direto na linha — um toque e o grupo já entrou, sem tela extra
• Um grupo com convidados nomeados mostra "0 de 3 dentro"; toque na linha para abrir a ficha e marcar as pessoas individualmente
• Um grupo que já está dentro mostra o horário de chegada na linha; toque nele se precisar desfazer

Marcando Convidados como Presentes

Seja um grupo vindo de uma leitura de QR ou da lista, a ficha funciona da mesma forma:

Modo simples

1. Compare o número de convidados na faixa ("2 convidados confirmados") com quem está na sua frente
2. Toque em "Registrar 2 convidados" — a faixa fica verde
3. Marcou o grupo errado? Abra-o de novo e toque em "Desfazer check-in" abaixo do nome

Modo com convidados nomeados

1. Revise a lista de nomes individuais
2. Toque em cada pessoa à medida que ela entra pela porta — a linha fica verde e registra o horário
3. Toque de novo em um nome já registrado para desfazer um erro
4. Use "Registrar todos" quando o grupo completo chegar junto

O grupo é marcado como presente no painel assim que qualquer pessoa dele faz check-in, mas o organizador consegue ver exatamente quem chegou graças aos registros de horário por pessoa. Uma estatística "Presentes na entrada" no painel dele mostra o total de pessoas individuais (não só grupos) registradas.

Entrada já registrada

Ler um código (ou abrir um grupo) que já está dentro mostra uma faixa âmbar com o horário de chegada — "Já dentro desde as 21:14" — em vez de outro botão de check-in. Esse é o seu sinal de que o código já foi usado antes: ou o convidado saiu e voltou, ou outra pessoa está com o código dele. Não há como fazer o check-in do mesmo grupo duas vezes por acidente.

Chegadas Recentes

Abaixo do contador de chegadas, uma linha de chips verdes mostra as últimas pessoas registradas em qualquer dispositivo, cada uma com o horário. Ela é atualizada no momento em que um colega em outra entrada (ou o organizador pelo painel) registra alguém, e desfazer remove o chip novamente.

Use-a para confirmar que um check-in foi registrado, ou para perceber que um grupo acabou de ser admitido na outra entrada quando ele aparecer na sua.

Dicas para o Dia do Evento

Antes do Evento

• Teste a página de check-in e a câmera do seu dispositivo
• Garanta boa iluminação na entrada para a leitura do QR
• Tenha a senha salva e pronta
• Carregue totalmente o seu dispositivo

Durante o Evento

• Mantenha a página aberta: o selo "Ao vivo" mostra que você está conectado, e a página mantém a tela acesa enquanto você trabalha
• Use a leitura de QR para maior rapidez sempre que possível
• Recorra à busca quando os convidados não encontrarem o código QR — a lista está sempre na tela
• Compare o número de convidados na faixa com as pessoas na sua frente antes de tocar em registrar

Resolução de Problemas

• Convidado não encontrado: peça para soletrar o nome ou fornecer o e-mail
• O código QR não lê: tente a busca manual
• Número de convidados incorreto: confirme com o convidado antes de marcar a presença
• Conexão perdida: o cabeçalho mostra "Reconectando"; a página retoma de onde parou e recarrega a lista sozinha. Use ⋮ → Atualizar lista se quiser ter certeza
• Pedida a senha de novo: o organizador mudou a senha da equipe ou desativou o check-in — peça a senha atual e entre de novo

Perguntas frequentes

P: Onde é que os convidados obtêm os seus códigos QR? R: Assim que um convidado aceita, uma secção Entrada com o código QR pessoal aparece no convite (o seu link de RSVP), onde pode guardá-lo no telemóvel. Três dias antes do evento, o e-mail de lembrete pré-evento automático também inclui o código e o seu código curto alternativo, a não ser que o organizador tenha desativado isso nas definições do lembrete.

P: E se aparecer um convidado que não está na lista? R: Pode não ter feito o RSVP ou pode ser um acompanhante. Confirme com o organizador do evento ou peça ao convidado para fazer o RSVP no momento, se possível.

P: Vários membros da equipe podem usar a página de check-in ao mesmo tempo? R: Sim, vários dispositivos podem entrar com a mesma senha. Isso é útil para eventos com várias entradas.

P: Isso funciona offline? R: Não, é necessária uma conexão à internet para verificar convidados e registrar a presença. O indicador "Ao vivo" confirma que você está conectado.

P: O que acontece se eu marcar o convidado errado como presente? R: No modo com convidados nomeados, basta tocar de novo na mesma linha para desfazer o check-in. No modo simples, abra o grupo de novo (toque na linha ou leia o código de novo) e toque em "Desfazer check-in". O organizador também pode desfazer qualquer check-in no separador Check-in do painel dele.

P: Um grupo de 4 chega, mas só vieram 2 pessoas. O que faço? R: Se o organizador ativou o Recolher nomes dos convidados, toque só nas duas pessoas que realmente apareceram. O status do grupo muda para "Presente", mas o painel registra exatamente 2 indivíduos na entrada, não 4. No modo simples (sem nomes de convidados), você só pode marcar o grupo inteiro como presente — avise o organizador se contagens exatas por pessoa forem importantes.

P: Posso ver quem já chegou? R: Sim — o contador no topo mostra quantos grupos e convidados estão dentro, os chips Dentro / Não chegaram filtram a lista, e as chegadas recentes de todas as entradas aparecem abaixo do contador. O organizador vê as mesmas chegadas ao vivo no separador Check-in do painel dele.

P: Preciso de um aplicativo especial? R: Não, a página de check-in funciona em qualquer navegador móvel. Não é necessário instalar nenhum aplicativo.

P: E se a câmera não abrir? R: Verifique se você concedeu permissão de câmera nas configurações do navegador. Tente atualizar a página ou usar um navegador diferente.

P: Os convidados podem fazer check-in mais de uma vez? R: Não. Ler o código de um grupo de novo mostra o status atual dele: no modo simples, uma faixa âmbar "Já dentro desde…" com o horário de chegada; no modo com convidados nomeados, a lista de exatamente quem chegou (linhas verdes com horários) para você terminar de registrar quem falta.

P: O que significa "2 convidados confirmados"? R: Quantas pessoas o convidado disse que iriam comparecer (incluindo ele mesmo e qualquer acompanhante). O botão de registrar repete o número para você comparar com quem realmente apareceu.

P: Qual é a diferença entre o modo simples e o modo com convidados nomeados? R: Depende do que o organizador ativou:

• Modo simples — o organizador não ativou Recolher nomes dos convidados. Você registra o grupo inteiro com um toque. Ideal para eventos informais.
• Modo com convidados nomeados — o organizador coletou o nome de cada participante durante o RSVP. Você marca cada pessoa individualmente à medida que ela chega, e o organizador vê horários de chegada precisos por pessoa. Ideal para casamentos, eventos corporativos ou qualquer situação em que importe saber exatamente quem apareceu.