Como Usar a Verificação de Presença

A página de Verificação de Presença é uma ferramenta dedicada para a equipe de segurança e rececionistas confirmarem convidados na entrada do seu evento. Ao usar a leitura de código QR ou a pesquisa manual, pode confirmar rapidamente a identidade do convidado e acompanhar quem já chegou.

Este guia é destinado a equipe de segurança e pessoal do evento que usa a página de verificação na entrada do evento.

Configurar a Verificação de Presença

Antes de usar esta funcionalidade, o organizador do evento precisa ativá-la na visualização Check-in da página Convidados. Consulte a seção Check-in na Entrada no guia de personalização para mais detalhes. Sem convite? Consulte Check-in sem Convite abaixo.

Para Organizadores do Evento

1. Clique em Convidados na barra lateral e mude a visualização, no topo da página, de Lista de convidados para Check-in
2. Em Senha da equipe, clique em "Definir senha" — digite uma ou clique em "Gerar" para obter uma pronta (mínimo de 6 caracteres)
3. Ative o interruptor Check-in na entrada
4. Em Página de check-in para a equipe da entrada, clique em "Copiar link" (ou deixe a equipe ler o pequeno código QR para abrir a página no celular)
5. Compartilhe o link e a senha com a sua equipe de segurança

Assim que o check-in está ativo, a mesma visualização mostra as Chegadas ao vivo: quantos grupos e convidados já entraram em relação aos esperados, e os check-ins mais recentes à medida que acontecem. Alterar a senha depois desconecta todos os dispositivos atualmente conectados à página de check-in.

Os convidados que aceitam recebem o código QR de entrada pessoal no convite. Para ocultá-lo (a equipe passa a encontrar os convidados pelo nome), abra Convite > RSVP > Código QR de entrada e desative Mostrar o código QR de entrada no convite. O check-in na entrada continua funcionando de qualquer forma.

Trabalhar na entrada a partir do painel

Você mesmo não precisa da página da equipe. Com o check-in ativo, o bloco Fazer check-in dos convidados no topo da visualização permite pesquisar a lista de confirmados (por nome, e-mail, telefone ou pelo código curto no convite de um convidado), filtrar por Não chegaram / Chegaram, e tocar em Registrar em um grupo — ou abrir Pessoas para marcar cada convidado nomeado individualmente. Desfazer reverte um check-in feito por engano. Ler código abre a câmera do seu dispositivo para ler diretamente o código QR de entrada de um convidado.

Check-in sem Convite

O check-in na entrada não precisa de um convite digital nem de RSVPs. Para um evento corporativo, uma festa com lista na porta ou qualquer lista de convidados que você tenha montado em outro lugar, comande a entrada direto pela sua lista de convidados:

1. Clique em Convidados na barra lateral e adicione ou importe seus convidados
2. No topo da página, mude a visualização de Lista de convidados para Check-in
3. Defina uma senha da equipe, ative o interruptor Check-in na Entrada e compartilhe o link da página de check-in com a equipe da entrada, exatamente como descrito acima

Enquanto o evento não tem convite, todos da lista de convidados podem fazer check-in, exceto os convidados que você marcou como recusados: ninguém foi solicitado a responder ao RSVP, então a entrada não espera um "sim". Fazer o check-in de um convidado o marca como presente, contando todas as pessoas do convite dele. Sem convite, os convidados não têm códigos QR de entrada, então a equipe pesquisa por nome, e-mail, telefone ou pelo código curto do convidado, em vez de ler o código.

Quer que os convidados cheguem com um código QR de entrada? Crie o convite (a visualização Check-in tem um link para isso): cada convidado que confirmar recebe um código QR pessoal no convite, no e-mail de lembrete e em qualquer atualização do evento que você enviar, pronto para a equipe ler. A partir daí, a entrada segue a regra de sempre: só os convidados que aceitaram podem fazer check-in.

Abrir a Página de Check-in

Para a Equipe da Entrada

1. Abra o link de check-in que o organizador deu a você (ou leia o pequeno código QR na visualização Check-in dele)
2. Digite a senha de equipe — o ícone do olho mostra o que você digitou, o que ajuda com senhas geradas longas
3. Toque em "Abrir check-in"

A página lembra você nesse celular por 24 horas, então uma atualização ou o fechamento acidental de uma aba leva você direto de volta à lista. Um selo verde "Ao vivo" no cabeçalho significa que a página está recebendo chegadas de todas as outras entradas em tempo real; enquanto a conexão é restabelecida, ele mostra "Reconectando" e você pode continuar trabalhando.

Encerrar Sessão

Toque no menu ⋮ no canto superior direito e escolha "Sair". O mesmo menu tem "Atualizar lista" caso você queira forçar uma recarga da lista de convidados.

Entendendo a Tela

Tudo o que você precisa está em uma única tela — não há nada para abrir ou ativar:

Contador de chegadas

No topo, "25 de 90 convidados dentro" e uma barra de progresso mostram quantas pessoas chegaram em relação às esperadas, com o número de grupos ao lado. O contador se move ao vivo à medida que qualquer dispositivo registra a entrada de convidados.

Chegadas recentes

Quando outra entrada (ou o organizador pelo painel) registra a entrada de alguém, um pequeno chip verde com o nome da pessoa e o horário desliza para dentro, abaixo do contador. É um registro discreto, não um pop-up — nada interrompe o que você está fazendo.

Busca e filtros

A caixa de busca está sempre visível. Abaixo dela, os chips Todos / Não chegaram / Dentro trazem contagens ao vivo, para você ver rapidamente quantos grupos ainda são esperados.

A lista de convidados

Cada grupo confirmado é uma linha: o nome, o tamanho do grupo (ou "2 de 4 dentro" para grupos com convidados nomeados) e, assim que entram, o horário de chegada. As linhas que já entraram ficam verdes com uma marca de confirmação; um círculo meio preenchido indica que só parte de um grupo nomeado chegou.

Ler código

O botão grande "Ler código" na parte inferior da tela abre a câmera em tela cheia.

Verificando Convidados com Códigos QR

A forma mais rápida de fazer o check-in dos convidados é lendo seus códigos de entrada.

Como ler

1. Toque em "Ler código"
2. Permita o acesso à câmera quando solicitado (uma vez por celular)
3. Aponte a câmera para o código QR do convidado — há um botão de lanterna para entradas escuras
4. O código é lido automaticamente e o grupo desliza a partir da parte inferior da tela

Códigos que não são códigos de entrada do Fotify, ou que pertencem a outro evento, mostram um aviso curto na parte inferior da visualização da câmera, e o leitor continua funcionando.

Depois de ler o código

O que você vê depende de como o organizador configurou o convite.

Modo simples (sem coleta de nomes dos convidados) — a ficha do grupo mostra:

• Uma faixa de status: "2 convidados confirmados" para um grupo que ainda não chegou, ou "Já dentro desde as 21:14" se já chegou
• O nome do grupo
• Um grande botão "Registrar 2 convidados" — toque nele e a faixa fica verde: "Tudo certo, pode entrar"

Modo com convidados nomeados — quando o organizador ativou Coletar nomes dos convidados ou está usando lugares, a ficha lista cada pessoa do grupo individualmente:

• Cada pessoa tem sua própria linha tocável
• Toque em um nome para registrar a entrada dessa pessoa — a linha fica verde e mostra o horário de check-in
• Toque de novo para desfazer (útil se você tocar na pessoa errada)
• "Registrar todos (3)" marca o grupo inteiro de uma vez para grupos que entram juntos
• A faixa no topo mostra o progresso ("2 de 3 pessoas dentro")
• Qualquer pessoa que o grupo tenha marcado como não vai (um convite para três confirmado por apenas uma pessoa) aparece com a etiqueta "Não vai" e não pode fazer check-in — a entrada respeita o que o RSVP diz, assim como um grupo que recusou o convite também não pode fazer check-in. Se mesmo assim a pessoa aparecer, o organizador atualiza o RSVP do grupo na página de Convidados (aumenta o número ou adiciona a pessoa de novo) e ela passa a poder ser registrada

Próximo convidado

Toque em "Ler o próximo" para voltar direto à câmera para a próxima pessoa da fila, ou em "Concluído" para fechar o leitor e voltar à lista. O celular vibra rapidamente a cada check-in bem-sucedido, então você pode manter os olhos na fila.

Busca Manual de Convidados

Se um convidado não tiver o código QR, procure-o pelo nome — a lista já está na tela.

Buscando convidados

1. Toque na caixa de busca no topo e comece a digitar:
   • Nome (incluindo os nomes dos acompanhantes)
   • E-mail
   • Número de telefone
   • O código curto impresso abaixo do QR no convite
2. A lista se reduz enquanto você digita. Acentos não importam — "jose" encontra "José"
3. Use os chips Todos / Não chegaram / Dentro para reduzir a lista — útil perto do fim da noite para ver quem ainda é esperado
4. Se apenas um grupo corresponder, pressionar Enter no teclado abre-o direto

Fazendo o check-in a partir da lista

• Um grupo sem convidados nomeados tem um botão "Registrar" direto na linha — um toque e o grupo já entrou, sem tela extra
• Um grupo com convidados nomeados mostra "0 de 3 dentro"; toque na linha para abrir a ficha e marcar as pessoas individualmente
• Um grupo que já está dentro mostra o horário de chegada na linha; toque nele se precisar desfazer

Marcando Convidados como Presentes

Seja um grupo vindo de uma leitura de QR ou da lista, a ficha funciona da mesma forma:

Modo simples

1. Compare o número de convidados na faixa ("2 convidados confirmados") com quem está na sua frente
2. Toque em "Registrar 2 convidados" — a faixa fica verde
3. Marcou o grupo errado? Abra-o de novo e toque em "Desfazer check-in" abaixo do nome

Modo com convidados nomeados

1. Revise a lista de nomes individuais
2. Toque em cada pessoa à medida que ela entra pela porta — a linha fica verde e registra o horário
3. Toque de novo em um nome já registrado para desfazer um erro
4. Use "Registrar todos" quando o grupo completo chegar junto

O grupo é marcado como presente no painel assim que qualquer pessoa dele faz check-in, mas o organizador consegue ver exatamente quem chegou graças aos registros de horário por pessoa. Uma estatística "Presentes na entrada" no painel dele mostra o total de pessoas individuais (não só grupos) registradas.

Entrada já registrada

Ler um código (ou abrir um grupo) que já está dentro mostra uma faixa âmbar com o horário de chegada — "Já dentro desde as 21:14" — em vez de outro botão de check-in. Esse é o seu sinal de que o código já foi usado antes: ou o convidado saiu e voltou, ou outra pessoa está com o código dele. Não há como fazer o check-in do mesmo grupo duas vezes por acidente.

Chegadas Recentes

Abaixo do contador de chegadas, uma linha de chips verdes mostra as últimas pessoas registradas em qualquer dispositivo, cada uma com o horário. Ela é atualizada no momento em que um colega em outra entrada (ou o organizador pelo painel) registra alguém, e desfazer remove o chip novamente.

Use-a para confirmar que um check-in foi registrado, ou para perceber que um grupo acabou de ser admitido na outra entrada quando ele aparecer na sua.

Dicas para o Dia do Evento

Antes do Evento

• Teste a página de check-in e a câmera do seu dispositivo
• Garanta boa iluminação na entrada para a leitura do QR
• Tenha a senha salva e pronta
• Carregue totalmente o seu dispositivo

Durante o Evento

• Mantenha a página aberta: o selo "Ao vivo" mostra que você está conectado, e a página mantém a tela acesa enquanto você trabalha
• Use a leitura de QR para maior rapidez sempre que possível
• Recorra à busca quando os convidados não encontrarem o código QR — a lista está sempre na tela
• Compare o número de convidados na faixa com as pessoas na sua frente antes de tocar em registrar

Resolução de Problemas

• Convidado não encontrado: peça para soletrar o nome ou fornecer o e-mail
• O código QR não lê: tente a busca manual
• Número de convidados incorreto: confirme com o convidado antes de marcar a presença
• Conexão perdida: o cabeçalho mostra "Reconectando"; a página retoma de onde parou e recarrega a lista sozinha. Use ⋮ → Atualizar lista se quiser ter certeza
• Pedida a senha de novo: o organizador mudou a senha da equipe ou desativou o check-in — peça a senha atual e entre de novo

Perguntas frequentes

P: Onde os convidados conseguem seus códigos QR? R: Assim que um convidado aceita, uma seção Entrada com o código QR pessoal aparece no convite (o link de RSVP dele), onde ele pode salvá-lo no celular. Três dias antes do evento, o e-mail de lembrete pré-evento automático também inclui o código e o código curto alternativo, a não ser que o organizador tenha desativado isso nas configurações do lembrete. O organizador também pode enviar o código a todos que aceitaram a qualquer momento, por exemplo na véspera, com um e-mail de Atualização do Evento: ele inclui o código da mesma forma, e os convidados que não aceitaram recebem o e-mail sem código.

P: E se aparecer um convidado que não está na lista? R: Pode não ter feito o RSVP ou pode ser um acompanhante. Confirme com o organizador do evento ou peça ao convidado para fazer o RSVP no momento, se possível.

P: Vários membros da equipe podem usar a página de check-in ao mesmo tempo? R: Sim, vários dispositivos podem entrar com a mesma senha. Isso é útil para eventos com várias entradas.

P: Isso funciona offline? R: Não, é necessária uma conexão à internet para verificar convidados e registrar a presença. O indicador "Ao vivo" confirma que você está conectado.

P: O que acontece se eu marcar o convidado errado como presente? R: No modo com convidados nomeados, basta tocar de novo na mesma linha para desfazer o check-in. No modo simples, abra o grupo de novo (toque na linha ou leia o código de novo) e toque em "Desfazer check-in". O organizador também pode desfazer qualquer check-in em Convidados > Check-in no painel dele.

P: Um grupo de 4 chega, mas só vieram 2 pessoas. O que faço? R: Se o organizador ativou o Coletar nomes dos convidados, toque só nas duas pessoas que realmente apareceram. O status do grupo muda para "Presente", mas o painel registra exatamente 2 indivíduos na entrada, não 4. No modo simples (sem nomes de convidados), você só pode marcar o grupo inteiro como presente — avise o organizador se contagens exatas por pessoa forem importantes.

P: Posso ver quem já chegou? R: Sim — o contador no topo mostra quantos grupos e convidados estão dentro, os chips Dentro / Não chegaram filtram a lista, e as chegadas recentes de todas as entradas aparecem abaixo do contador. O organizador vê as mesmas chegadas ao vivo em Convidados > Check-in no painel dele.

P: Preciso de um aplicativo especial? R: Não, a página de check-in funciona em qualquer navegador móvel. Não é necessário instalar nenhum aplicativo.

P: E se a câmera não abrir? R: Verifique se você concedeu permissão de câmera nas configurações do navegador. Tente atualizar a página ou usar um navegador diferente.

P: Os convidados podem fazer check-in mais de uma vez? R: Não. Ler o código de um grupo de novo mostra o status atual dele: no modo simples, uma faixa âmbar "Já dentro desde…" com o horário de chegada; no modo com convidados nomeados, a lista de exatamente quem chegou (linhas verdes com horários) para você terminar de registrar quem falta.

P: O que significa "2 convidados confirmados"? R: Quantas pessoas o convidado disse que iriam comparecer (incluindo ele mesmo e qualquer acompanhante). O botão de registrar repete o número para você comparar com quem realmente apareceu.

P: Qual é a diferença entre o modo simples e o modo com convidados nomeados? R: Depende do que o organizador ativou:

• Modo simples — o organizador não ativou Coletar nomes dos convidados. Você registra o grupo inteiro com um toque. Ideal para eventos informais.
• Modo com convidados nomeados — o organizador coletou o nome de cada participante durante o RSVP. Você marca cada pessoa individualmente à medida que ela chega, e o organizador vê horários de chegada precisos por pessoa. Ideal para casamentos, eventos corporativos ou qualquer situação em que importe saber exatamente quem apareceu.