Como usar a Gestão de Mesas para planos de lugares

A Gestão de Mesas ajuda a organizar o plano de lugares do seu evento. Todos os seus convidados são carregados automaticamente quando abre o separador Mesas — com codificação por cores de acordo com o estado do RSVP — para que possa começar a planear imediatamente. Crie mesas, arraste convidados para atribuir lugares, edite nomes no momento e permita que os convidados vejam a respetiva atribuição diretamente no convite.

Ativar a Gestão de Mesas

Antes de poder criar mesas, precisa de ativar a funcionalidade:

1. Aceda ao painel do seu evento em dashboard.fotify.app
2. Selecione o seu evento e clique em "RSVP" na barra lateral
3. Aceda ao separador "Details"
4. Encontre "Table Management" na secção Definições do Evento
5. Ative a opção (ON)

Depois de ativada, surgirá um novo separador "Tables" na navegação do seu RSVP.

Nota: Ativar a Gestão de Mesas ativa automaticamente Collect Guest Names (e bloqueia a opção como ativa), para que cada participante possa ser identificado para o plano de lugares. Se apenas precisa da lista de participantes e não de um mapa de lugares, utilize Collect Guest Names isoladamente — ainda pode ativar Mesas mais tarde sem perder quaisquer dados.

Criar mesas

Adicionar uma nova mesa

1. Clique no separador "Tables"
2. Clique em "Create Table"
3. Preencha os detalhes da mesa:
   • Table Number - Um número único para a mesa (obrigatório)
   • Alias - Um nome amigável opcional como "VIP", "Family" ou "Friends"
   • Capacity - Número máximo de lugares nesta mesa
4. Clique em "Create"

Propriedades da mesa

Propriedade	Obrigatório	Descrição
Number	Sim	Identificador único (1, 2, 3, etc.)
Alias	Não	Nome amigável apresentado aos convidados
Capacity	Sim	Número máximo de lugares disponíveis

Editar mesas

Para modificar uma mesa:

1. Encontre o cartão da mesa no separador Mesas
2. Clique no ícone Edit (lápis)
3. Atualize os detalhes
4. Clique em "Save"

Eliminar mesas

1. Clique no ícone Delete (caixote do lixo) no cartão da mesa
2. Confirme a eliminação

Se houver convidados atribuídos à mesa, serão movidos para o grupo de não atribuídos.

Atribuir convidados a mesas

Carregamento automático de convidados

Quando abre o separador Mesas, todos os seus convidados são carregados automaticamente — não é necessária qualquer configuração manual. Os convidados são criados a partir da sua lista de RSVP:

• Convidados Aceites/Presentes — carregados com o tamanho do grupo confirmado
• Convidados Pendentes (ainda não responderam) — carregados com a quantidade convidada para que possa planear com antecedência
• Convidados Recusados — apresentados como uma única entrada para que tenha uma visão completa

Isto significa que pode ativar mesas em qualquer momento — mesmo depois de todos os convidados já terem confirmado o RSVP — e todos aparecem instantaneamente.

Estado do RSVP com codificação por cores

Cada etiqueta (chip) de convidado tem uma cor para que possa ver o estado do RSVP num relance:

• 🟢 Verde — Aceite / Presente
• 🔵 Azul — Pendente (ainda não respondeu)
• 🔴 Vermelho (esbatido) — Recusado

Utilize as pílulas de filtro acima da lista de convidados para mostrar apenas um estado específico. Por exemplo, clique na pílula verde para ver apenas convidados confirmados enquanto atribui mesas.

Apresentação de acompanhante (plus-one)

Convidados com acompanhantes sem nome são apresentados usando o nome do convidado principal com um número:

• Maria G. — o convidado principal
• Maria G. x2 — segunda pessoa no grupo da Maria
• Maria G. x3 — terceira pessoa

Depois de preencher os nomes reais, estes são apresentados normalmente (por exemplo, "Carlos R.").

Utilizar arrastar e largar

A forma mais simples de atribuir convidados é com arrastar e largar:

1. Encontre os convidados na secção "Unassigned" à esquerda
2. Arraste a etiqueta do convidado para a mesa pretendida
3. Largue o convidado sobre o cartão da mesa

A mesa mostrará a ocupação atual (por exemplo, "6/8").

Utilizar a janela de atribuição (Assign Modal)

Clique em qualquer nome de convidado para abrir a janela de atribuição, onde pode:

1. Editar o nome — alterar diretamente o primeiro e o último nome (ótimo para renomear "Guest 2" para um nome real)
2. Ver a quem pertence — para acompanhantes, a janela mostra "Guest of [Main Guest Name]"
3. Escolher uma mesa — selecionar a partir da lista de mesas abaixo
4. Clique em Save para confirmar as alterações, ou em Cancel para as descartar

Remover atribuições

Para remover a atribuição de um convidado de uma mesa:

1. Encontre o convidado na mesa atribuída
2. Arraste-o de volta para a área "Unassigned"
3. Ou clique no nome do convidado e selecione "Remove from table" na janela

Desenhar o seu espaço com o mapa

Para além da vista em lista, a vista Map permite-lhe organizar mesas num planta 2D que corresponde ao seu espaço real. Alterne entre Grid e Map usando o seletor no topo do separador Mesas.

O que pode fazer no mapa

• Colocar mesas em qualquer lugar da planta com arrastar e largar.
• Escolher formatos de mesa — Round, Square, Rectangle ou Oval.
• Redimensionar e rodar cada mesa para refletir o layout do seu espaço.
• Adicionar paredes para delinear salas, divisórias ou áreas de palco.
• Adicionar etiquetas para pontos de referência como "Dance Floor", "Bar" ou "Stage".
• Sentar convidados arrastando-os do painel diretamente para uma mesa.
• Entrar em ecrã inteiro para planear sem distrações durante a montagem.

Colocar uma mesa

As novas mesas começam no painel Unplaced no lado direito do mapa.

1. Clique em "Add table" na barra de ferramentas para criar uma (ou use o fluxo existente Create Table).
2. Encontre-a no painel Unplaced à direita.
3. Prima e arraste a mesa para qualquer lugar da planta.
4. Utilize as pegas com a cor da marca numa mesa selecionada para redimensionar (canto inferior direito) ou rodar (em cima).

Para remover uma mesa do mapa sem a eliminar, selecione a mesa e clique em "Unplace" — ela volta para o painel Unplaced.

Alterar forma, tamanho e rotação

Clique em qualquer mesa para abrir a barra lateral à direita e ajustar:

• Shape — escolha Round, Square, Rectangle ou Oval. Alterar a forma repõe um tamanho padrão adequado.
• Size — arraste os controlos deslizantes W/H, ou use a pega de redimensionamento na própria mesa.
• Rotation — arraste o controlo deslizante, ou use a pega de rotação acima da mesa.

Adicionar paredes

As paredes são retângulos configuráveis, úteis para delinear a estrutura do espaço.

1. Clique em "Add wall" na barra de ferramentas — surge uma nova parede no centro da área visível.
2. Arraste-a para a posição desejada.
3. Selecione-a para ajustar Length (o comprimento) e o controlo deslizante Thickness.
4. Rode-a para criar paredes diagonais ou ângulos.

Adicionar etiquetas

As etiquetas são anotações de texto editáveis.

1. Clique em "Add label" na barra de ferramentas — a etiqueta aparece com texto predefinido e entra imediatamente em modo de edição.
2. Escreva o nome da área (por exemplo, "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
3. Prima Enter ou clique fora para guardar.
4. Faça duplo clique em qualquer etiqueta existente para a editar novamente, ou altere o texto na barra lateral direita.
5. Ajuste tamanho e rotação tal como nas mesas.

Sentar convidados no mapa

O painel esquerdo lista todos os convidados não atribuídos.

1. Prima e arraste um nome de convidado a partir do painel esquerdo.
2. Passe o cursor sobre a mesa de destino — ela fica realçada a verde quando for válido.
3. Solte para atribuir o convidado. Uma notificação informa-o se a mesa estiver na capacidade máxima.

Para retirar um convidado de uma mesa:

1. Clique na mesa no mapa para abrir a barra lateral.
2. Passe o cursor sobre o convidado que pretende remover.
3. Clique no × que aparece ao lado do nome. Ele volta instantaneamente para o painel de não atribuídos.

Controlos do mapa

Controlo	O que faz
Drag empty canvas	Desloca a planta
Ctrl + scroll	Aproxima e afasta o zoom em torno do cursor
Grid toggle	Mostra ou oculta a grelha de alinhamento
Snap toggle	Alinha mesas e elementos à grelha ao arrastar
Fit view	Enquadra automaticamente tudo o que colocou
Fullscreen	Expande o mapa para ecrã inteiro no dia de montagem
Delete / Backspace	Elimina a parede ou etiqueta selecionada
Escape	Limpa a seleção

Tip: Adicionar uma mesa a partir do modo de ecrã inteiro devolve-o automaticamente ao dashboard para que possa preencher o nome e a capacidade da mesa.

Gerir nomes individuais de convidados

Quando os convidados confirmam o RSVP com várias pessoas no seu grupo (acompanhantes/plus-ones), precisa de saber quem é cada pessoa para as atribuições de mesa. Existem três formas de gerir nomes:

Opção 1: Editar nomes diretamente no separador Mesas

A forma mais rápida — clique em qualquer etiqueta (chip) de convidado no separador Mesas para abrir a janela de atribuição, onde pode renomeá-lo no momento:

1. Clique numa etiqueta de convidado (por exemplo, "Maria G. x2")
2. A janela mostra os campos de nome já preenchidos — para acompanhantes, também mostra "Guest of [Main Guest Name]"
3. Escreva o nome real e clique em Save

Isto é ideal quando está a atribuir mesas e quer preencher nomes ao mesmo tempo.

Opção 2: O organizador preenche previamente os nomes no separador Convidados

Se já souber quem está no grupo de cada convidado:

1. Aceda ao separador "Guests"
2. Encontre o convidado com várias pessoas no grupo
3. Clique no ícone Users (ícone de pessoas) ao lado do nome
4. Adicione o primeiro e o último nome para cada pessoa do grupo
5. Clique em "Save"

Opção 3: Os convidados fornecem os nomes durante o RSVP

Se não preencher previamente os nomes, os convidados serão convidados a fornecê-los quando responderem ao convite:

1. O convidado abre o seu link de convite personalizado
2. Ao confirmar o RSVP com vários participantes, é solicitado que introduza o nome de cada pessoa
3. Os nomes são guardados automaticamente e aparecem no seu dashboard

Isto acontece automaticamente — Collect Guest Names é ativado assim que a Gestão de Mesas é ativada.

Como funcionam os nomes

Cenário	O que acontece
Nomes ainda não fornecidos	Mostra como "Maria G. x2", "Maria G. x3" no separador Mesas
Organizador edita no separador Mesas	O nome é atualizado imediatamente na etiqueta
Organizador preenche no separador Guests	Os nomes aparecem no separador Mesas para atribuição
Convidado fornece nomes durante o RSVP	Os nomes sincronizam automaticamente após a resposta

Dicas para recolha de nomes

• Em casamentos, deixe os convidados fornecerem os seus próprios nomes para evitar erros de ortografia
• Em eventos corporativos, preencha previamente a partir da sua base de dados de colaboradores ou edite diretamente no separador Mesas
• O titular principal do RSVP é sempre incluído automaticamente
• Cada pessoa com nome pode ser atribuída a mesas diferentes

Notificações de mesa para convidados

Depois de atribuir convidados a mesas, eles verão automaticamente a sua mesa atribuída no convite.

O que os convidados veem

Quando um convidado abre o seu convite depois de ser atribuído a uma mesa:

• É apresentado o número da mesa atribuída
• Se ainda não tiver atribuição, vê "To be announced"

Quando aparece

A secção de atribuição de mesa aparece no convite do convidado apenas quando:

• A gestão de mesas está ativada para o evento
• O convidado aceitou o convite (o estado do RSVP é Accepted ou Attended)

Pode alterar a ordem em que esta secção aparece usando as Section Order settings no separador Invitation.

Ver estatísticas de lugares

O cabeçalho do separador Mesas mostra estatísticas principais:

Estatística	Descrição
Tables	Número total de mesas criadas
Capacity	Total de lugares em todas as mesas
Seated	Número de convidados atribuídos a mesas
Unseated	Convidados ainda no grupo de não atribuídos

Use estas estatísticas para ver rapidamente o progresso do seu plano de lugares.

Exportar atribuições de mesa

Exporte o seu plano de lugares completo:

1. Clique em "Export" no separador Mesas
2. Transfira o ficheiro CSV com todas as atribuições de mesa
3. Abra no Excel ou no Google Sheets

A exportação inclui:

• Número e alias da mesa
• Nomes dos convidados atribuídos a cada mesa
• Capacidade e ocupação atual

Isto é útil para:

• Imprimir marcadores de lugar
• Partilhar com a equipa do espaço
• Criar planos de lugares físicos

Dicas para a Gestão de Mesas

Planear o seu layout

• Crie todas as mesas antes de começar as atribuições
• Defina capacidades realistas com base no seu espaço
• Use aliases para fácil identificação ("Bride's Family", "Groom's Family")

Atribuição eficiente

• Use a funcionalidade de pesquisa para encontrar convidados específicos
• Atribua grupos familiares em conjunto
• Verifique regularmente o número de não atribuídos para garantir que ninguém fica de fora

Antes do evento

• Confirme que todos os convidados aceites estão atribuídos
• Exporte e partilhe com os coordenadores do espaço
• Verifique novamente se os limites de capacidade não foram excedidos

Perguntas frequentes

Q: Posso atribuir convidados antes de confirmarem o RSVP? A: Sim! Todos os convidados — aceites, pendentes e recusados — são carregados automaticamente. Os convidados pendentes aparecem a azul para que possa planear com antecedência.

Q: O que acontece se eu exceder a capacidade de uma mesa? A: O sistema impede que atribua mais convidados do que a capacidade da mesa permite.

Q: Convidados do mesmo RSVP podem sentar-se em mesas diferentes? A: Sim! Quando adiciona nomes individuais para os convidados de um grupo, cada pessoa pode ser atribuída a mesas diferentes.

Q: Os convidados serão notificados quando eu os atribuir a uma mesa? A: Os convidados veem a sua mesa atribuída quando consultam o seu convite. Não é enviada nenhuma notificação separada.

Q: Posso alterar atribuições depois de o evento começar? A: Sim, pode modificar as atribuições de mesa a qualquer momento a partir do dashboard.

Q: E se um convidado recusar depois de já estar atribuído? A: A etiqueta dele fica vermelha (estado recusado). A atribuição mantém-se, mas não será mostrada ao convidado. Pode removê-lo da mesa para libertar o lugar.

Q: Existe um limite para o número de mesas que posso criar? A: Não há limite para o número de mesas. Crie tantas quantas o seu espaço exigir.

Q: Posso imprimir planos de lugares? A: Exporte o CSV e utilize-o para criar planos de lugares na sua ferramenta de design preferida ou numa aplicação de folhas de cálculo.

Q: Como recolho nomes de acompanhantes (plus-ones)? A: Três opções: (1) Clique diretamente na etiqueta do acompanhante no separador Mesas para o renomear, (2) preencha previamente os nomes usando o ícone Users no separador Guests, ou (3) deixe os convidados introduzirem os nomes eles próprios quando confirmarem o RSVP. Acompanhantes sem nome aparecem como "Maria G. x2" para que saiba sempre de quem são.

Q: Ativei mesas depois de os convidados já terem confirmado o RSVP. Onde estão os meus convidados? A: Todos os convidados são carregados automaticamente quando abre o separador Mesas — mesmo que tenham confirmado o RSVP antes de ativar mesas. Não é necessária sincronização manual. Se já estava a usar Collect Guest Names antes de ativar mesas, os nomes individuais de acompanhantes que recolheu são preservados e aparecem como etiquetas não atribuídas prontas a sentar.

Q: O que significam as cores? A: As etiquetas dos convidados têm codificação por cores de acordo com o estado do RSVP: verde = aceites, azul = pendentes (não responderam), vermelho = recusados. Pode filtrar por estado usando as pílulas acima da lista de convidados.

Q: Posso editar nomes de convidados a partir do separador Mesas? A: Sim! Clique em qualquer etiqueta de convidado para abrir a janela onde pode alterar o primeiro e o último nome. Para acompanhantes, a janela também mostra a quem pertencem (por exemplo, "Guest of Maria Garcia").

Q: Como alterno entre a vista em lista e o mapa do espaço? A: Use o seletor Grid / Map no topo do separador Mesas. Ambas as vistas partilham os mesmos dados — atribuições e edições feitas numa vista aparecem instantaneamente na outra.

Q: Tenho de colocar as mesas no mapa? A: Não. O mapa é opcional. Pode continuar a usar a vista Grid se apenas precisa de uma lista e não se importa com uma planta visual. As mesas que criar ficam no painel Unplaced do mapa até que as arraste para a planta.

Q: Que formatos de mesa estão disponíveis? A: Round, Square, Rectangle e Oval. Escolha o que corresponder ao seu espaço — o formato é apenas visual e não afeta as regras de capacidade.

Q: As paredes e etiquetas são visíveis para os meus convidados? A: Não. As paredes e etiquetas são ferramentas de planeamento apenas para o organizador. Os convidados continuam a ver o número da mesa atribuída no convite, tal como na vista Grid.

Q: Posso arrastar um convidado de uma mesa para outra no mapa? A: Por enquanto, arraste a partir do painel esquerdo Unassigned para uma mesa para os sentar e use o botão × na barra lateral da mesa para os retirar (eles voltam ao painel Unassigned). Para mover alguém entre duas mesas, retire-o e arraste-o para a nova mesa.

Q: Como elimino uma parede ou etiqueta? A: Clique na parede ou etiqueta e, em seguida, clique no botão do caixote do lixo na barra lateral direita ou prima Delete / Backspace no seu teclado.

Q: O mapa funciona em ecrã inteiro? A: Sim. Clique no botão Fullscreen na barra de ferramentas do mapa para expandir a área para todo o ecrã — útil para planear num monitor grande ou num projetor durante a montagem do espaço. Adicionar uma nova mesa a partir do modo de ecrã inteiro devolve-o brevemente ao dashboard para que o diálogo de criação da mesa esteja visível, e pode voltar a entrar em ecrã inteiro depois.