Как собирать имена гостей во время RSVP

Функция «Собирать имена гостей» позволяет фиксировать имя каждого человека, которого приглашённый приводит с собой, — а не только количество. Это идеально, когда вам нужен полный список участников (карточки рассадки, подсчёт для кейтеринга, бейджи, отметка гостей по списку на входе), но не нужна полноценная схема рассадки.

Если позже вы решите, что всё-таки хотите рассаживать гостей, просто откройте страницу Seating — каждое уже собранное имя станет «нераспределённым» гостем, которого можно перетащить на стол. Никакого повторного сбора, никакой потери данных.

Включение сбора имён гостей

Функция «Collect Guest Names» включена по умолчанию для новых приглашений. Чтобы проверить или изменить это:

1. Перейдите в панель управления вашего события на dashboard.fotify.app
2. Выберите событие и нажмите "Invitation" в боковом меню
3. Откройте вкладку "Details"
4. Найдите "Collect Guest Names" в разделе настроек события (Event Settings)
5. Переключите тумблер в положение ON или OFF

Пока функция включена, у каждого гостя, который отправляет RSVP (по ссылке из приглашения или через публичную форму регистрации), запрашивается имя и фамилия каждого человека в его группе.

Что видят гости

После включения форма RSVP меняется в зависимости от того, сколько человек приводит с собой гость:

• Приходит один — заполняет своё имя, как обычно
• Приводит +1 и больше — появляется новый раздел со строкой имени для каждого дополнительного участника
• Отказывается — поля для имён не показываются

Имя и фамилия обязательны для каждой записи, поэтому в итоге у вас всегда будет полный список участников.

Если вы уже ввели имена для группы (на странице Guests или на странице Seating), форма показывает их предварительно заполненными. Имена, которые гость оставляет, принадлежат тем, кто придёт; любой, кого он удалит — или не укажет, уменьшив размер группы, — остаётся в вашем списке гостей с пометкой не придёт, поэтому назначенное место никогда не будет молча передано кому-то другому, а всё введённое вами не теряется. Повторное увеличение размера группы возвращает этих людей обратно под их именами.

Где отображаются собранные имена

Все зафиксированные имена доступны по всей панели управления:

• Страница Guests — раскрываемые подстроки — у каждой группы из 2 и более человек рядом с основным именем отображается шеврон. Нажмите его, чтобы раскрыть строку и увидеть каждого гостя "+1" в списке ниже, с бейджем "+1" у каждого человека и бейджем "Не придёт" у каждого, кого гость не включил в своё подтверждение. Небольшой значок карандаша в каждой подстроке позволяет сразу перейти к редактированию этого имени
• Страница Guests — поиск — строка поиска находит также имена гостей "+1", поэтому ввод "Jane" найдёт приглашение, к которому она относится, даже если основной гость — "Sarah Smith". Совпавшие строки автоматически раскрываются, а совпавшее имя подсвечивается
• Экспорт списка гостей в Excel/CSV — когда сбор имён включён, оба табличных экспорта получают столбец Plus Ones, где все неосновные гости перечислены через вертикальную черту (например: John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Корректно переносится туда и обратно при работе с таблицами
• Экспорт списка гостей в PDF — каждый гость "+1" отображается как подстрока с отступом под основным приглашением
• Страница Attendance verification — когда группу сканируют на входе, сотрудники службы безопасности отмечают каждого человека по мере прибытия, с отметкой времени для каждого гостя
• Страница Seating — каждый гость с именем отображается как неприкреплённый «чип», готовый к рассадке

Вы также можете заранее заполнить имена вручную на странице Guests, если уже знаете, кто придёт с каждым приглашённым.

Связь с рассадкой (Seating)

«Собирать имена гостей» и страница Seating работают с одними и теми же данными — это просто два разных способа их использования.

Настройка	Имена включены (по умолчанию)	Имена выключены
Гости вводят имена при RSVP	Да	Нет — только размер группы
Схема рассадки / перетаскивание	Каждый человек отображается по имени	Плюс-одни отображаются как пронумерованные заглушки (например, «Maria G. x2»)
Переименование людей на странице Seating	В любой момент	В любой момент — вы можете вписать имена сами

Ключевое поведение:

• «Collect Guest Names» не зависит от рассадки — это свободный выбор, включённый по умолчанию, и мы просто рекомендуем оставлять его включённым, если вы планируете использовать столы (панель управления показывает небольшое напоминание, когда функция выключена).
• Можно начать с простого — только со сбора имён гостей — а рассадку начать позже: все уже введённые имена сохраняются и появляются как неприкреплённые «чипы».
• Видят ли гости свой стол в приглашении — отдельный переключатель: Table Assignments на вкладке Details раздела Invitation.

Когда использовать каждую опцию

Используйте только Collect Guest Names, если вам нужно:

• Полный список участников для кейтеринга, бейджей или отметки на входе
• Персонализированные карточки рассадки без формальной схемы рассадки
• Планировать рассадку неформально (например, на бумаге), используя экспортированный список гостей

Используйте страницу Seating (в идеале вместе со сбором имён гостей), если вам нужно:

• Наглядная схема рассадки с перетаскиванием (drag-and-drop)
• Вместимость по столам и цветовая индикация статуса RSVP
• Чтобы гости видели назначенный стол внутри приглашения

Часто задаваемые вопросы

Q: Я включил(а) Collect Guest Names после того, как некоторые гости уже отправили RSVP. Получу ли я имена их +1? A: Уже отправленные RSVP сохраняют те имена, которые были указаны при отправке (имя основного гостя всегда присутствует). Все новые RSVP, а также изменения RSVP от уже ответивших гостей, будут включать имена +1 в дальнейшем. Вы также можете вручную заполнить любые недостающие имена на странице Guests.

Q: Можно ли отключить Collect Guest Names после включения? A: Да, в любой момент — даже если вы уже используете рассадку. Уже собранные имена сохраняются; новые RSVP просто перестают их запрашивать. Если имена выключены, плюс-одни отображаются на схеме рассадки как пронумерованные заглушки, которые вы можете переименовать сами.

Q: Если скрыть назначения столов от гостей, удалятся ли собранные имена? A: Нет. Имена гостей и схемы рассадки сохраняются всегда. Переключатель Table Assignments контролирует только то, что видят гости в приглашении — имена остаются привязаны к RSVP.

Q: Видны ли имена гостей другим гостям? A: Нет. Индивидуальные имена видны только в панели организатора и в собственном приглашении гостя (где он может редактировать свою группу).

Q: Заменяет ли Collect Guest Names счётчик +1? A: Нет, они работают вместе. Гости по-прежнему выбирают, сколько человек они приводят, а затем им предлагается указать имя каждого.

Q: Работает ли это с публичной формой регистрации? A: Да. Когда включён Collect Guest Names, публичная форма регистрации запрашивает имя каждого +1.