Как управлять списком гостей

Вкладка Guests на панели RSVP — это место, где вы добавляете, управляете и отслеживаете всех участников вашего мероприятия. Добавляете ли вы гостей по одному или импортируете сотни из таблицы, Fotify помогает легко поддерживать список гостей в порядке.

Доступ к списку гостей

Перейдите в панель управления вашим событием на dashboard.fotify.app
Выберите событие и нажмите "RSVP" в боковом меню
Откройте вкладку "Guests"

Если вы ещё не создали приглашение RSVP, сначала ознакомьтесь со статьёй How to Create Your RSVP Invitation.

Вы увидите полный список гостей со статусами ответов и кнопками действий.

Как устроен список гостей

Фильтры статуса

Фильтруйте гостей по статусу ответа, используя вкладки в верхней части:

Фильтр	Описание
All	Все гости в вашем списке
Accepted	Гости, подтвердившие присутствие
Declined	Гости, которые не могут прийти
Not Answered	Гости, которые ещё не ответили
Attended	Гости, отметившиеся на мероприятии (когда включена QR-регистрация)

Колонки с информацией о госте

Таблица показывает ключевые данные по каждому гостю:

Name - Полное имя гостя
Email - Адрес электронной почты (если указан)
Cellphone - Номер телефона для SMS/WhatsApp
Guests - Количество людей в приглашении (включая +1)
Confirmed - Сколько людей они подтвердили как присутствующих
Status - Их ответ RSVP (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Цветные метки, показывающие применённые к гостю теги гостей. Нажмите кнопку + Add tag в строке, чтобы добавить или удалить теги прямо в списке
Registered - Когда гость был добавлен или зарегистрировался самостоятельно
Actions - Кнопки быстрых действий

Сортировка и поиск

Search - Используйте строку поиска, чтобы найти гостей по имени или email
Sort - Нажмите на заголовок любого столбца, чтобы отсортировать список (например, по имени или статусу)

Фильтрация и назначение тегов гостям

Система тегов Fotify позволяет помечать гостей (например, "Family", "VIP", "Work") и фильтровать список по этим меткам. Подробности описаны в статье Guest Tags article; ниже — как теги отображаются в списке гостей.

Строка фильтра по тегам

Над фильтрами статуса вы увидите строку с названием "Filter by tags". В ней есть:

Чип для каждого созданного тега (нажмите, чтобы включить/выключить его как фильтр)
Пунктирный чип "+ New tag", который открывает менеджер тегов и позволяет создать тег прямо здесь
Кнопка "Manage tags" справа (переименование, изменение цветов, редактирование или удаление существующих тегов)
Когда активны два и более тег-чипа, переключатель Any / All определяет, должен ли фильтр находить гостей с любыми из выбранных тегов или со всеми одновременно

Когда фильтр по тегам активен, список показывает только подходящих гостей. Нажмите тот же чип ещё раз, чтобы убрать фильтр, или используйте "Clear tag filter", чтобы очистить все фильтры по тегам сразу.

Назначение тегов прямо в списке

В любой строке гостя (в таблице на компьютере или в карточке на мобильном) нажмите кнопку + Add tag в столбце Tags. Откроется список всех тегов события; нажимайте, чтобы включать/выключать, затем нажмите Save. Уже назначенные теги отображаются рядом с кнопкой в виде цветных чипов.

Массовое назначение тегов выбранным гостям

Чтобы добавить (или снять) теги сразу у многих гостей:

Выберите гостей с помощью чекбоксов слева в каждой строке
В появившейся панели выбора нажмите "Apply tags"
Выберите режим — Add, Remove или Replace
Отметьте нужные теги и нажмите зелёную кнопку Save

Add добавляет выбранные теги всем гостям поверх уже существующих
Remove удаляет выбранные теги у всех гостей
Replace очищает текущие теги и устанавливает ровно выбранный список

Добавление гостей по одному

Чтобы добавить одного гостя:

Нажмите кнопку "Add Guest"
Заполните данные гостя:
- Name - Имя гостя (обязательно)
- Last Name - Фамилия гостя
- Email - Email для цифровых приглашений
- Cellphone - Номер телефона в международном формате с + (например, +14155551234)
- Number of Guests - Сколько человек в приглашении (по умолчанию: 1)
- SMS Language - Переопределение языка SMS-сообщений для этого гостя
Нажмите "Add Guest"

Формат номера телефона

Чтобы работали функции SMS и WhatsApp, номера должны быть в международном формате E.164:

Начинаются с +, затем код страны
Без пробелов, дефисов и скобок
Примеры: +14155551234 (США), +34612345678 (Испания), +4915112345678 (Германия)

Импорт нескольких гостей (загрузка CSV)

Для больших списков гостей импортируйте их все сразу с помощью CSV-файла.

Как импортировать

Нажмите "Upload Guest List"
Подготовьте CSV-файл в требуемом формате (см. ниже)
Перетащите файл или нажмите, чтобы выбрать его
Нажмите "Upload Guest List"

Формат CSV

Ваш CSV-файл должен содержать следующие столбцы:

Column	Required	Description
Name	Yes	Имя гостя
LastName	No	Фамилия гостя (может быть пустой)
Email	No	Адрес электронной почты (может быть пустым)
Phone	No	Телефон в формате E.164 с + и кодом страны
Guests	No	Количество гостей в группе (по умолчанию: 1)
Locale	No	Код языка для SMS и email (en, es, fr, de, it, pt и т. д.). `SmsLocale` и `MessagingLocale` по-прежнему принимаются для обратной совместимости
Tags	No	Названия тегов, которые нужно применить к гостю, разделённые `\|` (вертикальной чертой). Отсутствующие теги создаются автоматически
DisplayAlias	No	Отображаемое имя, используемое в сообщениях вместо `Name + LastName` (например, "Adam & Susan", "The Smith Family"). Удобно для пар, семей и групп
IsPlural	No	Установите `true` (или `yes` / `1`), если приглашение адресовано нескольким людям, чтобы сообщения использовали форму множественного числа в поддерживаемых языках (шведский, испанский, французский, итальянский, португальский, нидерландский, польский, арабский, иврит, датский). По умолчанию `false`

Пример CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

Советы по импорту CSV

Нажмите "Download Example", чтобы скачать шаблон файла
Email и телефон необязательны — оставьте пустым, если данных нет
Поддерживаемые языки сообщений: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Если поле Locale пустое, гость получит SMS и email на языке события по умолчанию
Столбец Tags: разделяйте несколько тегов символом | (например, Family|VIP). Любое имя тега, которого ещё нет для события, будет создано автоматически с цветом по умолчанию — позже вы сможете изменить цвет в Manage tags
DisplayAlias: если задано, это имя используется в SMS, письмах и на странице RSVP (также заменяет {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} и {{FULLNAME}} в пользовательских шаблонах сообщений). Оставьте пустым, чтобы использовать обычное Name + LastName
IsPlural: важно только для языков, где различается форма единственного/множественного числа во 2-м лице — например, в шведском "du är inbjuden" (ед. число) становится "ni är inbjudna" (мн. число). Для английского, немецкого, русского и других языков без такого различия поле игнорируется

Кнопки действий для гостей

У каждой строки гостя есть кнопки для быстрого управления:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Изменить данные гостя (имя, email, телефон, количество гостей, статус)
Eye	View	Просмотреть всю информацию о госте без внесения изменений
Copy	Copy Message	Скопировать персонализированное приглашение с именем гостя и уникальной ссылкой RSVP
Envelope	Email	Открыть почтовый клиент с заранее заполненным приглашением (если указан email)
WhatsApp	WhatsApp	Открыть WhatsApp Web с заранее заполненным сообщением (если указан телефон)
Trash	Delete	Удалить гостя из списка (требуется подтверждение)

Мобильный вид

На мобильных устройствах кнопки действий доступны через меню (три точки) в правом нижнем углу карточки гостя.

Отправка приглашений гостям

После добавления гостей нужно отправить им персональные ссылки RSVP.

Вариант 1: Скопировать и вставить

Нажмите значок Copy у нужного гостя
Персонализированное сообщение (с именем и уникальной ссылкой) будет скопировано
Вставьте его в email, SMS или любой удобный мессенджер

Вариант 2: Отправка напрямую через WhatsApp

Нажмите значок WhatsApp (он виден только для гостей с указанным номером телефона)
Откроется WhatsApp Web с заранее заполненным текстом приглашения
Отправьте сообщение

Отслеживание WhatsApp

У гостей, которым вы отправили сообщение через WhatsApp, будет едва заметный зелёный фон
Это помогает отслеживать, кто уже получил приглашение
Используйте "Reset All Sent", чтобы очистить историю отслеживания и начать заново

Экспорт списка гостей

Вы можете экспортировать полный список гостей в двух форматах: CSV для работы в таблицах или PDF для готового к печати документа.

Скачать в формате CSV

Нажмите "Download CSV" на панели инструментов вкладки Guests
Файл включает всю информацию о гостях, ответы, значения пользовательских полей и колонку Tags (имена тегов, разделённые вертикальной чертой | — это тот же формат, который поддерживается при импорте, поэтому вы можете переносить данные туда-обратно)
Откройте файл в Excel, Google Sheets или любом другом табличном приложении

Скачать в формате PDF

Нажмите "Download PDF" на панели инструментов вкладки Guests
Будет сформирован оформленный PDF с названием события, датой и сводкой статистики ответов
PDF включает все данные гостей в аккуратной табличной форме, с колонкой Tags, где теги каждого гостя отображаются как текст, разделённый запятыми

Если включена функция Collect Guest Names, PDF также будет содержать:

Вложенные подстроки для каждого гостя «+1» под основным приглашением, с указанием его/её имени

Если также включена функция Table Management, в каждой подстроке дополнительно отображается назначенный этому человеку стол в новой колонке Table.

Это делает PDF идеальным для:

Печати списка гостей для площадки или персонала на входе
Отправки подрядчикам (кейтеринг, организаторы мероприятий), которые не работают с таблицами
Наличия бумажного резервного списка на мероприятии
Быстрой проверки рассадки по столам одним взглядом

Управление ответами гостей

Редактирование ответа

Если гость связывается с вами, чтобы изменить RSVP:

Нажмите значок Edit (карандаш) напротив гостя
Обновите статус (Accepted, Declined)
При необходимости скорректируйте число подтверждённых гостей
Сохраните изменения

Просмотр деталей ответа

Нажмите значок View (глаз), чтобы увидеть:

Полную информацию о госте
Его ответ RSVP
Любые комментарии, которые он оставил
Ответы в пользовательских полях

Удаление гостей

Чтобы удалить гостя:

Нажмите значок Delete (корзина)
Подтвердите удаление

Чтобы удалить нескольких гостей:

Выберите гостей с помощью чекбоксов
Нажмите "Delete all (X)", чтобы удалить выбранных гостей

Советы по управлению списком гостей

Перед мероприятием

Добавьте всех гостей перед отправкой приглашений
Ещё раз проверьте, что номера телефонов указаны в международном формате
Используйте импорт CSV для больших списков, чтобы сэкономить время
Установите подходящий язык SMS для иностранных гостей

Отслеживание ответов

Регулярно проверяйте фильтр Not Answered, чтобы вовремя напоминать
Используйте отслеживание WhatsApp, чтобы видеть, кто получил приглашение
Периодически экспортируйте список, чтобы контролировать прогресс

Напоминания

Для гостей, которые не ответили, используйте кнопки Copy или WhatsApp, чтобы отправлять напоминания
Рассмотрите возможность использования SMS feature для массовых напоминаний

Часто задаваемые вопросы

В: Есть ли ограничение на количество гостей, которых я могу добавить? О: Лимиты зависят от вашего тарифа Fotify. Проверьте детали вашего плана, чтобы узнать конкретные ограничения.

В: Можно ли добавлять гостей после отправки приглашений? О: Да! Вы можете добавлять новых гостей в любое время. Просто не забудьте отправить им ссылку на приглашение.

В: Что произойдёт, если я удалю гостя, который уже ответил? О: Его/её ответ будет удалён безвозвратно. Если человек попытается воспользоваться старой ссылкой RSVP, она больше не будет работать.

В: Можно ли вручную изменить статус RSVP гостя? О: Да, используйте кнопку Edit, чтобы вручную обновить статус любого гостя — например, если он подтвердил участие по телефону, а не через онлайн-форму.

В: Почему для некоторых гостей я не вижу кнопку WhatsApp? О: Кнопка WhatsApp отображается только для гостей, у которых сохранён номер телефона. Добавьте номер телефона, чтобы включить эту функцию.

В: В чём разница между колонками "Guests" и "Confirmed"? О: "Guests" — это количество людей, которых вы пригласили в рамках одной записи/группы. "Confirmed" — это количество людей, которые фактически подтвердили участие при ответе.

В: Можно ли импортировать гостей из Google Contacts или другого приложения? О: Экспортируйте контакты в CSV из вашего приложения контактов, затем приведите файл к требованиям CSV Fotify и импортируйте его.

В: В чём разница между экспортом CSV и PDF? О: CSV лучше подходит для работы в таблицах — редактирования, фильтрации и импорта в другие инструменты. PDF — это оформленный, готовый к печати документ с шапкой события и сводной статистикой, удобный для передачи подрядчикам или печати для персонала на входе.

В: Включает ли PDF рассадку по столам и имена гостей «+1»? О: Имена гостей «+1» отображаются как вложенные подстроки под основным приглашением всякий раз, когда включена функция Collect Guest Names. Когда также включено Table Management, в PDF добавляется колонка Table, показывающая индивидуальное место/стол каждого человека.

В: Как понять, каким гостям я уже отправил(а) приглашения? О: Гости, с которыми связались через WhatsApp, отображаются на зелёном фоне. Для других способов рассмотрите вариант использования поля SMS Language или системы заметок для отслеживания.

В: Могут ли гости ответить (RSVP), не будучи предварительно добавленными в список? О: Для персонализированных приглашений гостей нужно сначала добавить в ваш список, чтобы они получили свою уникальную ссылку RSVP. Однако, если вы включите функцию Registration Form feature, гости смогут самостоятельно зарегистрироваться по публичной ссылке — они будут автоматически добавлены в ваш список гостей после заполнения формы.

В: Что произойдёт, если я загружу CSV с дублирующимися гостями? О: Система уведомит вас о дубликатах. Вы сможете выбрать: пропустить их или обновить существующие записи.

В: Можно ли импортировать гостей с уже назначенными тегами? О: Да. Добавьте в CSV колонку Tags с именами тегов, разделёнными вертикальной чертой | (например, Family|VIP). Любой тег, которого ещё нет в событии, будет создан автоматически с цветом по умолчанию. Полный процесс описан здесь: Guest Tags article.

В: Включаются ли теги при экспорте гостей? О: Да — и экспорт CSV (имена, разделённые |), и экспорт PDF (список, разделённый запятыми, в колонке Tags) включают все теги, назначенные гостю. Вы можете повторно импортировать CSV, чтобы восстановить теги.

В: Как назначить теги сразу многим гостям? О: Используйте чекбоксы, чтобы выбрать нужных гостей, затем нажмите "Apply tags" на панели выбранных элементов. Вы можете добавлять, удалять или заменять теги для всех выбранных гостей одним нажатием.