Как использовать проверку посещаемости

Страница «Проверка посещаемости» — это специальный инструмент для сотрудников службы безопасности и встречающих, который помогает проверять гостей на входе на мероприятие. С помощью сканирования QR-кода или ручного поиска вы можете быстро подтвердить личность гостя и отслеживать, кто уже прибыл.

Это руководство предназначено для сотрудников службы безопасности и персонала мероприятия, которые используют страницу проверки на входе.

Настройка проверки посещаемости

Прежде чем использовать эту функцию, организатор мероприятия должен включить её во вкладке «Вход» панели управления мероприятием. Подробнее см. раздел Вход по QR-коду в руководстве по настройке.

Для организаторов мероприятия

1. Нажмите Invitation в боковом меню и откройте вкладку «Вход»
2. В блоке «Пароль для персонала» нажмите «Задать пароль» — введите его вручную или нажмите «Сгенерировать», чтобы получить готовый (минимум 6 символов)
3. Включите переключатель «Вход по QR-коду»
4. В блоке «Страница входа для персонала» нажмите «Копировать ссылку» (или дайте персоналу отсканировать небольшой QR-код, чтобы открыть страницу на телефоне)
5. Поделитесь ссылкой и паролем с вашей службой безопасности

Как только вход включён, та же вкладка показывает «Прибытия» в реальном времени: сколько групп и гостей уже пришло по сравнению с ожидаемым количеством, а также последние отметки о приходе по мере их появления. Если позже сменить пароль, все устройства, которые сейчас вошли на страницу входа, будут разлогинены.

Работа на входе из панели управления

Вам не обязательно самим пользоваться страницей для персонала. Когда вход включён, блок «Отметка гостей на входе» в верхней части вкладки позволяет искать гостей в списке подтверждённых (по имени, email, телефону или короткому коду на приглашении гостя), фильтровать по «Ещё не пришли» / «Пришли» и нажимать «Отметить» для группы — либо открывать «Участники», чтобы отметить каждого гостя по отдельности. «Отменить» отменяет ошибочную отметку. «Сканировать код» открывает камеру устройства, чтобы считать QR-код гостя для входа напрямую.

Открытие страницы Check-in

Для персонала на входе

1. Откройте ссылку check-in, которую вам дал организатор (или отсканируйте небольшой QR-код на его вкладке «Вход»)
2. Введите пароль персонала — значок глаза показывает, что вы ввели, что удобно для длинных сгенерированных паролей
3. Нажмите «Открыть вход»

Страница запоминает вас на этом телефоне в течение 24 часов, поэтому обновление страницы или случайное закрытие вкладки возвращает вас прямо к списку. Зелёный значок «В сети» в заголовке означает, что страница получает прибытия со всех остальных входов в реальном времени; пока соединение восстанавливается, там написано «Переподключение», и вы можете продолжать работать.

Выход из системы

Нажмите на меню ⋮ в правом верхнем углу и выберите «Выйти». В том же меню есть «Обновить список», если вам понадобится принудительно перезагрузить список гостей.

Понимание экрана

Всё, что вам нужно, находится на одном экране — ничего не нужно открывать или переключать:

Счётчик прибытий

Наверху «25 из 90 гостей пришло» и индикатор прогресса показывают, сколько людей уже пришло по сравнению с ожидаемым количеством, а рядом — число групп. Счётчик обновляется в реальном времени по мере того, как любое устройство отмечает приход людей.

Недавние прибытия

Когда на другом входе (или организатор из панели управления) отмечает чей-то приход, под счётчиком появляется небольшая зелёная плашка с именем и временем. Это тихий журнал, а не всплывающее окно — ничто не прерывает вашу работу.

Поиск и фильтры

Поле поиска видно всегда. Под ним фильтры Все / Ещё не пришли / Пришли показывают текущие числа, так что вы сразу видите, сколько групп ещё ожидается.

Список гостей

Каждая подтверждённая группа — это строка: имя, размер группы (или «2 из 4 отмечено» для групп с именными гостями) и — как только они пришли — время прибытия. Строки, где гости пришли, становятся зелёными с галочкой; наполовину заполненный кружок означает, что пришла только часть именной группы.

Сканировать код

Большая кнопка «Сканировать код» внизу экрана открывает камеру на весь экран.

Подтверждение гостей с помощью QR-кодов

Самый быстрый способ отметить приход гостей — отсканировать их коды для входа.

Как сканировать

1. Нажмите «Сканировать код»
2. Разрешите доступ к камере, когда появится запрос (один раз на телефон)
3. Наведите камеру на QR-код гостя — для тёмных входов есть кнопка фонарика
4. Код считывается автоматически, и карточка группы выезжает снизу экрана

Коды, которые не являются кодами входа Fotify или принадлежат другому мероприятию, показывают короткое уведомление внизу окна камеры, а сканер продолжает работать.

После сканирования

То, что вы увидите, зависит от того, как организатор настроил приглашение.

Простой режим (имена гостей не собираются) — карточка группы показывает:

• Полосу статуса: «2 гостя подтвердили участие» для группы, которая ещё не пришла, или «Здесь с 21:14», если она уже пришла
• Название группы
• Одну большую кнопку «Отметить 2 гостя» — нажмите, и полоса станет зелёной: «Всё готово — пропустите»

Режим с именами гостей — когда организатор включил Сбор имён гостей или использует рассадку, карточка показывает каждого человека в группе отдельно:

• У каждого человека есть своя строка, по которой можно нажать
• Нажмите на имя, чтобы отметить приход этого человека — строка станет зелёной и покажет время отметки
• Нажмите ещё раз, чтобы отменить (удобно, если вы отметили не того человека)
• «Отметить всех (3)» отмечает всю группу сразу — для компаний, которые проходят вместе
• Полоса сверху показывает прогресс («2 из 3 участников пришло»)
• Любой, о ком группа сообщила, что он не придёт (приглашение на троих подтверждено как одно), отображается со значком «Не придёт» и не может быть отмечен — вход допускает ровно то, что указано в RSVP, точно так же, как нельзя отметить отказавшуюся группу. Если такой человек всё же приходит, организатор обновляет RSVP группы на странице «Гости» (увеличивает число гостей или снова добавляет человека), после чего его можно отметить

Следующий гость

Нажмите «Сканировать следующего», чтобы сразу вернуться к камере для следующего человека в очереди, или «Готово», чтобы закрыть сканер и вернуться к списку. Телефон коротко вибрирует при каждой успешной отметке, так что вы можете следить за очередью, не отвлекаясь.

Ручной поиск гостя

Если у гостя нет QR-кода, найдите его по имени — список уже на экране.

Поиск гостей

1. Нажмите на строку поиска сверху и начните вводить:
   • Имя (включая имена его сопровождающих)
   • Email
   • Номер телефона
   • Короткий код, напечатанный под QR-кодом на его приглашении
2. Список сужается по мере ввода. Диакритические знаки не важны — «jose» найдёт «José»
3. Используйте фильтры Все / Ещё не пришли / Пришли, чтобы сузить список — удобно ближе к концу вечера, чтобы увидеть, кого ещё ждут
4. Если совпадает только одна группа, нажатие Enter на клавиатуре сразу открывает её

Отметка прихода из списка

• У группы без именных гостей прямо в строке есть кнопка «Отметить» — одно нажатие, и они отмечены, без дополнительного экрана
• Группа с именными гостями показывает «0 из 3 отмечено»; нажмите на строку, чтобы открыть карточку и отмечать людей по отдельности
• Группа, которая уже пришла, показывает в своей строке время прибытия; нажмите на неё, если нужно отменить отметку

Отметка гостей как пришедших

Пришла ли группа из сканирования или из списка, карточка работает одинаково:

Простой режим

1. Сверьте количество гостей на полосе («2 гостя подтвердили участие») с тем, кто стоит перед вами
2. Нажмите «Отметить 2 гостя» — полоса станет зелёной
3. Отметили не ту группу? Откройте её снова и нажмите «Отменить отметку о приходе» под названием

Режим с именами гостей

1. Просмотрите список отдельных имён
2. Нажимайте на каждого человека по мере того, как он проходит через дверь, — строка станет зелёной и сохранит время
3. Нажмите на уже отмеченное имя ещё раз, чтобы исправить ошибку
4. Используйте «Отметить всех», когда вся группа приходит вместе

Группа отмечается как пришедшая в панели управления, как только отмечен хотя бы один человек из неё, но организатор может увидеть, кто именно пришёл, благодаря временным меткам для каждого человека. Показатель «Пришли на входе» в панели управления показывает общее количество отмеченных людей, а не только групп.

Уже отмечен

Если отсканировать код (или открыть группу), которая уже пришла, вместо ещё одной кнопки отметки появится янтарная полоса с временем прибытия — «Здесь с 21:14». Это знак того, что код уже использовался: либо гость выходил и вернулся, либо его код у кого-то другого. Случайно отметить одну и ту же группу дважды невозможно.

Недавние прибытия

Под счётчиком прибытий ряд зелёных плашек показывает последних отмеченных людей с любого устройства, каждую с указанием времени. Он обновляется в момент, когда коллега на другом входе (или организатор из панели управления) отмечает чей-то приход, а отмена снова убирает плашку.

Используйте его, чтобы убедиться, что отметка прошла, или заметить группу, которую только что впустили на другом входе, когда она подходит к вашему.

Советы на день мероприятия

До мероприятия

• Проверьте страницу проверки и работу камеры на вашем устройстве
• Обеспечьте хорошее освещение у входа для сканирования QR-кодов
• Сохраните пароль и держите его под рукой
• Полностью зарядите устройство

Во время мероприятия

• Держите страницу открытой - значок «В сети» показывает, что вы подключены, и страница не даёт экрану гаснуть, пока вы работаете
• По возможности используйте сканирование QR-кодов для скорости
• Переходите на поиск, если гости не могут найти свой QR-код - список всегда на экране
• Сверяйте количество гостей на полосе с людьми перед вами, прежде чем нажать отметку

Решение проблем

• Гость не найден: попросите его продиктовать имя по буквам или предоставить email
• QR-код не сканируется: попробуйте вместо этого ручной поиск
• Неверное количество гостей: уточните у гостя перед отметкой посещения
• Потеряно соединение: в заголовке появится «Переподключение»; страница сама продолжит с того места, на котором остановилась, и перезагрузит список. Используйте ⋮ → Обновить список, если хотите быть уверены
• Снова запросили пароль: организатор сменил пароль для персонала или выключил вход — узнайте у него текущий пароль и войдите снова

Часто задаваемые вопросы

В: Где гости получают свои QR-коды? О: Как только гость принимает приглашение, на его приглашении (по его ссылке RSVP) появляется раздел «Вход» с персональным QR-кодом, который он может сохранить на телефон. За три дня до мероприятия автоматическое письмо-напоминание перед событием также включает этот код и его короткий резервный вариант, если только организатор не отключил это в настройках напоминания.

В: Что делать, если пришёл гость, которого нет в списке? О: Возможно, он не делал RSVP или пришёл как «плюс один». Уточните у организатора мероприятия или попросите гостя сделать RSVP на месте, если это возможно.

В: Могут ли несколько сотрудников одновременно использовать страницу подтверждения? О: Да, на нескольких устройствах можно войти с одним и тем же паролем. Это удобно для мероприятий с несколькими входами.

В: Работает ли это без интернета? О: Нет, для подтверждения гостей и записи посещаемости требуется подключение к интернету. Индикатор «В сети» подтверждает, что соединение есть.

В: Что произойдёт, если я отмечу не того гостя как пришедшего? О: В режиме с именами гостей просто нажмите на ту же строку ещё раз, чтобы отменить отметку. В простом режиме откройте группу снова (нажмите на её строку или отсканируйте повторно) и нажмите «Отменить отметку о приходе». Организатор также может отменить любую отметку во вкладке «Вход» своей панели управления.

В: Пришла компания из 4 человек, но фактически пришли только 2. Что делать? О: Если организатор включил Сбор имён гостей, отметьте только двух людей, которые действительно пришли. Статус группы меняется на «Пришли», но панель управления фиксирует ровно 2 человека у входа, а не 4. В простом режиме (без имён гостей) можно отметить как пришедшую только всю группу целиком — обсудите это с организатором, если важен точный подсчёт по людям.

В: Могу ли я увидеть, кто уже пришёл? О: Да — счётчик наверху показывает, сколько групп и гостей уже пришло, фильтры Пришли / Ещё не пришли сужают список, а недавние прибытия со всех входов появляются под счётчиком. Организатор видит те же прибытия в реальном времени во вкладке «Вход» своей панели управления.

В: Нужное ли специальное приложение? О: Нет, страница подтверждения работает в любом мобильном браузере. Устанавливать приложение не нужно.

В: Что делать, если камера не открывается? О: Проверьте, что вы выдали разрешение на использование камеры в настройках браузера. Попробуйте обновить страницу или воспользоваться другим браузером.

В: Можно ли отметить гостей как пришедших более одного раза? О: Нет. Повторное сканирование группы показывает её текущее состояние: в простом режиме — янтарную полосу «Здесь с …» с временем прибытия, в режиме с именами гостей — список тех, кто уже пришёл (зелёные строки с временными метками), чтобы вы могли завершить отметку оставшихся.

В: Что означает «2 гостя подтвердили участие»? О: Сколько людей гость указал как приходящих (включая его самого и любых «плюс один»). Кнопка отметки повторяет это число, чтобы вы могли сравнить его с тем, кто пришёл на самом деле.

В: В чём разница между простым режимом и режимом с именами гостей? О: Это зависит от того, что включил организатор:

• Простой режим — организатор не включал Сбор имён гостей. Вы отмечаете прибытие всей группы одним нажатием. Подходит для неформальных мероприятий.
• Режим с именами гостей — организатор собирал имя каждого участника при RSVP. Вы отмечаете каждого человека отдельно по мере прибытия, а организатор видит точное время прибытия каждого. Подходит для свадеб, корпоративных мероприятий или любых случаев, где важно точно знать, кто именно пришёл.