Underevenemang & specialförmåner: flerspåriga RSVP:er för verkliga evenemang

De flesta verkliga evenemang är inte en enda stund. Ett bröllop är en ceremoni och en mottagning, ofta med en välkomstmiddag kvällen innan och en brunch morgonen efter. En konferens är huvudprogrammet, en VIP-nätverksmiddag och ett workshop-spår som bara vissa deltagare kan komma åt. En milstolpsfödelsedag är familjeträffen, därefter den öppna efterfesten vid midnatt.

I åratal har arrangörer tänjt en enda RSVP-inbjudan för att täcka detta — klumpiga radio-knappar som "kommer du också på brunchen?", separata Google Formulär för efterfesten, skärmdumpar av hotellblockkoder skickade via WhatsApp. Inget av det skalar, och datan lever på fem olika ställen.

I dag lanserar vi två nya byggstenar i Fotifys inbjudningssystem: underevenemang och specialförmåner. Tillsammans låter de dig modellera evenemang som de faktiskt sker — flera delar, olika åtkomstregler per gäst, riktiga förmåner för dem som reser in.

Om du redan använder Fotify för delning av bröllopsbilder eller digitala inbjudningar med RSVP, ligger den nya funktionen direkt i samma inbjudan. Inget nytt verktyg att lära sig, ingen separat gästlista.

Beta: Den här funktionen rullas ut i beta på betalda och prenumerationsbaserade evenemang. Vi itererar snabbt baserat på feedback från arrangörer — berätta gärna vad du vill se härnäst.

Det här löser underevenemang

Ett underevenemang är en underupplevelse i ditt huvudevenemang. Var och en har sin egen:

• Namn, beskrivning, foto, klädkod, accentfärg
• Datum, tid, plats med kartlänk
• RSVP-deadline, plus-one-regler, kapacitet, väntelista
• Åtkomstregler: öppet för alla, begränsat via gästtaggar eller helt explicit
• Valfri åtkomstkod för "hemliga" underevenemang
• Valfritt beroende av ett annat underevenemang (t.ex. "måste acceptera ceremonin först")

Det stora lyftet är inte kapacitetsspärrar eller klädkoder — det finns i andra verktyg. Lyftet är åtkomstregler knutna till din gästlista. Du kan köra en välkomstmiddag som bara är för långväga familj. En mottagning som är öppen för alla. En bridal brunch begränsad till bröllopssällskapet och närmaste familjen. Varje gäst ser bara de underevenemang som gäller för dem — ingen "gäller detta mig?"-förvirring, inga pinsamma uppföljningar där du ber folk att inte komma.

Det här löser specialförmåner

En specialförmån är en perk du har ordnat för vissa eller alla gäster. Förmåns-motorn stöder tio olika typer, från enkla igenkänningsbadges till först till kvarn-allokeringar med unika inlösningskoder:

• Hotellblockrabatt — Marriott Downtown, 20 % rabatt, gruppkod WEDDING2026
• Unik kod per gäst — $40 i Uber-kredit; varje gäst får en egen engångskod
• Inkluderad tjänst — "Välkomstmiddagen ingår, ingen separat RSVP behövs"
• Transportinformation — bussupphämtning från hotellet kl. 17.00 på lördagen
• VIP-pass/biljett — backstage-åtkomst för bröllopssällskapet
• Gåva — fysisk välkomstpåse på deras hotell
• Förmåner i begränsad mängd — de första 20 gästerna får ett spapass, först till kvarn (FCFS)

Förmåner visas privat på varje gästs inbjudan, grupperade i kategorier som "Var du bor", "Ta dig dit", "Upplevelser" och "Gåvor". En gäst ser bara de förmåner som tilldelats dem. Om en förmån använder unika koder drar varje gäst som gör anspråk på den en kod atomärt från din pool — ingen dubbel tilldelning, ingen manuell utdelning av koder.

Båda funktionerna hanteras från den nya fliken Sub-events & VIP i RSVP-instrumentpanelen (håll utkik efter Beta-märket). Var och en har sin egen redigeringspanel med hela uppsättningen av alternativ.

Fem verkliga användningsfall

1. Den kompletta bröllopshelgen

Detta är huvudscenariot. Ett typiskt lördagsbröllop blir en upplevelse från fredag till söndag:

• Välkomstmiddag (fredag) — tagg-begränsad till out-of-town-family, kapacitet 30, kräver RSVP. Endast gäster med den taggen ser den.
• Ceremoni (lördag eftermiddag) — publik, inga plus-ones utöver huvudpartiets storlek, ingen separat kapacitet (täcks av lokalen).
• Mottagning (lördag kväll) — publik, beror på ceremonin. Flödet låter inte en gäst OSA till mottagningen utan att först acceptera ceremonin.
• Söndagsbrunch — tagg-begränsad till wedding-party + immediate-family, kapacitet 20.

Para med förmåner:

• Marriott-grupprate (delad kod) → tagg out-of-town-family
• $40 Uber-kredit per gäst (unik kod per gäst) → tagg out-of-town-family
• Välkomstpåse på ditt hotell → tagg wedding-party
• VIP-svitåtkomst (privat, manuellt tilldelad) → 4 specifika gäster

Jämför detta med det gamla arbetsflödet: en bröllopswebbplats, ett papperskort med schema, ett hotellblock-mejl, en Uber-kampanjkod i en Slack-DM och ett Google-kalkylark som spårar vilka som kommer på brunchen. Det nya arbetsflödet är en inbjudan, en gästlista, en CSV-export per underevenemang.

Om du även planerar fotosidan går vår guide om att samla in bröllopsbilder från gäster igenom hur QR-baserad fotoinhämtning fungerar parallellt.

2. Hotellblock + transport för destinationbröllop

Destinationbröllop har en särskild smärta: att få gästerna till platsen är halva jobbet. Underevenemang hanterar schemat, men magin finns i förmånerna.

Ställ in en "Lodging"-förmån med hotellnamn, gruppkod, boknings-URL, giltighetsfönster och priset (t.ex. "$249 USD"). Tilldela den taggen out-of-town. På gästens inbjudan visas den som ett kort under "Var du bor" med en Kopiera-knapp för koden och en Boka-länk.

Lägg till en "Transportation"-förmån för shuttlen — en unik upphämtningstid per gäst vore överdrivet, men en delad "Shuttle från Hyatt kl. 17:00" med kontaktnummer fungerar perfekt. Eller använd unika koder om din resepartner gav dig en bunt Uber/Lyft-kampanjer.

Allt läses som en concierge-överlämning i inbjudan. Gäster ser exakt vad som finns för dem, kan göra anspråk/kopiera/lösa in direkt, och du får inlösningsspårning tillbaka i instrumentpanelen så att du vet vad som faktiskt används. Detta kopplar naturligt till bredare delning av eventbilder — gäster som känner sig omhändertagna delar mer.

3. Konferensens VIP-spår

För företagsevenemang och konferenser är åtkomstregelmotorn killer-funktionen.

• Huvudkonferensen — publik, alla med en RSVP kan delta.
• VIP-nätverksmiddag (torsdag) — endast explicit åtkomst (kapacitet 50). Du ger manuellt åtkomst till specifika gäster från fliken Guests. Dold för alla andra.
• Talfrukost (fredag) — tagg-begränsad till speakers.
• Rooftop efter stängning — tagg-begränsad till executive-passes med en åtkomstkod "ROOFTOP". Även gäster med executive-taggen ser kortet först efter att de skrivit in koden i fältet "Har du en kod?" längst ned i sin inbjudan.

Förmåner ovanpå:

• "Premium hotel block" (delad kod) → tagg out-of-town
• "Backstage pass" (begränsat antal 25) → ingen tagg, först till kvarn. När 25 gäster gjort anspråk ser resten ett "Slut i lager"-läge.

Instrumentpanelen visar live-siffror: hur många VIP-middagsplatser som är tagna, hur många backstage-pass som återstår, vem som gjort anspråk på vad. CSV-export per underevenemang för cateringantal, per förmån för inlösningsspårning.

För att matcha rätt personer på själva konferensen är vår funktion för nätverkande och matchmaking på event den naturliga motparten — underevenemang hanterar vem som bjuds in, matchmaking hanterar vem som kopplas ihop på plats.

4. Det hemliga evenemanget med åtkomstkod

Kanske brudens bästa vänner ordnar en hemlig möhippenatt före bröllopshelgen. Eller företaget gör en överraskande grundartost vid midnatt efter galan. Du vill bjuda in en liten grupp utan att läckan når resten av gästlistan.

Konfigurera underevenemanget som tagg-begränsat OCH med en åtkomstkod. Matchande gäster ser ett kort i sin inbjudan som säger "Har du en kod?" — de skriver in koden, överraskningen låses upp, de kan OSA. Alla andra har ingen aning om att det existerar. Instrumentpanelen spårar vilka som kommer så du kan planera catering, transport och resten. När överraskningen avslöjas kan du rensa åtkomstkoden om du vill så förblir kortet upplåst.

5. Förmåner i begränsad mängd (första 20 får spapass)

För bröllop eller retreats med välmåendefokus vill du ofta erbjuda en förmån som är genuint begränsad — säg att anläggningens spa har 20 platser och de fördelas först till kvarn.

Skapa en förmån med quantityTotal: 20. Gäster ser "Spapass — först 20 får" i sin inbjudan med en Gör anspråk-knapp. De första 20 som trycker Gör anspråk låser atomärt sin plats. Därefter byter knappen till "Slut i lager". Du kan para det med unik kod per gäst (var och en av de 20 får en unik bokningskod) eller med delade bokningsinstruktioner.

Race conditions hanteras på serversidan med en transaktionell låsning på förmånsraden, så även om hundra gäster trycker samtidigt får du exakt 20 vinnare — ingen överbokning, ingen manuell avstämning.

Så håller vi det rent för gästerna

Tre designbeslut håller upplevelsen fokuserad:

1. Underevenemang och förmåner är dolda tills huvud-RSVP:n accepteras. Första intrycket är huvudevenemanget. När en gäst trycker Acceptera visas den nya sektionen med en mild uppföljningsnotis: "Vi har också låst upp 2 ytterligare underevenemang och 1 specialförmån för dig — scrolla ned för att utforska." Gäster utan tilldelade extror ser aldrig notisen.

2. Partystorleks-spärren respekterar vad de faktiskt bekräftade. Om huvud-RSVP:n bjöd in 3 personer men gästen bekräftade bara 2, så är spärren 2 även i underevenemangen. Du kan inte ta med en spök-plus-one till efterfesten som du inte tog med till bröllopet. Samma logik gäller för förmåner — VIP-loungeåtkomst för 2 av 4 familjemedlemmar fungerar som förväntat.

3. Namn fångas in och kan exporteras. När en gäst accepterar ett underevenemang blir de tillfrågade om namnen på varje deltagare. Om du slog på samla in gästers namn på huvud-RSVP:n är de namnen förifyllda och redigerbara. Förmånsanspråk har en "Gäller för: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol"-väljare så att gästen kan ange vilka partimedlemmar förmånen täcker. Allt exporteras som semikolonseparerad CSV redo för Excel — inklusive unika koder, inlösningsstatus och deltagarnamn per underevenemang eller per förmån.

Upplevelsen i instrumentpanelen

I instrumentpanelen ligger den nya fliken precis mellan Tables och SMS. Gränssnittet består av två staplade paneler:

• Underevenemang — kortgrid med fotominiatyr, status-chip och en live-förloppsindikator för kapacitet. Klicka på valfritt kort för att öppna redigeringspanelen.
• Specialförmåner — grupperade efter kategori, med samma panelmönster. Redigeraren ändrar sina fält baserat på typ du väljer — Lodging visar "Provider", "Group code", "Booking URL"; Allowance visar "Monetary value", "Currency", "Redemption URL"; och så vidare.

För förmåner med unika koder har panelen en inbyggd kodpools-hanterare — klistra in en CSV, dra-och-släpp en fil eller klicka "Generate 25 codes" för att låta Fotify skapa dem åt dig. När en gäst gör anspråk dras en kod atomärt från poolen.

Livesiffror visas inne i varje redigerare så att du direkt ser hur många som accepterat, tackat nej eller står på väntelista för ett underevenemang — och hur många förmånsanspråk som lösts in. Varje panel har en "Export CSV"-knapp precis bredvid dessa räknare.

Premiumfunktion, redo för produktion

Underevenemang och specialförmåner ingår i Fotifys premiumuppsättning. De finns tillgängliga för:

• Betalda evenemang (alla evenemang som köpts med krediter)
• Prenumerationsevenemang som täcks av en aktiv arrangörs- eller teamprenumeration

Om ditt evenemang inte är berättigat ännu visar fliken ett uppgraderingskort med en ett-trycks-väg för att aktivera. Se vår prissida för aktuella nivåer — samma plan som låser upp premium-mallarna för inbjudningar (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) täcker också underevenemang.

De fem premium-mallarna levereras redan med on-brand-styling för de nya sektionerna — folierade konturer för förmåner i Atelier, biljettstansar i Cinematic, rundade piller i Marigold och Vesper, hårfina rektanglar i Linen — så upplevelsen förblir sammanhållen oavsett om du använder standardkitet eller en betald design.

Kom igång

Om du redan kör ett Fotify-evenemang med RSVP:

1. Öppna ditt evenemang på dashboard.fotify.app
2. Klicka på RSVP i sidomenyn
3. Öppna fliken Sub-events & VIP (den med Beta-märket)
4. Lägg till ditt första underevenemang — ge det ett namn, datum, plats och åtkomstregel
5. Lägg eventuellt till förmåner för de perks du ordnat

Vår steg-för-steg-hjälpartikel går igenom varje fält. Om du inte har ett evenemang ännu, skapa ett på några minuter — gratisnivån täcker grunderna och premiumnivån låser upp det flerspåriga flödet som beskrivs ovan.

Om du planerar ett bröllop och vill ha hela bilden, börja med de 10 bästa apparna för delning av bröllopsbilder 2026 för att se hur foto- och RSVP-delarna samverkar. För fester, konferenser och företagsevenemang, se delning av eventbilder för den bredare funktionskartan.

Vad kommer härnäst

Vi skeppar i beta så vi kan iterera snabbt. På den omedelbara vägkartan:

• Påminnelser per underevenemang kopplade till befintlig e-post/SMS-schemaläggning
• QR-incheckning per underevenemang — vakten skannar samma QR för närvarokontroll per underevenemang
• Bulk-tilldelning av förmåner i UI från fliken Guests (API:et stöder det redan)
• Marketplace-integrationer — färdiga förmånsmallar med hotell-/transportpartners

Har du ett kommande evenemang som behöver underevenemang eller förmåner? Vi vill gärna höra hur du skulle använda det. Hör av dig via chattwidgeten i instrumentpanelen, eller börja bara bygga — vi läser varje bit av beta-feedback.