Underevenemang och särskilda förmåner

Verkliga händelser sker sällan i ett enda ögonblick. Ett bröllop har en ceremoni, en mottagning, ibland en välkomstmiddag kvällen innan och en brunch morgonen efter. En flerdagarskonferens har ett huvudevenemang, en VIP-nätverksmiddag och ett workshopspår som bara vissa deltagare kan få tillgång till. En jämn födelsedag har en privat familjesammankomst och en öppen efterfest.

Underevenemang och särskilda förmåner låter dig modellera den verkligheten i en och samma Fotify-inbjudan. Varje gäst ser bara det som gäller för dem — ceremonin de är bjudna till, efterfesten de kvalificerar sig för och de förmåner du har ordnat för deras sällskap (hotellrabatt, transportkredit, välkomstgåva).

Beta: Den här funktionen rullas ut som beta. Vi itererar snabbt baserat på feedback från arrangörer — om något känns fel, kontakta supporten så prioriterar vi det.

Vad underevenemang och särskilda förmåner löser

Underevenemang är underupplevelser inom ditt huvudevenemang. Var och en har sin egen:

Namn, beskrivning, foto, klädkod, accentfärg
Datum, tid, plats med kartlänk
OSA-regler: sista svarsdatum, plus-ones, kapacitet, väntelista
Åtkomstregler: offentlig, taggstyrd eller explicit per gäst
Valfri åtkomstkod för "hemliga" underevenemang
Valfritt beroende av ett annat underevenemang (t.ex. "måste först acceptera ceremonin")

Särskilda förmåner är fördelar du har ordnat för vissa eller alla gäster. Tänk på dem som VIP-spåret för ditt evenemang:

Hotellblock med en rabattkod för grupp
40 $ i Uber-kredit för långväga familj
Välkomstmiddag ingår (ingen extra OSA behövs)
Tillgång till VIP-lounge för bröllopsföljet
Spapass till de första 20 gästerna som gör anspråk på det

Förmåner visas privat på varje gästs inbjudan — gäster ser bara det som har tilldelats dem.

Var du hittar detta i din dashboard

Öppna ditt evenemang på dashboard.fotify.app
Gå till OSA i sidofältet
Klicka på fliken Underevenemang & VIP (leta efter Beta-märket)

Du ser två paneler: Underevenemang högst upp och Särskilda förmåner under. De hanteras oberoende — en gäst kan bli inbjuden till ett underevenemang utan att få några förmåner, eller få en förmån utan att bli inbjuden till några underevenemang.

Bra att veta: Underevenemang och särskilda förmåner ingår i premiumfunktionerna. De är tillgängliga för evenemang som ligger på en betald (kredit-)nivå eller har en aktiv prenumeration. Om ditt evenemang ännu inte är berättigat visar fliken ett uppgraderingskort i stället för redigeraren.

Steg 1: Skapa ditt första underevenemang

Klicka på Lägg till underevenemang i panelen Underevenemang. En sidopanel öppnas med redigeraren.

Grunder

Namn — det gäster ser ("Välkomstmiddag", "Efterfest", "Söndagsbrunch")
Beskrivning — ett kort stycke som visas på kortet och i detaljmodalen
Foto-URL — en omslagsbild för kortet (vilken offentlig bild-URL som helst fungerar; vi rekommenderar formatet 3:2 eller 16:9)
Accentfärg — används för kortets rubriklist och knappen Acceptera

När och var

Startar / Slutar — tidsfönstret för detta underevenemang
Platsnamn + Adress — vad som ska visas; om du även klistrar in en Google Maps-länk i fältet för kart-URL blir namnet en klickbar länk
Klädkod — visas som en chip på kortet

OSA-regler

Kräver OSA — när detta är på måste gäster acceptera eller tacka nej. När det är av är kortet bara informativt (inga knappar).
Sista svarsdatum — efter detta datum försvinner knapparna Acceptera/Tacka nej.
Tillåt plus-ones + Max plus-ones per OSA — begränsar hur många personer från ett sällskap som kan komma. Lämna tomt för "obegränsat (upp till sällskapets storlek)".
Kapacitet — totalt antal platser över alla sällskap. Lämna tomt för obegränsat.
Aktivera väntelista — när kapaciteten är nådd placeras nya OSA-svar på en numrerad väntelista i stället för att nekas.

Åtkomstregler

Det här är det som gör underevenemang kraftfulla — du bestämmer vem som kan OSA:

Alla med en OSA (offentlig) — varje gäst i huvudevenemanget ser detta underevenemang.
Gäster med specifika taggar (taggstyrd) — bara gäster med minst en av de valda taggarna kan se och OSA. Kombinera med gästtaggar som family, wedding-party eller out-of-town för tydlig segmentering.
Endast specifika gäster (explicit) — helt dolt som standard. Du ger åtkomst individuellt från fliken Gäster.

Åtkomstkoder — för överraskningsunderevenemang

För taggstyrda underevenemang kan du valfritt ange en Åtkomstkod. Även efter att en gäst matchar via tagg ser de inte underevenemangskortet förrän de anger koden i fältet "Har du en kod?" längst ned i sin inbjudan. Använd detta för överraskningsfester, hemliga after-hours-rum eller bara roliga avslöjanden.

Beroende

Om ditt evenemang har en logisk ordning — till exempel att mottagningen bara är meningsfull för gäster som kommer till ceremonin — ställ in mottagningens fält "Kräver acceptans av" till ceremonin. Servern blockerar då OSA till mottagningen tills det överordnade har accepterats.

Spara

Klicka på Spara. Underevenemanget visas i panelen med en kapacitetsindikator och en statuschip. Klicka på det för att redigera igen när som helst.

Hur sällskapsstorlek och plus-ones samverkar

Två gränser gäller samtidigt för varje OSA till ett underevenemang:

Underevenemangets Max plus-ones — gränsen per OSA som du ställer in (t.ex. "max 1 plus-one till efterfesten").
Gästens bekräftade sällskapsstorlek — hur många personer de bekräftade i huvud-OSA.

Den effektiva gränsen är den mindre av de två. Så om huvud-OSA bekräftade 2 av 3 inbjudna, och underevenemanget tillåter upp till 3 plus-ones, kan gästen ändå bara ta med 2 personer till underevenemanget. Tackar man nej till huvud-OSA döljs underevenemang helt — det finns ingen variant av "hoppa över ceremonin men komma på festen".

Namnge vilka som kommer

När en gäst accepterar ett underevenemang ombeds de att ange namnen på varje deltagare i sitt sällskap. Om du aktiverade Samla in gästnamn i huvud-OSA fylls dessa namn i i förväg — gäster kan behålla dem, redigera dem eller ersätta dem.

Samma gäller för särskilda förmåner: när en förmån använder en unik kod per gäst väljer gästen vilka medlemmar i deras sällskap som förmånen gäller för. En Uber-kredit på 40 $ för 2 av 4 familjemedlemmar fungerar precis som man förväntar sig.

Steg 2: Skapa en särskild förmån

I panelen Särskilda förmåner klickar du på Lägg till förmån. Välj en typ — formuläret ordnar om sig baserat på vad du väljer:

Typ — vilken sorts förmån är detta?

Typ	När du ska använda den
Märke	Endast erkännande ("VIP-gäst", "Bröllopsfölje") — ingen inlösen, visas bara
Rabattkod	Hotellblock, restaurang 20 % off, butikskupong
Ersättning / kredit	"40 $ i Uber-kredit", "100 $ transportbudget"
Inkluderad tjänst	Välkomstmiddag, fotograf-timme, spabehandling — redan betalt av dig
Boende / hotell	Ett hotellblock med en bokningslänk
Transport	Shuttlehämtning, detaljer för flygplatstransfer
Gåva	Välkomstpåse, presentkort, skräddarsydd present
Biljett / pass	VIP-pass, backstage-access, all-access-armband
Concierge-kontakt	Ett WhatsApp-nummer eller kontakt för alla behov
Anpassad	Allt som inte passar ovan

Kategori — hur den grupperas i inbjudan

Varje förmån tillhör också en kategori — Bo, Resa, Upplevelse, Gåva, Tjänst eller Erkännande. På gästens inbjudan grupperas förmåner visuellt efter kategori, så "Var man kan bo" visar dina hotellalternativ tillsammans och "Hur man tar sig dit" grupperar transportförmåner.

Leverantör, värde, giltighet

Leverantör — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — visas som en underrubrik på kortet
Värde + Valuta — valfritt, t.ex. "40 $ USD" som visas som en prisbadge
Giltig från / Giltig till — om angivet tillämpas inlösningsfönstret på serversidan
Begränsat antal — lämna tomt för obegränsat; ange ett antal för först till kvarn (t.ex. "De första 20 gästerna får ett spapass")

Hur gäster löser in

Välj ett Inlösningsläge:

Ingen inlösen (endast visning) — ren information, inget anspråksflöde
Delad kod för alla gäster — en kod som alla ser ("WEDDING2026") med valfri boknings-URL
Unik kod per gäst — använd en kod ur din kodpool per gäst (perfekt för personliga Uber/Lyft-kampanjkoder)
Inlösnings-URL — en knapp som länkar till en bokningssida
Kontakta någon — instruktioner för att ta kontakt
QR-kupong — en engångs-QR-kod för inlösen på plats

När du väljer Unik kod per gäst visas en kodpoolhanterare längst ned i panelen. Klistra in koder (en per rad eller kommaseparerat) och klicka på Importera koder, eller tryck på Generera 25 koder så skapar Fotify dem åt dig. Varje gäst som gör anspråk får en unik kod från poolen — först till kvarn.

Vem får den

Tilldela till taggar — varje gäst med någon av de valda taggarna får denna förmån automatiskt.
Privat — när detta är på är förmånen osynlig om den inte uttryckligen tilldelas (använd detta för VIP-förmåner som du inte vill att generellt taggade gäster ska se).
Tilldela till specifika gäster — från fliken Gäster kan du ge enskilda förmåner individuellt.

Vad gästen ser

Underevenemang och särskilda förmåner är dolda tills gästen accepterar huvud-OSA. Detta är avsiktligt: det håller första intrycket fokuserat på huvudevenemanget och undviker att locka med extragrejer för gäster som tackar nej.

När gästen trycker på Acceptera i huvud-OSA:

De ser den vanliga toast-notisen "Tack för din bekräftelse!".
Cirka 2 sekunder senare, om de har några underevenemang eller förmåner tillgängliga, visas en uppföljande toast: "Vi har också låst upp 2 extra underevenemang och 1 särskild förmån för dig — scrolla ned för att utforska."
Avsnittet Andra stunder för dig visar underevenemangskorten, i den ordning du har ställt in.
Avsnittet Bara för dig visar deras tilldelade förmåner, grupperade efter kategori, med kopiera-till-urklipp-knappar för koder och inlösnings-URL:er.

Gäster utan tilldelade extragrejer ser aldrig något av avsnitten och ser aldrig uppföljande toast-notisen.

OSA-flöde för underevenemang

Varje underevenemangskort visar foto, datum, plats, klädkod och kapacitetsstatus (med en "platser kvar"-hint när det börjar bli fullt). Under det gör gästen:

Väljer hur många i deras sällskap som kommer (begränsat av deras bekräftade sällskapsstorlek och underevenemangets plus-one-gräns)
Bekräftar namn för varje deltagare (förifyllt från huvud-OSA om du samlade in gästnamn)
Trycker på Acceptera eller Tacka nej

Efter att de har skickat in visar kortet en statuschip — Kommer, Kommer inte eller Väntelista #3 om kapaciteten nåddes och väntelistan är aktiverad.

Anspråksflöde för förmåner

Förmåner som bara visas och förmåner med delad kod kräver inget anspråk — de visas direkt med en Kopiera-knapp för koden. För förmåner med begränsat antal eller unik kod trycker gästen på Gör anspråk för att låsa in sin plats. Om förmånen tillåter att man anger vem den gäller för kryssar gästen först i vilka medlemmar i deras sällskap som förmånen omfattar.

Spåra svar och exportera CSV

Öppna valfritt underevenemang eller förmån från panelen i dashboarden för att se live-statistik i redigeringspanelen:

Underevenemang: antal accepterade, tackat nej, väntelista och väntande — plus en knapp Exportera CSV som laddar ned alla svar med gästernas kontaktuppgifter, deltagarnamn och tidsstämplar.
Särskilda förmåner: antal tilldelade, gjorda anspråk på och inlösta — med Exportera CSV som innehåller unika koder, vilka förmånen gäller för och inlösningsstatus.

CSV-filer använder semikolon som avgränsare (i linje med exporten av huvudgästlistan) och öppnas utan problem i Excel, Numbers och Google Sheets.

Tips och mönster

Bröllop med flera dagar

En bra standard för bröllop:

Välkomstmiddag (fredag) — taggstyrd till out-of-town-family. Kapacitet 30.
Ceremoni (lördag eftermiddag) — offentlig, inga plus-ones utöver sällskapsstorlek.
Mottagning (lördag kväll) — offentlig, beroende av ceremonin.
Söndagsbrunch (söndag morgon) — taggstyrd till wedding-party + immediate-family.

Kombinera med förmåner:

"Marriott Downtown — 20 % rabatt på rumskvot, kod WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"40 $ i Uber-kredit (unik per gäst)" → tag out-of-town-family
"Välkomstpåse på ditt hotell" → tag wedding-party
"Tillgång till VIP-lounge" → tag wedding-party, privat

VIP-spår för konferens

Huvudkonferens — offentlig
VIP-nätverksmiddag (torsdag kväll) — endast explicit åtkomst, kapacitet 50, beroende av att huvud-OSA är accepterad
Talarnas frukost (fredag) — taggstyrd till speakers

Förmåner:

"Premium-hotellblock — kod CONF26" (delad kod) → tag out-of-town
"Backstage-pass" (begränsat antal 25) → först till kvarn, ingen tagg

Överraskningsevenemang

Taggstyr överraskningen till en liten lista med nära vänner + ange en Åtkomstkod. Vännerna måste fortfarande ange koden i sin inbjudan för att se kortet. Resten av gästerna är helt omedvetna om att det finns.

Vanliga frågor

Q: Kan en gäst OSA till ett underevenemang utan att acceptera huvudevenemanget? A: Nej. Underevenemang visas först efter att huvud-OSA har accepterats. Tackar man nej till huvud-OSA döljs alla extragrejer.

Q: Vad händer om jag ändrar kapaciteten för ett underevenemang efter att folk har OSA:t? A: Befintliga accepterade svar fortsätter att gälla. Nya OSA-svar kontrolleras mot den nya kapaciteten. Om du sänker den under nuvarande antal tas ingen bort — men nästa person som OSA:ar blir antingen blockerad eller hamnar på väntelistan (beroende på dina inställningar).

Q: Kan jag tilldela en förmån till en specifik gäst utan att använda taggar? A: Ja. Fliken Gäster låter dig tilldela förmåner individuellt. Det är också så reglaget "Privat" är tänkt att fungera — privata förmåner auto-tilldelas inte via taggar; de kräver explicit tilldelning per gäst.

Q: Får gäster en e-post- eller SMS-påminnelse för underevenemang? A: Den nuvarande betan visar underevenemang i själva inbjudan. Påminnelser per underevenemang finns på roadmapen — vi kopplar dem till den befintliga SMS/e-post-schemaläggningen.

Q: Kan gäster ändra sig efter att ha accepterat ett underevenemang? A: Ja, fram till underevenemangets sista svarsdatum. Tacka nej byter bara status — platsen frigörs tillbaka till kapaciteten, och nästa OSA på väntelistan kan flyttas upp.

Q: Hur är det med översättningar? Jag arrangerar evenemang på flera språk. A: UI-texterna översätts tillsammans med resten av dashboarden och inbjudan. Underevenemangens namn, beskrivningar, klädkoder och förmånens innehåll ligger i databasen på det språk du själv skriver dem på — vi autoöversätter inte användarinnehåll.

Q: Hur är exporter formaterade? A: Semikolonseparerad CSV, UTF-8-kodad, samma format som exporten av huvudgästlistan. Kolumner inkluderar gästernas kontaktuppgifter, status, deltagarnamn, taggar och tidsstämplar. Förmåns-exporter inkluderar också unika koder och inlösningsstatus.

Nästa steg

Anpassa din OSA-inbjudan för att ställa in designmall och kärnavsnitt
Hantera din gästlista och taggar — taggar är grunden för åtkomstregler för underevenemang
Samla in gästnamn i huvud-OSA så att de fylls i automatiskt i svaren för underevenemang
Har du feedback på betan? Hör av dig via chattwidgeten i dashboarden — vi läser varje meddelande.