Underevenemang och särskilda förmåner

Verkliga händelser sker sällan i ett enda ögonblick. Ett bröllop har en ceremoni, en mottagning, ibland en välkomstmiddag kvällen innan och en brunch morgonen efter. En flerdagarskonferens har ett huvudevenemang, en VIP-nätverksmiddag och ett workshopspår som bara vissa deltagare kan få tillgång till. En jämn födelsedag har en privat familjesammankomst och en öppen efterfest.

Underevenemang och särskilda förmåner låter dig modellera den verkligheten i en och samma Fotify-inbjudan. Varje gäst ser bara det som gäller för dem — ceremonin de är bjudna till, efterfesten de kvalificerar sig för och de förmåner du har ordnat för deras sällskap (hotellrabatt, transportkredit, välkomstgåva).

Beta: Den här funktionen rullas ut som beta. Vi itererar snabbt baserat på feedback från arrangörer — om något känns fel, kontakta supporten så prioriterar vi det.

Vad sub-evenemang och specialförmåner löser

Sub-evenemang är underupplevelser inom ditt huvudevenemang. Var och en har sin egen:

Namn, beskrivning, foto, klädkod, accentfärg
Datum, tid, plats med kartlänk
OSA-regler: sista datum, +1, kapacitet, väntelista
Åtkomstregler: offentlig eller tagg-styrd
Valfri åtkomstkod för "hemliga" sub-evenemang
Valfritt beroende av ett annat sub-evenemang (t.ex. "måste först tacka ja till ceremonin")

Specialförmåner är förmåner som du har ordnat för vissa eller alla gäster. Tänk på dem som VIP-spåret för ditt evenemang:

Hotellblock med en rabattkod för grupp
40 $ Uber-kredit för familj som reser långväga
Välkomstmiddag ingår (ingen extra OSA behövs)
Tillgång till VIP-lounge för bröllopsföljet
Spapass till de första 20 gästerna som gör anspråk på det

Förmåner visas privat på varje gästs inbjudan — gäster ser bara det som har tilldelats dem.

Var du hittar detta i din dashboard

Öppna ditt evenemang på dashboard.fotify.app
Gå till OSA i sidofältet
Klicka på fliken Underevenemang & VIP (leta efter Beta-märket)

Du ser två paneler: Underevenemang högst upp och Särskilda förmåner under. De hanteras oberoende — en gäst kan bli inbjuden till ett underevenemang utan att få några förmåner, eller få en förmån utan att bli inbjuden till några underevenemang.

Bra att veta: Underevenemang och särskilda förmåner ingår i premiumfunktionerna. De är tillgängliga för evenemang som ligger på en betald (kredit-)nivå eller har en aktiv prenumeration. Om ditt evenemang ännu inte är berättigat visar fliken ett uppgraderingskort i stället för redigeraren.

Steg 1: Skapa ditt första sub-evenemang

Klicka på Add sub-event i panelen Sub-events. En sidopanel öppnas med redigeraren.

Grundläggande

Name — det gästerna ser ("Welcome dinner", "After-party", "Sunday brunch")
Description — ett kort stycke som visas på kortet och i detaljmodallen
Photo URL — en omslagsbild för kortet (vilken offentlig bild-URL som helst fungerar; vi rekommenderar ett förhållande på 3:2 eller 16:9)
Accent color — används för kortets rubrikremsa och knappen Accept

När & var

Starts at / Ends at — tidsfönstret för detta sub-evenemang
Location name + Address — vad som ska visas; om du även klistrar in en Google Maps-länk i fältet map URL blir namnet en klickbar länk
Dress code — visas som en etikett på kortet

OSA-regler

Requires RSVP — när den är på måste gästerna tacka ja eller nej. När den är av är kortet endast informativt (inga knappar).
RSVP deadline — efter detta datum försvinner knapparna Accept/Decline.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — begränsar hur många personer från ett sällskap som kan komma. Lämna tomt för "obegränsat (upp till sällskapets storlek)".
Capacity — totalt antal platser över alla sällskap. Lämna tomt för obegränsat.
Enable waitlist — när kapaciteten är nådd placeras nya OSA på en numrerad väntelista i stället för att nekas.

Åtkomstregler

Det här är det som gör sub-evenemang kraftfulla — du bestämmer vem som kan OSA:

Anyone with an RSVP (public) — alla gäster till huvudevenemanget ser detta sub-evenemang.
Guests with specific tags (tag-gated) — endast gäster med minst en av de valda taggarna kan se och OSA. Kombinera med gästtaggar som family, wedding-party eller out-of-town för tydlig segmentering. För att begränsa ett sub-evenemang till en enda gäst, ge dem en dedikerad tagg (t.ex. vip) och styr åtkomst via den.

Åtkomstkoder — för överrasknings-sub-evenemang

För tagg-styrda sub-evenemang kan du valfritt ange en Access code. Även efter att en gäst matchar via tagg ser de inte sub-evenemangets kort förrän de anger koden i fältet "Have a code?" längst ned på sin inbjudan. Använd detta för överraskningsfester, hemliga after-hours-rum eller bara roliga avslöjanden.

Beroende

Om ditt evenemang har en logisk ordning — till exempel att festen bara är relevant för gäster som kommer till ceremonin — ställ in festens fält "Requires acceptance of" till ceremonin. Servern blockerar då OSA till festen tills det överordnade sub-evenemanget har accepterats.

Spara

Klicka på Save. Sub-evenemanget visas i panelen med en kapacitetsindikator och en statusetikett. Klicka på det för att redigera igen när som helst.

Hur sällskapsstorlek och plus-ones samverkar

Två gränser gäller samtidigt för varje OSA till ett underevenemang:

Underevenemangets Max plus-ones — gränsen per OSA som du ställer in (t.ex. "max 1 plus-one till efterfesten").
Gästens bekräftade sällskapsstorlek — hur många personer de bekräftade i huvud-OSA.

Den effektiva gränsen är den mindre av de två. Så om huvud-OSA bekräftade 2 av 3 inbjudna, och underevenemanget tillåter upp till 3 plus-ones, kan gästen ändå bara ta med 2 personer till underevenemanget. Tackar man nej till huvud-OSA döljs underevenemang helt — det finns ingen variant av "hoppa över ceremonin men komma på festen".

Namnge vilka som kommer

När en gäst accepterar ett underevenemang ombeds de att ange namnen på varje deltagare i sitt sällskap. Om du aktiverade Samla in gästnamn i huvud-OSA fylls dessa namn i i förväg — gäster kan behålla dem, redigera dem eller ersätta dem.

Samma gäller för särskilda förmåner: när en förmån använder en unik kod per gäst väljer gästen vilka medlemmar i deras sällskap som förmånen gäller för. En Uber-kredit på 40 $ för 2 av 4 familjemedlemmar fungerar precis som man förväntar sig.

Steg 2: Skapa en specialförmån

I panelen Special treatments, klicka på Add treatment. Välj en typ — formuläret anpassar sig beroende på vad du väljer:

Type — vilken typ av förmån är det?

Type	När du ska använda den
Badge	Endast erkännande ("VIP Guest", "Wedding party") — ingen inlösen, bara visning
Discount code	Hotellblock, restaurang 20% rabatt, butikskupong
Allowance / credit	"40 $ Uber-kredit", "100 $ transportbudget"
Included service	Välkomstmiddag, en timme med fotograf, spabehandling — redan betalat av dig
Lodging / hotel	Ett hotellblock med en bokningslänk
Transportation	Shuttle-upphämtning, information om flygplatstransfer
Gift	Välkomstpåse, presentkort, anpassad gåva
Ticket / pass	VIP-pass, backstage-access, all-access-armband
Concierge contact	Ett WhatsApp-nummer eller kontakt för alla behov
Custom	Allt som inte passar ovan

Category — hur den grupperas på inbjudan

Varje förmån tillhör också en kategori — Stay, Travel, Experience, Gift, Service eller Recognition. På gästens inbjudan grupperas förmåner visuellt efter kategori, så "Where to stay" visar dina hotellalternativ tillsammans och "Getting there" samlar transportförmåner.

Provider, value, validity

Provider — "Marriott", "Uber", "Fotify Concierge" — visas som en undertitel på kortet
Value + Currency — valfritt, t.ex. "40 $ USD" visas som en prisbricka
Valid from / Valid until — om angivet, verkställs inlösningsfönstret på serversidan
Limited quantity — lämna tomt för obegränsat; ange ett antal för först till kvarn (t.ex. "De första 20 gästerna får ett spapass")

Hur gäster löser in

Välj ett Redemption mode:

No redemption (display only) — endast information, inget anspråksflöde
Shared code for all guests — en kod som alla ser ("WEDDING2026") med en valfri boknings-URL
Unique code per guest — ta en kod från din pool per gäst (perfekt för personliga Uber/Lyft-promo-koder)
Redemption URL — en knapp som länkar till en bokningssida
Contact someone — instruktioner för hur man tar kontakt
QR voucher — en engångs-QR-kod för inlösen på plats

När du väljer Unique code per guest visas en hanterare för kodpoolen längst ned i panelen. Klistra in koder (en per rad eller kommaseparerade) och klicka på Import codes, eller välj Generate 25 codes för att låta Fotify skapa dem åt dig. Varje gäst som gör anspråk på förmånen får en unik kod från poolen — först till kvarn.

Vem får den

Assign to tags — varje gäst med någon av de valda taggarna får denna förmån automatiskt.
Targeting one or a few guests — skapa en dedikerad tagg (t.ex. vip), tillämpa den på endast dessa gäster i gästlistan, och tilldela förmånen till den taggen.

Vad gästen ser

Underevenemang och särskilda förmåner är dolda tills gästen accepterar huvud-OSA. Detta är avsiktligt: det håller första intrycket fokuserat på huvudevenemanget och undviker att locka med extragrejer för gäster som tackar nej.

När gästen trycker på Acceptera i huvud-OSA:

De ser den vanliga toast-notisen "Tack för din bekräftelse!".
Cirka 2 sekunder senare, om de har några underevenemang eller förmåner tillgängliga, visas en uppföljande toast: "Vi har också låst upp 2 extra underevenemang och 1 särskild förmån för dig — scrolla ned för att utforska."
Avsnittet Andra stunder för dig visar underevenemangskorten, i den ordning du har ställt in.
Avsnittet Bara för dig visar deras tilldelade förmåner, grupperade efter kategori, med kopiera-till-urklipp-knappar för koder och inlösnings-URL:er.

Gäster utan tilldelade extragrejer ser aldrig något av avsnitten och ser aldrig uppföljande toast-notisen.

OSA-flöde för underevenemang

Varje underevenemangskort visar foto, datum, plats, klädkod och kapacitetsstatus (med en "platser kvar"-hint när det börjar bli fullt). Under det gör gästen:

Väljer hur många i deras sällskap som kommer (begränsat av deras bekräftade sällskapsstorlek och underevenemangets plus-one-gräns)
Bekräftar namn för varje deltagare (förifyllt från huvud-OSA om du samlade in gästnamn)
Trycker på Acceptera eller Tacka nej

Efter att de har skickat in visar kortet en statuschip — Kommer, Kommer inte eller Väntelista #3 om kapaciteten nåddes och väntelistan är aktiverad.

Anspråksflöde för förmåner

Förmåner som bara visas och förmåner med delad kod kräver inget anspråk — de visas direkt med en Kopiera-knapp för koden. För förmåner med begränsat antal eller unik kod trycker gästen på Gör anspråk för att låsa in sin plats. Om förmånen tillåter att man anger vem den gäller för kryssar gästen först i vilka medlemmar i deras sällskap som förmånen omfattar.

Spåra svar och exportera CSV

Öppna valfritt underevenemang eller förmån från panelen i dashboarden för att se live-statistik i redigeringspanelen:

Underevenemang: antal accepterade, tackat nej, väntelista och väntande — plus en knapp Exportera CSV som laddar ned alla svar med gästernas kontaktuppgifter, deltagarnamn och tidsstämplar.
Särskilda förmåner: antal tilldelade, gjorda anspråk på och inlösta — med Exportera CSV som innehåller unika koder, vilka förmånen gäller för och inlösningsstatus.

CSV-filer använder semikolon som avgränsare (i linje med exporten av huvudgästlistan) och öppnas utan problem i Excel, Numbers och Google Sheets.

Tips och mönster

Bröllop: flöde över flera dagar

Ett bra standardupplägg för bröllop:

Welcome dinner (fredag) — tagg-styrd för out-of-town-family. Kapacitet 30.
Ceremony (lördag eftermiddag) — offentlig, inga +1 utöver sällskapets storlek.
Reception (lördag kväll) — offentlig, beroende av ceremonin.
Sunday brunch (söndag morgon) — tagg-styrd för wedding-party + immediate-family.

Kombinera med förmåner:

"Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026" → tag out-of-town-family
"40 $ Uber-kredit (unik per gäst)" → tag out-of-town-family
"Welcome bag at your hotel" → tag wedding-party
"VIP lounge access" → tag wedding-party

Konferens: VIP-spår

Main conference — offentlig
VIP networking dinner (torsdag kväll) — tagg-styrd för vip, kapacitet 50, beroende av att huvud-OSA accepterats
Speaker breakfast (fredag) — tagg-styrd för speakers

Förmåner:

"Premium hotel block — code CONF26" (delad kod) → tag out-of-town
"Backstage pass" (begränsat antal 25) → först till kvarn, ingen tagg

Överraskningsevenemang

Tagg-styr överraskningen till en liten lista av nära vänner + ange en Access code. Vännerna måste fortfarande ange koden på sin inbjudan för att se kortet. Övriga gäster är helt omedvetna om att det finns.

Vanliga frågor

F: Kan en gäst OSA till ett sub-evenemang utan att acceptera huvudevenemanget? S: Nej. Sub-evenemang visas först efter att huvud-OSA har accepterats. Om man tackar nej till huvud-OSA döljs alla extra delar.

F: Vad händer om jag ändrar kapaciteten för ett sub-evenemang efter att folk har OSA:t? S: Befintliga accepterade svar fortsätter att gälla. Nya OSA kontrolleras mot den nya kapaciteten. Om du sänker den under nuvarande antal tas ingen bort — men nästa person som OSA:ar blir antingen stoppad eller hamnar på väntelistan (beroende på dina inställningar).

F: Kan jag ge en förmån till bara en specifik gäst? S: Förmåner tilldelas via taggar. För att rikta in dig på en enskild gäst, skapa en dedikerad tagg (till exempel vip), tillämpa den på den gästen i gästlistan och tilldela sedan förmånen till den taggen. Samma metod fungerar för att begränsa ett sub-evenemang till specifika gäster.

F: Får gäster en e-post- eller SMS-påminnelse för sub-evenemang? S: Den nuvarande betaversionen visar sub-evenemang direkt på inbjudan. Påminnelser per sub-evenemang finns med i planen — vi kommer att koppla dem till den befintliga SMS/e-post-schemaläggningen.

F: Kan gäster ändra sig efter att de har accepterat ett sub-evenemang? S: Ja, fram till sub-evenemangets OSA-deadline. Att tacka nej ändrar bara status — platsen frigörs tillbaka till kapaciteten och nästa OSA på väntelistan kan befordras.

F: Hur är det med översättningar? Jag kör evenemang på flera språk. S: UI-texterna översätts tillsammans med resten av dashboarden och inbjudan. Namn på sub-evenemang, beskrivningar, klädkoder och innehåll i förmåner lagras i databasen på det språk du själv skriver dem på — vi autoöversätter inte användarinnehåll.

F: Hur är exporter formaterade? S: Semikolonseparerad CSV, UTF-8-kodad, samma format som exporten av huvudgästlistan. Kolumner inkluderar gästernas kontaktuppgifter, status, deltagarnamn, taggar och tidsstämplar. Exporter av förmåner inkluderar även unika koder och inlösningsstatus.

Nästa steg

Anpassa din OSA-inbjudan för att ställa in designmall och kärnavsnitt
Hantera din gästlista och taggar — taggar är grunden för åtkomstregler för underevenemang
Samla in gästnamn i huvud-OSA så att de fylls i automatiskt i svaren för underevenemang
Har du feedback på betan? Hör av dig via chattwidgeten i dashboarden — vi läser varje meddelande.