Så samlar du in gästnamn vid OSA

Med Samla in gästnamn kan du fånga det individuella namnet på varje person som varje inbjuden tar med sig — inte bara antalet. Det är perfekt när du behöver en komplett deltagarlista (bordsplaceringkort, cateringens antal, namnskyltar, incheckning mot gästlista) men inte behöver ett fullständigt bordsplaceringsschema.

Om du senare bestämmer dig för att du vill placera folk, öppnar du bara sidan Seating — varje namn du redan har samlat in blir då en otilldelad gäst som är redo att dras till ett bord. Ingen ny insamling, ingen dataförlust.

Aktivera insamling av gästnamn

Samla in gästnamn är PÅ som standard för nya inbjudningar. Så här kontrollerar eller ändrar du det:

1. Gå till din eventpanel på dashboard.fotify.app
2. Välj ditt event och klicka på "Invitation" i sidofältet
3. Öppna fliken "Detaljer"
4. Hitta "Samla in gästnamn" i avsnittet Eventinställningar
5. Slå reglaget PÅ eller AV

När det är på ombeds varje gäst som OSA:ar (via sin inbjudningslänk eller det publika registreringsformuläret) att ange för- och efternamn för varje person i sitt sällskap.

Vad gästerna ser

När funktionen är aktiverad anpassas OSA-formuläret efter hur många personer gästen tar med sig:

• Accepterar ensam — de fyller i sitt eget namn som vanligt
• Tar med plus-ones — ett nytt avsnitt visas med en namnrad för varje extra deltagare
• Tackar nej — inga namnfält visas

För- och efternamn krävs för varje post, så att du alltid får en komplett deltagarlista.

Om du redan har fyllt i namn för sällskapet (från sidan Guests eller sidan Seating) visas de förifyllda i formuläret. De namn gästen behåller är de personer som kommer; alla de tar bort — eller utelämnar genom att sänka sällskapets antal — blir kvar i din gästlista markerade som kommer inte, så att en plats du har tilldelat aldrig omfördelas i tysthet och inget du har skrivit in går förlorat. Höjer gästen sällskapets antal igen kommer de personerna tillbaka vid namn.

Var de insamlade namnen visas

Alla insamlade namn finns tillgängliga i hela instrumentpanelen:

• Sidan Guests — expanderbara underrader — varje sällskap med 2 eller fler får en chevron bredvid huvudnamnet. Klicka för att expandera raden och se varje +1 listad under, med ett "+1"-märke per person, och ett "Kommer inte"-märke för alla som gästen inte tog med i sin bekräftelse. En liten penna på varje underrad tar dig direkt till redigering av det namnet
• Sidan Guests — sök — sökfältet matchar även +1-namn, så att skriva "Jane" hittar inbjudan hon är kopplad till även om huvudgästen är "Sarah Smith". Matchande rader expanderas automatiskt och det matchade namnet markeras
• Excel/CSV-export av gästlista — när namninsamling är aktiverad får båda kalkylbladsexporterna en kolumn Plus Ones där varje icke-huvudgäst separeras med pipe (t.ex. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Fungerar smidigt för import/export i kalkylblad
• PDF-export av gästlista — varje +1 visas som en indragen underrad under huvudinbjudan
• Sidan Närvaroverifiering — när ett sällskap skannas vid entrén markerar säkerhetspersonal varje person individuellt när de anländer, med tidsstämplar per person
• Sidan Seating — varje namngiven person visas som en otilldelad "chip", redo att placeras

Du kan också förifylla namn själv från sidan Guests om du redan vet vilka som kommer med varje inbjuden person.

Samband med Seating

Samla in gästnamn och sidan Seating använder samma underliggande data — det är bara två olika sätt att använda den.

Inställning	Namn PÅ (standard)	Namn AV
Gäster anger namn vid OSA	Ja	Nej — bara sällskapsstorlek
Bordsplaceringsschema / dra-och-släpp	Varje person visas med namn	Plus-ones visas som numrerade platshållare (t.ex. "Maria G. x2")
Byta namn på personer på sidan Seating	När som helst	När som helst — du kan fylla i namn själv

Nyckelbeteende:

• Samla in gästnamn är oberoende av Seating — det är ett fritt val, på som standard, och vi rekommenderar helt enkelt att du har det på om du planerar att använda bord (panelen visar en liten påminnelse när det är avstängt).
• Du kan börja enkelt med bara Samla in gästnamn och sedan börja placera senare — alla befintliga namn bevaras och visas som en otilldelad "chip".
• Om gästerna ser sitt bord på inbjudan är ett separat reglage — Table Assignments på fliken Details i avsnittet Invitation.

När du ska använda respektive alternativ

Använd endast Samla in gästnamn om du vill ha:

• En komplett deltagarlista för catering, namnskyltar eller incheckning
• Personliga placeringskort utan ett formellt bordsplaceringsschema
• Planera sittning informellt (t.ex. på papper) med hjälp av den exporterade gästlistan

Använd sidan Seating (helst tillsammans med gästnamn) om du vill ha:

• Ett visuellt bordsplaceringsschema med dra-och-släpp
• Kapacitet per bord och färgkodad OSA-status
• Att gäster ser sitt tilldelade bord i inbjudan

Vanliga frågor

F: Jag slog på Samla in gästnamn efter att vissa gäster redan hade OSA:at. Får jag namnen på deras plus-ones? S: Befintliga OSA behåller de namn som skickades in (huvudgästens namn finns alltid). Nya OSA och OSA-ändringar från befintliga gäster kommer att inkludera plus-one-namnen framöver. Du kan också förifylla saknade namn själv från sidan Guests.

F: Kan jag inaktivera Samla in gästnamn efter att ha slagit på den? S: Ja, när som helst — även när du använder Seating. Redan insamlade namn behålls; nya OSA slutar bara fråga efter dem. Med namn avstängt visas plus-ones på bordsplaceringsschemat som numrerade platshållare som du kan byta namn på själv.

F: Raderas de insamlade namnen om jag döljer bordsplaceringarna för gästerna? S: Nej. Dina gästnamn och bordsplaceringsscheman bevaras alltid. Reglaget Table Assignments styr bara vad gästerna ser i inbjudan — namnen förblir kopplade till OSA-svaret.

F: Visas gästnamn för andra gäster? S: Nej. Individuella namn syns bara i din organisatörspanel och i gästens egen inbjudan (där de kan redigera sitt eget sällskap).

F: Ersätter Samla in gästnamn plus-one-räknaren? S: Nej, de fungerar tillsammans. Gäster väljer fortfarande hur många de tar med, och sedan ombeds de att namnge var och en.

F: Fungerar detta med det publika registreringsformuläret? S: Ja. När Samla in gästnamn är på, ber det publika registreringsformuläret om varje plus-ones namn.