Så här hanterar du din gästlista

Fliken Guests i din RSVP-instrumentpanel är där du lägger till, hanterar och följer upp alla deltagare till ditt event. Oavsett om du lägger till gäster en och en eller importerar hundratals från ett kalkylblad gör Fotify det enkelt att hålla gästlistan organiserad.

Öppna gästlistan

Gå till din event-instrumentpanel på dashboard.fotify.app
Välj ditt event och klicka på "RSVP" i sidofältet
Klicka på fliken "Guests"

Om du inte har skapat en RSVP-inbjudan ännu, se först How to Create Your RSVP Invitation.

Du ser hela din gästlista med svarsstatusar och åtgärdsknappar.

Förstå gästlistan

Statusfilter

Filtrera dina gäster efter svarsstatus med flikarna högst upp:

Filter	Beskrivning
All	Alla gäster på din lista
Accepted	Gäster som har bekräftat att de kommer
Declined	Gäster som inte kan komma
Not Answered	Gäster som inte har svarat än
Attended	Gäster som checkade in på eventet (när QR-närvaro är aktiverat)

Kolumner med gästinformation

Tabellen visar nyckelinformation för varje gäst:

Name - Gästens förnamn och efternamn
Email - E-postadress (om angiven)
Cellphone - Telefonnummer för SMS/WhatsApp
Guests - Antal personer i sällskapet (inklusive plus-ones)
Confirmed - Hur många personer de bekräftade att de kommer
Status - Deras RSVP-svar (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Färgade etiketter som visar de gästtaggar som har tillämpats på gästen. Klicka på knappen + Add tag på raden för att lägga till eller ta bort taggar direkt
Registered - När gästen lades till eller självregistrerades
Actions - Snabba åtgärdsknappar

Sortering och sökning

Search - Använd sökfältet för att hitta gäster efter namn eller e-post
Sort - Klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera listan (t.ex. efter namn eller status)

Filtrera och tagga gäster

Fotifys taggsystem låter dig märka gäster (t.ex. "Family", "VIP", "Work") och filtrera utifrån dem. Alla detaljer finns i artikeln Guest Tags article; här är hur taggar visas i gästlistan.

Raden för taggfilter

Ovanför statusfiltren ser du en rad med etiketten "Filter by tags". Den innehåller:

En chip för varje tagg du har skapat (klicka för att slå på/av den som filter)
En streckad "+ New tag"-chip som öppnar tagghanteraren så att du kan skapa en tagg direkt
En knapp "Manage tags" till höger (byt namn och färger, redigera eller ta bort befintliga taggar)
När två eller fler tagg-chips är aktiva styr en växel Any / All om filtret matchar gäster med någon av de valda taggarna eller alla av dem

När ett taggfilter är aktivt visar gästlistan bara matchande gäster. Klicka på samma chip igen för att ta bort filtret, eller använd "Clear tag filter" för att rensa alla taggfilter på en gång.

Tagga gäster direkt i listan

På valfri gästrad (tabell på dator eller kort på mobil) klickar du på knappen + Add tag i kolumnen Tags. En rullgardinsmeny visas med alla taggar för eventet; klicka för att växla, och klicka sedan på Save. Befintliga taggar på gästen visas som färgade chips bredvid knappen.

Mass-tagga markerade gäster

Så här taggar (eller avtaggar) du många gäster samtidigt:

Markera gäster med kryssrutorna till vänster på varje rad
I markeringsverktygsfältet som visas klickar du på "Apply tags"
Välj ett mode — Add, Remove eller Replace
Markera de taggar du vill använda och klicka sedan på den gröna knappen Save

Add lägger till de valda taggarna på varje gäst, utöver deras befintliga
Remove tar bort de valda taggarna från varje gäst
Replace rensar deras nuvarande taggar och sätter exakt den valda listan

Lägga till gäster individuellt

Så här lägger du till en enskild gäst:

Klicka på knappen "Add Guest"
Fyll i gästuppgifterna:
- Name - Gästens förnamn (obligatoriskt)
- Last Name - Gästens efternamn
- Email - E-postadress för digitala inbjudningar
- Cellphone - Telefonnummer i internationellt format med + (t.ex. +14155551234)
- Number of Guests - Hur många personer som ingår i sällskapet (standard: 1)
- SMS Language - Åsidosätt standardspråket för den här gästens SMS-meddelanden
Klicka på "Add Guest"

Telefonnummerformat

För att SMS- och WhatsApp-funktionerna ska fungera måste telefonnummer vara i internationellt E.164-format:

Börja med + följt av landskod
Inga mellanslag, bindestreck eller parenteser
Exempel: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Tyskland)

Importera flera gäster (CSV-uppladdning)

För stora gästlistor kan du importera allt på en gång med en CSV-fil.

Så importerar du

Klicka på "Upload Guest List"
Förbered din CSV-fil i rätt format (se nedan)
Dra och släpp filen, eller klicka för att välja den
Klicka på "Upload Guest List"

CSV-format

Din CSV-fil måste innehålla följande kolumner:

Kolumn	Obligatorisk	Beskrivning
Name	Ja	Gästens förnamn
LastName	Nej	Gästens efternamn (kan vara tomt)
Email	Nej	E-postadress (kan vara tom)
Phone	Nej	Telefon i E.164-format med + och landskod
Guests	Nej	Antal gäster i sällskapet (standard: 1)
SmsLocale	Nej	Språkkod för SMS (en, es, fr, de, it, pt osv.)
Tags	Nej	Tagnamn att lägga på gästen, separerade med `\|` (pipe). Saknade taggar skapas automatiskt

Exempel på CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,SmsLocale,Tags
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,
Ahmed,Hassan,ahmed@example.com,+201234567890,4,ar,VIP

Tips för CSV-import

Klicka på "Download Example" för att hämta en mallfil
E-post och telefon är valfria – lämna tomt om det saknas
Språk som stöds för SMS: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da
Om SmsLocale är tomt får gästen SMS på eventets standardspråk
Tags column: separera flera taggar med | (t.ex. Family|VIP). Alla tagnamn som inte redan finns för eventet skapas automatiskt med en standardfärg — du kan ändra färgen senare i Manage tags

Åtgärdsknappar för gäster

Varje gästrad har åtgärdsknappar för snabb hantering:

Ikon	Åtgärd	Beskrivning
Pencil	Edit	Ändra gästuppgifter (namn, e-post, telefon, antal gäster, status)
Eye	View	Se all gästinformation utan att göra ändringar
Copy	Copy Message	Kopiera en personlig inbjudan med gästens namn och unik RSVP-länk
Envelope	Email	Öppna e-postklienten med förifylld inbjudan (om e-post angivits)
WhatsApp	WhatsApp	Öppna WhatsApp Web med förifyllt meddelande (om telefon angivits)
Trash	Delete	Ta bort gästen från listan (kräver bekräftelse)

Mobilvy

På mobila enheter finns åtgärdsknapparna i en meny (tre punkter) längst ned till höger på varje gästkort.

Skicka inbjudningar till gäster

Efter att du har lagt till gäster behöver du skicka deras personliga RSVP-länkar.

Alternativ 1: Kopiera och klistra in

Klicka på ikonen Copy för en gäst
Det personliga meddelandet (med deras namn och unik länk) kopieras
Klistra in i e-post, SMS eller valfri meddelandeapp

Alternativ 2: WhatsApp direkt

Klicka på ikonen WhatsApp (visas bara för gäster med telefonnummer)
WhatsApp Web öppnas med ett förifyllt inbjudningsmeddelande
Skicka meddelandet direkt

WhatsApp-spårning

Gäster som du har meddelat via WhatsApp får en diskret grön bakgrund
Detta hjälper dig att hålla koll på vem som har fått sin inbjudan
Använd "Reset All Sent" för att rensa spårningshistoriken och börja om

Exportera din gästlista

Du kan exportera hela din gästlista i två format: CSV för kalkylblad eller PDF för ett utskriftsklart dokument.

Ladda ner som CSV

Klicka på "Download CSV" i verktygsfältet för fliken Guests
Filen innehåller all gästinformation, svar, anpassade fältvärden och en kolumn Tags (tagnamn separerade med pipe — samma format som accepteras vid import, så att du kan göra en rundtur med data)
Öppna i Excel, Google Sheets eller valfritt kalkylbladsprogram

Ladda ner som PDF

Klicka på "Download PDF" i verktygsfältet för fliken Guests
En formaterad PDF skapas med ditt eventnamn, datum och en sammanfattning av svarsstatistik
PDF:en innehåller alla gästuppgifter i en ren tabellayout, med en kolumn Tags som visar varje gästs tagnamn som kommaseparerad text

När Table Management är aktiverat innehåller PDF:en också:

En kolumn Table som visar varje gästs tilldelade bord
Indragna underrader för varje plus-one-gäst under huvud-inbjudan, med deras namn och individuella bordstilldelning

Detta gör PDF:en idealisk för att:

Skriva ut en gästlista för lokalen eller entrépersonal
Dela med leverantörer (catering, eventplanerare) som inte använder kalkylblad
Ha en fysisk backup på eventet
Snabbt kunna kontrollera bordstilldelningar

Hantera gästernas svar

Redigera ett svar

Om en gäst kontaktar dig för att ändra sin RSVP:

Klicka på ikonen Edit (pennan) för den gästen
Uppdatera deras status (Accepted, Declined)
Justera antalet bekräftade gäster vid behov
Spara ändringarna

Visa svarsdetaljer

Klicka på ikonen View (ögat) för att se:

Fullständig gästinformation
Deras RSVP-svar
Eventuella kommentarer de skickade in
Svar på anpassade fält

Ta bort gäster

Så här tar du bort en gäst:

Klicka på ikonen Delete (papperskorgen)
Bekräfta borttagningen

Så här tar du bort flera gäster:

Markera gäster med kryssrutorna
Klicka på "Delete all (X)" för att ta bort de markerade gästerna

Tips för hantering av gästlistan

Före ditt event

Lägg till alla gäster innan du skickar inbjudningar
Dubbelkolla att telefonnummer är i internationellt format
Använd CSV-import för stora listor för att spara tid
Ställ in lämpligt SMS-språk för internationella gäster

Följa upp svar

Kontrollera filtret Not Answered regelbundet för att följa upp
Använd WhatsApp-spårning för att se vem som har fått inbjudningar
Exportera listan med jämna mellanrum för att följa utvecklingen

Påminnelser

För gäster som inte har svarat, använd knapparna Copy eller WhatsApp för att skicka påminnelser
Överväg att använda SMS feature för masspåminnelser

Vanliga frågor

F: Finns det en gräns för hur många gäster jag kan lägga till? S: Gästgränser beror på din Fotify-plan. Kontrollera din planinformation för exakta gränser.

F: Kan jag lägga till gäster efter att jag har skickat inbjudningar? S: Ja! Du kan lägga till nya gäster när som helst. Kom bara ihåg att skicka deras inbjudningslänk.

F: Vad händer om jag tar bort en gäst som redan har svarat? S: Deras svar tas bort permanent. Om de försöker använda sin gamla RSVP-länk kommer den inte längre att fungera.

F: Kan jag ändra en gästs RSVP-status manuellt? S: Ja, använd knappen Edit för att manuellt uppdatera valfri gästs status, till exempel när de ringer och bekräftar i stället för att använda onlineformuläret.

F: Varför kan jag inte se WhatsApp-knappen för vissa gäster? S: WhatsApp-knappen visas bara för gäster som har ett sparat telefonnummer. Lägg till deras telefonnummer för att aktivera funktionen.

F: Vad är skillnaden mellan kolumnerna "Guests" och "Confirmed"? S: "Guests" är hur många personer du bjöd in i sällskapet. "Confirmed" är hur många gästen uppgav att de faktiskt kommer när de svarade.

F: Kan jag importera gäster från Google Kontakter eller en annan app? S: Exportera dina kontakter som en CSV-fil från din kontaktapp, formatera den så att den matchar Fotifys CSV-krav och importera den.

F: Vad är skillnaden mellan CSV- och PDF-exporten? S: CSV är bäst för arbete i kalkylblad — redigering, filtrering och import till andra verktyg. PDF är ett formaterat, utskrivbart dokument med eventets rubrik och sammanfattad statistik, perfekt för att dela med leverantörer eller skriva ut till entrépersonal på eventet.

F: Innehåller PDF:en bordstilldelningar och plus-one-namn? S: Ja, när Table Management är aktiverat visar PDF:en en Table-kolumn och listar varje plus-one-gäst som en indragen underrad under huvud-inbjudan, inklusive deras individuella bordstilldelning.

F: Hur vet jag vilka gäster jag redan har skickat inbjudningar till? S: Gäster som kontaktats via WhatsApp visas med grön bakgrund. För andra metoder kan du överväga att använda SMS Language eller ett anteckningssystem för att hålla koll.

F: Kan gäster OSA utan att först läggas till i listan? S: För personliga inbjudningar måste gäster först läggas till i din lista för att få sin unika RSVP-länk. Men om du aktiverar funktionen Registration Form feature kan gäster självregistrera sig via en offentlig länk – de läggs automatiskt till i din gästlista när de har fyllt i formuläret.

F: Vad händer om jag laddar upp en CSV med dubbletter av gäster? S: Systemet meddelar dig om dubbletter. Du kan välja att hoppa över dem eller uppdatera befintliga poster.

F: Kan jag importera gäster med taggar som redan är tillämpade? S: Ja. Lägg till en kolumn Tags i din CSV med tagnamn separerade med pipe (t.ex. Family|VIP). Alla taggar som inte redan finns för eventet skapas automatiskt med en standardfärg. Fullt arbetsflöde: se Guest Tags article.

F: Ingår taggar när jag exporterar gäster? S: Ja — både CSV-exporten (pipe-separerade namn) och PDF-exporten (kommaseparerad lista i en Tags-kolumn) innehåller alla taggar som har tillämpats på gästen. Du kan återimportera CSV:en för att återställa taggar.

F: Hur taggar jag många gäster på en gång? S: Använd kryssrutorna för att markera de gäster du vill, och klicka sedan på "Apply tags" i markeringsverktygsfältet. Du kan Add, Remove eller Replace taggar för alla markerade gäster med ett klick.