Så här hanterar du din gästlista

Sidan Guests i din instrumentpanel är där du lägger till, hanterar och följer upp alla deltagare till ditt event. Oavsett om du lägger till gäster en och en eller importerar hundratals från ett kalkylblad gör Fotify det enkelt att hålla gästlistan organiserad.

Du behöver ingen RSVP-inbjudan för att bygga din gästlista — sidan fungerar helt på egen hand, och allt kopplas samman automatiskt om du skapar en inbjudan senare.

Öppna gästlistan

Gå till din eventinstrumentpanel på dashboard.fotify.app
Välj ditt event och klicka på "Guests" i sidofältet

Du ser hela din gästlista med svarsstatusar och åtgärdsknappar.

Obs: Delningsåtgärderna per gäst (kopiera inbjudan, kopiera inbjudningslänk, skicka från min e-post, WhatsApp) visas när du har ställt in din inbjudan och aktiverat RSVP — innan dess finns inget att dela ännu. En banderoll på sidan tar dig till konfigurationen när du är redo.

Förstå gästlistan

Filtrera gäster

All filtrering finns i ett enda filterfält högst upp på sidan Guests. Alla filter kombineras (OCH), så du kan stapla dem för att svara på exakta frågor som "VIP:ar som inte har svarat och har ett telefonnummer."

Status är en uppsättning chips, och det är flerval — klicka på så många du vill:

Chip	Visar
All	Alla gäster på din lista (rensar statusfiltret)
Accepted	Gäster som har bekräftat att de kommer
Declined	Gäster som inte kan komma
Not Answered	Gäster som inte har svarat än
Attended	Gäster som checkade in på eventet (när QR-närvaro är aktiverat)

Eftersom status är flerval kan du visa Accepted + Attended tillsammans (alla som kommer) eller Not Answered + Declined tillsammans (alla du fortfarande behöver följa upp). Varje chip visar ett live-antal.

More filters (reglageknappen) öppnar fler dimensioner:

Source — Added by me (du lade till dem) jämfört med Self-registered (de registrerade sig själva via en registreringslänk)
Party size — Solo (bara en person) jämfört med Group (2+ personer med plus-ett-gäster)
Has email / Has phone — endast gäster du faktiskt kan mejla eller skicka meddelande till, praktiskt precis innan ett utskick

Varje aktivt filter visas som ett borttagningsbart chip på en sammanfattningsrad, med en Clear all-knapp och ett live-antal "X av Y matchande", så du alltid vet exakt vilket urval du tittar på.

Kolumner med gästinformation

Tabellen visar viktig information för varje gäst:

Name - Gästens fullständiga namn
Email - E-postadress (om angiven)
Cellphone - Telefonnummer för SMS/WhatsApp
Guests - Antal personer i sällskapet (inklusive plus-ett-gäster)
Confirmed - Hur många personer de har bekräftat kommer
Status - Deras RSVP-svar (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Färgade chips som visar de gästtaggar som är kopplade till gästen. Klicka på knappen + Add tag på raden för att lägga till eller ta bort taggar direkt
Registered - När gästen lades till eller registrerade sig själv
Actions - Snabba åtgärdsknappar

Sortera och söka

Search - Använd sökfältet för att hitta gäster efter namn, e-post, telefon eller — när Collect Guest Names är aktiverat — en plus-ett-gästs namn. Om en plus-ett-gäst matchar expanderas den inbjudan automatiskt och det matchande namnet markeras
Sort - Klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera listan (t.ex. efter namn eller status)

Visa plus-ett-namn (när Gästnamn är aktiverat)

När du har aktiverat Collect Guest Names (eller använder Seating, som inkluderar det), visar sällskap med 2 eller fler personer en pil bredvid huvudnamnet. Klicka på den för att expandera raden och visa varje plus-ett-gäst som en indragen underrad under huvudinbjudan:

Varje namngiven gäst visas med en "+1"-badge (eller "Main guest" för huvudpersonen)
En pennikon på varje underrad tar dig direkt till redigering av just det namnet
Om ett sällskap har färre namn än sin angivna storlek ser du en platshållare med texten "N names not provided yet" och en länk Add names
Under sökning expanderas rader med en matchande plus-ett-gäst automatiskt så att träffen syns direkt — du kan fortfarande fälla ihop dem manuellt, och ditt val kommas ihåg tills du rensar sökningen

Namnen du redigerar här och namnen du redigerar på sidan Seating är samma namn — rättar du en stavning på ena stället uppdateras båda. En gäst som senare skickar in sin OSA på nytt kan inte skriva över ett namn du har rättat.

Filtrera och tagga gäster

Med Fotifys taggsystem kan du märka gäster (t.ex. "Family", "VIP", "Work") och filtrera på dem. Fullständiga detaljer finns i artikeln om gästtaggar; här är hur taggar visas i gästlistan.

Taggfiltret

Filterfältet innehåller en Tags-rad. Den innehåller:

Ett chip för varje tagg du har skapat (klicka för att slå på/av den som filter)
Ett streckat "+ New tag"-chip som öppnar tagghanteraren så du kan skapa en direkt
En "Manage tags"-knapp till höger (byt namn på färger, redigera eller ta bort befintliga taggar)
När två eller fler taggchips är aktiva styr en Any / All-växlare om filtret ska matcha gäster med någon av de valda taggarna eller alla

När ett taggfilter är aktivt visar gästlistan bara matchande gäster. Klicka på samma chip igen för att ta bort den taggen, eller använd Clear all för att återställa alla filter på en gång. Taggfilter kombineras med statuschipsen, sökningen och More filters-dimensionerna.

Tagga gäster direkt i listan

På vilken gästrad som helst (skrivbordstabell eller mobilkort) klickar du på knappen + Add tag i kolumnen Tags. En rullgardinsmeny visas med alla taggar för eventet; klicka för att slå på/av, och klicka sedan på Save. Befintliga taggar på gästen visas som färgade chips bredvid knappen.

Tagga flera valda gäster samtidigt

Så här taggar (eller avtaggar) du många gäster på en gång:

Markera gäster med kryssrutorna till vänster om varje rad
Klicka på "Apply tags" i verktygsfältet som visas
Välj ett läge — Add, Remove eller Replace
Bocka i de taggar du vill ha och klicka sedan på den gröna Save-knappen

Add lägger till de valda taggarna på varje gäst, utöver de de redan har
Remove tar bort de valda taggarna från varje gäst
Replace rensar deras nuvarande taggar och sätter exakt den valda listan

Lägga till gäster individuellt

Så här lägger du till en enskild gäst:

Klicka på knappen "Add Guest"
Fyll i gästuppgifterna:
- Name - Gästens förnamn (obligatoriskt)
- Last Name - Gästens efternamn
- Email - E-postadress för digitala inbjudningar
- Cellphone - Telefonnummer i internationellt format med + (t.ex. +14155551234)
- Number of Guests - Hur många personer som ingår i sällskapet (standard: 1)
- SMS Language - Åsidosätt standardspråket för den här gästens SMS-meddelanden
Klicka på "Add Guest"

Telefonnummerformat

För att SMS- och WhatsApp-funktionerna ska fungera måste telefonnummer vara i internationellt E.164-format:

Börja med + följt av landskod
Inga mellanslag, bindestreck eller parenteser
Exempel: +14155551234 (USA), +34612345678 (Spanien), +4915112345678 (Tyskland)

Importera flera gäster (CSV, Excel eller inklistring)

För stora gästlistor kan du importera alla på en gång från en fil eller direkt från ditt kalkylblad.

Så här importerar du

Klicka på "Ladda upp gästlista"
Antingen drar och släpper du din fil (.csv eller Excel .xlsx) i uppladdningsområdet, eller klickar på "Eller klistra in rader från ett kalkylblad" och klistrar in cellerna du kopierade från Excel eller Google Kalkylark — inklusive rubrikraden
Klicka på "Ladda upp gästlista"

Excel-arbetsböcker läses från det första bladet, så du kan ladda upp filen där du redan har din lista — inget behov av att spara den som CSV först. Äldre binära .xls-filer accepteras inte: öppna dem i Excel och spara som .xlsx.

Kolumnformat

Endast kolumnen Name krävs. Alla andra kolumner är valfria: uteslut dem helt från filen, eller inkludera dem och lämna cellerna tomma. En fil med bara en Name-kolumn och ett namn per rad är en giltig import.

Kolumnnamn matchas flexibelt. Skiftläge, mellanslag och skiljetecken spelar ingen roll, och de vanliga namn ett kalkylblad redan använder känns igen — till exempel First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, samt Förnamn, Efternamn, Telefon och liknande. Du behöver inte döpa om dina rubriker till dem nedan — det är bara vad mallen använder.

Kolumner Fotify inte känner igen hoppas över, och importresultatet listar dem så att du vet att inget från dem sparades.

Column	Required	Description
Name	Yes	Gästens förnamn (fullständigt namn fungerar också)
LastName	No	Gästens efternamn
Email	No	E-postadress. Rader med en felaktig adress (t.ex. `john@`) rapporteras och hoppas över — rätta värdet eller lämna cellen tom
Phone	No	Telefon med + och landskod (t.ex. `+14155551234`). Mellanslag, bindestreck, punkter och parenteser tas bort automatiskt, och ett inledande `00` blir `+`
Guests	No	Antal gäster i sällskapet (standard: 1)
Locale	No	Språkkod för SMS och e-post (en, es, fr, de, it, pt, osv.). `SmsLocale` och `MessagingLocale` accepteras fortfarande för bakåtkompatibilitet
Tags	No	Taggnamn som ska appliceras på gästen, separerade med `\|` (pipe). Saknade taggar skapas automatiskt
DisplayAlias	No	Visningsnamn som används i meddelanden i stället för `Name + LastName` (t.ex. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Praktiskt för par, familjer och grupper
IsPlural	No	Ange `true` (eller `yes` / `1`) när inbjudan gäller flera personer så att meddelanden använder pluralform i språk som stöder det (svenska, spanska, franska, italienska, portugisiska, nederländska, polska, arabiska, hebreiska, danska). Standard är `false`
Status	No	RSVP-svar du redan har för denna gäst: `Accepted`, `Declined`, `Attended` eller `Not Answered`. Standard är `Not Answered`
Confirmed Guests	No	Hur många personer i sällskapet som är bekräftade. Används bara när Status är `Accepted` eller `Attended`; standard är hela sällskapets storlek

Exempel på CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

Tips för CSV-import

Klicka på "Ladda ner enkel mall (endast Name)" för den minsta giltiga filen, eller på "Ladda ner exempel" för en mall med alla kolumner
E-post och telefon är valfria – lämna tomt om det inte finns
Både komma- och semikolonseparerade filer accepteras (Excel i större delen av Europa sparar CSV med semikolon); tabbseparerade filer fungerar också
Namn med accenttecken överlever oavsett vilken kodning ditt kalkylblad använde: UTF-8, Windows/ANSI och Excels "Unicode Text" upptäcks alla automatiskt
En fil (eller inklistring) som bara är en kolumn med namn utan rubrikrad importeras som en namnlista
Filer upp till 5 MB accepteras
En rad vars Name-cell är tom hoppas över och listas i resultatet; övriga rader importeras ändå
Om du ser "Missing required column: Name" saknar filens första rad ett rubriknamn som Fotify kan tolka som gästens namn. Meddelandet listar de rubriker den hittade — döp om en av dem till Name (eller First Name, Full Name, …)
Meddelandespråk som stöds: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Om Locale är tomt får gästen SMS och e-post på ditt evenemangs standardspråk
Kolumnen Tags: separera flera taggar med | (t.ex. Family|VIP). Alla taggnamn som inte redan finns för evenemanget skapas automatiskt med en standardfärg — du kan ändra färgen senare under Manage tags
DisplayAlias: om angivet används detta namn i SMS, e-post och på OSA-sidan (ersätter även {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} och {{FULLNAME}} i anpassade meddelandemallar). Lämna tomt för att använda vanliga Name + LastName
Status: använd den för att importera en lista du redan har samlat in någon annanstans, eller för att flytta en gästlista mellan evenemang. Exporterade gästlistor innehåller redan denna kolumn, så en export kan importeras på nytt med samma svar. Lämna kolumnen tom (eller utelämna den) så importeras alla som Not Answered
IsPlural: är bara relevant i språk som skiljer på singular/plural i andra person — till exempel svenska "du är inbjuden" (singular) blir "ni är inbjudna" (plural). För engelska, tyska, ryska och andra språk utan den skillnaden ignoreras fältet

Åtgärdsknappar för gäster

Varje gästrad har åtgärdsknappar för snabb hantering:

Ikon	Åtgärd	Beskrivning
Pencil	Edit	Ändra gästuppgifter (namn, e-post, telefon, antal gäster, status)
Eye	View	Se all gästinformation utan att göra ändringar
Copy	Copy Invitation	Kopiera gästens inbjudan — det designade e-postmeddelandet om du klistrar in i en e-postklient, annars ditt meddelande från mallen
Link	Copy Invite Link	Kopiera bara gästens RSVP-länk — ingen meddelandetext — redo att klistras in var som helst
Envelope	Send from my email	Kopiera den designade inbjudan och öppna din e-postklient, adresserad till den gästen, redo för dig att klistra in den (om e-post angivits)
WhatsApp	WhatsApp	Öppna WhatsApp Web med ett förifyllt meddelande (om telefonnummer angivits)
People	Manage Names	Lägg till eller redigera plus-ett-namn (visas när Guest Names eller Seating är aktiverat)
Trash	Delete	Ta bort gästen från listan (kräver bekräftelse)

Copy Invitation jämfört med Copy Invite Link: Copy lägger gästens inbjudan på urklipp i två format samtidigt, och det du klistrar in i väljer det format det förstår — klistra in i Outlook eller Gmail och du får den designade inbjudan med omslagsbild och RSVP-knapp, klistra in i WhatsApp eller en anteckningsapp och du får det personliga textmeddelandet (hälsning + länk + eventuell malltext). Link-ikonen kopierar bara den nakna URL:en, perfekt för en kalenderinbjudan, en Instagram-story eller andra ställen där ett helt meddelande vore för mycket.

Mobilvy

På mobila enheter når du åtgärdsknapparna via en meny (tre punkter) längst ner till höger på varje gästkort.

Skicka inbjudningar till gäster

När du har lagt till gäster behöver du skicka deras personliga RSVP-länkar till dem.

Kopiera och klistra in

Klicka på ikonen Copy för en gäst
Vänta på bocken — inbjudan finns på urklipp när den visas
Klistra in i e-post, sms eller valfri meddelandeapp

Klistrar du in i en e-postklient får du den designade inbjudan; klistrar du in någon annanstans får du det enkla personliga meddelandet. Du väljer inte själv — appen du klistrar in i tar den version den kan visa.

Kopiera bara länken

Klicka på ikonen Link för en gäst
Bara den nakna RSVP-länken kopieras — ingen meddelandetext
Klistra in den i en kalenderinbjudan, en Instagram-story, en gruppchatt eller andra ställen där ett helt meddelande vore överkurs

Skicka från din egen e-post

Klicka på ikonen Envelope (visas bara för gäster med e-postadress)
Den designade inbjudan kopieras och din e-postklient öppnas, adresserad till den gästen med ämnesraden ifylld
Klicka i det tomma meddelandet och klistra in (Ctrl+V, eller Cmd+V på Mac), och skicka sedan

Detta skickar inbjudan från din egen brevlåda i stället för vår. Det är rätt sätt att göra det på när en gästs arbetsgivare filtrerar bort våra e-postmeddelanden till skräppost — se Så skickar du e-postinbjudningar för när det händer och hur du upptäcker det.

Två saker att veta. Meddelandet öppnas tomt med avsikt, så klistra in innan du skickar. Och eftersom din e-postklient sköter utskicket visas dessa inbjudningar inte i Fotifys öppnings- och klickstatistik — OSA-svaren spåras fortfarande som vanligt.

Outlook på webben: Outlook klistrar in med sin egen formatering som standard, vilket tar bort inbjudans färger och bakgrunder och lämnar dig med vanlig svart text. Det här är en inställning i Outlook, inte ett problem med inbjudan. Direkt efter att du klistrat in visas en liten knapp för inklistringsalternativ längst ned till vänster i meddelandet — klicka på den och välj Keep source formatting (visas även som "Paste as is") så kommer designen tillbaka. Du kan göra det till standard under Settings → Mail → Compose and reply.

Äldre Outlook för Windows: Den här versionen skriver meddelanden via Word, så inbjudan kommer in med layout, färger, bilder och typsnitt intakta, men rundade hörn kan visas som raka. Allt förblir läsbart och alla länkar fungerar. Gmail och Apple Mail visar inbjudan som den är designad.

Direkt via WhatsApp

Klicka på ikonen WhatsApp (visas bara för gäster med telefonnummer)
WhatsApp Web öppnas med ett förifyllt inbjudningsmeddelande
Skicka meddelandet direkt

WhatsApp-spårning

Gäster du har skickat meddelande till via WhatsApp får en diskret grön bakgrund
Det hjälper dig att hålla koll på vem som har fått sin inbjudan
Använd "Reset All Sent" för att rensa historiken och börja om

Exportera din gästlista

Klicka på "Download" i verktygsfältet på sidan "Guests" och välj ett format: Excel (.xlsx) för sortering och redigering, CSV (.csv) för import till andra verktyg, eller PDF (.pdf) för ett utskriftsklart dokument.

Exporter respekterar dina aktiva filter och sorteringsordning. Det gästtabellen visar just nu är exakt det som hamnar i filen — samma rader, samma ordning — så du kan ladda ner bara Accepted VIPs eller Self-registered-gäster utan telefonnummer. Vill du ha hela listan? Klicka på Clear all först.

Filerna namnges efter ditt event och exportdatumet (t.ex. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), så flera nedladdningar skriver aldrig över varandra.

Ladda ner som Excel (rekommenderas för kalkylblad)

Klicka på "Download" → Excel (.xlsx)
Bladet Guests innehåller all gästinformation, svar, varje anpassat fält från ditt registreringsformulär (t.ex. roll, organisation, kostbehov) som en egen kolumn, samt en Tags-kolumn — med rubrikraden fastlåst och kolumnfilter redan aktiverade, så du kan sortera och dela upp direkt efter valfritt kriterium
Ett andra blad, Summary, visar dina svarsstatistik på ett ögonblick: totalt antal inbjudningar, accepterade, avböjda, ej svarat, närvarade, samt antal bekräftade gäster
Öppnas korrekt i Excel, Google Sheets och Numbers oavsett datorns regioninställningar

Ladda ner som CSV

Klicka på "Download" → CSV (.csv)
Filen innehåller all gästinformation, svar, värden för anpassade fält samt en Tags-kolumn (taggnamn separerade med pipe — samma format som accepteras vid import, så du kan gå fram och tillbaka med datan)
När Collect Guest Names är aktiverat får CSV-filen även en Plus Ones-kolumn direkt efter Guests — varje plus en-gäst separerad med pipe (t.ex. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). Kolumnen utelämnas när namninsamling är avstängd, så CSV-filens struktur förblir förutsägbar för event som inte använder funktionen. Samma kolumn finns även med i Excel-exporten
Om CSV-filen öppnas med allt i en enda kolumn i Excel, använd Excel (.xlsx)-formatet istället — det påverkas inte av regionala inställningar för listavgränsare

Ladda ner som PDF

Klicka på "Download" → PDF (.pdf)
En formaterad PDF skapas med ditt eventnamn, datum och en sammanfattning av svarsstatistiken
PDF-filen innehåller alla gästuppgifter i en ren tabellayout, med en Tags-kolumn som visar varje gästs taggnamn som kommaseparerad text

Obs: anpassade registreringsfält (t.ex. roll, organisation) ingår inte i PDF-filens fasta layout — ladda ner Excel- eller CSV-formatet när du behöver de kolumnerna.

När Collect Guest Names är aktiverat innehåller PDF-filen även:

Indragna underrader för varje plus en-gäst under huvudinbjudan, med respektive persons namn

När seating också är aktiverat visar varje underrad dessutom personens tilldelade bord i en ny Table-kolumn.

Det gör PDF-filen idealisk för att:

Skriva ut en gästlista till lokalen eller entrépersonalen
Dela med leverantörer (cateringfirmor, eventplanerare) som inte använder kalkylblad
Ha en fysisk backup på plats under eventet
Snabbt kolla bordsplaceringar

Hantera gästernas svar

Redigera ett svar

Om en gäst kontaktar dig för att ändra sitt RSVP:

Klicka på ikonen Edit (penna) för den gästen
Uppdatera deras status (Accepted, Declined)
Justera antalet bekräftade gäster om det behövs
Spara ändringarna

Visa svarsdetaljer

Klicka på ikonen View (öga) för att se:

Fullständig gästinformation
Deras RSVP-svar
Eventuella kommentarer de har lämnat
Svar på anpassade fält

Ta bort gäster

Så här tar du bort en gäst:

Klicka på ikonen Delete (papperskorg)
Bekräfta borttagningen

Så här tar du bort flera gäster:

Markera gäster med kryssrutorna
Klicka på "Delete all (X)" för att ta bort de markerade gästerna

Vill du agera på en filtrerad lista över flera sidor? När fler gäster matchar dina filter än vad som får plats på den aktuella sidan visar verktygsfältet en knapp "Select all N matching". Den markerar varje matchande gäst över alla sidor, så massåtgärder som Apply tags eller borttagning gäller hela det filtrerade urvalet, inte bara sidan du ser.

Tips för hantering av gästlistan

Före ditt event

Lägg till alla gäster innan du skickar inbjudningar
Dubbelkolla att telefonnummer är i internationellt format
Använd CSV-import för stora listor för att spara tid
Ställ in lämpligt SMS-språk för internationella gäster

Följa upp svar

Kontrollera filtret Not Answered regelbundet för att följa upp
Använd WhatsApp-spårning för att se vem som har fått inbjudningar
Exportera listan med jämna mellanrum för att följa utvecklingen

Påminnelser

För gäster som inte har svarat, använd knapparna Copy, Envelope eller WhatsApp för att skicka påminnelser
Överväg att använda SMS feature för masspåminnelser

Vanliga frågor

F: Finns det en gräns för hur många gäster jag kan lägga till? S: Gästgränser beror på din Fotify-plan. Kontrollera din plans detaljer för specifika gränser.

F: Kan jag lägga till gäster efter att jag har skickat inbjudningar? S: Ja! Du kan lägga till nya gäster när som helst. Kom bara ihåg att skicka deras inbjudningslänk.

F: Vad händer om jag tar bort en gäst som redan har svarat? S: Deras svar tas bort permanent. Om de försöker använda sin gamla RSVP-länk fungerar den inte längre.

F: Kan jag ändra en gästs RSVP-status manuellt? S: Ja, använd Edit-knappen för att manuellt uppdatera en gästs status, till exempel när de ringer och bekräftar i stället för att använda det digitala formuläret.

F: Varför ser jag inte WhatsApp-knappen för vissa gäster? S: WhatsApp-knappen visas bara för gäster som har ett sparat telefonnummer. Lägg till deras telefonnummer för att aktivera funktionen.

F: Vad är skillnaden mellan kolumnerna "Guests" och "Confirmed"? S: "Guests" är hur många personer du bjöd in i det sällskapet. "Confirmed" är hur många gästen sa faktiskt kommer när de svarade.

F: Jag sänkte antalet gäster på en inbjudan och inget hände. Varför? S: Kontrollera vad du förväntade dig skulle ändras. Själva inbjudan försvinner aldrig — att sänka antalet gäster ändrar hur många personer just den inbjudan omfattar, inte hur många inbjudningar du har, så radantalet och totalen "inbjudningar" förblir densamma. Kolumnen Guests på den raden är det som borde ha ändrats.

Kolumnen Confirmed fylls bara i när gästen svarar, så ett sällskap som inte har svarat visar ett streck där oavsett hur många gäster du ger det.

F: Det går inte att sänka antalet gäster. Varför? S: Eftersom den inbjudan fortfarande listar personer med namn. Antalet gäster och personerna måste stämma överens, och vi tar inte bort en gäst du har namngett — eller redan har placerat — bara för att få numret att stämma, så borttagningen måste vara ett beslut du själv fattar. Meddelandet namnger vem som är i vägen.

Ta bort den personen först med knappen People på den raden (Manage Names), sänk sedan antalet gäster. Om den personen redan har ett bord på sidan Seating ber borttagningen dig bekräfta, eftersom det även frigör deras plats. Tomma onamngivna platshållare blockerar inget — de rensas åt dig.

F: Kan jag importera gäster från Google Kontakter eller en annan app? S: Exportera dina kontakter som en CSV-fil från din kontaktapp, formatera den sedan så att den matchar Fotifys CSV-krav och importera den.

F: Vad är skillnaden mellan CSV- och PDF-export? S: CSV är bäst för kalkylbladsarbete — redigering, filtrering och import till andra verktyg. PDF är ett formaterat, utskriftsvänligt dokument med ditt events rubrik och sammanfattande statistik, perfekt att dela med leverantörer eller skriva ut till entrépersonalen på eventet.

F: Innehåller PDF-filen bordsplaceringar och plus-ett-namn? S: Plus-ett-namn visas som indragna underrader under huvudinbjudan när Collect Guest Names är aktiverat. När Seating också är aktiverat lägger PDF-filen till en Table-kolumn som visar varje persons individuella bordsplacering.

F: Kan jag söka på en plus-ett-gästs namn? S: Ja — när Collect Guest Names är aktiverat matchar sökfältet även plus-ett-namn. Den matchande inbjudan expanderas automatiskt så att du ser vilken sällskapsmedlem som matchade, med namnet markerat. Praktiskt när en gäst kontaktar dig och du bara minns namnet på personen som följer med, inte huvudgästen.

F: Innehåller CSV-exporten plus-ett-namn? S: När Collect Guest Names är aktiverat lägger CSV-filen till en Plus Ones-kolumn direkt efter Guests, med varje icke-huvudperson i sällskapet pipe-separerad. När namninsamling är avstängd utelämnas kolumnen så att CSV-strukturen förblir konsekvent.

F: Hur vet jag vilka gäster jag redan har skickat inbjudningar till? S: Gäster som kontaktats via WhatsApp visas med grön bakgrund, och gäster du har skickat till från din egen e-postklient visas med ett orange kuvert. Båda spåras i webbläsaren du använde, så de följer inte med till en annan enhet. För inbjudningar som Fotify har skickat är e-poststatistiken det tillförlitliga registret.

F: Mina gäster säger att de aldrig fick inbjudan. Vad kan jag göra? S: Kontrollera först e-poststatistiken för att se om den levererades — vissa företags e-postsystem tar emot ett meddelande och lägger det sedan i skräpposten, vilket visas som levererat men aldrig öppnat. Om ett helt företag filtrerar bort dem, använd ikonen Envelope för att skicka den gästens inbjudan från din egen brevlåda i stället. Se Så skickar du e-postinbjudningar för hur du läser statistiken.

F: Kan gäster OSA:a utan att först läggas till i listan? S: För personliga inbjudningar måste gäster läggas till i din lista först för att få sin unika RSVP-länk. Men om du aktiverar funktionen Registration Form kan gäster registrera sig själva via en offentlig länk — de läggs automatiskt till i din gästlista när de fyller i formuläret.

F: Vad händer om jag laddar upp en CSV med dubbletter av gäster? S: Varje rad i filen blir en ny gäst — importen kontrollerar inte om gästen redan finns, så om du laddar upp samma fil två gånger skapas varje gäst två gånger. Om det händer, filtrera listan (till exempel på taggen du importerade med) och använd massradering för att ta bort de extra kopiorna, ladda sedan bara upp de nya raderna.

F: Kan jag importera gäster med taggar redan tillämpade? S: Ja. Lägg till en Tags-kolumn i din CSV med pipe-separerade taggnamn (t.ex. Family|VIP). Alla taggar som inte redan finns för eventet skapas automatiskt med en standardfärg. Fullständigt arbetsflöde: se artikeln om gästtaggar.

F: Ingår taggar när jag exporterar gäster? S: Ja — både CSV-exporten (pipe-separerade namn) och PDF-exporten (kommaseparerad lista i en Tags-kolumn) innehåller alla taggar som gästen har. Du kan importera CSV-filen igen för att återställa taggarna.

F: Hur taggar jag många gäster på en gång? S: Använd kryssrutorna för att markera de gäster du vill ha, klicka sedan på "Apply tags" i verktygsfältet. Du kan lägga till, ta bort eller ersätta taggar för alla markerade gäster med ett klick.

F: Kan jag filtrera på mer än en status samtidigt? S: Ja. Statusfiltret är flerval — klicka på så många chips du vill. Välj till exempel Accepted + Attended för att se alla som kommer, eller Not Answered + Declined för att se alla du fortfarande behöver följa upp. Status kombineras med taggar, sökning och More filters-dimensionerna.

F: Hur kopierar jag bara en gästs länk utan hela meddelandet? S: Klicka på ikonen Link i kolumnen Actions. Den kopierar bara den nakna RSVP-URL:en — ingen hälsning eller malltext — så du kan klistra in den i en kalenderinbjudan, story eller chatt. Den vanliga Copy-ikonen kopierar fortfarande hela det personliga meddelandet.

F: Kan jag filtrera på om en gäst har e-post eller telefon? S: Ja. Öppna More filters och slå på Has email eller Has phone. Praktiskt precis innan ett e-post- eller WhatsApp-utskick, så att du bara ser gäster du faktiskt kan nå.

F: Kan jag skilja på självregistrerade gäster och de jag lade till själv? S: Ja. I More filters ställer du in Source till Self-registered (registrerade sig via en registreringslänk) eller Added by me.

F: Inkluderar CSV/PDF-exporten bara de gäster jag har filtrerat fram? S: Ja — exporter respekterar dina aktiva filter, så filen innehåller exakt det listan visar. Klicka på Clear all först om du vill exportera alla.