Så använder du närvaroverifiering

Sidan Närvaroverifiering är ett särskilt verktyg för säkerhetspersonal och värdar som ska verifiera gäster vid eventets entré. Med QR-kodsskanning eller manuell sökning kan du snabbt bekräfta gästernas identitet och följa vilka som har anlänt.

Den här guiden är för säkerhetspersonal och eventpersonal som använder verifieringssidan vid eventets entré.

Konfigurera närvaroverifiering

Innan du kan använda den här funktionen måste eventarrangören aktivera den i OSA-inställningarna. Se avsnittet Attendance Settings section i anpassningsguiden för mer information.

För eventarrangörer

Gå till din OSA-instrumentpanel och klicka på fliken Invitation
Bläddra till Attendance Settings
Aktivera "QR Code Access" för att slå på gästverifiering
Ange ett åtkomstlösenord (minst 6 tecken)
Klicka på "Copy Link" under Security Staff Access för att hämta verifieringssidan URL
Dela länken och lösenordet med ditt säkerhetsteam

Öppna verifieringssidan

För säkerhetspersonal

Öppna verifieringslänken som du fått av eventarrangören
Ange åtkomstlösenordet som du har fått
Klicka på "Verify Password"

När du har loggat in ser du huvudgränssnittet för verifiering, med en grön "Live"-indikator som visar att du är ansluten.

Logga ut

Klicka på den röda knappen "Logout" för att avsluta din session. Du behöver ange lösenordet igen för att få åtkomst till sidan på nytt.

Förstå gränssnittet

Verifieringssidan har två huvudfunktioner:

Start Scanning QR Code

Klicka på den här blå knappen för att aktivera enhetens kamera och skanna gästernas QR-koder.

Guest List

Klicka på den lila knappen "Guest List" för att visa och söka bland alla bekräftade gäster. Siffran inom parentes visar hur många gäster som finns i listan.

Verifiera gäster med QR-koder

Det snabbaste sättet att verifiera gäster är att skanna deras QR-koder.

Så skannar du

Klicka på "Start Scanning QR Code"
Tillåt kameraåtkomst när du uppmanas
Rikta enhetens kamera mot gästens QR-kod
Skannern kommer automatiskt att identifiera och läsa koden
Gästinformation visas på skärmen

Efter skanning

När en giltig QR-kod skannas ser du ett grönt kort med:

Gästnamn
Status (t.ex. "Ready to attend")
Confirmed Guests - Antal personer i sällskapet
"Mark as Attended"-knapp - Klicka för att registrera deras ankomst
"Scan Another"-knapp - Fortsätt till nästa gäst

Stänga skannern

Klicka på "Close Camera" för att sluta skanna och återgå till huvudskärmen.

Manuell gästuppslagning

Om en gäst inte har sin QR-kod kan du söka upp personen manuellt.

Söka efter gäster

Klicka på "Guest List" för att öppna gästpanelen
Använd sökfältet för att hitta gäster via:
- Namn
- E-post
- Telefonnummer
Listan filtreras medan du skriver

Information i gästlistan

Listan visar:

Column	Description
Name	Gästens namn
Status	OSA-svar (ACCEPTED, DECLINED, etc.)
Guests	Antal personer i sällskapet

Klicka på en gäst för att se detaljer och markera närvaro.

Markera gäster som närvarande

När du verifierar en gäst (via QR-skanning eller manuell uppslagning):

Granska deras information på det gröna bekräftelsekortet
Bekräfta antalet gäster i sällskapet
Klicka på "Mark as Attended" för att registrera deras ankomst

Gästen är nu markerad som närvarande i systemet, och arrangören kan se detta i sin instrumentpanel.

Skanna fler gäster

Efter att du har markerat närvaro klickar du på "Scan Another" för att snabbt hantera nästa gäst i kön.

Senaste aktivitet

Längst ned på skärmen ser du en logg för Recent Activity som visar:

Gästnamn
Verifieringsstatus
Tidsstämpel

Detta hjälper dig att följa senaste incheckningarna och säkerställa att du har hanterat gästerna korrekt.

Tips för eventdagen

Före eventet

Testa verifieringssidan och enhetens kamera
Säkerställ bra belysning vid entrén för QR-skanning
Ha lösenordet sparat och redo
Ladda enheten fullt

Under eventet

Låt sidan vara öppen – "Live"-indikatorn visar att du är ansluten
Använd QR-skanning för snabbhet när det är möjligt
Använd manuell uppslagning när gäster inte hittar sin QR-kod
Kontrollera antalet gäster för att verifiera sällskapets storlek

Hantera problem

Gäst hittas inte: Be dem stava sitt namn eller uppge sin e-post
QR-koden går inte att skanna: Prova manuell uppslagning i stället
Fel antal gäster: Stäm av med gästen innan du markerar närvaro
Anslutningen bröts: Uppdatera sidan och logga in igen

Vanliga frågor

F: Var får gäster sina QR-koder? S: Gäster får en unik QR-kod när de OSA:ar. Den ingår i deras bekräftelse och kan nås via deras OSA-länk.

F: Vad händer om en gäst dyker upp som inte finns i listan? S: De kanske inte har OSA:at eller kan vara en plus-one. Stäm av med eventarrangören eller be gästen OSA:a på plats om möjligt.

F: Kan flera medarbetare använda verifieringssidan samtidigt? S: Ja, flera enheter kan vara inloggade med samma lösenord. Detta är användbart för event med flera entréer.

F: Fungerar detta offline? S: Nej, en internetanslutning krävs för att verifiera gäster och registrera närvaro. "Live"-indikatorn bekräftar att du är ansluten.

F: Vad händer om jag råkar markera fel gäst som närvarande? S: Kontakta eventarrangören – de kan se och hantera närvaroregister från sin instrumentpanel.

F: Kan jag se vilka som redan har anlänt? S: Arrangören kan se närvarostatus i sin instrumentpanel. Verifieringssidan visar din logg för senaste aktivitet.

F: Behöver jag en särskild app? S: Nej, verifieringssidan fungerar i alla mobila webbläsare. Ingen appinstallation krävs.

F: Vad gör jag om kameran inte öppnas? S: Kontrollera att du har gett kamerabehörigheter i webbläsarens inställningar. Prova att uppdatera sidan eller använda en annan webbläsare.

F: Kan gäster checkas in mer än en gång? S: Systemet spårar närvaro, så om du skannar en gäst igen kommer det att visas att personen redan har markerats som närvarande.

F: Vad betyder siffran för "Confirmed Guests"? S: Den visar hur många personer gästen uppgav skulle delta (inklusive gästen själv och eventuella plus-ones).