Så använder du närvaroverifiering

Sidan Närvaroverifiering är ett särskilt verktyg för säkerhetspersonal och värdar som ska verifiera gäster vid eventets entré. Med QR-kodsskanning eller manuell sökning kan du snabbt bekräfta gästernas identitet och följa vilka som har anlänt.

Den här guiden är för säkerhetspersonal och eventpersonal som använder verifieringssidan vid eventets entré.

Konfigurera närvaroverifiering

Innan du kan använda den här funktionen måste eventarrangören aktivera den i vyn Incheckning på sidan Gäster. Se avsnittet Incheckning vid dörren i anpassningsguiden för mer information. Ingen inbjudan? Se Incheckning utan inbjudan nedan.

För eventarrangörer

1. Klicka på Gäster i sidofältet och byt vyn högst upp på sidan från Gästlista till Incheckning
2. Under Personalens lösenord klickar du på "Skapa lösenord" — skriv ett eget eller klicka på "Generera" för ett färdigt (minst 6 tecken)
3. Slå på reglaget Incheckning vid dörren
4. Under Incheckningssida för dörrpersonal klickar du på "Kopiera länk" (eller låt personalen skanna den lilla QR-koden för att öppna sidan på sina telefoner)
5. Dela länken och lösenordet med ditt säkerhetsteam

När incheckning är på visar samma vy Ankomster live: hur många sällskap och gäster som är incheckade jämfört med förväntat, och de senaste incheckningarna i takt med att de sker. Om du byter lösenord senare loggas alla enheter som för närvarande är inloggade på incheckningssidan ut.

Gäster som accepterar får sin personliga entré-QR-kod på inbjudan. Vill du dölja den (personalen hittar då gäster på namn) öppnar du Inbjudan > RSVP & Gäster > Entré-QR-kod och stänger av Visa entré-QR-koden på inbjudan. Incheckning vid dörren fungerar oavsett.

Sköta dörren från instrumentpanelen

Du behöver inte personalsidan själv. Med incheckning på låter blocket Checka in gäster högst upp i vyn dig söka i listan över bekräftade gäster (på namn, e-post, telefon eller den korta koden på en gästs inbjudan), filtrera till Inte incheckade än / Incheckade, och trycka på Checka in för ett sällskap — eller öppna Personer för att bocka av varje namngiven gäst individuellt. Ångra återställer en felaktig incheckning. Skanna kod öppnar din enhets kamera för att läsa en gästs entré-QR-kod direkt.

Incheckning utan inbjudan

Incheckning vid dörren kräver varken en digital inbjudan eller OSA-svar. För ett företagsevent, en fest med dörrlista eller en gästlista som du har byggt någon annanstans kan du sköta dörren direkt från din gästlista:

1. Klicka på Gäster i sidofältet och lägg till eller importera dina gäster
2. Högst upp på sidan byter du vy från Gästlista till Incheckning
3. Ange ett lösenord för personalen, slå på reglaget Incheckning vid dörren och dela länken till incheckningssidan med din dörrpersonal, precis som beskrivs ovan

Så länge evenemanget saknar inbjudan kan alla på gästlistan checkas in, utom gäster som du har markerat som avböjda: ingen har ombetts svara på någon OSA, så dörren väntar inte på ett "ja". Att checka in en gäst markerar gästen som närvarande, med alla platser på gästens inbjudan inräknade. Utan inbjudan har gästerna inga entré-QR-koder, så personalen söker på namn, e-post, telefon eller gästens korta kod i stället för att skanna.

Vill du att gästerna ska komma med en entré-QR-kod? Skapa inbjudan (vyn Incheckning länkar dit): varje gäst som bekräftar får en personlig QR-kod på sin inbjudan och i påminnelsemejlet, redo för din personal att skanna. Från och med då följer dörren den vanliga regeln: bara gäster som har accepterat kan checkas in.

Öppna incheckningssidan

För dörrpersonal

1. Öppna incheckningslänken som arrangören gav dig (eller skanna den lilla QR-koden på deras Incheckning-vy)
2. Skriv in personallösenordet — ögonikonen visar vad du skrivit, vilket hjälper vid långa genererade lösenord
3. Tryck på "Öppna incheckning"

Sidan känner igen dig på den telefonen i 24 timmar, så en uppdatering eller en oavsiktlig stängd flik tar dig direkt tillbaka till listan. En grön "Live"-bricka i sidhuvudet betyder att sidan tar emot ankomster från alla andra dörrar i realtid; medan anslutningen återställs visas "Återansluter" och du kan fortsätta jobba som vanligt.

Logga ut

Tryck på menyn ⋮ i övre högra hörnet och välj "Logga ut". Samma meny har "Uppdatera listan" om du vill tvinga fram en omladdning av gästlistan.

Förstå skärmen

Allt du behöver finns på en enda skärm — det finns inget att öppna eller växla:

Ankomsträknare

Högst upp visar "25 av 90 gäster incheckade" och en förloppsindikator hur många personer som har anlänt jämfört med hur många som förväntas, med antalet sällskap bredvid. Räknaren uppdateras live så snart någon enhet checkar in någon.

Senaste ankomster

När en annan dörr (eller arrangören från instrumentpanelen) checkar in någon glider ett litet grönt kort med namn och tid in under räknaren. Det är en tyst logg, inte en popup — inget avbryter det du håller på med.

Sök och filter

Sökrutan är alltid synlig. Under den visar flikarna Alla / Inte incheckade än / Incheckade aktuella antal, så du kan se på en gång hur många sällskap som fortfarande väntas.

Gästlistan

Varje bekräftat sällskap är en rad: namnet, sällskapets storlek (eller "2 av 4 incheckade" för sällskap med namngivna gäster) och — när de väl är inne — tiden de anlände. Rader som är inne är gröna med en bock; en halvfylld cirkel betyder att bara en del av ett namngivet sällskap har anlänt.

Skanna kod

Den stora knappen "Skanna kod" längst ned på skärmen öppnar kameran i helskärm.

Verifiera gäster med QR-koder

Det snabbaste sättet att checka in gäster är att skanna deras entrékoder.

Så här skannar du

1. Tryck på "Skanna kod"
2. Tillåt kameratillgång när du uppmanas (en gång per telefon)
3. Rikta kameran mot gästens QR-kod — det finns en ficklampsknapp för mörka entréer
4. Koden läses av automatiskt och sällskapet glider upp från skärmens nederkant

Koder som inte är Fotify-entrékoder, eller som hör till ett annat evenemang, visar ett kort meddelande längst ned i kameravyn, och skannern fortsätter köras.

Efter skanning

Det du ser beror på hur arrangören har ställt in inbjudan.

Enkelt läge (inga gästnamn samlas in) — sällskapskortet visar:

• Ett statusfält: "2 gäster bekräftade" för ett sällskap som inte har anlänt, eller "Redan inne sedan 21:14" om de redan är inne
• Sällskapets namn
• En stor knapp "Checka in 2 gäster" — tryck på den och fältet blir grönt: "Allt klart – släpp in dem"

Läge med namngivna gäster — när arrangören har aktiverat Samla in gästnamn eller använder bordsplacering, listar kortet varje person i sällskapet individuellt:

• Varje person har sin egen tryckbara rad
• Tryck på ett namn för att checka in personen — raden blir grön och visar incheckningstiden
• Tryck igen för att ångra (praktiskt om du råkar trycka på fel person)
• "Checka in alla (3)" markerar hela sällskapet på en gång, för grupper som släpps in tillsammans
• Ett fält högst upp visar förloppet ("2 av 3 incheckade")
• Alla som sällskapet har uppgett kommer inte (en inbjudan för tre som bekräftades som en) listas med märket "Kommer inte" och kan inte checkas in — dörren släpper in det som OSA:n säger, precis som ett avböjt sällskap inte kan checkas in. Om de ändå dyker upp uppdaterar arrangören sällskapets OSA från sidan Gäster (höjer antalet eller lägger till personen igen), och då går de att checka in

Nästa gäst

Tryck på "Skanna en till" för att gå direkt tillbaka till kameran för nästa person i kön, eller på "Klart" för att stänga skannern och återgå till listan. Telefonen ger en kort vibration vid varje lyckad incheckning, så du kan hålla blicken på kön.

Manuell gästuppslagning

Om en gäst inte har sin QR-kod, sök upp personen på namn — listan finns redan på skärmen.

Söka efter gäster

1. Tryck på sökrutan högst upp och börja skriva:
   • Namn (inklusive namnen på deras plus-ones)
   • E-post
   • Telefonnummer
   • Den korta koden som står under QR-koden på deras inbjudan
2. Listan smalnar av medan du skriver. Diakritiska tecken spelar ingen roll — "jose" hittar "José"
3. Använd flikarna Alla / Inte incheckade än / Incheckade för att begränsa listan — praktiskt sent på kvällen för att se vilka som fortfarande väntas
4. Om bara ett sällskap matchar öppnas det direkt när du trycker på Retur på tangentbordet

Checka in från listan

• Ett sällskap utan namngivna gäster har en "Checka in"-knapp direkt på sin rad — ett tryck och de är inne, ingen extra skärm
• Ett sällskap med namngivna gäster visar "0 av 3 incheckade"; tryck på raden för att öppna kortet och bocka av personer individuellt
• Ett sällskap som redan är inne visar ankomsttiden på sin rad; tryck på den om du behöver ångra

Markera gäster som anlända

Oavsett om sällskapet kom från en skanning eller från listan fungerar kortet likadant:

Enkelt läge

1. Jämför antalet gäster i fältet ("2 gäster bekräftade") med vilka som faktiskt står framför dig
2. Tryck på "Checka in 2 gäster" — fältet blir grönt
3. Markerade du fel sällskap? Öppna det igen och tryck på "Ångra incheckning" under namnet

Läge med namngivna gäster

1. Granska listan med individuella namn
2. Tryck på varje person när de går in genom dörren — raden blir grön och tiden registreras
3. Tryck på ett redan incheckat namn igen för att ångra ett misstag
4. Använd "Checka in alla" när hela gruppen anländer tillsammans

Sällskapet markeras som anlänt i instrumentpanelen så snart någon person i det checkas in, men arrangören kan se exakt vem som kom tack vare tidsstämplarna per person. En statistikpost "Anländ vid dörren" på deras instrumentpanel visar det totala antalet individer (inte bara sällskap) som checkats in.

Redan incheckad

Om du skannar en kod (eller öppnar ett sällskap) som redan är inne visas ett gult fält med ankomsttiden — "Redan inne sedan 21:14" — i stället för ännu en incheckningsknapp. Det är ditt tecken på att koden redan använts: antingen gick gästen ut och kom tillbaka, eller så har någon annan gästens kod. Det går inte att av misstag checka in samma sällskap två gånger.

Senaste ankomster

Under ankomsträknaren visar en rad med gröna kort de senaste personerna som checkats in från valfri enhet, var och en med tiden. Den uppdateras i samma stund som en kollega vid en annan entré (eller arrangören från instrumentpanelen) checkar in någon, och en ångrad incheckning tar bort kortet igen.

Använd den för att bekräfta att en incheckning gick igenom, eller för att upptäcka ett sällskap som just släppts in vid den andra dörren när de dyker upp vid din.

Tips för eventdagen

Före eventet

• Testa incheckningssidan och enhetens kamera
• Säkerställ bra belysning vid entrén för QR-skanning
• Ha lösenordet sparat och redo
• Ladda enheten fullt

Under eventet

• Låt sidan vara öppen – brickan "Live" visar att du är ansluten, och sidan håller skärmen vaken medan du jobbar
• Använd QR-skanning för snabbhet när det är möjligt
• Använd sökning när gäster inte hittar sin QR-kod – listan finns alltid på skärmen
• Jämför antalet gäster i fältet med de personer som faktiskt står framför dig innan du trycker på checka in

Hantera problem

• Gäst hittas inte: Be dem stava sitt namn eller uppge sin e-post
• QR-koden går inte att skanna: Prova manuell uppslagning i stället
• Fel antal gäster: Stäm av med gästen innan du markerar närvaro
• Anslutningen bröts: Sidhuvudet visar "Återansluter"; sidan återupptar arbetet av sig själv och laddar om listan. Använd ⋮ → Uppdatera listan om du vill vara säker
• Blev ombedd om lösenordet igen: Arrangören har bytt personalens lösenord eller stängt av incheckningen – hämta det aktuella lösenordet från dem och logga in igen

Vanliga frågor

Q: Var får gäster sina QR-koder? A: När en gäst tackar ja visas en Entré-sektion med deras personliga QR-kod på deras inbjudan (deras RSVP-länk), där de kan spara den på sin telefon. Tre dagar före evenemanget innehåller även det automatiska påminnelsemejlet före evenemanget koden och dess korta reservkod, om inte arrangören har stängt av det i påminnelsens inställningar.

Q: Vad händer om en gäst dyker upp som inte finns med på listan? A: Personen kanske inte har OSA:t eller kan vara en plus-one. Kontrollera med arrangören eller be gästen att OSA:a på plats om det är möjligt.

Q: Kan flera medarbetare använda verifieringssidan samtidigt? A: Ja, flera enheter kan vara inloggade med samma lösenord. Det är praktiskt för evenemang med flera entréer.

Q: Fungerar detta offline? A: Nej, en internetanslutning krävs för att verifiera gäster och registrera närvaro. Indikatorn "Live" bekräftar att du är ansluten.

Q: Vad händer om jag markerar fel gäst som anländ? A: I läget med namngivna gäster trycker du bara på samma rad igen för att ångra incheckningen. I enkelt läge öppnar du sällskapet igen (tryck på dess rad eller skanna om) och trycker på Ångra incheckning. Arrangören kan också ångra vilken incheckning som helst från Gäster > Incheckning i sin instrumentpanel.

Q: Ett sällskap på 4 anländer men bara 2 personer kom faktiskt. Vad gör jag? A: Om arrangören har aktiverat Samla in gästnamn trycker du bara på de två personer som faktiskt dök upp. Sällskapets status ändras till "Anländ" men instrumentpanelen registrerar exakt 2 individer vid dörren, inte 4. I enkelt läge (inga gästnamn) kan du bara markera hela sällskapet som anlänt — ta upp detta med arrangören om exakta antal per person är viktigt.

Q: Kan jag se vem som redan har anlänt? A: Ja — räknaren högst upp visar hur många sällskap och gäster som är inne, flikarna Incheckade / Inte incheckade än filtrerar listan, och senaste ankomster från alla dörrar visas under räknaren. Arrangören ser samma ankomster live under Gäster > Incheckning i sin instrumentpanel.

Q: Behöver jag en särskild app? A: Nej, verifieringssidan fungerar i valfri mobilwebbläsare. Ingen appinstallation krävs.

Q: Vad händer om kameran inte öppnas? A: Kontrollera att du har gett kamerabehörigheter i webbläsarens inställningar. Försök uppdatera sidan eller använda en annan webbläsare.

Q: Kan gäster checkas in mer än en gång? A: Nej. Om du skannar ett sällskap igen visas dess aktuella status: i enkelt läge ett gult fält "Redan inne sedan …" med ankomsttiden, i läget med namngivna gäster en lista som visar exakt vem som har anlänt (gröna rader med tidsstämplar) så att du kan slutföra incheckningen av dem som inte har kommit ännu.

Q: Vad betyder texten "2 gäster bekräftade"? A: Hur många personer gästen uppgav skulle komma (inklusive dem själva och eventuella plus-ones). Incheckningsknappen upprepar siffran så att du kan jämföra den med vilka som faktiskt dök upp.

Q: Vad är skillnaden mellan enkelt läge och läge med namngivna gäster? A: Det beror på vad arrangören har aktiverat:

• Enkelt läge — arrangören har inte aktiverat Samla in gästnamn. Du checkar in hela sällskapet med ett tryck. Bra för mer avslappnade evenemang.
• Läge med namngivna gäster — arrangören samlade in varje deltagares namn under OSA. Du bockar av varje person individuellt när de anländer, och arrangören ser exakta ankomsttider per person. Bra för bröllop, företagsevenemang eller där det är viktigt att veta exakt vilka som dök upp.