Hur du använder Bordshantering för bordsplacering

Bordshantering hjälper dig att organisera bordsplaceringen för ditt evenemang. Alla dina gäster läses in automatiskt när du öppnar fliken Tables — färgkodade efter OSA-status — så att du kan börja planera direkt. Skapa bord, dra gäster för att tilldela platser, redigera namn direkt och låt gästerna se sin placering direkt i sin inbjudan.

Aktivera Bordshantering

Innan du kan skapa bord behöver du aktivera funktionen:

Gå till din evenemangspanel på dashboard.fotify.app
Välj ditt evenemang och klicka på "RSVP" i sidomenyn
Gå till fliken "Details"
Hitta "Table Management" i avsnittet Event Settings
Slå på den (ON)

När den är aktiverad visas en ny flik "Tables" i din RSVP-navigering.

Obs: När du aktiverar Bordshantering slås Collect Guest Names automatiskt på (och låses på) så att varje deltagare kan identifieras för bordsplacering. Om du bara behöver deltagarlistan och inte en bordsplan, använd Collect Guest Names separat — du kan fortfarande aktivera Tables senare utan att förlora någon data.

Skapa bord

Lägga till ett nytt bord

Klicka på fliken "Tables"
Klicka på "Create Table"
Fyll i bordinformationen:
- Table Number - Ett unikt nummer för bordet (obligatoriskt)
- Alias - Ett valfritt smeknamn som "VIP", "Family" eller "Friends"
- Capacity - Maximalt antal platser vid bordet
Klicka på "Create"

Bordsegenskaper

Egenskap	Obligatorisk	Beskrivning
Number	Ja	Unik identifierare (1, 2, 3, osv.)
Alias	Nej	Vänligt namn som visas för gäster
Capacity	Ja	Max antal tillgängliga platser

Redigera bord

Så här ändrar du ett bord:

Hitta bordkortet i fliken Tables
Klicka på ikonen Edit (penna)
Uppdatera uppgifterna
Klicka på "Save"

Ta bort bord

Klicka på ikonen Delete (papperskorg) på bordkortet
Bekräfta borttagningen

Om gäster är tilldelade bordet flyttas de till poolen för ej tilldelade.

Tilldela gäster till bord

Automatisk inläsning av gäster

När du öppnar fliken Tables läses alla dina gäster in automatiskt — ingen manuell konfiguration krävs. Gäster skapas från din OSA-lista:

Accepterade/Närvarande gäster — läses in med sin bekräftade sällskapsstorlek
Väntande gäster (har inte svarat ännu) — läses in med sin inbjudna kvantitet så att du kan planera i förväg
Avböjda gäster — visas som en enda post så att du får en komplett överblick

Det betyder att du kan aktivera bord när som helst — även efter att alla gäster redan har OSA:t — och att alla visas direkt.

Färgkodad OSA-status

Varje gäst-chip är färgkodat så att du ser OSA-statusen direkt:

🟢 Grön — Accepterad / Närvarande
🔵 Blå — Väntande (har inte svarat)
🔴 Röd (nedtonad) — Avböjd

Använd filterpuckarna ovanför gästlistan för att bara visa en viss status. Klicka till exempel på den gröna pucken för att bara se bekräftade gäster när du tilldelar bord.

Visning av plus-ones

Gäster med namnlösa plus-ones visas med huvudgästens namn och ett nummer:

Maria G. — huvudgästen
Maria G. x2 — andra personen i Marias sällskap
Maria G. x3 — tredje personen

När du fyller i riktiga namn visas de som vanligt (t.ex. "Carlos R.").

Dra och släpp

Det enklaste sättet att tilldela gäster är att dra och släppa:

Hitta gäster i avsnittet "Unassigned" till vänster
Dra ett gäst-chip till önskat bord
Släpp gästen på bordkortet

Bordet visar sin aktuella beläggning (t.ex. "6/8").

Använda tilldelningsmodalen

Klicka på valfritt gästnamn för att öppna tilldelningsmodalen där du kan:

Redigera deras namn — ändra för- och efternamn direkt (perfekt för att byta "Guest 2" till ett riktigt namn)
Se vem de hör till — för plus-ones visar modalen "Guest of [Main Guest Name]"
Välja ett bord — välj från bordlistan nedan
Klicka på Save för att bekräfta ändringar, eller Cancel för att avbryta

Ta bort tilldelningar

Så här tar du bort en gäst från ett bord:

Hitta gästen vid sitt tilldelade bord
Dra dem tillbaka till området "Unassigned"
Eller klicka på gästnamnet och välj "Remove from table" i modalen

Designa din lokal med kartan

Utöver listvyn låter Map view dig placera bord på en 2D-planritning som matchar din faktiska lokal. Växla mellan Grid och Map med reglaget längst upp i fliken Tables.

Vad du kan göra på kartan

Placera bord var som helst på ytan med dra-och-släpp.
Välja bordsformer — Round, Square, Rectangle eller Oval.
Ändra storlek och rotera varje bord för att spegla lokalens layout.
Lägga till väggar för att markera rum, avdelare eller scenytor.
Lägga till etiketter för landmärken som "Dance Floor", "Bar" eller "Stage".
Placera gäster genom att dra dem från panelen direkt till ett bord.
Gå till helskärm för ostörd planering under uppsättning.

Placera ett bord

Nya bord börjar i panelen Unplaced på höger sida av kartan.

Klicka på "Add table" i verktygsfältet för att skapa ett (eller använd det befintliga flödet Create Table).
Hitta det i panelen Unplaced till höger.
Tryck och dra bordet till valfri plats på ytan.
Använd de varumärkesfärgade handtagen på ett markerat bord för att ändra storlek (nere till höger) eller rotera (uppe).

För att ta bort ett bord från kartan utan att radera det, markera bordet och klicka på "Unplace" — då flyttas det tillbaka till panelen Unplaced.

Ändra form, storlek och rotation

Klicka på ett bord för att öppna sidopanelen till höger och justera:

Shape — välj Round, Square, Rectangle eller Oval. Vid byte av form återställs storleken till en rimlig standard.
Size — dra W/H-reglagen eller använd storlekshandtaget på själva bordet.
Rotation — dra reglaget eller använd rotationshandtaget ovanför bordet.

Lägga till väggar

Väggar är konfigurerbara rektanglar som är användbara för att rita upp lokalens struktur.

Klicka på "Add wall" i verktygsfältet — en ny vägg visas i mitten av den synliga ytan.
Dra den till rätt position.
Markera den för att justera Length (hur lång den är) och reglaget Thickness.
Rotera den för diagonala väggar eller vinklar.

Lägga till etiketter

Etiketter är redigerbara textanteckningar.

Klicka på "Add label" i verktygsfältet — etiketten visas med standardtext och går direkt in i redigeringsläge.
Skriv områdets namn (t.ex. "Dance Floor", "Bar", "Buffet").
Tryck Enter eller klicka utanför för att spara.
Dubbelklicka på en befintlig etikett för att redigera igen, eller ändra texten från sidopanelen till höger.
Justera storlek och rotation precis som för bord.

Placera gäster på kartan

Den vänstra panelen listar alla ej tilldelade gäster.

Tryck och dra ett gästnamn från den vänstra panelen.
Hovra över målbordet — det markeras grönt när det är giltigt.
Släpp för att tilldela gästen. En toast visar om bordet är fullt.

För att ta bort en gäst från ett bord:

Klicka på bordet på kartan för att öppna sidopanelen.
Hovra över gästen du vill ta bort.
Klicka på × som visas bredvid namnet. Personen flyttas direkt tillbaka till panelen för ej tilldelade.

Kartkontroller

Kontroll	Vad den gör
Drag empty canvas	Panorerar planritningen
Ctrl + scroll	Zoomar in och ut runt markören
Grid toggle	Visar eller döljer justeringsrutnätet
Snap toggle	Fäster bord och element till rutnätet vid dragning
Fit view	Ramar automatiskt in allt du har placerat
Fullscreen	Expanderar kartan till helskärm inför uppsättning
Delete / Backspace	Tar bort vald vägg eller etikett
Escape	Avmarkerar

Tips: Om du lägger till ett bord inifrån helskärm återgår du automatiskt till dashboarden så att du kan fylla i bordets namn och kapacitet.

Hantera individuella gästnamn

När gäster OSA:ar med flera personer i sitt sällskap (plus-ones) behöver du veta vem varje person är för bordsplaceringen. Det finns tre sätt att hantera namn:

Alternativ 1: Redigera namn direkt i fliken Tables

Snabbaste sättet — klicka på ett gäst-chip i fliken Tables för att öppna tilldelningsmodalen, där du kan döpa om dem direkt:

Klicka på ett gäst-chip (t.ex. "Maria G. x2")
Modalen visar namn-fälten förifyllda — för plus-ones visar den även "Guest of [Main Guest Name]"
Skriv in det riktiga namnet och klicka på Save

Det här är idealiskt när du tilldelar bord och vill fylla i namn samtidigt.

Alternativ 2: Arrangören fyller i namn i förväg i fliken Guests

Om du redan vet vilka som ingår i varje gästs sällskap:

Gå till fliken "Guests"
Hitta gästen med flera personer i sitt sällskap
Klicka på ikonen Users (person-ikon) bredvid namnet
Lägg till för- och efternamn för varje person i sällskapet
Klicka på "Save"

Alternativ 3: Gäster anger namn under OSA

Om du inte fyller i namn i förväg ombeds gästerna att ange dem när de svarar på sin inbjudan:

Gästen öppnar sin personliga inbjudningslänk
När de OSA:ar med flera deltagare blir de ombedda att ange varje persons namn
Namnen sparas automatiskt och visas i din dashboard

Detta sker automatiskt — Collect Guest Names slås på åt dig så snart Bordshantering aktiveras.

Så fungerar namn

Scenario	Vad som händer
Namn har ännu inte angetts	Visas som "Maria G. x2", "Maria G. x3" i fliken Tables
Arrangören redigerar i fliken Tables	Namnet uppdateras direkt på chipet
Arrangören fyller i i fliken Guests	Namnen visas i fliken Tables för tilldelning
Gästen anger namn under OSA	Namnen synkas automatiskt efter att gästen har svarat

Tips för namninsamling

Vid bröllop kan du låta gästerna ange sina egna namn för att undvika stavfel
Vid företagsevent kan du fylla i från er personaldatabas eller redigera direkt i fliken Tables
Den primära OSA-innehavaren ingår alltid automatiskt
Varje namngiven person kan tilldelas olika bord

Gästers bordsnotiser

När du har tilldelat gäster till bord ser de automatiskt sin bordsplacering i sin inbjudan.

Vad gästerna ser

När en gäst öppnar sin inbjudan efter att ha blivit tilldelad ett bord:

Deras tilldelade bordsnummer visas
Om de ännu inte är tilldelade ser de "To be announced"

När det visas

Avsnittet med bordsplacering visas i gästens inbjudan endast när:

Bordshantering är aktiverat för evenemanget
Gästen har accepterat inbjudan (OSA-status är Accepted eller Attended)

Du kan ändra var detta avsnitt visas genom att använda inställningarna för Section Order i fliken Invitation.

Visa statistik för bordsplacering

Rubriken i fliken Tables visar viktig statistik:

Stat	Beskrivning
Tables	Totalt antal skapade bord
Capacity	Totalt antal platser över alla bord
Seated	Antal gäster som är tilldelade bord
Unseated	Gäster som fortfarande är ej tilldelade

Använd statistiken för att snabbt se hur bordsplaceringen fortskrider.

Exportera bordstilldelningar

Exportera din kompletta bordsplacering:

Klicka på "Export" i fliken Tables
Ladda ner CSV-filen med alla bordstilldelningar
Öppna i Excel eller Google Sheets

Exporten innehåller:

Bordsnummer och alias
Gästnamn tilldelade till varje bord
Kapacitet och aktuell beläggning

Detta är användbart för:

Att skriva ut placeringskort
Att dela med lokalens personal
Att skapa fysiska bordsplaceringskartor

Tips för Bordshantering

Planera din layout

Skapa alla bord innan du börjar tilldela
Sätt realistiska kapaciteter utifrån lokalen
Använd alias för enkel identifiering ("Bride's Family", "Groom's Family")

Effektiv tilldelning

Använd sökfunktionen för att hitta specifika gäster
Tilldela familjegrupper tillsammans
Kontrollera antalet ej tilldelade regelbundet så att ingen missas

Inför evenemanget

Verifiera att alla accepterade gäster är tilldelade
Exportera och dela med lokalens koordinatorer
Dubbelkolla att kapacitetsgränser inte överskrids

Vanliga frågor

Q: Kan jag tilldela gäster innan de OSA:ar? A: Ja! Alla gäster — accepterade, väntande och avböjda — läses in automatiskt. Väntande gäster visas i blått så att du kan planera i förväg.

Q: Vad händer om jag överskrider ett bords kapacitet? A: Systemet förhindrar att du tilldelar fler gäster än vad bordets kapacitet tillåter.

Q: Kan gäster från samma OSA sitta vid olika bord? A: Ja! När du lägger till individuella namn för personer i ett sällskap kan varje person tilldelas olika bord.

Q: Får gäster en notis när jag tilldelar dem ett bord? A: Gäster ser sin bordsplacering när de tittar på sin inbjudan. Ingen separat notis skickas.

Q: Kan jag ändra tilldelningar efter att evenemanget har startat? A: Ja, du kan ändra bordstilldelningar när som helst från dashboarden.

Q: Vad händer om en gäst avböjer efter att ha blivit tilldelad? A: Deras chip blir rött (avböjd status). Tilldelningen finns kvar men visas inte för gästen. Du kan ta bort tilldelningen för att frigöra platsen.

Q: Finns det en gräns för hur många bord jag kan skapa? A: Det finns ingen gräns för antal bord. Skapa så många som din lokal kräver.

Q: Kan jag skriva ut bordsplaceringsscheman? A: Exportera CSV-filen och använd den för att skapa bordsplaceringsscheman i ditt föredragna designverktyg eller kalkylprogram.

Q: Hur samlar jag in namn för plus-ones? A: Tre alternativ: (1) Klicka på plus-one-chipet direkt i fliken Tables för att döpa om dem, (2) fyll i namn i förväg med Users-ikonen i fliken Guests, eller (3) låt gästerna ange namn själva när de OSA:ar. Namnlösa plus-ones visas som "Maria G. x2" så att du alltid vet vems gäst de är.

Q: Jag aktiverade tables efter att gäster redan OSA:at. Var är mina gäster? A: Alla gäster läses in automatiskt när du öppnar fliken Tables — även om de OSA:ade innan du aktiverade tables. Ingen manuell synkning behövs. Om du redan använde Collect Guest Names innan du aktiverade tables bevaras de individuella plus-one-namn du samlade in och visas som ej tilldelade chip redo att placeras.

Q: Vad betyder färgerna? A: Gäst-chip är färgkodade efter OSA-status: grön = accepterad, blå = väntande (inte besvarad), röd = avböjd. Du kan filtrera efter status med puckarna ovanför gästlistan.

Q: Kan jag redigera gästnamn från fliken Tables? A: Ja! Klicka på ett gäst-chip för att öppna modal-dialogen där du kan ändra för- och efternamn. För plus-ones visar modal-dialogen även vem de hör till (t.ex. "Guest of Maria Garcia").

Q: Hur växlar jag mellan listvyn och lokal-kartan? A: Använd reglaget Grid / Map högst upp i fliken Tables. Båda vyerna delar samma data — tilldelningar och ändringar som görs i en vy visas direkt i den andra.

Q: Behöver jag placera bord på kartan? A: Nej. Kartan är valfri. Du kan fortsätta använda Grid-vyn om du bara behöver en lista och inte bryr dig om en visuell planritning. Bord du skapar ligger kvar i panelen Unplaced på kartan tills du drar ut dem på golvytan.

Q: Vilka bordsformer finns? A: Round, Square, Rectangle och Oval. Välj den som matchar din lokal — formen är endast visuell och påverkar inte kapacitetsreglerna.

Q: Är väggar och etiketter synliga för mina gäster? A: Nej. Väggar och etiketter är endast hjälpmedel för arrangörens planering. Gäster ser fortfarande sitt tilldelade bordsnummer i sin inbjudan, precis som i Grid-vyn.

Q: Kan jag dra en gäst från ett bord till ett annat på kartan? A: För tillfället drar du från den vänstra panelen Unassigned till ett bord för att placera dem, och använder ×-knappen i bordets sidopanel för att ta bort dem (de återgår till panelen Unassigned). För att flytta någon mellan två bord: ta bort dem och dra dem till det nya bordet.

Q: Hur tar jag bort en vägg eller etikett? A: Klicka på väggen eller etiketten och klicka sedan på papperskorgsknappen i sidopanelen till höger, eller tryck Delete / Backspace på tangentbordet.

Q: Fungerar kartan i helskärm? A: Ja. Klicka på knappen Fullscreen i kartans verktygsfält för att expandera ytan till hela skärmen — praktiskt vid planering på en stor skärm eller projektor under uppsättning i lokalen. När du lägger till ett nytt bord från helskärm återgår du kort till dashboarden så att dialogrutan för att skapa bord syns, och du kan gå tillbaka till helskärm efteråt.