Misafir Listenizi Yönetme

RSVP kontrol panelinizdeki Guests sekmesi, etkinliğinize katılan tüm kişileri eklediğiniz, yönettiğiniz ve takip ettiğiniz yerdir. İster misafirleri tek tek ekliyor olun ister bir e-tablodan yüzlercesini içe aktarıyor olun, Fotify misafir listenizi düzenli tutmanızı kolaylaştırır.

Misafir Listesine Erişme

dashboard.fotify.app adresinden etkinlik kontrol panelinize gidin
Etkinliğinizi seçin ve kenar çubuğunda "RSVP" öğesine tıklayın
"Guests" sekmesine tıklayın

Henüz bir RSVP daveti oluşturmadıysanız önce RSVP Davetinizi Nasıl Oluşturursunuz bölümüne göz atın.

Yanıt durumları ve işlem düğmeleriyle birlikte eksiksiz misafir listenizi göreceksiniz.

Understanding the Guest List

Filtering Guests

All filtering lives in one filter bar at the top of the Guests tab. Every filter combines (AND), so you can stack them to answer precise questions like "VIPs who haven't answered and have a phone number."

Status is a set of chips, and it's multi-select — click as many as you like:

Chip	Shows
All	Every guest on your list (clears the status filter)
Accepted	Guests who confirmed they're attending
Declined	Guests who can't attend
Not Answered	Guests who haven't responded yet
Attended	Guests who checked in at the event (when QR attendance is enabled)

Because status is multi-select, you can show Accepted + Attended together (everyone who's coming) or Not Answered + Declined together (everyone still to chase). Each chip shows a live count.

More filters (the slider button) opens extra dimensions:

Source — Added by me (you added them) vs Self-registered (they signed up through a registration link)
Party size — Solo (just the one person) vs Group (2+ people with plus-ones)
Has email / Has phone — only guests you can actually email or message, handy right before a send

Every active filter shows as a removable chip on a summary row, with a Clear all button and a live "X of Y matching" count, so you always know exactly what slice you're looking at.

Guest Information Columns

The table displays key information for each guest:

Name - Guest's full name
Email - Email address (if provided)
Cellphone - Phone number for SMS/WhatsApp
Guests - Number of people in their party (including plus-ones)
Confirmed - How many people they confirmed are attending
Status - Their RSVP response (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Colored chips showing the guest tags applied to this guest. Click the + Add tag button on the row to attach or remove tags inline
Registered - When the guest was added or self-registered
Actions - Quick action buttons

Sorting and Searching

Search - Use the search bar to find guests by name, email, phone, or — when Collect Guest Names is on — a plus-one's name. If a plus-one matches, that invitation auto-expands and the matched name is highlighted
Sort - Click any column header to sort the list (e.g., by name, status)

Viewing Plus-One Names (when Guest Names is on)

When you've enabled Collect Guest Names (or Table Management, which includes it), parties of 2 or more show a chevron next to the main name. Click it to expand the row and reveal each plus-one as an indented sub-row beneath the main invitation:

Every named guest shows with a "+1" badge (or "Main guest" for the primary)
A pencil icon on each sub-row jumps straight to editing that specific name
If a party has fewer names than its declared size, you'll see a "N names not provided yet" placeholder with an Add names link
During search, rows containing a matching plus-one auto-expand so the match is visible at a glance — you can still collapse manually and your choice is remembered until you clear the search

Filtering & Tagging Guests

Fotify's tag system lets you label guests (e.g., "Family", "VIP", "Work") and filter on them. Full details live in the Guest Tags article; here's how tags show up in the guest list.

The tag filter row

The filter bar includes a Tags row. It contains:

A chip for every tag you've created (click to toggle it on/off as a filter)
A dashed "+ New tag" chip that opens the tag manager so you can create one inline
A "Manage tags" button on the right (rename colors, edit, or delete existing tags)
When two or more tag chips are active, an Any / All segmented toggle controls whether the filter matches guests with any of the selected tags or all of them

When a tag filter is active, the guest list only shows matching guests. Click the same chip again to remove that one tag, or use Clear all to reset every filter at once. Tag filters stack with the status chips, search, and the More filters dimensions.

Tagging guests inline

On any guest row (desktop table or mobile card), click the + Add tag button in the Tags column. A dropdown appears with every tag for the event; click to toggle, then Save. Existing tags on the guest show as colored chips next to the button.

Bulk-tagging selected guests

To tag (or untag) many guests at once:

Select guests using the checkboxes on the left of each row
In the selection toolbar that appears, click "Apply tags"
Pick a mode — Add, Remove, or Replace
Tick the tags you want, then click the green Save button

Add attaches the selected tags to every guest, on top of their existing ones
Remove strips the selected tags from every guest
Replace wipes their current tags and sets exactly the selected list

Misafirleri Tek Tek Ekleme

Tek bir misafir eklemek için:

"Add Guest" düğmesine tıklayın
Misafir detaylarını doldurun:
- Name - Misafirin adı (gerekli)
- Last Name - Misafirin soyadı
- Email - Dijital davetler için e-posta adresi
- Cellphone - + ile uluslararası formatta telefon numarası (örn. +14155551234)
- Number of Guests - Davet grubundaki kişi sayısı (varsayılan: 1)
- SMS Language - Bu misafirin SMS mesajları için varsayılan dili geçersiz kılma
"Add Guest" düğmesine tıklayın

Telefon Numarası Formatı

SMS ve WhatsApp özelliklerinin çalışması için telefon numaralarının uluslararası E.164 formatında olması gerekir:

Ülke kodu ile birlikte + ile başlayın
Boşluk, tire veya parantez kullanmayın
Örnekler: +14155551234 (ABD), +34612345678 (İspanya), +4915112345678 (Almanya)

Birden Fazla Misafiri İçe Aktarma (CSV Yükleme)

Büyük misafir listeleri için, bir CSV dosyası kullanarak hepsini tek seferde içe aktarın.

İçe Aktarma Nasıl Yapılır

"Upload Guest List" seçeneğine tıklayın
CSV dosyanızı gerekli formata göre hazırlayın (aşağıya bakın)
Dosyanızı sürükleyip bırakın veya seçmek için tıklayın
"Upload Guest List" seçeneğine tıklayın

CSV Biçimi

CSV dosyanız şu sütunları içermelidir:

Sütun	Zorunlu	Açıklama
Name	Evet	Misafirin adı
LastName	Hayır	Misafirin soyadı (boş olabilir)
Email	Hayır	E-posta adresi (boş olabilir)
Phone	Hayır	+ ve ülke kodu ile E.164 biçiminde telefon numarası
Guests	Hayır	Gruptaki misafir sayısı (varsayılan: 1)
Locale	Hayır	SMS ve e-posta için dil kodu (en, es, fr, de, it, pt, vb.). Geriye dönük uyumluluk için `SmsLocale` ve `MessagingLocale` hâlâ kabul edilir
Tags	Hayır	Bu misafire uygulanacak etiket adları; `\|` (pipe) ile ayrılır. Eksik etiketler otomatik oluşturulur
DisplayAlias	Hayır	Mesajlarda `Name + LastName` yerine kullanılan görünen ad (örn. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Çiftler, aileler ve gruplar için kullanışlıdır
IsPlural	Hayır	Davet birden fazla kişi içinse ve desteklenen dillerde mesajların çoğul biçimde kullanılmasını istiyorsanız `true` (veya `yes` / `1`) olarak ayarlayın (İsveççe, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Portekizce, Hollandaca, Lehçe, Arapça, İbranice, Danca). Varsayılan değer `false`

Örnek CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

CSV İçe Aktarma için İpuçları

Şablon bir dosya almak için "Download Example" seçeneğine tıklayın
E-posta ve telefon isteğe bağlıdır — mevcut değilse boş bırakın
Desteklenen mesajlaşma dilleri: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Locale boşsa, misafir SMS ve e-postayı etkinliğinizin varsayılan dilinde alır
Tags sütunu: birden fazla etiketi | ile ayırın (örn. Family|VIP). Etkinlik için henüz mevcut olmayan tüm etiket adları varsayılan bir renkle otomatik olarak oluşturulur — rengi daha sonra Manage tags bölümünde değiştirebilirsiniz
DisplayAlias: ayarlandığında bu ad SMS’lerde, e-postalarda ve RSVP sayfasında kullanılır (ayrıca özel mesaj şablonlarında {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} ve {{FULLNAME}} ifadelerinin yerini alır). Normal Name + LastName kullanımına dönmek için boş bırakın
IsPlural: yalnızca 2. kişide tekil/çoğul ayrımı olan dillerde önemlidir — örneğin İsveççede "du är inbjuden" (tekil) ifadesi "ni är inbjudna" (çoğul) olur. İngilizce, Almanca, Rusça ve bu ayrımın olmadığı diğer dillerde bu alan yok sayılır

Guest Action Buttons

Each guest row has action buttons for quick management:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Modify guest details (name, email, phone, guests, status)
Eye	View	See all guest information without making changes
Copy	Copy Message	Copy the personalized invitation message (guest's name + unique RSVP link, from your template)
Link	Copy Invite Link	Copy just the guest's RSVP link — no message text — ready to paste anywhere
Envelope	Email	Open email client with pre-filled invitation (if email provided)
WhatsApp	WhatsApp	Open WhatsApp Web with pre-filled message (if phone provided)
People	Manage Names	Add or edit plus-one names (shown when Guest Names or Table Management is on)
Trash	Delete	Remove guest from list (requires confirmation)

Copy Message vs. Copy Invite Link: Copy gives you the full personalized message (greeting + link + any template text), ideal for pasting into a chat. The Link icon copies only the bare URL, perfect for a calendar invite, an Instagram story, or anywhere a full message would be too much.

Mobile View

On mobile devices, action buttons are accessible through a menu (three dots) at the bottom right of each guest card.

Sending Invitations to Guests

After adding guests, you need to send them their personalized RSVP links.

Option 1: Copy and Paste

Click the Copy icon for a guest
The personalized message (with their name and unique link) is copied
Paste into email, text message, or messaging app of your choice

Option 1b: Copy Just the Link

Click the Link icon for a guest
Only the bare RSVP link is copied — no message text
Paste it into a calendar invite, an Instagram story, a group chat, or anywhere a full message would be overkill

Option 2: WhatsApp Direct

Click the WhatsApp icon (only visible for guests with phone numbers)
WhatsApp Web opens with a pre-filled invitation message
Send the message directly

WhatsApp Tracking

Guests you've messaged on WhatsApp will have a subtle green background
This helps you track who has received their invitation
Use "Reset All Sent" to clear this tracking history and start fresh

Misafir Listenizi Dışa Aktarma

Guests sekmesi araç çubuğunda "Download" öğesine tıklayın ve bir format seçin: sıralama ve düzenleme için Excel (.xlsx), diğer araçlara aktarmak için CSV (.csv) veya baskıya hazır bir belge için PDF (.pdf).

Dışa aktarmalar aktif filtrelerinizi ve sıralama düzeninizi dikkate alır. Misafir tablosunda o an ne gösteriliyorsa dosyaya tam olarak o iner — aynı satırlar, aynı sıra — böylece yalnızca Kabul Edilen VIP'leri veya telefon numarası olmayan kendi kaydolan misafirleri indirebilirsiniz. Tüm listeyi mi istiyorsunuz? Önce Clear all seçeneğine basın.

Dosyalar, etkinliğinizin adı ve dışa aktarma tarihine göre adlandırılır (ör. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), böylece birden fazla indirme birbirinin üzerine yazılmaz.

Excel Olarak İndirme (e-tablolar için önerilir)

"Download" → Excel (.xlsx) öğesine tıklayın
Guests sayfası; tüm misafir bilgilerini, yanıtları, kayıt formunuzdaki her özel alanı (ör. rol, kurum, beslenme ihtiyaçları) kendi sütununda ve bir Tags sütununu içerir — başlık satırı sabitlenmiş ve sütun filtreleri baştan etkinleştirilmiş olarak gelir, böylece dilediğiniz kritere göre hemen sıralayıp süzebilirsiniz
İkinci bir Summary sayfası, yanıt istatistiklerinizi tek bakışta gösterir: toplam davetiye, kabul edilen, reddedilen, yanıtlanmayan, katılan ve onaylanan misafir sayısı
Bilgisayarınızın bölgesel ayarlarından bağımsız olarak Excel, Google Sheets ve Numbers'ta doğru şekilde açılır

CSV Olarak İndirme

"Download" → CSV (.csv) öğesine tıklayın
Dosya; tüm misafir bilgilerini, yanıtları, özel alan değerlerini ve bir Tags sütununu içerir (dikey çizgiyle ayrılmış etiket adları — içe aktarmada kabul edilen aynı format, böylece verileriniz sorunsuz biçimde geri aktarılabilir)
Misafir İsimlerini Topla etkinleştirildiğinde, CSV'ye Guests sütunundan hemen sonra bir Plus Ones sütunu da eklenir — ana misafir olmayan her kişi dikey çizgiyle ayrılır (ör. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). İsim toplama kapalıyken bu sütun atlanır, böylece bu özelliği kullanmayan etkinlikler için CSV yapısı öngörülebilir kalır. Aynı sütun Excel dışa aktarımında da yer alır
CSV, Excel'de her şey tek bir sütunda açılıyorsa, bunun yerine Excel (.xlsx) formatını kullanın — bu format bölgesel liste ayırıcı ayarlarından etkilenmez

PDF Olarak İndirme

"Download" → PDF (.pdf) öğesine tıklayın
Etkinlik adınız, tarihiniz ve yanıt istatistiklerinizin bir özetiyle biçimlendirilmiş bir PDF oluşturulur
PDF; her misafirin etiket adlarını virgülle ayrılmış metin olarak gösteren bir Tags sütunuyla birlikte tüm misafir detaylarını düzenli bir tablo düzeninde içerir

Not: özel kayıt alanları (ör. rol, kurum) PDF'nin sabit düzenine dahil edilmez — bu sütunlara ihtiyacınız olduğunda Excel veya CSV formatını indirin.

Misafir İsimlerini Topla etkinleştirildiğinde, PDF ayrıca şunları içerir:

Ana davetiyenin altında her artı bir misafir için, bireysel adlarını listeleyen girintili alt satırlar

Masa Yönetimi da etkinleştirildiğinde, her alt satır ayrıca o kişinin atanmış masasını yeni bir Table sütununda gösterir.

Bu, PDF'yi şunlar için ideal hale getirir:

Mekan veya kapı görevlileri için bir misafir listesi yazdırma
E-tablo kullanmayan tedarikçilerle (catering firmaları, etkinlik planlayıcıları) paylaşma
Etkinlikte fiziksel bir yedek bulundurma
Masa atamalarını hızlıca kontrol etme

Managing Guest Responses

Editing a Response

If a guest contacts you to change their RSVP:

Click the Edit (pencil) icon for that guest
Update their status (Accepted, Declined)
Adjust the number of confirmed guests if needed
Save changes

Viewing Response Details

Click the View (eye) icon to see:

Full guest information
Their RSVP response
Any comments they submitted
Custom field responses

Deleting Guests

To remove a guest:

Click the Delete (trash) icon
Confirm the deletion

To delete multiple guests:

Select guests using the checkboxes
Click "Delete all (X)" to remove selected guests

Acting on a filtered list across pages? When more guests match your filters than fit on the current page, the selection toolbar shows a "Select all N matching" button. It selects every matching guest across all pages, so bulk Apply tags or delete acts on the whole filtered set, not just the page you can see.

Misafir Listesi Yönetimi İçin İpuçları

Etkinliğinizden Önce

Davetiyeleri göndermeden önce tüm misafirleri ekleyin
Telefon numaralarının uluslararası formatta olduğundan emin olun
Zaman kazanmak için büyük listelerde CSV içe aktarmayı kullanın
Uluslararası misafirler için uygun SMS dilini ayarlayın

Yanıtları Takip Etme

Takip etmek için Not Answered filtresini düzenli kontrol edin
Davetiyeyi kimin aldığını görmek için WhatsApp takibini kullanın
İlerlemeyi takip etmek için listeyi düzenli aralıklarla dışa aktarın

Hatırlatma Gönderme

Yanıt vermeyen misafirler için Copy veya WhatsApp düğmelerini kullanarak hatırlatma gönderin
Toplu hatırlatmalar için SMS özelliğini kullanmayı değerlendirin

Frequently Asked Questions

Q: Is there a limit to how many guests I can add? A: Guest limits depend on your Fotify plan. Check your plan details for specific limits.

Q: Can I add guests after sending invitations? A: Yes! You can add new guests at any time. Just remember to send them their invitation link.

Q: What happens if I delete a guest who already responded? A: Their response is permanently removed. If they try to use their old RSVP link, it will no longer work.

Q: Can I change a guest's RSVP status manually? A: Yes, use the Edit button to manually update any guest's status, such as when they call to confirm instead of using the online form.

Q: Why can't I see the WhatsApp button for some guests? A: The WhatsApp button only appears for guests who have a phone number saved. Add their phone number to enable this feature.

Q: What's the difference between "Guests" and "Confirmed" columns? A: "Guests" is how many people you invited in that party. "Confirmed" is how many the guest said are actually attending when they responded.

Q: Can I import guests from Google Contacts or another app? A: Export your contacts as a CSV file from your contact app, then format it to match Fotify's CSV requirements and import it.

Q: What's the difference between the CSV and PDF export? A: CSV is best for spreadsheet work — editing, filtering, and importing into other tools. PDF is a formatted, printable document with your event header and summary stats, ideal for sharing with vendors or printing for door staff at the event.

Q: Does the PDF include table assignments and plus-one names? A: Plus-one names appear as indented sub-rows beneath the main invitation whenever Collect Guest Names is enabled. When Table Management is also on, the PDF adds a Table column showing each person's individual seat assignment.

Q: Can I search by a plus-one's name? A: Yes — when Collect Guest Names is on, the search bar matches plus-one names too. The matching invitation auto-expands so you can see which party member matched, with that name highlighted. This is handy when a guest contacts you and you only remember the name of who's coming with them, not the main invitee.

Q: Does the CSV export include plus-one names? A: When Collect Guest Names is enabled, the CSV adds a Plus Ones column right after Guests, listing each non-main party member pipe-separated. When name capture is off, the column is omitted so the CSV shape stays consistent.

Q: How do I know which guests I've already sent invitations to? A: Guests contacted via WhatsApp show a green background. For other methods, consider using the SMS Language or a notes system to track.

Q: Can guests RSVP without being added to the list first? A: For personalized invitations, guests must be added to your list first to receive their unique RSVP link. However, if you enable the Registration Form feature, guests can self-register using a public link - they'll be automatically added to your guest list when they complete the form.

Q: What happens if I upload a CSV with duplicate guests? A: The system will notify you of duplicates. You can choose to skip them or update existing entries.

Q: Can I import guests with tags already applied? A: Yes. Add a Tags column to your CSV with pipe-separated tag names (e.g., Family|VIP). Any tag that doesn't already exist for the event is created automatically with a default color. Full workflow: see the Guest Tags article.

Q: Are tags included when I export guests? A: Yes — both the CSV export (pipe-separated names) and the PDF export (comma-separated list in a Tags column) include every tag applied to the guest. You can re-import the CSV to restore tags.

Q: How do I tag many guests at once? A: Use the checkboxes to select the guests you want, then click "Apply tags" in the selection toolbar. You can Add, Remove, or Replace tags across all selected guests in one click.

Q: Can I filter by more than one status at once? A: Yes. The status filter is multi-select — click as many chips as you want. For example, select Accepted + Attended to see everyone who's coming, or Not Answered + Declined to see everyone still to chase. Status combines with tags, search, and the More filters dimensions.

Q: How do I copy just a guest's link without the whole message? A: Click the Link icon in the Actions column. It copies only the bare RSVP URL — no greeting or template text — so you can paste it into a calendar invite, story, or chat. The regular Copy icon still copies the full personalized message.

Q: Can I filter by whether a guest has an email or phone? A: Yes. Open More filters and toggle Has email or Has phone. This is handy right before an email or WhatsApp send, so you only look at guests you can actually reach.

Q: Can I tell self-registered guests apart from ones I added? A: Yes. In More filters, set Source to Self-registered (signed up through a registration link) or Added by me.

Q: Does the CSV/PDF export only include the guests I've filtered to? A: Yes — exports respect your active filters, so the file contains exactly what the list is showing. Click Clear all first if you want to export everyone.