Misafir Listenizi Yönetme

RSVP kontrol panelinizdeki Guests sekmesi, etkinliğinize katılan tüm kişileri eklediğiniz, yönettiğiniz ve takip ettiğiniz yerdir. İster misafirleri tek tek ekliyor olun ister bir e-tablodan yüzlercesini içe aktarıyor olun, Fotify misafir listenizi düzenli tutmanızı kolaylaştırır.

Misafir Listesine Erişme

1. dashboard.fotify.app adresinden etkinlik kontrol panelinize gidin
2. Etkinliğinizi seçin ve kenar çubuğunda "RSVP" öğesine tıklayın
3. "Guests" sekmesine tıklayın

Henüz bir RSVP daveti oluşturmadıysanız önce RSVP Davetinizi Nasıl Oluşturursunuz bölümüne göz atın.

Yanıt durumları ve işlem düğmeleriyle birlikte eksiksiz misafir listenizi göreceksiniz.

Misafir Listesini Anlama

Durum Filtreleri

Üst kısımdaki sekmeleri kullanarak misafirlerinizi yanıt durumuna göre filtreleyin:

Filtre	Açıklama
All	Listenizdeki tüm misafirler
Accepted	Katılacağını onaylayan misafirler
Declined	Katılamayan misafirler
Not Answered	Henüz yanıt vermemiş misafirler
Attended	Etkinlikte check-in yapan misafirler (QR katılım takibi etkinleştirildiğinde)

Misafir Bilgisi Sütunları

Tablo, her misafir için temel bilgileri gösterir:

• Name - Misafirin adı ve soyadı
• Email - E-posta adresi (varsa)
• Cellphone - SMS/WhatsApp için telefon numarası
• Guests - Davet grubundaki kişi sayısı (plus-one dahil)
• Confirmed - Katılacağını onayladığı kişi sayısı
• Status - RSVP yanıtı (Accepted, Declined, Not Answered)
• Tags - Bu misafire uygulanmış misafir etiketlerini gösteren renkli etiketler. Etiketleri satır üzerinden eklemek veya kaldırmak için satırdaki + Add tag düğmesine tıklayın
• Registered - Misafirin ne zaman eklendiği veya kendi kendine kayıt olduğu
• Actions - Hızlı işlem düğmeleri

Sıralama ve Arama

• Search - Ad veya e-posta ile misafir bulmak için arama çubuğunu kullanın
• Sort - Listeyi sıralamak için herhangi bir sütun başlığına tıklayın (ör. ada, duruma göre)

Misafirleri Filtreleme ve Etiketleme

Fotify’nin etiket sistemi, misafirleri etiketlemenizi (örn. "Family", "VIP", "Work") ve bu etiketlere göre filtrelemenizi sağlar. Tüm ayrıntılar Guest Tags makalesinde yer alır; burada etiketlerin misafir listesinde nasıl göründüğünü bulabilirsiniz.

Etiket filtre satırı

Durum filtrelerinin üzerinde "Filter by tags" etiketli bir satır göreceksiniz. Şunları içerir:

• Oluşturduğunuz her etiket için bir çip (filtre olarak açıp kapatmak için tıklayın)
• Etiket yöneticisini açarak satır içinde yeni etiket oluşturmanızı sağlayan kesik çizgili "+ New tag" çipi
• Sağ tarafta bir "Manage tags" düğmesi (renkleri yeniden adlandırma, düzenleme veya mevcut etiketleri silme)
• İki veya daha fazla etiket çipi etkin olduğunda, Any / All anahtarı; filtrenin seçili etiketlerden herhangi birine sahip misafirleri mi yoksa hepsine sahip misafirleri mi eşleştireceğini belirler

Bir etiket filtresi etkin olduğunda misafir listesi yalnızca eşleşen misafirleri gösterir. Filtreyi kaldırmak için aynı çipe tekrar tıklayın veya tüm etiket filtrelerini tek seferde temizlemek için "Clear tag filter" seçeneğini kullanın.

Satır içinde misafir etiketleme

Herhangi bir misafir satırında (masaüstü tablosu veya mobil kart), Tags sütunundaki + Add tag düğmesine tıklayın. Etkinlikteki tüm etiketleri içeren bir açılır liste görünür; eklemek/kaldırmak için tıklayın, ardından Save düğmesine basın. Misafirin mevcut etiketleri, düğmenin yanında renkli çipler olarak görünür.

Seçili misafirleri toplu etiketleme

Birden çok misafiri aynı anda etiketlemek (veya etiketlerini kaldırmak) için:

1. Her satırın solundaki onay kutularını kullanarak misafirleri seçin
2. Görünen seçim araç çubuğunda "Apply tags" öğesine tıklayın
3. Bir mode seçin — Add, Remove veya Replace
4. İstediğiniz etiketleri işaretleyin, ardından yeşil Save düğmesine tıklayın

• Add seçili etiketleri her misafire mevcut etiketlerinin üzerine ekler
• Remove seçili etiketleri her misafirden kaldırır
• Replace mevcut etiketleri temizler ve tam olarak seçtiğiniz listeyi ayarlar

Misafirleri Tek Tek Ekleme

Tek bir misafir eklemek için:

1. "Add Guest" düğmesine tıklayın
2. Misafir detaylarını doldurun:
   • Name - Misafirin adı (gerekli)
   • Last Name - Misafirin soyadı
   • Email - Dijital davetler için e-posta adresi
   • Cellphone - + ile uluslararası formatta telefon numarası (örn. +14155551234)
   • Number of Guests - Davet grubundaki kişi sayısı (varsayılan: 1)
   • SMS Language - Bu misafirin SMS mesajları için varsayılan dili geçersiz kılma
3. "Add Guest" düğmesine tıklayın

Telefon Numarası Formatı

SMS ve WhatsApp özelliklerinin çalışması için telefon numaralarının uluslararası E.164 formatında olması gerekir:

• Ülke kodu ile birlikte + ile başlayın
• Boşluk, tire veya parantez kullanmayın
• Örnekler: +14155551234 (ABD), +34612345678 (İspanya), +4915112345678 (Almanya)

Birden Fazla Misafiri İçe Aktarma (CSV Yükleme)

Büyük misafir listeleri için, bir CSV dosyası kullanarak hepsini tek seferde içe aktarın.

İçe Aktarma Nasıl Yapılır

1. "Upload Guest List" seçeneğine tıklayın
2. CSV dosyanızı gerekli formata göre hazırlayın (aşağıya bakın)
3. Dosyanızı sürükleyip bırakın veya seçmek için tıklayın
4. "Upload Guest List" seçeneğine tıklayın

CSV Biçimi

CSV dosyanız şu sütunları içermelidir:

Sütun	Zorunlu	Açıklama
Name	Evet	Misafirin adı
LastName	Hayır	Misafirin soyadı (boş olabilir)
Email	Hayır	E-posta adresi (boş olabilir)
Phone	Hayır	+ ve ülke kodu ile E.164 biçiminde telefon numarası
Guests	Hayır	Gruptaki misafir sayısı (varsayılan: 1)
Locale	Hayır	SMS ve e-posta için dil kodu (en, es, fr, de, it, pt, vb.). Geriye dönük uyumluluk için SmsLocale ve MessagingLocale hâlâ kabul edilir
Tags	Hayır	Bu misafire uygulanacak etiket adları; | (pipe) ile ayrılır. Eksik etiketler otomatik oluşturulur
DisplayAlias	Hayır	Mesajlarda Name + LastName yerine kullanılan görünen ad (örn. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Çiftler, aileler ve gruplar için kullanışlıdır
IsPlural	Hayır	Davet birden fazla kişi içinse ve desteklenen dillerde mesajların çoğul biçimde kullanılmasını istiyorsanız true (veya yes / 1) olarak ayarlayın (İsveççe, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Portekizce, Hollandaca, Lehçe, Arapça, İbranice, Danca). Varsayılan değer false

Örnek CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

CSV İçe Aktarma için İpuçları

• Şablon bir dosya almak için "Download Example" seçeneğine tıklayın
• E-posta ve telefon isteğe bağlıdır — mevcut değilse boş bırakın
• Desteklenen mesajlaşma dilleri: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
• Locale boşsa, misafir SMS ve e-postayı etkinliğinizin varsayılan dilinde alır
• Tags sütunu: birden fazla etiketi | ile ayırın (örn. Family|VIP). Etkinlik için henüz mevcut olmayan tüm etiket adları varsayılan bir renkle otomatik olarak oluşturulur — rengi daha sonra Manage tags bölümünde değiştirebilirsiniz
• DisplayAlias: ayarlandığında bu ad SMS’lerde, e-postalarda ve RSVP sayfasında kullanılır (ayrıca özel mesaj şablonlarında {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} ve {{FULLNAME}} ifadelerinin yerini alır). Normal Name + LastName kullanımına dönmek için boş bırakın
• IsPlural: yalnızca 2. kişide tekil/çoğul ayrımı olan dillerde önemlidir — örneğin İsveççede "du är inbjuden" (tekil) ifadesi "ni är inbjudna" (çoğul) olur. İngilizce, Almanca, Rusça ve bu ayrımın olmadığı diğer dillerde bu alan yok sayılır

Misafir İşlem Düğmeleri

Her misafir satırında hızlı yönetim için işlem düğmeleri bulunur:

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	Misafir detaylarını değiştirin (ad, e-posta, telefon, misafir sayısı, durum)
Eye	View	Değişiklik yapmadan tüm misafir bilgilerini görün
Copy	Copy Message	Misafirin adı ve benzersiz RSVP bağlantısı ile kişiselleştirilmiş daveti kopyalayın
Envelope	Email	Davet metni önceden doldurulmuş şekilde e-posta istemcisini açın (e-posta varsa)
WhatsApp	WhatsApp	Önceden doldurulmuş mesajla WhatsApp Web’i açın (telefon varsa)
Trash	Delete	Misafiri listeden kaldırın (onay gerektirir)

Mobil Görünüm

Mobil cihazlarda işlem düğmelerine, her misafir kartının sağ altındaki menüden (üç nokta) erişebilirsiniz.

Misafirlere Davetiye Gönderme

Misafirleri ekledikten sonra, onlara kişiselleştirilmiş RSVP bağlantılarını göndermeniz gerekir.

Seçenek 1: Kopyalayıp Yapıştırma

1. Bir misafir için Copy simgesine tıklayın
2. Kişiselleştirilmiş mesaj (adı ve benzersiz bağlantı ile) kopyalanır
3. Tercih ettiğiniz e-posta, SMS veya mesajlaşma uygulamasına yapıştırın

Seçenek 2: WhatsApp ile Doğrudan

1. WhatsApp simgesine tıklayın (yalnızca telefon numarası olan misafirlerde görünür)
2. WhatsApp Web, önceden doldurulmuş davet mesajıyla açılır
3. Mesajı doğrudan gönderin

WhatsApp Takibi

• WhatsApp üzerinden mesaj gönderdiğiniz misafirlerde hafif yeşil bir arka plan görünür
• Bu, davetiyeyi kimin aldığını takip etmenize yardımcı olur
• Bu takip geçmişini temizlemek ve baştan başlamak için "Reset All Sent" seçeneğini kullanın

Misafir Listenizi Dışa Aktarma

Tüm misafir listenizi iki formatta dışa aktarabilirsiniz: elektronik tablolar için CSV veya yazdırmaya hazır bir belge için PDF.

CSV olarak indir

1. Misafirler sekmesindeki araç çubuğunda "Download CSV" seçeneğine tıklayın
2. Dosya; tüm misafir bilgilerini, yanıtları, özel alan değerlerini ve bir Tags sütununu (dikey çizgi ile ayrılmış etiket adları — içe aktarmada kabul edilen formatla aynı; böylece veriyi dışa aktarıp tekrar içe aktarabilirsiniz) içerir
3. Excel, Google Sheets veya herhangi bir elektronik tablo uygulamasında açın

PDF olarak indir

1. Misafirler sekmesindeki araç çubuğunda "Download PDF" seçeneğine tıklayın
2. Etkinlik adınız, tarihiniz ve yanıt istatistiklerinin bir özetiyle biçimlendirilmiş bir PDF oluşturulur
3. PDF; tüm misafir ayrıntılarını temiz bir tablo düzeninde içerir ve her misafirin etiket adlarını virgülle ayrılmış metin olarak gösteren bir Tags sütunu bulunur

Collect Guest Names etkinleştirildiğinde, PDF ayrıca şunları da içerir:

• Ana davetiyenin altında her artı-bir misafir için, kendi adlarını listeleyen girintili alt satırlar

Table Management da etkinleştirildiğinde, her alt satır ayrıca o kişinin atandığı masayı yeni bir Table sütununda gösterir.

Bu da PDF’i şunlar için ideal hâle getirir:

• Mekân veya kapı görevlileri için bir misafir listesi yazdırmak
• Elektronik tablo kullanmayan tedarikçilerle (catering firmaları, organizasyon planlayıcıları) paylaşmak
• Etkinlikte fiziksel bir yedek bulundurmak
• Masa atamalarını tek bakışta kontrol etmek

Misafir Yanıtlarını Yönetme

Bir Yanıtı Düzenleme

Bir misafir RSVP’sini değiştirmek için sizinle iletişime geçerse:

1. O misafir için Edit (kalem) simgesine tıklayın
2. Durumunu güncelleyin (Accepted, Declined)
3. Gerekirse onaylanan misafir sayısını ayarlayın
4. Değişiklikleri kaydedin

Yanıt Ayrıntılarını Görüntüleme

Şunları görmek için View (göz) simgesine tıklayın:

• Tüm misafir bilgileri
• RSVP yanıtı
• Gönderdikleri yorumlar
• Özel alan yanıtları

Misafirleri Silme

Bir misafiri kaldırmak için:

1. Delete (çöp kutusu) simgesine tıklayın
2. Silme işlemini onaylayın

Birden fazla misafiri silmek için:

• Onay kutularını kullanarak misafirleri seçin
• Seçili misafirleri kaldırmak için "Delete all (X)" düğmesine tıklayın

Misafir Listesi Yönetimi İçin İpuçları

Etkinliğinizden Önce

• Davetiyeleri göndermeden önce tüm misafirleri ekleyin
• Telefon numaralarının uluslararası formatta olduğundan emin olun
• Zaman kazanmak için büyük listelerde CSV içe aktarmayı kullanın
• Uluslararası misafirler için uygun SMS dilini ayarlayın

Yanıtları Takip Etme

• Takip etmek için Not Answered filtresini düzenli kontrol edin
• Davetiyeyi kimin aldığını görmek için WhatsApp takibini kullanın
• İlerlemeyi takip etmek için listeyi düzenli aralıklarla dışa aktarın

Hatırlatma Gönderme

• Yanıt vermeyen misafirler için Copy veya WhatsApp düğmelerini kullanarak hatırlatma gönderin
• Toplu hatırlatmalar için SMS özelliğini kullanmayı değerlendirin

Sık Sorulan Sorular

S: Ekleyebileceğim misafir sayısında bir sınır var mı? C: Misafir sınırları Fotify planınıza bağlıdır. Belirli limitler için plan ayrıntılarınızı kontrol edin.

S: Davetiyeleri gönderdikten sonra misafir ekleyebilir miyim? C: Evet! İstediğiniz zaman yeni misafir ekleyebilirsiniz. Sadece onlara davetiye bağlantılarını göndermeyi unutmayın.

S: Zaten yanıt vermiş bir misafiri silersem ne olur? C: Yanıtı kalıcı olarak kaldırılır. Eski RSVP bağlantısını kullanmaya çalışırlarsa artık çalışmaz.

S: Bir misafirin RSVP durumunu manuel olarak değiştirebilir miyim? C: Evet, çevrimiçi formu kullanmak yerine arayarak teyit ettikleri durumlar gibi senaryolarda herhangi bir misafirin durumunu manuel olarak güncellemek için Edit düğmesini kullanın.

S: Bazı misafirler için WhatsApp düğmesini neden göremiyorum? C: WhatsApp düğmesi yalnızca telefon numarası kayıtlı olan misafirler için görünür. Bu özelliği etkinleştirmek için telefon numaralarını ekleyin.

S: "Guests" ve "Confirmed" sütunları arasındaki fark nedir? C: "Guests", o grupta kaç kişiyi davet ettiğinizdir. "Confirmed" ise misafirin yanıt verirken gerçekten kaç kişinin katılacağını belirttiğidir.

S: Google Contacts veya başka bir uygulamadan misafir içe aktarabilir miyim? C: Kişilerinizi kişi uygulamanızdan CSV olarak dışa aktarın, ardından Fotify’nin CSV gereksinimlerine uyacak şekilde biçimlendirip içe aktarın.

S: CSV ve PDF dışa aktarımı arasındaki fark nedir? C: CSV, elektronik tablo çalışmaları için en uygunudur — düzenleme, filtreleme ve diğer araçlara içe aktarma. PDF ise etkinlik başlığınızı ve özet istatistikleri içeren, biçimlendirilmiş ve yazdırılabilir bir belgedir; tedarikçilerle paylaşmak veya etkinlikte kapı görevlileri için yazdırmak için idealdir.

S: PDF’de masa atamaları ve artı-bir isimleri yer alır mı? C: Collect Guest Names etkinleştirildiğinde artı-bir isimleri, ana davetiyenin altında girintili alt satırlar olarak görünür. Table Management de açıksa PDF, her kişinin tekil oturma/massa atamasını gösteren bir Table sütunu ekler.

S: Hangi misafirlere zaten davetiye gönderdiğimi nasıl anlayabilirim? C: WhatsApp ile iletişime geçilen misafirler yeşil arka planla gösterilir. Diğer yöntemler için, takip amacıyla SMS Language veya bir not sistemi kullanmayı düşünebilirsiniz.

S: Misafirler önce listeye eklenmeden RSVP yapabilir mi? C: Kişiselleştirilmiş davetiyeler için misafirlerin, kendilerine özel RSVP bağlantısını alabilmeleri adına önce listenize eklenmesi gerekir. Ancak Registration Form feature özelliğini etkinleştirirseniz, misafirler herkese açık bir bağlantıyla kendi kayıtlarını yapabilir — formu tamamladıklarında otomatik olarak misafir listenize eklenirler.

S: Yinelenen misafirler içeren bir CSV yüklersem ne olur? C: Sistem size yinelenen kayıtları bildirir. Bunları atlamayı veya mevcut kayıtları güncellemeyi seçebilirsiniz.

S: Etiketleri (tags) önceden uygulanmış şekilde misafir içe aktarabilir miyim? C: Evet. CSV’nize dikey çizgi ile ayrılmış etiket adları içeren bir Tags sütunu ekleyin (ör. Family|VIP). Etkinlik için henüz mevcut olmayan herhangi bir etiket, varsayılan bir renkle otomatik olarak oluşturulur. Tam iş akışı: Guest Tags article.

S: Misafirleri dışa aktarırken etiketler dahil edilir mi? C: Evet — hem CSV dışa aktarımı (dikey çizgi ile ayrılmış adlar) hem de PDF dışa aktarımı (Tags sütununda virgülle ayrılmış liste) misafire uygulanmış tüm etiketleri içerir. Etiketleri geri yüklemek için CSV’yi tekrar içe aktarabilirsiniz.

S: Birden çok misafiri aynı anda nasıl etiketlerim? C: İstediğiniz misafirleri seçmek için onay kutularını kullanın, ardından seçim araç çubuğunda "Apply tags" seçeneğine tıklayın. Seçili tüm misafirlerde etiketleri tek tıkla ekleyebilir, kaldırabilir veya değiştirebilirsiniz.