Misafir Listenizi Yönetme

Kontrol panelinizdeki Guests sayfası, etkinliğinize katılan tüm kişileri eklediğiniz, yönettiğiniz ve takip ettiğiniz yerdir. İster misafirleri tek tek ekliyor olun ister bir e-tablodan yüzlercesini içe aktarıyor olun, Fotify misafir listenizi düzenli tutmanızı kolaylaştırır.

Misafir listenizi oluşturmak için bir RSVP davetiyesine ihtiyacınız yoktur — sayfa kendi başına çalışır ve daha sonra bir davetiye oluşturursanız her şey otomatik olarak bağlanır.

Misafir Listesine Erişme

dashboard.fotify.app adresinden etkinlik kontrol panelinize gidin
Etkinliğinizi seçin ve kenar çubuğunda "Guests" öğesine tıklayın

Yanıt durumları ve işlem düğmeleriyle birlikte eksiksiz misafir listenizi göreceksiniz.

Not: Misafir başına paylaşım işlemleri (davetiyeyi kopyala, davet bağlantısını kopyala, kendi e-postamdan gönder, WhatsApp), davetiyenizi kurup RSVP'yi etkinleştirdiğinizde görünür — ondan önce paylaşılacak bir şey yoktur. Sayfadaki bir banner, hazır olduğunuzda sizi kuruluma yönlendirir.

Misafir Listesini Anlama

Misafirleri Filtreleme

Tüm filtreleme, Guests sayfasının üst kısmındaki tek bir filtre çubuğunda yer alır. Her filtre birbiriyle birleşir (VE mantığıyla), böylece bunları üst üste ekleyerek "Henüz yanıt vermemiş ve telefon numarası olan VIP'ler" gibi kesin sorulara yanıt bulabilirsiniz.

Status, bir dizi çipten oluşur ve çoklu seçim yapılabilir — istediğiniz kadarına tıklayabilirsiniz:

Çip	Gösterdiği
Tümü	Listenizdeki tüm misafirler (durum filtresini temizler)
Kabul Edilenler	Katılacağını onaylayan misafirler
Reddedenler	Katılamayacak misafirler
Yanıtlamayanlar	Henüz yanıt vermemiş misafirler
Katılanlar	Etkinlikte check-in yapan misafirler (QR katılım özelliği açıkken)

Durum filtresi çoklu seçim olduğu için, Kabul Edilenler + Katılanlar çiplerini birlikte gösterip gelecek herkesi görebilir, ya da Yanıtlamayanlar + Reddedenler çiplerini birlikte gösterip peşinden gitmeniz gereken herkesi görebilirsiniz. Her çip canlı bir sayaç gösterir.

Daha fazla filtre (kaydırıcı düğmesi) ek boyutlar açar:

Kaynak — Benim tarafımdan eklendi (siz eklediniz) veya Kendi kaydoldu (bir kayıt bağlantısı üzerinden kaydoldular)
Grup büyüklüğü — Tek kişi (yalnızca o kişi) veya Grup (artı bir kişilerle birlikte 2 veya daha fazla kişi)
E-postası var / Telefonu var — yalnızca gerçekten e-posta veya mesaj gönderebileceğiniz misafirler; bir gönderimden hemen önce kullanışlıdır

Her etkin filtre, bir özet satırında kaldırılabilir bir çip olarak görünür; Tümünü temizle düğmesi ve canlı bir "Y eşleşmeden X tanesi" sayacı ile, o an tam olarak hangi dilimi gördüğünüzü her zaman bilirsiniz.

Misafir Bilgisi Sütunları

Tablo, her misafir için önemli bilgileri gösterir:

Name - Misafirin tam adı
Email - E-posta adresi (belirtilmişse)
Cellphone - SMS/WhatsApp için telefon numarası
Guests - Grubundaki kişi sayısı (artı birler dahil)
Confirmed - Katılacağını onayladıkları kişi sayısı
Status - RSVP yanıtları (Accepted, Declined, Not Answered)
Tags - Bu misafire uygulanan misafir etiketlerini gösteren renkli çipler. Satırdaki + Add tag düğmesine tıklayarak satır içinde etiket ekleyip kaldırabilirsiniz
Registered - Misafirin ne zaman eklendiği veya kendi kaydolduğu
Actions - Hızlı işlem düğmeleri

Sıralama ve Arama

Search - Misafirleri isim, e-posta, telefon ile — veya Misafir İsimlerini Topla açıkken — bir artı birin adıyla bulmak için arama çubuğunu kullanın. Bir artı bir eşleşirse, ilgili davetiye otomatik olarak genişler ve eşleşen isim vurgulanır
Sort - Listeyi sıralamak için herhangi bir sütun başlığına tıklayın (ör. isme veya duruma göre)

Artı Bir İsimlerini Görüntüleme (Misafir İsimleri Açıkken)

Misafir İsimlerini Topla özelliğini etkinleştirdiğinizde (veya bunu da içeren oturma düzenini kullanıyorsanız), 2 veya daha fazla kişilik gruplar ana adın yanında bir ok işareti gösterir. Satırı genişletmek ve her artı biri ana davetiyenin altında girintili bir alt satır olarak görmek için üzerine tıklayın:

Adlandırılmış her misafir bir "+1" rozetiyle (ana misafir için "Main guest") gösterilir
Her alt satırdaki kalem simgesi doğrudan o ismi düzenlemeye götürür
Bir grubun beyan edilen büyüklüğünden daha az ismi varsa, bir Add names bağlantısıyla birlikte "N isim henüz belirtilmedi" yer tutucusunu görürsünüz
Arama sırasında, eşleşen bir artı bir içeren satırlar otomatik genişler; böylece eşleşme bir bakışta görülür — yine de manuel olarak daraltabilirsiniz ve seçiminiz aramayı temizleyene kadar hatırlanır

Burada düzenlediğiniz isimlerle Seating sayfasında düzenlediğiniz isimler aynı isimlerdir — bir yazım hatasını hangi yerde düzeltirseniz düzeltin, her ikisi de güncellenir. Daha sonra RSVP'sini yeniden gönderen bir misafir, düzelttiğiniz bir ismin üzerine yazamaz.

Misafirleri Filtreleme ve Etiketleme

Fotify'nin etiket sistemi, misafirleri etiketlemenizi ("Aile", "VIP", "İş" gibi) ve bunlara göre filtrelemenizi sağlar. Ayrıntılı bilgi için Misafir Etiketleri makalesine bakın; burada etiketlerin misafir listesinde nasıl göründüğünü anlatıyoruz.

Etiket filtre satırı

Filtre çubuğu bir Tags satırı içerir. Bu satırda şunlar bulunur:

Oluşturduğunuz her etiket için bir çip (filtre olarak açıp kapatmak için tıklayın)
Etiketi satır içinde oluşturabilmeniz için etiket yöneticisini açan kesikli çizgili bir "+ New tag" çipi
Sağda bir "Manage tags" düğmesi (renkleri yeniden adlandırın, düzenleyin veya mevcut etiketleri silin)
İki veya daha fazla etiket çipi etkin olduğunda, filtrenin seçilen etiketlerden herhangi birine mi yoksa tümüne mi sahip misafirlerle eşleşeceğini kontrol eden bir Any / All segmentli anahtarı

Bir etiket filtresi etkinken misafir listesi yalnızca eşleşen misafirleri gösterir. Aynı çipe tekrar tıklayarak o etiketi kaldırabilir veya tüm filtreleri tek seferde sıfırlamak için Clear all seçeneğini kullanabilirsiniz. Etiket filtreleri, durum çipleri, arama ve Daha fazla filtre boyutlarıyla birlikte üst üste eklenebilir.

Misafirleri satır içinde etiketleme

Herhangi bir misafir satırında (masaüstü tablosu veya mobil kart), Tags sütunundaki + Add tag düğmesine tıklayın. Etkinlik için tüm etiketleri içeren bir açılır menü belirir; açıp kapatmak için tıklayın, ardından Save düğmesine basın. Misafirdeki mevcut etiketler, düğmenin yanında renkli çipler olarak görünür.

Seçili misafirleri toplu etiketleme

Birçok misafiri aynı anda etiketlemek (veya etiketlerini kaldırmak) için:

Her satırın solundaki onay kutularını kullanarak misafirleri seçin
Görünen seçim araç çubuğunda "Apply tags" öğesine tıklayın
Bir mod seçin — Add, Remove veya Replace
İstediğiniz etiketleri işaretleyin, ardından yeşil Save düğmesine tıklayın

Add, seçilen etiketleri mevcut etiketlerinin üzerine ekleyerek her misafire uygular
Remove, seçilen etiketleri her misafirden kaldırır
Replace, mevcut etiketlerini siler ve tam olarak seçilen listeyi ayarlar

Misafirleri Tek Tek Ekleme

Tek bir misafir eklemek için:

"Add Guest" düğmesine tıklayın
Misafir detaylarını doldurun:
- Name - Misafirin adı (gerekli)
- Last Name - Misafirin soyadı
- Email - Dijital davetler için e-posta adresi
- Cellphone - + ile uluslararası formatta telefon numarası (örn. +14155551234)
- Number of Guests - Davet grubundaki kişi sayısı (varsayılan: 1)
- SMS Language - Bu misafirin SMS mesajları için varsayılan dili geçersiz kılma
"Add Guest" düğmesine tıklayın

Telefon Numarası Formatı

SMS ve WhatsApp özelliklerinin çalışması için telefon numaralarının uluslararası E.164 formatında olması gerekir:

Ülke kodu ile birlikte + ile başlayın
Boşluk, tire veya parantez kullanmayın
Örnekler: +14155551234 (ABD), +34612345678 (İspanya), +4915112345678 (Almanya)

Birden Fazla Misafiri İçe Aktarma (CSV, Excel veya Yapıştırma)

Büyük misafir listeleri için hepsini bir dosyadan veya doğrudan e-tablonuzdan tek seferde içe aktarın.

İçe Aktarma Nasıl Yapılır

"Misafir Listesi Yükle" seçeneğine tıklayın
Dosyanızı (.csv veya Excel .xlsx) yükleme alanına sürükleyip bırakın, ya da "Ya da bir e-tablodan satır yapıştırın" seçeneğine tıklayıp Excel veya Google E-Tablolar'dan kopyaladığınız hücreleri — başlık satırı dahil — yapıştırın
"Misafir Listesi Yükle" seçeneğine tıklayın

Excel çalışma kitapları ilk sayfalarından okunur, böylece listenizi zaten tuttuğunuz dosyayı yükleyebilirsiniz — önce CSV olarak kaydetmenize gerek yoktur. Eski ikili .xls dosyaları kabul edilmez: bunları Excel'de açıp .xlsx olarak kaydedin.

Sütun Biçimi

Yalnızca bir Name sütunu zorunludur. Diğer tüm sütunlar isteğe bağlıdır: dosyadan tamamen çıkarabilir veya dahil edip hücreleri boş bırakabilirsiniz. Tek bir Name sütunu ve her satırda bir isim içeren bir dosya da geçerli bir içe aktarmadır.

Sütun adları esnek şekilde eşleştirilir. Büyük/küçük harf, boşluk ve noktalama önemli değildir; bir e-tablonun zaten kullandığı yaygın adlar da tanınır — örneğin First Name, Surname, E-mail, Mobile, Party Size, ayrıca "Ad", "Soyad", Vorname, Nachname, Prénom, Nom, Telefono ve benzerleri. Başlıklarınızı aşağıdakilerle aynı yapmanız gerekmez; bunlar sadece şablonun kullandığı adlardır.

Fotify'ın tanımadığı sütunlar atlanır ve içe aktarma sonucu bunları listeler, böylece onlardan hiçbir şeyin kaydedilmediğini bilirsiniz.

Sütun	Zorunlu	Açıklama
Name	Evet	Misafirin adı (tam isim de kullanılabilir)
LastName	Hayır	Misafirin soyadı
Email	Hayır	E-posta adresi. Hatalı biçimlendirilmiş bir adres içeren satırlar (örn. `john@`) raporlanır ve atlanır — değeri düzeltin veya hücreyi boş bırakın
Phone	Hayır	+ ve ülke kodu ile telefon numarası (örn. `+14155551234`). Boşluklar, tireler, noktalar ve parantezler otomatik olarak kaldırılır, başındaki `00` ise `+` olur
Guests	Hayır	Gruptaki misafir sayısı (varsayılan: 1)
Locale	Hayır	SMS ve e-posta için dil kodu (en, es, fr, de, it, pt, vb.). Geriye dönük uyumluluk için `SmsLocale` ve `MessagingLocale` hâlâ kabul edilir
Tags	Hayır	Bu misafire uygulanacak etiket adları; `\|` (pipe) ile ayrılır. Eksik etiketler otomatik oluşturulur
DisplayAlias	Hayır	Mesajlarda `Name + LastName` yerine kullanılan görünen ad (örn. "Adam & Susan", "The Smith Family"). Çiftler, aileler ve gruplar için kullanışlıdır
IsPlural	Hayır	Davet birden fazla kişi içinse ve desteklenen dillerde mesajların çoğul biçimde kullanılmasını istiyorsanız `true` (veya `yes` / `1`) olarak ayarlayın (İsveççe, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Portekizce, Hollandaca, Lehçe, Arapça, İbranice, Danca). Varsayılan değer `false`
Status	Hayır	Bu misafir için önceden bilinen RSVP yanıtı: `Accepted`, `Declined`, `Attended` veya `Not Answered`. Varsayılan değer `Not Answered`
Confirmed Guests	Hayır	Gruptaki kaç kişinin onaylandığı. Yalnızca Status `Accepted` veya `Attended` olduğunda kullanılır; varsayılan değer grubun tam büyüklüğüdür

Örnek CSV

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural,Status,Confirmed Guests
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true,Accepted,2
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true,Accepted,2
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,,Declined,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,,Not Answered,

CSV İçe Aktarma için İpuçları

En küçük geçerli dosya için "Basit şablonu indir (yalnızca Ad)" seçeneğine, tüm sütunları içeren bir şablon için "Örneği İndir" seçeneğine tıklayın
E-posta ve telefon isteğe bağlıdır — mevcut değilse boş bırakın
Virgülle ve noktalı virgülle ayrılmış dosyaların ikisi de kabul edilir (Avrupa'nın çoğunda Excel, CSV'yi noktalı virgülle kaydeder); sekme ile ayrılmış dosyalar da çalışır
Aksanlı isimler, e-tablonuzun kullandığı kodlamadan bağımsız olarak korunur: UTF-8, Windows/ANSI ve Excel'in "Unicode Metin" biçimi otomatik olarak algılanır
Başlık satırı olmadan yalnızca tek bir isim sütunu içeren bir dosya (veya yapıştırma), isim listesi olarak içe aktarılır
5 MB'a kadar dosyalar kabul edilir
Name hücresi boş olan bir satır atlanır ve sonuçta listelenir; diğer satırlar yine de içe aktarılır
"Missing required column: Name" görürseniz, dosyanızın ilk satırında Fotify'ın misafirin adı olarak okuyabileceği bir başlık yoktur. Mesaj bulduğu başlıkları listeler — bunlardan birini Name (veya First Name, Full Name…) olarak yeniden adlandırın
Desteklenen mesajlaşma dilleri: en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
Locale boşsa, misafir SMS ve e-postayı etkinliğinizin varsayılan dilinde alır
Tags sütunu: birden fazla etiketi | ile ayırın (örn. Family|VIP). Etkinlik için henüz mevcut olmayan tüm etiket adları varsayılan bir renkle otomatik olarak oluşturulur — rengi daha sonra Manage tags bölümünde değiştirebilirsiniz
DisplayAlias: ayarlandığında bu ad SMS’lerde, e-postalarda ve RSVP sayfasında kullanılır (ayrıca özel mesaj şablonlarında {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}} ve {{FULLNAME}} ifadelerinin yerini alır). Normal Name + LastName kullanımına dönmek için boş bırakın
Status: başka bir yerde topladığınız bir listeyi içe aktarmak veya bir misafir listesini etkinlikler arasında taşımak için kullanın. Dışa aktarılan misafir listeleri bu sütunu zaten içerir, böylece bir dışa aktarma aynı yanıtlarla yeniden içe aktarılabilir. Sütunu boş bırakın (veya çıkarın); böylece herkes Not Answered olarak içe aktarılır
IsPlural: yalnızca 2. kişide tekil/çoğul ayrımı olan dillerde önemlidir — örneğin İsveççede "du är inbjuden" (tekil) ifadesi "ni är inbjudna" (çoğul) olur. İngilizce, Almanca, Rusça ve bu ayrımın olmadığı diğer dillerde bu alan yok sayılır

Misafir İşlem Düğmeleri

Her misafir satırında hızlı yönetim için işlem düğmeleri bulunur:

Simge	İşlem	Açıklama
Kalem	Edit	Misafir bilgilerini değiştirin (isim, e-posta, telefon, misafir sayısı, durum)
Göz	View	Değişiklik yapmadan tüm misafir bilgilerini görün
Kopyala	Copy Invitation	Misafirin davetiyesini kopyalayın — bir e-posta istemcisi için tasarlanmış e-posta davetiyesi, diğer her yerde mesaj şablonunuz
Bağlantı	Copy Invite Link	Yalnızca misafirin RSVP bağlantısını kopyalayın — mesaj metni olmadan — istediğiniz yere yapıştırmaya hazır
Zarf	Send from my email	Tasarlanmış davetiyeyi kopyalayın ve o misafire adreslenmiş olarak e-posta istemcinizi açın; içine yapıştırmanız için (e-posta belirtilmişse)
WhatsApp	WhatsApp	Önceden doldurulmuş mesajla WhatsApp Web'i açın (telefon belirtilmişse)
Kişiler	Manage Names	Artı bir isimlerini ekleyin veya düzenleyin (Misafir İsimleri veya oturma düzeni açıkken gösterilir)
Çöp Kutusu	Delete	Misafiri listeden kaldırın (onay gerektirir)

Copy Invitation ile Copy Invite Link arasındaki fark: Copy, misafirin davetiyesini panonuza aynı anda iki biçimde koyar; yapıştırdığınız yer, anladığı biçimi seçer — Outlook veya Gmail'e yapıştırırsanız kapak görseli ve RSVP düğmesiyle tasarlanmış davetiyeyi, WhatsApp veya bir not uygulamasına yapıştırırsanız kişiselleştirilmiş metin mesajını (selamlama + bağlantı + şablon metni) alırsınız. Link simgesi ise yalnızca çıplak URL'yi kopyalar; bir takvim davetine, bir Instagram hikayesine veya tam bir mesajın fazla kaçacağı her yere mükemmel uyar.

Mobil Görünüm

Mobil cihazlarda, işlem düğmelerine her misafir kartının sağ alt köşesindeki bir menü (üç nokta) üzerinden erişilebilir.

Misafirlere Davetiye Gönderme

Misafirleri ekledikten sonra, onlara kişiselleştirilmiş RSVP bağlantılarını göndermeniz gerekir.

Kopyala ve Yapıştır

Bir misafir için Copy simgesine tıklayın
Onay işaretini bekleyin — göründüğünde davetiye panonuzdadır
Seçtiğiniz e-posta, kısa mesaj veya mesajlaşma uygulamasına yapıştırın

Bir e-posta istemcisine yapıştırırsanız tasarlanmış davetiyeyi, başka herhangi bir yere yapıştırırsanız düz kişiselleştirilmiş mesajı alırsınız. Seçim sizde değildir — yapıştırdığınız uygulama görüntüleyebildiği sürümü alır.

Sadece Bağlantıyı Kopyala

Bir misafir için Link simgesine tıklayın
Yalnızca çıplak RSVP bağlantısı kopyalanır — mesaj metni olmadan
Bir takvim davetine, bir Instagram hikayesine, bir grup sohbetine veya tam bir mesajın fazla kaçacağı herhangi bir yere yapıştırın

Kendi E-postanızdan Gönderin

Zarf simgesine tıklayın (yalnızca e-posta adresi olan misafirler için görünür)
Tasarlanmış davetiye kopyalanır ve e-posta istemciniz, konu satırı doldurulmuş olarak o misafire adreslenmiş şekilde açılır
Boş mesaj gövdesine tıklayın ve yapıştırın (Ctrl+V, Mac'te Cmd+V), ardından gönderin

Bu, davetiyeyi bizim yerimize kendi posta kutunuzdan gönderir. Bir misafirin işvereni e-postalarımızı spam klasörüne filtrelediğinde başvurulacak yöntem budur — bunun ne zaman olduğunu ve nasıl fark edeceğinizi öğrenmek için E-posta Davetiyeleri Nasıl Gönderilir makalesine bakın.

Bilmeniz gereken iki şey var. Mesaj gövdesi bilerek boş açılır, bu yüzden göndermeden önce yapıştırın. Ve gönderimi e-posta istemciniz yaptığı için, bu davetiyeler Fotify'nin açılma ve tıklama istatistiklerinde görünmez — RSVP'ler yine de normal şekilde takip edilir.

Web'deki Outlook: Outlook varsayılan olarak kendi biçimlendirmesiyle yapıştırır; bu da davetiyenin renklerini ve arka planlarını siler, geriye düz siyah metin bırakır. Bu bir Outlook ayarıdır, davetiyenin sorunu değildir. Yapıştırdıktan hemen sonra mesajın sol alt köşesinde küçük bir yapıştırma seçenekleri düğmesi belirir — buna tıklayıp Keep source formatting ("Paste as is" olarak da gösterilir) seçeneğini seçin, tasarım geri gelir. Bunu Settings → Mail → Compose and reply altından varsayılan yapabilirsiniz.

Eski Windows Outlook: Bu sürüm Word üzerinden yazar, bu yüzden davetiye düzeni, renkleri, görselleri ve yazı tipleriyle birlikte gelir, ancak yuvarlak köşeler kare görünebilir. Her şey okunabilir kalır ve tüm bağlantılar çalışır. Gmail ve Apple Mail davetiyeyi tasarlandığı gibi gösterir.

Doğrudan WhatsApp

WhatsApp simgesine tıklayın (yalnızca telefon numarası olan misafirler için görünür)
WhatsApp Web, önceden doldurulmuş bir davetiye mesajıyla açılır
Mesajı doğrudan gönderin

WhatsApp Takibi

WhatsApp üzerinden mesaj gönderdiğiniz misafirler hafif yeşil bir arka planla gösterilir
Bu, davetiyesini kimin aldığını takip etmenize yardımcı olur
Bu takip geçmişini temizleyip yeniden başlamak için "Reset All Sent" seçeneğini kullanın

Misafir Listenizi Dışa Aktarma

Guests sayfası araç çubuğunda "Download" öğesine tıklayın ve bir format seçin: sıralama ve düzenleme için Excel (.xlsx), diğer araçlara aktarmak için CSV (.csv) veya baskıya hazır bir belge için PDF (.pdf).

Dışa aktarmalar aktif filtrelerinizi ve sıralama düzeninizi dikkate alır. Misafir tablosunda o an ne gösteriliyorsa dosyaya tam olarak o iner — aynı satırlar, aynı sıra — böylece yalnızca Kabul Edilen VIP'leri veya telefon numarası olmayan kendi kaydolan misafirleri indirebilirsiniz. Tüm listeyi mi istiyorsunuz? Önce Clear all seçeneğine basın.

Dosyalar, etkinliğinizin adı ve dışa aktarma tarihine göre adlandırılır (ör. my-wedding-guests-2026-07-09.xlsx), böylece birden fazla indirme birbirinin üzerine yazılmaz.

Excel Olarak İndirme (e-tablolar için önerilir)

"Download" → Excel (.xlsx) öğesine tıklayın
Guests sayfası; tüm misafir bilgilerini, yanıtları, kayıt formunuzdaki her özel alanı (ör. rol, kurum, beslenme ihtiyaçları) kendi sütununda ve bir Tags sütununu içerir — başlık satırı sabitlenmiş ve sütun filtreleri baştan etkinleştirilmiş olarak gelir, böylece dilediğiniz kritere göre hemen sıralayıp süzebilirsiniz
İkinci bir Summary sayfası, yanıt istatistiklerinizi tek bakışta gösterir: toplam davetiye, kabul edilen, reddedilen, yanıtlanmayan, katılan ve onaylanan misafir sayısı
Bilgisayarınızın bölgesel ayarlarından bağımsız olarak Excel, Google Sheets ve Numbers'ta doğru şekilde açılır

CSV Olarak İndirme

"Download" → CSV (.csv) öğesine tıklayın
Dosya; tüm misafir bilgilerini, yanıtları, özel alan değerlerini ve bir Tags sütununu içerir (dikey çizgiyle ayrılmış etiket adları — içe aktarmada kabul edilen aynı format, böylece verileriniz sorunsuz biçimde geri aktarılabilir)
Misafir İsimlerini Topla etkinleştirildiğinde, CSV'ye Guests sütunundan hemen sonra bir Plus Ones sütunu da eklenir — ana misafir olmayan her kişi dikey çizgiyle ayrılır (ör. John Doe | Jane Doe | Kid Smith). İsim toplama kapalıyken bu sütun atlanır, böylece bu özelliği kullanmayan etkinlikler için CSV yapısı öngörülebilir kalır. Aynı sütun Excel dışa aktarımında da yer alır
CSV, Excel'de her şey tek bir sütunda açılıyorsa, bunun yerine Excel (.xlsx) formatını kullanın — bu format bölgesel liste ayırıcı ayarlarından etkilenmez

PDF Olarak İndirme

"Download" → PDF (.pdf) öğesine tıklayın
Etkinlik adınız, tarihiniz ve yanıt istatistiklerinizin bir özetiyle biçimlendirilmiş bir PDF oluşturulur
PDF; her misafirin etiket adlarını virgülle ayrılmış metin olarak gösteren bir Tags sütunuyla birlikte tüm misafir detaylarını düzenli bir tablo düzeninde içerir

Not: özel kayıt alanları (ör. rol, kurum) PDF'nin sabit düzenine dahil edilmez — bu sütunlara ihtiyacınız olduğunda Excel veya CSV formatını indirin.

Misafir İsimlerini Topla etkinleştirildiğinde, PDF ayrıca şunları içerir:

Ana davetiyenin altında her artı bir misafir için, bireysel adlarını listeleyen girintili alt satırlar

Oturma düzeni de kullanılıyorsa, her alt satır ayrıca o kişinin atanmış masasını yeni bir Table sütununda gösterir.

Bu, PDF'yi şunlar için ideal hale getirir:

Mekan veya kapı görevlileri için bir misafir listesi yazdırma
E-tablo kullanmayan tedarikçilerle (catering firmaları, etkinlik planlayıcıları) paylaşma
Etkinlikte fiziksel bir yedek bulundurma
Masa atamalarını hızlıca kontrol etme

Misafir Yanıtlarını Yönetme

Bir Yanıtı Düzenleme

Bir misafir RSVP'sini değiştirmek için sizinle iletişime geçerse:

O misafir için Edit (kalem) simgesine tıklayın
Durumunu güncelleyin (Accepted, Declined)
Gerekirse onaylanan misafir sayısını ayarlayın
Değişiklikleri kaydedin

Yanıt Ayrıntılarını Görüntüleme

Aşağıdakileri görmek için View (göz) simgesine tıklayın:

Tam misafir bilgileri
RSVP yanıtları
Gönderdikleri her türlü yorum
Özel alan yanıtları

Misafirleri Silme

Bir misafiri kaldırmak için:

Delete (çöp kutusu) simgesine tıklayın
Silme işlemini onaylayın

Birden fazla misafiri silmek için:

Onay kutularını kullanarak misafirleri seçin
Seçili misafirleri kaldırmak için "Delete all (X)" öğesine tıklayın

Sayfalar arasında filtrelenmiş bir listeyle mi çalışıyorsunuz? Filtrelerinizle eşleşen misafir sayısı mevcut sayfaya sığandan fazlaysa, seçim araç çubuğu bir "Select all N matching" düğmesi gösterir. Bu düğme, tüm sayfalardaki eşleşen her misafiri seçer; böylece toplu Apply tags veya silme işlemi yalnızca görebildiğiniz sayfada değil, filtrelenmiş kümenin tamamında uygulanır.

Misafir Listesi Yönetimi İçin İpuçları

Etkinliğinizden Önce

Davetiyeleri göndermeden önce tüm misafirleri ekleyin
Telefon numaralarının uluslararası formatta olduğundan emin olun
Zaman kazanmak için büyük listelerde CSV içe aktarmayı kullanın
Uluslararası misafirler için uygun SMS dilini ayarlayın

Yanıtları Takip Etme

Takip etmek için Not Answered filtresini düzenli kontrol edin
Davetiyeyi kimin aldığını görmek için WhatsApp takibini kullanın
İlerlemeyi takip etmek için listeyi düzenli aralıklarla dışa aktarın

Hatırlatma Gönderme

Yanıt vermeyen misafirler için Copy, Envelope veya WhatsApp düğmelerini kullanarak hatırlatma gönderin
Toplu hatırlatmalar için SMS özelliğini kullanmayı değerlendirin

Sıkça Sorulan Sorular

S: Ekleyebileceğim misafir sayısında bir sınır var mı? C: Misafir sınırları Fotify planınıza bağlıdır. Belirli sınırlar için plan detaylarınızı kontrol edin.

S: Davetiyeleri gönderdikten sonra misafir ekleyebilir miyim? C: Evet! İstediğiniz zaman yeni misafir ekleyebilirsiniz. Sadece onlara davetiye bağlantılarını göndermeyi unutmayın.

S: Zaten yanıt vermiş bir misafiri silersem ne olur? C: Yanıtları kalıcı olarak silinir. Eski RSVP bağlantılarını kullanmaya çalışırlarsa artık çalışmaz.

S: Bir misafirin RSVP durumunu manuel olarak değiştirebilir miyim? C: Evet, çevrimiçi formu kullanmak yerine örneğin telefonla onay verdiklerinde, herhangi bir misafirin durumunu manuel olarak güncellemek için Edit düğmesini kullanın.

S: Bazı misafirler için WhatsApp düğmesini neden göremiyorum? C: WhatsApp düğmesi yalnızca kayıtlı bir telefon numarası olan misafirler için görünür. Bu özelliği etkinleştirmek için telefon numaralarını ekleyin.

S: "Guests" ve "Confirmed" sütunları arasındaki fark nedir? C: "Guests" o grupta kaç kişi davet ettiğinizdir. "Confirmed" ise misafirin yanıt verdiğinde gerçekten katılacağını söylediği kişi sayısıdır.

S: Bir davetiyenin misafir sayısını düşürdüm ama hiçbir şey değişmedi. Neden? C: Ne değişmesini beklediğinizi kontrol edin. Davetiyenin kendisi asla kaybolmaz — misafir sayısını düşürmek, o tek davetiyenin kaç kişiyi kapsadığını değiştirir, kaç davetiyeniz olduğunu değil; bu yüzden satır sayısı ve "davetiye" toplamı aynı kalır. O satırdaki Guests sütunu değişmesi gereken şeydir.

Confirmed sütunu yalnızca misafir yanıt verdiğinde dolar, bu yüzden henüz yanıt vermemiş bir grup, ona kaç misafir sayısı verirseniz verin orada bir tire gösterir.

S: Misafir sayısını düşürmeme izin vermiyor. Neden? C: Çünkü o davetiye hâlâ kişileri isimleriyle listeliyor. Misafir sayısı ile davetiyedeki kişiler birbirini tutmalıdır ve isimlendirdiğiniz — ya da zaten oturttuğunuz — bir misafiri yalnızca sayıyı uydurmak için silmeyiz; bu yüzden kaldırma işlemi sizin vereceğiniz bir karar olmalıdır. Mesaj kimin engel olduğunu adlandırır.

Önce o kişiyi o satırdaki Kişiler düğmesiyle (Manage Names) kaldırın, ardından misafir sayısını düşürün. O kişinin Seating sayfasında zaten bir masası varsa, kaldırmak onayınızı ister, çünkü bu aynı zamanda koltuğunu da boşaltır. Adsız boş yer tutucular hiçbir şeyi engellemez — onlar sizin için otomatik olarak temizlenir.

S: Google Kişiler veya başka bir uygulamadan misafir içe aktarabilir miyim? C: Kişilerinizi kişi uygulamanızdan bir CSV dosyası olarak dışa aktarın, ardından Fotify'nin CSV gereksinimlerine uyacak şekilde biçimlendirip içe aktarın.

S: CSV ve PDF dışa aktarma arasındaki fark nedir? C: CSV, e-tablo çalışmaları için en iyisidir — düzenleme, filtreleme ve diğer araçlara aktarma. PDF ise etkinlik başlığınız ve özet istatistiklerinizle biçimlendirilmiş, yazdırılabilir bir belgedir; tedarikçilerle paylaşmak veya etkinlikte kapı görevlileri için yazdırmak için idealdir.

S: PDF, masa atamalarını ve artı bir isimlerini içerir mi? C: Misafir İsimlerini Topla etkinleştirildiğinde, artı bir isimleri ana davetiyenin altında girintili alt satırlar olarak görünür. Oturma düzeni de kullanılıyorsa, PDF her kişinin bireysel koltuk atamasını gösteren bir Table sütunu ekler.

S: Bir artı birin adına göre arama yapabilir miyim? C: Evet — Collect Guest Names açıkken, arama çubuğu artı bir isimleriyle de eşleşir. Eşleşen davetiye otomatik olarak genişler, böylece hangi grup üyesinin eşleştiğini o isim vurgulanmış olarak görebilirsiniz. Bu, bir misafir sizinle iletişime geçtiğinde ve yalnızca kiminle geleceğinin adını hatırlayıp asıl davetliyi hatırlamadığınızda kullanışlıdır.

S: CSV dışa aktarımı artı bir isimlerini içerir mi? C: Collect Guest Names etkinleştirildiğinde, CSV'ye Guests sütunundan hemen sonra bir Plus Ones sütunu eklenir ve ana misafir olmayan her grup üyesini dikey çizgiyle ayırarak listeler. İsim toplama kapalıyken bu sütun atlanır, böylece CSV yapısı tutarlı kalır.

S: Hangi misafirlere zaten davetiye gönderdiğimi nasıl bilirim? C: WhatsApp üzerinden iletişime geçilen misafirler yeşil bir arka planla, kendi e-posta istemcinizden gönderdiğiniz misafirler ise kehribar rengi bir zarfla gösterilir. Her ikisi de kullandığınız tarayıcıda takip edilir, bu yüzden başka bir cihaza taşınmaz. Fotify'nin gönderdiği davetiyeler için güvenilir kayıt, e-posta istatistikleridir.

S: Misafirlerim davetiyeyi hiç almadıklarını söylüyor. Ne yapabilirim? C: Önce teslim edilip edilmediğini görmek için e-posta istatistiklerine bakın — bazı şirket posta sistemleri bir e-postayı kabul edip sonra spam klasörüne atar; bu, teslim edildi olarak görünür ama hiç açılmaz. Tüm bir şirket filtreliyorsa, o misafirin davetiyesini kendi posta kutunuzdan göndermek için Zarf simgesini kullanın. İstatistikleri nasıl okuyacağınız için E-posta Davetiyeleri Nasıl Gönderilir makalesine bakın.

S: Misafirler önce listeye eklenmeden RSVP yapabilir mi? C: Kişiselleştirilmiş davetiyeler için, misafirlerin benzersiz RSVP bağlantılarını alabilmesi için önce listenize eklenmesi gerekir. Ancak Kayıt Formu özelliğini etkinleştirirseniz, misafirler herkese açık bir bağlantı kullanarak kendi kendilerine kayıt olabilir — formu tamamladıklarında otomatik olarak misafir listenize eklenirler.

S: Yinelenen misafirler içeren bir CSV yüklersem ne olur? C: Dosyadaki her satır yeni bir misafir olarak eklenir — içe aktarma işlemi mevcut misafirleri kontrol etmez, bu yüzden aynı dosyayı iki kez yüklerseniz her misafir iki kez oluşturulur. Bu durum yaşanırsa listeyi filtreleyin (örneğin içe aktarırken kullandığınız etikete göre) ve fazladan kopyaları kaldırmak için "Seçileni sil" seçeneğini kullanın, ardından yalnızca yeni satırları yükleyin.

S: Misafirleri zaten uygulanmış etiketlerle içe aktarabilir miyim? C: Evet. CSV'nize dikey çizgiyle ayrılmış etiket adları içeren bir Tags sütunu ekleyin (ör. Family|VIP). Etkinlik için henüz mevcut olmayan her etiket, varsayılan bir renkle otomatik olarak oluşturulur. Tam iş akışı için Misafir Etiketleri makalesine bakın.

S: Misafirleri dışa aktardığımda etiketler dahil edilir mi? C: Evet — hem CSV dışa aktarımı (dikey çizgiyle ayrılmış adlar) hem de PDF dışa aktarımı (bir Tags sütununda virgülle ayrılmış liste), misafire uygulanan her etiketi içerir. Etiketleri geri yüklemek için CSV'yi yeniden içe aktarabilirsiniz.

S: Birçok misafiri aynı anda nasıl etiketleyebilirim? C: İstediğiniz misafirleri seçmek için onay kutularını kullanın, ardından seçim araç çubuğunda "Apply tags" öğesine tıklayın. Tek bir tıklamayla seçili tüm misafirler için etiketleri Add, Remove veya Replace yapabilirsiniz.

S: Birden fazla duruma göre aynı anda filtreleme yapabilir miyim? C: Evet. Durum filtresi çoklu seçimlidir — istediğiniz kadar çipe tıklayabilirsiniz. Örneğin gelecek herkesi görmek için Accepted + Attended seçin, ya da peşinden gitmeniz gerekenleri görmek için Not Answered + Declined seçin. Durum, etiketlerle, aramayla ve Daha fazla filtre boyutlarıyla birlikte çalışır.

S: Tüm mesaj olmadan sadece bir misafirin bağlantısını nasıl kopyalarım? C: Actions sütunundaki Link simgesine tıklayın. Bu, yalnızca çıplak RSVP URL'sini kopyalar — selamlama veya şablon metni olmadan — böylece bir takvim davetine, hikayeye veya sohbete yapıştırabilirsiniz. Normal Copy simgesi ise tam kişiselleştirilmiş mesajı kopyalamaya devam eder.

S: Bir misafirin e-postası veya telefonu olup olmadığına göre filtreleme yapabilir miyim? C: Evet. More filters seçeneğini açın ve Has email veya Has phone anahtarını kullanın. Bu, bir e-posta veya WhatsApp gönderiminden hemen önce yalnızca gerçekten ulaşabileceğiniz misafirlere bakmak için kullanışlıdır.

S: Kendi kaydolan misafirleri benim eklediklerimden ayırt edebilir miyim? C: Evet. More filters içinde Source ayarını Self-registered (kayıt bağlantısı üzerinden kaydoldular) veya Added by me olarak ayarlayın.

S: CSV/PDF dışa aktarımı yalnızca filtrelediğim misafirleri mi içerir? C: Evet — dışa aktarmalar etkin filtrelerinizi dikkate alır, böylece dosya listenin o an gösterdiği şeyi tam olarak içerir. Herkesi dışa aktarmak istiyorsanız önce Clear all öğesine tıklayın.