Sub-Events & Special Treatments: Multi-Track-RSVPs für reale Events

Die meisten Real-World-Events sind kein einzelner Moment. Eine Hochzeit ist Zeremonie und Empfang, oft mit einem Welcome-Dinner am Abend davor und einem Brunch am Morgen danach. Eine Konferenz ist das Hauptprogramm, ein VIP-Networking-Dinner und ein Workshop-Track, auf den nur einige Teilnehmende Zugriff haben. Ein Meilensteingeburtstag ist das Familientreffen, gefolgt von der offenen After-Party um Mitternacht.

Jahrelang haben Organisator:innen Single-RSVP-Einladungen dafür gedehnt — holprige „Kommst du auch zum Brunch?“-Radiobuttons, separate Google Forms für die After-Party, Screenshots von Hotelblock-Codes per WhatsApp. Nichts davon skaliert, und die Daten liegen an fünf verschiedenen Orten.

Heute liefern wir zwei neue Bausteine in Fotifys Einladungssystem aus: Sub-Events und Special Treatments. Zusammen erlauben sie dir, Events so abzubilden, wie sie wirklich stattfinden — mehrere Teile, unterschiedliche Zugangsregeln pro Gast, echte Vorteile für Menschen, die anreisen.

Wenn du Fotify bereits für das Teilen von Hochzeitsfotos oder digitale Einladungen mit RSVP nutzt, lebt das neue Feature direkt in derselben Einladung. Kein neues Tool, keine separate Gästeliste.

Beta: Dieses Feature rollt in der Beta für bezahlte und Abo-Events aus. Wir iterieren schnell anhand von Feedback — sag uns, was du als Nächstes brauchst.

Was Sub-Events lösen

Ein Sub-Event ist eine Kind-Erfahrung innerhalb deines Hauptevents. Jedes hat eigene:

• Name, Beschreibung, Foto, Dresscode, Akzentfarbe
• Datum, Uhrzeit, Ort mit Kartenlink
• RSVP-Frist, Plus-One-Regeln, Kapazität, Warteliste
• Zugangsregeln: offen für alle, über Gästetags gesteuert oder vollständig explizit
• Optionaler Zugangscode für „geheime“ Sub-Events
• Optionale Abhängigkeit von einem anderen Sub-Event (z. B. „muss zunächst der Zeremonie zusagen“)

Der große Durchbruch ist nicht Kapazitäts-Tracking oder Dresscodes — das gibt es anderswo. Der Durchbruch sind an deine Gästeliste gebundene Zugangsregeln. Du kannst ein Welcome-Dinner nur für auswärts anreisende Familie anbieten. Einen Empfang, der für alle offen ist. Einen Bridal-Brunch, beschränkt auf die Hochzeitsgesellschaft und die engste Familie. Jede Person sieht nur die Sub-Events, die für sie gelten — kein „Ist das für mich?“-Rätselraten, keine peinlichen Nachfragen, Leute doch bitte nicht zu kommen.

Was Special Treatments lösen

Ein Special Treatment ist ein Vorteil (Perk), den du für einige oder alle Gäste arrangiert hast. Die Perk-Engine unterstützt zehn verschiedene Typen — von einfachen Anerkennungs-Badges bis hin zu First-Come-First-Served-Zuteilungen mit eindeutigen Einlösecodes:

• Hotelblock-Rabatt — Marriott Downtown, 20 % Rabatt, Gruppencode WEDDING2026
• Pro-Gast-Einzelcode — $40 Uber-Guthaben; jede Person erhält einen einmalig einlösbaren Code
• Inklusive Leistung — „Welcome-Dinner ist abgedeckt, kein separates RSVP nötig“
• Transportdetails — Shuttle-Abholung vom Hotel am Samstag um 17:00 Uhr
• VIP-Pass/Ticket — Backstage-Zugang für die Hochzeitsgesellschaft
• Geschenk — physische Willkommens-Tasche im Hotel
• Vorteile mit begrenzter Stückzahl — die ersten 20 Gäste erhalten einen Spa-Pass, FCFS

Treatments erscheinen privat in der Einladung jeder Person, gruppiert in Kategorien wie „Wo übernachten“, „Anreise“, „Erlebnisse“ und „Geschenke“. Eine Person sieht immer nur die Perks, die ihr zugewiesen sind. Wenn ein Treatment eindeutige Codes nutzt, zieht jede Person, die es beansprucht, atomar einen Code aus deinem Pool — keine Doppelzuweisung, keine manuelle Codeverteilung.

Beide Funktionen verwaltest du im neuen Tab Sub-events & VIP im RSVP-Dashboard (achte auf das Beta-Badge). Jedes hat eine eigene Editor-Seitenleiste mit dem vollen Optionssatz.

Fünf echte Anwendungsfälle

1. Das komplette Hochzeitswochenende

Das ist der Hauptanwendungsfall. Eine typische Samstagshochzeit wird zu einem Freitag-bis-Sonntag-Erlebnis:

• Welcome-Dinner (Freitag) — tag-gated für out-of-town-family, Kapazität 30, mit RSVP. Nur Gäste mit diesem Tag sehen es.
• Zeremonie (Samstagnachmittag) — öffentlich, keine Plus-Ones über die Hauptpartysize hinaus, keine separate Kapazität (durch die Location abgedeckt).
• Empfang (Samstagabend) — öffentlich, hängt von der Zeremonie ab. Der Zusage-Flow lässt keine RSVP zum Empfang zu, ohne vorher die Zeremonie zu akzeptieren.
• Sonntagsbrunch — tag-gated für wedding-party + immediate-family, Kapazität 20.

Kombiniere das mit Treatments:

• Marriott-Gruppenrate (geteilter Code) → Tag out-of-town-family
• $40 Uber-Guthaben pro Gast (einzigartiger Code pro Gast) → Tag out-of-town-family
• Welcome-Bag im Hotel → Tag wedding-party
• VIP-Suite-Zugang (privat, manuell zugewiesen) → 4 spezifische Gäste

Vergleich zum alten Workflow: eine Hochzeitswebsite, eine Papier-Itinerar-Karte, eine Hotelblock-E-Mail, ein Uber-Promocode per Slack-DM und ein Google Sheet für die Brunch-Teilnahmen. Der neue Workflow ist eine Einladung, eine Gästeliste, ein CSV-Export pro Sub-Event.

Wenn du auch die Foto-Seite planst, zeigt unser Guide zum Sammeln von Hochzeitsfotos von Gästen, wie die QR-basierte Fotoerfassung parallel funktioniert.

2. Hotelblock + Transport für Destination Weddings

Destination Weddings haben eine besondere Herausforderung: Die Gäste zum Venue zu bekommen, ist die halbe Arbeit. Sub-Events regeln den Zeitplan, aber die Magie steckt in den Treatments.

Richte ein „Unterkunft“-Treatment mit Hotelname, Gruppencode, Buchungs-URL, Gültigkeitsfenster und dem Preis ein (z. B. „$249 USD“). Weisen es dem Tag out-of-town zu. In der Einladung der Gäste erscheint es als Karte unter „Wo übernachten“ mit einem Kopieren-Button für den Code und einem Reservieren-Link.

Füge ein „Transport“-Treatment für den Shuttle hinzu — individuelle Abholzeiten pro Gast wären übertrieben, aber ein geteilter „Shuttle vom Hyatt um 17:00 Uhr“ mit Kontaktnummer funktioniert perfekt. Oder nutze eindeutige Codes, wenn dein Travel-Partner dir einen Stapel Uber/Lyft-Promos gegeben hat.

Das Ganze fühlt sich an wie eine Concierge-Übergabe innerhalb der Einladung. Gäste sehen genau, was ihnen zur Verfügung steht, können inline beanspruchen/kopieren/einlösen, und du bekommst Einlösungs-Tracking im Dashboard zurück, damit du weißt, was tatsächlich genutzt wird. Das fügt sich nahtlos in umfassendere Workflows zum Teilen von Eventfotos ein — gut versorgte Gäste teilen mehr.

3. Konferenz-VIP-Track

Für Corporate-Events und Konferenzen ist die Zugangsregel-Engine das Killer-Feature.

• Hauptkonferenz — öffentlich, alle mit RSVP können teilnehmen.
• VIP-Networking-Dinner (Donnerstag) — nur expliziter Zugang (Kapazität 50). Du vergibst den Zugang manuell für bestimmte Gäste im Tab „Gäste“. Für alle anderen verborgen.
• Speaker-Frühstück (Freitag) — tag-gated für speakers.
• After-Hours Rooftop — tag-gated für executive-passes mit Zugangscode „ROOFTOP“. Selbst Gäste mit dem Executive-Tag sehen die Karte erst, nachdem sie den Code in das Feld „Have a code?“ am Ende ihrer Einladung eingeben.

Treatments oben drauf:

• „Premium-Hotelblock“ (geteilter Code) → Tag out-of-town
• „Backstage-Pass“ (begrenzte Menge 25) → kein Tag, First-Come-First-Served. Nach 25 Beanspruchungen sehen alle anderen „Ausverkauft“.

Im Dashboard siehst du Live-Zahlen: wie viele VIP-Dinner-Plätze belegt sind, wie viele Backstage-Pässe übrig sind, wer was beansprucht hat. CSV-Export pro Sub-Event für Catering-Headcounts, pro Treatment für Einlösungs-Tracking.

Um auf der Konferenz die richtigen Leute zusammenzubringen, ist unser Feature für Event Networking und Matchmaking der natürliche Gegenpart — Sub-Events steuern, wer eingeladen ist, Matchmaking steuert, wer sich vor Ort vernetzt.

4. Das Surprise-Event mit Zugangscode

Vielleicht organisieren die besten Freundinnen der Braut eine geheime Bachelorette-Nacht vor dem Hochzeitswochenende. Oder das Unternehmen plant einen Überraschungs-Toast der Gründer um Mitternacht nach der Gala. Du willst eine kleine Gruppe einladen, ohne die Überraschung an die restliche Gästeliste zu leaken.

Konfiguriere das Sub-Event als tag-gated UND mit Zugangscode. Die passenden Gäste sehen in ihrer Einladung eine Karte mit „Have a code?“ — sie tippen den Code ein, die Überraschung wird freigeschaltet, sie können zusagen. Alle anderen haben keine Ahnung, dass es existiert. Das Dashboard trackt die Zusagen, damit du Catering, Transport und den Rest planen kannst. Sobald die Überraschung öffentlich ist, kannst du den Zugangscode entfernen; die Karte bleibt entsperrt.

5. Vorteile mit begrenzter Stückzahl (die ersten 20 erhalten einen Spa-Pass)

Bei Hochzeiten oder Retreats mit Wellness-Komponente willst du oft einen wirklich begrenzten Vorteil anbieten — etwa: Das Spa des Venues hat 20 Slots, die nach FCFS vergeben werden.

Erstelle ein Treatment mit quantityTotal: 20. Gäste sehen „Spa-Pass — die ersten 20 beanspruchen“ in ihrer Einladung mit einem Claim-Button. Die ersten 20, die auf Claim tippen, sichern ihren Slot atomar. Danach wechselt der Button zu „Ausverkauft“. Du kannst es mit „einzigartiger Code pro Gast“ kombinieren (jede der 20 Personen bekommt einen separaten Buchungscode) oder mit geteilten Buchungsanweisungen.

Race Conditions werden serverseitig mit einer transaktionalen Sperre auf der Treatment-Zeile gehandhabt, sodass du selbst bei hundert gleichzeitigen Klicks genau 20 Zusagen bekommst — keine Überbuchung, kein manuelles Bereinigen.

So bleibt es für Gäste übersichtlich

Drei Designentscheidungen halten den Flow fokussiert:

1. Sub-Events und Treatments bleiben verborgen, bis das Haupt-RSVP akzeptiert ist. Der erste Eindruck ist das Hauptevent. Sobald eine Person „Akzeptieren“ tippt, öffnet sich der neue Abschnitt mit einer dezenten Folgebenachrichtigung: „Wir haben außerdem 2 zusätzliche Sub-Events und 1 besonderen Vorteil für dich freigeschaltet — scrolle nach unten, um sie zu entdecken.“ Gäste ohne Extras sehen die Benachrichtigung nie.

2. Das Partysize-Limit respektiert, was tatsächlich bestätigt wurde. Wenn das Haupt-RSVP 3 Personen eingeladen hat, der Gast aber nur 2 bestätigt, sind Sub-Events auch auf 2 gedeckelt. Du kannst keinen phantomhaften Plus-One zur After-Party bringen, den du nicht zur Hochzeit mitgebracht hast. Dasselbe gilt für Treatments — ein VIP-Lounge-Zugang für 2 von 4 Familienmitgliedern verhält sich wie erwartet.

3. Namen werden erfasst und sind exportierbar. Wenn ein Gast ein Sub-Event akzeptiert, wird er nach den Namen der Teilnehmenden gefragt. Wenn du beim Haupt-RSVP Gästename erfassen aktiviert hast, sind diese Namen vorausgefüllt und editierbar. Bei Treatment-Ansprüchen gibt es einen „Gilt für: ☑ Alice ☑ Bob ☐ Carol“-Picker, damit die Person festlegen kann, für welche Partymitglieder der Vorteil gilt. Alles exportiert als CSV mit Semikolon-Trennzeichen, bereit für Excel — inklusive eindeutiger Codes, Einlösestatus und Teilnehmendennamen pro Sub-Event oder pro Treatment.

Das Dashboard-Erlebnis

Im Dashboard sitzt der neue Tab genau zwischen Tables und SMS. Die Oberfläche besteht aus zwei gestapelten Bereichen:

• Sub-Events — Kartenraster mit Foto-Thumbnail, Status-Chip und Live-Auslastungsbalken. Ein Klick auf eine Karte öffnet die Editor-Seitenleiste.
• Special Treatments — nach Kategorie gruppiert, mit demselben Drawer-Pattern. Der Editor passt seine Felder je nach Typ an — „Unterkunft“ zeigt „Anbieter“, „Gruppencode“, „Buchungs-URL“; „Allowance“ zeigt „Betrag“, „Währung“, „Einlöse-URL“; und so weiter.

Für Treatments mit eindeutigen Codes hat der Drawer einen integrierten Codepool-Manager — füge eine CSV ein, ziehe eine Datei per Drag & Drop hinein oder klicke „Generate 25 codes“, damit Fotify sie für dich erzeugt. Sobald eine Person beansprucht, wird atomar ein Code aus dem Pool gezogen.

Live-Response-Zähler erscheinen in jedem Editor, damit du auf einen Blick siehst, wie viele akzeptiert, abgelehnt oder auf der Warteliste sind — und wie viele Treatment-Ansprüche eingelöst wurden. Jeder Bereich hat einen „Export CSV“-Button direkt neben den Countern.

Premium-Feature, produktionsreif

Sub-Events und Special Treatments sind Teil des Premium-Feature-Sets von Fotify. Verfügbar für:

• Bezahlte Events (jedes Event, das mit Credits gekauft wurde)
• Abo-Events, die von einem aktiven Organizer- oder Team-Abo abgedeckt sind

Wenn dein Event noch nicht berechtigt ist, zeigt der Tab eine Upgrade-Karte mit einem Ein-Klick-Weg zur Aktivierung. Sieh dir unsere Preise für die aktuellen Stufen an — derselbe Plan, der die Premium-Einladungsvorlagen (Atelier, Cinematic, Marigold, Vesper, Linen) freischaltet, deckt auch Sub-Events ab.

Die fünf Premium-Templates kommen bereits mit markengerechtem Styling für die neuen Abschnitte — Folienkonturen für Treatments in Atelier, Ticketabrisse in Cinematic, abgerundete Pills in Marigold und Vesper, feine Haarlinien-Rechtecke in Linen — so bleibt das Erlebnis konsistent, egal ob du das Standard-Kit oder ein bezahltes Design nutzt.

Erste Schritte

Wenn du bereits ein Fotify-Event mit RSVP betreibst:

1. Öffne dein Event unter dashboard.fotify.app
2. Klicke in der Seitenleiste auf RSVP
3. Öffne den Tab Sub-events & VIP (der mit dem Beta-Badge)
4. Füge dein erstes Sub-Event hinzu — gib Name, Datum, Ort und Zugangsregel an
5. Optional: Ergänze Treatments für die von dir arrangierten Perks

Unser Schritt-für-Schritt-Artikel führt durch jedes Feld. Wenn du noch kein Event hast, erstelle in wenigen Minuten eines — die Free-Tier deckt die Basics ab und die Premium-Tier schaltet den oben beschriebenen Multi-Track-Flow frei.

Wenn du eine Hochzeit planst und das Gesamtbild willst, starte mit den 10 besten Apps zum Teilen von Hochzeitsfotos für 2026, um zu sehen, wie Foto- und RSVP-Seite zusammenwirken. Für Partys, Konferenzen und Corporate-Events sieh dir Eventfoto-Sharing für die breitere Feature-Map an.

Was als Nächstes kommt

Wir shippen in der Beta, um schnell zu iterieren. Auf der unmittelbaren Roadmap:

• Erinnerungen pro Sub-Event in die bestehende E-Mail/SMS-Planung verdrahtet
• QR-Check-in pro Sub-Event — der Türsteher scannt denselben QR für subeventspezifische Anwesenheit
• Bulk-Zuweisung von Treatments über den „Gäste“-Tab (die API unterstützt es bereits)
• Marketplace-Integrationen — vorgefertigte Treatment-Templates mit Hotel-/Transportpartnern

Du hast ein Event, das Sub-Events oder Treatments braucht? Wir freuen uns, wie du sie einsetzen würdest. Melde dich über das Chat-Widget im Dashboard — oder leg direkt los. Wir lesen jedes Beta-Feedback.