Unterevents & besondere Leistungen

Echte Veranstaltungen finden selten in nur einem einzigen Moment statt. Eine Hochzeit umfasst eine Trauung, eine Feier, manchmal ein Willkommensdinner am Abend davor und einen Brunch am Morgen danach. Eine mehrtägige Konferenz hat ein Hauptevent, ein VIP-Networking-Dinner und eine Workshop-Schiene, auf die nur einige Teilnehmende Zugriff haben. Ein runder Geburtstag hat ein privates Familientreffen und eine offene After-Party.

Unterevents und besondere Leistungen ermöglichen es dir, diese Realität innerhalb einer einzigen Fotify-Einladung abzubilden. Jeder Gast sieht nur das, was für ihn gilt — die Trauung, zu der er eingeladen wurde, die After-Party, für die er berechtigt ist, und die Vorteile, die du für seine Gruppe organisiert hast (Hotelrabatt, Fahrtguthaben, Willkommensgeschenk).

Beta: Diese Funktion wird derzeit als Beta ausgerollt. Wir iterieren schnell basierend auf Feedback von Organisator:innen — wenn sich etwas nicht richtig anfühlt, melde dich beim Support, und wir priorisieren es.

Welche Probleme Sub-Events und Special Treatments lösen

Sub-Events sind untergeordnete Erlebnisse innerhalb Ihres Hauptevents. Jedes hat seine eigenen:

Name, Beschreibung, Foto, Dresscode, Akzentfarbe
Datum, Uhrzeit, Ort mit Kartenlink
RSVP-Regeln: Frist, Begleitpersonen (Plus-Ones), Kapazität, Warteliste
Zugriffsregeln: öffentlich oder tag-geschützt
Optionaler Zugangscode für „geheime“ Sub-Events
Optionale Abhängigkeit von einem anderen Sub-Event (z. B. „muss zuerst Zeremonie zusagen“)

Special Treatments sind Extras, die Sie für einige oder alle Gäste organisiert haben. Stellen Sie sie sich wie die VIP-Spur Ihres Events vor:

Hotelkontingent mit Gruppenrabatt-Code
40 $ Uber-Guthaben für angereiste Familie
Welcome Dinner inklusive (keine zusätzliche RSVP nötig)
Zugang zur VIP-Lounge für die Hochzeitsgesellschaft
Spa-Pass für die ersten 20 Gäste, die ihn beanspruchen

Treatments erscheinen privat auf der Einladung jedes Gasts — Gäste sehen nur, was ihnen zugewiesen wurde.

Wo du das in deinem Dashboard findest

Öffne dein Event unter dashboard.fotify.app
Gehe in der Seitenleiste zu RSVP
Klicke auf den Tab Sub-events & VIP (halte Ausschau nach dem Beta-Badge)

Du siehst zwei Bereiche: Sub-events oben und Special treatments darunter. Sie werden unabhängig voneinander verwaltet — ein Gast kann zu einem Unterevent eingeladen werden, ohne irgendwelche Leistungen zu erhalten, oder eine Leistung erhalten, ohne zu Unterevents eingeladen zu sein.

Hinweis: Unterevents und besondere Leistungen gehören zum Premium-Funktionsumfang. Sie sind für Events verfügbar, die auf einer bezahlten (Credit-)Stufe sind oder ein aktives Abonnement haben. Wenn dein Event noch nicht berechtigt ist, zeigt der Tab statt des Editors eine Upgrade-Karte.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr erstes Sub-Event

Klicken Sie im Sub-Events-Panel auf Add sub-event. Es öffnet sich eine seitliche Schublade mit dem Editor.

Grundlagen

Name — was Gäste sehen („Welcome dinner“, „After-party“, „Sunday brunch“)
Description — ein kurzer Absatz, der auf der Karte und im Details-Modal angezeigt wird
Photo URL — ein Titelbild für die Karte (jede öffentliche Bild-URL funktioniert; wir empfehlen ein 3:2- oder 16:9-Format)
Accent color — wird für den Kopfstreifen der Karte und den Accept-Button verwendet

Wann & wo

Starts at / Ends at — das Zeitfenster für dieses Sub-Event
Location name + Address — was angezeigt werden soll; wenn Sie zusätzlich einen Google-Maps-Link in das Feld für die Karten-URL einfügen, wird der Name zu einem klickbaren Link
Dress code — wird als Chip auf der Karte angezeigt

RSVP-Regeln

Requires RSVP — wenn aktiviert, müssen Gäste zusagen oder absagen. Wenn deaktiviert, ist die Karte nur informativ (keine Buttons).
RSVP deadline — nach diesem Datum verschwinden die Accept/Decline-Buttons.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — begrenzt, wie viele Personen aus einer Gruppe kommen können. Leer lassen für „unbegrenzt (bis zur Gruppengröße)“.
Capacity — Gesamtanzahl Plätze über alle Gruppen hinweg. Leer lassen für unbegrenzt.
Enable waitlist — wenn die Kapazität erreicht ist, werden neue RSVPs auf eine nummerierte Warteliste gesetzt, statt abgewiesen zu werden.

Zugriffsregeln

Das macht Sub-Events so leistungsfähig — Sie entscheiden, wer zusagen kann:

Anyone with an RSVP (public) — jeder Gast des Hauptevents sieht dieses Sub-Event.
Guests with specific tags (tag-gated) — nur Gäste mit mindestens einem der ausgewählten Tags können es sehen und zusagen. Kombinieren Sie dies mit guest tags wie family, wedding-party oder out-of-town, um sauber zu segmentieren. Um ein Sub-Event auf einen einzelnen Gast zu beschränken, geben Sie ihm einen eigenen Tag (z. B. vip) und schützen Sie es über diesen Tag.

Zugangscodes — für Überraschungs-Sub-Events

Für tag-geschützte Sub-Events können Sie optional einen Access code festlegen. Selbst wenn ein Gast per Tag passt, sieht er die Sub-Event-Karte erst, nachdem er den Code im Feld „Have a code?“ unten auf seiner Einladung eingegeben hat. Nutzen Sie das für Überraschungspartys, geheime After-Hours-Räume oder einfach für spielerische Enthüllungen.

Abhängigkeit

Wenn Ihr Event eine logische Reihenfolge hat — zum Beispiel, wenn der Empfang nur für Gäste Sinn ergibt, die zur Zeremonie kommen — setzen Sie beim Empfang im Feld „Requires acceptance of“ die Zeremonie. Der Server blockiert dann Empfangs-RSVPs, bis das übergeordnete Sub-Event zugesagt wurde.

Speichern

Klicken Sie auf Save. Das Sub-Event erscheint im Panel mit einer Kapazitäts-Fortschrittsleiste und einem Status-Chip. Klicken Sie es an, um es jederzeit erneut zu bearbeiten.

Wie Gruppengröße und Plus-Ones zusammenspielen

Für jedes Unterevent-RSVP gelten zwei Limits gleichzeitig:

Das Max plus-ones des Unterevents — die von dir gesetzte Obergrenze pro RSVP (z. B. „max. 1 Plus-One zur After-Party“).
Die bestätigte Gruppengröße des Gasts — wie viele Personen er im Haupt-RSVP bestätigt hat.

Die effektive Obergrenze ist der kleinere der beiden Werte. Wenn also im Haupt-RSVP 2 von 3 Eingeladenen bestätigt wurden und das Unterevent bis zu 3 Plus-Ones erlaubt, kann der Gast trotzdem nur 2 Personen zum Unterevent mitbringen. Lehnt man das Haupt-RSVP ab, werden Unterevents vollständig ausgeblendet — es gibt keine Variante von „Trauung überspringen, aber zur Party kommen“.

Namen der Teilnehmenden

Wenn ein Gast ein Unterevent annimmt, wird er aufgefordert, die Namen aller Teilnehmenden aus seiner Gruppe einzugeben. Wenn du im Haupt-RSVP Collect guest names aktiviert hast, sind diese Namen vorausgefüllt — Gäste können sie beibehalten, bearbeiten oder ersetzen.

Dasselbe gilt für besondere Leistungen: Wenn eine Leistung einen eindeutigen Code pro Gast verwendet, wählt der Gast aus, für welche Mitglieder seiner Gruppe der Vorteil gilt. Ein 40-$-Uber-Guthaben für 2 von 4 Familienmitgliedern funktioniert genau wie erwartet.

Schritt 2: Erstellen Sie ein Special Treatment

Klicken Sie im Panel Special treatments auf Add treatment. Wählen Sie einen Typ — das Formular ordnet sich je nach Auswahl neu:

Typ — welche Art von Extra ist das?

Typ	Wann Sie es verwenden
Badge	Nur zur Kennzeichnung („VIP Guest“, „Wedding party“) — keine Einlösung, wird nur angezeigt
Discount code	Hotelkontingent, Restaurant 20% Rabatt, Einkaufsgutschein
Allowance / credit	„40 $ Uber-Guthaben“, „100 $ Transportbudget“
Included service	Welcome Dinner, Fotografenstunde, Spa-Session — bereits von Ihnen bezahlt
Lodging / hotel	Ein Hotelkontingent mit Buchungslink
Transportation	Shuttle-Abholung, Details zum Airport-Transfer
Gift	Willkommensgeschenk, Geschenkkarte, individuelles Präsent
Ticket / pass	VIP-Pass, Backstage-Zugang, All-Access-Armband
Concierge contact	Eine WhatsApp-Nummer oder Kontakt für alle Anliegen
Custom	Alles, was oben nicht passt

Kategorie — wie es auf der Einladung gruppiert wird

Jedes Treatment gehört außerdem zu einer Kategorie — Stay, Travel, Experience, Gift, Service oder Recognition. Auf der Einladung des Gasts werden Treatments visuell nach Kategorie gruppiert, sodass „Where to stay“ Ihre Hoteloptionen zusammen anzeigt und „Getting there“ Transport-Extras bündelt.

Anbieter, Wert, Gültigkeit

Provider — „Marriott“, „Uber“, „Fotify Concierge“ — wird als Untertitel auf der Karte angezeigt
Value + Currency — optional, z. B. „$40 USD“, angezeigt als Preis-Badge
Valid from / Valid until — wenn gesetzt, wird das Einlösefenster serverseitig durchgesetzt
Limited quantity — leer lassen für unbegrenzt; setzen Sie eine Zahl für „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ (z. B. „Die ersten 20 Gäste erhalten einen Spa-Pass“)

Wie Gäste einlösen

Wählen Sie einen Redemption mode:

No redemption (display only) — reine Information, kein Claim-/Einlöseprozess
Shared code for all guests — ein Code, den alle sehen („WEDDING2026“) mit optionaler Buchungs-URL
Unique code per guest — pro Gast wird ein Code aus Ihrem Pool vergeben (ideal für personalisierte Uber/Lyft-Promo-Codes)
Redemption URL — ein Button, der auf eine Buchungsseite verlinkt
Contact someone — Anweisungen, wie man Kontakt aufnimmt
QR voucher — ein einmaliger QR-Code für die Einlösung vor Ort

Wenn Sie Unique code per guest wählen, erscheint unten in der Schublade ein Code-Pool-Manager. Fügen Sie Codes ein (einer pro Zeile oder kommagetrennt) und klicken Sie auf Import codes, oder wählen Sie Generate 25 codes, damit Fotify sie für Sie erstellt. Jeder Gast, der beansprucht, erhält einen eindeutigen Code aus dem Pool — nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.

Wer es bekommt

Assign to tags — jeder Gast mit einem der ausgewählten Tags erhält dieses Treatment automatisch.
Targeting one or a few guests — erstellen Sie einen eigenen Tag (z. B. vip), wenden Sie ihn nur auf diese Gäste in der guest list an und weisen Sie das Treatment diesem Tag zu.

Was der Gast sieht

Unterevents und besondere Leistungen sind verborgen, bis der Gast das Haupt-RSVP annimmt. Das ist beabsichtigt: Es hält den ersten Eindruck auf das zentrale Event fokussiert und verhindert, dass Extras für Gäste angeteasert werden, die ablehnen.

Sobald der Gast beim Haupt-RSVP auf Accept tippt:

Er sieht den üblichen „Thanks for confirming!“-Toast.
Etwa 2 Sekunden später erscheint — falls Unterevents oder Leistungen verfügbar sind — ein weiterer Toast: „We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore.“
Der Abschnitt Other moments for you zeigt die Unterevent-Karten in der von dir festgelegten Reihenfolge.
Der Abschnitt Just for you zeigt die zugewiesenen Leistungen, nach Kategorie gruppiert, inklusive Copy-to-Clipboard-Buttons für Codes und Redemption-URLs.

Gäste, denen keine Extras zugewiesen sind, sehen keinen der beiden Abschnitte und auch keinen Follow-up-Toast.

Unterevent-RSVP-Ablauf

Jede Unterevent-Karte zeigt Foto, Datum, Ort, Dresscode und Kapazitätsstatus (mit einem „spots left“-Hinweis, wenn es knapp wird). Darunter:

wählt der Gast aus, wie viele Personen seiner Gruppe kommen (begrenzt durch die bestätigte Gruppengröße und das Plus-One-Limit des Unterevents)
bestätigt er die Namen aller Teilnehmenden (vorbefüllt aus dem Haupt-RSVP, falls du Gastnamen gesammelt hast)
tippt er auf Accept oder Decline

Nach dem Absenden zeigt die Karte einen Status-Chip — Going, Not going oder Waitlisted #3, wenn die Kapazität erreicht wurde und die Warteliste aktiviert ist.

Ablauf zum Beanspruchen von Leistungen

Leistungen ohne Einlösung und mit gemeinsamem Code erfordern keinen Claim — sie erscheinen sofort mit einem Copy-Button für den Code. Bei Leistungen mit begrenzter Menge oder eindeutigen Codes tippt der Gast auf Claim, um seinen Platz zu sichern. Wenn die Leistung erlaubt, festzulegen, für wen sie gilt, setzt der Gast zuerst Häkchen bei den Mitgliedern seiner Gruppe, für die der Vorteil gelten soll.

Antworten nachverfolgen & CSV exportieren

Öffne ein beliebiges Unterevent oder eine Leistung aus dem Dashboard-Panel, um Live-Statistiken direkt im Editor-Drawer zu sehen:

Sub-events: Anzahl der Zusagen, Absagen, Wartelisten und offenen Antworten — plus ein Export CSV-Button, der alle Antworten mit Gast-Kontaktdaten, Teilnehmendennamen und Zeitstempeln herunterlädt.
Special treatments: Anzahl der Zuweisungen, Claims und Einlösungen — mit einem Export CSV, das eindeutige Codes, für wen die Leistung gilt, und den Einlösestatus enthält.

CSVs verwenden Semikolons als Trennzeichen (entsprechend dem Export der Haupt-Gästeliste) und lassen sich sauber in Excel, Numbers und Google Sheets öffnen.

Tipps & Muster

Mehrtägiger Hochzeitsablauf

Ein gutes Standard-Setup für Hochzeiten:

Welcome dinner (Freitag) — tag-geschützt für out-of-town-family. Kapazität 30.
Ceremony (Samstag Nachmittag) — öffentlich, keine zusätzlichen Plus-Ones über die Gruppengröße hinaus.
Reception (Samstagabend) — öffentlich, abhängig von der Zeremonie.
Sunday brunch (Sonntagmorgen) — tag-geschützt für wedding-party + immediate-family.

Kombinieren Sie das mit Treatments:

„Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026“ → Tag out-of-town-family
„$40 Uber credit (unique per guest)“ → Tag out-of-town-family
„Welcome bag at your hotel“ → Tag wedding-party
„VIP lounge access“ → Tag wedding-party

Konferenz: VIP-Track

Main conference — öffentlich
VIP networking dinner (Donnerstagabend) — tag-geschützt für vip, Kapazität 50, Abhängigkeit: Main accepted
Speaker breakfast (Freitag) — tag-geschützt für speakers

Treatments:

„Premium hotel block — code CONF26“ (shared code) → Tag out-of-town
„Backstage pass“ (limited quantity 25) → „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, ohne Tag

Überraschungs-Event

Schützen Sie die Überraschung per Tag auf eine kleine Liste enger Freunde + setzen Sie einen Access code. Die Freunde müssen den Code trotzdem auf ihrer Einladung eingeben, um die Karte zu sehen. Der Rest der Gäste erfährt überhaupt nicht, dass es das gibt.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ein Gast einem Sub-Event zusagen, ohne das Hauptevent anzunehmen? A: Nein. Sub-Events erscheinen erst, nachdem die Haupt-RSVP angenommen wurde. Eine Absage der Haupt-RSVP blendet alle Extras aus.

F: Was passiert, wenn ich die Kapazität eines Sub-Events ändere, nachdem Personen bereits zugesagt haben? A: Bereits angenommene Zusagen bleiben gültig. Neue RSVPs werden gegen die neue Kapazität geprüft. Wenn Sie sie unter die aktuelle Anzahl senken, wird niemand entfernt — aber die nächste Person, die zusagt, wird entweder blockiert oder auf die Warteliste gesetzt (je nach Ihren Einstellungen).

F: Kann ich ein Treatment nur einem ganz bestimmten Gast geben? A: Treatments werden über Tags zugewiesen. Um einen einzelnen Gast zu adressieren, erstellen Sie einen eigenen Tag (zum Beispiel vip), wenden Sie ihn auf diesen Gast in der Gästeliste an und weisen Sie das Treatment diesem Tag zu. Derselbe Ansatz funktioniert auch, um ein Sub-Event auf bestimmte Gäste zu beschränken.

F: Erhalten Gäste eine E-Mail- oder SMS-Erinnerung für Sub-Events? A: In der aktuellen Beta werden Sub-Events direkt auf der Einladung angezeigt. Erinnerungen pro Sub-Event sind auf der Roadmap — wir werden sie an die bestehende SMS/E-Mail-Planung anbinden.

F: Können Gäste ihre Entscheidung nach der Zusage zu einem Sub-Event ändern? A: Ja, bis zur RSVP-Frist des Sub-Events. Bei Decline wird lediglich der Status gewechselt — der Platz wird wieder in die Kapazität zurückgegeben, und die nächste RSVP auf der Warteliste kann nachrücken.

F: Was ist mit Übersetzungen? Ich veranstalte Events in mehreren Sprachen. A: Die UI-Texte werden zusammen mit dem Rest des Dashboards und der Einladung übersetzt. Namen, Beschreibungen, Dresscodes und Treatment-Inhalte liegen in der Datenbank in der Sprache vor, in der Sie sie eingeben — wir übersetzen Nutzerinhalte nicht automatisch.

F: Wie sind Exporte formatiert? A: Semikolon-getrennte CSV, UTF-8-kodiert, gleiches Format wie der Export der Haupt-Gästeliste. Spalten enthalten u. a. Gästekontaktdaten, Status, Teilnehmendennamen, Tags und Zeitstempel. Treatment-Exporte enthalten außerdem eindeutige Codes und den Einlösestatus.

Nächste Schritte

Passe deine RSVP-Einladung an, um Design-Template und Kernabschnitte festzulegen
Verwalte deine Gästeliste und Tags — Tags sind die Grundlage für Zugriffsregeln von Unterevents
Gastnamen erfassen im Haupt-RSVP, damit sie bei Unterevent-Antworten automatisch vorausgefüllt werden
Feedback zur Beta? Melde dich über das Chat-Widget im Dashboard — wir lesen jede Nachricht.