Unterevents & besondere Leistungen

Reale Events finden selten in nur einem Moment statt. Eine Hochzeit hat eine Zeremonie, einen Empfang, manchmal ein Willkommensdinner am Vorabend und einen Brunch am nächsten Morgen. Eine mehrtägige Konferenz hat ein Hauptevent, ein VIP-Networking-Dinner und eine Workshop-Schiene, auf die nur einige Teilnehmende Zugriff haben. Ein runder Geburtstag hat ein privates Familientreffen und eine offene After-Party.

Unterevents und besondere Leistungen ermöglichen es Ihnen, diese Realität innerhalb einer einzigen Fotify-Einladung abzubilden. Jeder Gast sieht nur das, was für ihn gilt — die Zeremonie, zu der er eingeladen wurde, die After-Party, für die er berechtigt ist, und die Vorteile, die Sie für seine Gruppe organisiert haben (Hotelrabatt, Fahrtguthaben, Willkommensgeschenk).

Unterevents und besondere Leistungen sind ab dem Plan Professional enthalten, sowie bei jedem Event, das unter einem aktiven Event-Abonnement läuft.

Welche Probleme Sub-Events und Special Treatments lösen

Sub-Events sind untergeordnete Erlebnisse innerhalb Ihres Hauptevents. Jedes hat seine eigenen:

Name, Beschreibung, Foto, Dresscode, Akzentfarbe
Datum, Uhrzeit, Ort mit Kartenlink
RSVP-Regeln: Frist, Begleitpersonen (Plus-Ones), Kapazität, Warteliste
Zugriffsregeln: öffentlich oder tag-geschützt
Optionaler Zugangscode für „geheime“ Sub-Events
Optionale Abhängigkeit von einem anderen Sub-Event (z. B. „muss zuerst Zeremonie zusagen“)

Special Treatments sind Extras, die Sie für einige oder alle Gäste organisiert haben. Stellen Sie sie sich wie die VIP-Spur Ihres Events vor:

Hotelkontingent mit Gruppenrabatt-Code
40 $ Uber-Guthaben für angereiste Familie
Welcome Dinner inklusive (keine zusätzliche RSVP nötig)
Zugang zur VIP-Lounge für die Hochzeitsgesellschaft
Spa-Pass für die ersten 20 Gäste, die ihn beanspruchen

Treatments erscheinen privat auf der Einladung jedes Gasts — Gäste sehen nur, was ihnen zugewiesen wurde.

Wo Sie das in Ihrem Dashboard finden

Öffnen Sie Ihr Event unter dashboard.fotify.app
Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einladung
Klicken Sie auf den Tab Unterveranstaltungen & VIP (achten Sie auf das Beta-Badge)

Sie sehen zwei Bereiche: Unterveranstaltungen oben und Sonderbehandlungen darunter. Beide werden unabhängig voneinander verwaltet — ein Gast kann zu einem Unterevent eingeladen werden, ohne Leistungen zu erhalten, oder eine Leistung erhalten, ohne zu einem Unterevent eingeladen zu sein.

Hinweis: Unterevents und besondere Leistungen sind ab dem Plan Professional verfügbar sowie bei jedem Event, das über ein aktives Event-Abonnement läuft. Bei allen anderen Plänen zeigt der Tab statt des Editors eine Upgrade-Karte.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr erstes Sub-Event

Klicken Sie im Panel „Unterveranstaltungen“ auf Unterveranstaltung hinzufügen. Es öffnet sich eine seitliche Schublade mit dem Editor.

Grundlagen

Name — was Gäste sehen („Begrüßungsdinner“, „Aftershow-Party“, „Sonntagsbrunch“)
Beschreibung — ein kurzer Absatz, der auf der Karte und im Details-Modal angezeigt wird
Foto-URL — ein Titelbild für die Karte (jede öffentliche Bild-URL funktioniert; wir empfehlen ein 3:2- oder 16:9-Format)
Akzentfarbe — wird für den Kopfstreifen der Karte und den Annehmen-Button verwendet

Wann & wo

Beginnt um / Endet um — das Zeitfenster für dieses Sub-Event
Standortname + Adresse — was angezeigt werden soll; wenn Sie zusätzlich einen Google-Maps-Link in das Feld für die Karten-URL einfügen, wird der Name zu einem klickbaren Link
Kleiderordnung — wird als Chip auf der Karte angezeigt

RSVP-Regeln

Antwort erforderlich — wenn aktiviert, müssen Gäste zusagen oder absagen. Wenn deaktiviert, ist die Karte nur informativ (keine Buttons).
RSVP-Frist — nach diesem Datum verschwinden die Annehmen-/Ablehnen-Buttons.
Begleitpersonen erlauben + Maximale Begleitpersonen pro Zusage — begrenzt, wie viele Personen aus einer Gruppe kommen können. Leer lassen für „unbegrenzt (bis zur Gruppengröße)“.
Kapazität — Gesamtanzahl Plätze über alle Gruppen hinweg. Leer lassen für unbegrenzt.
Warteliste aktivieren — wenn die Kapazität erreicht ist, werden neue RSVPs auf eine nummerierte Warteliste gesetzt, statt abgewiesen zu werden.

Zugriffsregeln

Das macht Sub-Events so leistungsfähig — Sie entscheiden, wer zusagen kann:

Jeder mit einer Zusage (öffentlich) — jeder Gast des Hauptevents sieht dieses Sub-Event.
Gäste mit bestimmten Tags (tag-gated) — nur Gäste mit mindestens einem der ausgewählten Tags können es sehen und zusagen. Kombinieren Sie dies mit guest tags wie family, wedding-party oder out-of-town, um sauber zu segmentieren. Um ein Sub-Event auf einen einzelnen Gast zu beschränken, geben Sie ihm einen eigenen Tag (z. B. vip) und schützen Sie es über diesen Tag.

Zugangscodes — für Überraschungs-Sub-Events

Für tag-geschützte Sub-Events können Sie optional einen Zugangscode festlegen. Selbst wenn ein Gast per Tag passt, sieht er die Sub-Event-Karte erst, nachdem er den Code im Feld „Have a code?“ unten auf seiner Einladung eingegeben hat. Nutzen Sie das für Überraschungspartys, geheime After-Hours-Räume oder einfach für spielerische Enthüllungen.

Abhängigkeit

Wenn Ihr Event eine logische Reihenfolge hat — zum Beispiel, wenn der Empfang nur für Gäste Sinn ergibt, die zur Zeremonie kommen — setzen Sie beim Empfang im Feld „Erfordert Annahme von“ die Zeremonie. Der Server blockiert dann Empfangs-RSVPs, bis das übergeordnete Sub-Event zugesagt wurde.

Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Das Sub-Event erscheint im Panel mit einer Kapazitäts-Fortschrittsleiste und einem Status-Chip. Klicken Sie es an, um es jederzeit erneut zu bearbeiten.

Wie Gruppengröße und Plus-Ones zusammenspielen

Für jedes Unterevent-RSVP gelten zwei Limits gleichzeitig:

Das Limit „Maximale Begleitpersonen pro Zusage“ des Unterevents — die von Ihnen gesetzte Obergrenze pro RSVP (z. B. „max. 1 Plus-One zur After-Party“).
Die bestätigte Gruppengröße des Gasts — wie viele Personen er im Haupt-RSVP bestätigt hat.

Die effektive Obergrenze ist der kleinere der beiden Werte. Wenn also im Haupt-RSVP 2 von 3 Eingeladenen bestätigt wurden und das Unterevent bis zu 3 Plus-Ones erlaubt, kann der Gast trotzdem nur 2 Personen zum Unterevent mitbringen. Lehnt man das Haupt-RSVP ab, werden Unterevents vollständig ausgeblendet — es gibt keine Variante von „Trauung überspringen, aber zur Party kommen“.

Namen der Teilnehmenden

Wenn ein Gast ein Unterevent annimmt, wird er aufgefordert, die Namen aller Teilnehmenden aus seiner Gruppe einzugeben. Wenn Sie im Haupt-RSVP Gästennamen erfassen aktiviert haben, sind diese Namen vorausgefüllt — Gäste können sie beibehalten, bearbeiten oder ersetzen.

Dasselbe gilt für besondere Leistungen: Wenn eine Leistung einen eindeutigen Code pro Gast verwendet, wählt der Gast aus, für welche Mitglieder seiner Gruppe der Vorteil gilt. Ein 40-$-Uber-Guthaben für 2 von 4 Familienmitgliedern funktioniert genau wie erwartet.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Sonderbehandlung

Klicken Sie im Panel Sonderbehandlungen auf Behandlung hinzufügen. Wählen Sie einen Typ — das Formular ordnet sich je nach Auswahl neu:

Typ — welche Art von Extra ist das?

Typ	Wann Sie es verwenden
Abzeichen	Nur zur Kennzeichnung („VIP-Gast“, „Hochzeitsgesellschaft“) — keine Einlösung, wird nur angezeigt
Rabattcode	Hotelkontingent, Restaurant 20% Rabatt, Einkaufsgutschein
Zulage / Guthaben	„40 $ Uber-Guthaben“, „100 $ Transportbudget“
Inklusive Dienstleistung	Willkommensdinner, Fotografenstunde, Spa-Session — bereits von Ihnen bezahlt
Unterkunft / Hotel	Ein Hotelkontingent mit Buchungslink
Transport	Shuttle-Abholung, Details zum Airport-Transfer
Geschenk	Willkommensgeschenk, Geschenkkarte, individuelles Präsent
Ticket / Pass	VIP-Pass, Backstage-Zugang, All-Access-Armband
Concierge-Kontakt	Eine WhatsApp-Nummer oder Kontakt für alle Anliegen
Benutzerdefiniert	Alles, was oben nicht passt

Kategorie — wie es auf der Einladung gruppiert wird

Jedes Treatment gehört außerdem zu einer Kategorie — Unterkunftsmöglichkeiten, Anreise, Erlebnisse, Geschenke, Dienstleistungen oder Anerkennung. Auf der Einladung des Gasts werden Treatments visuell nach Kategorie gruppiert, sodass „Unterkunftsmöglichkeiten“ Ihre Hoteloptionen zusammen anzeigt und „Anreise“ Transport-Extras bündelt.

Anbieter, Wert, Gültigkeit

Anbieter — „Marriott“, „Uber“, „Fotify Concierge“ — wird als Untertitel auf der Karte angezeigt
Wert + Währung — optional, z. B. „$40 USD“, angezeigt als Preis-Badge
Gültig ab / Gültig bis — wenn gesetzt, wird das Einlösefenster serverseitig durchgesetzt
Begrenzte Menge — leer lassen für unbegrenzt; setzen Sie eine Zahl für „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ (z. B. „Die ersten 20 Gäste erhalten einen Spa-Pass“)

Wie Gäste einlösen

Wählen Sie unter Wie Gäste einlösen eine Option:

Keine Einlösung (nur Anzeige) — reine Information, kein Claim-/Einlöseprozess
Gemeinsamer Code für alle Gäste — ein Code, den alle sehen („WEDDING2026“) mit optionaler Buchungs-URL
Einzigartiger Code pro Gast — pro Gast wird ein Code aus Ihrem Pool vergeben (ideal für personalisierte Uber/Lyft-Promo-Codes)
Einlösungs-URL — ein Button, der auf eine Buchungsseite verlinkt
Jemanden kontaktieren — Anweisungen, wie man Kontakt aufnimmt
QR-Gutschein — ein einmaliger QR-Code für die Einlösung vor Ort

Wenn Sie Einzigartiger Code pro Gast wählen, erscheint unten in der Schublade ein Code-Pool-Manager. Fügen Sie Codes ein (einer pro Zeile oder kommagetrennt) und klicken Sie auf Codes importieren, oder wählen Sie 25 Codes generieren, damit Fotify sie für Sie erstellt. Jeder Gast, der beansprucht, erhält einen eindeutigen Code aus dem Pool — nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.

Wer es bekommt

Zu Tags zuweisen — jeder Gast mit einem der ausgewählten Tags erhält dieses Treatment automatisch.
Einen oder wenige Gäste gezielt ansprechen — erstellen Sie einen eigenen Tag (z. B. vip), wenden Sie ihn nur auf diese Gäste in der Gästeliste an und weisen Sie das Treatment diesem Tag zu.

Was der Gast sieht

Unterevents und besondere Leistungen sind verborgen, bis der Gast das Haupt-RSVP annimmt. Das ist beabsichtigt: Es hält den ersten Eindruck auf das zentrale Event fokussiert und verhindert, dass Extras für Gäste angeteasert werden, die ablehnen.

Sobald der Gast beim Haupt-RSVP auf Annehmen tippt:

Er sieht den üblichen Toast „Danke für die Bestätigung!“.
Etwa 2 Sekunden später erscheint — falls Unterevents oder Leistungen verfügbar sind — ein weiterer Toast: „Wir haben außerdem 2 weitere Unterveranstaltungen und 1 besondere Leistung für Sie freigeschaltet — scrollen Sie nach unten, um mehr zu entdecken.“
Der Abschnitt Weitere Momente für dich zeigt die Unterevent-Karten in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge.
Der Abschnitt Nur für Sie zeigt die zugewiesenen Leistungen, nach Kategorie gruppiert, inklusive Copy-to-Clipboard-Buttons für Codes und Redemption-URLs.

Gäste, denen keine Extras zugewiesen sind, sehen keinen der beiden Abschnitte und auch keinen Follow-up-Toast.

Unterevent-RSVP-Ablauf

Jede Unterevent-Karte zeigt Foto, Datum, Ort, Dresscode und Kapazitätsstatus (mit einem Hinweis „({remaining} Plätze frei)“, wenn es knapp wird). Darunter:

wählt der Gast aus, wie viele Personen seiner Gruppe kommen (begrenzt durch die bestätigte Gruppengröße und das Plus-One-Limit des Unterevents)
bestätigt er die Namen aller Teilnehmenden (vorbefüllt aus dem Haupt-RSVP, falls Sie Gastnamen gesammelt haben)
tippt er auf Annehmen oder Ablehnen

Nach dem Absenden zeigt die Karte einen Status-Chip — Kommt, Kommt nicht oder Warteliste #3, wenn die Kapazität erreicht wurde und die Warteliste aktiviert ist.

Ablauf zum Beanspruchen von Leistungen

Leistungen ohne Einlösung und mit gemeinsamem Code erfordern keinen Claim — sie erscheinen sofort mit einem Kopieren-Button für den Code. Bei Leistungen mit begrenzter Menge oder eindeutigen Codes tippt der Gast auf Einlösen, um seinen Platz zu sichern. Wenn die Leistung erlaubt, festzulegen, für wen sie gilt, setzt der Gast zuerst Häkchen bei den Mitgliedern seiner Gruppe, für die der Vorteil gelten soll.

Antworten nachverfolgen & CSV exportieren

Öffnen Sie ein beliebiges Unterevent oder eine Leistung aus dem Dashboard-Panel, um Live-Statistiken direkt im Editor-Drawer zu sehen:

Unterveranstaltungen: Anzahl der Zusagen, Absagen, Wartelisten und offenen Antworten — plus ein CSV exportieren-Button, der alle Antworten mit Gast-Kontaktdaten, Teilnehmendennamen und Zeitstempeln herunterlädt.
Sonderbehandlungen: Anzahl der Zuweisungen, Claims und Einlösungen — mit einem CSV exportieren, das eindeutige Codes, für wen die Leistung gilt, und den Einlösestatus enthält.

CSVs verwenden Semikolons als Trennzeichen (entsprechend dem Export der Haupt-Gästeliste) und lassen sich sauber in Excel, Numbers und Google Sheets öffnen.

Tipps & Muster

Mehrtägiger Hochzeitsablauf

Ein gutes Standard-Setup für Hochzeiten:

Welcome dinner (Freitag) — tag-geschützt für out-of-town-family. Kapazität 30.
Ceremony (Samstag Nachmittag) — öffentlich, keine zusätzlichen Plus-Ones über die Gruppengröße hinaus.
Reception (Samstagabend) — öffentlich, abhängig von der Zeremonie.
Sunday brunch (Sonntagmorgen) — tag-geschützt für wedding-party + immediate-family.

Kombinieren Sie das mit Treatments:

„Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026“ → Tag out-of-town-family
„40-$-Uber-Guthaben (einzigartig pro Gast)“ → Tag out-of-town-family
„Willkommenstüte in Ihrem Hotel“ → Tag wedding-party
„Zugang zur VIP-Lounge“ → Tag wedding-party

Konferenz: VIP-Track

Main conference — öffentlich
VIP networking dinner (Donnerstagabend) — tag-geschützt für vip, Kapazität 50, Abhängigkeit: Main accepted
Speaker breakfast (Freitag) — tag-geschützt für speakers

Treatments:

„Premium hotel block — code CONF26“ (shared code) → Tag out-of-town
„Backstage pass“ (limited quantity 25) → „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, ohne Tag

Überraschungs-Event

Schützen Sie die Überraschung per Tag auf eine kleine Liste enger Freunde + setzen Sie einen Zugangscode. Die Freunde müssen den Code trotzdem auf ihrer Einladung eingeben, um die Karte zu sehen. Der Rest der Gäste erfährt überhaupt nicht, dass es das gibt.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ein Gast einem Sub-Event zusagen, ohne das Hauptevent anzunehmen? A: Nein. Sub-Events erscheinen erst, nachdem die Haupt-RSVP angenommen wurde. Eine Absage der Haupt-RSVP blendet alle Extras aus.

F: Was passiert, wenn ich die Kapazität eines Sub-Events ändere, nachdem Personen bereits zugesagt haben? A: Bereits angenommene Zusagen bleiben gültig. Neue RSVPs werden gegen die neue Kapazität geprüft. Wenn Sie sie unter die aktuelle Anzahl senken, wird niemand entfernt — aber die nächste Person, die zusagt, wird entweder blockiert oder auf die Warteliste gesetzt (je nach Ihren Einstellungen).

F: Kann ich ein Treatment nur einem ganz bestimmten Gast geben? A: Treatments werden über Tags zugewiesen. Um einen einzelnen Gast zu adressieren, erstellen Sie einen eigenen Tag (zum Beispiel vip), wenden Sie ihn auf diesen Gast in der Gästeliste an und weisen Sie das Treatment diesem Tag zu. Derselbe Ansatz funktioniert auch, um ein Sub-Event auf bestimmte Gäste zu beschränken.

F: Erhalten Gäste eine E-Mail- oder SMS-Erinnerung für Sub-Events? A: In der aktuellen Beta werden Sub-Events direkt auf der Einladung angezeigt. Erinnerungen pro Sub-Event sind auf der Roadmap — wir werden sie an die bestehende SMS/E-Mail-Planung anbinden.

F: Können Gäste ihre Entscheidung nach der Zusage zu einem Sub-Event ändern? A: Ja, bis zur RSVP-Frist des Sub-Events. Bei Decline wird lediglich der Status gewechselt — der Platz wird wieder in die Kapazität zurückgegeben, und die nächste RSVP auf der Warteliste kann nachrücken.

F: Was ist mit Übersetzungen? Ich veranstalte Events in mehreren Sprachen. A: Die UI-Texte werden zusammen mit dem Rest des Dashboards und der Einladung übersetzt. Namen, Beschreibungen, Dresscodes und Treatment-Inhalte liegen in der Datenbank in der Sprache vor, in der Sie sie eingeben — wir übersetzen Nutzerinhalte nicht automatisch.

F: Wie sind Exporte formatiert? A: Semikolon-getrennte CSV, UTF-8-kodiert, gleiches Format wie der Export der Haupt-Gästeliste. Spalten enthalten u. a. Gästekontaktdaten, Status, Teilnehmendennamen, Tags und Zeitstempel. Treatment-Exporte enthalten außerdem eindeutige Codes und den Einlösestatus.

Nächste Schritte

Passen Sie Ihre RSVP-Einladung an, um Design-Template und Kernabschnitte festzulegen
Verwalten Sie Ihre Gästeliste und Tags — Tags sind die Grundlage für Zugriffsregeln von Unterevents
Gastnamen erfassen im Haupt-RSVP, damit sie bei Unterevent-Antworten automatisch vorausgefüllt werden
Feedback zur Beta? Melden Sie sich über das Chat-Widget im Dashboard — wir lesen jede Nachricht.