Unterevents & besondere Leistungen

Echte Veranstaltungen finden selten in nur einem einzigen Moment statt. Eine Hochzeit umfasst eine Trauung, eine Feier, manchmal ein Willkommensdinner am Abend davor und einen Brunch am Morgen danach. Eine mehrtägige Konferenz hat ein Hauptevent, ein VIP-Networking-Dinner und eine Workshop-Schiene, auf die nur einige Teilnehmende Zugriff haben. Ein runder Geburtstag hat ein privates Familientreffen und eine offene After-Party.

Unterevents und besondere Leistungen ermöglichen es dir, diese Realität innerhalb einer einzigen Fotify-Einladung abzubilden. Jeder Gast sieht nur das, was für ihn gilt — die Trauung, zu der er eingeladen wurde, die After-Party, für die er berechtigt ist, und die Vorteile, die du für seine Gruppe organisiert hast (Hotelrabatt, Fahrtguthaben, Willkommensgeschenk).

Beta: Diese Funktion wird derzeit als Beta ausgerollt. Wir iterieren schnell basierend auf Feedback von Organisator:innen — wenn sich etwas nicht richtig anfühlt, melde dich beim Support, und wir priorisieren es.

Was Unterevents und besondere Leistungen lösen

Unterevents sind untergeordnete Erlebnisse innerhalb deines Hauptevents. Jedes hat seine eigenen:

Name, Beschreibung, Foto, Dresscode, Akzentfarbe
Datum, Uhrzeit, Ort mit Kartenlink
RSVP-Regeln: Deadline, Plus-Ones, Kapazität, Warteliste
Zugriffsregeln: öffentlich, per Tag eingeschränkt oder explizit pro Gast
Optionaler Zugangscode für „geheime“ Unterevents
Optionale Abhängigkeit von einem anderen Unterevent (z. B. „muss zuerst Trauung annehmen“)

Besondere Leistungen sind Vorteile, die du für einige oder alle Gäste organisiert hast. Stell sie dir wie den VIP-Track deiner Veranstaltung vor:

Hotelkontingent mit Gruppenrabatt-Code
40 $ Uber-Guthaben für auswärtige Familie
Willkommensdinner inklusive (kein zusätzliches RSVP nötig)
VIP-Lounge-Zugang für die Hochzeitsgesellschaft
Spa-Pass für die ersten 20 Gäste, die ihn beanspruchen

Leistungen erscheinen privat auf der Einladung jedes Gastes — Gäste sehen nur, was ihnen zugewiesen wurde.

Wo du das in deinem Dashboard findest

Öffne dein Event unter dashboard.fotify.app
Gehe in der Seitenleiste zu RSVP
Klicke auf den Tab Sub-events & VIP (halte Ausschau nach dem Beta-Badge)

Du siehst zwei Bereiche: Sub-events oben und Special treatments darunter. Sie werden unabhängig voneinander verwaltet — ein Gast kann zu einem Unterevent eingeladen werden, ohne irgendwelche Leistungen zu erhalten, oder eine Leistung erhalten, ohne zu Unterevents eingeladen zu sein.

Hinweis: Unterevents und besondere Leistungen gehören zum Premium-Funktionsumfang. Sie sind für Events verfügbar, die auf einer bezahlten (Credit-)Stufe sind oder ein aktives Abonnement haben. Wenn dein Event noch nicht berechtigt ist, zeigt der Tab statt des Editors eine Upgrade-Karte.

Schritt 1: Erstelle dein erstes Unterevent

Klicke im Bereich „Sub-events“ auf Add sub-event. Es öffnet sich ein Side-Drawer mit dem Editor.

Grundlagen

Name — was Gäste sehen („Welcome dinner“, „After-party“, „Sunday brunch“)
Description — ein kurzer Absatz, der auf der Karte und im Details-Modal angezeigt wird
Photo URL — ein Titelbild für die Karte (jede öffentliche Bild-URL funktioniert; wir empfehlen ein 3:2- oder 16:9-Format)
Accent color — wird für den Kopfstreifen der Karte und den Accept-Button verwendet

Wann & wo

Starts at / Ends at — das Zeitfenster für dieses Unterevent
Location name + Address — was angezeigt werden soll; wenn du zusätzlich einen Google-Maps-Link in das Feld „map URL“ einfügst, wird der Name zu einem anklickbaren Link
Dress code — wird als Chip auf der Karte angezeigt

RSVP-Regeln

Requires RSVP — wenn aktiviert, müssen Gäste annehmen oder ablehnen. Wenn deaktiviert, ist die Karte nur informativ (keine Buttons).
RSVP deadline — nach diesem Datum verschwinden die Accept/Decline-Buttons.
Allow plus-ones + Max plus-ones per RSVP — begrenzt, wie viele Personen aus einer Gruppe kommen können. Leer lassen für „unbegrenzt (bis zur Gruppengröße)“.
Capacity — Gesamtzahl der Plätze über alle Gruppen hinweg. Leer lassen für unbegrenzt.
Enable waitlist — wenn die Kapazität erreicht ist, werden neue RSVPs auf eine nummerierte Warteliste gesetzt, statt abgelehnt zu werden.

Zugriffsregeln

Das ist es, was Unterevents so leistungsfähig macht — du entscheidest, wer RSVP kann:

Anyone with an RSVP (public) — jeder Gast des Hauptevents sieht dieses Unterevent.
Guests with specific tags (tag-gated) — nur Gäste mit mindestens einem der ausgewählten Tags können es sehen und RSVP. Kombiniere das mit Gästetags wie family, wedding-party oder out-of-town, um sauber zu segmentieren.
Only specific guests (explicit) — standardmäßig vollständig verborgen. Du gewährst Zugriff individuell im Tab „Guests“.

Zugangscodes — für Überraschungs-Unterevents

Für tag-gesteuerte Unterevents kannst du optional einen Access code setzen. Selbst wenn ein Gast per Tag passt, sieht er die Unterevent-Karte erst, nachdem er den Code im Feld „Have a code?“ am unteren Rand seiner Einladung eingegeben hat. Nutze das für Überraschungspartys, geheime After-Hours-Räume oder einfach für spielerische Reveal-Momente.

Abhängigkeit

Wenn dein Event eine logische Reihenfolge hat — z. B. dass die Feier nur für Gäste sinnvoll ist, die zur Trauung kommen — setze beim Empfang im Feld „Requires acceptance of“ die Trauung. Der Server blockiert dann RSVPs für den Empfang, bis die Trauung angenommen wurde.

Speichern

Klicke auf Save. Das Unterevent erscheint im Panel mit einem Kapazitäts-Fortschrittsbalken und einem Status-Chip. Klicke es an, um es jederzeit erneut zu bearbeiten.

Wie Gruppengröße und Plus-Ones zusammenspielen

Für jedes Unterevent-RSVP gelten zwei Limits gleichzeitig:

Das Max plus-ones des Unterevents — die von dir gesetzte Obergrenze pro RSVP (z. B. „max. 1 Plus-One zur After-Party“).
Die bestätigte Gruppengröße des Gasts — wie viele Personen er im Haupt-RSVP bestätigt hat.

Die effektive Obergrenze ist der kleinere der beiden Werte. Wenn also im Haupt-RSVP 2 von 3 Eingeladenen bestätigt wurden und das Unterevent bis zu 3 Plus-Ones erlaubt, kann der Gast trotzdem nur 2 Personen zum Unterevent mitbringen. Lehnt man das Haupt-RSVP ab, werden Unterevents vollständig ausgeblendet — es gibt keine Variante von „Trauung überspringen, aber zur Party kommen“.

Namen der Teilnehmenden

Wenn ein Gast ein Unterevent annimmt, wird er aufgefordert, die Namen aller Teilnehmenden aus seiner Gruppe einzugeben. Wenn du im Haupt-RSVP Collect guest names aktiviert hast, sind diese Namen vorausgefüllt — Gäste können sie beibehalten, bearbeiten oder ersetzen.

Dasselbe gilt für besondere Leistungen: Wenn eine Leistung einen eindeutigen Code pro Gast verwendet, wählt der Gast aus, für welche Mitglieder seiner Gruppe der Vorteil gilt. Ein 40-$-Uber-Guthaben für 2 von 4 Familienmitgliedern funktioniert genau wie erwartet.

Schritt 2: Erstelle eine besondere Leistung

Klicke im Bereich Special treatments auf Add treatment. Wähle einen Typ — das Formular ordnet sich je nach Auswahl automatisch neu:

Type — welche Art von Vorteil ist das?

Type	When to use it
Badge	Nur Anerkennung („VIP Guest“, „Wedding party“) — keine Einlösung, nur Anzeige
Discount code	Hotelkontingent, Restaurant 20% Rabatt, Retail-Coupon
Allowance / credit	„$40 Uber credit“, „$100 transport budget“
Included service	Welcome dinner, Fotografenstunde, Spa-Session — bereits von dir bezahlt
Lodging / hotel	Ein Hotelkontingent mit Buchungslink
Transportation	Shuttle-Abholung, Details zum Flughafentransfer
Gift	Welcome Bag, Geschenkkarte, individuelles Geschenk
Ticket / pass	VIP-Pass, Backstage-Zugang, All-Access-Armband
Concierge contact	Eine WhatsApp-Nummer oder Kontakt für jeden Bedarf
Custom	Alles, was oben nicht passt

Category — wie es auf der Einladung gruppiert wird

Jede Leistung gehört außerdem zu einer Kategorie — Stay, Travel, Experience, Gift, Service oder Recognition. Auf der Einladung des Gasts werden Leistungen visuell nach Kategorie gruppiert, sodass „Where to stay“ deine Hoteloptionen zusammenzeigt und „Getting there“ Transportvorteile bündelt.

Anbieter, Wert, Gültigkeit

Provider — „Marriott“, „Uber“, „Fotify Concierge“ — wird als Untertitel auf der Karte angezeigt
Value + Currency — optional, z. B. „$40 USD“, angezeigt als Preis-Badge
Valid from / Valid until — falls gesetzt, wird das Einlösefenster serverseitig durchgesetzt
Limited quantity — leer lassen für unbegrenzt; eine Zahl setzen für „first-come-first-served“ (z. B. „Erste 20 Gäste erhalten einen Spa-Pass“)

Wie Gäste einlösen

Wähle einen Redemption mode:

No redemption (display only) — reine Information, kein Claim-Prozess
Shared code for all guests — ein Code, den alle sehen („WEDDING2026“) mit optionaler Buchungs-URL
Unique code per guest — pro Gast wird ein Code aus deinem Pool vergeben (ideal für personalisierte Uber/Lyft-Promo-Codes)
Redemption URL — ein Button, der zu einer Buchungsseite verlinkt
Contact someone — Anweisungen zur Kontaktaufnahme
QR voucher — ein einmaliger QR-Code für die Einlösung vor Ort

Wenn du Unique code per guest auswählst, erscheint unten im Drawer ein Code-Pool-Manager. Füge Codes ein (einer pro Zeile oder kommagetrennt) und klicke auf Import codes, oder wähle Generate 25 codes, damit Fotify sie für dich erstellt. Jeder Gast, der beansprucht, erhält einen eindeutigen Code aus dem Pool — nach dem Prinzip „first-come, first-served“.

Wer es erhält

Assign to tags — jeder Gast mit einem der ausgewählten Tags erhält diese Leistung automatisch.
Private — wenn aktiviert, ist die Leistung unsichtbar, sofern sie nicht explizit zugewiesen wurde (nutze das für VIP-Vorteile, die allgemein getaggte Gäste nicht sehen sollen).
Assign to specific guests — im Tab „Guests“ kannst du einzelne Leistungen individuell vergeben.

Was der Gast sieht

Unterevents und besondere Leistungen sind verborgen, bis der Gast das Haupt-RSVP annimmt. Das ist beabsichtigt: Es hält den ersten Eindruck auf das zentrale Event fokussiert und verhindert, dass Extras für Gäste angeteasert werden, die ablehnen.

Sobald der Gast beim Haupt-RSVP auf Accept tippt:

Er sieht den üblichen „Thanks for confirming!“-Toast.
Etwa 2 Sekunden später erscheint — falls Unterevents oder Leistungen verfügbar sind — ein weiterer Toast: „We've also unlocked 2 additional sub-events and 1 special perk for you — scroll down to explore.“
Der Abschnitt Other moments for you zeigt die Unterevent-Karten in der von dir festgelegten Reihenfolge.
Der Abschnitt Just for you zeigt die zugewiesenen Leistungen, nach Kategorie gruppiert, inklusive Copy-to-Clipboard-Buttons für Codes und Redemption-URLs.

Gäste, denen keine Extras zugewiesen sind, sehen keinen der beiden Abschnitte und auch keinen Follow-up-Toast.

Unterevent-RSVP-Ablauf

Jede Unterevent-Karte zeigt Foto, Datum, Ort, Dresscode und Kapazitätsstatus (mit einem „spots left“-Hinweis, wenn es knapp wird). Darunter:

wählt der Gast aus, wie viele Personen seiner Gruppe kommen (begrenzt durch die bestätigte Gruppengröße und das Plus-One-Limit des Unterevents)
bestätigt er die Namen aller Teilnehmenden (vorbefüllt aus dem Haupt-RSVP, falls du Gastnamen gesammelt hast)
tippt er auf Accept oder Decline

Nach dem Absenden zeigt die Karte einen Status-Chip — Going, Not going oder Waitlisted #3, wenn die Kapazität erreicht wurde und die Warteliste aktiviert ist.

Ablauf zum Beanspruchen von Leistungen

Leistungen ohne Einlösung und mit gemeinsamem Code erfordern keinen Claim — sie erscheinen sofort mit einem Copy-Button für den Code. Bei Leistungen mit begrenzter Menge oder eindeutigen Codes tippt der Gast auf Claim, um seinen Platz zu sichern. Wenn die Leistung erlaubt, festzulegen, für wen sie gilt, setzt der Gast zuerst Häkchen bei den Mitgliedern seiner Gruppe, für die der Vorteil gelten soll.

Antworten nachverfolgen & CSV exportieren

Öffne ein beliebiges Unterevent oder eine Leistung aus dem Dashboard-Panel, um Live-Statistiken direkt im Editor-Drawer zu sehen:

Sub-events: Anzahl der Zusagen, Absagen, Wartelisten und offenen Antworten — plus ein Export CSV-Button, der alle Antworten mit Gast-Kontaktdaten, Teilnehmendennamen und Zeitstempeln herunterlädt.
Special treatments: Anzahl der Zuweisungen, Claims und Einlösungen — mit einem Export CSV, das eindeutige Codes, für wen die Leistung gilt, und den Einlösestatus enthält.

CSVs verwenden Semikolons als Trennzeichen (entsprechend dem Export der Haupt-Gästeliste) und lassen sich sauber in Excel, Numbers und Google Sheets öffnen.

Tipps & Muster

Hochzeitsablauf über mehrere Tage

Ein guter Standard für Hochzeiten:

Welcome dinner (Freitag) — tag-gesteuert für out-of-town-family. Kapazität 30.
Ceremony (Samstagnachmittag) — öffentlich, keine Plus-Ones über die Gruppengröße hinaus.
Reception (Samstagabend) — öffentlich, abhängig von der Trauung.
Sunday brunch (Sonntagmorgen) — tag-gesteuert für wedding-party + immediate-family.

Kombiniere das mit Leistungen:

„Marriott Downtown — 20% off room block, code WEDDING2026“ → Tag out-of-town-family
„$40 Uber credit (unique per guest)“ → Tag out-of-town-family
„Welcome bag at your hotel“ → Tag wedding-party
„VIP lounge access“ → Tag wedding-party, private

Konferenz-VIP-Track

Main conference — öffentlich
VIP networking dinner (Donnerstagabend) — nur expliziter Zugriff, Kapazität 50, Abhängigkeit: Haupt-Event angenommen
Speaker breakfast (Freitag) — tag-gesteuert für speakers

Leistungen:

„Premium hotel block — code CONF26“ (shared code) → Tag out-of-town
„Backstage pass“ (limited quantity 25) → first-come first-served, kein Tag

Überraschungs-Event

Steuere die Überraschung per Tag auf eine kleine Liste enger Freund:innen + setze einen Access code. Die Freund:innen müssen den Code trotzdem in ihrer Einladung eingeben, um die Karte zu sehen. Der Rest der Gäste bekommt davon überhaupt nichts mit.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ein Gast zu einem Unterevent RSVP machen, ohne das Haupt-Event anzunehmen? A: Nein. Unterevents erscheinen erst, nachdem das Haupt-RSVP angenommen wurde. Wenn das Haupt-RSVP abgelehnt wird, werden alle Extras ausgeblendet.

F: Was passiert, wenn ich die Kapazität eines Unterevents ändere, nachdem bereits RSVPs eingegangen sind? A: Bereits angenommene Zusagen bleiben gültig. Neue RSVPs werden gegen die neue Kapazität geprüft. Wenn du sie unter die aktuelle Anzahl senkst, wird niemand entfernt — aber die nächste Person, die RSVP macht, wird entweder blockiert oder auf die Warteliste gesetzt (je nach Einstellungen).

F: Kann ich eine Leistung einem ganz bestimmten Gast zuweisen, ohne Tags zu verwenden? A: Ja. Im Tab „Guests“ kannst du Leistungen individuell zuweisen. Genau dafür ist auch der „Private“-Schalter gedacht — private Leistungen werden nicht automatisch über Tags zugewiesen; sie erfordern eine explizite Zuweisung pro Gast.

F: Bekommen Gäste eine E-Mail- oder SMS-Erinnerung für Unterevents? A: In der aktuellen Beta werden Unterevents direkt auf der Einladung angezeigt. Erinnerungen pro Unterevent sind auf der Roadmap — wir binden sie in die bestehende SMS/E-Mail-Planung ein.

F: Können Gäste nach dem Annehmen eines Unterevents ihre Meinung ändern? A: Ja, bis zur RSVP-Deadline des Unterevents. „Decline“ wechselt einfach den Status — der Platz wird wieder in die Kapazität zurückgegeben, und die nächste RSVP auf der Warteliste kann nachrücken.

F: Was ist mit Übersetzungen? Ich veranstalte Events in mehreren Sprachen. A: Die UI-Texte werden zusammen mit dem restlichen Dashboard und der Einladung übersetzt. Unterevent-Namen, Beschreibungen, Dresscodes und Leistungsinhalte werden in der Datenbank in der Sprache gespeichert, in der du sie eingibst — wir übersetzen Nutzerinhalte nicht automatisch.

F: Wie sind Exporte formatiert? A: Semikolon-getrennte CSV, UTF-8-kodiert, gleiches Format wie der Export der Haupt-Gästeliste. Spalten enthalten u. a. Gast-Kontaktdaten, Status, Teilnehmendennamen, Tags und Zeitstempel. Leistungs-Exporte enthalten außerdem eindeutige Codes und den Einlösestatus.

Nächste Schritte

Passe deine RSVP-Einladung an, um Design-Template und Kernabschnitte festzulegen
Verwalte deine Gästeliste und Tags — Tags sind die Grundlage für Zugriffsregeln von Unterevents
Gastnamen erfassen im Haupt-RSVP, damit sie bei Unterevent-Antworten automatisch vorausgefüllt werden
Feedback zur Beta? Melde dich über das Chat-Widget im Dashboard — wir lesen jede Nachricht.