Eventzeiten und -dauern verstehen
Fotify hat drei voneinander unabhängige Zeitachsen, die Sie kennen sollten: das Foto-Upload-Fenster, den Galeriezugriffszeitraum und die RSVP-Einladungszeitleiste (mit einer integrierten Laufzeit von 18 Monaten). Jede davon funktioniert für sich, sodass Sie volle Flexibilität bei der Planung Ihres Events haben.
Foto-Upload-Fenster
Das Upload-Fenster ist der Zeitraum, in dem Gäste Fotos und Videos in Ihr Event-Album hochladen können. Es ist an Ihren Event-Status gekoppelt.
So funktioniert es
- Sie erstellen Ihr Event — es startet im Status Bevorstehend
- Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf „Starten“ — das Event wird Live
- Der Countdown für das Upload-Fenster beginnt in dem Moment, in dem Sie das Event starten
- Wenn der Countdown null erreicht, wechselt das Event zu Beendet und Uploads werden geschlossen
Dauer je Tarif
| Tarif | Upload-Fenster |
|---|---|
| Free | 7 Tage |
| Photo Gallery | 30 Tage |
| Premium Event | 90 Tage |
| Professional Event | 90 Tage |
Wichtiger Punkt
Der Countdown startet erst, wenn Sie auf Starten klicken. Sie können Ihr Event Wochen im Voraus erstellen, Ihr Branding einrichten, Ihren QR-Code vorbereiten und Einladungen versenden — ohne auch nur einen Ihrer Upload-Tage zu verbrauchen.
Steuerung über den Event-Status
- Bevorstehend — Event erstellt, Uploads noch nicht aktiv. Es wird keine Zeit genutzt.
- Live — Uploads sind aktiv, der Countdown läuft.
- Pausiert — Uploads vorübergehend deaktiviert, aber der Countdown läuft weiter.
- Beendet — Upload-Fenster ist abgelaufen oder Sie haben das Event selbst mit Event beenden beendet. Keine weiteren Uploads.
Sie können Ihr Upload-Fenster verlängern, wenn Sie nach Ablauf des Countdowns mehr Zeit benötigen.
Galerie-Zugriffszeitraum
Der Galerie-Zugriff steuert, wie lange Ihre Fotos nach dem Schließen des Upload-Fensters sichtbar bleiben. Das ist getrennt vom Upload-Fenster.
| Tarif | Galerie-Zugriff |
|---|---|
| Free | 7 Tage |
| Photo Gallery | 90 Tage |
| Premium Event | 365 Tage |
| Professional Event | 365 Tage |
Während des Galerie-Zugriffszeitraums:
- Fotos sind weiterhin für Sie und Ihre Gäste sichtbar
- Sie können weiterhin alle Fotos herunterladen
- Das öffentliche Album bleibt zugänglich (falls aktiviert)
- Es können keine neuen Uploads hinzugefügt werden (das Upload-Fenster ist bereits geschlossen). Gäste, die den Upload-Link öffnen, sehen, dass die Veranstaltung beendet ist, mit einem Link zum öffentlichen Album, wenn das Teilen aktiviert und Album-Link auf dem Upload-Bildschirm anzeigen eingeschaltet ist
Wenn der Galeriezugriff endet
Der Galeriezugriffszeitraum wird ab dem Tag gezählt, an dem die Uploads geschlossen wurden. Wenn er abläuft, passiert Folgendes:
- Eine Warn-E-Mail. Wenn das Löschdatum nur noch eine Woche oder weniger entfernt ist, sendet Fotify Ihnen einmalig eine E-Mail („Deine Fotos von … werden am … gelöscht“) mit der Schaltfläche Meine Fotos herunterladen. Im Plan Free, dessen Galeriezugriff 7 Tage beträgt, kommt diese E-Mail direkt nach dem Ende des Events. Sie wird nicht gesendet, wenn die Galerie leer ist.
- Die Galerie schließt. Nach dem letzten Tag sind die Fotos weder ansehbar noch herunterladbar: Das Event zeigt „Galeriezugriff abgelaufen“, und Alle herunterladen ist deaktiviert.
- Die Fotos werden gelöscht. Innerhalb von etwa einer Woche nach dem Schließen der Galerie werden Fotos und Videos endgültig gelöscht. Sie lassen sich nicht wiederherstellen, laden Sie also herunter, was Sie behalten möchten, bevor das in der E-Mail genannte Datum erreicht ist.
Was bleibt: das Event selbst und seine Einstellungen, Ihre Einladung und die Gästeliste (die Einladung funktioniert weiterhin, siehe unten) sowie das Event-Foto. Ein beendetes Free-Event kann weiterhin durch ein Upgrade wieder geöffnet werden, aber sobald die Fotos gelöscht sind, wird es mit einem leeren Album wieder geöffnet.
RSVP-Zeitleiste (vollständig unabhängig)
Das RSVP-Einladungssystem läuft nach seiner eigenen Zeitachse, vollständig getrennt vom Foto-Upload-Fenster. Sie müssen Ihr Event nicht starten, um Einladungen zu senden, und das Starten Ihres Events hat keinen Einfluss auf Ihren RSVP-Status.
RSVP hat eigene Einstellungen
- Einladungsstatus — Wechseln Sie im Invitation-Bereich zwischen Aktiv (nimmt RSVPs an) und Pausiert (vorübergehend gestoppt)
- RSVP-Frist — Das von Ihnen festgelegte Stichtagsdatum für Gästerückmeldungen
- Einladungsdauer — Jede Einladung nimmt RSVPs für 18 Monate ab dem Zeitpunkt der Erstellung an und wird danach automatisch als Abgeschlossen markiert. Das deckt praktisch jedes Planungsfenster ab — die meisten Events werden 3–12 Monate im Voraus gebucht, und selbst Hochzeiten mit langer Vorlaufzeit passen problemlos in 18 Monate.
Was das bedeutet
- Sie können Einladungen Wochen bevor Sie das Event für Fotos starten senden
- Sie können RSVPs vor, während oder nach dem Upload-Fenster schließen, indem Sie auf Pausiert umstellen
- Das Pausieren oder Beenden Ihres Events hat keinen Einfluss auf Einladungen
- Das Ändern des Einladungsstatus hat keinen Einfluss auf Foto-Uploads
- Soll eine Einladung länger als 18 Monate aktiv bleiben? Kontaktieren Sie den Support und wir verlängern sie für Sie
Für einen tieferen Vergleich siehe Understanding Invitations vs. Photo Uploads.
Beispiel: Hochzeits-Zeitleiste
So nutzt eine typische Hochzeit alle drei Zeitachsen:
| Wann | Upload-Fenster | Galeriezugriff | RSVP |
|---|---|---|---|
| 2 Monate vorher | Nicht gestartet | Nicht gestartet | Einladungen senden, RSVPs sammeln |
| 1 Woche vorher | Nicht gestartet | Nicht gestartet | RSVP-Frist endet, Gästezahl finalisieren |
| Hochzeitstag | Event starten — wird Live | Aktiv | Einladungen pausieren, um neue RSVPs zu stoppen |
| 30 Tage danach | Upload-Fenster schließt | Noch aktiv | Pausiert |
| Bis zu 1 Jahr danach | Geschlossen | Fotos weiterhin sichtbar | Pausiert (endet automatisch 18 Monate nach Erstellung) |
Beachten Sie, wie jede Zeitachse nach ihrem eigenen Zeitplan funktioniert. Sie haben die volle Kontrolle darüber, wann jede Phase beginnt und endet.
Häufig gestellte Fragen
F: Ab wann läuft die Dauer meines Events rückwärts? A: Erst wenn Sie auf die Schaltfläche Starten auf Ihrer Event-Karte klicken. Das Erstellen des Events startet den Countdown nicht.
F: Muss ich mein Event starten, bevor ich Einladungen verschicke? A: Nein. RSVP-Einladungen funktionieren unabhängig. Sie können Einladungen direkt nach dem Erstellen Ihres Events senden, auch wenn das Event noch den Status „Bevorstehend“ hat.
F: Was passiert, wenn ich mein Event pausiere — wird der Countdown dann auch pausiert? A: Nein. Der Countdown für das Upload-Fenster läuft auch dann weiter, wenn das Event pausiert ist. Das Pausieren deaktiviert nur vorübergehend neue Uploads.
F: Können Gäste die Fotos noch ansehen, nachdem das Upload-Fenster geschlossen wurde? A: Ja. Der Galeriezugriffszeitraum geht über das Upload-Fenster hinaus. Fotos bleiben für die im Plan enthaltene Dauer des Galeriezugriffs sichtbar.
F: Was passiert, wenn der Galeriezugriff meines kostenlosen Events abläuft? A: Fotify sendet Ihnen eine Warnung mit einer Download-Schaltfläche, dann schließt die Galerie nach ihren 7 Tagen Zugriff, und die Fotos und Videos werden innerhalb von etwa einer Woche endgültig gelöscht. Das Event, seine Einstellungen und Ihre Einladung bleiben bestehen. Siehe Wenn der Galeriezugriff endet.
F: Wenn ich die RSVPs schließe, können Gäste dann noch Fotos hochladen? A: Ja. Das Pausieren Ihrer Einladung hat keinen Einfluss auf Foto-Uploads. Solange das Event Live ist, können Gäste weiterhin hochladen.
F: Wenn ich das Event beende, können Gäste dann noch zusagen? A: Ja, wenn Ihre Einladung noch Aktiv ist. Das Beenden des Events (die Schaltfläche Event beenden) betrifft nur Foto-Uploads.
F: Wie lange bleibt meine Einladung online? A: 18 Monate ab dem Zeitpunkt, an dem Sie sie erstellen. Danach wird sie automatisch als Beendet markiert und nimmt keine neuen RSVPs mehr an. Das Ablaufdatum wird in Ihrem Dashboard angezeigt. Wenn Sie sie länger offen halten möchten, kontaktieren Sie den Support.
F: Kann ich eine Einladung vor Ablauf der 18 Monate manuell beenden? A: Verwenden Sie Pausiert, um sofort keine RSVPs mehr anzunehmen — das ist die richtige Einstellung für „Wir sind mit dem Sammeln der Antworten fertig, aber ich möchte es vielleicht später wieder einschalten.“ Wenn Sie dauerhaft schließen möchten, kontaktieren Sie den Support.
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