So verwendest du Gast-Tags

Gast-Tags sind farbige Labels, die du an jeden Gast anheften kannst — zum Beispiel „Familie“, „VIP“, „Kollegen“, „Begleitungen“, „Instagram“. Sobald ein Gast Tags hat, kannst du die Gästeliste danach filtern, Tags gesammelt vielen Gästen auf einmal zuweisen und sie sogar automatisch auf Personen anwenden lassen, die sich über einen bestimmten Registrierungslink selbst anmelden.

Verwende Tags für:

• Segmentierung deiner Gästeliste (z. B. nur Familie anzeigen, nur Dienstleister, oder nur abgesagte Gäste, die ein VIP-Tag hatten)
• Zuordnung — nachvollziehen, über welchen Registrierungslink oder Kanal jede Zusage (RSVP) eingegangen ist
• Vorbereitung — Gäste nach Tischgruppe, Ernährungsbedürfnissen oder Anforderungen zur Barrierefreiheit taggen
• Sammelaktionen — Erinnerungen nur an ein Segment senden, ohne die Kontaktdaten aller anderen preiszugeben

Erstellen Ihres ersten Tags

1. Gehen Sie zu Ihrem Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
2. Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "RSVP"
3. Klicken Sie auf den Tab "Gäste"
4. Klicken Sie in der Tags-Zeile der Filterleiste auf "Tags verwalten" (oder auf den gestrichelten Chip "+ Neuer Tag")
5. Es öffnet sich ein Modal. In der Karte „Create tag“:
   • Geben Sie einen Namen ein (max. 50 Zeichen, z. B. „Familie“)
   • Wählen Sie eine Farbe aus der Palette
   • Klicken Sie auf Create tag

Der neue Tag erscheint in der Liste darunter. Sie können direkt weitere erstellen, ohne das Modal zu verlassen.

Tags bearbeiten & löschen

Im Verwaltungs-Modal wird für jeden bestehenden Tag Folgendes angezeigt:

• Ein Stiftsymbol zum Umbenennen und Ändern der Farbe direkt in der Liste
• Ein rotes Papierkorb-Symbol zum Löschen

Beim Löschen eines Tags wird er sofort von allen Gästen entfernt (ihre anderen Tags bleiben). Jeder Registrierungslink, der den Tag in seiner Auto-Anwenden-Liste hatte, wird ebenfalls bereinigt. RSVPs, die vor dem Löschen registriert wurden, behalten die anderen Tags, die sie hatten — nur der gelöschte wird entfernt.

Tags sind auf ein einzelnes Event beschränkt. Wenn Sie für eine Hochzeit einen „VIP“-Tag erstellen, wird er nicht automatisch in einem anderen Event angezeigt.

Tags bei Gästen anwenden

Du kannst Tags auf vier Arten zuweisen — wähle einfach die, die gerade am besten passt.

1. Direkt in einer Gastzeile

In jeder Gastzeile (Desktop-Tabelle oder Mobile-Karte) findest du die Spalte Tags. Klicke auf die Schaltfläche + Add tag, um ein kleines Dropdown zu öffnen:

1. Markiere die Tags, die du anwenden möchtest
2. Klicke auf die grüne Schaltfläche Save

Vorhandene Tags werden als farbige Chips in der Zeile neben der Schaltfläche angezeigt. Klicke die Schaltfläche erneut, um sie zu ändern.

2. Mehrere Gäste gesammelt taggen

Wenn du auf einmal Dutzende Gäste taggen musst:

1. Wähle Gäste über die Checkboxen links in jeder Zeile aus
2. Klicke in der roten Auswahl-Toolbar, die erscheint, auf „Apply tags“
3. Wähle einen Modus:
   • Add — die ausgewählten Tags zusätzlich zu den bestehenden Tags des Gastes hinzufügen
   • Remove — die ausgewählten Tags bei jedem Gast entfernen
   • Replace — die Tags jedes Gastes löschen und exakt die ausgewählte Liste setzen
4. Markiere die Tags
5. Klicke auf die grüne Schaltfläche Save

Die Toolbar zeigt an, wie viele Gäste betroffen sind (Apply to 23 selected).

3. Über CSV-Import

Beim Hochladen einer Gästeliste kannst du eine Spalte Tags hinzufügen, mit durch Pipes getrennten Tag-Namen:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Jeder Tag-Name, der für dein Event noch nicht existiert, wird automatisch mit einer Standardfarbe erstellt — die Farbe kannst du später anpassen. Siehe Manage Your Guest List → CSV Format für die vollständige Spaltenreferenz.

4. Automatisch über einen Registrierungslink

Der leistungsstärkste Workflow: Gib jedem Registrierungslink ein eigenes Tag. Jeder Gast, der sich über diese URL selbst registriert, erhält das Tag automatisch. So bekommst du eine saubere Kanal-Zuordnung ohne manuelle Arbeit.

Siehe Registration Form → Auto-Applying Tags für die vollständige Einrichtung.

Filtern der Gästeliste nach Tags

Die Tags-Zeile befindet sich in der Filterleiste oben im Tab „Gäste“, neben den Status-Chips, der Suche und More filters.

1. Klicken Sie auf einen Tag-Chip, um den Filter zu aktivieren — in der Liste werden dann nur Gäste mit diesem Tag angezeigt
2. Klicken Sie auf mehrere Chips, um nach mehreren Tags zu filtern
3. Wenn mehr als ein Tag aktiv ist, erscheint ein segmentierter Umschalter Any / All:
   • Any — zeigt Gäste, die mindestens einen der ausgewählten Tags haben
   • All — zeigt Gäste, die alle ausgewählten Tags haben
4. Klicken Sie erneut auf einen Chip, um diesen Tag zu entfernen, oder auf Clear all, um alle Filter auf einmal zurückzusetzen

Tag-Filter lassen sich mit den (Mehrfachauswahl-)Status-Chips, der Suchleiste und den Dimensionen unter More filters (Quelle, Gruppengröße, hat E-Mail/Telefon) kombinieren — so können Sie schnell Fragen beantworten wie „Zeig mir alle zugesagten VIPs, die über Instagram kamen und eine Telefonnummer haben.“ Und weil der CSV/PDF-Export aktive Filter berücksichtigt, laden Sie genau dieses Segment herunter.

Tags exportieren & sichern

Tags sind in beiden Exportformaten enthalten:

• CSV export — eine durch Pipes getrennte Liste in einer Spalte Tags (z. B. Family|VIP). Du kannst die CSV erneut importieren, um Tags in einem anderen Event wiederherzustellen, oder die Spalte „Tags“ in einer Tabelle bearbeiten und anschließend erneut hochladen
• PDF export — eine durch Kommas getrennte Liste in einer eigenen Tags-Spalte der gedruckten Gästeliste; praktisch als Check-in-/Einlassliste beim Event

Best Practices

Halte deine Tag-Liste kurz

Ein paar gut gewählte Tags sind besser als Dutzende, die sich überschneiden. Gute Starter-Sets:

• Nach Beziehung — Familie, Freunde, Kollegen, Begleitungen
• Nach Kanal — Website, Instagram, Familienliste, Arbeitsliste (in Kombination mit Registrierungslink-Tags pro Link)
• Nach Organisation — VIP, Dienstleister, Kinder, Barrierefreiheit
• Nach Anreise — Lokal, Anreise per Flug, Übernachtet im Hotel

Erstelle Tags, bevor du Registrierungslinks teilst

Wenn du planst, Tags automatisch auf einen Registrierungslink anzuwenden, erstelle die Tags zuerst — sonst zeigt der Registrierungslink-Editor eine leere Auswahl und du musst später zurückkehren und den Link nach dem Erstellen des Tags bearbeiten.

Mit Filtern kombinieren, um Kommunikation zu steuern

Filtere die Liste nach einem Tag + einem Status (z. B. „Familie + Not Answered“) und nutze dann die Copy- oder WhatsApp-Buttons in jeder Gastzeile, um passend formulierte Erinnerungen zu senden. Die gefilterte Liste ist das, worauf du Aktionen ausführst.

Vor dem Löschen eines Tags zweimal nachdenken

Löschen ist sofort und dauerhaft. Wenn du nur die Benennung bereinigen möchtest (z. B. „vip“ → „VIP“), nutze das Bearbeiten-Symbol zum Umbenennen — so bleiben alle Zuweisungen erhalten.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie viele Tags kann ich pro Event erstellen? A: Bis zu 50 pro Event.

F: Gibt es eine Zeichenbegrenzung für Tag-Namen? A: Ja — 50 Zeichen. Kurze Namen sehen als Chips besser aus und halten die Filterzeile übersichtlich.

F: Können zwei Tags denselben Namen haben? A: Nein, Namen sind innerhalb eines Events eindeutig. Wenn du ein zweites Tag mit einem bestehenden Namen erstellen möchtest, wird ein Fehler angezeigt, damit du nicht versehentlich doppelt anlegst.

F: Was passiert, wenn ich ein Tag lösche? A: Es wird bei allen Gästen entfernt, die es hatten, aus der Auto-Apply-Liste aller Registrierungslinks entfernt und dauerhaft gelöscht. Andere Tags dieser Gäste bleiben unverändert. Es gibt kein Rückgängig.

F: Werden selbst registrierte Gäste automatisch getaggt? A: Ja, wenn im Registrierungslink, den sie verwendet haben, Tags konfiguriert sind. Siehe Registration Form → Auto-Applying Tags.

F: Kann ein Gast mehr als ein Tag haben? A: Ja, ein Gast kann beliebig viele Tags haben. Sie werden alle als Chips in der Zeile dargestellt.

F: Kann ich ein Tag umbenennen, ohne die Zuweisungen zu verlieren? A: Ja. Klicke im „Manage tags“-Modal auf das Stift-Symbol, ändere den Namen und speichere. Jeder Gast behält das Tag, und die Farbe bleibt konsistent.

F: Haben Tag-Farben eine Bedeutung? A: Nein — Farben sind rein visuell. Wähle, was dir hilft, die Liste am schnellsten zu erfassen. Wir empfehlen kontrastreiche Farben (Pink, Gold, Grün) für Tags, nach denen du häufig filterst.

F: Kann ich dasselbe Tag in mehreren Events verwenden? A: Nein, Tags sind pro Event. Das verhindert, dass das Aufräumen in einem Event ein anderes beeinflusst, und ermöglicht event-spezifische Tags wie „Welcome dinner“ oder „After-party“.

F: Erstellt der CSV-Import Tags, wenn sie noch nicht existieren? A: Ja. Jeder Tag-Name in der Spalte Tags, der im Event noch nicht existiert, wird mit einer standardmäßigen grauen Farbe erstellt. Du kannst ihn später im Manager umbenennen oder umfärben.

F: Sind Tags für Gäste sichtbar? A: Nein. Tags sind nur für Organisatoren. Gäste sehen die ihnen zugewiesenen Tags weder auf Einladungen noch auf Registrierungsseiten oder Bestätigungs-E-Mails.

F: Kann ich Gäste nach „hat Tag X nicht“ filtern? A: Nicht direkt, aber du kannst es annähern: alle ANDEREN Tags im Modus All aktivieren — nein, das wird schnell unübersichtlich. Der einfachste Weg ist derzeit, die CSV zu exportieren und in einer Tabelle zu filtern.

F: Was ist der Unterschied zwischen einem Tag und einem RSVP-Status? A: Der Status ist ein fester Satz (Accepted / Declined / Not Answered / Attended), der die Antwort des Gastes widerspiegelt. Tags sind frei definierbare Labels, die du selbst vergibst — von „Familie“ bis „Benötigt Rollstuhlzugang“. Du kannst nach beidem gleichzeitig filtern.