Benachrichtigungen erhalten, wenn Gäste zusagen (RSVP)

Anstatt Ihre Gästeliste ständig zu aktualisieren, um zu sehen, wer bereits geantwortet hat, kann Fotify Ihnen in dem Moment eine E-Mail senden, in dem ein Gast auf Ihre Einladung reagiert. RSVP-Benachrichtigungen schicken Ihnen jedes Mal eine Bestätigungs-E-Mail, wenn jemand zusagt, absagt oder sich über Ihr Anmeldeformular registriert – so behalten Sie Ihre aktuelle Teilnehmerzahl jederzeit im Blick.

Dies ist eine Opt-in-Einstellung, die Sie pro Event steuern, und sie ist standardmäßig deaktiviert.

So aktivieren Sie RSVP-Benachrichtigungen

1. Öffnen Sie Ihr Event-Dashboard unter dashboard.fotify.app
2. Wählen Sie Ihr Event aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf "Invitation"
3. Öffnen Sie den Tab "RSVP & Guests"
4. Suchen Sie den Abschnitt "RSVP Notifications" und klappen Sie ihn auf
5. Aktivieren Sie den Schalter "Email me on each RSVP response"

Das war’s – die Änderung wird sofort gespeichert. Ab jetzt löst jede neue Antwort eine E-Mail an die Adresse Ihres Fotify-Kontos aus.

Einen zweiten Empfänger hinzufügen

Sobald der Schalter aktiviert ist, erscheint darunter ein E-Mail-Feld. Geben Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse ein – die Ihres Partners, Co-Gastgebers oder Hochzeitsplaners – und klicken Sie auf E-Mail speichern. Diese Adresse erhält zusätzlich zu Ihrer eigenen eine Kopie jeder RSVP-Benachrichtigung. Um die Kopien zu beenden, leeren Sie das Feld und speichern Sie erneut.

Wenn Sie Ihre Einladung noch nicht eingerichtet haben, starten Sie mit How to Create Your RSVP Invitation.

Was eine Benachrichtigung auslöst

Sobald die Funktion aktiviert ist, erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Gast:

• Zusage zur Einladung erteilt – die E-Mail zeigt den Namen und wie viele Gäste bestätigt wurden
• Absage zur Einladung erteilt
• sich selbst über Ihren öffentlichen Link zum registration form registriert

Jede E-Mail enthält den Namen des Gasts, seine Antwort, die bestätigte Gruppengröße (bei Zusagen) sowie ggf. einen hinterlassenen Kommentar. Über die Schaltfläche "View guest list" gelangen Sie direkt zur guest list dieses Events im Dashboard.

Gut zu wissen

• Pro Event – der Schalter (und der zusätzliche Empfänger) gilt nur für das Event, in dem Sie ihn aktivieren. Aktivieren Sie ihn für jedes Event, für das Sie Benachrichtigungen möchten.
• Wird an Ihre Konto-E-Mail gesendet – Ihre eigenen Benachrichtigungen gehen an die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben.
• Berücksichtigt Ihre E-Mail-Einstellungen im Konto – wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Ihr Fotify-Konto insgesamt deaktiviert haben, gehen keine RSVP-Benachrichtigungen mehr an Ihren Posteingang. Ein von Ihnen konfigurierter zusätzlicher Empfänger erhält sie weiterhin – es handelt sich um einen bewusst gewählten zweiten Posteingang, unabhängig von Ihrer persönlichen Einstellung.
• Events mit hohem Aufkommen – bei einer großen Gästeliste, bei der viele Antworten gleichzeitig eingehen, möchten Sie dies möglicherweise deaktiviert lassen und die guest list stattdessen direkt prüfen. Dort können Sie nach Status filtern und Live-Zählungen sehen.

Häufig gestellte Fragen

F: Sehen Gäste diese Benachrichtigungs-E-Mails? A: Nein. RSVP-Benachrichtigungen werden nur an Sie als Organisator gesendet. Gäste erhalten eine separate Bestätigung, wenn sie antworten.

F: Erhalte ich eine E-Mail für Gäste, die ich manuell als teilnehmend markiere? A: Benachrichtigungen werden durch vom Gast eingereichte Antworten ausgelöst (über seinen RSVP-Link oder Ihr Anmeldeformular). Änderungen, die Sie selbst im Dashboard vornehmen, senden keine Benachrichtigung an Sie.

F: Ich habe es aktiviert, aber ich erhalte keine E-Mails. Warum? A: Prüfen Sie zuerst, ob E-Mail-Benachrichtigungen für Ihr Fotify-Konto aktiviert sind – Ihre eigenen Kopien werden gestoppt, wenn E-Mail-Benachrichtigungen auf Kontoebene deaktiviert sind (ein zusätzlicher Empfänger erhält seine trotzdem). Prüfen Sie außerdem Ihren Spam-Ordner und stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse in Ihrem Konto korrekt ist.

F: Kann auch jemand anderes diese Benachrichtigungen erhalten? A: Ja. Wenn der Schalter aktiviert ist, fügen Sie die Adresse dieser Person im Feld zusätzliche E-Mail hinzu und speichern Sie. Sie erhält dann jede Benachrichtigung für dieses Event zusätzlich zu Ihnen – ohne eigenes Fotify-Konto. Pro Event kann nur eine zusätzliche Adresse festgelegt werden.

F: Bekommt der zusätzliche Empfänger sonst noch etwas? A: Nein. Er erhält ausschließlich die RSVP-Antwortbenachrichtigungen für dieses eine Event – nichts zu Ihrem Konto, Ihrer Abrechnung oder anderen Events.

F: Kann ich es später wieder deaktivieren? A: Ja. Gehen Sie zurück zum Tab RSVP & Guests, öffnen Sie RSVP Notifications und schalten Sie den Toggle jederzeit aus.

F: Werden durch das Aktivieren E-Mails für Gäste erneut gesendet, die bereits geantwortet haben? A: Nein. Sie erhalten nur Benachrichtigungen für Antworten, die nach dem Aktivieren der Einstellung eingehen.