Comment utiliser les tags invités

Les tags invités sont des étiquettes colorées que vous pouvez associer à n’importe quel invité — par exemple « Famille », « VIP », « Collègues », « +1 », « Instagram ». Une fois qu’un invité possède des tags, vous pouvez filtrer la liste des invités en fonction de ceux-ci, les attribuer en masse à de nombreux invités à la fois, et même les appliquer automatiquement aux personnes qui s’inscrivent elles-mêmes via un lien d’inscription spécifique.

Utilisez les tags pour :

Segmenter votre liste d’invités (p. ex. afficher uniquement la famille, uniquement les prestataires, uniquement les invités ayant refusé et portant un tag VIP)
Attribuer — savoir de quel lien d’inscription ou de quel canal provient chaque RSVP
Préparer — taguer les invités par groupe de table, besoins alimentaires ou exigences d’accessibilité
Actions en masse — envoyer des rappels à un seul segment sans divulguer les coordonnées des autres

Créer votre premier tag

Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement et cliquez sur « RSVP » dans la barre latérale
Cliquez sur l’onglet « Guests »
Dans la ligne de filtres des tags au-dessus des filtres de statut, cliquez sur « Manage tags » (ou sur la pastille en pointillés « + New tag »)
Une fenêtre modale s’ouvre. Dans la carte « Create tag » :
- Saisissez un Name (max. 50 caractères, p. ex. « Family »)
- Choisissez une Color dans la palette
- Cliquez sur Create tag

Le nouveau tag apparaît dans la liste en dessous. Vous pouvez continuer à en créer d’autres sans quitter la modale.

Modifier et supprimer des tags

Dans la modale de gestion, chaque tag existant affiche :

Une icône crayon pour renommer et changer la couleur directement
Une icône de corbeille rouge pour supprimer

Supprimer un tag le retire instantanément de tous les invités (leurs autres tags restent). Tout lien d’inscription qui avait ce tag dans sa liste d’application automatique est également nettoyé. Les RSVP enregistrés avant la suppression conservent les autres tags qu’ils avaient — seul le tag supprimé disparaît.

Les tags sont propres à un seul événement. Créer un tag « VIP » pour un mariage ne le fera pas apparaître sur un autre événement.

Appliquer des tags aux invités

Vous pouvez associer des tags de quatre façons — choisissez celle qui convient le mieux au moment.

1. Directement sur la ligne d’un invité

Sur n’importe quelle ligne d’invité (tableau desktop ou carte mobile), regardez la colonne Tags. Cliquez sur le bouton + Add tag pour ouvrir une petite liste déroulante :

Cochez les tags que vous souhaitez appliquer
Cliquez sur le bouton vert Save

Les tags existants apparaissent sous forme de pastilles colorées sur la ligne, à côté du bouton. Cliquez à nouveau sur le bouton pour les modifier.

2. Appliquer en masse à plusieurs invités

Quand vous devez taguer des dizaines d’invités à la fois :

Sélectionnez des invités à l’aide des cases à cocher à gauche de chaque ligne
Dans la barre d’outils de sélection rouge qui apparaît, cliquez sur « Apply tags »
Choisissez un mode :
- Add — ajoute les tags sélectionnés à ceux que chaque invité possède déjà
- Remove — retire les tags sélectionnés de chaque invité
- Replace — efface les tags de chaque invité et définit exactement la liste sélectionnée
Cochez les tags
Cliquez sur le bouton vert Save

La barre d’outils indique combien d’invités seront concernés (Apply to 23 selected).

3. Via un import CSV

Lors du téléversement d’une liste d’invités, ajoutez une colonne Tags avec des noms de tags séparés par des barres verticales :

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Tout nom de tag qui n’existe pas encore pour votre événement est créé automatiquement avec une couleur par défaut — vous pourrez personnaliser la couleur plus tard. Voir Manage Your Guest List → CSV Format pour la référence complète des colonnes.

4. Automatiquement via un lien d’inscription

Le flux de travail le plus puissant : attribuez à chaque lien d’inscription son propre tag. Chaque invité qui s’inscrit via cette URL est automatiquement tagué. C’est ainsi que vous obtenez une attribution propre par canal, sans travail manuel.

Voir Registration Form → Auto-Applying Tags pour la configuration complète.

Filtrer la liste des invités par tags

La ligne de filtres des tags se trouve au-dessus des filtres de statut (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) dans l’onglet Guests.

Cliquez sur n’importe quelle pastille de tag pour activer le filtre — seuls les invités ayant ce tag s’affichent dans la liste
Cliquez sur plusieurs pastilles pour filtrer sur plusieurs tags
Lorsque plus d’un tag est actif, le bouton bascule Any / All apparaît :
- Any — inclut les invités qui ont au moins un des tags sélectionnés
- All — inclut les invités qui ont tous les tags sélectionnés
Cliquez sur « Clear tag filter » pour supprimer tous les filtres de tags en une seule fois

Les filtres de tags se combinent avec le filtre de statut et la barre de recherche, ce qui vous permet de répondre rapidement à des questions comme « affiche-moi tous les VIP acceptés qui viennent d’Instagram ».

Exporter et sauvegarder les tags

Les tags sont inclus dans les deux formats d’export :

Export CSV — une liste séparée par des barres verticales dans une colonne Tags (p. ex. Family|VIP). Vous pouvez réimporter le CSV pour restaurer les tags sur un autre événement, ou modifier la colonne des tags dans un tableur puis la téléverser à nouveau
Export PDF — une liste séparée par des virgules dans une colonne Tags dédiée de la liste d’invités imprimée, pratique comme feuille de contrôle à l’entrée le jour de l’événement

Bonnes pratiques

Gardez votre liste de tags courte

Une poignée de tags bien choisis vaut mieux que des dizaines de tags qui se recoupent. Bons ensembles de départ :

Par relation — Family, Friends, Colleagues, Plus-ones
Par canal — Website, Instagram, Family list, Work list (à associer à des tags d’inscription par lien)
Par logistique — VIP, Vendor, Kids, Accessibility
Par déplacement — Local, Flying in, Staying at hotel

Créez les tags avant de partager les liens d’inscription

Si vous prévoyez d’appliquer automatiquement des tags à un lien d’inscription, créez d’abord les tags — sinon, l’éditeur de lien d’inscription affichera un sélecteur vide et vous devrez revenir modifier le lien après avoir créé le tag.

Combinez avec les filtres pour piloter vos communications

Filtrez la liste sur un tag + un statut (p. ex. « Family + Not Answered »), puis utilisez les boutons Copier ou WhatsApp sur chaque ligne d’invité pour envoyer des rappels adaptés. La liste filtrée est celle sur laquelle vous agissez.

Réfléchissez à deux fois avant de supprimer un tag

La suppression est instantanée et définitive. Si vous ne faites que nettoyer un nom (p. ex. « vip » → « VIP »), utilisez l’icône d’édition pour renommer sur place — cela préserve l’attribution pour tous les invités.

Foire aux questions

Q : Combien de tags puis-je créer par événement ? R : Jusqu’à 50 par événement.

Q : Y a-t-il une limite de caractères pour les noms de tags ? R : Oui — 50 caractères. Les noms courts sont plus lisibles sous forme de pastilles et gardent la ligne de filtres bien ordonnée.

Q : Deux tags peuvent-ils avoir le même nom ? R : Non, les noms sont uniques au sein d’un événement. Créer un deuxième tag avec un nom existant affiche une erreur afin d’éviter les doublons.

Q : Que se passe-t-il lorsque je supprime un tag ? R : Il est retiré de tous les invités qui l’avaient, retiré de la liste d’application automatique de tout lien d’inscription, et supprimé définitivement. Les autres tags de ces invités ne sont pas affectés. Il n’y a pas d’annulation.

Q : Les invités inscrits en autonomie sont-ils tagués automatiquement ? R : Oui, si le lien d’inscription qu’ils ont utilisé a des tags configurés. Voir Registration Form → Auto-Applying Tags.

Q : Un invité peut-il avoir plus d’un tag ? R : Oui, un invité peut avoir autant de tags que souhaité. Ils s’affichent tous sous forme de pastilles sur la ligne.

Q : Puis-je renommer un tag sans perdre ses attributions ? R : Oui. Cliquez sur l’icône crayon dans la modale Manage tags, modifiez le nom, puis enregistrez. Chaque invité conserve le tag et la couleur reste cohérente.

Q : Les couleurs de tags ont-elles une signification ? R : Non — les couleurs sont purement visuelles. Choisissez ce qui permet à votre œil de parcourir la liste le plus rapidement. Nous recommandons des couleurs à fort contraste (rose, doré, vert) pour les tags que vous filtrez souvent.

Q : Puis-je utiliser le même tag sur plusieurs événements ? R : Non, les tags sont propres à chaque événement. Cela évite qu’un nettoyage sur un événement n’affecte un autre, et permet de taguer selon des éléments spécifiques à l’événement comme « Welcome dinner » ou « After-party ».

Q : L’import CSV crée-t-il des tags s’ils n’existent pas ? R : Oui. Tout nom de tag dans la colonne Tags qui n’existe pas encore sur l’événement est créé avec une couleur grise par défaut. Vous pouvez le renommer ou changer sa couleur plus tard dans le gestionnaire.

Q : Les tags sont-ils visibles par les invités ? R : Non. Les tags sont réservés aux organisateurs. Les invités ne voient jamais les tags qui leur sont associés sur les invitations, les pages d’inscription ou les e-mails de confirmation.

Q : Puis-je filtrer les invités sur « ne possède pas le tag X » ? R : Pas directement, mais vous pouvez vous en approcher : activer tous les AUTRES tags en mode All — non, attendez, cela devient vite compliqué. La solution la plus simple aujourd’hui est d’exporter le CSV et de filtrer dans un tableur.

Q : Quelle est la différence entre un tag et un statut RSVP ? R : Le statut est un ensemble fixe (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) qui reflète la réponse de l’invité. Les tags sont des étiquettes libres que vous inventez — de « Family » à « Needs wheelchair access ». Vous pouvez filtrer sur les deux en même temps.