Comment utiliser le formulaire d’inscription (auto-inscription)

La fonctionnalité Formulaire d’inscription vous permet de créer un ou plusieurs liens publics que n’importe qui peut utiliser pour s’inscrire à votre événement. Partagez un lien largement, ou créez un lien distinct par canal (p. ex. « Instagram », « Famille », « Travail ») afin que les inscriptions soient automatiquement étiquetées selon leur source.

C’est idéal pour :

• Les événements ouverts où vous n’avez pas de liste d’invités prédéfinie
• Les grands rassemblements où gérer des invitations individuelles est peu pratique
• La promotion multicanal où vous souhaitez savoir quelle source a généré chaque inscription
• Les approches mixtes combinant des invitations personnalisées pour vos proches avec une inscription ouverte pour les autres

Conseil : l'assistant de configuration de l'invitation propose une étape « Guest access » qui explique les deux modes et active le lien d'inscription avec ses paramètres de base — ce guide couvre la fonctionnalité complète, y compris les liens multiples et les statistiques par lien.

Activation du formulaire d’inscription

1. Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
2. Sélectionnez votre événement, puis cliquez sur « Invitation » dans la barre latérale
3. Cliquez sur l’onglet « Event Details »
4. Repérez la section « Registration Form »
5. Activez l’interrupteur

Une fois activé, Fotify crée automatiquement votre premier lien d’inscription — le lien par défaut — et la section « Shareable registration links » apparaît avec la liste de vos liens.

Liens d’inscription partageables

Chaque formulaire d’inscription activé dispose d’une liste de liens. Chaque lien a sa propre URL, ses propres statistiques, et peut appliquer automatiquement des tags invités à toute personne qui s’inscrit via ce lien.

Le lien par défaut

Lorsque vous activez le formulaire pour la première fois, Fotify crée un lien par défaut. Il est signalé dans la liste par un badge bleu « Par défaut ». Le lien par défaut est particulier :

• Son URL est l’URL principale d’inscription de votre événement
• Sur un domaine personnalisé, le chemin simple /register redirige vers l’URL du lien par défaut
• Vous ne pouvez pas mettre en pause ni régénérer le lien par défaut — le code doit rester stable afin que les URL partagées et les raccourcis de domaine personnalisé continuent de fonctionner
• Vous pouvez le supprimer, mais cela supprime également l’URL principale et le raccourci de domaine personnalisé (il vous sera demandé de saisir le nom du lien pour confirmer)

Créer des liens supplémentaires

Cliquez sur « Nouveau lien » dans la section des liens d’inscription. Une fenêtre modale s’ouvre avec les champs suivants :

• Nom interne — vous seul le voyez (p. ex. « Campagne Instagram », « Liste famille »). Il n’apparaît jamais pour les invités
• Code personnalisé (facultatif) — cochez la case pour choisir votre propre slug d’URL, ou laissez-la décochée pour en obtenir un généré automatiquement. Les codes doivent contenir 4 à 20 caractères alphanumériques et une vérification de disponibilité s’affiche en temps réel pendant la saisie
• Remplacer la taille maximale du groupe pour ce lien (facultatif) — par défaut, le lien hérite de la limite « Nombre maximal d’invités supplémentaires » du formulaire. Cochez cette case pour définir une limite plus stricte, applicable uniquement à ce lien. Voir Taille maximale du groupe par lien ci-dessous
• Appliquer automatiquement les tags — sélectionnez un ou plusieurs tags (voir Tags invités) à associer à chaque RSVP provenant de ce lien

Cliquez sur « Créer un lien » et la nouvelle entrée apparaît dans la liste.

Ce que chaque carte de lien affiche

Pour chaque lien, vous voyez d’un coup d’œil :

• Le nom interne et le statut (En pause, Par défaut, ou simplement le nom)
• L’URL publique avec un bouton de copie en un clic
• Les tags appliqués automatiquement sous forme de pastilles colorées
• Une ligne « Taille maximale du groupe : N », mais uniquement lorsque le lien remplace la limite définie au niveau du formulaire (les liens qui héritent ne l’affichent pas — cela ne ferait que répéter ce qui est déjà dans les paramètres du formulaire)
• Trois compteurs : Vues de page, Visiteurs uniques, Inscriptions

Actions par lien

À droite de chaque carte se trouvent des boutons d’icône. Ceux qui apparaissent dépendent du fait que le lien soit le lien par défaut et du fait que vous ayez un domaine personnalisé :

Action	Disponible sur le lien par défaut ?	Description
Copier le lien	Oui	Copie l’URL dans votre presse-papiers
Code QR	Oui	Ouvre le code QR du lien, avec Télécharger le PNG et Télécharger le SVG. Les invités qui le scannent arrivent sur cette page d’inscription (ce code QR est différent de celui du téléversement de photos)
Modifier	Oui	Modifie le nom interne ou les tags appliqués automatiquement
Définir comme lien par défaut (⭐)	Uniquement sur les liens non par défaut, lorsque vous avez 2+ liens	Définit ce lien comme lien par défaut — son code devient la cible du raccourci /register sur votre domaine personnalisé et l’actuel lien par défaut est rétrogradé en lien standard
Régénérer le code	Non	Génère un nouveau code aléatoire ; l’ancienne URL, ainsi que tout code QR créé à partir de celle-ci, cesse de fonctionner immédiatement
Mettre le lien en pause / Reprendre le lien	Non	Met temporairement le lien hors ligne (affiche une page « indisponible » à toute personne qui l’ouvre)
Supprimer	Oui — sauf lorsqu’un domaine personnalisé est actif	Supprime définitivement le lien. Pour le lien par défaut, vous devez saisir le nom du lien pour confirmer. Avec un domaine personnalisé vérifié, la suppression du lien par défaut est bloquée (le raccourci /register en dépend) — retirez d’abord le domaine personnalisé ou désactivez le mode formulaires

Mettre en pause vs supprimer : les liens en pause conservent leurs statistiques et peuvent être réactivés. Les liens supprimés disparaissent définitivement et leurs statistiques sont perdues.

Changer le lien par défaut

Si vous avez plusieurs liens et que vous souhaitez qu’un autre alimente le raccourci /register de votre domaine personnalisé, cliquez sur l’icône ⭐ Définir comme lien par défaut de ce lien. Une confirmation s’affiche — une fois acceptée :

• Le nouveau lien devient le lien par défaut (reçoit le badge, et la régénération/la mise en pause y sont verrouillées)
• L’ancien lien par défaut est rétrogradé en lien standard — vous pouvez désormais le régénérer, le mettre en pause ou le supprimer librement
• Si le nouveau lien par défaut était en pause, il est automatiquement réactivé
• L’URL /register de votre domaine personnalisé bascule immédiatement (le cache est invalidé lors de l’enregistrement)

Taille maximale du groupe par lien

Chaque lien d’inscription peut avoir sa propre limite du nombre de personnes supplémentaires qu’un inscrit est autorisé à ajouter. Le paramètre Maximum additional guests au niveau du formulaire est la limite principale ; les remplacements par lien ne permettent que de la réduire pour un lien spécifique, jamais de la dépasser.

C’est utile lorsque vous souhaitez que différents publics s’inscrivent avec des tailles de groupe différentes via le même formulaire. Exemples courants :

• Lien Famille autorise jusqu’à 4 personnes supplémentaires (groupe de 5)
• Lien Instagram autorise 0 — participants seuls, car vous connaissez moins bien ce public
• Lien +1 uniquement autorise exactement 1 personne supplémentaire (groupe de 2)

Fonctionnement du remplacement

Lorsque vous créez ou modifiez un lien, cochez « Override max party size for this link » dans l’éditeur :

• Désactivé (par défaut) — le lien hérite de la valeur « maximum d’invités supplémentaires » du formulaire. Le champ du formulaire affiche la limite héritée, p. ex. « Inherits the invitation cap: up to 3 additional people. »
• Activé — un champ numérique apparaît, limité entre 0 et la valeur du formulaire. Choisissez le nombre de personnes supplémentaires que les invités peuvent ajouter via ce lien

Le texte d’aide du tableau de bord affiche toujours la limite du formulaire afin que vous gardiez en tête le plafond. Si vous augmentez la limite du formulaire plus tard, les remplacements existants conservent leurs valeurs — ils n’augmentent pas automatiquement. Si vous baissez la limite du formulaire en dessous d’un remplacement existant, ce remplacement est automatiquement ramené au plafond lors de l’enregistrement suivant (et la valeur du formulaire l’emporte de toute façon lors de l’inscription).

Ce que voient les invités

Le champ « Number of additional guests » sur la page d’inscription utilise la limite effective du lien sur lequel l’invité se trouve :

• Visite du lien famille avec remplacement = 4 → l’invité peut choisir 0–4 accompagnants
• Visite du lien Instagram avec remplacement = 0 → le champ des accompagnants n’apparaît pas du tout
• Visite d’un lien sans remplacement → la limite principale du formulaire s’applique, comme auparavant

Si un inscrit tente d’envoyer plus d’accompagnants que le lien ne l’autorise (p. ex. via une requête manipulée), le serveur ramène silencieusement le nombre à la limite — personne n’est inscrit avec plus d’invités que ce que la limite permet.

Interaction avec la limite d’invitations de votre forfait

Les limites par lien définissent la taille par inscription ; la limite d’invitations de votre forfait plafonne le total. Avec un forfait qui limite le nombre d’invitations (Free inclut jusqu’à 20 invitations et Photo Gallery jusqu’à 20), chaque inscription utilise une invitation, quel que soit le nombre d’accompagnants. Une fois la liste complète, le formulaire renvoie « This event has reached its maximum capacity » — quelle que soit la limite par lien.

Les invités refusés de cette façon ne sont pas perdus de vue : Fotify les compte, et l’éditeur d’invitation comme la liste d’invités affichent « N invités ont essayé de répondre une fois votre liste complète » à côté d’un bouton de mise à niveau. Après la mise à niveau, partagez à nouveau votre lien d’inscription pour qu’ils puissent s’inscrire.

Lorsque vous ne pouvez pas activer le remplacement

Si la limite du formulaire est définie sur 0 (aucun accompagnant autorisé), la case de remplacement est désactivée. Il n’y a rien à remplacer — chaque lien est déjà limité à 0. Augmentez d’abord la valeur « Maximum additional guests » du formulaire, puis le remplacement par lien devient disponible.

Application automatique de tags aux nouvelles inscriptions

Chaque lien d’inscription peut associer des tags aux RSVP qu’il crée. C’est la manière la plus simple de segmenter votre liste d’invités selon l’origine des inscriptions.

Exemple de workflow

1. Créez les tags nécessaires dans Invités → Gérer les étiquettes (p. ex. « Famille », « Travail », « Instagram »)
2. Revenez ensuite dans Event Details → Registration Form, puis cliquez sur New link
3. Nommez-le « Family », sélectionnez le tag Family, et partagez cette URL avec vos proches
4. Créez un autre lien nommé « Instagram » avec le tag Instagram, et partagez-le publiquement

Chaque invité qui s’inscrit via le lien famille reçoit automatiquement le tag Family. Idem pour Instagram. Sur la page Invités, vous pouvez filtrer par tag pour n’afficher que ce segment.

Les tags peuvent être ajoutés ou retirés d’un lien existant à tout moment via l’icône d’édition. Modifier les tags n’applique pas rétroactivement des tags aux invités déjà inscrits.

Configuration des paramètres d’inscription

Le comportement du formulaire (champs obligatoires, accompagnants, accepter/refuser, texte du formulaire) est partagé entre tous les liens de l’événement. Vous le configurez une seule fois ; chaque lien l’utilise.

Champs obligatoires

Choisissez quels champs sont obligatoires pour l’inscription :

• Adresse e-mail — activer/désactiver (recommandé pour l’envoi d’e-mails de confirmation)
• Numéro de téléphone — activer/désactiver (utile si vous prévoyez d’envoyer des rappels par SMS)

Remarque : le nom (prénom et nom) est toujours obligatoire pour l’inscription.

Autoriser les invités à refuser

Par défaut, le formulaire d’inscription suppose que tous les invités participeront — ils saisissent leurs informations et sont automatiquement marqués comme ayant accepté. Si vous souhaitez offrir la possibilité de refuser l’invitation directement depuis le formulaire d’inscription :

1. Repérez la section « Form Options »
2. Cochez « Allow guests to decline the invitation »

Lorsque cette option est activée, les invités voient des boutons radio Accept / Decline à la fin du formulaire, après avoir saisi leurs informations. Les invités ayant refusé sont enregistrés avec le statut Declined dans votre liste d’invités.

Les champs de formulaire personnalisés suivent les mêmes règles de visibilité que l’invitation RSVP personnelle : un invité qui décline ne les voit que si le paramètre « Afficher pour les invités ayant décliné » est activé, ou si le paramètre « Afficher ce champ » propre au champ inclut les invités déclinant (voir Champs personnalisés du formulaire). Le nom, l’e-mail et le téléphone sont toujours collectés, quelle que soit la réponse.

Maximum d’invités supplémentaires

Contrôlez le nombre d’accompagnants que chaque inscrit peut ajouter au niveau du formulaire :

• Réglez sur 0 si les invités ne peuvent s’inscrire que pour eux-mêmes
• Réglez sur 1-10 pour autoriser des personnes supplémentaires

C’est le plafond pour chaque lien du formulaire. Pour appliquer une limite plus stricte à un lien spécifique (p. ex. 4 pour le lien famille, 0 pour le lien Instagram), cochez « Override max party size for this link » dans l’éditeur de lien — voir Taille maximale du groupe par lien. Les remplacements par lien ne peuvent que réduire ce nombre, jamais le dépasser.

Lorsque les invités s’inscrivent avec des accompagnants et que vous avez activé Collect Guest Names (activé par défaut, et recommandé si vous prévoyez d’utiliser le placement des invités), ils seront invités à fournir le nom de chaque participant.

Titre et description personnalisés du formulaire

Par défaut, la section du formulaire d’inscription s’intitule « Register ». Vous pouvez personnaliser le titre et ajouter une description en dessous. C’est utile pour adapter le ton du formulaire, ajouter des consignes propres à votre événement ou correspondre à la langue de votre public.

Champs : Form Title, Form Description. Les deux sont enregistrés automatiquement au fur et à mesure de la saisie.

Message d’invitation personnalisé

Par défaut, la page d’inscription affiche le contenu standard d’invitation de votre événement. Comme des clés de modèle telles que {{FIRSTNAME}} ne peuvent pas fonctionner sur une page d’inscription (l’invité ne s’est pas encore inscrit), vous pouvez définir un message distinct :

1. Repérez la section « Custom Invitation Message »
2. Rédigez votre message d’accueil pour la page d’inscription
3. Cliquez sur Save Content

Tant que vous n’en avez pas enregistré, un avertissement au-dessus du champ (et dans la Vue d’ensemble de la page Messages) vous rappelle que les personnes qui s’inscrivent voient le message de votre invitation, rédigé pour les invités de votre liste, sans les lignes qui saluent un invité par son nom.

Texte personnalisé du bouton / Message de réussite / Message de refus

Vous pouvez remplacer le texte du bouton d’envoi et les messages affichés après l’envoi (pour l’acceptation et le refus). Tous ces champs s’enregistrent automatiquement pendant la saisie. Laissez l’un d’eux vide pour revenir aux valeurs par défaut.

Demandes de chansons sur le formulaire d’inscription

Si votre invitation comporte une section Playlist, vous pouvez l’afficher aussi sur la page d’inscription : dans la vue Configuration de l’onglet Playlist, activez « Afficher aussi sur le formulaire d’inscription ». Les invités qui s’inscrivent via votre lien peuvent alors demander des chansons pour la fête directement à cet endroit. Comme ils n’ont pas encore d’invitation personnelle, la limite de demandes par invité et le délai d’attente s’appliquent par appareil, et leurs demandes affichent le nom qu’ils ont saisi plutôt qu’un invité lié.

Date limite de réponse personnalisée et textes RSVP

Le formulaire d’inscription partage le texte de date limite et les libellés des boutons accepter/refuser avec les invitations personnalisées. Pour les modifier, cliquez sur « Edit response deadline & RSVP texts » — ce lien vous mène directement aux paramètres RSVP Texts dans l’onglet Invitation.

Vérification de sécurité (anti-bot)

Comme les liens d’inscription sont publics, toute personne disposant de l’URL peut soumettre le formulaire. Pour empêcher des scripts automatisés de remplir votre liste d’invités avec de fausses entrées, Fotify affiche une brève vérification de sécurité la première fois qu’un invité clique sur le bouton d’envoi. La plupart des invités la voient se résoudre d’elle-même en une seconde ou deux, sans avoir rien à faire.

Cette vérification est fournie par Cloudflare et elle est activée par défaut. Vous n’avez rien à configurer.

Lorsque les invités n’arrivent pas à la valider

La vérification de sécurité est chargée depuis les serveurs de Cloudflare, qui sont lents ou totalement inaccessibles sur certains réseaux. La Chine continentale est le cas le plus fréquent, mais des pare-feux d’entreprise stricts et certains VPN peuvent également la bloquer. Les invités concernés voient la vérification apparaître sans jamais se terminer, ou ne la voient pas du tout.

Si un invité reste bloqué, Fotify attend désormais un court instant puis laisse passer l’envoi sans la vérification, plutôt que de l’empêcher de s’inscrire. Il se peut qu’il voie une brève note expliquant que la vérification a été ignorée. Son inscription est enregistrée normalement.

La désactiver

Si vous invitez de nombreuses personnes dans une région où la vérification ne fonctionne pas, vous pouvez la désactiver entièrement pour votre formulaire :

1. Allez dans l’onglet « Invitation » et repérez les paramètres de votre formulaire d’inscription
2. Dans la section « Form Options », cochez « Turn off the anti-bot security check »

Ce paramètre s’applique à tous les liens de l’événement et s’enregistre immédiatement. Les invités ne voient alors plus aucune étape de vérification.

Le compromis : sans la vérification, votre formulaire est plus exposé aux inscriptions de spam automatisées, et les entrées de spam comptent dans la limite d’invités de votre événement comme n’importe quelle autre inscription. Ne la désactivez que si vos invités signalent réellement des problèmes. Si vous recevez du spam par la suite, réactivez la vérification et supprimez les entrées indésirables de votre liste d’invités.

Invités sur un domaine personnalisé

Si votre événement utilise un domaine personnalisé, la vérification de sécurité est déjà ignorée sur ce domaine, quel que soit ce paramètre. Partager l’URL du domaine personnalisé plutôt que celle en fotify.app est une autre façon de contourner une vérification bloquée.

Domaines personnalisés

Si vous avez configuré un domaine personnalisé pour votre événement, votre lien par défaut est accessible via deux URL :

• yourdomain.com/register — le raccourci court, réécrit vers le code du lien par défaut
• yourdomain.com/r/{code} — le chemin complet

Les liens non par défaut ne fonctionnent que via le chemin complet /r/{code}. Le tableau de bord affiche automatiquement la bonne URL pour chaque lien — utilisez simplement le bouton de copie.

Vers quel lien pointe /register ?

Le raccourci /register est toujours réécrit vers le lien par défaut (celui avec le badge bleu « Default »). Si vous avez plusieurs liens et souhaitez qu’un autre prenne en charge ce raccourci, cliquez sur l’icône ⭐ Set as default du nouveau lien. La réécriture est mise à jour immédiatement et l’ancien lien par défaut devient un lien standard.

Règles de protection du raccourci

Pour garder l’URL /register stable pour toute personne l’ayant déjà vue (invitations imprimées, publications sociales, campagnes e-mail), le tableau de bord verrouille certaines actions tant qu’un domaine personnalisé est actif :

• La suppression du lien par défaut est bloquée — retirez d’abord le domaine personnalisé, ou désactivez le mode formulaires pour un arrêt plus propre
• La régénération du code du lien par défaut est bloquée (cette règle s’applique avec ou sans domaine personnalisé, car toute rotation casserait les URL déjà partagées)
• La mise en pause du lien par défaut est bloquée — utilisez le commutateur principal du mode formulaires pour arrêter complètement les inscriptions

Ces règles ne s’appliquent pas aux liens non par défaut — vous pouvez les mettre en pause, les régénérer ou les supprimer librement.

Si vous supprimez tous les liens, puis configurez un domaine personnalisé

C’est possible : la création de votre prochain lien le promeut automatiquement en lien par défaut, afin que /register refonctionne. Vous n’avez rien à faire manuellement.

L’expérience invité

Lorsqu’une personne visite un lien d’inscription, voici ce qu’elle voit :

Page d’inscription

1. Détails de l’événement — nom, date, heure et lieu
2. Message d’invitation — votre message d’accueil personnalisé ou par défaut
3. Titre et description du formulaire — votre en-tête et vos consignes personnalisés (ou le titre par défaut « Register »)
4. Formulaire d’inscription avec des champs pour :
   • Prénom (obligatoire)
   • Nom (obligatoire)
   • E-mail (si obligatoire)
   • Numéro de téléphone (si obligatoire)
   • Nombre d’invités supplémentaires (si autorisé — masqué en cas de refus)
   • Noms des invités supplémentaires (si Collect Guest Names est activé et que des accompagnants sont sélectionnés — masqué en cas de refus)
   • Tout champ personnalisé que vous avez configuré
5. Options Accept / Decline (si activées) — boutons radio à la fin du formulaire pour indiquer la présence

Si vous l’avez activé, le bloc Playlist apparaît parmi les autres sections, afin que les invités puissent demander des chansons avant même de s’inscrire.

Si le lien est en pause, supprimé ou inexistant

Les visiteurs voient une page dédiée Registration unavailable avec un message adapté à la situation :

• Paused — « This registration link is paused. It may reopen soon. »
• Not found — « We couldn't find this link. »
• Forms mode off / event closed — « Registration is currently closed. »

Les URL fermées sont marquées noindex, nofollow afin de ne pas polluer les résultats de recherche.

Après l’inscription

Après une inscription réussie :

1. L’invité voit un message de confirmation (personnalisable) avec un lien vers son invitation personnelle
2. Si l’e-mail est activé, il reçoit un e-mail de confirmation avec son lien d’invitation
3. Il apparaît dans votre Guest List avec un badge « Self-registered »
4. Son statut est défini sur Accepted ou Declined selon sa réponse
5. Les tags définis sur le lien d’inscription utilisé sont associés automatiquement

Gestion des invités auto-inscrits

Tous les invités auto-inscrits apparaissent dans votre liste d’invités aux côtés des invités ajoutés manuellement.

Identifier les invités auto-inscrits

Les invités auto-inscrits affichent un badge « Self-registered » dans la liste d’invités, ce qui permet de les distinguer facilement des invités que vous avez personnellement invités. Les tags appliqués automatiquement depuis le lien d’inscription utilisé apparaissent également sous forme de pastilles colorées dans la colonne Tags.

Modifier les inscriptions

Vous pouvez modifier les invités auto-inscrits comme n’importe quel autre invité :

1. Allez sur la page Invités (barre latérale)
2. Repérez l’invité, puis cliquez sur l’icône Edit (crayon)
3. Modifiez ses informations selon vos besoins
4. Enregistrez les changements

Suivi des réponses

Les invités auto-inscrits :

• Commencent avec le statut Accepted (ils ont confirmé en s’inscrivant), ou Declined s’ils ont choisi de refuser
• Peuvent toujours accéder à leur lien d’invitation pour consulter les détails de l’événement
• Les invités ayant accepté peuvent être assignés à des tables depuis la page Seating

Analyses par lien

Chaque lien d’inscription suit ses propres statistiques afin que vous puissiez comparer les canaux côte à côte.

Indicateurs disponibles (par lien)

Indicateur	Description
Views	Nombre total de fois où la page de ce lien a été ouverte
Unique Visitors	Nombre de visiteurs distincts (dédupliqués sur des fenêtres de 24 heures)
Registrations	Nombre d’invités ayant terminé le formulaire d’inscription via ce lien

Survolez une carte de lien pour voir les chiffres se mettre à jour en temps réel. Les pages vues sont dédupliquées par IP sur une fenêtre de 24 heures.

Comment utiliser ces informations

• Comparer les canaux — si votre lien Instagram a 500 vues mais seulement 10 inscriptions, le public est intéressé mais le formulaire est peut-être trop long. Votre lien Famille peut avoir moins de trafic mais 80 % de conversion
• Repérer un partage cassé — un lien à zéro vue une semaine après l’avoir partagé signifie probablement que l’URL était incorrecte ou que la publication n’a jamais été mise en ligne
• Mettre en pause les canaux peu performants — si un canal ne convertit pas, mettez ce lien en pause et essayez une approche différente

Combiner avec des invitations personnalisées

Vous pouvez utiliser les deux approches simultanément :

1. Ajouter manuellement les proches — famille et cortège reçoivent des invitations personnalisées avec leur nom
2. Partager des liens d’inscription — utilisez un ou plusieurs liens publics pour les collègues, le réseau élargi et les réseaux sociaux

Les deux types d’invités apparaissent dans la même liste, ce qui simplifie la gestion.

Quand utiliser quelle approche

Approche	Idéal pour
Invitations personnalisées	Famille proche, cortège, invités VIP
Liens d’inscription	Collègues, réseau élargi, annonces sur les réseaux sociaux
Les deux	La plupart des événements — personnalisez pour les invités clés, et ouvrez l’inscription pour les autres

Conseils pour réussir

Avant de partager vos liens

• Créez d’abord tous vos tags afin de pouvoir les appliquer automatiquement lors de la création des liens
• Personnalisez le titre et la description du formulaire, le texte du bouton et les messages de réussite/refus pour les adapter à votre événement
• Configurez les champs obligatoires
• Testez vous-même le processus d’inscription sur chaque lien

Partager vos liens

• Donnez à chaque canal son propre lien avec un tag afin de mesurer l’attribution
• Incluez votre lien par défaut dans vos signatures e-mail à l’approche de l’événement
• Créez un code QR pointant vers la bonne URL d’inscription pour les supports imprimés
• Publiez sur les réseaux sociaux avec les détails de l’événement

Gérer la capacité

• Définissez Maximum additional guests en fonction de la capacité du lieu
• Surveillez régulièrement les inscriptions dans votre Guest List (filtrez par tag pour suivre la progression par canal)
• Mettez en pause les liens individuels lorsqu’ils ont atteint leur objectif, ou désactivez entièrement le formulaire d’inscription lorsque vous êtes à capacité
• Avec un forfait qui limite le nombre d’invitations, gardez un œil sur la liste d’invités : elle indique combien d’invitations il vous reste et combien d’invités ont tenté de répondre une fois la liste complète

Foire aux questions

Q: Combien de liens d’inscription puis-je avoir ? A: Jusqu’à 25 par événement. Créez-en autant que nécessaire pour segmenter par canal, audience ou campagne.

Q: Comment mettre un code QR d’inscription sur une invitation imprimée ou créée dans Canva ? A: Dans la liste Liens d’inscription partageables, cliquez sur l’icône Code QR du lien souhaité et téléchargez-le. Le SVG reste net à toutes les tailles et s’importe directement dans Canva ; le PNG fonctionne partout ailleurs. Chaque lien a son propre code QR : un code QR créé à partir d’un lien avec des tags appliqués automatiquement attribue ces tags à toute personne qui s’inscrit par son intermédiaire. Ne régénérez pas ensuite le code de ce lien : le code QR imprimé cesserait de fonctionner. Pour utiliser le design Canva lui-même comme invitation en ligne, avec un bouton RSVP par-dessus, consultez Votre design — Utiliser votre propre invitation Canva avec RSVP.

Q: Puis-je utiliser à la fois des invitations personnalisées et des liens d’inscription ? A: Oui. Vous pouvez ajouter certains invités manuellement avec des invitations personnalisées tout en partageant des liens d’inscription publics pour les autres. Ils se retrouvent tous dans la même liste d’invités.

Q: Les invités auto-inscrits reçoivent-ils une invitation personnalisée ? A: Oui, après l’inscription, ils reçoivent un lien vers leur propre page d’invitation, qui affiche leur nom et tous les détails de l’événement.

Q: Pourquoi ne puis-je pas mettre en pause ni régénérer le lien par défaut ? A: Son URL est l’URL principale d’inscription de votre événement (et la cible du raccourci /register sur domaine personnalisé, si vous en avez un). Changer ce code ou le mettre en pause casserait des URL déjà partagées. Pour arrêter complètement les inscriptions, désactivez le formulaire d’inscription via le commutateur en haut de la section.

Q: Puis-je supprimer le lien par défaut ? A: Cela dépend du fait qu’un domaine personnalisé soit actif pour l’événement. Sans domaine, oui — vous devrez saisir le nom du lien pour confirmer. Avec un domaine personnalisé vérifié, le bouton de suppression est masqué et l’API bloque l’appel ; le raccourci /register dépend de l’existence du lien par défaut. Retirez d’abord le domaine personnalisé, ou désactivez le mode formulaires si vous souhaitez simplement arrêter les inscriptions.

Q: Puis-je choisir vers quel lien pointe mon raccourci /register ? A: Oui. Cliquez sur l’icône ⭐ Définir comme lien par défaut sur n’importe quel lien non par défaut (visible uniquement lorsque vous avez 2+ liens). Le nouveau lien prend immédiatement le relais du raccourci /register et l’ancien lien par défaut devient un lien standard. Si le nouveau lien par défaut était en pause, il est réactivé automatiquement.

Q: À quelle vitesse le raccourci du domaine personnalisé se met-il à jour lorsque je change le lien par défaut ? A: Immédiatement. Fotify invalide le cache interne au moment où vous enregistrez la modification, de sorte que la prochaine visite de yourdomain.com/register serve la nouvelle cible.

Q: Que se passe-t-il lorsque je mets un lien en pause ? A: Les visiteurs voient une page « indisponible » avec un message convivial. L’URL et les statistiques du lien sont conservées — vous pouvez le réactiver à tout moment et il recommence à fonctionner.

Q: Que se passe-t-il lorsqu’un invité ouvre un lien supprimé ? A: Il voit la page « Nous n’avons pas trouvé ce lien ». L’URL ne pourra plus jamais être résolue.

Q: Que se passe-t-il si quelqu’un s’inscrit avec un e-mail déjà présent dans ma liste d’invités ? A: La personne n’est pas ajoutée deux fois. La vérification ignore les majuscules, donc ANA@example.com correspond à ana@example.com. Si elle s’est déjà inscrite via votre formulaire, son e-mail de confirmation d’origine est renvoyé à l’adresse enregistrée (au maximum une fois toutes les 10 minutes) afin qu’elle retrouve son lien d’invitation personnel — ses réponses précédentes restent inchangées. Si vous l’avez ajoutée vous-même à la liste d’invités, un message lui indique qu’elle y figure déjà et l’invite à consulter sa boîte de réception pour trouver votre invitation.

Q: Mes invités disent qu’ils n’arrivent pas à franchir une étape de sécurité ou de vérification. Que faire ? A: C’est la vérification anti-bot, et il s’agit généralement d’un problème de réseau plutôt que d’un problème avec votre formulaire — Cloudflare, qui fournit cette vérification, est lent ou bloqué sur certains réseaux (la Chine continentale le plus souvent, parfois des pare-feux d’entreprise ou des VPN). Fotify attend un court instant puis laisse les invités bloqués s’inscrire quand même, donc les inscriptions devraient tout de même arriver. Si vos invités le signalent de façon répétée, désactivez la vérification dans Options du formulaire → « Désactiver la vérification de sécurité anti-bot ». Consultez la section Vérification de sécurité ci-dessus pour tous les détails.

Q: Est-il sûr de désactiver la vérification de sécurité ? A: C’est un compromis, pas un risque pour vos données. Sans elle, votre formulaire public est plus exposé aux inscriptions de spam automatisées, qui comptent dans la limite d’invités de votre événement comme n’importe quelle inscription réelle. Si vos invités parviennent à valider la vérification normalement, laissez-la activée.

Q: La vérification de sécurité apparaît-elle aussi sur les invitations personnalisées ? A: Non. Elle ne s’applique qu’aux liens d’inscription publics, car ce sont ceux que n’importe qui peut trouver et soumettre. Les invités ayant reçu leur propre lien d’invitation personnalisé ne la voient jamais.

Q: Puis-je demander aux invités d’indiquer leurs restrictions alimentaires ou d’autres informations personnalisées ? A: Oui. Tous les champs de formulaire personnalisés que vous avez configurés apparaissent sur chaque lien d’inscription.

Q: Des liens différents peuvent-ils autoriser des tailles de groupe différentes ? A: Oui. Dans l’éditeur de lien, cochez « Remplacer la taille maximale du groupe pour ce lien » et choisissez un nombre entre 0 et la limite du formulaire. Le remplacement ne s’applique qu’à ce lien — tous les autres liens continuent d’hériter de la valeur du formulaire. Voir Taille maximale du groupe par lien.

Q: Puis-je utiliser une limite par lien pour autoriser PLUS d’accompagnants que le formulaire ? A: Non. Le remplacement par lien ne peut que réduire la limite au niveau du formulaire, jamais l’augmenter. Pour autoriser davantage, augmentez d’abord la valeur « Nombre maximal d’invités supplémentaires » du formulaire ; les remplacements par lien pourront ensuite utiliser ce plafond plus élevé.

Q: Si je fixe la limite du formulaire à 0, puis-je quand même autoriser des accompagnants sur un lien précis ? A: Non. Si la limite du formulaire est 0, le remplacement est désactivé car la valeur par lien ne peut pas dépasser la valeur du formulaire. Augmentez d’abord la limite du formulaire, puis définissez un remplacement par lien sur les liens qui doivent rester à 0 (ou à toute valeur inférieure au nouveau plafond).

Q: Si je réduis la limite du formulaire, que deviennent mes remplacements par lien ? A: Ils sont ramenés au plafond lors de l’enregistrement suivant (vous verrez les valeurs mises à jour dans l’éditeur). Au moment de l’inscription, la limite effective est toujours min(per-link override, form-level cap), donc même avant un nouvel enregistrement, aucun invité ne peut s’inscrire avec plus d’accompagnants que la nouvelle valeur du formulaire.

Q: Puis-je changer le ton ou la formulation du formulaire (p. ex. formel ou informel) ? A: Oui. Utilisez les champs Titre du formulaire et Description du formulaire pour écrire votre propre titre et vos instructions, dans le ton de votre choix. Vous pouvez également personnaliser le bouton et les messages de confirmation. C’est idéal pour aligner le formulaire avec le style de votre événement ou des conventions linguistiques (p. ex. « Du » vs. « Sie » en allemand).

Q: Les variables de modèle comme {{FIRSTNAME}} fonctionnent-elles sur la page d’inscription ? A: Non — l’invité ne s’est pas encore inscrit, son nom n’est donc pas connu. Utilisez le champ Message d’invitation personnalisé pour un message d’accueil sans variables de personnalisation.

Q: Les invités peuvent-ils modifier leur inscription après l’avoir envoyée ? A: Les invités peuvent accéder à leur page d’invitation via le lien de leur e-mail de confirmation, mais pour modifier leurs informations, ils doivent vous contacter.

Q: Existe-t-il une protection contre le spam ? A: Oui. Chaque lien passe par la vérification anti-bot Cloudflare Turnstile, et chaque réseau ne peut envoyer qu’un nombre limité d’inscriptions par minute, si bien qu’un script ne peut pas inonder votre formulaire.

Q: Les invités peuvent-ils refuser l’invitation via le formulaire d’inscription ? A: Oui, si vous activez l’option « Autoriser les invités à refuser » dans les paramètres de votre formulaire. Les invités ayant refusé sont tout de même enregistrés dans votre liste d’invités afin que vous sachiez qui ne peut pas venir.

Q: Les statistiques sont-elles par lien ou combinées ? A: Chaque lien dispose de ses propres compteurs de vues, visiteurs uniques et inscriptions afin que vous puissiez comparer les canaux. Il n’y a pas de tableau de bord combiné — additionnez vous-même les colonnes si vous avez besoin d’un total.

Q: Les statistiques sont-elles réinitialisées lorsque je régénère le code d’un lien ? A: Non. Les statistiques sont attachées à la ligne du lien, pas à l’URL. La régénération du code conserve les compteurs ; seule l’URL publique change.

Q: Que faire si je dois invalider un lien partagé ? A: Cliquez sur Régénérer le code sur le lien (n’importe quel lien sauf le lien par défaut). L’ancienne URL cesse de fonctionner immédiatement, les invités déjà inscrits conservent leur place, et les statistiques du lien sont conservées.

Q: Comment les visiteurs uniques sont-ils comptabilisés ? A: À l’aide de hachages d’IP anonymisés avec une fenêtre de déduplication de 24 heures. Une même personne visitant plusieurs fois le même lien dans les 24 heures compte comme un seul visiteur unique. Aucune donnée personnelle n’est stockée à des fins d’analyse.