Comment envoyer des invitations par e-mail

Envoyez à vos invités de superbes invitations par e-mail, des « save the date » et des rappels directement depuis votre tableau de bord Fotify. Personnalisez l’apparence et le contenu de chaque e-mail avec vos propres images, messages, couleurs et polices — puis suivez les ouvertures, clics et réponses en temps réel.

Bien démarrer

1. Accédez au tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
2. Sélectionnez votre événement et cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale
3. Cliquez sur l’onglet "Email"

Avant d’envoyer des e-mails, assurez-vous d’avoir ajouté des invités à votre liste avec des adresses e-mail valides.

Achat de crédits e-mail

Les invitations par e-mail utilisent un système basé sur des crédits. Vous devez acheter des crédits avant d’envoyer :

1. Dans l’onglet Email, vous verrez les packs de crédits disponibles
2. Sélectionnez la taille d’un pack et cliquez sur "Buy Credits"
3. Finalisez le paiement via Stripe
4. Les crédits sont ajoutés immédiatement à votre événement

Les crédits sont par événement et ne sont pas transférables entre événements. Vous pouvez acheter des crédits supplémentaires à tout moment.

Types de modèles d’e-mail

Fotify propose trois types d’e-mails, chacun conçu pour une étape différente de votre événement :

Save the Date

Une annonce teaser envoyée tôt pour informer les invités que votre événement approche. Aucun bouton RSVP n’est inclus — seulement un message du type « invitation officielle à venir ». Idéal à envoyer des semaines ou des mois avant l’événement.

Invitation

L’e-mail principal avec tous les détails de l’événement et un bouton RSVP qui renvoie directement vers la page RSVP personnalisée de chaque invité. C’est l’e-mail principal que vous enverrez pour recueillir les réponses.

Rappel

Un suivi pour les invités qui n’ont pas encore répondu. Inclut un badge de compte à rebours indiquant le nombre de jours avant l’événement et une mention indiquant qu’ils n’ont pas répondu. Envoyé uniquement aux invités dont le statut RSVP est "Not Answered".

Personnaliser vos e-mails

Cliquez sur "Configure" sur n’importe quelle carte de modèle pour ouvrir l’éditeur. Vous pouvez personnaliser :

Contenu

Champ	Description
Organizer Name	Votre nom ou organisation (affiché dans les détails de l’événement)
Event Name	Le nom de votre événement
Subject Line	Objet d’e-mail personnalisé (laissez vide pour utiliser la valeur par défaut)
Title / Headline	Le texte du titre principal (ex. : "You're Invited!")
Custom Message	Un message personnel à vos invités. Les URL sont automatiquement converties en liens cliquables
Button Text	Texte personnalisé du bouton d’appel à l’action (non disponible pour Save the Date)
Reply-to Email	Adresse à laquelle les réponses des invités sont envoyées (par défaut : l’e-mail de votre compte)

Images

• Cover Image — Une image héro affichée en haut de l’e-mail. Cliquez sur la zone de téléchargement ou glissez-déposez un fichier pour en ajouter une.
• Additional Images — Des images supplémentaires affichées dans le corps de l’e-mail. Cliquez sur le bouton + pour en ajouter.

Les images sont téléchargées vers un stockage cloud sécurisé et intégrées via des URL longue durée afin de s’afficher de manière fiable dans tous les clients de messagerie.

Style d’e-mail (thème)

Choisissez parmi 8 thèmes visuels pour correspondre au style de votre événement :

Thème	Idéal pour
Fotify Dark	Thème sombre par défaut avec des touches magenta et or
Elegant Ivory	Mariages et événements formels — tons crème avec polices serif
Modern Slate	Événements d’entreprise — bleu marine foncé avec touches indigo
Romantic Rose	Mariages et événements romantiques — tons rose doux avec polices serif
Garden Green	Événements en extérieur — vert frais avec touches émeraude
Midnight Blue	Galas et événements en soirée — violet profond avec touches violettes
Warm Sunset	Célébrations décontractées — tons chauds avec touches orange
Minimal White	Épuré et professionnel — blanc avec touches noires

Sélectionnez un thème puis cliquez sur "Preview" dans l’éditeur pour voir le rendu avant d’enregistrer.

Prévisualisation et test

Aperçu

Cliquez sur "Preview" sur n’importe quelle carte de modèle (ou dans l’éditeur) pour voir exactement à quoi ressemblera l’e-mail. L’aperçu utilise votre contenu enregistré, vos images et le thème sélectionné. Utilisez le menu déroulant de langue pour prévisualiser dans différentes langues.

Envoyer un e-mail de test

Cliquez sur "Send Test" pour envoyer un e-mail de test à votre propre adresse e-mail. Les e-mails de test :

• Sont gratuits et ne consomment pas de crédits
• Incluent un préfixe [TEST] dans l’objet
• Utilisent des données d’invité d’exemple (par ex. "John Doe" comme nom d’invité)

Envoyez toujours un test avant votre premier envoi en masse afin de vérifier que l’e-mail s’affiche correctement dans votre boîte de réception.

Envoyer des e-mails

Envoyer à tous les invités

1. Dans la section "Send Emails", cliquez sur le bouton correspondant au type d’e-mail que vous souhaitez envoyer (Save the Date, Invitation ou Reminders)
2. Une boîte de dialogue de confirmation s’ouvre et indique combien d’invités recevront l’e-mail
3. Cochez éventuellement "Send only to guests who haven't responded" pour cibler uniquement les RSVP en attente
4. Sélectionnez la langue par défaut pour les invités sans langue spécifique définie
5. Cliquez sur "Send"

Les e-mails sont mis en file d’attente et envoyés en arrière-plan. Vous pouvez suivre la progression de l’envoi dans la section des statistiques.

Envoyer à des invités individuellement

Dans le tableau Guest Email Status, chaque ligne d’invité affiche les actions d’envoi disponibles :

• Icône d’envoi (rose) — Envoyer une invitation à cet invité
• Icône de cloche (bleue) — Envoyer un rappel à cet invité (uniquement pour les invités sans réponse)

Renvoyer à un invité

Chaque invité peut recevoir un renvoi manuel par type de modèle afin d’éviter le spam. Après l’envoi initial et un renvoi, les envois supplémentaires sont bloqués pour cet invité.

Statistiques des e-mails

La section des statistiques affiche des indicateurs en temps réel :

Indicateur	Description
Guests with Email	Total des invités ayant une adresse e-mail
Sent	E-mails mis en file d’attente et envoyés avec succès
Delivered	E-mails confirmés comme livrés dans la boîte de réception du destinataire
Opened	E-mails ouverts par le destinataire (nécessite le suivi des ouvertures)
Clicked	Destinataires ayant cliqué sur le bouton RSVP
Failed	E-mails ayant rebondi (bounce) ou ayant échoué à la livraison

Barre de crédits

Sous les statistiques, la barre de crédits indique :

• X / Y used — Le nombre de crédits consommés sur le total
• Z remaining — Les crédits encore disponibles

Note sur le suivi des ouvertures et des clics

Le suivi des ouvertures et des clics repose sur des techniques qui ne sont pas exactes à 100 % :

• Le suivi des ouvertures utilise une petite image invisible (pixel de suivi). Certains clients e-mail bloquent les images par défaut (par ex. Outlook desktop, de nombreux systèmes de messagerie d’entreprise), ce qui peut empêcher de comptabiliser certaines ouvertures. À l’inverse, certains clients comme Apple Mail Privacy Protection chargent automatiquement les images en arrière-plan, ce qui peut gonfler le nombre d’ouvertures.
• Le suivi des clics fonctionne en faisant passer les liens par un serveur de suivi. C’est généralement fiable, mais certains clients e-mail axés sur la sécurité ou certains pare-feux d’entreprise peuvent précharger automatiquement les liens, ce qui peut enregistrer de faux clics.

Par conséquent, considérez les indicateurs d’ouverture et de clic comme des indicateurs de tendance plutôt que comme des décomptes exacts. Le nombre de messages livrés (Delivered) est la métrique la plus fiable — si un e-mail a été livré, l’invité l’a reçu même si l’ouverture n’a pas été suivie.

Tableau de statut des e-mails des invités

Le tableau affiche chaque invité et son statut e-mail. Utilisez les outils au-dessus du tableau pour trouver des invités spécifiques :

Recherche

Saisissez un nom ou une adresse e-mail pour filtrer instantanément la liste.

Filtres

• RSVP Status — Filtrer par Pending, Accepted, Declined ou Attended
• Email Status — Filtrer par Has Email, No Email, Sent, Not Sent, Delivered, Opened ou Bounced
• Cliquez sur "Clear filters" pour réinitialiser

Colonnes du tableau

Colonne	Description
Name	Nom complet de l’invité
Email	Adresse e-mail (ou "No email" si manquante)
RSVP	Réponse actuelle : Pending (gris), Accepted (vert), Declined (rouge), Attended (vert)
Save Date	Statut de livraison de l’e-mail save-the-date
Invitation	Statut de livraison de l’e-mail d’invitation
Reminder	Statut de livraison de l’e-mail de rappel
Actions	Boutons d’envoi/rappel pour les invités éligibles

Icônes de statut e-mail

• Horloge — En attente ou en file d’attente
• Flèche d’envoi — Envoyé au fournisseur
• Coche verte — Livré
• Enveloppe violette — Ouvert
• Pointeur bleu — Cliqué
• X rouge — Bounce ou échec
• Interdiction rouge — Signalement comme spam

Prise en charge multilingue

Les invitations par e-mail prennent en charge 17 langues : anglais, espagnol, français, allemand, italien, portugais, néerlandais, polonais, russe, turc, arabe, hébreu, hindi, japonais, coréen, chinois et danois.

Comment fonctionne la sélection de la langue

1. Chaque invité peut avoir une messaging locale définie dans la liste des invités (modifiable lors de l’ajout ou de la modification d’un invité)
2. Lors de l’envoi, les invités reçoivent les e-mails dans leur langue/paramètre régional spécifique
3. Les invités sans langue définie reçoivent l’e-mail dans la langue par défaut que vous sélectionnez au moment de l’envoi

Les e-mails en arabe et en hébreu sont automatiquement affichés de droite à gauche (RTL).

Désinscription et opt-out

Chaque e-mail inclut un lien de désinscription dans le pied de page. Lorsqu’un invité clique dessus :

• Il est immédiatement désinscrit de tous les e-mails de l’événement pour cet événement
• Son statut apparaît comme désinscrit (opted out) dans votre liste d’invités
• Aucun autre e-mail ne peut être envoyé à cette adresse pour cet événement

Vous devez respecter les désinscriptions. Toute tentative de contournement du système de désinscription peut entraîner la désactivation de votre fonctionnalité e-mail.

Bonnes pratiques

Avant l’envoi

• Envoyez toujours un e-mail de test d’abord pour vérifier la mise en forme, les images et les liens
• Définissez le nom de l’organisateur et le nom de l’événement — ils apparaissent de façon bien visible dans l’e-mail
• Téléversez une image de couverture — les e-mails avec images génèrent plus d’engagement
• Choisissez un thème qui correspond au style et au niveau de formalité de votre événement

Planifier l’envoi de vos e-mails

• Envoyez un Save the Date des semaines ou des mois avant l’événement
• Envoyez les Invitations 3 à 6 semaines avant l’événement
• Envoyez des Reminders 1 à 2 semaines avant l’événement aux personnes n’ayant pas répondu
• Utilisez le bouton "Send only to non-answered" pour éviter d’envoyer des e-mails aux invités ayant déjà répondu

Gérer les réponses

• Surveillez les statistiques Opened et Clicked pour évaluer l’engagement
• Relancez les invités qui ont reçu l’e-mail mais ne l’ont pas ouvert (ils ont peut-être manqué le message)
• Utilisez les filtres pour trouver rapidement des invités selon leur statut RSVP ou le statut de livraison des e-mails
• Vérifiez les e-mails en bounced — cela peut indiquer des adresses e-mail incorrectes

Foire aux questions

Q: How much do email credits cost? A: Les crédits e-mail sont vendus par packs à différents tarifs. Consultez l’onglet Email dans le tableau de bord de votre événement pour connaître les derniers prix et tailles de packs.

Q: Can I send emails without purchasing credits? A: Les e-mails de test sont gratuits et ne nécessitent pas de crédits. En revanche, l’envoi à de vrais invités nécessite des crédits achetés.

Q: What happens if I run out of credits mid-send? A: L’envoi en masse s’arrête lorsque les crédits sont épuisés. Les e-mails déjà mis en file d’attente seront tout de même livrés. Vous pouvez acheter d’autres crédits et envoyer aux invités restants.

Q: Can I customize the email design beyond the themes? A: Vous pouvez personnaliser le contenu (titre, message, images, texte du CTA, objet) et choisir parmi 8 thèmes visuels. La structure de mise en page de l’e-mail est fixe afin d’assurer un affichage fiable dans tous les clients de messagerie.

Q: Why can't I see open/click tracking? A: Le suivi des ouvertures et des clics doit être activé dans les paramètres de domaine de votre fournisseur e-mail. Contactez le support si vous avez besoin d’aide pour l’activer. Notez aussi que certains clients e-mail bloquent les pixels de suivi ou préchargent les liens ; ces métriques sont donc approximatives — voir l’avertissement de suivi dans la section Statistiques ci-dessus.

Q: What happens if an email bounces? A: Les hard bounces (adresses e-mail invalides) sont suivis et l’invité est signalé. Les soft bounces (problèmes temporaires comme une boîte pleine) peuvent se résoudre lors d’une nouvelle tentative.

Q: Can a guest receive the same email type twice? A: Chaque invité peut recevoir un envoi initial plus un renvoi manuel par type de modèle. Cela évite le spam et protège votre réputation d’expéditeur.

Q: Do emails work with the RSVP system? A: Oui. Les e-mails d’invitation et de rappel contiennent un bouton RSVP personnalisé qui renvoie directement vers la page RSVP individuelle de chaque invité. Lorsqu’un invité répond via le lien, son statut se met à jour en temps réel dans votre tableau de bord.

Q: Can I send to only guests who haven't responded? A: Oui. Lors d’un envoi en masse, cochez l’option "Send only to guests who haven't responded" dans la boîte de dialogue de confirmation. Cela fonctionne pour tous les types d’e-mails, pas uniquement les rappels.

Q: What languages are supported? A: 17 langues : anglais, espagnol, français, allemand, italien, portugais, néerlandais, polonais, russe, turc, arabe, hébreu, hindi, japonais, coréen, chinois et danois. L’arabe et l’hébreu s’affichent automatiquement de droite à gauche.

Q: Why was my email feature disabled? A: Si le contenu de vos e-mails est signalé par notre système de modération automatisé (spam, contenu offensant ou violations de politique), la fonctionnalité est temporairement désactivée. Contactez support@fotify.app pour résoudre le problème.

Q: Are email credits refundable? A: Les crédits e-mail ne sont pas remboursables et ne sont pas transférables entre événements. Consultez notre Politique de remboursement pour plus de détails.

Les tarifs peuvent varier selon votre pays et votre devise. Consultez les tarifs les plus récents sur la page des tarifs.