Comment créer votre invitation numérique avec RSVP

Le système de RSVP numérique de Fotify vous permet de créer de superbes invitations et de suivre les réponses des invités, le tout au même endroit. Fini les invitations papier ou le suivi manuel : les invités peuvent répondre instantanément depuis n’importe quel appareil.

Ce guide vous accompagne dans la création de votre première invitation RSVP.

Avant de commencer

Vous aurez besoin de :

Un événement Fotify existant (consultez Comment créer votre premier événement si vous n’en avez pas encore créé un)
La date et l’heure de votre événement
Le lieu/la salle de votre événement
Une date limite à laquelle vous devez recevoir les réponses

Étape 1 : Accéder à la section RSVP

Rendez-vous sur le tableau de bord de votre événement sur dashboard.fotify.app
Sélectionnez votre événement dans la liste
Cliquez sur "RSVP" dans la barre latérale gauche

Si vous n’avez pas encore configuré le RSVP, vous verrez un message : "RSVP Not Set Up" avec des instructions pour créer votre invitation.

Étape 2 : Définir la date de votre événement

La date de l’événement est obligatoire pour créer votre invitation. Renseignez :

Jour - Sélectionnez le jour du mois
Mois - Sélectionnez le mois
Année - Sélectionnez l’année
Heure de l’événement - Définissez l’heure de début de votre événement

Cette date et cette heure seront affichées de manière bien visible sur votre invitation numérique, afin que les invités sachent exactement quand arriver.

Étape 3 : Définir le lieu de votre événement

Saisissez l’endroit où votre événement aura lieu. Cela peut être :

Un nom de lieu (ex. : "The Grand Ballroom")
Une adresse complète (ex. : "123 Main Street, New York, NY")
Un point de repère (ex. : "Central Park, New York")

Le lieu apparaît sur votre invitation numérique et aide les invités à savoir où se rendre. Vous pourrez ajouter des indications plus détaillées plus tard, lors de la personnalisation de votre invitation.

Étape 4 : Définir la date limite de RSVP

Choisissez la date à laquelle les invités doivent répondre :

Jour - Sélectionnez le jour de la date limite
Mois - Sélectionnez le mois de la date limite
Année - Sélectionnez l’année de la date limite

Conseils pour choisir une date limite :

Fixez-la au moins 1 à 2 semaines avant votre événement
Pour les mariages, 4 à 6 semaines avant est courant
Prévoyez suffisamment de temps pour finaliser le traiteur, le plan de table et les autres préparatifs

Une fois la date limite dépassée, les invités pourront toujours consulter l’invitation, mais ne pourront plus envoyer de nouvelles réponses.

Étape 5 : Créer votre invitation

Une fois tous les champs obligatoires remplis :

Vérifiez la date de votre événement, le lieu et la date limite de RSVP
Cliquez sur le bouton "Create Invitation"
Votre invitation numérique est prête !

Après la création, vous serez redirigé(e) vers le tableau de bord RSVP.

Votre tableau de bord RSVP

Une fois votre invitation créée, vous verrez le tableau de bord RSVP avec tout ce dont vous avez besoin pour gérer les réponses :

Onglets du tableau de bord

Détails de l’événement - Consultez et modifiez la date de votre événement, la date limite et le statut de l’invitation
Invitation - Personnalisez le design de votre invitation et partagez-la avec les invités
Invités - Consultez la liste complète des invités et leurs réponses
SMS - Envoyez des rappels par SMS aux invités

Statistiques de réponses

En un coup d’œil, vous verrez quatre indicateurs clés :

Invitations confirmées - Nombre d’invités ayant répondu oui
Invitations refusées - Nombre d’invités ne pouvant pas venir
Nombre total d’invités - Nombre total de personnes invitées (y compris les accompagnants)
Nombre total d’invités confirmés - Nombre réel de personnes présentes

Paramètres rapides

Depuis l’onglet Détails de l’événement, vous pouvez rapidement :

Modifier la date limite de RSVP - Prolonger ou raccourcir la période de réponse
Définir le statut de l’invitation - Basculer entre Active (accepte les réponses) et Paused

Durée de disponibilité de votre invitation

Lorsque vous créez une invitation, elle accepte les RSVP pendant 18 mois à partir de ce moment. La date d’expiration est affichée directement dans l’onglet Détails de l’événement, afin que vous sachiez toujours quand elle approche.

Cette durée couvre facilement les délais de planification les plus longs que nous constatons : la plupart des événements sont réservés 3 à 12 mois à l’avance, et même les mariages planifiés plus de 12 mois à l’avance entrent largement dans la fenêtre de 18 mois.

Après 18 mois, l’invitation est automatiquement marquée Finished et n’accepte plus de nouveaux RSVP. Les données RSVP existantes, les listes d’invités, les photos et la page d’invitation elle-même restent accessibles — seules les nouvelles soumissions sont bloquées.

Si vous devez conserver une invitation active au-delà de 18 mois, il vous suffit de contacter le support et nous la prolongerons pour vous.

Et ensuite ?

Après avoir créé votre invitation de base, vous pouvez :

Personnaliser votre invitation - Ajouter des images, des couleurs, de la musique, un itinéraire, une liste de cadeaux, et bien plus encore
Ajouter des informations pour les invités - Inclure le dress code, l’hébergement, les transports et une FAQ
Partager avec les invités - Envoyer via un lien, e-mail, SMS ou code QR
Suivre les réponses - Surveiller qui vient, qui ne peut pas venir et qui n’a pas encore répondu

Consultez notre guide complet Comment personnaliser votre invitation RSVP pour découvrir toutes les options de personnalisation.

Foire aux questions

Q : Puis-je modifier la date, le lieu ou la date limite après avoir créé l’invitation ? A : Oui ! Vous pouvez mettre à jour ces informations à tout moment depuis les paramètres RSVP. Les invités ayant déjà répondu verront les informations mises à jour.

Q : Combien de temps mon invitation reste-t-elle active ? A : 18 mois à partir du moment où vous la créez. Après cela, elle est automatiquement marquée Finished et n’accepte plus de RSVP. La date d’expiration est affichée dans le tableau de bord. Besoin de plus de temps ? Contactez le support et nous la prolongerons.

Q : Dois-je configurer le RSVP avant d’utiliser le partage de photos ? A : Non, le RSVP et le partage de photos sont des fonctionnalités indépendantes. Vous pouvez utiliser l’une, l’autre, ou les deux selon les besoins de votre événement.

Q : Que se passe-t-il si un invité tente de répondre après la date limite ? A : Après la date limite, les invités peuvent toujours consulter l’invitation, mais le formulaire de réponse sera désactivé. Vous pouvez prolonger la date limite si nécessaire.

Q : Puis-je avoir des dates limites de RSVP différentes pour différents groupes d’invités ? A : Actuellement, il n’y a qu’une seule date limite de RSVP par événement. Pour des événements complexes, envisagez de créer des événements distincts pour différents groupes d’invités.

Q : L’invitation numérique est-elle adaptée aux mobiles ? A : Oui ! L’invitation s’affiche parfaitement sur les téléphones, tablettes et ordinateurs. Les invités peuvent répondre depuis n’importe quel appareil.

Q : Les invités doivent-ils créer un compte pour répondre ? A : Aucun compte n’est requis. Les invités saisissent simplement leur nom et leur réponse : c’est rapide et simple.

Q : Puis-je voir qui a consulté l’invitation par rapport à ceux qui ont répondu ? A : Le tableau de bord RSVP affiche des statistiques de réponses, y compris le total des réponses, les participants, les non-participants et les réponses en attente.

Q : Et si je ne connais pas encore l’heure exacte de mon événement ? A : Vous pouvez indiquer une heure approximative et la mettre à jour plus tard une fois finalisée. L’invitation affichera automatiquement l’heure mise à jour.

Q : Puis-je créer une invitation sans lieu physique ? A : Oui, le champ du lieu est flexible. Pour les événements virtuels, vous pouvez indiquer "Online Event" ou "Virtual" et ajouter les liens de réunion plus tard dans les détails de l’invitation.

Q : Comment envoyer l’invitation à mes invités ? A : Après avoir créé l’invitation, vous obtiendrez un lien partageable. Envoyez-le par SMS, e-mail, réseaux sociaux, ou incluez un code QR sur des supports imprimés.

Les tarifs peuvent varier selon votre pays et votre devise. Consultez les tarifs à jour sur la page des tarifs.