Ontvang een melding wanneer gasten RSVP’en

In plaats van je gastenlijst steeds te verversen om te zien wie er heeft gereageerd, kan Fotify je e-mailen zodra een gast op je uitnodiging reageert. RSVP-meldingen sturen je een bevestigingsmail telkens wanneer iemand accepteert, afwijst of zich aanmeldt via je registratieformulier — zodat je altijd weet hoe je aantallen ervoor staan.

Dit is een opt-in-instelling die je per evenement beheert, en die staat standaard uit.

RSVP-meldingen inschakelen

1. Ga naar je evenementdashboard op dashboard.fotify.app
2. Selecteer je evenement en klik "Invitation" in de zijbalk
3. Open het tabblad "RSVP & Guests"
4. Zoek de sectie "RSVP Notifications" en vouw deze uit
5. Zet "Email me on each RSVP response" aan

Dat is alles — de wijziging wordt direct opgeslagen. Vanaf nu activeert elke nieuwe reactie een e-mail naar het e-mailadres van je Fotify-account.

Een tweede ontvanger toevoegen

Zodra de schakelaar aan staat, verschijnt er een e-mailveld eronder. Voer een extra e-mailadres in — van je partner, co-host of trouwplanner — en klik op E-mail opslaan. Dat adres ontvangt naast dat van jou een kopie van elke RSVP-melding. Om de kopieën te stoppen, maak je het veld leeg en sla je opnieuw op.

Als je je uitnodiging nog niet hebt ingesteld, begin dan met How to Create Your RSVP Invitation.

Wat triggert een melding

Zodra dit is ingeschakeld, ontvang je een e-mail wanneer een gast:

• de uitnodiging accepteert — de e-mail toont hun naam en hoeveel gasten ze hebben bevestigd
• de uitnodiging afwijst
• zich zelf registreert via je openbare link naar het registratieformulier

Elke e-mail bevat de naam van de gast, hun reactie, de bevestigde groepsgrootte (bij acceptaties) en eventuele opmerking die ze hebben achtergelaten. Met de knop "View guest list" ga je direct naar de gastenlijst van dat evenement in het dashboard.

Goed om te weten

• Per evenement — de schakelaar (en de extra ontvanger) geldt alleen voor het evenement waarvoor je deze inschakelt. Zet dit aan voor elk evenement waarvoor je meldingen wilt.
• Verzonden naar je accounte-mailadres — je eigen meldingen gaan naar het e-mailadres waarmee je je hebt aangemeld.
• Houdt rekening met je e-mailvoorkeuren op accountniveau — als je e-mailmeldingen voor je Fotify-account volledig hebt uitgeschakeld, stoppen RSVP-meldingen naar jouw inbox. Een extra ontvanger die je hebt ingesteld, blijft ze wel ontvangen — dat is een expliciet gekozen tweede inbox, los van je persoonlijke voorkeur.
• Evenementen met veel reacties — bij een grote gastenlijst met veel reacties in korte tijd kun je dit liever uit laten en de gastenlijst rechtstreeks bekijken, waar je op status kunt filteren en live aantallen ziet.

Veelgestelde vragen

V: Zien gasten deze meldingsmails? A: Nee. RSVP-meldingen worden alleen naar jou, de organisator, verstuurd. Gasten ontvangen hun eigen aparte bevestiging wanneer ze reageren.

V: Krijg ik een e-mail voor gasten die ik handmatig als aanwezig markeer? A: Meldingen worden geactiveerd door reacties die door gasten zelf worden ingediend (via hun RSVP-link of je registratieformulier). Wijzigingen die je zelf in het dashboard aanbrengt, sturen geen melding.

V: Ik heb het aangezet maar ik ontvang geen e-mails. Waarom? A: Controleer eerst of e-mailmeldingen zijn ingeschakeld voor je Fotify-account — je eigen kopieën stoppen als e-mailmeldingen op accountniveau uit staan (een extra ontvanger krijgt de zijne/hare nog steeds). Controleer ook je spammap en bevestig dat het e-mailadres op je account klopt.

V: Kan iemand anders deze meldingen ook ontvangen? A: Ja. Zet de schakelaar aan, voeg hun adres toe in het veld extra e-mailadres en sla op. Ze ontvangen dan naast jou elke melding voor dat evenement — er is geen Fotify-account voor nodig. Per evenement kan maar één extra adres worden ingesteld.

V: Ontvangt de extra ontvanger nog iets anders? A: Nee. Ze ontvangen alleen de RSVP-meldingen voor dat specifieke evenement — niets over je account, facturatie of andere evenementen.

V: Kan ik het later weer uitzetten? A: Ja. Ga terug naar het tabblad RSVP & Guests, open RSVP Notifications en zet de schakelaar op elk moment uit.

V: Worden er door het inschakelen e-mails opnieuw verzonden voor gasten die al hebben gereageerd? A: Nee. Je ontvangt alleen meldingen voor reacties die zijn ingediend nadat je de instelling hebt ingeschakeld.